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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Bestellanforderung

SAP Ariba Anfragen optimieren mit unserer 6-Schritte-Anleitung
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Optimieren Sie Ihren Bestellanforderungsprozess in SAP Ariba

Langsame Genehmigungen von Anfragen können Ihren Beschaffungsprozess erheblich beeinträchtigen und zu verpassten Chancen führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, genaue Ineffizienzen aufzuzeigen, von der anfänglichen Anfragenerstellung bis zur endgültigen Genehmigung. Entdecken Sie, wie Sie die Compliance verbessern und Ihren gesamten Procure-to-Pay-Zyklus beschleunigen können, um Ihren Anfragenprozess zu transformieren.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum Sie Ihren Bestellanforderungsprozess optimieren sollten

Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt mit einer Bestellanforderung. Ineffizienzen in dieser Phase können sich durch den gesamten Beschaffungszyklus ziehen und zu erheblichen Verzögerungen und erhöhten Kosten führen. Im komplexen Umfeld von SAP Ariba kann es, obwohl das System leistungsstarke Funktionen bietet, durch das tatsächliche Benutzerverhalten und die Workflow-Ausführung zu Engpässen kommen. Ein langsamer oder nicht konformer Bestellanforderungsprozess beeinträchtigt direkt die Fähigkeit Ihres Unternehmens, benötigte Waren und Dienstleistungen zeitnah zu beschaffen, was Projektzeitpläne, die operative Effizienz und sogar Lieferantenbeziehungen beeinflusst. Die versteckten Kosten eines ineffizienten Anforderungsprozesses umfassen verlängerte Genehmigungszyklen, erhöhten manuellen Nachbearbeitungsaufwand, verpasste Einsparmöglichkeiten und potenzielle Compliance-Verstöße, die Ihr Unternehmen Risiken aussetzen könnten.

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses in SAP Ariba bedeutet nicht nur, Abläufe zu beschleunigen. Es geht darum, sicherzustellen, dass jede Anfrage für Waren oder Dienstleistungen von ihrer Erstellung bis zur genehmigten Bestellung mit maximaler Effizienz, Transparenz und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bearbeitet wird. Das Verständnis des tatsächlichen, und nicht des theoretischen, Ablaufs ist der erste Schritt zu dieser kritischen Prozessoptimierung.

Wie Process Mining die Effizienz von Bestellanforderungen freilegt

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess in SAP Ariba zu dekonstruieren und zu analysieren. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining Event Logs aus Ihrem SAP Ariba System, um die tatsächliche Abfolge der Aktivitäten für jede einzelne Bestellanforderung zu rekonstruieren. So können Sie den gesamten End-to-End-Ablauf visualisieren und alle Prozessvarianten, Abweichungen und versteckten Schleifen aufdecken, die bei traditionellen Analysemethoden oft übersehen werden.

Mit Process Mining können Sie spezifisch:

  • Genaue Engpässe identifizieren: Präzise feststellen, wo Bestellanforderungen hängen bleiben – sei es bei einem bestimmten Genehmigungsschritt, einer Abteilung oder bestimmten Anfragetypen. Dies geht über das Wissen um eine Verzögerung hinaus; es zeigt Ihnen warum und wo innerhalb Ihres SAP Ariba Workflows.
  • Versteckte Prozessvarianten aufdecken: Entdecken Sie, wie Bestellanforderungen tatsächlich bearbeitet werden, im Gegensatz dazu, wie sie konzipiert sind. Dazu gehört die Identifizierung unautorisierter Abkürzungen, unnötiger Schritte oder häufiger Änderungen, die keinen Mehrwert schaffen, aber Zeit kosten.
  • Genehmigungs-Workflows analysieren: Erhalten Sie tiefe Einblicke in Ihre mehrstufigen Genehmigungsprozesse. Sehen Sie, welche Genehmiger Verzögerungen verursachen, welche Genehmigungspfade am effizientesten sind und wo ein Redesign den Ablauf optimieren könnte, ohne die Kontrolle zu beeinträchtigen.
  • Compliance bewerten: Überprüfen Sie, ob alle Bestellanforderungen den Beschaffungsrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen, und identifizieren Sie Fälle von Non-Compliance, wie zum Beispiel
Procure-to-Pay – Bestellanforderung Anfragenmanagement P2P Bestellanforderung Genehmigungs-Workflow Beschaffungseffizienz Compliance-Management Einkaufsabteilung Reduzierung der `Durchlaufzeit`

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verlängerte Genehmigungszyklen für Bestellanforderungen können den Beginn kritischer Beschaffungsaktivitäten erheblich verzögern, Projektzeitpläne beeinträchtigen und potenziell die Betriebskosten erhöhen. Dies führt zu verpassten Fristen, ineffizienter Ressourcenallokation und einer langsameren Reaktion auf geschäftliche Anforderungen innerhalb Ihres Beschaffungsprozesses – Anfrageprozesses.
ProcessMind analysiert Ihre SAP Ariba Event Logs, um genau zu ermitteln, wo Anfragen zu viel Zeit verbringen. Dabei werden spezifische Genehmigungsschritte, Abteilungen oder einzelne Genehmiger als Engpässe identifiziert. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs deckt es Abweichungen von erwarteten Genehmigungszeiten auf, wodurch Sie Workflows optimieren können.

Ein hohes Volumen an Änderungen oder Ablehnungen, gefolgt von erneuten Einreichungen von Bestellanforderungen, deutet auf Ineffizienzen und potenzielle Fehler in den vorgelagerten Erstellungs- oder Erstprüfungsphasen hin. Diese ständige Nacharbeit verbraucht wertvolle Zeit sowohl für Anforderer als auch für Genehmiger und führt zu Frustration und verlängerten Durchlaufzeiten in Ihrem SAP Ariba Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung und hebt diejenigen hervor, die mehrere Änderungen oder Ablehnungen vor der endgültigen Genehmigung durchlaufen. Es identifiziert die häufigsten Gründe für diese Änderungen, wie z. B. fehlerhafte Dateneingabe, unklare Anforderungen oder Missverständnisse der Richtlinien, was gezielte Schulungen und Prozessanpassungen ermöglicht.

Abweichungen von definierten Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsmatrix-Regeln setzen Ihr Unternehmen Compliance-Risiken, potenziellen finanziellen Unregelmäßigkeiten und Audit-Fehlern aus. Wenn Bestellanforderungen erforderliche Genehmigungsschritte umgehen oder unautorisierte Pfade durchlaufen, untergräbt dies die Governance in Ihrem SAP Ariba Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess.
ProcessMind vergleicht automatisch die tatsächlichen Genehmigungspfade von Bestellanforderungen mit vordefinierten Regeln und idealen Workflows. Es visualisiert alle Abweichungen und zeigt genau, wo und wann nicht konforme Aktivitäten auftreten, sodass Sie Richtlinien durchsetzen, interne Kontrollen verbessern und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherstellen können.

Spezifische Phasen, Abteilungen oder Einzelpersonen werden im Genehmigungsprozess von Anfragen oft zu Engpässen, verursachen Rückstände und behindern den reibungslosen Ablauf der Beschaffung. Die Identifizierung dieser kritischen Engpässe ist ohne klare Sicht auf den End-to-End-Weg jeder Anfrage in SAP Ariba eine Herausforderung.
ProcessMind nutzt Ihre Procure-to-Pay – Anfragedaten, um den wahren Prozessfluss abzubilden. Es deckt auf, wo sich Anfragen stauen, und identifiziert die genauen Schritte oder Ressourcen, die Verzögerungen verursachen. Diese umsetzbaren Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, Ressourcen neu zu verteilen, Workflows neu zu gestalten oder Automatisierung einzuführen, um diese Engpässe zu beseitigen.

Übermäßiges manuelles Eingreifen bei der Erstellung und Verwaltung von Bestellanforderungen kann zu vermehrten menschlichen Fehlern, reduzierter Effizienz und höheren Betriebskosten führen. Dies resultiert oft aus komplexen Formularen, unzureichender Systemintegration oder dem Fehlen benutzerfreundlicher Schnittstellen in Ihrem SAP Ariba Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess.
ProcessMind quantifiziert die manuellen Berührungspunkte innerhalb Ihres Bestellanforderungsprozesses, indem es Aktivitätssequenzen und Benutzerinteraktionen analysiert. Es zeigt Bereiche auf, in denen Datenwiederholungen, Mehrfachzugriffe auf Systeme oder unnötige manuelle Prüfungen vorherrschen, und leitet Bemühungen zur Optimierung des Formulardesigns und zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben an.

Mangelnde Echtzeit-Einblicke in den Status von Bestellanforderungen lassen Stakeholder im Dunkeln. Die Folge sind ständige Rückfragen, frustrierte Anwender und ungenaue Prognosen für Beschaffungszeiträume. Die Effizienz Ihres SAP Ariba Purchase to Pay-Prozesses bleibt so verborgen.
ProcessMind bietet eine lückenlose, visuelle Übersicht über den Weg jeder Anforderung – von der Erstellung bis zur Genehmigung. Sie sehen sofort den aktuellen Status und identifizieren Engpässe im Workflow. Diese Transparenz entlastet Teams, reduziert manuelles Nachfassen und verbessert die Kommunikation nachhaltig.

Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bestellanforderungen können zu versteckten Kosten führen, wie z.B. beschleunigte Versandgebühren für eilige Artikel, verpasste Skonto-Möglichkeiten, erhöhte Lagerhaltungskosten durch verspätete Bestellungen und verlorene Geschäftschancen. Diese finanziellen Auswirkungen sind in Ihrem Purchase-to-Pay-Anforderungszyklus oft schwer zu quantifizieren.
ProcessMind korreliert Prozessdurchlaufzeiten mit Finanzdaten, um die monetären Auswirkungen von Ineffizienzen in Ihrem SAP Ariba Bestellanforderungsprozess aufzudecken. Durch die Identifizierung der Ursachen für Verzögerungen hilft es Ihnen zu verstehen, wo Kosteneinsparungen durch schnellere Bearbeitung, bessere Planung und verbesserte Verhandlungshebel erzielt werden können.

Eine unausgewogene Verteilung der Genehmigungsaufgaben unter den Genehmigern kann dazu führen, dass bestimmte Personen oder Teams überlastet werden, Rückstände entstehen und es zu erheblichen Verzögerungen bei Bestellanforderungen kommt, die auf deren Prüfung warten. Diese ungleichmäßige Arbeitslast beeinträchtigt die Gesamteffizienz des Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses in SAP Ariba.
ProcessMind analysiert die Aktivitätsprotokolle der Genehmiger, um Ungleichgewichte in der Arbeitslastverteilung und deren Auswirkungen auf die Bearbeitungszeiten von Bestellanforderungen zu identifizieren. Es hebt Genehmiger mit überproportional hohen Volumen oder solche hervor, die konstant Verzögerungen verursachen, und liefert so Informationen für Entscheidungen zur Arbeitslastneugewichtung oder Workflow-Automatisierung.

Eine konstant hohe Ablehnungsrate von Bestellanforderungen deutet auf zugrunde liegende Probleme hin, wie unklare Einkaufsrichtlinien, unzureichende Schulung der Anforderer, falsche Nutzung des Artikelkatalogs oder nicht abgestimmte Abteilungsbedürfnisse. Dies führt zu verschwendetem Aufwand, verlängerten Beschaffungszyklen und frustrierten internen Kunden.
ProcessMind identifiziert Muster bei abgelehnten Bestellanforderungen und korreliert Ablehnungen mit spezifischen Anforderern, Abteilungen, Anforderungstypen oder Genehmigungsschritten. Durch das Verständnis häufiger Ablehnungsgründe und deren Ursprünge können Sie gezielte Verbesserungen implementieren, die Qualität der Bestellanforderungen erhöhen und Nacharbeiten in SAP Ariba reduzieren.

Wenn als 'dringend' markierte Anfragen keine beschleunigte Bearbeitung erfahren, kann dies zeitkritische Projekte stark beeinträchtigen, zu Produktionsstillständen führen oder kostspielige Last-Minute-Lösungen erfordern. Dies verdeutlicht eine Diskrepanz zwischen Dringlichkeitsindikatoren und der tatsächlichen Prozessausführung in SAP Aribas P2P Anfrage-Workflow.
ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus dringender Anfragen und vergleicht ihre tatsächlichen Vorlaufzeiten mit Standard- oder beschleunigten Benchmarks. Es identifiziert spezifische Punkte, an denen dringende Anfragen stecken bleiben, und deckt auf, ob Verzögerungen auf Workflow-Design, Ressourcenverfügbarkeit oder die Einhaltung von Prioritätsprotokollen zurückzuführen sind, was eine gezielte Intervention ermöglicht.

Workflows, die redundante oder nicht-wertschöpfende Genehmigungsschritte beinhalten, erhöhen unnötig die Komplexität und den Zeitaufwand im Anfragenprozess, was die Betriebskosten steigert, ohne zu besseren Ergebnissen beizutragen. Diese überflüssigen Schritte verlängern die Durchlaufzeit Ihres SAP Ariba Procure-to-Pay – Anfrageprozesses.
ProcessMind zeichnet alle ausgeführten Pfade auf und deckt Abweichungen auf, wo Anfragen mehr Genehmigungsschritte als nötig durchlaufen oder zu früheren Phasen zurückkehren. Es hilft, Möglichkeiten zur Vereinfachung des Workflows, zur Eliminierung redundanter Prüfungen und zur Optimierung der Anzahl der Genehmigungskontaktpunkte für Effizienz zu identifizieren.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel ist darauf ausgerichtet, die Zeit, die eine Bestellanfrage von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung benötigt, erheblich zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen in SAP Ariba führen zu schnelleren Beschaffungszyklen, stellen sicher, dass kritische Waren und Dienstleistungen umgehend beschafft werden, reduzieren Projektverzögerungen und verbessern die operative Reaktionsfähigkeit im gesamten Unternehmen.ProcessMind deckt alle Genehmigungs-Workflows auf und identifiziert, wo Anfragen stecken bleiben, wie lange und warum. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Ressourcenzuweisungen innerhalb des Procure-to-Pay – Anfrageprozesses werden spezifische Engpässe und ineffiziente Schritte hervorgehoben, die datengesteuerte Erkenntnisse zur Optimierung der Genehmigungsphasen und zur Erzielung gezielter Zeitreduzierungen liefern.

Die Reduzierung der Häufigkeit, mit der Bestellanforderungen nach der erstmaligen Einreichung geändert werden, ist entscheidend für die Effizienz. Jede Änderung, ob in SAP Ariba oder über andere Kanäle, führt zu Nacharbeit, verlängert die gesamte Durchlaufzeit und verbraucht wertvolle Ressourcen sowohl von Anfragenden als auch von Genehmigern. Das Erreichen dieses Ziels verbessert die Datengenauigkeit und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess – Anfrage-Workflow.ProcessMind bildet visuell jeden Pfad einer Anfrage ab, einschließlich aller Korrekturschleifen. Es quantifiziert die Häufigkeit von Änderungen, identifiziert häufige Auslöser für Änderungen und deckt Phasen auf, in denen Informationen häufig unvollständig oder fehlerhaft sind. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Schulungen, die Neugestaltung von Formularen oder Workflow-Anpassungen, um unnötige Überarbeitungen zu vermeiden.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, zu überprüfen, dass der Procure-to-Pay – Anfrageprozess interne Einkaufsrichtlinien und externe Vorschriften streng einhält. Nicht-konforme Anfragen in SAP Ariba können zu finanziellen Risiken, Audits, Maverick Spending und Reputationsschäden führen. Eine hohe Compliance gewährleistet Verantwortlichkeit und stärkt die Finanzkontrolle.ProcessMind bietet eine umfassende Übersicht über tatsächliche Anfragenpfade im Vergleich zu vordefinierten Compliance-Regeln. Es kennzeichnet automatisch Abweichungen, unautorisierte Genehmigungen oder übersprungene Schritte innerhalb des Procure-to-Pay – Anfrageprozesses und quantifiziert Non-Compliance-Fälle. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Grundursachen zu identifizieren und die Richtlinienkonformität effektiv durchzusetzen.

Die Optimierung und Vereinfachung der Wege, die eine Bestellanfrage durchläuft, ist entscheidend für die Effizienz. Komplexe oder redundante Genehmigungswege in SAP Ariba führen zu unnötigen Verzögerungen und erhöhen das Fehlerpotenzial. Die Optimierung dieser Wege stellt sicher, dass Anfragen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit geprüft werden, was den gesamten Prozessfluss verbessert.ProcessMind entdeckt und visualisiert automatisch alle tatsächlichen Genehmigungswege für Anfragen und vergleicht sie mit den vorgesehenen Workflows. Es identifiziert suboptimale Weiterleitungen, Engpässe, die durch spezifische Genehmiger oder Abteilungen verursacht werden, und hebt unnötige Schritte oder Schleifen hervor. Diese Analyse ermöglicht eine datengesteuerte Neugestaltung von Genehmigungsmatrizen für den Procure-to-Pay – Anfrageprozess.

Das Ziel, den manuellen Aufwand bei der Initiierung von Bestellanforderungen zu reduzieren, bedeutet die Automatisierung wiederkehrender oder datenintensiver Aktivitäten. Die manuelle Erstellung in SAP Ariba ist fehleranfällig und nimmt viel Zeit von strategischeren Aufgaben in Anspruch. Eine erhöhte Automatisierung setzt Ressourcen frei, verbessert die Datenqualität und beschleunigt die initiale Phase der Beschaffung.ProcessMind quantifiziert den manuellen Aufwand und die aufgewendete Zeit für verschiedene Aktivitäten bei der Bestellanforderungserstellung. Es identifiziert häufige Dateneingaben, wiederkehrende Muster und gängige Informationslücken, die durch Systemintegrationen oder automatische Formularvorbelegungen behoben werden könnten. Diese Erkenntnisse liefern klare Ziele für Automatisierungsinitiativen innerhalb des Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses.

Die Verbesserung der Fähigkeit, den Echtzeitstatus und den Standort jeder Bestellanforderung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen, ist für ein proaktives Management unerlässlich. Begrenzte Transparenz in SAP Ariba führt zu ständigen Anfragen, verpassten Fristen und der Unfähigkeit, Beschaffungsergebnisse genau vorherzusagen. Eine höhere Transparenz stärkt Stakeholder und verbessert die Entscheidungsfindung.ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht jeder Bestellanforderung, zeigt deren aktuellen Status, die verstrichene Zeit bei jedem Schritt und wer dafür verantwortlich ist. Es liefert klare Echtzeit-Einblicke in den Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess, sodass Benutzer sofort erkennen können, wo sich eine Bestellanforderung befindet und welche Aktion aussteht, ohne manuelle Nachverfolgung.

Dieses Ziel ist darauf ausgerichtet, die gesamten Betriebskosten zu senken, die mit der Erstellung, Bearbeitung und Genehmigung von Bestellanfragen verbunden sind. Hohe Bearbeitungskosten in SAP Ariba resultieren aus Ineffizienzen, Nacharbeit, verlängerten Durchlaufzeiten und übermäßigen manuellen Eingriffen. Eine Kostenreduzierung wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus und verbessert die finanzielle Performance.ProcessMind quantifiziert die Kostenauswirkungen verschiedener Prozessvarianten und Engpässe innerhalb des Procure-to-Pay – Anfrageprozesses. Durch die Identifizierung von Aktivitäten mit hohem Ressourcenverbrauch, häufiger Nacharbeit oder längeren Verzögerungen werden spezifische Bereiche hervorgehoben, in denen Kosteneinsparungsmaßnahmen, wie Automatisierung oder Prozessvereinfachung, am effektivsten sein können.

Eine gleichmäßige Verteilung der Genehmigungsaufgaben unter den relevanten Mitarbeitern beugt Engpässen und Überlastung vor. Ungleichmäßige Arbeitslasten können zu Verzögerungen bei Bestellanforderungen führen, die überlasteten Genehmigern in SAP Ariba zugewiesen sind, während andere unterausgelastet bleiben. Der Ausgleich dieser Arbeitslast sorgt für konsistente Bearbeitungszeiten und einen reibungslosen Betriebsablauf.ProcessMind analysiert die Arbeitslastverteilung unter allen am Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess beteiligten Genehmigern. Es identifiziert Personen oder Gruppen mit konstant hohen oder niedrigen Genehmigungsvolumen und durchschnittlichen Bearbeitungszeiten. Diese Daten ermöglichen es Organisationen, Verantwortlichkeiten neu zuzuweisen, Genehmigungsmatrizen neu zu konfigurieren oder Lastverteilungsstrategien zu implementieren, um die Ressourcenauslastung zu optimieren.

Die Reduzierung des Prozentsatzes von Bestellanforderungen, die nach der Einreichung abgelehnt werden, deutet auf Verbesserungen der anfänglichen Datenqualität, die Einhaltung von Richtlinien und die Klarheit der Anforderungen hin. Hohe Ablehnungsquoten in SAP Ariba führen zu verschwendetem Aufwand, Frustration und erheblichen Verzögerungen bei der Beschaffung notwendiger Waren und Dienstleistungen. Eine Senkung dieser Quote steigert die Effizienz und die Zufriedenheit der Anfragenden.ProcessMind identifiziert die häufigsten Gründe und Phasen, in denen Anfragen abgelehnt werden, sei es aufgrund falscher Informationen, Richtlinienverstößen oder Budgetproblemen. Durch die Analyse der Attribute abgelehnter Beschaffungsprozess – Anfragenfälle hilft es, systemische Probleme oder Schulungsbedarfe für Anfragende und Genehmiger zu identifizieren und gezielte Präventivmaßnahmen zu ermöglichen.

Die Sicherstellung, dass dringende Bestellanforderungen identifiziert und über beschleunigte Wege bearbeitet werden, ist entscheidend für die Geschäftskontinuität und kritische Bedürfnisse. Verzögerungen bei dringenden Anfragen, selbst innerhalb der Standard-Workflows von SAP Ariba, können erhebliche negative Auswirkungen haben, von Produktionsstopps bis hin zu verpassten Geschäftschancen. Dieses Ziel priorisiert die kritische Beschaffung. ProcessMind visualisiert und quantifiziert die tatsächlichen Durchlaufzeiten für als dringend markierte Bestellanforderungen und vergleicht sie mit Standard- oder Zielzeiten. Es hebt hervor, wo dringende Purchase-to-Pay-Anforderungs-Cases von den erwarteten Schnellprozessen abweichen, identifiziert spezifische Verzögerungen und schlägt Workflow-Anpassungen oder dedizierte Ressourcen vor, um die bevorzugte Bearbeitung sicherzustellen.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifizierung und Eliminierung redundanter oder nicht-wertschöpfender Aktivitäten aus dem Bestellanfragenprozess. Zusätzliche Schritte in SAP Ariba verlängern die Durchlaufzeiten, erhöhen die Betriebskosten und steigern die Komplexität, ohne zum Endergebnis beizutragen. Die Prozessoptimierung steigert Effizienz und Benutzererfahrung.ProcessMind bietet eine umfassende Entdeckung aller tatsächlichen Prozessvarianten und zeigt deutlich Aktivitäten auf, die zwar stattfinden, aber nicht zu einer konformen und effizienten Anfragen-Genehmigung beitragen. Durch die Visualisierung häufiger Abweichungen und nicht-standardisierter Pfade im Procure-to-Pay – Anfrageprozess ermöglicht es datengesteuerte Entscheidungen zur Vereinfachung und Standardisierung von Workflows.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Bestellanfragen

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3

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4

Prozess analysieren
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6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die Excel-Vorlage, die für Bestellanforderungsdaten entwickelt wurde. Dies stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse in der korrekten Struktur vorliegen.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage verhindert Datenqualitätsprobleme und vereinfacht die nachfolgende Analyse, was eine starke Grundlage für Verbesserungen schafft.

Erwartetes Ergebnis

Eine vorgefertigte Excel-Vorlage speziell für SAP Ariba Bestellanforderungsdaten.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Erkenntnisse in Ihrem SAP Ariba Anfragenprozess aufdecken

ProcessMind zeigt den wahren Weg jeder Anfrage, von der Erstellung bis zur Genehmigung, mit klaren Visualisierungen von Verzögerungen und Abweichungen, um Ihren Beschaffungsprozess zu optimieren.
  • Genaue Engpässe bei Bestellanforderungen identifizieren
  • SAP Ariba Bestellanforderungs-Compliance sicherstellen
  • Purchase-to-Pay-Zykluszeiten beschleunigen
  • Visualisieren Sie alle Genehmigungsschritte von Anfragen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen mit Anfragen Process Mining erreichen

Diese Ergebnisse stellen die messbaren Vorteile dar, die Unternehmen typischerweise durch den Einsatz von Process Mining zur Analyse ihrer Procure-to-Pay Anfragenprozessdaten, insbesondere aus SAP Ariba, erzielen. Durch die Identifizierung von Ineffizienzen und Engpässen mittels der Bestellanfrage-ID als Fall-ID können Unternehmen ihre Workflows optimieren.

0 %
Schnellere Freigabezyklen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Durch das Identifizieren und Eliminieren von Engpässen im Genehmigungs-Workflow können Organisationen die Bearbeitungs- und Genehmigungsgeschwindigkeit von Bestellanforderungen erheblich steigern, was zu einer schnelleren Beschaffung führt.
0 %
Verbesserte Richtlinien-Compliance

Zunahme konformer Bestellanforderungen

Process Mining hilft sicherzustellen, dass Bestellanforderungen vordefinierten Genehmigungspfaden und Richtlinienregeln folgen, wodurch Compliance-Risiken reduziert und die Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien gewährleistet werden.
0 %
Reduzierte Nacharbeit bei Anfragen

Abnahme der Änderungsfrequenz

Minimieren Sie die Anzahl der Bestellanforderungen, die Änderungen oder Ablehnungen erfordern, indem Sie die Ursachen für Nacharbeiten identifizieren, was zu einer reibungsloseren Bearbeitung, weniger manuellem Aufwand und weniger Verzögerungen führt.
0 %
Niedrigere Bearbeitungskosten

Reduzierung der Gesamtkosten für Anfragen

Eliminieren Sie unnötige Schritte, reduzieren Sie Nacharbeiten und optimieren Sie den gesamten Genehmigungsprozess, um die Betriebskosten, die mit der Verwaltung von Bestellanforderungen verbunden sind, erheblich zu senken.
0 %
Optimierte Genehmigungspfade

Weniger nicht-wertschöpfende Schritte

Identifizieren und entfernen Sie redundante oder nicht-standardisierte Genehmigungsschritte, die den Anforderungszyklus verlängern, um den Prozess effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für ein Bestellanfragendokument, der als primäre Fall-ID für den Prozess dient.

Bedeutung

Dies ist die wesentliche Fall-ID, die alle zugehörigen Aktivitäten verbindet und es ermöglicht, den End-to-End-Anfragenprozess für jede einzelne Anfrage zu analysieren.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Anfragenlebenszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Bestellanforderungs-Workflows, einschließlich Engpässen und Abweichungen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann die Aktivität stattfand, dient als primärer Timestamp für die Event-Reihenfolge.

Bedeutung

Dieses Attribut liefert die chronologische Reihenfolge der Events und ist die Grundlage für alle Leistungs- und Dauerberechnungen, wie Durchlaufzeiten und Engpässe.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität durchgeführt hat, wie der Anfragende oder Genehmiger.

Bedeutung

Es ermöglicht die Analyse von Arbeitslastverteilung, Benutzerleistung und Ressourcenzuweisung und hilft, Engpässe zu identifizieren, die durch spezifische Benutzer oder Teams verursacht werden.

Die Geschäftsabteilung oder Kostenstelle des Mitarbeiters, der die Bestellanfrage erstellt hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Bereiche der Organisation hinweg, wobei abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices hervorgehoben werden.

Der gesamte monetäre Wert der Bestellanforderung.

Bedeutung

Bietet entscheidenden finanziellen Kontext und ermöglicht die Analyse, wie der Anfragewert das Prozessverhalten, wie Genehmigungszeiten und Workflow-Komplexität, beeinflusst.

Die Klassifizierung der angefragten Waren oder Dienstleistungen, wie 'IT-Hardware', 'Büromaterial' oder 'Professionelle Dienstleistungen'.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse basierend auf der Art der gekauften Waren oder Dienstleistungen und hilft, kategoriespezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Ein Indikator für die Priorität der Bestellanforderung, z. B. „Normal“, „Dringend“ oder „Kritisch“.

Bedeutung

Ermöglicht die Priorisierung der Analyse und Überwachung, ob hochpriorisierte Bestellanforderungen schneller bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass kritische Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Die vordefinierte Abfolge von Genehmigungsschritten, denen die Anfrage voraussichtlich folgen wird.

Bedeutung

Definiert den einzuhaltenden Standardprozess, der es der Konformitätsprüfung ermöglicht, Abweichungen und Richtlinienverstöße automatisch zu erkennen.

Der Grund, den ein Genehmiger angibt, wenn eine Bestellanforderung oder ein Genehmigungsschritt abgelehnt wird.

Bedeutung

Bietet direkte Einblicke, warum Anfragen fehlschlagen, und ermöglicht eine Ursachenanalyse, um Nacharbeit zu reduzieren und die Ersttrefferquote zu verbessern.

Der aktuelle Status der Bestellanfrage in ihrem Lebenszyklus.

Bedeutung

Ermöglicht die Echtzeitüberwachung der Bestellanforderungspipeline und hilft, stagnierende oder veraltete Anfragen zu identifizieren und zu bearbeiten, bevor sie problematisch werden.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die initiale Erstellung eines Bestellanforderungsdokuments durch einen Benutzer. Dies wird erfasst, wenn die Bestellanforderung erstmalig in einem „In Bearbeitung“- oder Entwurfsstatus gespeichert wird.

Bedeutung

Dies ist der Startpunkt des Anfragenlebenszyklus. Die Analyse der Zeit von der Erstellung bis zur Einreichung hilft, die Benutzereffizienz zu messen und Schulungsbedarfe zu identifizieren.

Stellt die formale Einreichung der Bestellanfrage in den Genehmigungs-Workflow durch den Anfragenden dar. Dies wird durch eine Statusänderung von 'In Bearbeitung' zu 'Eingereicht' erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Genehmigungsprozess auslöst. Er ist wesentlich für die Messung der 'Genehmigungsdurchlaufzeit für Anfragen' und der 'Vorlaufzeit für Anfragenerstellung'.

Markiert die endgültige Genehmigung der Bestellanforderung, nachdem sie alle Schritte im Workflow erfolgreich durchlaufen hat. Dies wird durch eine Statusänderung auf „Genehmigt“ erfasst.

Bedeutung

Ein kritischer Meilenstein, der das Ende der Genehmigungsphase markiert. Er ist der Endpunkt für die Messung der „Durchschnittlichen Genehmigungszeit einer Bestellanforderung“ und signalisiert die Bereitschaft zur PO-Erstellung.

Stellt die endgültige Ablehnung einer Bestellanfrage nach der Prüfung dar. Dies ist ein Endzustand des Prozesses und wird durch eine Statusänderung auf 'Abgelehnt' erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Fehlerendpunkt. Die Analyse abgelehnter Anfragen ist für den KPI 'Anfragen-Ablehnungsrate' unerlässlich, um Muster zu identifizieren und die Anfragenqualität zu verbessern.

Markiert die erfolgreiche Umwandlung einer genehmigten Bestellanforderung in eine Bestellung (Purchase Order). Dies wird durch die Erstellung eines PO-Dokuments erfasst, das auf die Bestellanforderung verweist.

Bedeutung

Dies ist das primäre Erfolgsergebnis für den Anfragenprozess. Es ist unerlässlich für die Messung des End-to-End-KPI 'Vorlaufzeit von Anfrage zu Bestellung'.

Die endgültige administrative Schließung einer Bestellanfrage, nachdem alle zugehörigen Aktionen, wie Bestellung und Wareneingang, abgeschlossen sind. Dies wird durch eine finale Statusänderung auf 'Geschlossen' erfasst.

Bedeutung

Stellt das endgültige Ende des gesamten Anfragenlebenszyklus dar. Die Analyse der Zeit von der Bestellungserstellung bis zum Abschluss kann Engpässe in nachgelagerten Wareneingangs- oder Rechnungsbearbeitungsprozessen aufzeigen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining identifiziert tatsächliche Prozessabläufe, spürt Engpässe auf und deckt versteckte Ineffizienzen in Ihrem Purchase-to-Pay-, P2P-Anforderungsprozess innerhalb von SAP Ariba auf. Es visualisiert jeden Schritt und hilft Ihnen zu verstehen, wo Verzögerungen, Nacharbeiten oder nicht konforme Aktivitäten auftreten. Dieser tiefere Einblick ermöglicht datengestützte Entscheidungen zur Optimierung Ihrer Abläufe.

Um Process Mining für SAP Ariba Anfragen durchzuführen, benötigen Sie primär einen Event Log-Datensatz. Dieser Log sollte eine eindeutige Fall-ID, typischerweise die Bestellanfrage-ID, einen Aktivitätsnamen für jeden Schritt und einen präzisen Timestamp für den Zeitpunkt jeder Aktivität enthalten. Zusätzliche Daten, wie Ressourceninformationen oder Kostendaten, können die Analyse verbessern.

Sie können erhebliche Verbesserungen in Bereichen wie reduzierten Genehmigungszeiten für Anfragen, minimierter Nacharbeit durch Änderungen und erhöhter Richtlinienkonformität erwarten. Erste Erkenntnisse über Prozessabweichungen und Engpässe können oft innerhalb weniger Wochen nach der Datenerfassung identifiziert werden. Die volle Optimierung und ein messbarer Einfluss, wie eine 15 %ige Kostenreduktion oder 30 %ige Zeitreduktion, entwickeln sich über einige Monate, wenn Verbesserungen implementiert werden.

Process Mining analysiert die Timestamps und Sequenzen von Aktivitäten in Ihrem Anforderungsprozess, um die tatsächlich durchlaufenen Pfade abzubilden. Es kann Verweilzeiten zwischen Schritten präzise messen, häufige Schleifen, die auf Nacharbeiten hindeuten, hervorheben und Abweichungen von Standard-Genehmigungspfaden identifizieren, die zu Verzögerungen führen. Dies ermöglicht Ihnen, die genauen Phasen und Akteure zu identifizieren, die zu Ineffizienzen beitragen.

Ja, Process Mining ist äußerst effektiv bei der Identifizierung nicht-konformer Anfragen-Genehmigungen und Richtlinienabweichungen. Durch den Vergleich der tatsächlichen Prozessausführung mit vordefinierten Regeln und idealen Prozessmodellen kann es automatisch Fälle kennzeichnen, in denen Anfragen erforderliche Schritte umgangen oder von unautorisiertem Personal genehmigt wurden. Dies stellt sicher, dass eine 95%ige Richtlinienkonformität für Anfragen erreichbar ist.

Process Mining Tools sind darauf ausgelegt, umsetzbare Erkenntnisse für technische als auch für geschäftliche Stakeholder zu liefern. Während Datenextraktion und initiale Einrichtung technisches Know-how erfordern können, sind die Visualisierungen und Analyse-Dashboards intuitiv gestaltet. Dies ermöglicht es Beschaffungsmanagern, Prozesseigentümern und Compliance-Beauftragten, Engpässe leicht zu verstehen und Verbesserungen voranzutreiben, ohne tiefgreifendes technisches Wissen zu besitzen.

Die primäre technische Voraussetzung ist der sichere Zugriff auf Ihre SAP Ariba-Daten, um die notwendigen Event Logs zu extrahieren. Dies beinhaltet typischerweise die Nutzung von SAP Aribas Berichts- oder Integrationsfunktionen, wie APIs oder Datenexporte. Sie benötigen außerdem eine Process Mining Software-Plattform, um diese Daten aufzunehmen und zu analysieren.

Ein Event Log ist eine strukturierte Datensammlung, die jeden Schritt oder „Event“ für jede einzelne Bestellanforderungs-ID innerhalb von SAP Ariba detailliert beschreibt. Es ist entscheidend, da es als Rohmaterial für Process Mining dient und es der Software ermöglicht, den gesamten End-to-End-Verlauf jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren und zu visualisieren. Ohne einen präzisen Event Log kann Process Mining nicht funktionieren.

Standard-SAP Ariba-Reporting bietet typischerweise vordefinierte Metriken und Aggregate basierend auf erwarteten Datenstrukturen. Process Mining hingegen entdeckt die tatsächlichen Ist-Prozessabläufe direkt aus Event Data und deckt alle Varianten und Abweichungen auf, nicht nur die erwarteten. Dies ermöglicht es, versteckte Ineffizienzen und Non-Compliance aufzudecken, die traditionelle Berichte möglicherweise übersehen.

Durch die Analyse von Event Logs kann Process Mining nachvollziehen, wie lange Bestellanforderungen bei einzelnen Genehmigern verweilen, und spezifische Genehmigungspfade identifizieren, die häufig zu Verzögerungen führen. Dies ermöglicht Ihnen, die Arbeitslastverteilung zu visualisieren, überlastete Genehmiger genau zu identifizieren und Engpässe in der Genehmigungshierarchie aufzudecken. Solche Erkenntnisse ermöglichen gezielte Anpassungen, um die Arbeitslast auszugleichen und die Bearbeitung dringender Bestellanforderungen zu beschleunigen.

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