> Continue verbetering > Purchase to Pay Inkoopaanvraag > SAP ECC

Verbeter uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraag

Uw 6-stappen gids om P2P Aanvragen in SAP ECC te optimaliseren
Download datatemplate
Verbeter uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraag
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Purchase to Pay Inkoopaanvraag in SAP ECC

Dit platform helpt u kritieke inefficiënties en knelpunten binnen uw processen te lokaliseren. Ontdek eenvoudig vertragingen, herwerkingen en afwijkingen van standaardprocedures. Door deze gebieden te identificeren, kunt u workflows stroomlijnen, doorlooptijden verkorten en een betere operationele compliance waarborgen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces optimaliseren?

Het Purchase to Pay (P2P)-proces is de ruggengraat van de inkoop binnen een organisatie, en de inkoopaanvraagfase, specifiek binnen SAP ECC, is hiervan het cruciale startpunt. Een inefficiënt of vertraagd inkoopaanvraagproces heeft niet alleen impact op de inkoop, maar golft door uw hele organisatie en beïnvloedt projecttijdlijnen, operationele continuïteit en uiteindelijk uw bedrijfsresultaat. Zonder helder inzicht worstelen organisaties vaak met buitensporige doorlooptijden, niet-compliant uitgaven en hoge administratieve kosten die direct voortvloeien uit een slecht beheerde inkoopaanvraaglevenscyclus. Vertragingen bij het omzetten van een zakelijke behoefte in een goedgekeurd verzoek kunnen leiden tot gemiste kansen, versnelde verzendkosten en gefrustreerde stakeholders. Inzicht in hoe u het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces kunt verbeteren, is van het grootste belang voor een robuuste en kosteneffectieve inkoopfunctie.

Het optimaliseren van uw SAP ECC Inkoopaanvraagproces gaat niet alleen om snelheid; het gaat erom te zorgen dat elke aanvraag voor goederen of diensten het juiste pad volgt, snel de benodigde goedkeuringen krijgt en aansluit bij uw organisatorische beleid. Of het nu gaat om het identificeren waar inkoopaanvragen stagneren, het begrijpen waarom sommige vaak worden gewijzigd, of het waarborgen van compliance met bestedingslimieten, een gedetailleerde analyse van deze initiële P2P-stap is essentieel voor de algehele procesgezondheid.

Hoe Process Mining de efficiëntie van inkoopaanvragen ontsluit

Process Mining biedt een ongeëvenaarde blik op de daadwerkelijke uitvoering van uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP ECC. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt Process Mining de ruwe event data van uw SAP ECC-systeem, specifiek van tabellen zoals EBAN, EBKN, CDHDR en CDPOS, en transacties zoals ME51N, ME52N en ME54N. Door elke stap die een inkoopaanvraag-ID doorloopt – van aanmaak tot goedkeuring of afwijzing – te reconstrueren, onthult Process Mining de ware processtroom, inclusief alle afwijkingen en rework loops.

Deze technologie toont hoe activiteiten van inkoopaanvragen, zoals "Aanvraag aangemaakt", "Aanvraag ingediend", "Goedkeuringsstap 1 gestart", "Aanvraag gewijzigd" en "Inkooporder aangemaakt vanuit aanvraag", daadwerkelijk plaatsvinden. Het identificeert automatisch bottlenecks door exact aan te wijzen waar inkoopaanvragen te veel tijd in beslag nemen, welke goedkeuringsstappen vertragingen veroorzaken, of welke afdelingen moeite hebben met tijdige indieningen. U kunt goedkeuringsworkflowpaden analyseren, de impact van verschillende aanvraagtypes begrijpen en de efficiëntie van uw inkoopbeleid beoordelen op basis van daadwerkelijke uitvoeringsdata, niet alleen op theoretische modellen. Dit diepgaande inzicht stelt u in staat om de Purchase to Pay - Inkoopaanvraag cycle time effectief te verminderen en de operationele transparantie te vergroten.

Belangrijkste verbeterpunten in inkoopaanvraagbeheer

Door Process Mining in te zetten voor uw SAP ECC Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, maakt u gerichte verbeteringen mogelijk op verschillende cruciale dimensies:

  • Knelpuntresolutie: Identificeer specifieke gebruikers, rollen of goedkeuringsfasen die consequent vertragingen veroorzaken. Ontdek bijvoorbeeld of een bepaalde goedkeurder inkoopaanvragen vaak tegenhoudt of dat een specifiek type aanvraag consequent meerdere wijzigingsrondes vereist voor goedkeuring.
  • Optimalisatie van workflows: Ontdek overbodige stappen, onnodige goedkeuringsniveaus of activiteiten zonder toegevoegde waarde. Process Mining kan gevallen aan het licht brengen waarin aanvragen onjuist worden gerouteerd of waar parallelle goedkeuringen kunnen worden geïmplementeerd om het proces te versnellen.
  • Compliance Handhaving: Detecteer beleidsafwijkingen, zoals aanvragen die standaard goedkeuringslimieten omzeilen, directe aanmaak van inkooporders zonder goedgekeurde aanvraag, of gevallen van 'maverick buying'. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle inkoopactiviteiten voldoen aan interne controles en externe regelgeving.
  • Verkorting van de doorlooptijd: Meet nauwkeurig de tijd die wordt besteed aan elke fase van de inkoopaanvraaglevenscyclus. Identificeer de grondoorzaken van langere doorlooptijden, zodat u specifieke wijzigingen kunt implementeren die leiden tot snellere verwerking en goedkeuring van aanvragen.
  • Automatiseringskansen: Identificeer repetitieve, grootschalige aanvragen die een standaardpad volgen en kandidaten kunnen zijn voor automatisering, waardoor uw team zich kan richten op strategischere taken.

Verwachte resultaten van het optimaliseren van uw aanvraagproces

Door Process Mining toe te passen op uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP ECC, kunt u aanzienlijke en meetbare voordelen verwachten:

  • Verkorte doorlooptijden: Stroomlijn uw aanmaak- en goedkeuringsprocessen voor aanvragen, waardoor de tijd van het ontstaan van een zakelijke behoefte tot een goedgekeurde aanvraag die klaar is voor inkoop drastisch wordt verkort. Dit leidt tot een snellere levering van goederen en diensten.
  • Lagere inkoopkosten: Minimaliseer de administratieve overhead die gepaard gaat met het beheren van complexe en inefficiënte aanvraagworkflows. Verlaag versnelde verzendkosten door tijdige inkoopacties te garanderen en verbeter de onderhandelingspositie met leveranciers dankzij een voorspelbaardere vraag.
  • Verbeterde compliance: Garandeer dat alle aanvragen voldoen aan het inkoopbeleid en de goedkeuringsmatrices van uw organisatie. Dit vermindert risico's die verband houden met niet-compliant uitgaven en versterkt uw interne controlekader.
  • Verbeterde resourcebenutting: Herverdeel resources van het beheren van procesuitzonderingen en handmatige follow-ups naar strategischere inkoopactiviteiten, waardoor de teamproductiviteit en -tevredenheid toenemen.
  • Datagestuurde besluitvorming: Ga verder dan intuïtie en neem weloverwogen beslissingen over procesherontwerp op basis van echte, objectieve data uit uw SAP ECC-systeem. Dit garandeert continue verbetering en een inkoopproces dat meegroeit met uw zakelijke behoeften.

Beginnen met het verbeteren van het aanvraagproces

Het begrijpen en verbeteren van uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP ECC hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Met Process Mining krijgt u de helderheid en datagestuurde inzichten die nodig zijn om precies te bepalen waar inefficiënties liggen en hoe u deze kunt aanpakken. Of uw doel nu is om de cycle time te verkorten, de compliance te verhogen, of simpelweg een duidelijker inzicht te krijgen in uw daadwerkelijke proces, Process Mining biedt de basis voor een efficiëntere en effectievere inkoopreizen. Begin vandaag nog uw pad naar procesuitmuntendheid door de kracht van procesintelligentie te benutten. U heeft de data; laat Process Mining de weg naar optimalisatie verlichten.

Purchase to Pay - Inkoopaanvraag P2P Inkoopaanvraag Aanvraagbeheer Inkoopoptimalisatie Goedkeuringsworkflow Inkoopcompliance Afdeling Inkoop Reductie doorlooptijd

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Aanvragen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, wat leidt tot langere doorlooptijden voor kritieke aankopen. Deze vertragingen kunnen projectplanningen beïnvloeden, verstoringen in de toeleveringsketen veroorzaken en mogelijk hogere kosten met zich meebrengen door versnelde verzending of gemiste vroegbetalingskortingen. Zonder een duidelijk beeld van waar aanvragen vastlopen, is het moeilijk om de grondoorzaken aan te pakken.
ProcessMind analyseert het volledige traject van elke inkoopaanvraag in SAP ECC, en wijst specifieke goedkeuringsstappen en personen aan die knelpunten veroorzaken. Door de tijd die in elke goedkeuringsfase wordt doorgebracht te visualiseren, identificeren we patronen en stellen we verbeteringen voor om uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagworkflow te stroomlijnen, waardoor de totale doorlooptijden worden verkort en de efficiëntie wordt verbeterd.

Inkoopaanvragen ondergaan na indiening talrijke wijzigingen, wat leidt tot herwerkingen en de tijd verlengt totdat een inkooporder kan worden aangemaakt. Dit duidt vaak op onvolledige initiële aanvragen, onduidelijke specificaties of een gebrek aan adequate controle vóór indiening, wat resulteert in inefficiënties in het SAP ECC-systeem en meer handmatige inspanning.
ProcessMind traceert elke wijziging die aan een inkoopaanvraag is aangebracht, en identificeert wanneer en door wie wijzigingen zijn gemaakt met behulp van SAP ECC-wijzigingsdocumentdata. We onthullen stadia waarin aanvragen veelvuldig worden gewijzigd, wat u helpt grondoorzaken zoals onvoldoende data-invoer of onduidelijke formulieren te begrijpen, waardoor de nauwkeurigheid van uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraag verbetert en herwerkingen worden verminderd.

Kritieke inkoopaanvragen wijken soms af van gedefinieerde goedkeuringsworkflows, wat risico's met zich meebrengt voor beleids-non-compliance en potentiële financiële exposure. Zonder helder inzicht in deze afwijkingen worstelen organisaties met het handhaven van governance en het waarborgen dat alle aankopen voldoen aan interne regelgeving en externe auditvereisten in SAP ECC, wat potentieel kan leiden tot ongeautoriseerde uitgaven.
ProcessMind mapt de daadwerkelijke goedkeuringspaden van elke inkoopaanvraag tegen de beoogde workflow zoals geconfigureerd in SAP ECC. Onze analyse belicht alle afwijkingen, identificeert "skip-level" goedkeuringen of ongeautoriseerde stappen binnen uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, waardoor u compliance kunt afdwingen en interne controles kunt versterken.

Een aanzienlijk aantal inkoopaanvragen wordt afgewezen of ingetrokken na aanzienlijke inspanningen, wat leidt tot verspilde tijd en middelen voor zowel aanvragers als goedkeurders. Dit duidt vaak op problemen met initiële screening, budgetbeperkingen of een disconnectie tussen zakelijke behoeften en inkoopbeleid binnen SAP ECC, wat de algehele productiviteit beïnvloedt.
ProcessMind analyseert afgewezen en ingetrokken inkoopaanvragen om gemeenschappelijke patronen, redenen en stadia van afwijzing te identificeren. Door afwijzingen te koppelen aan specifieke attributen zoals afdeling, kostenplaats of aangevraagd bedrag, ontdekken we systemische problemen in uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, wat gerichte verbeteringen stimuleert om verspilling te verminderen.

Inkoopaanvragen worden vaak aangemaakt met ontbrekende of incorrecte informatie, wat leidt tot vertragingen omdat goedkeurders of inkoopteams om opheldering moeten vragen. Deze data-inconsistentie veroorzaakt handmatige herwerkingen, verlengt doorlooptijden en kan resulteren in fouten in latere inkoopdocumenten binnen SAP ECC, wat de algehele Purchase to Pay-stroom en datakwaliteit beïnvloedt.
ProcessMind gebruikt attributes zoals Aangevraagde Artikelcategorie, Hoeveelheid en Geschat Bedrag om aanvragen met onvolledige dataprofiles bij indiening te identificeren. Wij onthullen waar en hoe vaak data later in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces wordt gecorrigeerd, wat u helpt datakwaliteitsstandaarden af te dwingen en de initiële invoer te stroomlijnen.

Hoewel sommige aanvragen als urgent zijn gemarkeerd, volgen ze mogelijk niet altijd een sneller traject of krijgen ze niet de nodige prioriteit, wat leidt tot het missen van deadlines voor kritieke benodigdheden. Het gebrek aan duidelijke zichtbaarheid van de daadwerkelijke verwerkingstijd voor urgente verzoeken betekent dat kritieke bedrijfsbehoeften onvervuld kunnen blijven, ondanks hun gemarkeerde urgentie, wat operationele verstoringen veroorzaakt.
ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke doorlooptijden van met "Urgency Level" gemarkeerde Purchase Requisitions met standaardaanvragen in SAP ECC. We identificeren of urgente items daadwerkelijk versnellen door de Purchase to Pay - Requisition workflow, leggen knelpunten bloot die specifiek zijn voor items met hoge prioriteit en stellen manieren voor om ervoor te zorgen dat ze de nodige aandacht krijgen.

Zelfs nadat een inkoopaanvraag volledig is goedgekeurd, kunnen er aanzienlijke vertragingen optreden voordat een corresponderende inkooporder wordt gegenereerd in SAP ECC. Deze kloof duidt op potentiële inefficiënties in overdrachtsprocessen of de toewijzing van resources binnen de inkoopafdeling, wat de snelheid van daadwerkelijke inkoop beïnvloedt en verdere vertragingen in het vervolg veroorzaakt.
ProcessMind meet nauwkeurig de verstreken tijd tussen het "Goedkeuren" van een inkoopaanvraag en de "Inkooporder aangemaakt vanuit aanvraag" event. Onze analyse belicht deze verborgen vertragingen in uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, identificeert operationele inefficiënties na goedkeuring en kansen om de overgang naar inkoop te versnellen.

Sommige inkoopaanvragen doorlopen meer goedkeuringsstappen dan nodig is, vaak als gevolg van complexe of verouderde workflowconfiguraties in SAP ECC. Deze overbodige stappen zorgen voor onnodige overhead, verlengen de doorlooptijden en verbruiken kostbare tijd van meerdere goedkeurders zonder proportionele waarde of controle toe te voegen, wat frustratie veroorzaakt.
ProcessMind visualiseert het complete goedkeuringstraject voor elke inkoopaanvraag, en identificeert gevallen waarin aanvragen door overbodige of buitensporige goedkeuringslagen navigeren. Wij helpen uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagworkflow te optimaliseren door kansen te benadrukken om onnodige stappen te consolideren of te elimineren, wat de efficiëntie verbetert.

Aanvragers kunnen het aanmaakproces van inkoopaanvragen in SAP ECC complex of onintuïtief vinden, wat leidt tot hoge wijzigingspercentages, onvolledige indieningen of afhankelijkheid van offline processen. Deze slechte gebruikerservaring kan de productiviteit verlagen, de trainingsbehoeften verhogen en uiteindelijk de initiële fase van de Purchase to Pay-cyclus vertragen, wat de moraal beïnvloedt.
ProcessMind kan activiteiten zoals "Inkoopaanvraag Aangemaakt" en "Inkoopaanvraag Gewijzigd" analyseren, samen met attributes zoals "Aanvrager" en "Afdeling", om patronen van gebruikersproblemen te identificeren. Door deze te correleren met latere procesproblemen in uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagstroom, lokaliseren we gebieden waar gebruikerstraining of systeemvereenvoudiging aanzienlijke voordelen kan opleveren.

Stakeholders, waaronder aanvragers en afdelingshoofden, missen vaak real-time inzicht in de huidige status van hun inkoopaanvragen binnen SAP ECC. Deze onzekerheid leidt tot frequente vragen, handmatige statuscontroles en een algemeen gebrek aan transparantie, wat frustratie veroorzaakt en het vertrouwen in het inkoopproces vermindert, met extra inspanning als gevolg.
ProcessMind biedt end-to-end transparantie van de levenscyclus van elke inkoopaanvraag. Door elke activiteit en het bijbehorende timestamp te volgen, bieden wij een duidelijk, actueel overzicht van de status van elke aanvraag in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, waardoor handmatige navragen worden verminderd en de communicatie tussen afdelingen verbetert.

Verschillende afdelingen of kostenplaatsen ervaren sterk variërende goedkeuringstijden voor aanvragen, wat duidt op inconsistenties in de workload-distributie, de responsiviteit van goedkeurders of de naleving van interne service level agreements. Deze dispariteit kan leiden tot interne frictie en ongelijke projectuitvoeringssnelheden binnen de organisatie, wat de billijkheid en efficiëntie beïnvloedt.
ProcessMind splitst de gemiddelde goedkeuring cycle times uit per "Afdeling" en "Kostenplaats" voor inkoopaanvragen in SAP ECC. We identificeren welke organisatie-eenheden consistent te maken hebben met langere wachttijden voor goedkeuring in uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, wat helpt bij het richten van interventies om de prestaties te standaardiseren en resource-onevenwichtigheden aan te pakken.

Het attribuut "Urgentieniveau" wordt vaak willekeurig toegepast op inkoopaanvragen, waardoor de betekenis ervan wordt verwaterd en kritieke items niet daadwerkelijk worden versneld. Deze overmatige markering kan leiden tot een "jongen die wolf riep"-scenario, waarbij daadwerkelijk urgente aanvragen hun prioriteit verliezen, wat inefficiënties en potentiële vertragingen voor essentiële inkoop kan veroorzaken.
ProcessMind analyseert de correlatie tussen het attribuut "Urgentieniveau" en de werkelijke verwerkingstijd van inkoopaanvragen. Wij identificeren of en wanneer urgente vlaggen daadwerkelijk leiden tot versnelde verwerking in uw SAP ECC Purchase to Pay - Inkoopaanvraagstroom, ontdekken misbruikpatronen en helpen bij het herdefiniëren of afdwingen van effectievere urgentiecriteria.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de duur vanaf de indiening van een aanvraag tot de definitieve goedkeuring ervan. Lange goedkeuringscycli vertragen direct de daaropvolgende inkoopactiviteiten, wat de projectplanningen, voorraadniveaus en operationele efficiëntie beïnvloedt. Dit bereiken betekent snellere toegang tot benodigde goederen en diensten, wat de algehele bedrijfsresponsiviteit verbetert.
ProcessMind onthult waar vertragingen optreden binnen de Purchase to Pay - Inkoopaanvraag goedkeuringsworkflow in SAP ECC, en identificeert knelpunten, stappen zonder toegevoegde waarde en specifieke goedkeurders of afdelingen die vertragingen veroorzaken. Door event logs te analyseren, kwantificeert het de werkelijke goedkeuringstijden, benadrukt het variaties en levert het data voor het herontwerpen van workflows voor optimale snelheid en efficiëntie.

Het verminderen van het aantal keren dat een inkoopaanvraag wordt gewijzigd na de initiële indiening is cruciaal voor efficiëntie. Frequente wijzigingen, vooral laat in het proces, zorgen voor aanzienlijke administratieve lasten, verlengen de verwerkingstijden en kunnen leiden tot fouten in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Het minimaliseren van herwerkingen zorgt ervoor dat aanvragen vanaf het begin correct zijn.
ProcessMind kan de volledige levenscyclus van elke inkoopaanvraag in SAP ECC visualiseren, en benadrukt hoe vaak aanvragen worden gewijzigd, in welke stadia en door wie. Het identificeert de grondoorzaken van deze wijzigingen, zoals onduidelijke vereisten of incorrecte initiële data-invoer, en biedt inzichten om de nauwkeurigheid vooraf te verbeteren en kostbare heen-en-weer revisies te verminderen.

Dit doel richt zich op het garanderen dat alle inkoopaanvragen strikt de vooraf gedefinieerde goedkeuringspaden en -beleid volgen binnen het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Non-compliance kan leiden tot ongeautoriseerde uitgaven, verhoogd risico en auditfouten. Het handhaven van compliance zorgt voor financiële controle en naleving van interne governancestandaarden.
ProcessMind biedt een duidelijke 'conformance checking' functionaliteit om werkelijke aanvraagstromen in SAP ECC te vergelijken met gedefinieerde doelmodellen of bedrijfsregels. Het markeert automatisch elk geval van non-compliance, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of afwijkingen van standaardpaden, waardoor gerichte corrigerende acties en verbeterde procesnaleving mogelijk worden.

Het streven naar een verlaging van het percentage inkoopaanvragen dat wordt afgewezen of ingetrokken, verbetert de resourcebenutting en versnelt de inkoop. Hoge afwijzingspercentages duiden op onderliggende problemen, zoals onvolledige informatie, beleidsschendingen of een disconnectie tussen aanvragers en goedkeurders in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Het verlagen van dit percentage bespaart tijd en moeite voor alle stakeholders.
ProcessMind analyseert de paden van afgewezen of ingetrokken aanvragen in SAP ECC, identificeert gemeenschappelijke patronen, redenen voor afwijzing en specifieke punten in de workflow waar problemen ontstaan. Het wijst de grondoorzaken aan, zoals specifieke afdelingen, aanvraagtypes of goedkeurders, waardoor gerichte training of procesaanpassingen mogelijk zijn om het slagingspercentage van de eerste goedkeuring te verbeteren.

Dit doel is gericht op het verbeteren van de nauwkeurigheid en volledigheid van data die in inkoopaanvragen wordt ingevoerd. Slechte datakwaliteit leidt tot fouten, herwerkingen en vertragingen in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces, wat de daaropvolgende inkoopactiviteiten en rapportage beïnvloedt. Betere datakwaliteit stroomlijnt de gehele inkoopstroom en waarborgt betrouwbare besluitvorming.
ProcessMind, door activiteit attributes binnen de SAP ECC Inkoopaanvraag data te analyseren, kan gevallen van ontbrekende of inconsistente data in verschillende stadia identificeren. Het kan benadrukken waar aanvragen frequent worden gewijzigd als gevolg van dataproblemen, waardoor organisaties maatregelen kunnen implementeren zoals verplichte velden, verbeterde gebruikerstraining of geautomatiseerde validatieregels om de data-integriteit te verbeteren.

Ervoor zorgen dat aanvragen die als urgent zijn gemarkeerd, aanzienlijk sneller worden verwerkt en goedgekeurd dan standaardaanvragen, is cruciaal voor het voldoen aan onmiddellijke zakelijke behoeften. Ineffectieve prioritering kan leiden tot gemiste deadlines, operationele verstoringen en verhoogde kosten binnen het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Dit doel garandeert dat kritieke verzoeken de aandacht krijgen die ze vereisen.
ProcessMind maakt gedetailleerde analyse van urgente versus niet-urgente aanvraagpaden in SAP ECC mogelijk, waarbij hun cycle times worden vergeleken en specifieke knelpunten worden geïdentificeerd die urgente verzoeken belemmeren. Het kan onthullen of urgentievlaggen correct worden gebruikt en of de bijbehorende versnelde workflows daadwerkelijk effectief zijn, wat data levert om prioriteringsmechanismen te optimaliseren en snelle verwerking voor kritieke items te waarborgen.

Dit doel richt zich op het verkleinen van het tijdsverschil tussen de definitieve goedkeuring van een inkoopaanvraag en de daaropvolgende aanmaak van een inkooporder. Vertragingen in dit overgangspunt kunnen de voordelen van een efficiënt goedkeuringsproces tenietdoen, waardoor de daadwerkelijke inkoop van goederen en diensten in het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagtraject wordt opgehouden. Snellere aanmaak van inkooporders vertaalt zich in snellere levering en kortere doorlooptijden.
ProcessMind kan specifiek de overgang van het event "Aanvraag Goedgekeurd" naar het event "Inkooporder Aangemaakt vanuit Aanvraag" binnen SAP ECC volgen. Het identificeert gemiddelde vertragingen, lokaliseert handmatige overdrachten, systeemintegratieproblemen of resourcebeperkingen die deze kritieke stap verlengen, en biedt inzichten om de aanmaak van inkooporders te stroomlijnen.

Dit doel is gericht op het identificeren en elimineren van overbodige of onnodige goedkeuringsstappen binnen het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Overmatig complexe of langdurige goedkeuringsworkflows leiden tot vertragingen, verhogen de administratieve last en kunnen frustratie veroorzaken zonder aanzienlijke waarde of controle toe te voegen. Het stroomlijnen van de workflow maakt het proces flexibeler en efficiënter.
ProcessMind ontdekt de werkelijke processtroom in SAP ECC, door alle genomen goedkeuringsstappen voor diverse aanvraagtypen te visualiseren. Het kan afwijkingen van standaardpaden detecteren en stappen identificeren die consistent tijd toevoegen zonder duidelijke rechtvaardiging, waardoor organisaties goedkeuringsmatrices kunnen evalueren en herontwerpen, overbodige fasen kunnen verwijderen en de totale doorlooptijd kunnen verbeteren.

Dit doel richt zich op het eenvoudiger en intuïtiever maken van de initiële aanmaak van inkoopaanvragen voor gebruikers. Moeilijke of verwarrende aanmaakprocessen leiden tot fouten, hoge wijzigingspercentages en gebruikersontevredenheid, wat uiteindelijk het begin van de Purchase to Pay - Inkoopaanvraaglevenscyclus vertraagt. Een gestroomlijnd aanmaakproces verbetert de gebruikersadoptie en de datakwaliteit vooraf.
ProcessMind analyseert de frequentie van specifieke activiteiten zoals "Aanvraag Gewijzigd" die kort na "Aanvraag Aangemaakt" optreden binnen SAP ECC. Het kan ook helpen specifieke gebruikersgroepen of aanvraagtypen te correleren met hogere percentages van herwerkingen of afwijzingen, wat gebieden aangeeft waar verbeteringen aan de gebruikersinterface, betere training of begeleide formulieren het initiële invoerproces zouden kunnen vereenvoudigen.

Dit doel is gericht op het bieden van real-time, duidelijk inzicht aan alle stakeholders in de huidige status en voortgang van elke inkoopaanvraag. Beperkte zichtbaarheid veroorzaakt onzekerheid, onnodige navragen en vertragingen in de besluitvorming binnen het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Verbeterde zichtbaarheid versterkt gebruikers en verbetert de communicatie tussen afdelingen.
ProcessMind biedt een uitgebreid, datagedreven overzicht van het traject van elke inkoopaanvraag door SAP ECC, van aanmaak tot goedkeuring en verder. Het visualiseert de huidige status, eerdere activiteiten en toekomstige stappen, waardoor organisaties dashboards en rapportagetools kunnen bouwen die transparante, real-time tracking bieden, handmatige statuscontroles verminderen en de betrokkenheid van stakeholders verbeteren.

Dit doel is gericht op het verminderen van de aanzienlijke variaties in goedkeuringstijden van aanvragen die worden waargenomen in verschillende afdelingen. Inconsistente goedkeuringssnelheden kunnen ongelijkheden creëren, aanvragers frustreren en onvoorspelbaarheid introduceren in het algehele Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces. Het standaardiseren van deze tijden zorgt voor eerlijkheid en consistente operationele efficiëntie.
ProcessMind maakt een directe vergelijking mogelijk van de goedkeuringscyclustijden voor aanvragen die door verschillende afdelingen of kostenplaatsen in SAP ECC stromen. Het identificeert welke afdelingen consistent langere goedkeuringsduren ervaren of hogere afkeuringspercentages hebben, en levert de data die nodig is om grondoorzaken te onderzoeken en best practices of training te implementeren om een uniformere prestatie binnen de organisatie te bereiken.

Dit doel richt zich op het verifiëren dat het attribuut "Urgentieniveau" op inkoopaanvragen daadwerkelijk resulteert in snellere verwerking en goedkeuring. Als urgente vlaggen worden gebruikt maar aanvragen niet sneller door het systeem bewegen, is het mechanisme ineffectief, wat leidt tot valse verwachtingen en potentiële bedrijfsstoringen binnen het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces.
ProcessMind vergelijkt direct de gemiddelde doorlooptijden van aanvragen gemarkeerd met verschillende urgentieniveaus in SAP ECC. Het identificeert of werkelijk urgente items sneller worden verwerkt dan standaarditems, en zo niet, waar de storing optreedt. Deze analyse helpt om gebruikers opnieuw te onderwijzen over het juiste gebruik van urgentievlaggen of om workflows opnieuw te configureren om ervoor te zorgen dat versnelde paden daadwerkelijk worden geïmplementeerd en effectief zijn.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Inkoopaanvraag

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel template, specifiek ontworpen voor Purchase to Pay Inkoopaanvraag-analyse in SAP ECC. Deze template biedt de juiste structuur voor uw historische procesdata.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template zorgt ervoor dat uw data uniform gestructureerd is, wat een accurate en snelle opname in ProcessMind voor analyse mogelijk maakt.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel template, klaar om gevuld te worden met uw SAP ECC Inkoopaanvraag data.

UW ONTDEKKINGEN

Ontdek P2P-Aanvraagonvolkomenheden in SAP ECC Direct

ProcessMind biedt een duidelijke visuele kaart van uw P2P Inkoopaanvraagproces. Ontdek waar vertragingen optreden, goedkeuringen achterblijven en compliance-lacunes bestaan binnen uw SAP ECC-omgeving.
  • Visualiseer de end-to-end aanvraagflow
  • Lokaliseer knelpunten en vertragingen in goedkeuringen
  • Identificeer direct beleids-non-compliance
  • Optimaliseer doorlooptijden en verlaag kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare impact op de efficiëntie van inkoopaanvragen

Onze process mining-oplossing helpt organisaties knelpunten in hun Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces te identificeren en elimineren. Dit leidt tot aanzienlijke verbeteringen in doorlooptijden, compliance en kostenefficiëntie. Door SAP ECC-data op het niveau van de Inkoopaanvraag ID te analyseren, onthullen we verborgen inefficiënties en bieden we bruikbare inzichten.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde reductie in goedkeuringstijd voor aanvragen

Door knelpunten te identificeren en te elimineren, verkorten organisaties de tijd die nodig is voor de goedkeuring van een aanvraag aanzienlijk. Dit verbetert de efficiëntie en versnelt het gehele inkoopproces.
0 %
Verlaagde Herstelpercentages

Afname in aanvraagwijzigingen

Het identificeren van de grondoorzaken van wijzigingen in aanvragen, zoals datakwaliteitsproblemen of onduidelijke vereisten, maakt procesverbeteringen mogelijk die herwerkingen en gerelateerde kosten minimaliseren.
0 %
Verbeterde compliance

Verbetering in conformiteit met de goedkeuringsworkflow

Process mining onthult afwijkingen van standaard goedkeuringsbeleid, waardoor organisaties compliance kunnen afdwingen, auditrisico's kunnen verminderen en naleving van interne controles kunnen waarborgen.
~ 0 days
Snellere Inkooporder Generatie

Verkorte tijd tot aanmaak Inkooporder

Het versnellen van de overgang van een goedgekeurde aanvraag naar een inkooporder verbetert de algehele doorlooptijden van de inkoop, waardoor goederen en diensten sneller worden verkregen.
0 %
Lagere afwijzingspercentages

Percentage afname in afgewezen aanvragen

Inzicht in waarom aanvragen worden afgewezen, bijvoorbeeld door non-compliance met beleid of onjuiste artikelverzoeken, maakt gerichte interventies mogelijk om de kwaliteit van indieningen te verbeteren en verspilde moeite te verminderen.

De resultaten variëren op basis van `procescomplexiteit`, `datakwaliteit` en `organisatorische context`. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij diverse implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een inkoopaanvraagdocument.

Het belang

Dit is de kern-identifier die alle gerelateerde proces-events met elkaar verbindt tot één case, waardoor end-to-end procesanalyse mogelijk wordt.

De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek tijdstip heeft plaatsgevonden.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie van proceskaarten en de analyse van processtroomvariaties mogelijk maakt.

De timestamp waarop de activiteit heeft plaatsgevonden.

Het belang

Dit timestamp is essentieel voor het berekenen van alle duurtes, het analyseren van procesprestaties en het ontdekken van tijdgerelateerde knelpunten.

De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Koppelt activiteiten aan specifieke individuen, wat analyse van gebruikersprestaties, workload, compliance en trainingsbehoeften mogelijk maakt.

De afdeling van de aanvrager of het kostenplaats dat gekoppeld is aan de aanvraag.

Het belang

Maakt prestatievergelijking tussen business units mogelijk, waarbij afdelingsspecifieke knelpunten en procesinconsistenties worden belicht.

De huidige verwerkingsstatus van de inkoopaanvraag.

Het belang

Het definieert de uitkomst van een aanvraag, wat cruciaal is voor het analyseren van slagingspercentages, afwijzingsredenen en proces-endpoints.

Een classificatie die het type en de kenmerken van de inkoopaanvraag bepaalt.

Het belang

Maakt de segmentatie van aanvragen in verschillende procescategorieën mogelijk, wat een nauwkeurigere en relevantere analyse ondersteunt.

De totale monetaire waarde van alle items in de inkoopaanvraag.

Het belang

Helpt procesgedrag te correleren met financiële impact, wat essentieel is voor risicoanalyse en het begrijpen van goedkeuringscomplexiteit.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de initiële aanmaak en opslag van een inkoopaanvraag door een gebruiker. Het event wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuw record wordt gegenereerd in de EBAN-tabel, met de aanmaakdatum en -tijd geregistreerd.

Het belang

Als startpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de totale duur van de aanvraaglevenscyclus en het analyseren van de aanmaak-throughput. Het helpt te identificeren wie aanvragen aanmaakt en wanneer.

Deze activiteit duidt erop dat de aanvraag de formele goedkeuringsworkflow is binnengegaan. Het wordt doorgaans afgeleid wanneer de status van de aanvraag verandert en een initiële vrijgave of goedkeuringsactie vereist is op basis van de geconfigureerde vrijgavestrategie.

Het belang

Dit markeert het begin van de goedkeuringscyclustijd, een kritieke KPI voor het meten van procesefficiëntie. Het begrijpen van dit punt helpt vertragingen tussen aanmaak en het begin van formele goedkeuringen te isoleren.

Deze mijlpaalactiviteit betekent dat de inkoopaanvraag alle vereiste goedkeuringsstappen succesvol heeft doorlopen. Het wordt afgeleid wanneer de uiteindelijke vrijgavecode wordt toegepast en de algehele vrijgave-indicator (FRGZU) in de EBAN-tabel op een goedgekeurde status wordt ingesteld.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de inkoopfasemarkeert. Het is essentieel voor het berekenen van de totale goedkeuringstijd-KPI en het meten van overdrachtsvertragingen naar de aanmaak van inkooporders.

Dit is een terminale activiteit waarbij de inkoopaanvraag definitief wordt afgewezen en niet verder kan. Het wordt afgeleid wanneer de vrijgave-indicator in de EBAN-tabel door een goedkeurder op een definitief afgewezen status wordt ingesteld.

Het belang

Deze activiteit is een belangrijk proceseindpunt en cruciaal voor het berekenen van de Requisition Rejection Rate KPI. Het analyseren van deze cases helpt de redenen voor inkoopfalen en verspilling te begrijpen.

Dit is een terminale activiteit waarbij de aanmaker of een geautoriseerde gebruiker het aanvraagitem annuleert door een verwijderingsvlag in te stellen. Deze actie wordt expliciet vastgelegd en geeft aan dat de zakelijke behoefte niet langer geldig is of per abuis is aangemaakt.

Het belang

Dit is een cruciaal faal-eindpunt voor het proces, essentieel voor het berekenen van het intrekkingspercentage. Hoge percentages kunnen wijzen op lange goedkeuringstijden die gebruikers dwingen aanvragen te annuleren, of systemische problemen met vraagplanning.

Deze activiteit markeert de succesvolle conversie van een goedgekeurde inkoopaanvraag naar een inkooporderdocument. Het event wordt voor de aanvraag afgeleid door een overeenkomstig inkooporderitem te vinden dat ernaar verwijst.

Het belang

Als de primaire succesvolle uitkomst, sluit deze activiteit het aanvraagproces af en begint de inkoopfase. De tijd tussen 'Aanvraag goedgekeurd' en dit event is een belangrijke KPI voor het meten van de handoff-efficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs om de werkelijke stroom van uw inkoopaanvraagproces in SAP ECC te visualiseren. Het identificeert afwijkingen van standaardpaden, ontdekt knelpunten zoals lange goedkeuringscycli, en belicht gebieden voor efficiëntiewinst. Dit stelt u in staat om workflows te optimaliseren, herwerkingen te verminderen en compliance te waarborgen.

Om het inkoopaanvraagproces nauwkeurig in kaart te brengen, heeft u doorgaans event log data nodig uit relevante SAP ECC-tabellen. Belangrijke informatie omvat de Inkoopaanvraag ID als de case identifier, activiteitsnamen, timestamps voor elke activiteit en de verantwoordelijke gebruiker. Aanvullende attributes zoals aanvraagtype of afdeling kunnen de analyse verrijken.

Data-extractie uit SAP ECC voor Process Mining omvat vaak standaard SAP-tools, custom reports of connectors die specifiek zijn ontworpen voor event log retrieval. Het doel is om een flat file, meestal CSV, te verkrijgen die alle relevante proces-events in een gestructureerd formaat bevat. Dit zorgt ervoor dat de chronologische reeks van activiteiten correct kan worden gereconstrueerd.

Door inefficiënties bloot te leggen, kunt u verwachten de goedkeuring cycle times van aanvragen te verkorten en wijzigings-rework te minimaliseren. Process Mining helpt om een betere compliance met goedkeuringsbeleid te waarborgen en verlaagt afwijzingspercentages. Uiteindelijk leidt dit tot een gestroomlijnder en transparanter Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken worden verkregen na succesvolle data-extractie en ingestie in een Process Mining tool. Uitgebreide analyse en de identificatie van concrete verbeterpunten nemen doorgaans langer in beslag, afhankelijk van de complexiteit van het proces en de beschikbare resources voor onderzoek. De snelheid hangt ook af van de datakwaliteit.

Nee, process mining gaat verder dan traditionele rapportage door de werkelijke end-to-end processtroom te reconstrueren op basis van eventdata. Waar rapportage toont "wat er gebeurde", onthult process mining "hoe en waarom het gebeurde" door procesvarianten te visualiseren en grondoorzaken van afwijkingen te identificeren. Het biedt een dynamisch overzicht van uw proces, niet slechts statische metingen.

Hoewel toegewijde experts inzichten kunnen versnellen, zijn veel process mining tools ontworpen voor business analysts met enige training. De initiële setup en complexe analyses kunnen baat hebben bij specialistische kennis, maar dagelijkse monitoring en basis drill-downs kunnen vaak door proceseigenaren worden afgehandeld. Training is essentieel voor effectief gebruik.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot uw SAP ECC-systeem om de benodigde event log data te extraheren. Dit omvat doorgaans veilige data-overdrachtsmechanismen en voldoende opslagruimte voor de geëxtraheerde bestanden. Een process mining softwareplatform, zowel cloud-gebaseerd als on-premise, is ook vereist voor analyse en visualisatie.

Ontgrendel P2P-Aanvraag Efficiëntie, Start Uw Proefperiode Nu

Lokaliseer en los P2P knelpunten op, en verkort de doorlooptijd met 30% of meer.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, gratis 14 dagen toegang