Was ist Process Mining?

Was ist Process Mining?

Process-Mining-Software analysiert Event Logs und zeigt, wie Ihre Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen. Sie rekonstruiert reale Prozessabläufe aus digitalen Aufzeichnungen Ihrer IT-Systeme, darunter ERP-Plattformen wie SAP, CRM-Plattformen wie Salesforce, Helpdesk-Tools und andere Anwendungen, die Transaktionen erfassen. Sie können die tatsächlichen Workflows mit dem idealen Prozess vergleichen, Ineffizienzen erkennen und die Leistung verbessern. Lösungen wie ProcessMind erleichtern diesen Prozess. Einen Vergleich finden Sie in unserem Blogbeitrag zu den besten Process-Mining-Tools 2026.

Wil van der Aalst, ein Pionier des Process Mining, bezeichnet es als MRT für Ihr Unternehmen. Process Mining zeigt, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen, und macht Ineffizienzen, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Diese Transparenz macht Process Mining zu einer Grundlage für die digitale Transformation und kontinuierliche Verbesserungen. Weitere Informationen finden Sie in unserem strategischen Leitfaden zur datengetriebenen Prozessverbesserung.

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten Kundenbestellungen: Jeder Schritt, vom Eingang und der Genehmigung einer Bestellung bis zu ihrem Versand, hinterlässt einen digitalen Datensatz. Process Mining verknüpft diese Datensätze und bildet den tatsächlichen Weg jeder Bestellung ab. Statt sich auf Interviews oder Vermutungen zu verlassen, erhalten Sie ein datengetriebenes Diagramm, das jede Abzweigung und jeden Umweg zeigt. Wäre Ihr Prozess ein Wanderweg, würde Process Mining den tatsächlichen Pfad anhand von Fußspuren zeichnen, nicht nur die geplante Route. Manchmal entsteht dabei eine unübersichtliche Linienstruktur, die zeigt, wo Verbesserungen erforderlich sind.

Keine Geologie und keine Spitzhacken erforderlich. Das „Mining“ findet digital statt, und die Erkenntnisse sind real.

Wie funktioniert Process Mining?

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihren IT-Systemen. Die meisten Systeme erfassen jede Transaktion und jedes Event, einschließlich drei zentraler Elemente: Case-ID, also Bestell- oder Ticketnummer, Timestamp, also den Zeitpunkt jedes Schritts, und Aktivitätsname, also die ausgeführte Tätigkeit. Process-Mining-Software liest diese Event Logs ein und rekonstruiert die Abfolge der Aktivitäten für jeden Case. Durch die Verknüpfung aller Cases erzeugt der Process-Mining-Algorithmus ein visuelles Prozessdiagramm, das jeden möglichen Pfad Ihres Prozesses zeigt, einschließlich seltener Ausnahmen und nicht dokumentierter Behelfslösungen. Erfahren Sie mehr darüber, woher Sie Daten beziehen und welche Datenformate Sie benötigen.

Drei Arten von Process Mining

Process Mining umfasst drei Hauptarten mit jeweils einem eigenen Zweck:

1. Process Discovery ist die häufigste Art. Discovery-Algorithmen erzeugen automatisch ein Prozessmodell aus Ihren Event-Log-Daten, ohne dass Vorwissen erforderlich ist. Sie laden Ihre Daten hoch, und die Process-Mining-Software zeigt, wie Ihr Prozess tatsächlich abläuft. Dies ist der Ausgangspunkt der meisten Process-Mining-Projekte.

2. Conformance Checking vergleicht den entdeckten Prozess, also das „As-is“-Modell, mit einem Referenzmodell, dem „To-be“-Modell, um Abweichungen zu erkennen. Die zentrale Frage lautet: „Befolgen wir den vorgegebenen Prozess?“ Conformance Checking ist für Compliance-Prüfungen, die Erkennung von Richtlinienverstößen und die Messung der Übereinstimmung zwischen tatsächlichem Ablauf und Zielprozess entscheidend.

3. Process Enhancement, auch Process Extension genannt, ergänzt ein bestehendes Prozessmodell um zusätzliche Daten aus Event Logs. Enhancement fügt Ihrer Prozessdarstellung Leistungskennzahlen wie Engpassdauer, Wartezeiten und Ressourcenauslastung hinzu. So wird aus einem statischen Prozessdiagramm ein dynamisches Performance-Dashboard.

Die meisten Process-Mining-Tools, darunter ProcessMind, unterstützen alle drei Arten. Ein typisches Projekt beginnt mit Process Discovery, nutzt Conformance Checking zur Prüfung des Prozesses gegen Standards und setzt anschließend Enhancement ein, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Das fühlt sich wie Magie an!

Daten in visuelle Diagramme zu verwandeln, kann wie Magie wirken. Der eigentliche Wert entsteht jedoch in den „Aha!“-Momenten, wenn verborgene Erkenntnisse sichtbar werden. Genau das macht Process Mining zu einem wichtigen Werkzeug für die Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Jeder kann Process Mining verwenden

Moderne Process-Mining-Tools wie ProcessMind sind ausgereift und benutzerfreundlich. Dadurch wird Prozessverbesserung für Fachanwender zugänglich. Hier sind die 5 Schritte für den Einstieg in Process Mining:

Die 5 Schritte des Process Mining

Datenextraktion

Sammeln Sie Ereignisdaten aus Ihren Systemen, etwa jeden Schritt Ihres Order-to-Cash-Prozesses. Eine Excel-Datei genügt.

Process Discovery

Verwenden Sie Process-Mining-Software, um den „As-is“-Prozessablauf automatisch zu rekonstruieren, indem Sie Ereignisse über ihre Case ID und zeitliche Reihenfolge verknüpfen.

Conformance Check

Laden Sie ein BPMN-Modell hoch oder erstellen Sie eines, das den vorgesehenen Prozessablauf zeigt. Das Process-Mining-Tool vergleicht den entdeckten Prozess mit dem erwarteten Prozess.

Erkenntnisse und Optimierung

Verwenden Sie Prozess-Dashboards, um Engpässe, Nacharbeit und Ineffizienzen gezielt zu erkennen. Beginnen Sie anschließend mit der Optimierung Ihres Geschäftsprozesses.

Überwachung

Process Mining ist kein einmaliges Projekt. Überwachen Sie Ihren Prozess kontinuierlich und verbessern Sie ihn fortlaufend.

Warum Process Mining für Sie wichtig ist

Process Mining ist eine bewährte Technologie, mit der Organisationen weltweit erheblichen Mehrwert geschaffen haben. Frühe Process-Mining-Projekte waren großen Unternehmen vorbehalten. Heute machen Anwendungen wie ProcessMind Process Intelligence für Organisationen jeder Größe zugänglich. Sie können von folgenden zentralen Vorteilen profitieren:

Transparenz und Erkenntnisse
Process Mining macht blinde Flecken in Ihren Workflows sichtbar und zeigt, wo die Arbeit wie vorgesehen oder anders als geplant abläuft. Schluss mit Vermutungen: Sie erhalten belastbare Belege.

Effizienzsteigerungen
Erkennen Sie Ineffizienzen, Engpässe und überflüssige Schritte. Vereinfachen Sie Workflows, verkürzen Sie Durchlaufzeiten und steigern Sie die Produktivität.

Kosteneinsparungen
Effizienzsteigerungen senken die Kosten direkt. Wenn Sie Engpässe beseitigen, reduzieren Sie Überstunden, vermeiden Nacharbeit und setzen Ressourcen besser ein.

Bessere Compliance und Qualität
Process Mining übernimmt die Funktion eines Compliance-Prüfers und macht übersprungene oder falsch angeordnete Schritte sichtbar. Das ist für regulierte Branchen und Organisationen, die eine ISO-Zertifizierung anstreben, besonders wichtig.

Bessere Customer Experience
Wenn Prozesse reibungslos ablaufen, bemerken Kunden das. Process Mining hilft Ihnen, Reibungspunkte zu erkennen und die Zufriedenheit zu steigern.

Datengetriebene Kultur:
Process Mining unterstützt datengetriebene Entscheidungen und bringt IT- und Fachteams auf Grundlage derselben Fakten zusammen.

Das Gute, das Schlechte und das Hässliche

Das Gute

• Process Mining liefert Ihnen eine objektive Sicht. Sie sehen, was tatsächlich geschieht, nicht nur, was andere vermuten.
• Sie können Probleme schneller und genauer diagnostizieren. Analysen, die früher Wochen dauerten, sind heute in wenigen Minuten möglich.
• Process Mining eignet sich für jeden Prozess mit strukturierten Daten. In der Praxis umfasst das nahezu jeden Prozess, der von IT-Systemen unterstützt wird.
• Prozess-Dashboards machen diese Erkenntnisse auch Fachteams zugänglich, nicht nur Data Scientists.

Das Schlechte

• Garbage in, garbage out. Die Zuverlässigkeit Ihrer Analyse hängt von der Qualität Ihrer Daten ab.
• Die Bereinigung und Aufbereitung von Daten erfordert Aufwand. Wir arbeiten daran, diesen Prozess zu vereinfachen, doch die Datenaufbereitung ist häufig der schwierigste Teil.
• Process Mining behebt Probleme nicht von selbst. Es zeigt Ihnen, wo Probleme bestehen, lösen müssen Sie sie jedoch weiterhin.

Wir haben ProcessMind entwickelt, um Process Mining einfach, kostengünstig und leicht einzurichten zu machen. Unsere langjährige Erfahrung ist in eine Lösung eingeflossen, die jeder verwenden kann.

Christiaan Esmeijer, CEO von ProcessMind

Das Schlechte

• Komplexe Prozessmodelle können überwältigend sein und erfordern Erfahrung bei der Interpretation.
• Manuelle Schritte und nicht protokollierte Gespräche erscheinen nicht im Event Log. Process Mining ersetzt daher nicht das Wissen der Mitarbeitenden. Mit ProcessMind können Sie manuelle Schritte im Process Designer ergänzen. Weitere Informationen zu BPMN finden Sie unter Was ist BPMN?.

Das Hässliche

• Manche Tools sind teuer und erfordern Unterstützung durch die IT bei der Einrichtung.
• Eine falsche Interpretation der Daten kann zu fehlerhaften Schlussfolgerungen führen. Validieren Sie Erkenntnisse stets mit Personen, die den Prozess kennen. Process Mining ist ein Werkzeug zur Entdeckung, kein Allheilmittel.
• Wenn Sie Process Mining als Überwachungsinstrument gegen Mitarbeitende einsetzen, erzeugen Sie Angst und Widerstand. Transparenz sollte Prozesse verbessern, nicht Menschen beschuldigen.
• Wer ohne Plan startet, kann in Daten untergehen. Definieren Sie klare Ziele und bedenken Sie, dass Process Mining nicht jedes Problem allein löst.

Das Hässliche

So sollten Sie Process Mining nicht einsetzen

Wie jedes leistungsstarke Werkzeug kann Process Mining sinnvoll eingesetzt oder missbraucht werden. Damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben, finden Sie hier häufige Fehler und Empfehlungen, wie Sie Process Mining stattdessen in Ihrer Organisation einsetzen sollten:

Starten Sie nicht ohne ein klares Ziel.

Gehen Sie nicht davon aus, dass es ein Zauberstab ist

Der Kauf eines Process-Mining-Tools löst Ihre Prozessprobleme nicht automatisch. Es dient als Diagnosehilfe, nicht als Lösung auf Knopfdruck. Stellen Sie es sich wie ein GPS vor: Es zeigt Ihnen die beste Route, fahren müssen Sie jedoch selbst.

Analysieren Sie die Ergebnisse im Detail, besprechen Sie sie mit Ihrem Team und setzen Sie Änderungen um. Die Software kann zeigen, dass Genehmigungen zu lange dauern. Dann müssen Sie den Genehmigungsprozess vereinfachen oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass es ein Zauberstab ist

Arbeiten Sie nicht isoliert. Schaffen Sie Klarheit.

Vernachlässigen Sie nicht den menschlichen Aspekt.

Bei Process Mining geht es nicht darum, einzelne Personen bei Fehlern zu ertappen. Im Mittelpunkt steht die Verbesserung des gesamten Ablaufs.

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten das verstehen. Beziehen Sie Prozessverantwortliche und Mitarbeitende frühzeitig ein. Wenn die Ergebnisse zeigen, dass die Arbeit einer Person länger dauert, besprechen Sie die möglichen Ursachen. Vielleicht bearbeitet sie zehn weitere Aufgaben oder das System verlangsamt ihre Arbeit. Nutzen Sie Transparenz, um den Prozess zu verbessern, nicht um Schuldzuweisungen zu machen.

Vernachlässigen Sie nicht den menschlichen Aspekt.

Verwenden Sie keine Daten von schlechter Qualität.

So starten Sie

Möchten Sie Process Mining ausprobieren? Hier ist ein einfacher Fahrplan:

Informieren und abstimmen

Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Stakeholder verstehen, was Process Mining ist und was es leisten kann.

Teilen Sie Beispiele oder Fallstudien, damit alle Beteiligten auf demselben Wissensstand sind. Ein kleines Kernteam oder eine engagierte Person kann dabei hilfreich sein. Das kann jemand aus der Prozessverbesserung, ein IT-Analyst oder eine Führungskraft aus dem Fachbereich sein, die ein konkretes Problem lösen möchte.

Schaffen Sie erste Dynamik:
„Wir haben eine neue Möglichkeit, unsere Prozessdaten zu untersuchen. Probieren wir sie aus.“

Wählen Sie einen Prozess aus, und starten Sie klein

Wählen Sie für Ihr Pilotprojekt einen wichtigen, aber überschaubaren Prozess. Geeignet sind Prozesse mit bekannten Problemen oder Ineffizienzen und leicht verfügbaren Daten. In Ihrem Rechnungsfreigabeprozess kann es Beschwerden über Verzögerungen geben, oder der Prozess für Support-Tickets ist eine Blackbox.

Begrenzen Sie den Umfang auf eine Geschäftseinheit oder Produktlinie, statt den gesamten globalen Betrieb einzubeziehen. Mit einem fokussierten Pilotprojekt können Sie den Nutzen schnell sichtbar machen.

Daten sammeln und aufbereiten

Extrahieren Sie die Daten für den Pilotprozess auf dem einfachsten möglichen Weg. Verwenden Sie Excel- oder CSV-Exporte aus Ihren Systemen, um schnell zu starten. Beziehen Sie die IT ein, wenn Sie Unterstützung beim Zugriff auf Event Logs oder beim Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen benötigen.

Beginnen Sie für die ersten Durchläufe mit einer kleineren Stichprobe, zum Beispiel mit den Daten eines Monats. Erweitern Sie den Umfang, sobald alles korrekt aussieht.

Bereinigen Sie die Daten: Vereinheitlichen Sie Datumsformate, prüfen Sie, ob jedes Ereignis eine Case-ID hat, und erledigen Sie weitere notwendige Schritte. Die Datenaufbereitung ist oft der mühsamste Teil, aber unverzichtbar.

Analysieren Sie Ihre Daten mit Process Mining

Jetzt beginnt die Analyse: Laden Sie Ihre Daten und lassen Sie die Process-Mining-Software Ihr erstes Prozessmodell erzeugen.

Validieren Sie die Daten in der Process-Mining-Anwendung und prüfen Sie, ob alles korrekt aussieht, einschließlich der Anzahl der Cases und der Zeiträume. Falls nicht, passen Sie die Datenaufbereitung an und versuchen Sie es erneut.

Untersuchen Sie das Process-Mining-Diagramm. Prüfen Sie den Hauptablauf, Verzweigungen, die benötigte Zeit und die Anzahl der Cases, die jedem Pfad folgen. Verwenden Sie Filter oder Schieberegler, um bestimmte Varianten zu betrachten, etwa Bestellungen mit einer Dauer von mehr als 30 Tagen.

Suchen Sie nach Engpässen und Mustern. Vielleicht durchlaufen 30 % der Bestellungen drei zusätzliche Genehmigungsschritte, die Verzögerungen verursachen. Oder Team A arbeitet schneller als Team B. Warum? Halten Sie Ihre Beobachtungen fest. Die meisten Tools ermöglichen den Export von Diagrammen oder Screenshots, die später nützlich sein können.

Ergebnisse interpretieren und Verbesserungen planen

Bringen Sie das Team zusammen, um die Ergebnisse zu besprechen und zu validieren. Beziehen Sie neben Ihren Analysten auch Personen ein, die den Prozess gut kennen, etwa Führungskräfte und Mitarbeitende aus dem operativen Geschäft. „Wir sehen viele Schleifen zurück zum Schritt ‚Datenkorrektur‘.“ Ein Teammitglied könnte sagen: „Das liegt daran, dass wir das Formular zurücksenden, wenn es falsch ausgefüllt wurde.“

Entwickeln Sie Lösungen für die größten Probleme. Zum Beispiel: „Was wäre, wenn wir eine Checkliste ergänzen, um Formularfehler von Anfang an zu reduzieren?“ Oder: „Könnte die Genehmigung durch die Führungskraft bei Bestellungen mit geringem Wert entfallen, um Zeit zu sparen?“

Priorisieren Sie die Verbesserungen mit der größten Wirkung. Definieren Sie Kennzahlen wie „die durchschnittliche Durchlaufzeit um 20 % senken“, damit klar ist, woran Sie den Erfolg messen.

Umsetzen, messen und skalieren

Setzen Sie die geplanten Änderungen im tatsächlichen Prozess um.

Sobald die Änderungen umgesetzt sind, verwenden Sie Process Mining erneut, um ihre Wirkung zu messen. Ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit gesunken? Gibt es weniger Schleifen oder Nacharbeiten? Damit haben Sie den Kreislauf der Prozessverbesserung auf Basis von Daten geschlossen.

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt können Sie den Umfang erweitern. Nehmen Sie den nächsten problematischen Prozess in Angriff oder weiten Sie Process Mining auf andere Abteilungen aus. Viele Organisationen bauen auf frühen Erfolgen auf und entwickeln daraus ein umfassenderes Process-Mining-Programm, teilweise mit einem Center of Excellence zur Unterstützung.

Wo ProcessMind ins Spiel kommt

Anwendungsfälle für Process Mining

Jeder Geschäftsprozess, der eine digitale Spur hinterlässt, kann mit Process Mining analysiert werden. Dies sind die häufigsten Anwendungsfälle für Process Mining:

• Order-to-Cash (O2C): Analysieren Sie den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung, von der Kundenbestellung bis zum Zahlungseingang. Process Mining macht Verzögerungen bei Auftragsabwicklung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungseingang sichtbar.
• Procure-to-Pay (P2P): Ermitteln Sie Ineffizienzen in Einkaufs-Workflows, von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung an Lieferanten. Process Mining zeigt unkontrollierte Beschaffung, verspätete Zahlungen und Engpässe bei Genehmigungen.
• IT Service Management (ITSM): Analysieren Sie Ticketdaten des Service Desks, um langsame Lösungswege, unnötige Eskalationen und SLA-Verstöße zu erkennen.
• Customer Onboarding: Visualisieren Sie, wie neue Kunden das Onboarding durchlaufen, und ermitteln Sie, an welchen Stellen Abbrüche oder Verzögerungen auftreten.
• Schadenbearbeitung: Versicherungen und Organisationen im Gesundheitswesen setzen Process Mining ein, um die Bearbeitung von Schadensfällen zu vereinfachen und Durchlaufzeiten zu verkürzen.
• Produktion und Lieferkette: Verfolgen Sie Produktions-Workflows und Logistikabläufe, um Probleme bei der Qualitätskontrolle, Verzögerungen und Ressourcenengpässe zu erkennen.

Process Mining funktioniert mit Daten aus jedem System, das Ereignisse erfasst: ERP-Systeme wie SAP, Oracle und Microsoft Dynamics, CRM-Plattformen wie Salesforce und HubSpot, Helpdesk-Tools wie ServiceNow und Zendesk sowie individuelle Anwendungen. Wenn Ihr System einen Timestamp, eine Aktivität und eine Case-ID erfasst, können Sie die Daten mit Process Mining analysieren.

Process Mining und Process Mapping im Vergleich

Was ist der Unterschied zwischen Process Mining und Process Mapping? Beide ergänzen sich, arbeiten jedoch unterschiedlich:

Process Mapping eignet sich für die Gestaltung neuer Prozesse, während Process Mining sichtbar macht, was tatsächlich geschieht. Die besten Ergebnisse entstehen durch die Kombination beider Ansätze: Verwenden Sie Process Mining, um den „As-is“-Prozess zu ermitteln, und anschließend Process Mapping oder BPMN-Modellierung, um den verbesserten „To-be“-Prozess zu gestalten. ProcessMind unterstützt beide Workflows auf einer einzigen Plattform.