> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Purchase Order > SAP Ariba

Optimaliseer Uw Purchase to Pay - Inkooporder

Uw 6-stappenplan voor het optimaliseren van SAP Ariba Inkooporders.
Optimaliseer Uw Purchase to Pay - Inkooporder
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)
Proces: Purchase to Pay - Purchase Order
Systeem: SAP Ariba
Datatemplate downloaden

Optimaliseer uw Purchase Order proces in SAP Ariba voor maximale efficiëntie

Inefficiënte verwerking kan leiden tot vertraagde leveringen en hogere operationele kosten. Ons platform helpt u exacte inefficiënties in uw workflow te identificeren. Ontdek hoe u de responsiviteit kunt verbeteren, resource allocation kunt optimaliseren en tijdige uitvoering in al uw activiteiten kunt garanderen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om uw efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de Datatemplategids om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw Purchase to Pay - inkooporderproces in SAP Ariba optimaliseren?

In de huidige snel veranderende zakelijke omgeving is een efficiënt Purchase to Pay (P2P)-proces essentieel voor operationeel succes en financiële gezondheid. Het beheer van inkooporders (PO's) binnen een robuust systeem zoals SAP Ariba kan met name complex zijn. Hoewel SAP Ariba krachtige tools biedt, worden organisaties vaak geconfronteerd met verborgen inefficiënties, wat leidt tot vertraagde inkoop, hogere operationele kosten, gespannen leveranciersrelaties en zelfs productieonderbrekingen. Inzicht in de volledige levenscyclus van uw inkooporders, van initiële inkoopaanvraag tot goederenontvangst, is van cruciaal belang. Zonder deze duidelijkheid wordt het identificeren van de grondoorzaken van vertragingen en non-compliance een gok, met gevolgen voor alles van voorraadniveaus tot cashflow.

Inefficiënties in het inkooporderproces zijn niet slechts kleine ongemakken; ze beïnvloeden direct uw bedrijfsresultaat. Lange goedkeuringscycli kunnen leiden tot gemiste leverdata, met hogere spoedverzendkosten of voorraadtekorten als gevolg. Rework als gevolg van incorrecte inkooporders of goedkeuringen kost kostbare medewerkerstijd. Beperkt inzicht in de inkooporderstatus maakt het moeilijk om verwachtingen te managen met interne stakeholders en externe leveranciers. Het optimaliseren van dit kernproces in SAP Ariba gaat over het omzetten van deze uitdagingen in kansen voor strategisch voordeel, het garanderen van tijdige levering en het maximaliseren van de waarde van uw inkoopuitgaven.

Diepgaandere inzichten ontsluiten met Process Mining voor inkooporders

Process Mining biedt een revolutionaire benadering om uw inkooporderproces te begrijpen en te verbeteren. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt het event logs uit uw SAP Ariba systeem om de werkelijke flow van elke individuele inkooporder te reconstrueren. Dit betekent dat u de complete, end-to-end reis van elke PO kunt visualiseren, waarbij wordt onthuld hoe het werk werkelijk wordt gedaan, en niet alleen hoe het zou moeten gebeuren.

Dit data-gedreven perspectief is van onschatbare waarde voor het identificeren van knelpunten, het ontdekken van verborgen rework, en het opsporen van afwijkingen van standaard operationele procedures. U kunt precies zien waar inkooporders de meeste tijd doorbrengen, welke goedkeuringsstappen vertragingen veroorzaken, en of bepaalde leveranciers of afdelingen consequent specifieke problemen ervaren. Process Mining gaat verder dan high-level rapporten en biedt gedetailleerde inzichten in doorlooptijdvariaties, de prevalentie van handmatige interventies en de specifieke paden die inkooporders afleggen, inclusief al hun omwegen en rework-loops. Dit stelt u in staat om kritieke vragen te beantwoorden zoals "hoe de doorlooptijd van Purchase to Pay - inkooporders te verminderen" door de exacte stappen te identificeren die verbetering behoeven.

Belangrijkste verbeterpunten in uw SAP Ariba inkooporder workflow

Het toepassen van Process Mining op uw SAP Ariba inkooporderproces belicht verschillende belangrijke gebieden voor strategische verbetering:

  • Doorlooptijd Reductie: Identificeer de precieze stadia waar inkooporders de langste vertragingen ervaren. Is het tijdens de inkoopaanvraag goedkeuring, de fase van het opstellen van de inkooporder, leveranciersbevestiging of goederenontvangstboeking? Inzicht in deze specifieke vertragingen stelt u in staat interventies effectief te richten, waardoor de algehele doorlooptijd drastisch wordt verminderd.
  • Knelpunten oplossen: Identificeer specifieke resources, zoals individuele goedkeurders of afdelingen, die consequent knelpunten worden in het proces. Dit inzicht maakt gerichte training, resource allocatie, of workflow aanpassingen mogelijk om drukpunten te verlichten.
  • Compliance en Afwijkingsdetectie: Ontdek gevallen waar inkooporders afwijken van vastgesteld beleid of wettelijke vereisten. Dit omvat ongeoorloofde wijzigingen in inkooporders na goedkeuring, inkooporders die noodzakelijke goedkeuringsstappen omzeilen, of ongewone patronen in goederenontvangstboekingen. Het handhaven van hoge compliance is cruciaal voor governance en risicomanagement.
  • Automatiseringsmogelijkheden: Ontdek repetitieve, handmatige taken die aanzienlijke resources verbruiken. Process Mining kan gebieden identificeren die rijp zijn voor automatisering, zoals geautomatiseerde meldingen, datavalidatie, of routering op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor de efficiëntie binnen SAP Ariba wordt verbeterd.
  • Evaluatie van leveranciersprestaties: Analyseer werkelijke levertijden en responsiviteit van verschillende leveranciers op basis van wanneer inkooporders worden bevestigd en goederen worden ontvangen. Deze data maakt betere strategische sourcing beslissingen mogelijk en versterkt leveranciersrelaties.

Tastbare resultaten behalen door procesoptimalisatie

Het optimaliseren van uw Purchase to Pay - inkooporderproces met Process Mining levert aanzienlijke en meetbare voordelen op:

  • Lagere operationele kosten: Door rework te elimineren, handmatige inspanningen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren, verlaagt u de administratieve overhead die gepaard gaat met het verwerken van inkooporders. Beter voorraadbeheer vermindert ook voorraadkosten en voorkomt dure spoedbestellingen.
  • Verbeterde efficiëntie en snelheid: Bereik snellere doorlooptijden van de initiële inkoopaanvraag tot de uiteindelijke goederen- of dienstenontvangst. Dit vertaalt zich direct naar een snellere vervulling van interne behoeften en een verbeterde responsiviteit binnen uw organisatie.
  • Verbeterde compliance en risicobeheer: Het proactief identificeren en corrigeren van niet-compliant processen zorgt voor een grotere naleving van inkoopbeleid, interne controles en externe regelgeving, waardoor financiële en reputatierisico's worden verminderd.
  • Sterkere leveranciersrelaties: Transparante en efficiënte inkooporderverwerking leidt tot vloeiendere interacties met uw leveranciers, wat vertrouwen schept en mogelijk betere voorwaarden of diensten ontsluit.
  • Verhoogde stakeholder tevredenheid: Interne aanvragers profiteren van snellere levering van goederen en diensten, terwijl financiële teams beter inzicht en controle krijgen over uitgaven.

Begin uw reis naar geoptimaliseerde inkooporders

De reis om uw Purchase to Pay - inkooporderproces in SAP Ariba te optimaliseren, lijkt misschien ontmoedigend, maar met de juiste tools en aanpak is het een toegankelijke en zeer lonende onderneming. Door Process Mining in te zetten, krijgt u een ongekend, data-gedreven inzicht in uw inkoopactiviteiten. U hoeft geen Process Mining-expert te zijn om te beginnen; gestructureerde analyse kan u helpen bij het identificeren van belangrijke verbeterpunten. Begin met te onderzoeken hoe Process Mining de verborgen inefficiënties in uw SAP Ariba inkooporderflow kan blootleggen en uw inkooplandschap kan transformeren voor maximale efficiëntie.

Purchase to Pay - Purchase Order P2P-optimalisatie procurement-efficiëntie supply chain management inkoopaanvraag goederenontvangst leveranciersbeheer inkoopteam

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen u beïnvloeden

Purchase Orders lopen vaak vast in approval workflows, wat leidt tot aanzienlijke vertragingen in de verwerving van goederen en diensten. Dit kan resulteren in gemiste leverdata, verhoogde operationele kosten door spoedbestellingen, en ontevredenheid onder interne belanghebbenden die wachten op noodzakelijke items of diensten. ProcessMind visualiseert goedkeuringspaden binnen uw SAP Ariba Purchase Order proces, en belicht waar en waarom vertragingen optreden. Het lokaliseert specifieke goedkeurders of stappen die bottlenecks zijn, zodat u workflows kunt herconfigureren voor een snellere, efficiëntere verwerking en tijdige orderafhandeling kunt waarborgen.

De tijd die nodig is van creatie van aanvragen tot goederenontvangst kan buitensporig lang zijn, wat voorraadniveaus, projecttijdlijnen en de algehele operationele responsiviteit beïnvloedt. Lange doorlooptijden kunnen leiden tot voorraadtekorten, productievertragingen en hogere voorraadkosten. ProcessMind brengt het complete end-to-end traject van elke inkooporder in SAP Ariba in kaart, van initiële aanvraag tot uiteindelijke goederenontvangst. Door de duur en overdrachten van elke stap te analyseren, identificeert het de exacte activiteiten en afdelingsovergangen die het meest bijdragen aan verlengde doorlooptijden, en onthult zo mogelijkheden voor processtroomlijning.

Maverick buying of omzeiling van vastgesteld inkoopbeleid komt vaak voor in het Purchase to Pay process, wat leidt tot ongeoorloofde uitgaven, gemiste kansen voor onderhandelde kortingen en verhoogde compliance risks. Dit kan resulteren in financiële verliezen en audit-bevindingen. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van uw standaard SAP Ariba Purchase Order process flows, en identificeert gevallen van non-compliance, zoals bestellingen die zijn geplaatst zonder de juiste Requisitions of goedkeuringen. Het biedt duidelijke zichtbaarheid in waar en hoe niet-compliant gedrag plaatsvindt, waardoor gerichte policy enforcement en controleverbeteringen mogelijk worden.

Een groot aantal wijzigingen aan inkooporders na de oorspronkelijke aanmaak leidt tot aanzienlijk herwerk, verbruikt waardevolle middelen en kan leiden tot fouten of misverstanden met leveranciers. Elke wijziging voegt administratieve last toe en verlengt de gehele inkoopcyclus.ProcessMind kwantificeert de frequentie en aard van inkooporderwijzigingen binnen SAP Ariba en identificeert in welk stadium wijzigingen het meest voorkomen en wie deze initieert. Deze analyse helpt de hoofdoorzaken te begrijpen, zoals onduidelijke vereisten of onvoldoende controle, zodat u herwerk kunt verminderen en het proces kunt stabiliseren.

Vertragingen bij het boeken van goods receipts kunnen een cascade van problemen veroorzaken, waaronder invoice mismatches, vertraagde vendor payments en onnauwkeurige inventory records. Dit leidt vaak tot meer handmatige reconciliatie-inspanningen en gespannen supplier relationships. ProcessMind volgt de verstreken tijd tussen de verwachte en daadwerkelijke boeking van de goods receipt voor elke Purchase Order in SAP Ariba. Het identificeert specifieke vertragingen, locaties of typen items die gevoelig zijn voor late receipt entries, waardoor u de receiving processes kunt optimaliseren en de data nauwkeurigheid kunt verbeteren.

De overgang van een inkoopaanvraag naar een bevestigde inkooporder kan belemmerd worden door handmatige overdrachten, datainvoerfouten of onduidelijke verantwoordelijkheden. Deze inefficiënties vertragen het inkoopproces en verhogen de operationele kosten. ProcessMind visualiseert de stroom van aanvraagcreatie naar goedkeuring en verzending van de inkooporder binnen SAP Ariba. Het belicht onverwachte handmatige stappen, herstelwerklussen of verlengde wachttijden tijdens deze kritieke conversiefase, en onthult kansen voor automatisering en gestroomlijnde taaktoewijzing.

Veel Purchase Orders vereisen nog steeds aanzienlijke handmatige tussenkomst, ondanks het gebruik van geautomatiseerde systemen zoals SAP Ariba. Dit leidt tot hogere verwerkingskosten, een verhoogd risico op menselijke fouten en beperkt de schaalbaarheid en snelheid van uw inkoopactiviteiten. ProcessMind identificeert activiteiten binnen het Purchase Order process die handmatig worden uitgevoerd, maar geautomatiseerd of gestroomlijnd zouden kunnen worden. Door de werkelijke process flows te vergelijken met ideale, geautomatiseerde paden, wordt duidelijk waar handmatige inspanning geconcentreerd is, wat heldere doelen voor digitalisering en efficiëntieverbeteringen blootlegt.

Variabiliteit in doorlooptijden van leveranciers en leveringsbetrouwbaarheid creëert onvoorspelbaarheid in de supply chain, wat leidt tot uitdagingen in voorraadbeheer en potentiële verstoringen van de operaties. Dit maakt planning moeilijk en kan een kostbare buffervoorraad noodzakelijk maken. ProcessMind analyseert de duur vanaf het moment dat een Inkooporder naar een leverancier wordt gestuurd tot de goederenontvangst voor elke leverancier in SAP Ariba. Het onthult patronen van inconsistente prestaties onder leveranciers, waardoor u onbetrouwbare leveranciers kunt identificeren en strategische inkoopbeslissingen kunt verbeteren op basis van feitelijke leveringsdata.

Purchase Orders die frequent in rework loops terechtkomen, zoals het terugsturen voor hergoedkeuring of correctie, verlengen de verwerkingstijden aanzienlijk en verspillen middelen. Dit duidt vaak op onderliggende problemen met data quality, goedkeuringscriteria of de duidelijkheid van de initiële aanvraag. ProcessMind visualiseert grafisch alle rework loops en hun frequentie binnen uw SAP Ariba Purchase Order proces. Het kwantificeert de impact van deze loops op cycle times en kosten, en helpt u de hoofdoorzaken van rework te identificeren en preventieve maatregelen te implementeren.

Situaties waarin goederen of diensten worden ontvangen maar niet formeel worden gedocumenteerd in SAP Ariba, leiden tot aanzienlijke afstemmingsuitdagingen en compliance risks. Dit kan leiden tot betalingen voor niet-geleverde artikelen, audit-tekortkomingen en een gebrek aan echte zichtbaarheid in uitgaven. ProcessMind identificeert Purchase Orders die door het proces gaan zonder een overeenkomstig goederenontvangst- of service confirmation event. Dit benadrukt hiaten in uw trackingprocessen en stelt u in staat strengere controle uit te oefenen op de ontvangstdocumentatie, zodat alle uitgevoerde bestellingen correct worden vastgelegd.

Significante verschillen in verwerkingstijden van Purchase Orders tussen afdelingen kunnen wijzen op inconsistenties in training, toewijzing van middelen, of de naleving van best practices. Dit leidt tot ongelijke serviceniveaus en algehele inefficiëntie. ProcessMind segmenteert het Purchase Order-proces op attributes zoals 'Afdeling' of 'Kostenplaats', waardoor variaties in verwerkingssnelheid en bottlenecks tussen verschillende organisatieonderdelen zichtbaar worden. Deze vergelijkende analyse helpt bij het identificeren van goed presterende teams en gebieden die processtandaardisatie of aanvullende ondersteuning nodig hebben binnen SAP Ariba.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die Inkooporders nodig hebben om alle noodzakelijke goedkeuringsstappen te doorlopen. Snellere goedkeuringen voorkomen vertragingen in de inkoop, zorgen voor een tijdige levering van goederen en diensten, en verminderen uiteindelijk operationele kosten die gepaard gaan met wachttijden. Het heeft directe impact op projecttijdlijnen en voorraadniveaus, wat de algehele bedrijfsresponsiviteit verbetert. Het verbeteren van dit proces kan leiden tot betere leveranciersrelaties en een voorspelbaardere operationele planning binnen SAP Ariba Purchase to Pay.
ProcessMind maakt gebruik van event logs van SAP Ariba om alle goedkeuringstrajecten in kaart te brengen en specifieke knelpunten te identificeren, zoals overbelaste goedkeurders of inefficiënte routering. Door de doorlooptijden voor elke goedkeuringsstap te analyseren, helpt ProcessMind te bepalen waar verbeteringen moeten worden toegepast, met als doel een reductie van 20-30% van de gemiddelde goedkeuringsduur, meetbaar aan de hand van de gemiddelde doorlooptijd van Inkooporders van initiatie tot finale goedkeuring.

Het doel is de totale tijd van het aanmaken of aanvragen van een Purchase Order tot de uiteindelijke voltooiing en goederenontvangst aanzienlijk te verkorten. Het verminderen van deze end-to-end cycle time verhoogt de operationele efficiëntie, minimaliseert doorlooptijden en zorgt ervoor dat middelen sneller worden verkregen. Dit vertaalt zich in beter voorraadbeheer en een wendbaardere toeleveringsketen, cruciaal voor concurrentievoordeel in SAP Ariba procurement.
ProcessMind analyseert de gehele Purchase Order lifecycle en identificeert vertragingen in elke activiteit, van aanvraag tot goederenontvangst. Door de ware process flow en variaties te visualiseren, worden specifieke activiteiten of volgordes geïdentificeerd die vertragingen veroorzaken. De insights van ProcessMind maken gerichte optimalisaties mogelijk, gericht op een versnelling van 15-25% van de gemiddelde Purchase Order verwerkingstijd, meetbaar aan de hand van de totale duur van PO aanmaak tot het boeken van goederenontvangst.

Dit doel richt zich op het waarborgen dat alle Inkooporders consistent de vastgestelde interne beleidslijnen, wettelijke vereisten en contractuele voorwaarden binnen het SAP Ariba systeem volgen. Hoge compliance vermindert risico's die gepaard gaan met audits, juridische kwesties en financiële boetes, terwijl het ook transparante en ethische inkooppraktijken bevordert. Het waarborgt financiële integriteit en beschermt de reputatie van de organisatie, wat vooral cruciaal is in het Purchase to Pay-proces.
ProcessMind ontdekt automatisch afwijkingen van vooraf gedefinieerde ideale paden en compliance-regels, zoals ongeautoriseerde directe aankopen of ontbrekende vereiste goedkeuringen. Door het daadwerkelijke proces te vergelijken met een doelmodel, belicht het niet-compliante Inkooporders en hun grondoorzaken. ProcessMind helpt een compliancepercentage van 95% of hoger te bereiken, meetbaar aan de hand van het percentage Inkooporders dat zich houdt aan gedefinieerde goedkeuringsmatrices en inkoopbeleid.

Het doel is het verminderen van de frequentie van wijzigingen, aanpassingen of annuleringen van Purchase Orders na hun initiële goedkeuring en verzending. Hoge wijzigingspercentages duiden op problemen stroomopwaarts, zoals onnauwkeurige aanvragen, gebrekkige planning of communicatiestoornissen, wat leidt tot herwerk, vertragingen en hogere administratieve kosten. Het stabiliseren van Purchase Orders verbetert de voorspelbaarheid en leveranciersrelaties in SAP Ariba.
ProcessMind identificeert welke Purchase Orders frequent worden gewijzigd, in welke fasen en door wie, waardoor patronen en hoofdoorzaken aan het licht komen. Het kan problemen traceren zoals onduidelijke specificaties in de aanvraagfase of inconsistente leveranciersbevestigingen. Met behulp van de insights van ProcessMind kunnen organisaties een vermindering van 10-20% in Purchase Order amendment rates realiseren, meetbaar door het aantal Purchase Order-wijzigingen na goedkeuring te volgen.

Dit doel is gericht op het waarborgen dat ontvangen goederen en diensten tijdig en correct worden geregistreerd in SAP Ariba. Vertraagde of incorrecte goederenontvangstboekingen kunnen leiden tot verschillen tussen fysieke voorraad en systeemregistraties, wat gevolgen heeft voor de financiële afstemming, betalingsschema's van leveranciers en voorraadplanning. Een tijdige en accurate boeking is cruciaal voor de efficiëntie van het Purchase to Pay proces.\nProcessMind analyseert de vertraging tussen de werkelijke aankomst van goederen en hun systeemboeking, waarbij knelpunten in de ontvangst- en data-invoerprocessen worden geïdentificeerd. Het helpt de redenen voor vertragingen bloot te leggen, zoals procesvariaties of resourcebeperkingen, en maakt gerichte verbeteringen mogelijk. ProcessMind ondersteunt het behalen van een 90% of hoger percentage tijdige en correcte goederenontvangstboekingen, meetbaar aan de hand van de gemiddelde tijd vanaf fysieke ontvangst tot systeemregistratie en foutpercentages in boekingen.

Dit doel is gericht op het optimaliseren van het conversieproces van een initiële inkoopaanvraag naar een definitieve Inkooporder binnen SAP Ariba. Een efficiënte conversie minimaliseert vertragingen, vermindert administratieve inspanningen en zorgt ervoor dat inkoopbehoeften snel en nauwkeurig worden omgezet in formele orders. Dit heeft een positieve invloed op de doorlooptijden voor kritieke benodigdheden en de algehele operationele responsiviteit.
ProcessMind visualiseert het complete traject van inkoopaanvraag tot uitgifte van de Inkooporder, waarbij parallelle activiteiten, herwerkingslussen en onnodige stappen die de efficiëntie belemmeren, worden belicht. Het identificeert waar aanvragen vaak worden afgewezen of meerdere revisies vereisen. ProcessMind helpt het conversieproces te vereenvoudigen, met als doel een vermindering van 15-25% van de gemiddelde tijd voor conversie van aanvraag naar Inkooporder, meetbaar aan de hand van de doorlooptijd van de indiening van de aanvraag tot de goedkeuring van de PO.

Het doel is handmatige, repetitieve activiteiten binnen het Purchase Order-proces te identificeren en te automatiseren die aanzienlijke tijd kosten en gevoelig zijn voor menselijke fouten. Het automatiseren van deze stappen, met name binnen SAP Ariba, stelt inkooppersoneel in staat zich te richten op strategischere taken, verlaagt de operationele kosten en verhoogt de verwerkingssnelheid en nauwkeurigheid. Dit stimuleert efficiëntie en consistentie binnen de Purchase to Pay workflow.
ProcessMind identificeert activiteiten met een hoog volume en lage waarde die frequent handmatig worden uitgevoerd en consistente patronen vertonen, waardoor ze ideale kandidaten zijn voor automatisering. Het kwantificeert de tijd en middelen die aan deze taken worden besteed. ProcessMind helpt bij het prioriteren van automatiseringsinitiatieven, wat leidt tot een reductie van 20-40% in handmatige touchpoints voor veelvoorkomende Purchase Order types, meetbaar aan de hand van het aantal geautomatiseerde versus handmatige activiteiten.

Dit doel richt zich op het verminderen van de variabiliteit en het verbeteren van de voorspelbaarheid van levertijden van leveranciers voor inkooporders. Inconsistente levertijden leiden tot verstoringen in productieschema's, voorraadtekorten of overtollige voorraad, en verhoogde spoedkosten. Het bereiken van meer consistentie verbetert de betrouwbaarheid van de supply chain en de planningsnauwkeurigheid binnen SAP Ariba inkoop.\nProcessMind analyseert Purchase Order event logs om de gevraagde leveringsdata te vergelijken met de werkelijke ontvangstdata van goederen bij verschillende leveranciers, afdelingen of productcategorieën. Het onthult welke leveranciers consistent doelen missen of een hoge variabiliteit hebben. ProcessMind helpt de grondoorzaken van inconsistenties te identificeren, met als doel een reductie van 10-15% in levertijdafwijking, meetbaar aan de hand van de geplande en werkelijke leveringsdata per inkooporder en leverancier.

Het doel is situaties te identificeren en elimineren waarin inkooporders of gerelateerde documenten opnieuw moeten worden bekeken, gecorrigeerd of verwerkt door fouten, omissies of onjuiste informatie. Herstelwerk verbruikt waardevolle middelen, verlengt doorlooptijden en draagt bij aan operationele inefficiënties en frustratie binnen het SAP Ariba Purchase to Pay-proces. Het minimaliseren van herstelwerk verbetert de verwerking in één keer goed.
ProcessMind visualiseert procesafwijkingen en lussen, en toont duidelijk waar en waarom herstelwerk optreedt in de inkooporderstroom. Het kan deze lussen herleiden tot specifieke activiteiten, rollen of datainvoerpunten, en legt zo de onderliggende oorzaken bloot. ProcessMind helpt een reductie van 50% of meer in herstelwerklussen te realiseren, meetbaar door de frequentie en duur van inkooporders die herstelwerkactiviteiten ingaan, te volgen.

Dit doel is gericht op het verbeteren van de transparantie en traceerbaarheid van goederen en diensten zodra ze zijn ontvangen, maar voordat ze formeel in het systeem zijn geboekt. Gebrek aan inzicht tijdens deze cruciale fase kan leiden tot niet-getraceerde items, vertragingen in betaling, voorraadonnauwkeurigheden en moeilijkheden bij het afstemmen van orders. Verbeterde zichtbaarheid zorgt voor betere controle en verantwoordelijkheid in de SAP Ariba logistiek.
ProcessMind kan de reis van ontvangen goederen in kaart brengen, zelfs vóór formele systeeminvoer, door verschillende event-types of externe data te correleren. Het belicht periodes waarin goederen fysiek aanwezig zijn maar niet-getraceerd, waardoor blinde vlekken in het proces worden blootgelegd. ProcessMind maakt betere monitoring mogelijk, met als doel een 99% traceerbare ontvangstgraad voor goederen en diensten, meetbaar door fysieke ontvangstmeldingen te vergelijken met de uiteindelijke systeemboekingen.

Dit doel streeft ernaar prestatieverschillen in de verwerking van inkooporders tussen verschillende afdelingen of kostenplaatsen te verminderen. Variërende efficiëntieniveaus kunnen leiden tot inconsistente dienstverlening, interne frictie en het onvermogen om beste praktijken op te schalen. Het standaardiseren van processen zorgt voor een gelijkmatige werkdruk en geoptimaliseerd resourcegebruik binnen de SAP Ariba P2P-omgeving.\nProcessMind biedt vergelijkende analytics van verschillende organisatorische eenheden, waarbij wordt geïdentificeerd welke afdelingen toppresteerders zijn en welke achterblijven in doorlooptijden van inkooporders, herstelpercentages of compliance. Het belicht procesvariaties tussen afdelingen, en maakt de identificatie en adoptie van beste praktijken mogelijk. ProcessMind helpt een consistente verwerkingsefficiëntie te bereiken, met als doel niet meer dan 10% afwijking in gemiddelde doorlooptijden tussen afdelingen, meetbaar aan de hand van metrieken voor inkooporders per afdeling.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Inkooporder

1

Download uw template

2

Exporteer uw P2P data

3

Upload je data

4

Analyseer Uw P2P Flow

5

Acties implementeren

6

Monitor voortgang continu

1

Download uw template

Wat te doen

Open de vooraf gebouwde Excel template ontworpen voor Purchase to Pay - Purchase Order data. Dit zorgt ervoor dat uw data de juiste structuur heeft voor analyse.

Bekijk Datatemplategids Template downloaden
Waarom het belangrijk is

Een gestandaardiseerd dataformaat is cruciaal voor nauwkeurige procesmapping en -analyse, wat data-importfouten voorkomt en inzichten versnelt.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel template voor data van inkooporders.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek inefficiënties in uw SAP Ariba Inkoopproces.

ProcessMind onthult het ware traject van uw Purchase Orders en biedt duidelijke visualisaties en bruikbare insights. Lokaliseer vertragingen en compliance-problemen in uw hele inkoopworkflow, van aanvraag tot goederenontvangst.
  • Visualiseer de end-to-end Inkooporderstroom in SAP Ariba.
  • Identificeer exacte vertragingen in goedkeuringscycli
  • Spoor niet-compliant purchase orders op
  • Optimaliseer de goederenontvangst en factuurverwerking
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN IMPACT

Kwantificeerbare verbeteringen voor uw P2P proces

Onze process mining oplossing, toegepast op Purchase Order processen binnen SAP Ariba, onthult inefficiënties en knelpunten. Door data-driven insights te bieden, kunnen organisaties hun operationele processen stroomlijnen, cycle times verkorten en uitgaven optimaliseren.

0 %
Snellere goedkeuringen van inkooporders

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Versnel uw Purchase Order approval-proces door bottlenecks in meerstaps workflows te identificeren en elimineren. Dit verkort de doorlooptijden voor kritieke aankopen aanzienlijk.

0 %
Kortere End-to-End PO Cycle

Algehele verkorting van de verwerkingstijd

Stroomlijn de gehele Purchase Order lifecycle, van aanvraag tot betaling, door verborgen vertragingen en inefficiënte overdrachten bloot te leggen. Dit verhoogt de algehele operationele snelheid.

0 %
Hogere first-pass goedkeuringen

Toename van compliant PO's

Verbeter uw Purchase Order compliance door ervoor te zorgen dat meer PO's zonder wijzigingen of rework bij de eerste poging worden goedgekeurd. Dit versterkt de naleving van het inkoopbeleid.

0 %
Minder PO-wijzigingen

Reductie in wijzigingspercentage

Verminder het aantal Purchase Orders dat wijzigingen vereist na initiële aanmaak of goedkeuring. Dit duidt op een betere initiële behoeftebepaling en procesnaleving, wat rework kosten bespaart.

0 %
Tijdigere goederenontvangsten

Snellere goederenontvangstboekingen

Verbeter de snelheid en nauwkeurigheid van goods and service receipt postings binnen uw systeem. Dit verbetert het inventory management en de payment processing, en vermindert vertragingen.

0 %
Minder Herstelwerk aan Inkooporders

Afname van herwerkinstances

Identificeer en elimineer gevallen waarin Purchase Orders terugkeren naar een eerdere status of opnieuw moeten worden goedgekeurd. Dit vermindert de handmatige inspanning en operationele kosten aanzienlijk.

Resultaten variëren afhankelijk van de procescomplexiteit, bestaande systeemconfiguraties en data quality. De gepresenteerde cijfers weerspiegelen veelvoorkomende verbeteringen die zijn waargenomen bij SAP Ariba Purchase Order implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe u een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke datapunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor elk inkooporderdocument, die dient als de centrale case-ID voor het proces.

Waarom het belangrijk is

Dit is de essentiële Case ID die alle processtappen verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end levenscyclus van elke individuele inkooporder te analyseren.

De naam van de specifieke event of task die op een bepaald tijdstip binnen het purchase order-proces heeft plaatsgevonden.

Waarom het belangrijk is

Dit attribute definieert de stappen in het proces, en maakt zo de visualisatie van de procesflow en de identificatie van knelpunten, herstelwerk en afwijkingen mogelijk.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom het belangrijk is

Deze timestamp is fundamenteel voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle op tijdsduur gebaseerde metrics, zoals doorlooptijden en wachttijden.

De naam of ID van de user die de activity uitvoerde.

Waarom het belangrijk is

Biedt verantwoording en maakt analyse mogelijk van gebruikerspecifieke prestaties, workload en compliance, wat essentieel is voor het identificeren van trainingsbehoeften of procesafwijkingen.

De afdeling of kostenplaats die aan de purchase order is gekoppeld.

Waarom het belangrijk is

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende business units mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsbottlenecks en het delen van best practices.

De naam van de leverancier of vendor bij wie goederen of diensten worden ingekocht.

Waarom het belangrijk is

Maakt de analyse van leveranciersprestaties mogelijk, wat helpt bij het identificeren van betrouwbare partners en het aanwijzen van vendors die vertragingen of andere problemen veroorzaken.

De totale monetaire waarde van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Biedt financiële context aan elke case, waardoor waarde-gebaseerde analyse mogelijk is om verbeteringen te prioriteren en te begrijpen hoe de orderwaarde het procesgedrag beïnvloedt.

De datum waarop de aanvragende partij verwacht dat de goederen of diensten worden geleverd.

Waarom het belangrijk is

Dient als basislijn voor het meten van de tijdige leveringsprestaties, wat essentieel is voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de toeleveringsketen.

De datum waarop de ontvangst van goederen of de voltooiing van diensten officieel in het systeem werd vastgelegd.

Waarom het belangrijk is

Vertegenwoordigt de feitelijke leverdatum, wat essentieel is voor het berekenen van leveringsprestaties en het identificeren van vertragingen in de toeleveringsketen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de creatie van een inkoopaanvraag, wat de formele aanvraag voor goederen of diensten is die voorafgaat aan een inkooporder. In SAP Ariba wordt dit doorgaans vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw aanvraagdocument opslaat en indient, waarbij een expliciete record met een aanmaak-timestamp wordt gecreëerd.

Waarom het belangrijk is

Dit is het primair startpunt voor het inkoopproces. Het analyseren van de tijd vanaf dit event tot aanmaak van inkooporders is cruciaal voor het begrijpen van de doorlooptijd van aanvraag tot order en het identificeren van knelpunten in de beginfase.

Deze activiteit markeert de creatie van het officiële inkooporderdocument in SAP Ariba, hetzij vanuit een goedgekeurde aanvraag, hetzij direct. Dit wordt vastgelegd aan de hand van de creatie-timestamp van het PO-document, en vertegenwoordigt de formele start van de levenscyclus van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Voor directe PO's is dit de start van het proces. Het is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de Requisition-to-PO conversietijd en de algehele PO processing cycle.

Geeft aan dat de Purchase Order alle benodigde interne goedkeuringen heeft ontvangen en klaar is om naar de leverancier te worden gestuurd. Dit event wordt afgeleid uit de statuswijziging van het PO-document naar 'Approved' na voltooiing van de aangewezen workflow.

Waarom het belangrijk is

Dit is een cruciale mijlpaal voor het meten van doorlooptijden van goedkeuringen en het identificeren van knelpunten in de managementbeoordeling. Vertragingen hier hebben directe gevolgen voor levertijden van leveranciers en inkoopefficiëntie.

Vertegenwoordigt het moment dat de goedgekeurde purchase order officieel wordt verzonden naar de leverancier, meestal via het Ariba Network. Deze event wordt vastgelegd wanneer de PO status verandert naar 'Sent' of 'Ordered'.

Waarom het belangrijk is

Dit markeert de overgang van interne verwerking naar externe uitvoering. Het is het startpunt voor het meten van de levertijd van de leverancier en leveringsprestaties.

Beschrijft de fysieke ontvangst van goederen, zoals geregistreerd in SAP Ariba. Dit is een expliciet event dat wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een Receipt-document voor een inkooporderregel aanmaakt en indient.

Waarom het belangrijk is

Dit is een cruciale mijlpaal voor de bevestiging van levering en is het eindpunt voor het meten van leveringsprestaties van leveranciers. Het autoriseert ook de factuur voor betaling in een drie-weg matching scenario.

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van de inkooporder-levenscyclus, en geeft aan dat goederen of diensten volledig zijn ontvangen en gefactureerd. Dit wordt afgeleid uit de PO-status die verandert naar 'Received', 'Invoiced', of een vergelijkbare eindstatus.

Waarom het belangrijk is

Dit is het primaire eindpunt dat de succesvolle afloop van het proces markeert. Het meten van de tijd om deze status te bereiken, geeft de end-to-end doorlooptijd, een belangrijke maatstaf voor de algemene procesefficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining biedt een data-driven 'röntgenfoto' van uw werkelijke Purchase Order flow, waarbij knelpunten, niet-conforme activiteiten en inefficiënties, zoals buitensporige approval cycle times, worden geïdentificeerd. Het onthult waar het proces afwijkt van het ideale pad en benadrukt gebieden voor optimalisatie en automatisering. Door het werkelijke proces te begrijpen, kunnen organisaties gerichte verbeteringen implementeren die leiden tot aanzienlijke winst in efficiëntie en compliance.

Om uw Inkooporderproces te analyseren, vereist process mining voornamelijk event log data. Dit omvat doorgaans een case-identifier, zoals het Inkoopordernummer, een activiteitsnaam, zoals 'PO Aangemaakt' of 'PO Goedgekeurd', en een precieze timestamp voor elke activiteit. Aanvullende attributes zoals leverancier, bedrag, goedkeurder of afdeling kunnen worden opgenomen om waardevollere insights en context voor analyse te bieden.

Verwachte voordelen zijn onder meer aanzienlijk verkorte Purchase Order approval en algehele cycle times, verbeterde naleving van compliance regelgeving, en een merkbare afname van Purchase Order amendment rates. U kunt ook meer gestroomlijnde requisition-to-PO conversions, verbeterde zichtbaarheid van goods receipt postings en grotere mogelijkheden voor task automation verwachten. Uiteindelijk leidt process mining tot een efficiënter, compliant en transparanter Purchase to Pay proces.

Ja, process mining blinkt uit in het identificeren van de onderliggende grondoorzaken, en niet alleen de symptomen, van Inkooporderknelpunten. Door procesafwijkingen te correleren met specifieke attributes, zoals bepaalde goedkeurdersgroepen, ordertypen of afdelingsvariaties, kan het precies aangeven waarom bepaalde stappen langer duren. Dit granulaire inzicht maakt gerichte interventies mogelijk die de kernproblemen oplossen, wat leidt tot duurzame procesverbeteringen.

Veel moderne process mining platforms bieden vooraf gebouwde connectors of eenvoudige integratiemogelijkheden voor veelgebruikte inkoopsystemen zoals SAP Ariba. De complexiteit ligt vaak minder in de technische verbinding en meer in de initiële data mapping, transformatie en het waarborgen van de kwaliteit en volledigheid van de geëxtraheerde event log. Eenmaal geconfigureerd, kunnen data-extractie en -analyse verregaand geautomatiseerd worden.

Data extraction uit SAP Ariba voor process mining kan doorgaans via verschillende methoden worden uitgevoerd. Deze omvatten vaak het gebruik van standaard SAP Ariba rapportagetools, het benutten van API's voor directe data toegang, of het exporteren van data naar formaten zoals CSV of Excel voor conversie naar een event log. Samenwerking met uw IT-team en process mining vendor zal de meest efficiënte en veilige extraction strategy voor uw specifieke setup bepalen.

De initiële setup en eerste insights voor Purchase Order process mining kunnen doorgaans binnen enkele weken tot een paar maanden worden gerealiseerd, afhankelijk van de complexiteit van uw data landscape en de gereedheid van uw data. Dit tijdsbestek omvat data extractie, modellering en de initiële analysefase. De werkelijke waarde komt echter voort uit continue monitoring en iteratieve verbeteringen op basis van voortdurende insights.

Optimaliseer vandaag nog uw Purchase to Pay - Purchase Order!

Verkort de cycle time met 30% en elimineer knelpunten in SAP Ariba.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Start uw gratis proefperiode binnen enkele minuten.