Value Stream Mapping (VSM): Strategie und Prozessleistung verbinden
Erfahren Sie, wie digitales Value Stream Mapping Prozessarchitektur, reale Prozessdaten und Verbesserungsmaßnahmen in ProcessMind verbindet.
Der vollständige Leitfaden zu BPMN 2.0: Elemente, Vorteile und Anwendungsfälle
Komplexe Geschäftsprozesse sind schwer zu steuern. Sie müssen möglicherweise mehrere Aufgaben koordinieren, jeden Schritt verfolgen und den Betrieb reibungslos am Laufen halten. Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 hilft Ihnen, das Management von Geschäftsprozessen zu visualisieren, zu verstehen und zu vereinfachen. Indem Sie Ihre Workflows abbilden, erkennen Sie Ineffizienzen, optimieren Prozesse und steigern die operative Effizienz.
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Was ist BPMN 2.0? BPMN 2.0 ist eine universelle Sprache zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Der von der Object Management Group (OMG) entwickelte und gepflegte Standard stellt eine einheitliche Notation für klare und konsistente Geschäftsprozessdiagramme bereit. Da BPMN 2.0 herstellerneutral ist, können Sie jede Software verwenden und dennoch sicherstellen, dass andere Ihr BPMN-2.0-Diagramm verstehen und interpretieren können.
Unser SaaS-Produkt für Prozesserkenntnisse verwendet BPMN 2.0, um Process Mining, Design und Simulation zu verbinden. Mit dieser Software können Sie Ihre Workflows überwachen, bewerten und verbessern, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
BPMN 2.0 bietet mehrere Vorteile für das Management von Geschäftsprozessen. Hier sind einige davon:
Betrachten Sie ein BPMN-2.0-Diagramm als Bauplan für Ihren Geschäftsprozess. Es besteht aus einer Reihe grundlegender Elemente:
BPMN verwendet vier Elementtypen, um einen Geschäftsprozess abzubilden:
Sehen wir uns jedes Element und seine Rolle an.
Events lösen einen Geschäftsprozess aus, verändern ihn oder schließen ihn ab. Sie werden als Kreise mit Symbolen im Inneren dargestellt. Jedes Symbol steht für einen bestimmten Event-Typ:
Ein BPMN-Diagramm kann mehrere Start Events enthalten. Nur die mit dem relevanten Start Event verbundenen Events werden aktiviert. So kann ein Bestellprozess beispielsweise davon abhängen, wie die Bestellung eingeht: über die Website, per Telefon oder als persönliche Abgabe. Das entsprechende Start Event leitet den Prozess ein.
Ein End Event markiert den Abschluss eines Prozesses, sobald alle erforderlichen Schritte im Diagramm abgeschlossen sind. Ein Prozess kann mehrere Ergebnisse haben, etwa Erfolg oder Misserfolg. Daher können Sie mehrere End Events verwenden, um unterschiedliche Ergebnisse darzustellen. Eine erfolgreich bearbeitete Bestellung endet beispielsweise mit einem erfolgreichen Event. Falsch eingegebene Kartendaten, die zu einem Transaktionsfehler führen, resultieren dagegen in einer nicht erfolgreichen Bestellung.
Dieses Beispiel zeigt, wie End Events unterschiedliche Ergebnisse darstellen können. Vergeben Sie für jedes End Event einen eindeutigen Namen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Ein Intermediate Event tritt zwischen Start- und Endpunkt eines Prozesses auf. Es kann Informationen empfangen oder senden („throw“). Die Verbindungselemente im Diagramm zeigen, ob das Event Informationen empfängt oder sendet.
Im Diagramm startet der Empfang einer Message den Prozess. Nachfolgende Tasks prüfen die Verfügbarkeit des Artikels. Sobald der Artikel verfügbar ist, sendet ein Intermediate Event einen Bestätigungslink. Die Auftragsbearbeitung wird erst fortgesetzt, wenn der Bestätigungslink eingegangen ist, und endet mit dem Abschluss der Bestellung (End Event).
Intermediate Events können unterschiedliche Trigger-Symbole verwenden, die den Event-Fluss beeinflussen. Zu den Triggern gehören Messages, Timer, Errors, Compensations, Conditional Flows, Signals, Multiple Events, Escalations und parallele Prozesse. Jeder Trigger steht für eine bestimmte Interaktion oder Bedingung.
| Start | Zwischenstufe | Ende | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Type | Normal | Event Subprocess | Event Subprocess, nicht unterbrechend | Catch | Boundary | Boundary, nicht unterbrechend | Throw | |
| None | | |||||||
| Message | | | | | | | | |
| Timer | | | | | | | ||
| Conditional | | | | | | | ||
| Link | | | | |||||
| Signal | | | | | | | | |
| Error | | | | |||||
| Escalation | | | | | | | ||
| Termination | | |||||||
| Compensation | | | | | ||||
| Cancel | | | ||||||
| Multiple | | | | | | | | |
| Multiple Parallel | | | | | | | ||
In BPMN stehen Activities für die Tasks, die Sie innerhalb eines Prozesses ausführen müssen, etwa eine Bestellung zu prüfen oder ein Produkt zu versenden. Sie können Marker hinzufügen, um wiederholte Aktionen wie Schleifen darzustellen.
Sie kategorisieren Tasks nach dem beteiligten Participant und den Objekten, die während des Prozesses verwendet, verbraucht oder erzeugt werden.
Generischer Task
Ein generischer Task ist ein grundlegender Task-Typ in Ihrem Prozessmodell. Sie können ihn schnell hinzufügen und später zu einem spezifischen Subtyp weiterentwickeln.
Manual Task
Personen führen Manual Tasks ohne direkte Interaktion mit einer Process Engine aus. Beispiele sind das Ordnen von Dokumenten, die telefonische Klärung von Rechnungsproblemen und die Unterstützung von Kunden an Serviceschaltern.
User Task
Personen führen User Tasks aus. Eine Process Engine weist sie direkt der Task Queue der jeweiligen Person zu. Nach Abschluss des Tasks verlangt die Engine eine Bestätigung, häufig durch Dateneingabe oder einen Klick auf eine Schaltfläche. User Tasks sind ein zentraler Bestandteil von Human-Workflow-Management-Systemen.
Beispiele sind die Prüfung von Rechnungen, die Genehmigung von Urlaubsanträgen und die Bearbeitung von Support-Tickets.
Receive Task
Receive Tasks bilden den Empfang einer Message als eigenständigen Task im Prozessablauf ab. Sie sind eine Alternative zu einem Message-Catching-Event und werden in BPMN 2.0 durch ein leeres Umschlagsymbol dargestellt.
Receive Task (Instantiating)
Ein instanziierender Receive Task trägt in der oberen linken Ecke ein kleines Event-Symbol. Er startet einen Prozess als Alternative zu einem Message Start Event.
Send Task
Die Process Engine führt Send Tasks aus, um Webservices asynchron über Message Queues aufzurufen und technische Tasks zu bearbeiten.
Script Task
Die Process Engine führt Script Tasks direkt aus. Sie müssen diese in einer Sprache schreiben, die die Engine interpretieren kann.
Service Task
Service Tasks sind Vorgänge, die Softwareanwendungen ausführen und die automatisch als Teil des Prozess-Workflows ablaufen. BPMN geht typischerweise davon aus, dass Webservices diese Funktionen bereitstellen, andere Implementierungen sind jedoch ebenfalls möglich. Service Tasks unterstützen die prozessorientierte Integration und entsprechen den Grundsätzen einer serviceorientierten Architektur (SOA).
Business Rule Task
Business Rule Tasks wurden mit BPMN 2.0 eingeführt und wenden bestimmte Regeln innerhalb eines Prozesses an.
Zu den weiteren wichtigen Activity-Typen gehören eingeklappte Subprocesses, Multi-instance Tasks und AdHoc Subprocesses. Damit lassen sich komplexe Prozessabläufe klar darstellen.
Eingeklappter Subprocess
Ein eingeklappter Subprocess fasst mehrere Tasks innerhalb des übergeordneten Prozesses zusammen und hält das Diagramm übersichtlich. Die Schritte werden als ein einziges Element dargestellt. Eine separate, ausgeklappte Ansicht zeigt die Details an anderer Stelle im Diagramm.
AdHoc Subprocess
AdHoc Subprocesses haben keine vordefinierte Ausführungsreihenfolge. Je nach Prozessanforderungen können Sie die Tasks in beliebiger Reihenfolge ausführen oder überspringen.
Loop Task
Loop Tasks werden zyklisch wiederholt, ähnlich einer “do while”-Schleife in der Programmierung. Der Task oder Subprocess wird einmal ausgeführt, bevor die Engine die Abbruchbedingung prüft. Ist die Bedingung nicht erfüllt, wird die Activity erneut ausgeführt. Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird der Prozess mit den nächsten Activities fortgesetzt.
Multi-instance
Eine Multi-instance Activity wiederholt einen Task für eine festgelegte Anzahl von Objekten oder Elementen. Sie funktioniert wie eine for-each-Schleife: Der Task oder Subprocess wird für jedes Element einer Sammlung einmal ausgeführt. Jedes Element besitzt eine eigene Instanz. Die Activity endet erst, wenn alle Instanzen abgeschlossen sind. Vertikale Linien zeigen, dass die Elemente gleichzeitig oder parallel ausgeführt werden. Horizontale Linien zeigen, dass die Elemente nacheinander oder sequenziell ausgeführt werden.
Vergütung
Compensation Tasks verarbeiten Compensation Events in einem Workflow. Sie werden immer über Associations mit dem Prozessdiagramm verbunden, nicht über Sequence Flows.
Kombinierte Compensation
Sie können Compensation Tasks mit Loops und Multi-instance-Ausführungen kombinieren. In diesen Fällen erscheint der Compensation-Marker neben dem Loop- oder Multi-instance-Marker. Compensation Tasks lassen sich außerdem mit jedem oben beschriebenen Task-Typ kombinieren. So kann beispielsweise ein Manual Task bis zum erfolgreichen Abschluss wiederholt werden oder ein Task bei jeder möglichen Gelegenheit wiederholt parallel laufen.
Gateways sind Entscheidungspunkte, die den Prozessfluss anhand von Bedingungen oder Events steuern. In BPMN-Diagrammen werden sie als Rauten dargestellt. Zu den gängigen Typen gehören Inclusive, Exclusive, Parallel und Complex Gateways. Gateways können außerdem Daten- oder Event-Trigger verwenden.
Exclusive Gateway
Ein Exclusive Gateway wird als Raute dargestellt, mit oder ohne “X” im Inneren. Es leitet den Prozessfluss genau auf einen möglichen Ausgangspfad weiter.
Inclusive Gateway
Ein Inclusive Gateway wird als Raute mit einem Kreis im Inneren dargestellt. Es kann den Prozessfluss gleichzeitig in mehrere Zweige aufteilen. Der Prozess muss jeden aktivierten Pfad abschließen, bevor die Pfade an einem nachfolgenden Gateway zusammengeführt werden.
Parallel Gateway
Ein Parallel Gateway wird als Raute mit einem Pluszeichen (“+”) im Inneren dargestellt. Bei einer Aufteilung aktiviert es alle ausgehenden Pfade gleichzeitig. Wenn die Pfade zusammenlaufen, wartet es, bis jeder eingehende Zweig abgeschlossen ist, bevor der Prozess fortgesetzt wird.
Event Gateway
Ein Event Gateway wird als Raute mit einem doppelt umrandeten Kreis dargestellt, der ein Fünfeck enthält. Es bezeichnet einen ereignisbasierten Entscheidungspunkt und steuert den Workflow anhand des ersten eintretenden Events oder Tasks, etwa beim Empfang einer Message.
Verbindende Objekte zeigen, wie Elemente innerhalb eines Prozesses zusammenhängen. BPMN definiert drei Typen von Verbindungen: Sequence Flow, Message Flow und Association.
Sequence Flow
Sequence Flow zeigt die Reihenfolge, in der Tasks ausgeführt werden. Er wird als gerade Linie mit einer Pfeilspitze dargestellt und kann einen bedingten oder einen Standardpfad abbilden.
Message Flow
Message Flow zeigt die Kommunikation zwischen verschiedenen Pools oder organisatorischen Grenzen, etwa zwischen Abteilungen. Er kann nicht verwendet werden, um Events oder Activities innerhalb desselben Pools zu verbinden. Dargestellt wird er als gestrichelte Linie, die mit einem Kreis beginnt und mit einer offenen Pfeilspitze endet.
Association
Association verbindet Activities und Artifacts mit gepunkteten Linien. Sie ergänzt den Kontext, ohne die Prozessreihenfolge zu verändern.
Pools stehen für zentrale Gruppen von Beteiligten in einem Prozess, etwa Unternehmen oder Abteilungen. Swimlanes innerhalb eines Pools ordnen Activities nach Rolle oder Verantwortung und bilden so eine Swimlane-Prozessdarstellung. Eine Swimlane kann auch ein System und nicht nur eine Abteilung oder Rolle repräsentieren.
In BPMN 2.0 repräsentiert ein eingeklappter Pool einen externen Beteiligten oder eine externe Einheit, während die internen Prozesse und Activities ausgeblendet bleiben. Ein Pool steht typischerweise für einen Beteiligten, etwa eine Organisation, Abteilung oder ein System.
Eingeklappter Pool: Der Pool zeigt nur seine Umrisse, während die internen Tasks und Activities ausgeblendet bleiben. Das ist hilfreich, wenn Sie die Beteiligung eines Akteurs darstellen möchten, ohne interne Details zu zeigen.
Anwendungsfall: Verwenden Sie einen eingeklappten Pool, um Interaktionen zwischen mehreren Beteiligten darzustellen, ohne die internen Prozesse jedes Beteiligten in Ihrem Diagramm zu erläutern.
Ein eingeklappter Pool in BPMN 2.0 ist hilfreich, wenn Sie die Interaktionen zwischen Beteiligten und nicht die Details ihrer Tasks in den Mittelpunkt stellen möchten.
Artifacts ergänzen BPMN-Diagramme um Kontext. Dazu gehören Data Objects, Groups und Text Annotations, die das Verständnis des Prozesses und seiner Beteiligten erleichtern.
Data Objects definieren die Informationen, die eine Process Activity benötigt. Ein Data Store dient als Ablage zum Sammeln oder Speichern von Informationen und bewahrt diese über das Prozessende hinaus auf. Außerdem können Sie zwischen Data Input für benötigte Daten und Data Output für erzeugte Daten unterscheiden.
Group
Eine Group ordnet Activities logisch, damit das Diagramm leichter verständlich wird, ohne den Prozessfluss zu verändern.
Text Annotation
Text Annotations ergänzen bestimmte Bereiche eines Diagramms um Erläuterungen oder Kontext und machen seine Komponenten leichter verständlich.
BPMN basiert auf dem Konzept eines Prozesses. Um ein BPMN-Diagramm zu erstellen, skizzieren Sie den Prozess zunächst in einfachen Schritten. Ergänzen Sie anschließend weitere Details, während Sie das Modell verfeinern.
Hier finden Sie eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines BPMN-Diagramms:
Wesentliche Schritte bestimmen: Identifizieren Sie zunächst die zentralen Schritte sowie Start- und Endpunkte. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Bestellung aufgibt, bestimmen Sie wichtige Aktionen wie den Eingang der Bestellung, die Prüfung der Bonität, die Auftragsabwicklung und die Ausstellung einer Rechnung.
Alternative Pfade prüfen: Suchen Sie nach alternativen Wegen, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können, etwa zum Abschluss einer Bestellung. Fügen Sie Gateways ein, um diese alternativen Prozesse und Richtungen darzustellen.
Pools und Swimlanes einrichten: Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder, Abteilungen und Rollen in jeder Einheit. Ordnen Sie ihre Activities Pools und Swimlanes zu, um Verantwortlichkeiten klar darzustellen.
Message-Kommunikation abbilden: Ergänzen Sie erforderliche Message-Austausche zwischen verschiedenen Pools oder innerhalb desselben Pools, damit der Informationsfluss funktioniert.
Artifacts und Details ergänzen: Fügen Sie relevante Artifacts hinzu, darunter Dokumente und Akteursrollen. Unterteilen Sie komplexe Tasks in Subprocesses.
Fehler berücksichtigen: Identifizieren Sie abschließend mögliche Fehler und ergänzen Sie Mechanismen, um diese innerhalb des Prozesses zu behandeln.
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Wenn Sie diese Kernelemente und ihr Zusammenspiel verstehen, können Sie ein BPMN-Modell erstellen, das die wesentlichen Details Ihrer BPMN-Geschäftsprozesse erfasst.
BPMN 2.0 unterstützt Sie beim Entwerfen, Dokumentieren und Verwalten jedes BPMN-Workflows. Der standardisierte visuelle Modellierungsansatz verbessert die Kommunikation, schafft Klarheit und steigert die operative Effizienz.
Vertiefen Sie Ihr Wissen zu BPMN 2.0 und erfahren Sie, wie der Standard Ihre Organisation unterstützen kann. Online finden Sie zahlreiche Ressourcen, darunter die offizielle BPMN-Website (https://www.bpmn.org/), die Ihnen den Einstieg erleichtert.
ProcessMind verbindet Process Mining, Design und Simulation, um das Geschäftsprozessmanagement zu verbessern. Mit unserer Software überwachen, analysieren und optimieren Sie Workflows und steigern so Effizienz und Produktivität.
Die Symbole zu kennen, ist das eine. Ein Modell zu erstellen, das tatsächlich lesbar ist, etwas anderes. Diese Vorgehensweisen halten ein Modell lange nach dem Workshop, in dem es entstanden ist, nützlich.
Legen Sie den Umfang vor dem Zeichnen fest. Entscheiden Sie zunächst, welchem Zweck das Modell dient, etwa Verbesserung, Automatisierung oder Dokumentation. Davon hängt der erforderliche Detailgrad ab. Modellieren Sie jeweils nur einen Prozess oder Subprocess und erweitern Sie ihn nur, wenn der zusätzliche Detailgrad einen Nutzen bringt. Beziehen Sie die Mitarbeitenden, die die Arbeit ausführen, frühzeitig ein. Sie erkennen Schritte, die nie in die Prozessbeschreibung aufgenommen wurden.
Arbeiten Sie von oben nach unten. Beginnen Sie mit einer Übersicht auf hoher Ebene, die die wichtigsten Phasen zeigt. Zerlegen Sie anschließend die relevanten Phasen in Subprocesses. Auf jeder Ebene sollte ein Leser anhalten können und den Ablauf weiterhin verstehen.
Verwenden Sie den Standard und bleiben Sie konsistent. Verwenden Sie die korrekten BPMN-2.0-Symbole, statt eigene Konventionen zu erfinden, und benennen Sie Elemente so, wie sie im Unternehmen bezeichnet werden. Einheitliche Benennungen und ein konsistentes Layout machen ein Modell auch Monate später noch navigierbar.
Strukturieren Sie mit Pools und Lanes. Pools trennen Participants; Lanes trennen Rollen innerhalb eines Participants. Wenn jede Task in derselben Lane landet, trägt die Lane nichts bei. Teilen Sie sie dort auf, wo die Verantwortung tatsächlich wechselt.
Halten Sie es einfach. Subprocesses und wiederverwendbare Tasks sind besser als eine Wand aus 200 Elementen. Wenn ein Modell zum Lesen eine Legende benötigt, liegt das Problem im Modell.
Validieren Sie das Modell. Gehen Sie den Ablauf mit den Mitarbeitenden durch, die ihn ausführen, führen Sie eine Was-wäre-wenn-Simulation durch und lassen Sie, sobald das Modell Daten zugeordnet ist, die eigenen Kennzahlen zeigen, wo die Realität abweicht.
Pflegen Sie es. Modelle veralten. Prüfen Sie sie, wenn sich der Prozess ändert, bewahren Sie Versionen wichtiger Zustände auf, um Vorher und Nachher zu vergleichen, und archivieren Sie nicht mehr verwendete Modelle, statt sie teilweise aktualisiert zurückzulassen.
ProcessMind unterstützt diese Vorgehensweisen direkt. Die Zeichenfläche, Auto-Layout und der Versionsverlauf werden unter Modellieren beschrieben.
Greifen Sie auf BPMN-2.0-Ressourcen in mehreren Sprachen zu, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Wählen Sie unten Ihre bevorzugte Sprache:
Dieses Poster wurde 2010 erstellt und von Forschenden und Praktikern auf der ganzen Welt übersetzt. Wir danken den Institutionen und Personen, die diese Initiative unterstützt und es ermöglicht haben, das Poster mit Ihnen zu teilen.
Unser besonderer Dank gilt den folgenden Personen und Institutionen:
Originalautoren: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich
Die folgenden Personen und Organisationen haben Übersetzungen bereitgestellt: Französisch: Trisotech; Spanisch: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russisch: Business Process Technology Group am Hasso-Plattner-Institut; Schwedisch: Birger Andersson und Petia Wohed; Niederländisch: Thauris.nl; Portugiesisch: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polnisch: MGX Infoservice; Hebräisch: Ofir Nimitz und Iftah Peretz; Ukrainisch: Oleksandr Maistrenko und Artem Polyvyanyy; Chinesisch: A/Prof Zhang und Lecturer Ms Bai von der School of Software Engineering der Beijing Jiaotong University; Ungarisch: Istvan Gerecs; Persisch: Hamidreza Sarabadani.
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