> Continue verbetering > Purchase to Pay Aanvraag > Microsoft Dynamics 365

Verbeter uw Purchase to Pay - Requisitie

Uw 6-stappen gids voor het optimaliseren van aanvragen in Dynamics 365.
Download datatemplate
Verbeter uw Purchase to Pay - Requisitie
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer Inkooprequisitie in Dynamics 365 voor Snellere Goedkeuringen

Aanvraagprocessen kunnen vaak te maken hebben met frustrerende goedkeuringsvertragingen en compliance-problemen. Ons platform helpt u snel te bepalen waar deze knelpunten zich voordoen in aanmaak- en goedkeuringsworkflows van aanvragen. Door deze inefficiënties te identificeren, kunt u praktische verbeteringen doorvoeren om de efficiëntie te verhogen en tijdige inkoopacties in uw organisatie te waarborgen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van uw inkooprequisitieproces cruciaal is

Het Purchase to Pay - Requisitieproces is de cruciale eerste stap in de inkoopcyclus van uw organisatie. Het is het punt waarop zakelijke behoeften worden omgezet in formele aanvragen voor goederen en diensten. Een efficiënt, compliant en transparant requisitieproces is fundamenteel voor effectief financieel beheer en operationele wendbaarheid. Binnen Microsoft Dynamics 365 kan het efficiënt beheren van deze requisities soms een uitdaging zijn vanwege complexe workflows, meerdere goedkeuringsstadia en de enorme hoeveelheid aanvragen.

Inefficiënties in dit stadium kunnen door het hele Purchase to Pay proces doorsijpelen, wat leidt tot aanzienlijke zakelijke gevolgen. Vertragingen in de goedkeuring van requisities betekenen vertragingen in de verwerving van benodigde middelen, wat projecten kan ontregelen, de productie kan belemmeren of zelfs de klanttevredenheid kan beïnvloeden. Bovendien kan een gebrek aan inzicht leiden tot niet-compliant uitgaven, gemiste kostenbesparingsmogelijkheden en onnodige administratieve lasten. Het begrijpen en verbeteren van uw Purchase to Pay - Requisitieproces vertaalt zich direct naar snellere operaties, lagere kosten en een sterkere financiële controle.

Hoe Process Mining de requisitieanalyse transformeert

Traditionele methoden voor het analyseren van procesperformance zijn vaak gebaseerd op aannames of handmatige dataverzameling, wat een onvolledig beeld geeft. Process mining biedt een revolutionaire aanpak door gebruik te maken van actuele event log data uit uw Microsoft Dynamics 365 systeem. In plaats van alleen te gissen, krijgt u een objectief, datagedreven beeld van hoe uw Purchase to Pay - Requisitieproces werkelijk functioneert.

Onze oplossing extraheert belangrijke activiteiten en attributen met betrekking tot elke inkooprequisitie, van de creatie tot de uiteindelijke afhandeling, en biedt een uitgebreide visuele kaart van elke reis. Deze diepgaande analyse van uw Dynamics 365 data stelt u in staat om variaties in goedkeuringspaden nauwkeurig te identificeren, verborgen bottlenecks op te sporen die de voortgang vertragen, en rework loops of ongeautoriseerde wijzigingen te detecteren die onopgemerkt plaatsvinden. Door de real-world flow te tonen, stelt process mining u in staat verder te gaan dan anekdotisch bewijs en de exacte momenten en redenen voor vertragingen, afwijzingen of afwijkingen van uw standaard operationele procedures vast te stellen.

Belangrijke verbeterpunten in uw requisitie-workflow

Process mining onthult bruikbare inzichten in verschillende kritieke dimensies van uw Purchase to Pay - Requisitieproces:

  • Reductie van de goedkeuringscyclustijd: Identificeer de exacte stadia en individuen die vertragingen veroorzaken in de goedkeuringsketen. Herken requisities die buitensporig veel tijd doorbrengen met wachten op goedkeuring, hetzij door complexe workflows met meerdere niveaus, hetzij door specifieke goedkeurders. Dit inzicht maakt gerichte interventies mogelijk om uw goedkeuringsproces te stroomlijnen.
  • Compliance Waarborgen: Detecteer automatisch gevallen waarin requisities afwijken van vastgestelde inkoopbeleid, zoals het omzeilen van vereiste goedkeuringsstappen, het overschrijden van uitgavenlimieten zonder de juiste autorisatie, of incorrecte data-invoer. Zorg ervoor dat alle requisities voldoen aan de interne controles en wettelijke vereisten van uw organisatie binnen Microsoft Dynamics 365.
  • Stroomlijnen van requisitiecreatie: Begrijp waarom sommige requisities meerdere aanpassingen vereisen of vaak vroeg in het proces worden afgewezen. Dit inzicht helpt bij het identificeren van trainingslacunes, het verduidelijken van indieningsrichtlijnen of het vereenvoudigen van formuliervelden om fouten en rework aan het begin van de P2P-cyclus te verminderen.
  • Optimaliseren van middelenallocatie: Door de flow te visualiseren, kunt u zien waar menselijke resources inefficiënt worden benut, hetzij door onnodige handmatige interventies, repetitieve taken, of constante follow-ups. Het optimaliseren van deze gebieden maakt waardevolle tijd vrij voor strategische taken.

Meetbare resultaten en voordelen realiseren

Door de inzichten uit process mining toe te passen op uw Purchase to Pay - Requisitieproces, kunt u aanzienlijke, meetbare verbeteringen realiseren:

  • Verkorte Requisitie-naar-Inkooporder Cyclustijd: Versnel het algehele inkoopproces, wat leidt tot een snellere verwerving van goederen en diensten.
  • Lagere Operationele Kosten: Minimaliseer administratieve overhead, verminder rework en elimineer inefficiënties die resources verbruiken, wat leidt tot directe kostenbesparingen.
  • Verhoogde Compliance Rates: Zorg er proactief voor dat alle requisities voldoen aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten, waardoor auditrisico's worden verminderd en governance wordt verbeterd.
  • Verbeterde Tevredenheid van Stakeholders: Snellere goedkeuringen en een transparanter proces leiden tot een hogere tevredenheid bij zowel aanvragers, goedkeurders als inkoopteams.
  • Betere Strategische Beslissingen: Verkrijg betrouwbare, datagedreven inzichten die weloverwogen besluitvorming ondersteunen voor toekomstig procesontwerp en technologie-investeringen binnen Microsoft Dynamics 365.

Start vandaag nog met het optimaliseren van uw requisitieproces

Stop met gissen naar de oorzaken van requisitievertagingen en compliance-problemen. Onze process mining aanpak biedt de helderheid en bruikbare intelligentie die u nodig heeft om uw Purchase to Pay - Requisitieproces binnen Microsoft Dynamics 365 te transformeren. Zet de eerste stap naar een efficiëntere, compliantere en kosteneffectievere inkoopoperatie door de kracht van data te benutten. Ontgrendel verborgen waarde en stimuleer continue verbetering binnen uw hele organisatie.

Purchase to Pay - Aanvraag P2P Requisitie Aanvraag Goedkeuring Inkoopefficiëntie Compliance met Inkoopbeleid Supply Chain Management Inkoopafdeling Levenscyclus van aanvraag

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Aanvragen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, wat leidt tot gemiste deadlines en langere doorlooptijden voor goederen en diensten. Dit heeft een negatieve invloed op de operationele efficiëntie, kan leveranciersrelaties schaden en cruciale bedrijfsactiviteiten vertragen. ProcessMind identificeert specifieke goedkeuringsstappen of individuele fiatteurs die knelpunten veroorzaken binnen uw Purchase to Pay, Aanvraagproces, en toont waar workflows gestroomlijnd en de afhandeling van aanvragen versneld kunnen worden in Microsoft Dynamics 365.

Veel requisities worden meerdere keren gewijzigd na de initiële indiening, wat duidt op initiële fouten, ontbrekende informatie of veranderende vereisten. Dit iteratieve rework verbruikt waardevolle tijd en resources, verlengt de inkoopcyclus en verhoogt de administratieve overhead. ProcessMind brengt wijzigingsloops in kaart en identificeert gemeenschappelijke oorzaken binnen het Purchase to Pay, Requisitieproces, wat helpt bij het optimaliseren van formuliervelden en goedkeuringsvoorwaarden voor grotere nauwkeurigheid in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragen kunnen verplichte goedkeuringsstappen omzeilen of niet-standaard paden volgen, wat leidt tot compliance-risico's, ongeautoriseerde uitgaven en tekortkomingen bij audits. Dit ondermijnt de interne controles, stelt de organisatie bloot aan financiële risico's en bemoeilijkt de naleving van het beleid. ProcessMind visualiseert alle daadwerkelijke aanvraagpaden ten opzichte van gedefinieerde beleidsregels in uw Purchase to Pay, Aanvraagproces, waarbij afwijkingen en niet-compliant goedkeuringen in Microsoft Dynamics 365 worden benadrukt.

Veel requisities ondergaan onnodige handmatige interventies of herhaalde data-invoer, wat straight-through processing voorkomt en potentiële fouten introduceert. Dit leidt tot aanzienlijke inefficiënties, verhoogde operationele kosten en neemt waardevolle tijd weg van strategische taken. ProcessMind analyseert activiteiten om automatiseringsmogelijkheden te identificeren binnen het Purchase to Pay, Requisitieproces, waardoor handmatige touchpoints worden verminderd en de initiatie wordt versneld in Microsoft Dynamics 365.

Een aanzienlijk aantal requisities wordt afgewezen in verschillende goedkeuringsstadia, waardoor aanvragers gedwongen worden hun aanvragen opnieuw te starten of in te dienen. Dit veroorzaakt frustratie bij alle partijen, vertraagt de inkoop van benodigde items en verspilt inspanningen van zowel aanvragers als goedkeurders. ProcessMind identificeert de redenen en stadia voor frequente afwijzingen in het Purchase to Pay, Requisitieproces, waardoor gerichte training of beleidsaanpassingen in Microsoft Dynamics 365 mogelijk worden.

Goedgekeurde requisities ervaren vaak aanzienlijke vertragingen voordat een corresponderende inkooporder wordt aangemaakt, wat de leveringsschema's en leveranciersverplichtingen beïnvloedt. Dit knelpunt kan leiden tot voorraadtekorten, gemiste kansen en uiteindelijk de operationele continuïteit aantasten. ProcessMind meet de tijd tussen requisitiegoedkeuring en aanmaak van de inkooporder in uw Purchase to Pay, Requisitieproces, waardoor de hoofdoorzaken van deze kritieke vertragingen in Microsoft Dynamics 365 worden blootgelegd.

Bepaalde goedkeuringsstappen of individuele goedkeurders creëren consistent knelpunten, wat leidt tot onevenredig lange wachttijden voor requisities. Dit vertraagt de gehele inkoopcyclus, veroorzaakt frustratie bij stakeholders en beïnvloedt de algehele efficiëntie van de inkoopfunctie. ProcessMind visualiseert goedkeuringsworkflowpaden en identificeert specifieke stappen of individuen die verantwoordelijk zijn voor vertragingen in het Purchase to Pay, Requisitieproces, waardoor gerichte interventies in Microsoft Dynamics 365 mogelijk worden.

Veel requisities worden ingetrokken na indiening of gedeeltelijke goedkeuring, wat duidt op veranderingen in zakelijke behoeften, incorrecte initiële aanvragen of buitensporige vertragingen. Dit vertegenwoordigt verspilde inspanning en inefficiënte resource-allocatie binnen het inkoopteam, aangezien resources werden besteed aan aanvragen die uiteindelijk niet doorgingen. ProcessMind analyseert patronen die leiden tot intrekkingen van requisities in het Purchase to Pay, Requisitieproces, wat helpt bij het begrijpen van onderliggende problemen en het verbeteren van de initiële aanvraagkwaliteit in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragen volgen vaak tal van ongedocumenteerde en inefficiënte paden, die aanzienlijk afwijken van de vastgestelde standaard procesflow. Dit gebrek aan standaardisatie leidt tot onvoorspelbaarheid, verhoogde compliance-risico's en een grotere operationele complexiteit, wat het beheer van prestaties bemoeilijkt. ProcessMind ontdekt alle daadwerkelijke procesvarianten binnen het Purchase to Pay, Aanvraagproces, legt afwijkingen van het ideale pad bloot en identificeert gebieden voor standaardisatie in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragers markeren aanvragen vaak als "urgent", zelfs als dit niet gerechtvaardigd is. Hierdoor omzeilen ze standaard wachtrijen en overbelasten ze kanalen voor hoge prioriteit. Dit vermindert de ware betekenis van urgentie, creëert inefficiënties voor legitieme urgente verzoeken en kan leiden tot een verstoring van de gevestigde prioritering. ProcessMind correleert urgentieniveaus met daadwerkelijke verwerkingstijden en identificeert patronen van misbruik in uw Purchase to Pay, Aanvraagproces binnen Microsoft Dynamics 365.

Het aanvraagproces omvat vaak uitgebreide heen-en-weer communicatie, zoals verzoeken om aanvullende informatie of herhaalde wijzigingen, tussen aanvragers en goedkeurders. Dit verlengt doorlooptijden, veroorzaakt frustratie bij alle betrokkenen en vermindert de algehele gebruikerstevredenheid met het inkoopproces aanzienlijk. ProcessMind identificeert stappen en attributen die leiden tot iteratieve cycli in het Purchase to Pay, Aanvraagproces, en helpt de algehele aanvragerervaring in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die inkoopaanvragen nodig hebben om van indiening naar definitieve goedkeuring te gaan. Het bereiken hiervan vermindert de inkoopdoorlooptijden aanzienlijk, waardoor de benodigde goederen en diensten sneller worden verworven, wat direct van invloed is op projecttijdlijnen en operationele continuïteit binnen Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyseert de end-to-end goedkeuringsflow van aanvragen, en wijst specifieke activiteiten, gebruikers of afdelingen aan die vertragingen veroorzaken. Door variaties te visualiseren en knelpunten te identificeren, helpt ProcessMind goedkeuringsworkflows te optimaliseren, waardoor goedkeuringstijden mogelijk met 20-40% kunnen worden verkort door kansen te identificeren om stappen te stroomlijnen of middelen opnieuw toe te wijzen.

Het doel is om het percentage aanvragen dat wordt goedgekeurd zonder wijzigingen of herindieningen te verhogen. Een hogere first-pass approval rate minimaliseert herstelwerk, vermindert de administratieve last en voorkomt vertragingen in het Purchase to Pay-proces, wat leidt tot efficiëntere inkoopactiviteiten in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind identificeert de veelvoorkomende redenen voor afwijzingen en wijzigingen door event logs te analyseren. Het belicht patronen in aanvraagdata, zoals specifieke afdelingen of artikelcategorieën, die frequent leiden tot non-compliance of onvolledige indieningen, waardoor gerichte training en procesaanpassingen mogelijk zijn om first-pass approvals te stimuleren.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal onofficiële of afwijkende paden die een aanvraag neemt, wat zorgt voor een consistent en efficiënt proces voor alle aanvragen. Gestandaardiseerde processen verbeteren de voorspelbaarheid, verminderen fouten en verbeteren de compliance gedurende de gehele Purchase to Pay - Aanvraaglevenscyclus in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke procesvariaties en vergelijkt deze met ideale modellen. Het visualiseert de frequentie en impact van elke afwijking, en helpt zo de grondoorzaken van niet-standaard gedrag te identificeren. Dit inzicht stelt organisaties in staat best practices af te dwingen en robuustere, gestandaardiseerde aanvraagworkflows te ontwerpen.

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijdsduur tussen de definitieve goedkeuring van een aanvraag en de creatie van de bijbehorende inkooporder. Het versnellen van deze kritieke overdracht minimaliseert vertragingen in de daadwerkelijke inkoop, zorgt voor een tijdige vervulling van bedrijfsbehoeften en optimaliseert de algehele efficiëntie van het Purchase to Pay-proces in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind brengt het complete traject van goedgekeurde aanvraag tot PO-creatie in kaart en identificeert eventuele wachtrijen, handmatige overdrachten of specifieke voorwaarden die vertragingen veroorzaken. Door deze overgangsknelpunten te benadrukken, biedt ProcessMind bruikbare inzichten om de overdracht te stroomlijnen, waardoor conversietijden mogelijk met wel 30% kunnen worden verminderd.

Het doel is ervoor te zorgen dat alle inkoopaanvragen strikt voldoen aan het vastgestelde inkoopbeleid en de regelgeving van de organisatie. Verhoogde compliance beperkt financiële risico's, voorkomt ongeautoriseerde uitgaven en versterkt interne controles binnen het Purchase to Pay - Aanvraagproces in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind monitort elke stap van de aanvraaglevenscyclus tegen vooraf gedefinieerde regels en beleidslijnen, en detecteert automatisch niet-compliant paden of activiteiten. Het identificeert specifieke gevallen waarin goedkeuringen verplichte stappen omzeilen of data onvolledig is, biedt duidelijk bewijs voor audits en maakt proactieve handhaving van compliance-standaarden mogelijk.

Dit doel tracht de frequentie te verminderen waarmee inkoopaanvragen worden gewijzigd na de initiële indiening. Minder wijzigingen betekenen minder herstelwerk, snellere verwerkingstijden en een hogere efficiëntie, wat uiteindelijk tijd en middelen bespaart voor de inkoopafdeling die Microsoft Dynamics 365 gebruikt.
ProcessMind onthult de specifieke punten in het proces en de onderliggende redenen die wijzigingen teweegbrengen, zoals incorrecte initiële data-invoer of onduidelijke vereisten. Door deze patronen te analyseren, helpt ProcessMind kansen te identificeren voor een betere data kwaliteit stroomopwaarts, verbeterd formulierontwerp of verbeterde training, waardoor het aantal wijzigingen wordt verminderd door zich te richten op grondoorzaken.

Het doel is om onnodige handmatige interventies in het aanvraagproces te identificeren en te elimineren, en deze te vervangen door geautomatiseerde workflows. Het automatiseren van repetitieve taken vermindert menselijke fouten, versnelt de verwerking en maakt personeel vrij voor activiteiten met hogere waarde binnen de Microsoft Dynamics 365 Finance GL module.
ProcessMind visualiseert alle handmatige contactpunten en activiteiten binnen het Purchase to Pay - Aanvraagproces. Het kwantificeert de tijd en middelen die door deze handmatige stappen worden verbruikt, en benadrukt de belangrijkste kandidaten voor automatisering. ProcessMind helpt ook de impact van automatiseringsinitiatieven te meten, waardoor efficiëntiewinsten worden gevalideerd.

Dit doel richt zich op het identificeren en oplossen van specifieke goedkeuringsstappen of individuen die consequent vertragingen veroorzaken in de aanvraagworkflow. Het elimineren van deze gerichte knelpunten zorgt voor een soepeler, sneller goedkeuringsproces, waardoor aanvragen niet vastlopen op cruciale momenten in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind biedt gedetailleerde inzichten in de duur van elke activiteit en de wachttijden tussen stappen, en wijst exacte knelpunten aan binnen het goedkeuringsworkflowpad. Het kan specifieke goedkeuringsstappen of fiatteurs benadrukken die aanvragen frequent vertragen, waardoor organisaties gerichte oplossingen kunnen implementeren, zoals het herverdelen van de werkbelasting of aanvullende training.

Dit doel is erop gericht te zorgen dat urgentieniveaus die aan aanvragen zijn toegekend, passend en effectief worden gebruikt, en misbruik voor onterechte snelle afhandeling wordt voorkomen. Juist gebruik van het urgentieniveau stroomlijnt kritieke inkoop, terwijl een eerlijke verwerking voor alle aanvragen in Microsoft Dynamics 365 wordt gehandhaafd.
ProcessMind analyseert de correlatie tussen toegewezen urgentieniveaus en daadwerkelijke verwerkingstijden, en onthult gevallen waarin hoge urgentie wordt toegepast zonder corresponderende versnelde verwerking, of waar items met lage urgentie worden versneld. Het helpt patronen van misbruik te identificeren en biedt data-gedreven inzichten om beleid te verfijnen en ervoor te zorgen dat urgentieniveaus daadwerkelijk de bedrijfsbehoefte weerspiegelen.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal inkoopaanvragen dat na indiening wordt teruggetrokken. Een lager terugtrekkingspercentage duidt op een nauwkeurigere initiële behoeftebepaling en een efficiënter proces, wat verspilde inspanning en middelen in de vroege stadia van inkoop in Microsoft Dynamics 365 voorkomt.
ProcessMind volgt de paden van teruggetrokken aanvragen en identificeert de activiteiten of vertragingen die het meest voorafgaan aan een terugtrekking. Door deze voorafgaande gebeurtenissen te begrijpen, kunnen organisaties de grondoorzaken aanpakken, zoals lange goedkeuringscycli of veranderingen in projectscope, om het aantal teruggetrokken aanvragen te verminderen.

Het 6-stappen verbeterpad voor Purchase to Pay - Aanvraag

1

Download het datasjabloon
2

Exporteer uw `P2P data`
3

Upload uw aanvraagdata
4

Analyseer uw P2P Proces
5

P2P Optimalisaties Implementeren
6

Monitor uw P2P Voortgang
1

Download het datasjabloon

Wat te doen

Toegang tot en download de voorgeconfigureerde Excel data-extractie template die specifiek is ontworpen voor Purchase to Pay Requisitieprocessen in Microsoft Dynamics 365.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Dit zorgt ervoor dat u alle benodigde data punten met de juiste structuur uit Microsoft Dynamics 365 verzamelt, waardoor uw analyse-setup wordt gestroomlijnd.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde data template klaar om u te begeleiden bij uw data-extractie uit Microsoft Dynamics 365.

WAT U KRIJGT

Ontdek knelpunten in Dynamics 365 aanvragen

ProcessMind onthult de ware reis van uw inkooprequisities, en toont u precies waar vertragingen optreden en goedkeuringen stagneren. Verkrijg duidelijke visuele inzichten in elke stap, van creatie tot finalisatie.
  • Visualiseer de daadwerkelijke aanvraagprocesflow
  • Identificeer goedkeuringsvertragingen en knelpunten
  • Identificeer compliance-gaten in requisities
  • Verkort de Purchase to Pay cyclustijden
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Het transformeren van de efficiëntie van inkoopaanvragen

Deze resultaten benadrukken de aanzienlijke verbeteringen die organisaties doorgaans realiseren door process mining in te zetten om hun Purchase to Pay - Aanvraagworkflows binnen Microsoft Dynamics 365 te analyseren en te optimaliseren. Door knelpunten te identificeren en te elimineren, kunnen bedrijven hun aanvraag-naar-order cyclus stroomlijnen.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn uw aanvraaggoedkeuringsproces door knelpunten te identificeren en te elimineren, wat leidt tot snellere goedkeuringen en een snellere start van inkoopactiviteiten.
0 %
Hogere `first-pass` goedkeuringen

Toename in initieel goedgekeurde requisities

Verbeter de kwaliteit van initiële requisitie-indieningen door gemeenschappelijke afwijzingsredenen te begrijpen, waardoor rework voor zowel aanvragers als goedkeurders wordt verminderd. Dit verhoogt de efficiëntie en medewerkerstevredenheid.
0 %
Verbeterde Proces Compliance

Vermindering van niet-standaard paden

Zorg ervoor dat requisities het vastgestelde inkoopbeleid en standaard workflows volgen. Process mining onthult afwijkingen, wat gerichte training en controleverbeteringen mogelijk maakt.
0 days
Versnelde PO Conversie

Verkorten van de doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder

Verkort het kritieke pad van een goedgekeurde aanvraag naar een gegenereerde inkooporder. Dit zorgt voor snellere inkoop en ondersteunt een tijdige levering van goederen en diensten.
0 %
Minder herstelwerkzaamheden bij aanvragen

Daling in wijzigingspercentages

Minimaliseer het aantal keren dat requisities worden gewijzigd of afgewezen, wat de handmatige inspanning aanzienlijk vermindert, tijd bespaart en operationele kosten geassocieerd met rework verlaagt.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, datakwaliteit en specifieke implementatie-inspanningen. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende Purchase to Pay - Aanvraag implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor een inkoopaanvraag, dienend als de primaire case identifier.

Het belang

Het is essentieel voor het groeperen van alle gerelateerde events in één procesinstantie, waardoor een complete, end-to-end analyse van de levenscyclus van elke requisitie mogelijk wordt.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap die plaatsvond in het aanvraagproces.

Het belang

Dit attribuut definieert de stappen in de proceskaart, waardoor het mogelijk wordt om de aanvraagworkflow te visualiseren, analyseren en begrijpen.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of event plaatsvond.

Het belang

Het biedt de chronologische volgorde van events, wat noodzakelijk is voor het berekenen van procesduur, het identificeren van knelpunten en het analyseren van performance over tijd.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.

Het belang

Het maakt analyse van gebruikersspecifiek gedrag, workload en performance mogelijk, wat cruciaal is voor resource management en het identificeren van trainingsmogelijkheden.

De afdeling van de aanvrager of het kostenplaats dat aan de aanvraag is gekoppeld.

Het belang

Het maakt het filteren en vergelijken van procesperformance over verschillende business units mogelijk, waardoor afdelingsspecifieke patronen, knelpunten of inefficiënties worden onthuld.

De huidige of uiteindelijke status van de inkoopaanvraag.

Het belang

Het biedt een duidelijke uitkomst voor elke case, waardoor analyse van goedkeurings-, afwijzings- en intrekkingspercentages mogelijk is, wat key performance indicators zijn.

De totale monetaire waarde van de inkoopaanvraag.

Het belang

Het voegt een financiële dimensie toe aan de analyse, waardoor prioriteitsstelling van high-value cases mogelijk is en inzicht ontstaat in hoe monetaire waarde het procesgedrag beïnvloedt.

Een classificatie van de urgentie van de requisitie, zoals 'Hoog', 'Gemiddeld' of 'Laag'.

Het belang

Het helpt beoordelen of prioriteitsinstellingen kritieke aanvragen effectief versnellen en ontdekt potentieel misbruik van de urgentieclassificatie.

De naam of fase van een specifieke goedkeuringsstap in de workflow.

Het belang

Het maakt een gedetailleerde analyse van de goedkeuringsworkflow mogelijk, waardoor specifieke stadia die knelpunten veroorzaken, kunnen worden geïdentificeerd.

De actieve tijd besteed aan een specifieke taak.

Het belang

Het meet de actieve werkduur voor activiteiten, wat helpt onderscheid te maken tussen waardetoevoegende tijd en wachttijd voor accurate knelpuntanalyse.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze gebeurtenis markeert de initiële creatie van het inkoopaanvraagrecord in een conceptstatus. Het wordt vastgelegd door de creatie-timestamp van de header van de inkoopaanvraag te identificeren.

Het belang

Als start van het proces is deze activiteit essentieel voor het meten van de totale requisitiecyclustijd en het analyseren van dagelijkse requisitie-throughputvolumes.

De gebruiker dient de voltooide aanvraag in, wat de formele goedkeuringsworkflow initieert. Dit is een expliciete actie die wordt gelogd door de workflow engine van het systeem.

Het belang

Deze activiteit is een cruciale mijlpaal die de goedkeuringscyclus start. Het is het beginpunt voor het meten van 'Requisition Approval Cycle Time' en 'First-Pass Approval Rate'.

Een goedkeurder voltooit de toegewezen taak en keurt de requisitie goed voor hun stadium van het proces. Dit verplaatst de requisitie naar de volgende stap of naar de definitieve goedkeuring.

Het belang

Meet de verwerkingstijd voor elk goedkeuringsstadium en helpt efficiënte delen van de workflow aan te wijzen. Het is een sleutelcomponent van variantanalyse.

De aanvraag heeft met succes alle vereiste goedkeuringsstappen in de workflow doorlopen. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer de workflow-instance wordt voltooid met een definitieve goedgekeurde status.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal, die het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de inkoopfase markeert. Het is de eindgebeurtenis voor de 'Requisition Approval Cycle Time' KPI.

De aanvraag is afgewezen tijdens de goedkeuringsworkflow en wordt niet verder verwerkt. Dit vertegenwoordigt een definitieve mislukte status voor de aanvraag.

Het belang

Deze eindgebeurtenis is cruciaal voor het analyseren van de algehele afwijzingspercentages en het begrijpen van de financiële of operationele impact van mislukte verzoeken.

Een goedgekeurde inkooprequisitieregel wordt omgezet in een inkooporderregel, wat de overdracht naar het inkoopteam aangeeft. Dit wordt vastgelegd door de requisitieregel te koppelen aan een inkooporderregel.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die de aanvraag verbindt met het stroomafwaartse inkoopproces. Het is essentieel voor het meten van de 'Requisition to PO Conversion Time' KPI.

De gehele inkoopaanvraag wordt als voltooid beschouwd, wat betekent dat alle regels zijn verwerkt tot inkooporders of zijn geannuleerd. Dit is een definitieve, succesvolle eindstatus.

Het belang

Deze activiteit markeert de succesvolle voltooiing van de levenscyclus van de aanvraag. Het is het eindpunt voor het meten van de totale end-to-end procesduur.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert uw Purchase Requisition ID data uit Dynamics 365 om de werkelijke flow van uw requisitieproces te visualiseren. Het identificeert knelpunten, niet-compliant stappen en rework, zoals lange goedkeuringscycli of frequente wijzigingen. Hierdoor kunt u de hoofdoorzaken begrijpen en specifieke gebieden voor efficiëntiewinst en kostenreductie aanpakken.

Om het Purchase to Pay Aanvraagproces effectief te analyseren, hebben we voornamelijk event logs nodig die gerelateerd zijn aan de Purchase Requisition ID. Belangrijke data omvat event ID, activiteitsnaam, timestamp en de verantwoordelijke gebruiker of het systeem. Dit stelt ons in staat de precieze volgorde van stappen voor elke aanvraag te reconstrueren.

Data-extractie kan doorgaans worden uitgevoerd met behulp van standaard rapportagetools, aangepaste queries of directe databasetoegang binnen uw Dynamics 365 omgeving. Wij richten ons op tabellen die requisitiecreatie, statuswijzigingen, goedkeuringsevents en conversie naar inkooporders bevatten. Onze experts kunnen uw IT-team door dit proces begeleiden om dataintegriteit te waarborgen.

U kunt een aanzienlijke verkorting van de doorlooptijden voor aanvraaggoedkeuring en een toename van de first-pass approval rates verwachten. Process mining helpt procesflows te standaardiseren, de conversie van aanvraag naar inkooporder te versnellen en de naleving van het inkoopbeleid te verbeteren. Deze verbeteringen leiden tot een hogere operationele efficiëntie en kostenbesparingen.

De initiële data-extractie- en setup-fase duurt meestal enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van data en uw systeemconfiguratie. De analyse zelf kan binnen enkele dagen bruikbare inzichten opleveren zodra de data is geladen en gemodelleerd. Continue monitoring kan vervolgens doorlopende optimalisatiemogelijkheden bieden.

Ja, process mining is uitstekend in het identificeren van specifieke goedkeuringsknelpunten door de daadwerkelijke tijd die wordt besteed aan elke goedkeuringsstap en de paden die aanvragen nemen te visualiseren. Het kan benadrukken waar aanvragen frequent worden vertraagd of omgeleid, zoals specifieke goedkeuringsstappen of individuen. Dit inzicht maakt gerichte interventies mogelijk om uw goedkeuringscycli te stroomlijnen.

Process mining is gunstig voor organisaties van elke omvang die herhaalbare, data-rijke processen afhandelen, zoals Purchase to Pay Requisitie. Hoewel grote ondernemingen complexere processen kunnen hebben, kunnen zelfs kleinere organisaties aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen realiseren door hun kernactiviteiten te optimaliseren. De sleutel is het beschikken over voldoende event data om te analyseren.

De primaire technische vereiste is toegang tot uw Dynamics 365 event logs voor de Purchase Requisition ID, doorgaans in een gestructureerd format zoals CSV of SQL-tabellen. Naast data heeft u een process mining tool nodig, die cloud-based of on-premises kan zijn, en basis data-integratiemogelijkheden. Complexe codering is doorgaans niet vereist.

Optimaliseer Purchase to Pay - Requisitie voor Snellere Goedkeuringen Nu

Elimineer vertragingen en realiseer 30% snellere cyclustijden in Dynamics 365.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. `Setup` in enkele minuten.