> Continue verbetering > Debiteurenbeheer > Microsoft Dynamics 365

Verbeter uw debiteurenbeheer

Uw 6-stappenplan voor Microsoft Dynamics 365
Download datatemplate
Verbeter uw debiteurenbeheer
Uitdagingen (10) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer uw debiteurenbeheer in Microsoft Dynamics 365

Process mining identificeert verborgen knelpunten in uw financiële workflows die betalingsvertragingen veroorzaken. Door elke stap van de cyclus te analyseren, kunt u precies vinden waar frictie optreedt en geschillen sneller oplossen. Deze transparantie helpt uw team de cashflow te verbeteren door elke fase van de grootboeklevenscyclus te stroomlijnen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het Strategisch Belang van Optimalisatie van Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is de levensader van elke organisatie, aangezien het direct van invloed is op de liquiditeit en het vermogen om te herinvesteren in groei. Binnen Microsoft Dynamics 365 Finance kan de complexiteit van het beheren van duizenden klantfacturen verspreid over diverse bedrijfsonderdelen en regio's vaak leiden tot een gebrek aan transparantie. Wanneer uw factuur-tot-kascyclus inefficiënt is, reiken de gevolgen veel verder dan een late betaling. U krijgt te maken met hogere financieringskosten, grotere risico's op dubieuze debiteuren en een gespannen relatie met klanten die gefrustreerd kunnen raken door factuuronjuistheden of trage geschillenbeslechting. Het optimaliseren van dit proces gaat over meer dan alleen het versnellen van incasso's; het gaat om het creëren van een voorspelbare, schaalbare en professionele financiële bedrijfsvoering. Door te focussen op procesoptimalisatie zorgt u ervoor dat kapitaal niet onnodig vastzit in onbetaalde facturen, waardoor uw organisatie wendbaar blijft in een concurrerende markt.

Dynamics 365 data ontsluiten met Process Mining

Microsoft Dynamics 365 legt een schat aan informatie vast binnen zijn Grootboek- en Debiteurenmodules, maar deze data wordt vaak door een statische lens bekeken. Standaardrapporten vertellen u wellicht welke facturen te laat zijn, maar verklaren zelden waarom de vertraging optrad of waar de verstoring in de workflow plaatsvond. Process mining verandert deze dynamiek door de digitale sporen, achtergelaten in de Grootboek- en financiële dimensietabellen, te extraheren om de gehele levenscyclus van elke factuur te reconstrueren. Deze technologie biedt een transparant beeld van hoe het werk daadwerkelijk verloopt, in plaats van hoe het is gedocumenteerd in een handleiding. U ziet de realtime beweging vanaf het moment dat een factuur wordt aangemaakt tot de uiteindelijke bankvereffening, waarbij elke omweg, handmatige aanpassing en wachttijd wordt geïdentificeerd. Deze zichtbaarheid stelt financeleiders in staat om van anekdotisch bewijs naar datagedreven besluitvorming te gaan, zodat inspanningen om de doorlooptijd te verbeteren gericht zijn op de daadwerkelijke knelpunten.

Gerichte verbeterpunten voor financiële efficiëntie

Er zijn verschillende belangrijke gebieden waar process mining kansen voor aanzienlijke verbetering onthult binnen de debiteurencyclus. Eén van de meest voorkomende knelpunten is het geschillenbeheerproces. Wanneer een factuur wordt betwist, verdwijnt het vaak in een wirwar van e-mails en handmatige statusupdates. Door de flow in Dynamics 365 te analyseren, kunt u identificeren of geschillen in een bepaalde fase blijven hangen, zoals in afwachting van interne goedkeuring of een creditnota. Een ander cruciaal gebied is de fase van betalingsverwerking en afstemming. Als uw team handmatig bankafschriften afstemt met grootboekboekingen, verliest u waardevolle tijd die besteed zou kunnen worden aan waardevolle analyse. Process mining helpt patronen te identificeren in mislukte geautomatiseerde matches, waardoor u uw boekingsregels kunt verfijnen en uw auto-match percentages kunt verhogen. Tot slot kunt u de effectiviteit van uw incassostrategieën evalueren door te volgen hoe verschillende klantsegmenten reageren op diverse herinneringsfrequenties, wat leidt tot een meer gepersonaliseerde en effectieve benadering van incasso's.

Meetbare resultaten van een gestroomlijnd debiteurenproces

De belangrijkste succesindicator voor debiteurenbeheer is de reductie van Days Sales Outstanding, vaak aangeduid als DSO. Door het proces te stroomlijnen en onnodige obstakels weg te nemen, kunt u dit getal aanzienlijk verlagen, wat direct resulteert in een verbeterde cashflow. Naast de financiële metrics zult u een aanzienlijke verbetering zien in operationele efficiëntie. Wanneer u overbodige stappen elimineert en routinetaken automatiseert, kan uw financeteam zijn focus verleggen van administratieve data-invoer naar strategisch financieel management. Compliance wordt ook gemakkelijker te handhaven, aangezien process mining een compleet, onveranderlijk audit trail van elke transactie biedt. Dit detailniveau is van onschatbare waarde tijdens jaarafsluitingsaudits of bij het onderzoeken van specifieke klantaccountgeschiedenissen, omdat het ervoor zorgt dat elke actie die binnen Microsoft Dynamics 365 wordt ondernomen volledig gedocumenteerd en transparant is.

Begin uw reis naar financiële excellentie

Het transformeren van uw debiteurenproces vereist geen complete revisie van uw bestaande systemen. In plaats daarvan begint het met een helder begrip van uw huidige situatie. Door gebruik te maken van de data die al is opgeslagen in uw Microsoft Dynamics 365-omgeving, kunt u uw processen in kaart brengen en het laaghangend fruit voor optimalisatie identificeren. Begin door u te richten op een specifieke business unit of een klantsegment met hoog volume om directe resultaten te zien. Naarmate u inzicht krijgt in de knelpunten en afwijkingen die het meest frequent voorkomen, kunt u gerichte wijzigingen implementeren en hun impact in real-time monitoren. Deze iteratieve aanpak zorgt ervoor dat uw optimalisatie-inspanningen altijd zijn afgestemd op uw bedrijfsdoelstellingen, leidend tot een veerkrachtiger en efficiënter financieel traject.

Debiteurenbeheer factuurlevenscyclus kasboekverwerking gemiddelde incassoduur incassobeheer kredietbeheer financiële afstemming

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Wanneer klanten een factuur betwisten, stagneert het oplossingsproces vaak binnen interne afdelingen, wat leidt tot aanzienlijke vertragingen in de cashrealisatie. Deze stagnatie verhoogt de leeftijd van openstaande vorderingen en voorkomt dat financiële teams de cashflow nauwkeurig kunnen voorspellen, omdat betwiste bedragen wekenlang onzeker blijven.

Frequente aanpassingen en creditnota's die worden uitgegeven nadat een factuur is verzonden, wijzen op onderliggende problemen met datanauwkeurigheid of prijsfouten. Deze handmatige interventies kosten waardevolle administratieve tijd en zorgen voor een verwarrende ervaring voor de klant, waardoor de uiteindelijke afwikkeling van het resterende saldo vaak wordt vertraagd.

Zelfs nadat een klant heeft betaald, kunnen vertragingen bij het matchen van die betaling met de openstaande factuur leiden tot onnauwkeurige ouderdomsrapporten. Dit gebrek aan real-time inzicht resulteert vaak in onnodige incassopogingen voor reeds afgehandelde facturen, wat de klantrelaties schaadt.

Organisatorische vertragingen bij het verwerken van inkomende betalingen of het oplossen van kleine discrepanties kunnen ertoe leiden dat klanten hun kortingstermijnen missen. Wanneer klanten het gevoel hebben dat ze recht hadden op een korting, maar werden benadeeld door trage interne verwerking, leidt dit tot frictie en verdere betalingsvertragingen.

Facturen die in een aangemaakte status blijven hangen zonder te zijn verzonden, vertegenwoordigen een directe vertraging in de start van de betalingscyclus. Elke dag dat een factuur intern blijft, telt mee voor de days sales outstanding (DSO) en komt neer op een renteloze lening aan de klant voordat de termijn zelfs maar begint.

Het versturen van betalingsherinneringen voor facturen die al betaald zijn maar nog niet in het systeem zijn afgeboekt, is een grote bron van klantfrustratie. Deze fout duidt op een storing in de communicatie tussen de bank en het grootboek, waardoor het incassoproces er ongeorganiseerd en onprofessioneel uitziet.

Wanneer klanten regelmatig in kleine deelbetalingen betalen in plaats van het volledige factuurbedrag, verhoogt dit de administratieve last van reconciliatie aanzienlijk. Het beheren van meerdere grootboekposten voor één factuur leidt tot een rommelige grootboekrekening en verhoogt de kans op boekhoudkundige fouten.

Variabiliteit in de manier waarop individuele incassomedewerkers achterstallige rekeningen afhandelen, leidt tot een onvoorspelbare cashflow en ongelijke klantervaringen. Sommige medewerkers volgen te agressief op, terwijl anderen kritieke stappen in de herinneringsreeks overslaan, wat resulteert in gemiste incassodoelen.

Facturen blijven vaak hangen in een status waarin een klant heeft beloofd te betalen, maar er nooit geld wordt ontvangen. Zonder rigoureuze opvolging van deze toezeggingen raakt het overzicht van openstaande posten opgeblazen met onrealistische verwachtingen, wat het werkelijke risico op oninbare vorderingen verhult.

Een grote afhankelijkheid van handmatige verwerkingsprocessen vertraagt de volledige cash applicatiecyclus en verhoogt de operationele kosten per factuur. Wanneer financiële medewerkers bankafschriften handmatig moeten matchen met grootboekposten, neemt het risico op verkeerde toewijzing en menselijke fouten aanzienlijk toe.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het versnellen van geschillen is cruciaal voor de cashflow. Wanneer geschillen voortslepen, blijft het geld buiten de boeken en kan dit de klantrelaties negatief beïnvloeden. Een snelle oplossing hiervan zorgt ervoor dat de organisatie de liquiditeit behoudt en het risico op dubieuze debiteuren vermindert, terwijl tegelijkertijd een betere klantervaring wordt geboden.\n\nProcessMind visualiseert de levenscyclus van elk geschil in Microsoft Dynamics 365 Finance. Het belicht waar cases vastlopen in de 'under review' status, waardoor managers knelpunten kunnen identificeren en geautomatiseerde alerts kunnen instellen om het oplossingsproces gaande te houden. Door deze vertragingen te verminderen, kunnen bedrijven een aanzienlijke verkorting zien van de gemiddelde ouderdom van openstaande vorderingen.

Elke dag dat een factuur op verzending wacht, voegt een dag toe aan de betalingscyclus. Het verkleinen van de kloof tussen aanmaak en verzending verlaagt direct de days sales outstanding en verbetert de algehele cash conversion cycle voor het bedrijf. Snelle verzending zorgt ervoor dat klanten hun facturatiegegevens ontvangen terwijl de dienst of levering nog vers in hun geheugen ligt.

Door de verstreken tijd tussen de GeneralJournal-boeking en de verzendactiviteit te analyseren, identificeert onze tool de hoofdoorzaken van vertragingen. U kunt specifieke klantsegmenten of bedrijfsonderdelen opsporen waar de verzending achterblijft, waardoor gerichte procescorrecties binnen Microsoft Dynamics 365 mogelijk zijn om ervoor te zorgen dat facturen klanten zo snel mogelijk bereiken.

Het herhaaldelijk verwerken van deelbetalingen verhoogt de administratieve overhead en introduceert potentiële fouten in het grootboek. Streven naar volledige betaling bij het eerste contact verlaagt de verwerkingskosten en zorgt voor een duidelijkere financiële verklaring. Dit doel is erop gericht klanten tot volledige afwikkelingen te bewegen, wat de afstemming vereenvoudigt en het aantal openstaande posten vermindert.

We volgen het volume van deelbetalingen versus volledige afwikkelingen om patronen in klantgedrag te ontdekken. ProcessMind helpt u betalingsvoorwaarden of kredietbeoordelingen in Microsoft Dynamics 365 aan te passen om volledige betalingen aan te moedigen, waardoor de handmatige afstemmingsinspanning aanzienlijk wordt verminderd en de betrouwbaarheid van uw cashflowprognoses wordt verbeterd.

Het aanbieden van vroegbetalingskortingen is alleen effectief als het interne proces snel genoeg is om deze te ondersteunen. Het missen van deze deadlines leidt tot gederfde inkomsten en inefficiënt gebruik van kredietvoorwaarden. Tijdige verwerking zorgt ervoor dat uw bedrijf deze incentives kan benutten voor een betere cashflow en sterkere financiële relaties met klanten kan opbouwen.

Ons platform monitort de geldigheidstermijn voor kortingen ten opzichte van de daadwerkelijke verrekeningsdata. Het identificeert de knelpunten die tijdige verrekening verhinderen, zoals trage afstemming van bankafschriften, waardoor u workflows in Microsoft Dynamics 365 kunt optimaliseren om elke kortingsdeadline te halen en uw financiële rendement te maximaliseren.

Handmatig matchen van bankafschriften met openstaande facturen is een aanzienlijke productiviteitslek. Door dit proces te stroomlijnen met automatisering en betere data visibility vermindert de tijd die accountants besteden aan repetitieve taken en verbetert de nauwkeurigheid in het Grootboek. Sneller afstemmen betekent dat uw financiële positie altijd up-to-date is en een getrouw beeld geeft van het werkelijke kassaldo.

ProcessMind brengt het pad in kaart van ontvangst van het bankafschrift tot de uiteindelijke matching in Microsoft Dynamics 365. Door exact aan te wijzen waar handmatige interventie veelvuldig nodig is, kunt u uw matchingregels verfijnen en de geautomatiseerde vereffening verhogen, wat de afstemmingstijd vaak met meer dan 40 procent verkort.

Frequente creditnota's duiden vaak op onderliggende problemen met de factuurnauwkeurigheid of orderafhandeling. Het verminderen van de noodzaak voor deze aanpassingen bespaart tijd, voorkomt omzetverlies en zorgt ervoor dat de initiële factuur meteen correct is. Dit leidt tot een hogere operationele efficiëntie en minder frictie tijdens het incassoproces.

We analyseren de frequentie en oorzaak van de uitgifte van creditnota's bij verschillende verkoopvertegenwoordigers en klantsegmenten. Dit inzicht stelt u in staat om de bron van facturatiefouten in de LedgerEntry records aan te pakken, wat leidt tot een stabielere en voorspelbaardere inkomstenstroom en een vermindering van de administratieve last voor uw financiële team.

Inconsistente workflows van verschillende incassomedewerkers of bedrijfsonderdelen leiden tot een onvoorspelbare cashflow en klantverwarring. Het standaardiseren van deze processen zorgt voor een professionele klantervaring en betrouwbaardere financiële prognoses. Wanneer elke medewerker het meest efficiënte pad volgt, profiteert de hele organisatie van verhoogde productiviteit.

Met behulp van process mining kunt u de prestaties van verschillende incassomedewerkers vergelijken met een gedefinieerd optimaal pad. ProcessMind identificeert afwijkingen van de standaard workflow in Microsoft Dynamics 365, en helpt u personeel te trainen en best practices af te dwingen om consistente resultaten te bereiken in alle wereldwijde activiteiten.

Het versturen van betalingsherinneringen voor reeds afgehandelde facturen schaadt het klantvertrouwen en verspilt interne middelen. Door ervoor te zorgen dat herinneringen perfect getimed zijn met actuele betalingsdata, verbetert u de efficiëntie van het creditmanagementteam en verhoogt u de klanttevredenheid. Dit doel richt zich op precisie in communicatie om een positief merkimago te behouden.\n\nOnze analyse koppelt betalingsboekingsactiviteiten rechtstreeks aan het versturen van herinneringen. Door gevallen te identificeren waarin herinneringen werden verzonden nadat een betaling was ontvangen, maar voordat deze was afgehandeld, kunt u uw synchronisatielogica in Microsoft Dynamics 365 aanpassen om overbodige communicatie te elimineren en uw inspanningen te richten op echt achterstallige rekeningen.

Een betalingsbelofte is alleen waardevol als deze resulteert in daadwerkelijke cash. Het monitoren van de tijd die facturen in deze status doorbrengen en de conversie naar volledige betaling helpt het incassoteam hun inspanningen te richten op risicovolle accounts. Het verbeteren van deze conversie draagt direct bij aan een voorspelbaardere en gezondere cashflow.

ProcessMind volgt de duur en uitkomst van elke betalingsbelofte-status in realtime. Deze zichtbaarheid stelt u in staat om te identificeren welke klantprofielen hun beloften vaak niet nakomen, waardoor u strengere kredietcontroles of agressievere opvolgstrategieën kunt implementeren binnen uw Microsoft Dynamics 365-omgeving.

Handmatige interventie bij vereffeningstaken verhoogt het risico op menselijke fouten en vertraagt het gehele financiële afsluitproces. Hoge automatiseringsgraden zorgen ervoor dat betalingen correct worden toegewezen en dat het grootboek de werkelijke financiële positie in real-time weerspiegelt. Dit vermindert de druk op de financiële afdeling tijdens drukke einde-maandperiodes.

Wij meten de verhouding tussen geautomatiseerde en handmatige vereffeningsactiviteiten binnen Microsoft Dynamics 365 Finance. ProcessMind licht de specifieke factuurtypen of betaalmethoden uit die de meeste handmatige inspanning vereisen, en biedt een duidelijke routekaart voor verdere automatisering en procesverfijning om de handmatige arbeidskosten te verlagen.

Accurate facturatie is de basis van een gezond debiteurenbeheerproces. Door fouten in klantnamen, bedragen en belastingcodes te verminderen, voorkomt u geschillen al voordat ze ontstaan en zorgt u ervoor dat betalingen op tijd en volledig worden ontvangen. Deze proactieve aanpak bespaart talloze uren die anders aan correcties en herbewerking zouden worden besteed.

Door de benodigde herbewerking van facturen voordat ze worden afgehandeld te analyseren, identificeert ProcessMind veelvoorkomende gegevensinvoerfouten of systeemconfiguratieproblemen. Deze datagestuurde aanpak stelt u in staat om validatiecontroles te implementeren in Microsoft Dynamics 365, zodat elke verzonden factuur vanaf het begin correct en conform is.

Hoge verwerkingskosten tasten de winstmarges aan en duiden op inefficiëntie. Door overbodige stappen in de debiteurencyclus te identificeren en te elimineren, kunnen organisaties hun operationele kosten aanzienlijk verlagen met behoud van een hoog serviceniveau. Het verlagen van de kosten per factuur zorgt voor een schaalbaardere en winstgevendere financiële operatie.

Ons platform berekent de totale tijd en middelen die aan elke factuur worden besteed door de activity logs in Microsoft Dynamics 365 te analyseren. ProcessMind onthult de verborgen kosten van complexiteit en handmatige handelingen, en levert het bewijs dat nodig is om het hele end-to-end proces te stroomlijnen en meetbare kostenbesparingen te realiseren.

Debiteurenbeheer verbeteren in Microsoft Dynamics 365

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Toegang tot de Excel template die specifiek is gekoppeld aan Microsoft Dynamics 365 Finance-modules zoals General Ledger en Financial Dimensions.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van een gestandaardiseerde structuur zorgt ervoor dat uw financiële data naadloos integreert met process mining-algoritmen voor accurate analyses.

Verwacht resultaat

Een vooraf opgemaakt template, klaar voor uw AR-transactiedata.

UW AR-INZICHTEN

Visualiseer Uw Volledige Debiteurenproces

ProcessMind biedt een uitgebreide kaart van uw factuurlevenscyclus binnen Microsoft Dynamics 365, waarbij elke afwijking van uw standaard grootboekprocedures wordt benadrukt. U krijgt een helder beeld van hoe klantbetalingen door uw organisatie bewegen om te ontdekken waar incasso's stagneren.
  • Breng uw complete factuurlevenscyclus in kaart
  • Knelpunten in geschillenbeslechting opsporen
  • Identificeer de grondoorzaken van betalingsvertragingen
  • Monitor incasso-KPI's in real-time
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Efficiëntie van debiteurenbeheer transformeren

Door de volledige levenscyclus van het Factuurnummer binnen Microsoft Dynamics 365 te analyseren, kunnen organisaties verborgen knelpunten blootleggen en hun incassoworkflows stroomlijnen.

0 %
Kortere Factuurcycli

Gemiddelde afname van het aantal dagen tot afhandeling

Het stroomlijnen van het pad van factuurcreatie naar definitieve afhandeling helpt werkkapitaal sneller vrij te maken door administratieve vertragingen te elimineren.
~ 0 %
Minder handmatige vereffening

Afname van handmatige tussenkomsten

Het optimaliseren van afstemmingsinstellingen in Microsoft Dynamics 365 vermindert de benodigde arbeid voor bankafschriftmatching en geautomatiseerde vereffening.
+ 0 %
Hogere 'First-Pass Rates'

Verbetering van de factuurnauwkeurigheid

Het verminderen van herwerk en creditnota's zorgt ervoor dat facturen de eerste keer correct worden betaald, wat de noodzaak van kostbare handmatige correcties voorkomt.
0 days
Snellere geschillenbeslechting

Verkorting van de oplossingstijd

Het identificeren van bottlenecks in de geschillen-workflow stelt teams in staat om klantproblemen sneller op te lossen, wat de cash conversion cycle direct verbetert.
0 %
Verbeterd klantvertrouwen

Minder overbodige betalingsherinneringen

Het synchroniseren van bankafhandeling met communicatie workflows voorkomt de frictie van het versturen van betalingsherinneringen voor facturen die al door de klant zijn afgehandeld.
+ 0 %
Meer korting benut

Benutting van besparingen door vroegtijdige betaling

Het versnellen van de interne verwerking van betalingen zorgt ervoor dat meer facturen binnen de kortingsperiode worden afgehandeld om financiële voordelen te maximaliseren.

De resultaten variëren op basis van procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij standaard implementaties.

Aanbevolen data

Start uw analyse met deze belangrijke activiteiten en attributen om een duidelijke proceskaart te creëren.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor het financiële factuurdocument.

Het belang

Het is de fundamentele analyse-eenheid voor debiteurenbeheer, waardoor de process mining engine afzonderlijke events kan groeperen tot een samenhangende case.

De specifieke event of taak die op de factuur is uitgevoerd.

Het belang

Het definieert de knooppunten in de proceskaart en maakt analyse van processtromen en variantendetectie mogelijk.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Het belang

Timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van alle tijdsgebonden KPI's, zoals Invoice Cycle Time en Dispatch Lead Time.

De unieke identificatie of het rekeningnummer van de klant.

Het belang

Essentieel voor het identificeren van risicovolle klanten en het segmenteren van prestaties per klant.

De classificatie of het segment waartoe de klant behoort.

Het belang

Maakt de vergelijking van procesprestaties over verschillende marktsegmenten mogelijk.

Het totale factuurbedrag.

Het belang

Cruciaal voor financiële impactanalyse en het identificeren van knelpunten met hoge impact.

De datum waarop de betaling naar verwachting zal worden ontvangen.

Het belang

Fundamenteel voor het berekenen van de On Time Payment Rate en het analyseren van achterstallige facturen.

De gebruikers-ID van de persoon of het systeemaccount dat de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Maakt analyse van resourceprestaties en berekening van de automatiseringsgraad mogelijk.

De operationele eenheid of afdeling die verantwoordelijk is voor de factuur.

Het belang

Maakt interne benchmarking mogelijk om te ontdekken welke afdelingen het meest efficiënt zijn.

De identificatie van de juridische entiteit binnen D365.

Het belang

Cruciaal voor uniciteit in multi-entiteit omgevingen en regionale analyse.

Vlag die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een systeemaccount.

Het belang

Cruciaal voor het identificeren van automatiseringskansen en het meten van de huidige automatiseringsgraad.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De eerste registratie van de factuur in het financiële grootboek. Deze activiteit legt de creatie van de financiële verplichting vast in de CustInvoiceJour-tabel.

Het belang

Markeert de officiële start van de debiteurenbeheer levenscyclus en het begin van de betalingstermijn. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

De event waarbij de factuur naar de klant wordt verzonden via e-mail, print of EDI. Dit wordt vaak afgeleid uit de verhoging van de 'Printed' count of printmanagement logs.

Het belang

Vertragingen tussen boeking en verzending verkorten direct de effectieve betalingstermijn van de klant, wat leidt tot waargenomen late betalingen.

Registreert de uitgifte van een formele aanmaningsbrief aan de klant. Dit wordt vastgelegd vanuit het Aanmaningsbrievenjournaal.

Het belang

Duidt het begin aan van actieve incassoinspanningen. Frequentieanalyse helpt de aanmaningsstrategie te optimaliseren en administratieve kosten te verlagen.

De aanmaak van een case in de Case Management module, gekoppeld aan de factuur, wat duidt op een meningsverschil met de klant. Blokkeert standaard incasso flows.

Het belang

Geschillen zijn een belangrijke oorzaak van te late betalingen. Het traceren hiervan identificeert kwaliteitsproblemen in bovenliggende processen zoals prijsstelling of uitvoering.

Het boeken van een creditnota die het oorspronkelijke factuurbedrag compenseert. Vaak het resultaat van een opgelost geschil of een retourzending.

Het belang

Hoge frequentie duidt op omzetverlies en kwaliteitsproblemen in bovenliggende processen. Verschilt van betaling omdat het een niet-contante afwikkeling vertegenwoordigt.

De registratie van een betaling die het openstaande saldo van de factuur niet volledig dekt. Dit leidt vaak tot het verder opvolgen van een resterend saldo.

Het belang

Maakt onderscheid tussen deelbetalingen en volledige afwikkelingen. Belangrijk voor de nauwkeurigheid van de cashflowprognoses.

Het boeken van een betalingstransactie die het resterende saldo van de factuur dekt. Dit is de geldinstroomgebeurtenis.

Het belang

De meest kritieke succesgebeurtenis. Wordt gebruikt om de tijdige betalingsratio en de effectiviteit van kortingsvoorwaarden te berekenen.

De uiteindelijke statuswijziging waarbij het factuursaldo nul wordt en de transactie in het systeem wordt gemarkeerd als 'Gesloten'.

Het belang

Het absolute einde van de procesinstantie. Wordt gebruikt voor de berekening van de totale Cycle Time.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining biedt een transparant overzicht van de end-to-end factuurlevenscyclus door elke stap, van aanmaak tot definitieve afhandeling, te visualiseren. Dit stelt financiële teams in staat om de hoofdoorzaken van vertragingen te identificeren, zoals inefficiënte afstemming van bankafschriften of langdurige hiaten in geschillenbeslechting, die vaak verborgen blijven in standaardrapporten.

Data wordt doorgaans geëxtraheerd met behulp van beveiligde connectoren die informatie ophalen uit transactietabellen en event logs binnen de Dynamics-omgeving. De extractie richt zich op activiteiten met een timestamp, gerelateerd aan factuurnummers, wat een volledig audit trail van elke statuswijziging en handmatige tussenkomst garandeert.

Initiële inzichten zijn doorgaans binnen vier tot zes weken beschikbaar nadat de dataverbinding tot stand is gebracht. Dit tijdsbestek omvat de datamappingfase en de generatie van de eerste procesmodellen, waardoor u vrijwel direct knelpunten kunt identificeren.

Standaardrapportages richten zich op statische uitkomsten zoals Days Sales Outstanding of totale verouderingssaldi. Process mining onthult de flow en frictie tussen die uitkomsten, en laat u exact zien waar handmatige creditnota's worden uitgegeven of waar herinneringen worden verzonden voor reeds afgehandelde facturen.

De belangrijkste vereiste is leestoegang tot uw Dynamics 365-database of Dataverse-omgeving om de relevante transactielogs op te halen. U moet ook de specifieke bedrijfsregels en aangepaste velden definiëren die uw unieke AR-mijlpalen identificeren om de proceskaart nauwkeurig te maken.

De analyse vertrouwt voornamelijk op tabellen zoals CustTrans voor transacties, CustSettlement voor betalingstoepassingen en CustInvoiceJour voor factuurheaders. Door deze tabellen te koppelen via het Factuurnummer, reconstrueert de tool de opeenvolging van events voor elke afzonderlijke transactie.

Ja, de tool volgt de exacte doorlooptijd tussen het verzenden van de factuur en de betalingsafwikkeling ten opzichte van uw kortingsvoorwaarden. Het identificeert specifieke fases waar knelpunten optreden, zoals trage interne goedkeuringen, wat u helpt het proces te stroomlijnen om kritieke kortingstermijnen te halen.

De software brengt het gehele traject voor geschillenbeslechting in kaart en belicht loops waarbij facturen tussen afdelingen heen en weer gaan. Door deze patronen te analyseren, kunt u zien of specifieke klanten of factuurtypes consequent handmatige interventies veroorzaken, wat gerichte procesverbeteringen mogelijk maakt.

Door geautomatiseerde afhandelingsgebeurtenissen te vergelijken met handmatige invoer, kwantificeert process mining de kosten- en tijdsimpact van handmatige contactmomenten. Dit helpt u te prioriteren welke delen van het afhandelingsproces in aanmerking komen voor verdere automatisering binnen Dynamics 365.

Optimaliseer uw debiteurenbeheer en stimuleer uw cashflow nu

Sluit u aan bij teams die de DSO met 15-20 dagen reduceren in Microsoft Dynamics 365

Start uw gratis proefperiode

Geen `creditcard` nodig, binnen 5 minuten `startklaar`