Verbeter je Accounts Payable-factuurverwerking

Waarom je inkoopfactuurverwerking optimaliseren?

Inkoopfactuurverwerking (AP) is een cruciale functie die direct invloed heeft op je cashflow, leveranciersrelaties en financiële compliance. Inefficiënties in dit proces – zeker in een systeem als Sage Intacct – zorgen voor aanzienlijke verborgen kosten. Denk aan aanmanings- en boetekosten, gemiste vroegbetalingskortingen, extra handwerk voor datainvoer en afstemming, en opportuniteitskosten doordat capaciteit vastzit aan het oplossen van geschillen. Los van de directe financiële impact kan een traag of foutgevoelig AP-proces het vertrouwen van leveranciers schaden, audits bemoeilijken en het zicht op je werkelijke financiële gezondheid vertroebelen. Begrijpen hoe je de inkoopfactuurverwerking verbetert en die stroomlijnen draait dus niet alleen om kostenbesparing; het gaat om het bouwen van een robuuste, compliant en wendbare financiële operatie die je strategische bedrijfsdoelen ondersteunt.

Hoe Process Mining je AP-proces in Sage Intacct versnelt

Process mining biedt een krachtige, datagedreven manier om je inkoopfactuurverwerking in Sage Intacct écht te begrijpen. In plaats van te varen op aannames gebruikt process mining eventlogdata rechtstreeks uit je Sage Intacct-systeem: elke activiteit van "Invoice Received" tot "Payment Cleared" per unieke factuur. Dat levert ongeëvenaarde end-to-end zichtbaarheid op, zodat je de werkelijke procesflow visueel kunt reconstrueren. Je ziet exact waar knelpunten ontstaan, waar het proces afwijkt van je beoogde proces en wat de kernoorzaken van vertraging zijn. Dit gaat verder dan rapporteren: het legt de complexe onderlinge afhankelijkheden en varianten bloot die je doorlooptijd inkoopfactuurverwerking beïnvloeden. Door de feitelijke uitvoering te analyseren krijg je concrete inzichten waar procesoptimalisatie het meeste rendeert, bijvoorbeeld in goedkeuringsflows, matching of het oplossen van afwijkingen.

Belangrijkste verbeterkansen in je AP-workflow

Met process mining komen in de inkoopfactuurverwerking binnen Sage Intacct vaak vergelijkbare verbeterpunten naar voren. Zo blijken goedkeuringsflows geregeld minder efficiënt dan gedacht: facturen gaan heen en weer tussen goedkeurders of blijven lang wachten op actie. Een tweede veelvoorkomend punt is matching – verschillen bij het matchen met purchase orders (PO) of goederenontvangst (GR) die handmatig ingrijpen vereisen en de doorlooptijd inkoopfactuurverwerking flink verlengen. Process mining licht deze gevallen uit en laat zien welke leveranciers, factuurtypes of gebruikersgroepen het meest bijdragen aan de vertraging. Ook worden procesafwijkingen zichtbaar, waarbij facturen standaardcontroles omzeilen of verkeerd worden gerouteerd, met compliance‑risico’s als gevolg. Door deze knelpunten gericht aan te pakken, verbeter je de inkoopfactuurverwerking, verlaag je het aantal handmatige handelingen en borg je naleving van betalingstermijnen en interne beleidsregels.

Meetbare resultaten van optimalisatie van het AP-proces

Process mining toepassen om je inkoopfactuurverwerking in Sage Intacct te optimaliseren levert tastbare, meetbare voordelen op. Reken op een duidelijke verkorting van de doorlooptijd inkoopfactuurverwerking, snellere betalingen en een grotere kans om vroegbetalingskortingen te benutten. Dat draagt direct bij aan kostenverlaging door minder laatbetalingskosten en het vrijmaken van medewerkers die anders achter achterstallige facturen aan zouden moeten gaan of steeds dezelfde problemen oplossen. Verbeterde procescompliance zorgt dat elke factuur voldoet aan interne beleidsregels en wet- en regelgeving, wat financieel risico beperkt. Uiteindelijk leidt procesoptimalisatie tot beter cashflowmanagement, sterkere relaties met leveranciers dankzij tijdige betaling en een voorspelbare, transparante AP‑functie. Deze datagedreven aanpak biedt een duidelijke route om de doorlooptijd van de inkoopfactuurverwerking te verkorten en de operationele efficiëntie te verhogen.

Aan de slag met het verbeteren van je AP-proces

De eerste stap zetten naar het optimaliseren van je inkoopfactuurverwerking in Sage Intacct met process mining is eenvoudiger dan je denkt. Door slim gebruik te maken van de data die al in Sage Intacct staat, krijg je snel scherp inzicht in de huidige situatie. Die inzichten stellen je in staat om weloverwogen keuzes te maken, effectieve veranderingen door te voeren en continu de impact van je procesoptimalisatie te monitoren. Start vandaag nog met een efficiëntere, compliant en kosteneffectieve crediteurenfunctie.