> Continue verbetering > Onkostenbeheer > Coupa Expenses

Verbeter uw onkostenbeheer

Uw 6-stappenplan om onkostenbeheer in Coupa Expenses te optimaliseren
Download datatemplate
Verbeter uw onkostenbeheer
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Onkostenbeheer in Coupa Expenses voor Efficiëntie

Onkostenbeheerprocessen kunnen vaak complex zijn, wat leidt tot goedkeuringsknelpunten en compliance-uitdagingen. Ons platform biedt heldere inzichten in uw operaties, helpt u inefficiënties te lokaliseren en elke stap te optimaliseren. Ontdek hoe u workflows kunt stroomlijnen, kosten kunt verlagen en consistente beleidsnaleving kunt waarborgen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van onkostenbeheer in Coupa Expenses belangrijk is

Zelfs met robuuste platforms zoals Coupa Expenses, stuiten organisaties vaak op verborgen inefficiënties binnen hun onkostenbeheerprocessen. Deze inefficiënties, hoewel subtiel, kunnen een aanzienlijke impact hebben op uw bedrijfsresultaat, medewerkerstevredenheid en compliance. Vertraagde terugbetalingen frustreren medewerkers, wat leidt tot verminderde productiviteit en moraal. Onduidelijk of inconsistent toegepast beleid kan resulteren in financiële discrepanties, auditrisico's en onnodige administratieve lasten, doordat financiële teams goedkeuringen achterna moeten jagen of fouten moeten corrigeren. Bovendien betekent een inefficiënt onkostenproces hogere operationele kosten als gevolg van buitensporige handmatige controles, herwerk en langdurige goedkeuringscycli. Het begrijpen en aanpakken van deze uitdagingen is cruciaal voor het handhaven van financiële gezondheid en een positieve werkomgeving, en zorgt ervoor dat uw investering in Coupa Expenses echt vruchten afwerpt.

Hoe Process Mining efficiëntie ontsluit in Coupa Expenses

Process mining biedt een krachtige lens om uw Expense Management proces te analyseren, waarbij verder wordt gegaan dan aannames om de ware operationele flow binnen Coupa Expenses te onthullen. Door gebruik te maken van event log data, construeert process mining een objectieve, datagedreven kaart van het traject van elke onkostennota, van creatie tot uiteindelijke terugbetaling. U kunt visueel alle variaties, afwijkingen van standaardprocedures en herwerklussen identificeren die verborgen kunnen zijn in uw systeem. U zou bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat een aanzienlijk deel van de onkostennota's herhaaldelijk wordt teruggestuurd voor herziening vanwege ontbrekende informatie, of dat bepaalde goedkeurders consequent knelpunten veroorzaken, waardoor de totale terugbetalingscyclus wordt verlengd. Deze mogelijkheid biedt ongekende transparantie, waardoor u precies de activiteiten of overdrachten kunt aanwijzen die uw proces vertragen, kosten opdrijven of leiden tot non-compliance problemen binnen uw Coupa Expenses-omgeving. Het gaat erom het proces te zien zoals het werkelijk verloopt, niet alleen zoals het is gedocumenteerd.

Belangrijke gebieden voor procesverbetering en -optimalisatie

Met process mining krijgt u nauwkeurige inzichten in waar uw Expense Management proces in Coupa Expenses verbetering nodig heeft. Verschillende veelvoorkomende gebieden komen vaak naar voren als belangrijke doelen voor optimalisatie. U kunt het aantal stappen dat een onkostennota doorloopt identificeren en verminderen, vooral voor transacties met een lage waarde, door goedkeuringsworkflows te stroomlijnen. Het begrijpen van de oorzaken van afwijzingen en nieuwe indieningen stelt u in staat om betere richtlijnen voor medewerkers te implementeren of beleidscontroles aan te passen om toekomstige problemen te voorkomen. U zou mogelijkheden kunnen ontdekken om routinematige controles te automatiseren die momenteel handmatig worden uitgevoerd, waardoor financiële teams tijd krijgen voor strategischere taken. Bovendien kunt u door het analyseren van de doorlooptijd van elke activiteit specifieke managers of afdelingen identificeren die consistente knelpunten vormen en werken aan het verbeteren van hun beoordelingsprocessen. Deze gerichte aanpak helpt u proactief inefficiënties aan te pakken in plaats van te reageren op problemen, wat leidt tot aanzienlijke procesoptimalisatie.

Verwachte resultaten van het optimaliseren van uw onkostenbeheerproces

Het implementeren van process mining voor Expense Management in Coupa Expenses levert meetbare en impactvolle voordelen op voor uw organisatie. U kunt een aanzienlijke verkorting van de gemiddelde terugbetalingscyclus verwachten, wat direct leidt tot verhoogde medewerkerstevredenheid en verminderde administratieve vragen. Door beleidsovertredingen proactief aan te pakken, verbetert u de compliance en minimaliseert u auditrisico's, waardoor uw financiële integriteit wordt gewaarborgd. Operationele kosten die gepaard gaan met het verwerken van onkosten zullen dalen naarmate u herwerk elimineert, taken automatiseert en goedkeuringen stroomlijnt. Bovendien betekent een verbeterde procesefficiëntie dat uw financiële team middelen effectiever kan toewijzen, waarbij de focus verschuift van reactieve probleemoplossing naar strategisch financieel management. Uiteindelijk draagt procesoptimalisatie van uw Coupa Expenses workflow bij aan een flexibelere, compliantere en kosteneffectievere financiële operatie.

Aan de slag met het verbeteren van uw Coupa Expenses-proces

De reis om uw Expense Management met process mining in Coupa Expenses te optimaliseren, is toegankelijker dan u misschien denkt. Deze gids is ontworpen om u te helpen uw bestaande Coupa-data te benutten om snel krachtige inzichten te onthullen. Door u te richten op 'hoe u Expense Management kunt verbeteren' en 'hoe u de Expense Management-cyclus kunt verkorten', kunt u onmiddellijk beginnen met het visualiseren van uw huidige staat, het identificeren van kritieke knelpunten en het formuleren van datagedreven strategieën voor procesoptimalisatie. Vandaag beginnen betekent dichterbij komen bij een efficiënter, compliant en medewerkersvriendelijker onkostenbeheersysteem, waardoor uitdagingen worden omgezet in kansen voor groei en financiële excellentie.

Onkostenbeheer Onkostenrapportage Declaratieproces Goedkeuringsworkflow Beleidscompliance Financiële processen Kostenbeheersing Verkorting van de doorlooptijd Financiële Nauwkeurigheid

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij goedkeuringen van managers of financiële afdelingen betekenen dat medewerkers langer wachten op terugbetalingen, wat de tevredenheid en cashflow beïnvloedt. Deze verlengde cycli komen vaak voort uit knelpunten, onduidelijke verantwoordelijkheden of trage reactietijden binnen Coupa Expenses. Dit beïnvloedt direct het medewerkersmoraal en kan werkkapitaal vastzetten.
ProcessMind onthult waar vertragingen optreden in de goedkeuringsworkflow, en identificeert specifieke goedkeurders of fasen die het proces consequent vertragen. Door daadwerkelijke paden en knelpunten in uw Coupa Expenses-data te visualiseren, pinpoint ProcessMind de hoofdoorzaken en stelt verbeteringen voor om goedkeuringen te versnellen.

Een hoog aantal afgewezen onkostennota's leidt tot herwerk, frustratie bij medewerkers en een verhoogde administratieve last. Deze afwijzingen duiden vaak op problemen met beleidsnaleving, ontbrekende documentatie of misverstanden over indieningsvereisten binnen Coupa Expenses. Deze inefficiëntie kost zowel medewerkers als financiële teams waardevolle tijd.
ProcessMind analyseert de paden van afgewezen rapporten, onthult veelvoorkomende redenen voor afwijzingen en waar in de Coupa Expenses workflow deze optreden. Het helpt bij het identificeren van patronen, zoals specifieke onkostencategorieën of afdelingen met hogere afwijzingspercentages, waardoor gerichte training of beleidsverduidelijking mogelijk wordt.

Niet-naleving van onkostenbeleid kan leiden tot financiële verliezen, auditrisico's en inconsistentie in uitgaven. Zonder helder inzicht kunnen onkosten buiten het beleid onopgemerkt door het Coupa Expenses-systeem gaan, wat kan leiden tot compliance-lacunes en reputatieschade. Dit stelt de organisatie bloot aan financiële boetes en tekortkomingen in interne controles.
ProcessMind signaleert daadwerkelijke afwijkingen van uw gedefinieerde onkostenbeleid, door gebruik te maken van Policy Violation Flag attributen in Coupa Expenses data. Het belicht rapporten die standaardcontroles omzeilen of onkosten buiten toegestane categorieën bevatten, waardoor proactieve handhaving en verbeterde auditresultaten mogelijk worden.

Inconsistente of trage declaratieverwerking heeft een negatieve invloed op de werknemerstevredenheid en kan relaties onder druk zetten. Vertragingen tussen definitieve goedkeuring en de daadwerkelijke betaling in Coupa Expenses duiden vaak op inefficiënties in de planning, uitvoering of integratie met boekhoudsystemen. Dit beïnvloedt direct de werknemerservaring en het vertrouwen in het financiële proces.
ProcessMind visualiseert de tijd die nodig is vanaf 'Finance Approved' tot 'Reimbursement Executed' voor elk rapport, waarbij knelpunten in het declaratieproces worden geïdentificeerd. Het helpt het goedkeuringsproces in Coupa Expenses te stroomlijnen, zorgt voor tijdige betalingen en verbetert de financiële operationele efficiëntie.

Onkostennota's die worden teruggestuurd voor herziening vanwege fouten of ontbrekende informatie, creëren onnodige handmatige inspanning en verlengen de verwerkingstijden. Dit constante heen en weer in Coupa Expenses legt beslag op middelen in zowel de indienende als de beoordelende afdelingen, wat leidt tot tijdverspilling en hogere operationele kosten.
ProcessMind identificeert hoe vaak rapporten terugkeren voor herziening en de veelvoorkomende stadia waarin dit gebeurt, met behulp van de activiteit 'Onkostennota Teruggestuurd voor Revisie'. Door deze herwerklussen in uw Coupa Expenses-data te begrijpen, helpt ProcessMind maatregelen te implementeren om fouten vooraf te verminderen, waardoor de 'first-pass yield' verbetert.

Zonder een duidelijk, real-time inzicht in het volledige onkostenbeheerproces in Coupa Expenses, worstelen organisaties met het identificeren van de grondoorzaken van inefficiënties. Dit gebrek aan zichtbaarheid belemmert data-gedreven besluitvorming, waardoor het moeilijk wordt om precies te bepalen waar vertragingen of compliance-problemen vandaan komen.
ProcessMind creëert een röntgenbeeld van uw complete onkostenbeheerproces, van aanmaak tot boekhouding, met behulp van uw Coupa Expenses event data. Het visualiseert alle daadwerkelijke paden die onkostenrapporten nemen, en onthult verborgen bottlenecks, afwijkingen en optimalisatiemogelijkheden die voorheen onzichtbaar waren.

Onbedoelde variaties in de routering van onkostennota's voor goedkeuring leiden tot inconsistente verwerking, mogelijke compliance-lacunes en onvoorspelbare doorlooptijden. Wanneer rapporten standaardstappen omzeilen of ad-hoc paden volgen in Coupa Expenses, wordt het lastig om de controle te behouden en eerlijkheid te waarborgen.
ProcessMind ontdekt alle daadwerkelijke procesvarianten die onkostennota's doorlopen, en belicht de meest voorkomende en de meest afwijkende paden binnen uw Coupa Expenses data. Dit helpt bij het standaardiseren van workflows, het elimineren van ongeautoriseerde 'shortcuts' en het afdwingen van een consistent, compliant goedkeuringsproces.

Vertragingen zijn vaak niet uniform binnen de organisatie; bepaalde afdelingen of onkostencategorieën kunnen consequent langere goedkeuringstijden of hogere afwijzingspercentages ervaren. Zonder deze specifieke oorzaken binnen Coupa Expenses te identificeren, zullen generieke verbeteringen geen lokale inefficiënties aanpakken.
ProcessMind segmenteert de procesdata op attributen zoals Afdeling Medewerker en Onkostencategorie om te onthullen welke segmenten slecht presteren. Het helpt bij het lokaliseren van gebieden in uw Coupa Expenses-gebruik waar gerichte training, beleidsaanpassingen of resource-herverdeling het meest nodig zijn om de efficiëntie te verbeteren.

Handmatige en tijdrovende audits van onkostenrapporten putten middelen uit en vertragen de finalisering van financiële records. Het identificeren welke rapporten werkelijk grondiger onderzoek vereisen versus die welke versneld kunnen worden binnen Coupa Expenses is een aanzienlijke uitdaging, wat leidt tot overmatige controles of gemiste risico's.
ProcessMind brengt rapporten met potentiële beleidsschendingen, ongebruikelijke activiteitensequenties of kenmerken met een hoog risico naar voren, wat uw auditproces stroomlijnt. Door de auditinspanningen te richten op rapporten met een hogere Policy Violation Flag of complexe goedkeuringsroutes in Coupa Expenses, vermindert het handmatige inspanning en vergroot het de effectiviteit van de audit.

De cumulatieve tijd besteed aan goedkeuringen, afwijzingen, revisies en declaraties vertaalt zich in aanzienlijke operationele kosten per onkostenrapport. Zonder inzicht in de specifieke activiteiten die het meest bijdragen aan deze kosten binnen Coupa Expenses, is het moeilijk om gebieden voor kostenreductie te identificeren.
ProcessMind kwantificeert de tijd en middelen die worden verbruikt door elke activiteit en route in het onkostenbeheerproces. Door inefficiënte stappen en herwerklussen te identificeren die door uw Coupa Expenses data worden onthuld, helpt ProcessMind workflows te optimaliseren om de totale kosten van de verwerking van elk rapport te verlagen.

De vertraging tussen onkostenvergoeding en de uiteindelijke boeking in boekhoudsystemen kan leiden tot verschillen in financiële rapporten en een nauwkeurige financiële afsluiting belemmeren. Deze vertragingen, zelfs na 'Reimbursement Executed' in Coupa Expenses, kunnen afstemmingsuitdagingen creëren en de financiële nauwkeurigheid beïnvloeden.
ProcessMind volgt de complete levenscyclus tot en met 'Accounting Posted', waarbij eventuele lacunes of vertragingen in de laatste fasen van het proces worden geïdentificeerd. Het onthult waar de overdracht naar boekhoudsystemen in Coupa Expenses kan worden geoptimaliseerd, wat zorgt voor tijdige en nauwkeurige financiële rapportage.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de totale tijd die nodig is om een onkostenrapport goed te keuren, van indiening tot definitieve goedkeuring door manager en financiën, aanzienlijk te verkorten. Snellere goedkeuringscycli in Coupa Expenses leiden tot snellere declaraties, wat de werknemerstevredenheid direct verbetert en het aantal vragen aan financiële teams vermindert. Dit helpt ook bij het handhaven van een beter cashflowbeheer voor de organisatie.
ProcessMind helpt door de daadwerkelijke processtroom van elk onkostenrapport te analyseren, specifieke activiteiten of rollen te identificeren die als knelpunten fungeren. Het visualiseert alle goedkeuringsroutes, onthullend waar vertragingen optreden en hun impact kwantificerend. U kunt managers met lange goedkeuringstijden identificeren, onnodige goedkeuringsstappen ontdekken en "what-if"-scenario's simuleren om de workflow te optimaliseren. Het bereiken van een reductie van 30-50% in de gemiddelde goedkeuringstijd is een veelvoorkomend resultaat.

Dit doel richt zich op het verminderen van de frequentie waarmee onkostenrapporten worden teruggestuurd voor revisies of uiteindelijk worden afgewezen binnen Coupa Expenses. Een lager afwijzingspercentage duidt op indieningen van hogere kwaliteit, minder herwerk voor werknemers en goedkeurders, en een soepeler algemeen proces. Dit heeft direct invloed op de operationele efficiëntie en verlaagt de verwerkingskosten per rapport.
ProcessMind identificeert de veelvoorkomende redenen voor afwijzingen, zoals ontbrekende bonnen, beleidsschendingen of onjuiste codering, door historische data te analyseren. Het kan patronen opsporen die leiden tot afwijzingen, specifieke werknemers of afdelingen met hoge afwijzingspercentages benadrukken en proactieve maatregelen voorstellen, zoals verbeterde pre-indieningscontroles of duidelijkere beleidscommunicatie, om de 'first-pass' goedkeuringen te verbeteren.

Het bereiken van dit doel betekent ervoor zorgen dat alle onkostennota's strikt voldoen aan het bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten. Niet-gedetecteerde beleidsovertredingen kunnen leiden tot financiële risico's, auditproblemen en inconsistent uitgavegedrag. Sterkere compliance binnen Coupa Expenses zorgt voor betere kostenbeheersing en handhaaft de financiële integriteit.
ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van gedefinieerde beleidsregels door de feitelijke procesuitvoering te vergelijken met ideale compliant paden. Het benadrukt specifieke overtredingen, kwantificeert hun impact en identificeert systemische problemen die niet-compliant gedrag mogelijk maken. Dit stelt organisaties in staat gerichte training te implementeren, beleid aan te passen en pre-goedkeuringscontroles te verbeteren om toekomstige non-compliance proactief te voorkomen.

Dit doel is gericht op het aanzienlijk versnellen van de tijd die werknemers nodig hebben om hun declaraties te ontvangen zodra een onkostenrapport is goedgekeurd. Trage en inconsistente vergoedingen kunnen leiden tot ontevredenheid bij werknemers en meer administratieve vragen. Het verbeteren van dit proces in Coupa Expenses verbetert de werknemerservaring en vermindert de financiële druk op individuen.
ProcessMind brengt het gehele declaratie-subproces in kaart, van definitieve goedkeuring tot betalingsuitvoering. Het identificeert specifieke vertragingen na goedkeuring, zoals handmatige verwerking, batchverwerkingsvensters of integratieproblemen met betalingssystemen. Door deze knelpunten te analyseren, stelt ProcessMind organisaties in staat om de betalingsplanning te stroomlijnen, handmatige overdrachten te automatiseren en een consistente, snellere declaratie-ervaring te waarborgen.

Dit doel gaat over het verminderen van de noodzaak voor werknemers en goedkeurders om onkostenrapporten handmatig te herverwerken, corrigeren of reviseren als gevolg van fouten of onvolledigheid. Een groot volume aan handmatig herwerk in Coupa Expenses leidt tot verspilde tijd, hogere operationele kosten en vertragingen in het algehele onkostenbeheerproces.
ProcessMind kwantificeert de hoeveelheid herwerk die optreedt in verschillende stadia van de levenscyclus van het onkostenrapport. Het identificeert de hoofdoorzaken, zoals frequente retouren voor ontbrekende informatie of onjuiste codering, en benadrukt activiteiten of rollen die het meest bijdragen aan dit herwerk. Door deze drijfveren te begrijpen, kunnen organisaties procesverbeteringen implementeren, zoals verbeterde indieningsrichtlijnen of geautomatiseerde validatieregels, om handmatige inspanningen aanzienlijk te verminderen.

Dit doel bereiken betekent een uitgebreid, real-time inzicht krijgen in elke stap die een onkostennota doorloopt, van creatie tot de uiteindelijke boekhouding. Slechte zichtbaarheid in Coupa Expenses leidt tot verborgen knelpunten, vertraagde probleemoplossing en het onvermogen om datagedreven beslissingen te nemen voor procesoptimalisatie.
ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch de complete end-to-end procesflow van alle onkostennota's, waarbij alle daadwerkelijke varianten en afwijkingen van het beoogde pad worden onthuld. Het biedt een duidelijk overzicht van activiteiten, overdrachten en doorlooptijden, waardoor stakeholders inefficiënties kunnen identificeren, het werkelijke procesgedrag kunnen begrijpen en de prestaties continu kunnen monitoren. Dit holistische beeld is cruciaal voor proactieve probleemoplossing.

Dit doel is gericht op het verminderen van de variabiliteit in hoe onkostenrapporten worden gerouteerd en goedgekeurd, waardoor een consistent en voorspelbaar proces wordt gewaarborgd. Ongecontroleerde variaties in goedkeuringsroutes binnen Coupa Expenses kunnen leiden tot verwarring, vertragingen, inconsistente toepassing van beleid en moeilijkheden bij audits.
ProcessMind ontdekt alle bestaande procesvarianten en vergelijkt deze met ideale, vooraf gedefinieerde goedkeuringsroutes. Het belicht afwijkingen, identificeert de redenen voor gevarieerde routering en identificeert specifieke rollen of voorwaarden die complexiteit introduceren. Door deze variaties te begrijpen, kunnen organisaties gestandaardiseerde workflows afdwingen, goedkeuringsmatrices vereenvoudigen en een voorspelbaarder en efficiënter proces waarborgen.

Dit doel richt zich op het identificeren en aanpakken van prestatieverschillen in de verwerking van onkostenrapporten tussen verschillende afdelingen of kostenplaatsen. Als specifieke organisatieonderdelen consequent vertragingen of hogere afwijzingspercentages ervaren in Coupa Expenses, kan dit de algehele efficiëntie ondermijnen en leiden tot ongelijke werknemerservaringen.
ProcessMind maakt gedetailleerde segmentatie van procesprestaties mogelijk per werknemersafdeling, kostenplaats of onkostencategorie. Het benadrukt welke gebieden ondermaats presteren, kwantificeert hun impact op cyclustijden en kosten, en helpt gelokaliseerde knelpunten of trainingsbehoeften te identificeren. Dit maakt gerichte interventies en procesaanpassingen mogelijk om een eerlijke en geoptimaliseerde prestatie in de hele organisatie te bereiken.

Dit doel is gericht op het stroomlijnen en versnellen van het controleproces (auditing) van onkostenrapporten, waardoor het minder resource-intensief en effectiever wordt. Inefficiënte audits binnen Coupa Expenses kunnen aanzienlijke tijd en moeite kosten, financiële afsluitingen vertragen en potentieel kritieke compliance-problemen missen.
ProcessMind automatiseert het creëren van audittrails en kan proactief transacties met een hoog risico of verdachte patronen markeren op basis van vooraf gedefinieerde regels of gedetecteerde afwijkingen. Dit stelt auditteams in staat hun inspanningen te richten op uitzonderingen en niet-compliante cases in plaats van elk rapport door te spitten. Door handmatige dataverzameling en -analyse te verminderen, verkort ProcessMind de auditinspanning aanzienlijk en versnelt het de oplossing van problemen.

Dit doel is erop gericht de totale operationele kosten die gepaard gaan met de verwerking van elk onkostenrapport, van indiening tot declaratie en boekhouding, te verlagen. Hoge verwerkingskosten in Coupa Expenses verminderen de winstgevendheid en duiden op inefficiënties die kunnen worden aangepakt. Het bereiken van dit doel heeft directe invloed op het bedrijfsresultaat.
ProcessMind kwantificeert de kosten die gepaard gaan met elke activiteit, herwerklus en goedkeuringsstap binnen het onkostenbeheerproces. Het identificeert belangrijke kostenfactoren, zoals buitensporige handmatige interventies, meerdere goedkeuringslagen of frequente afwijzingen. Door workflows te optimaliseren, overtollige stappen te elimineren en routinetaken te automatiseren, helpt ProcessMind organisaties aanzienlijke reducties te realiseren in de gemiddelde kosten om elk onkostenrapport te verwerken.

Dit doel richt zich op het verminderen van de tijd tussen de vergoeding van een onkostenrapport en de uiteindelijke boeking ervan in het grootboek. Vertragingen bij de boekhoudkundige boeking binnen Coupa Expenses kunnen leiden tot onnauwkeurigheden in financiële overzichten, langzamere maandafsluitingsprocessen en uitdagingen in real-time cashflowbeheer.
ProcessMind analyseert de specifieke stappen en overdrachten die betrokken zijn bij het boekhoudkundige proces na vergoeding. Het identificeert knelpunten zoals handmatige data-invoer, afstemmingsproblemen of vertragingen in systeemintegraties tussen Coupa Expenses en het grootboek. Door deze overgangen te stroomlijnen en gebieden voor automatisering te benadrukken, helpt ProcessMind een tijdige en nauwkeurige financiële rapportage te waarborgen, waardoor de algehele financiële nauwkeurigheid verbetert.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Onkostenbeheer

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Open de vooraf gedefinieerde Excel-template, gestructureerd om alle relevante datapunten vast te leggen voor een uitgebreide Expense Management-analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Zorg ervoor dat uw data vanaf het begin correct is georganiseerd, voor een solide basis voor accurate analyse en zinvolle inzichten.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar template, ontworpen voor efficiënte dataverzameling vanuit Coupa Expenses.

DIT LEVERT HET OP

Ontgrendel de Efficiëntie van Onkostenprocessen in Coupa

ProcessMind biedt duidelijke visualisaties van uw Coupa onkostenproces, die onthullen waar inefficiënties en compliance-problemen optreden. Verkrijg bruikbare inzichten om elke stap te optimaliseren, van indiening tot goedkeuring.
  • Visualiseer de daadwerkelijke onkosten-workflow in Coupa
  • Identificeer goedkeuringsbottlenecks direct
  • Zorg voor consistente beleidsnaleving
  • Verlaag verwerkingskosten en cyclustijden
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Uw Onkostenbeheerproces Optimaliseren

Deze resultaten tonen de meetbare verbeteringen die organisaties doorgaans bereiken door process mining toe te passen op hun onkostenbeheer-workflows, door gebruik te maken van data uit Coupa Expenses om knelpunten te identificeren en op te lossen.

0 %
Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn het end-to-end goedkeuringsproces voor onkosten, waarbij werknemers sneller worden vergoed en financiële teams efficiënter werken. Identificeer en verwijder knelpunten om de verwerking te versnellen.
0 %
Minder rework en afwijzingen

Afname van rapporten die herziening behoeven

Identificeer de hoofdoorzaken van afwijzingen en herwerk, zoals beleidsmisverstanden of veelvoorkomende fouten. Verbeter de goedkeuringspercentages in de eerste ronde, wat aanzienlijke tijd en middelen bespaart voor zowel medewerkers als goedkeurders.
0 %
Verbeterde beleidsnaleving

Vermindering van gedetecteerde beleidsschendingen

Krijg helder inzicht in patronen en hoofdoorzaken van non-compliance met beleid. Versterk de naleving van onkostenbeleid, verminder financieel risico en zorg voor een eerlijke, consistente toepassing binnen de organisatie.
0 days
Snellere Declaraties

Gemiddelde verkorting van de doorlooptijd van betalingen

Spoort vertragingen op in de uitvoering van het declaratieproces, waarbij werknemers hun middelen sneller ontvangen. Dit verbetert de werknemerstevredenheid en vermindert vragen aan financiële teams.
0 %
Gestroomlijnde goedkeuringsroutes

Vermindering van het aantal procesvarianten

Ontdek en consolideer onnodige variaties in onkostengoedkeuringsprocessen. Dit leidt tot meer consistentie, voorspelbaarheid en efficiëntie binnen de organisatie door workflows te standaardiseren.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een onkostenrapport, die alle gerelateerde activiteiten en onkosten groepeert voor één enkele indiening.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel om alle gerelateerde gebeurtenissen voor één enkele onkostendeclaratie te verbinden, waardoor het mogelijk wordt het gehele proces van begin tot eind te analyseren.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een specifiek moment heeft plaatsgevonden voor een onkostenrapport.

Het belang

Dit attribuut definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de processtroom mogelijk maakt, wat de kern van process mining is.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of event heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze tijdstempel biedt de chronologische volgorde van gebeurtenissen en is de basis voor alle duur- en prestatiegerichte analyse, inclusief cyclustijd en knelpuntidentificatie.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond.

Het belang

Maakt de berekening van precieze activiteitsduren mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren en analyseren van de tijd besteed aan specifieke taken versus wachttijd.

De naam van de werknemer of gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Wijs taken toe aan specifieke personen, wat analyses van werkdruk, prestaties en resource-specifiek gedrag binnen het proces mogelijk maakt.

De afdeling van de werknemer die het onkostenrapport heeft ingediend.

Het belang

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende afdelingen mogelijk, en helpt zo te identificeren welke delen van de organisatie efficiënt zijn en welke ondersteuning nodig hebben.

De totale geldwaarde van het onkostenrapport.

Het belang

Biedt financiële context aan het proces, waarbij analyse op basis van de geldwaarde van onkostenrapporten mogelijk wordt, wat vaak van invloed is op goedkeuringsroutes en verwerkingsprioriteit.

De huidige of definitieve status van het onkostenrapport.

Het belang

Definieert de uitkomst van elke case, wat fundamenteel is voor uitkomstgerichte analyse, zoals het vergelijken van de paden van goedgekeurde versus afgewezen rapporten.

De opgegeven reden wanneer een onkostenrapport wordt afgewezen door een goedkeurder.

Het belang

Legt direct uit waarom herwerk plaatsvindt, en biedt bruikbare inzichten voor het verminderen van afwijzingspercentages door middel van gerichte training, beleidsverduidelijking of procesverbeteringen.

Een boolean indicator die aangeeft dat de onkostennota is gemarkeerd voor een beleidsschending.

Het belang

Maakt directe meting en analyse van beleidsnaleving mogelijk, en helpt bij het identificeren en aanpakken van gebieden met een hoog risico of frequente niet-naleving.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert het begin van de levenscyclus van het onkostenrapport. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker voor het eerst een nieuw onkostenrapport aanmaakt en opslaat, waarbij het in een conceptstatus wordt gebracht.

Het belang

Dit is het startpunt voor alle procesanalyse en is cruciaal voor het meten van de totale end-to-end cyclustijd van een onkostenrapport.

De werknemer dient formeel het voltooide onkostenrapport ter goedkeuring in. Deze actie brengt het rapport van een conceptstatus naar een status van goedkeuring in afwachting en wordt expliciet door het systeem geregistreerd.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die de goedkeuringsklok start. De duur tussen aanmaak en indiening geeft aan hoe lang werknemers nodig hebben om rapporten voor te bereiden.

De directe manager van de werknemer of de goedkeurder van het eerste niveau keurt het onkostenrapport goed. Dit wordt vastgelegd als een expliciete gebeurtenis in de goedkeuringsgeschiedenis van het rapport, die een tijdstempel bevat.

Het belang

Markeert de voltooiing van het eerste goedkeuringsniveau. Het analyseren van de tijd tot deze gebeurtenis is cruciaal voor de KPI voor de goedkeuringscyclus en het identificeren van knelpunten op managementniveau.

Het financiële of auditteam geeft de definitieve goedkeuring voor het onkostenrapport. Deze gebeurtenis geeft aan dat het rapport is gevalideerd en klaar is voor betalingsverwerking en wordt vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis.

Het belang

Dit is de laatste goedkeuringsmijlpaal. De tijd van goedkeuring door manager tot goedkeuring door financiën is een belangrijk onderdeel van de algehele goedkeuringscyclus.

De betaling is succesvol verwerkt en de middelen zijn aan de werknemer uitbetaald. Deze gebeurtenis bevestigt dat de werknemer is betaald en voltooit het declaratiegedeelte van het proces.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal voor werknemerstevredenheid en is het eindpunt voor de KPI Gemiddelde Declaratie Levertijd.

De financiële transacties met betrekking tot het onkostenrapport worden geboekt in het Grootboek. Dit vertegenwoordigt de laatste stap in het proces vanuit een financieel-boekhoudkundig perspectief.

Het belang

Dit is de laatste activiteit, die het ware einde van het proces markeert. De tijd van declaratie tot boeking is cruciaal voor een snelle en nauwkeurige financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining richt zich direct op problemen zoals lange goedkeuringscycli, frequente afwijzingen en onopgemerkte beleidsschendingen binnen Coupa Expenses. Het biedt een visuele, data-gedreven kaart van uw onkostenproces, die knelpunten en inefficiënties onthult. Deze helderheid helpt te begrijpen waarom vertragingen optreden en waar compliance-lacunes bestaan.

Om process mining uit te voeren, heeft u voornamelijk event logs nodig van Coupa Expenses. Dit omvat de Case Identifier, wat de Onkostenrapport ID is, de uitgevoerde Activiteit, zoals "Expense Report Submitted" of "Approved by Manager", en een precieze Timestamp voor elke activiteit. Optioneel kan het opnemen van informatie zoals de resource, onkostencategorie of bedrag de analyse verrijken.

De toepassing van process mining op onkostenbeheer biedt aanzienlijke voordelen, waaronder een meetbare verkorting van de goedkeuringstijden van onkostennota's en een daling van het afwijzingspercentage. Het verbetert ook de algehele naleving van het onkostenbeleid en helpt bij het standaardiseren van goedkeuringspaden. Dit leidt uiteindelijk tot lagere verwerkingskosten per onkostennota en snellere terugbetalingen.

Ja, process mining is zeer effectief in het identificeren van overtredingen van het onkostenbeleid. Door de daadwerkelijke, geobserveerde processtromen te vergelijken met vooraf gedefinieerde regels en compliance-vereisten, kan de tool afwijkingen markeren. Dit stelt organisaties in staat om proactief ongeautoriseerde stappen, ongebruikelijke goedkeuringspatronen of gemiste compliance-controles te detecteren die anders onopgemerkt zouden blijven.

Dataprivacy en -beveiliging zijn van het grootste belang bij het omgaan met financiële informatie. Process mining platforms kunnen worden geconfigureerd om gevoelige velden te anonimiseren of te pseudonimiseren, waarbij de analyse zich richt op processtappen en timings in plaats van persoonlijke financiële details. Robuuste toegangscontroles en data governance-beleid zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel relevante informatie kan inzien.

Data-extractie uit Coupa Expenses kan worden gerealiseerd via verschillende methoden, waaronder directe API-integraties, databasetoegang waar toegestaan, of door gestructureerde CSV-bestanden te exporteren. De gekozen methode hangt af van uw systeemconfiguratie en data governance beleid. Het waarborgen van veilige en efficiënte datatransmissie is een belangrijke overweging.

Initiële inzichten en het ontdekken van belangrijke knelpunten kunnen vaak binnen enkele weken na de start van een process mining initiatief worden bereikt, zodra data-extractie en -modellering zijn voltooid. Meer substantiële procesverbeteringen en gerealiseerde voordelen komen doorgaans binnen drie tot zes maanden naar voren, afhankelijk van de complexiteit van het proces en de implementatie van aanbevolen wijzigingen.

Nee, process mining vervangt bestaande rapportagetools niet; in plaats daarvan vult het deze aan door diepere, diagnostische inzichten te bieden. Waar standaardrapporten laten zien wat er is gebeurd, verklaart process mining waarom het is gebeurd door de daadwerkelijke flow en variaties van uw processen te visualiseren. Het biedt een fundamenteel begrip dat de waarde van uw huidige metrics vergroot.

Het implementeren van process mining vereist over het algemeen een multidisciplinair team. Sleutelrollen zijn onder andere data engineers voor data-extractie, -transformatie en -lading, en business analisten die het onkostenbeheerproces begrijpen. Daarnaast kan IT-ondersteuning voor infrastructuurconfiguratie en doorlopend onderhoud nodig zijn om een soepele operatie te waarborgen.

Optimaliseer Onkostenbeheer: Elimineer Knelpunten Vandaag

Ontdek inefficiënties en verkort de doorlooptijd van onkosten met 30% dankzij duidelijke inzichten.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin binnen enkele minuten.