> Continue verbetering > Purchase to Pay Factuurverwerking > SAP ECC

Verbeter uw Purchase to Pay - Factuurverwerking

Ontgrendel efficiëntie in SAP ECC factuurverwerking met onze 6-stappen gids.
Download datatemplate
Verbeter uw Purchase to Pay - Factuurverwerking
Uitdagingen (12) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer factuurverwerking in SAP ECC voor efficiëntiewinst.

Factuurverwerking kan vaak leiden tot vertragingen en compliancerisico's. Ons platform helpt u exact de inefficiënties te identificeren, van initiële datainvoer tot uiteindelijke betalingsuitvoering. Ontdek kansen om uw workflows te stroomlijnen, handmatige inspanningen te verminderen en tijdige betalingen aan leveranciers te garanderen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP ECC optimaliseren?

Efficiënte Purchase to Pay - Factuurverwerking is een hoeksteen van gedegen financieel beheer en sterke leveranciersrelaties. In complexe ERP-omgevingen zoals SAP ECC omvat factuurverwerking vaak meerdere handmatige stappen, diverse goedkeuringshiërarchieën en integratie met verschillende modules zoals FI-GL. Deze complexiteit kan onbedoeld leiden tot aanzienlijke knelpunten, langere cyclustijden en hogere operationele kosten. Organisaties staan vaak voor uitdagingen zoals vertraagde factuurgoedkeuringen, verschillen bij het matchen van facturen met inkooporders en goederenontvangsten, en niet-naleving van interne beleidslijnen of wettelijke vereisten.

De kosten van inefficiënte factuurverwerking reiken verder dan directe arbeid. Het omvat gemiste kortingen bij vroegtijdige betaling, boetes voor late betalingen, toegenomen afhandeling van vragen van leveranciers, en zelfs gespannen leveranciersrelaties, die allemaal een negatieve impact hebben op werkkapitaal en cashflow. Het optimaliseren van dit kritieke proces in SAP ECC gaat niet alleen over snelheid; het gaat over nauwkeurigheid, compliance en strategische financiële controle. Door het ware traject van elke factuur te begrijpen, kunt u aanzienlijke besparingen realiseren en uw algehele Purchase to Pay-prestaties verbeteren.

Hoe Process Mining uw SAP ECC Factuurworkflows verheldert

Process mining biedt een krachtige, datagestuurde aanpak om echt te begrijpen hoe uw Purchase to Pay - Factuurverwerking zich ontvouwt binnen SAP ECC. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, extraheert process mining event log data direct uit uw SAP ECC-systeem, specifiek door gebruik te maken van tabellen zoals BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 en SKB1. Deze data wordt vervolgens gebruikt om de daadwerkelijke processtroom automatisch te reconstrueren en te visualiseren, waarbij elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot uiteindelijke betaling, wordt onthuld.

Dit perspectief stelt u in staat om verder te kijken dan standaard rapportage en diepgaande inzichten te verkrijgen in procesvarianten, herstelprocessen en kritieke knelpunten die verborgen kunnen zijn in uw systeem. U kunt precies identificeren waar facturen vastlopen, wie betrokken is bij vertragingen en welke procesvarianten leiden tot de langste cyclustijden. Process mining biedt een objectief, end-to-end overzicht, waardoor u inefficiënties en compliance-afwijkingen met ongekende duidelijkheid kunt aanwijzen en een duidelijk pad biedt voor het verbeteren van Purchase to Pay - Factuurverwerking.

Belangrijkste verbeterpunten in Purchase to Pay - Factuurverwerking

Het analyseren van uw SAP ECC factuurverwerking met process mining onthult doorgaans verschillende belangrijke gebieden die rijp zijn voor optimalisatie:

  • Factuurdata Vastlegging en Invoer: Identificeer vertragingen of fouten die voortkomen uit de initiële vastlegging van factuurdata. Inzicht in waar handmatige inspanningen geconcentreerd zijn, kan kansen voor automatisering of betere integratie belichten.
  • Matching en Resolutie van Verschillen: Lokaliseer de meest voorkomende redenen voor verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten. Analyseer de cyclustijd voor het oplossen van deze verschillen en identificeer manieren om deze cruciale stap te stroomlijnen.
  • Knelpunten in de Goedkeuringsworkflow: Visualiseer de volledige goedkeuringshiërarchie en identificeer specifieke personen, afdelingen of goedkeuringsstappen die consequent vertragingen veroorzaken. Dit helpt bij het herevalueren van goedkeuringslimieten, routeringsregels of trainingsbehoeften.
  • Beheer van Betalingsblokkades: Begrijp de frequentie en duur van betalingsblokkades. Analyseer de hoofdoorzaken van het instellen van blokkades en de efficiëntie van hun vrijgaveproces om tijdige betalingen te garanderen.
  • Compliance en Herstelwerk Identificatie: Detecteer afwijkingen van standaard operationele procedures of complianceregels. Identificeer gevallen van herstelwerk, handmatige interventies of ongeautoriseerde processtappen die de kosten opdrijven en risico's introduceren.

Verwachte meetbare resultaten

Het implementeren van verbeteringen die via process mining zijn geïdentificeerd in uw SAP ECC Purchase to Pay - Factuurverwerking kan leiden tot aanzienlijke en meetbare voordelen:

  • Verkorte Factuurverwerkingscyclustijd: Verkort de tijd van factuurontvangst tot uiteindelijke betaling drastisch, vaak met 30% of meer, wat snellere afsluitingscycli mogelijk maakt.
  • Lagere Verwerkingskosten: Minimaliseer handmatige inspanningen, verminder herstelwerk en elimineer inefficiënties, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen per verwerkte factuur.
  • Verbeterde Compliance en Risicobeperking: Zorg voor een betere naleving van interne controles en wettelijke vereisten, waardoor auditrisico's en financiële boetes worden verminderd.
  • Verbeterde Leveranciersrelaties: Stimuleer sterkere relaties door tijdige betalingen te garanderen en geschillen te verminderen, waardoor mogelijk betere voorwaarden worden verkregen.
  • Geoptimaliseerd Werkkapitaal: Maximaliseer kortingen bij vroegtijdige betaling en verbeter het cashflowbeheer, wat direct van invloed is op de financiële gezondheid van uw organisatie.
  • Verhoogde Procestransparantie: Verkrijg volledige zichtbaarheid in de prestaties van uw factuurverwerking, wat continue monitoring en verbetering mogelijk maakt.

Aan de slag met de optimalisatie van uw P2P factuurverwerking

Het optimaliseren van uw Purchase to Pay - Factuurverwerking in SAP ECC hoeft niet complex te zijn. Door dit process mining-perspectief te benutten, krijgt u de nodige tools en inzichten om een grondige analyse uit te voeren. U kunt beginnen met het verbinden van uw SAP ECC-data en het toepassen van deze gespecialiseerde process mining template om snel uw huidige situatie te visualiseren, kritieke knelpunten te identificeren en bruikbare kansen te ontdekken om de cyclustijd van Purchase to Pay - Factuurverwerking te verkorten. Begin vandaag nog met het transformeren van uw factuurworkflows en stimuleer efficiëntie en compliance in uw gehele Purchase to Pay-proces.

Purchase to Pay - Factuurverwerking factuurcontrole Crediteurenteam 3-way match factuurgoedkeuring betalingstermijnen leveranciersbetalingen crediteuren compliancemanagement

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen in factuurgoedkeuringsworkflows leiden vaak tot late betalingen, beschadigen leveranciersrelaties en kunnen leiden tot boetes. Deze knelpunten leggen werkkapitaal vast en creëren inefficiënties gedurende het hele Purchase to Pay-proces. ProcessMind analyseert goedkeuringsactiviteiten en identificeert specifieke goedkeurders of stappen die vertragingen veroorzaken, wat gerichte workflow-optimalisatie in SAP ECC mogelijk maakt.

Verschillen tussen facturen en inkooporders, zoals variaties in hoeveelheid of prijs, leiden tot handmatige interventies en herstelwerk. Dit kost het AP-team aanzienlijke tijd, verlengt de verwerkingscycli en introduceert risico's van onjuiste betalingen binnen het SAP ECC-systeem. ProcessMind visualiseert waar en waarom matchingverschillen optreden in de Purchase to Pay - Factuurverwerking, waarbij hoofdoorzaken zoals onjuiste PO-creatie of goederenontvangstproblemen worden belicht.

Het vertrouwen op handmatige invoer voor het vastleggen van factuurgegevens verhoogt de kans op menselijke fouten, wat leidt tot onjuiste boekingen, afstemmingsproblemen en daaropvolgende handmatige correcties. Deze fouten beïnvloeden de financiële nauwkeurigheid en vereisen tijdrovend herstelwerk voor het crediteurenteam in SAP ECC. ProcessMind identificeert waar en hoe vaak data-invoerfouten zich manifesteren, en wijst specifieke invoerpunten of gebruikersgroepen aan die training of automatisering binnen het Purchase to Pay-proces vereisen.

Afwijkingen van gedefinieerde bedrijfsbeleidslijnen of wettelijke vereisten in de factuurverwerking kunnen de organisatie blootstellen aan financiële boetes, audits en reputatieschade. Het waarborgen dat elke stap, van ontvangst tot betaling, voldoet aan de standaarden is cruciaal in SAP ECC-omgevingen. ProcessMind detecteert processtappen die goedkeuringsstadia omzeilen of functiescheidingen schenden, en biedt een duidelijk auditspoor en inzichten om compliance binnen de Purchase to Pay - Factuurverwerking te handhaven.

Facturen die worden vastgehouden door betalingsblokkades, of dit nu te wijten is aan verschillen of andere redenen, blijven vaak gedurende langere perioden onbehandeld. Dit resulteert in gemiste betalingstermijnen, gespannen leveranciersrelaties en potentiële boetes voor late betalingen, wat van invloed is op het cashflowbeheer in SAP ECC. ProcessMind volgt de levenscyclus van betalingsblokkades, identificeert gemeenschappelijke redenen voor hun toepassing, wie verantwoordelijk is voor hun vrijgave en de gemiddelde benodigde tijd, wat een snellere oplossing in het Purchase to Pay-proces mogelijk maakt.

Zonder een helder en compleet overzicht van het gehele factuurverwerkingstraject is het lastig om échte knelpunten te identificeren, de middelenverdeling te doorgronden of de algehele efficiëntie te meten. Dit gebrek aan transparantie belemmert datagestuurde besluitvorming en optimalisatie-inspanningen binnen SAP ECC. ProcessMind reconstrueert de complete, daadwerkelijke Purchase to Pay - factuurverwerkingsstroom en onthult alle varianten en afwijkingen, wat gedetailleerde inzichten oplevert in elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot betaling.

Overmatige handmatige afhandeling, meerdere herstelrondes en verlengde cyclustijden dragen aanzienlijk bij aan de kosten van het verwerken van elke factuur. Deze verborgen kosten tasten de winstgevendheid aan en duiden op onderliggende inefficiënties in de crediteurenfunctie binnen SAP ECC. ProcessMind kwantificeert de kostenimpact van verschillende procesafwijkingen en handmatige stappen binnen de Purchase to Pay - Factuurverwerking, en wijst gebieden aan voor automatisering en stroomlijning om operationele kosten te verminderen.

Wanneer facturen niet tijdig worden verwerkt, lopen organisaties vaak waardevolle contante kortingen mis die leveranciers bieden voor een snelle betaling. Dit betekent een direct verlies aan potentiële besparingen en heeft een negatieve invloed op het werkkapitaalbeheer, vooral in SAP ECC-omgevingen. ProcessMind markeert facturen die niet voldoen aan de voorwaarden voor vroegtijdige betaling en identificeert de specifieke procesvertragingen, zoals goedkeuringsknelpunten of afstemmingsproblemen, die tijdige betaling binnen Purchase to Pay belemmeren.

Verschillen in de manier waarop betalingsvoorwaarden worden toegepast of nageleefd bij verschillende leveranciers of transacties kunnen leiden tot inconsistent betalingsgedrag, wat ongunstige leveranciersrelaties of een suboptimale cashflow riskeert. Standaardisatie is cruciaal voor efficiënte financiële operaties in SAP ECC. ProcessMind onthult afwijkingen in de betalingsplanning op basis van gedefinieerde voorwaarden, en identificeert gevallen waarin betalingen te vroeg of te laat worden gedaan, en de redenen achter deze afwijkingen binnen Purchase to Pay.

Onevenwichtige taakverdeling of knelpunten bij specifieke verwerkingsstappen kunnen leiden tot overbelasting van bepaalde teamleden, terwijl anderen onderbenut blijven. Deze onbalans beïnvloedt de werknemersproductiviteit en de algehele departementale efficiëntie binnen het SAP ECC crediteurenteam. ProcessMind analyseert activiteitsduren en resource-toewijzingen, identificeert waar werkbelastingonevenwichtigheden optreden en suggereert kansen om de middelentoewijzing te optimaliseren in Purchase to Pay - Factuurverwerking.

Facturen ondergaan vaak talloze handmatige interventies, van initiële datavalidatie tot meerdere goedkeuringsrondes of foutcorrecties. Elke handmatige aanraking draagt bij aan de verwerkingstijd en -kosten, verhoogt het potentieel voor fouten en vermindert het automatiseringspotentieel binnen SAP ECC. ProcessMind brengt alle handmatige activiteiten en herstelrondes in kaart, kwantificeert hun frequentie en impact, en identificeert zo de belangrijkste kandidaten voor automatisering en procesvereenvoudiging in de Purchase to Pay - Factuurverwerking.

Wanneer vertragingen optreden in de factuurverwerking, is het vaak uitdagend om de exacte reden of de verantwoordelijke partij vast te stellen zonder uitgebreid handmatig onderzoek over diverse systemen en logs. Dit gebrek aan duidelijke grondoorzakanalyse belemmert effectieve probleemoplossing en continue verbetering in SAP ECC. ProcessMind preciseert de activiteiten en attributen die een vertraging voorafgaan, en levert data-onderbouwde bewijzen voor de onderliggende oorzaken van trage factuurverwerking in de Purchase to Pay-cyclus.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de duur te verkorten van de aankomst van een factuur tot de uiteindelijke goedkeuring, wat direct van invloed is op de tijdigheid van leveranciersbetalingen en het werkkapitaal. Trage goedkeuringen kunnen leiden tot gemiste contantkortingen en gespannen leveranciersrelaties, waardoor de operationele kosten stijgen. Het bereiken hiervan betekent dat facturen veel sneller door de Purchase to Pay - Factuurverwerking workflow in SAP ECC bewegen, wat de totale doorlooptijd verkort en de efficiëntie verbetert. Het verminderen van de goedkeuringsdoorlooptijd met 30% zou de cashflow en leverancierstevredenheid aanzienlijk kunnen stimuleren. ProcessMind identificeert knelpunten en langdurige wachttijden binnen het goedkeuringsproces door elke stap die een factuur neemt te visualiseren. Het belicht specifieke goedkeurders of fasen die vertragingen veroorzaken, wat gerichte procesaanpassingen, workflowherconfiguraties of automatiseringsmogelijkheden mogelijk maakt. Door daadwerkelijke goedkeuringspaden te vergelijken met ideale modellen, helpt ProcessMind best practices te implementeren en de impact van veranderingen te monitoren, wat leidt tot meetbare verbeteringen.

Handmatige datainvoer is een belangrijke bron van fouten, wat leidt tot herstelwerkzaamheden, vertraagde betalingen en hogere verwerkingskosten bij Purchase to Pay - Factuurverwerking. Het bereiken van dit doel betekent dat facturen vanaf het begin nauwkeuriger worden verwerkt, waardoor de behoefte aan correcties en reconciliaties wordt geminimaliseerd. Dit versnelt niet alleen het proces, maar verbetert ook de datakwaliteit binnen SAP ECC, wat de financiële rapportage en compliance verbetert. Het verminderen van handmatige fouten met 80% maakt middelen van het AP-team vrij voor strategischere taken. ProcessMind visualiseert alle herstelwerkzaamheden en foutcorrectieactiviteiten die worden veroorzaakt door onjuiste vastlegging van factuurgegevens. Het identificeert precies waar fouten ontstaan in de processtroom en detecteert patronen, zoals specifieke leveranciers of factuurtypen, die deze problemen vaak veroorzaken. Met deze inzichten kunnen organisaties preventieve maatregelen implementeren, zoals geautomatiseerde data-extractietools, strengere validatieregels of gerichte trainingen, om zo het proces te stroomlijnen en de nauwkeurigheid te verhogen.

Gemiste contantkortingsmogelijkheden betekenen een direct financieel verlies voor de organisatie. Dit doel richt zich op het garanderen dat in aanmerking komende facturen binnen hun kortingsperiode worden betaald, waardoor kostenbesparingen worden gemaximaliseerd. Het bereiken van een hogere benuttingsgraad betekent een beter beheer van het werkkapitaal en een directe positieve impact op het eindresultaat. Het verhogen van de benuttingsgraad van contantkortingen tot 95% voor alle in aanmerking komende facturen die in SAP ECC worden verwerkt, vertaalt zich direct in aanzienlijke jaarlijkse besparingen. ProcessMind volgt nauwgezet de volledige levenscyclus van elke factuur, van ontvangst tot betaling, en identificeert gevallen waarin de betaling plaatsvond na het verstrijken van de contantkortingstermijn. Het belicht de specifieke vertragingen in de Purchase to Pay - Factuurverwerking workflow die bijdragen aan deze gemiste kansen, zoals goedkeuringsknelpunten of voortdurende betalingsblokkades. Door deze patronen te visualiseren, helpt ProcessMind workflows en betalingsplanning te optimaliseren om tijdige betalingen te waarborgen en beschikbare kortingen te benutten.

Compliance met interne beleidslijnen en externe regelgeving is cruciaal in de factuurverwerking om financiële boetes, audits en reputatieschade te voorkomen. Dit doel waarborgt dat elke factuur die in SAP ECC wordt verwerkt, strikt voldoet aan gedefinieerde regels en wettelijke vereisten, van datavastlegging tot betalingsuitvoering. Het bereiken van volledige compliance biedt gemoedsrust, versterkt de governance en beschermt de organisatie tegen potentiële risico's. Het handhaven van 100% naleving van alle wettelijke en interne richtlijnen beperkt financiële en operationele risico's. ProcessMind biedt robuuste conformiteitscontroles, waardoor organisaties de daadwerkelijke Purchase to Pay - Factuurverwerking kunnen vergelijken met vooraf gedefinieerde compliancemodellen en -regels. Het markeert automatisch eventuele afwijkingen, ongeautoriseerde stappen of ontbrekende goedkeuringen, en biedt een duidelijk beeld van waar en hoe compliancerisico's optreden. Deze gedetailleerde analyse maakt proactieve corrigerende maatregelen en continue monitoring mogelijk om een volledig compliant proces te handhaven.

Frequente verschillen tussen facturen en inkooporders (IO) zijn een belangrijke oorzaak van herstelwerk, handmatige interventie en betalingsvertragingen in de Purchase to Pay - Factuurverwerking. Dit doel is gericht op het verminderen van het optreden van dergelijke mismatches, wat leidt tot een soepeler, sneller drieweg-matchingproces. Dit verbetert de efficiëntie van de crediteurenadministratie en versterkt de data-integriteit binnen SAP ECC. Het verminderen van factuur-IO matchingverschillen met 50% reduceert handmatige interventies en herstelwerk aanzienlijk. ProcessMind analyseert de factuurverwerkingsstroom om te identificeren waar en waarom matchingverschillen frequent optreden, zoals problemen met goederenontvangsten, IO-wijzigingen of data-invoerfouten. Het visualiseert de frequentie en impact van deze mismatches op het algehele proces, waarbij gemeenschappelijke patronen en hoofdoorzaken worden onthuld. Dit inzicht maakt gerichte verbeteringen mogelijk in de IO-creatie, goederenontvangstprocessen of geautomatiseerde matchinglogica, waardoor de gehele verificatiestap wordt gestroomlijnd.

Betalingsblokkades kunnen leveranciersbetalingen aanzienlijk vertragen, wat een negatieve impact heeft op leveranciersrelaties en mogelijk leidt tot boetes voor te late betaling. Dit doel richt zich op het snel identificeren en oplossen van de onderliggende oorzaken van deze blokkades. Het bereiken van een snellere oplossing betekent meer tijdige betalingen, verbeterde voorspelbaarheid van de cashflow en betere leveranciersrelaties. Het verminderen van de gemiddelde tijd dat een betalingsblokkade actief blijft met 40% verbetert de welwillendheid van leveranciers en de operationele efficiëntie. ProcessMind volgt nauwkeurig de duur en frequentie van betalingsblokkades binnen de Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus in SAP ECC. Het identificeert niet alleen welke facturen geblokkeerd zijn, maar biedt ook inzichten in de redenen voor de blokkades en de typische tijd die nodig is om ze op te lossen. Door de paden die leiden tot en van betalingsblokkades te analyseren, helpt ProcessMind inefficiënte oplossingsworkflows en knelpunten bloot te leggen, wat snellere interventie en procesoptimalisatie mogelijk maakt.

Hoge verwerkingskosten per factuur tasten de winstgevendheid aan en duiden op inefficiënties binnen de crediteurenadministratie. Dit doel is gericht op het identificeren en elimineren van kostendrijvers, zoals buitensporige handmatige inspanningen, herstelwerk en verlengde cyclustijden. Het realiseren van lagere kosten per factuur duidt op een gestroomlijndere en efficiëntere Purchase to Pay - Factuurverwerking. Het verlagen van de kosten voor het verwerken van elke factuur met 20% heeft een directe impact op het operationele budget van de organisatie en verbetert de financiële gezondheid. ProcessMind biedt een uitgebreid overzicht van alle activiteiten, resources en vertragingen die verband houden met elke factuur, waardoor een nauwkeurige berekening van de verwerkingskosten mogelijk is. Het belicht kostbare procesvarianten, onnodige stappen of frequente herstelrondes die de uitgaven opdrijven. Door deze inefficiënte gebieden in SAP ECC te pinpointen, ondersteunt ProcessMind datagestuurde beslissingen om taken te automatiseren, overtollige activiteiten te elimineren en resource-allocatie te optimaliseren voor aanzienlijke kostenreducties.

Inconsistente toepassing van betalingstermijnen voor verschillende leveranciers of facturen kan leiden tot financiële onvoorspelbaarheid, gemiste kortingsmogelijkheden en leveranciersgeschillen. Dit doel richt zich op het afdwingen van uniforme beleidsregels voor betalingstermijnen, om een eerlijke en consistente behandeling voor alle leveranciers te waarborgen. Het bereiken van standaardisatie verbetert de financiële prognoses, versterkt leveranciersrelaties en optimaliseert het werkkapitaalbeheer. Het garanderen van 98% consistente toepassing van betalingstermijnen zorgt voor duidelijkheid en efficiëntie in financiële operaties. ProcessMind analyseert elke betalingsgebeurtenis in de Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus, waarbij de werkelijke betalingsdatums en kortingsbenutting worden vergeleken met de vastgestelde betalingstermijnen. Het identificeert afwijkingen waarbij de voorwaarden niet consistent worden toegepast, en onthult patronen van uitzonderingen of handmatige overschrijvingen. Deze zichtbaarheid stelt organisaties in staat om standaard operationele procedures binnen SAP ECC af te dwingen, wat leidt tot meer consistentie, voorspelbaarheid en verbeterd leveranciersvertrouwen.

Een onevenwichtige werkbelasting onder leden van het crediteurenteam (AP) kan leiden tot knelpunten, overbelasting van medewerkers en inefficiënties in de factuurverwerking. Dit doel is gericht op een gelijkmatigere taakverdeling, zodat middelen effectief worden benut en geen enkele persoon of team overbelast raakt. Het bereiken van een geoptimaliseerde werkbelasting verhoogt de teamproductiviteit, vermindert verwerkingsvertragingen en verbetert de algehele arbeidstevredenheid. Het in balans brengen van de werkbelasting van het AP-team tot binnen een afwijking van 10% verbetert de doorvoer en vermindert stress. ProcessMind biedt mogelijkheden voor resource-analyse, waarbij wordt gevisualiseerd hoe taken worden verdeeld en verwerkt over verschillende AP-teamleden. Het identificeert individuen of groepen die consistent overbelast of onderbenut zijn, evenals degenen die frequent bijdragen aan verwerkingsvertragingen. Door deze inzichten te koppelen aan de Purchase to Pay - Factuurverwerking stelt ProcessMind organisaties in staat om taken opnieuw toe te wijzen, workflows te stroomlijnen en een evenwichtigere en efficiëntere werkverdeling binnen SAP ECC te garanderen.

Veel factuurverwerkingstaken zijn repetitief en handmatig, wat kostbare tijd en middelen opslokt en bovendien gevoelig is voor menselijke fouten. Dit doel richt zich op het identificeren van deze taken en het automatiseren ervan met behulp van robotic process automation (RPA) of andere digitale tools. Het bereiken van een hogere automatiseringsgraad maakt AP-medewerkers vrij voor complexere, waardevolle activiteiten, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verhoogt. Het automatiseren van 30% van de veelvoorkomende, repetitieve taken vermindert de menselijke inspanning en versnelt de Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus. ProcessMind is uitstekend in het in kaart brengen van elke stap in het Purchase to Pay - Factuurverwerkingsproces, waarbij veelvoorkomende, laagwaardige en op regels gebaseerde activiteiten die handmatig binnen SAP ECC worden uitgevoerd, worden belicht. Het identificeert de beste kandidaten voor automatisering door activiteitsfrequentie, duur en bijbehorende kosten te analyseren. Met de inzichten van ProcessMind kunnen organisaties precies bepalen waar automatisering het grootste rendement zal opleveren, overgaand van handmatige inspanning naar efficiënte, geautomatiseerde processen.

Vertragingen in de factuurverwerking komen vaak voort uit complexe, onderling verbonden problemen die moeilijk te identificeren en op te lossen zijn zonder duidelijke zichtbaarheid. Dit doel richt zich op het systematisch blootleggen van de precieze redenen achter langere verwerkingstijden, waardoor gerichte en effectieve interventies mogelijk worden. Dit betekent dat we verder gaan dan symptoombestrijding en de kernproblemen aanpakken, wat leidt tot duurzame verbeteringen in efficiëntie en snelheid. Het systematisch identificeren en oplossen van de top 3 hoofdoorzaken van vertragingen verbetert de algehele procesvoorspelbaarheid. ProcessMind biedt uitgebreide procestransparantie door elke gebeurtenis en activiteit in de Purchase to Pay - Factuurverwerking nauwkeurig in kaart te brengen. Het toont niet alleen waar vertragingen optreden, maar maakt ook diepgaande analyse mogelijk van de specifieke attributen en omstandigheden die met die vertragingen gepaard gaan, zoals bepaalde goedkeurders, factuurtypen of systeemproblemen binnen SAP ECC. Dit gedetailleerde inzicht stelt organisaties in staat om van aannames naar datagestuurde conclusies te gaan over de ware hoofdoorzaken van inefficiënties.

Het 6-stappen Verbeterpad voor P2P Factuurverwerking in SAP ECC.

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download de Excel template die is ontworpen voor uw Purchase to Pay, Factuurverwerkingsdata. Deze template zorgt ervoor dat uw data correct is gestructureerd voor optimale analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerde datastructuur is cruciaal voor accurate procesmodellering en het ontdekken van verbeterkansen zonder dataconsistentieproblemen.

Verwacht resultaat

Een lege Excel template, op maat gemaakt voor uw SAP ECC Factuurverwerkingsdata.

DIT LEVERT HET OP

Onthul de ware P2P Factuurverwerking Feiten.

ProcessMind onthult de complete reis van elke factuur, van creatie tot betaling. Visualiseer verborgen vertragingen, compliance-risico's en kansen om uw Purchase to Pay-cyclus te stroomlijnen voor maximale efficiëntie.
  • Breng knelpunten in de factuurverwerking in kaart
  • Breng compliancerisico’s en afwijkingen in kaart
  • Verminder handmatige inspanning bij de factuurafhandeling.
  • Garandeer consistent tijdige betalingen aan leveranciers
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Real-World Impact realiseren in Factuurverwerking

Deze resultaten illustreren de tastbare efficiëntiewinst en kostenreducties die worden waargenomen bij het optimaliseren van Purchase to Pay factuurverwerkingsworkflows. Door process mining in te zetten, identificeren en elimineren organisaties knelpunten, wat leidt tot snellere verwerkingstijden en verbeterde compliance binnen systemen zoals SAP ECC.

0 %
Snellere factuurgoedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn goedkeuringsworkflows door knelpunten te identificeren en te elimineren, zodat facturen veel sneller worden goedgekeurd. Dit leidt tot snellere betalingen en verbeterde leveranciersrelaties.
0 %
Hogere contantkorting

Verbetering in kortingsbenutting

Verbeter het percentage vastgelegde contantkortingen door de betalingstermijnen te optimaliseren en verwerkingsvertragingen proactief op te lossen. Dit draagt direct bij aan aanzienlijke financiële besparingen.
0 %
Verminderd `Rework`

Afname van handmatige afhandeling van verschillen

Minimaliseer de behoefte aan handmatige interventie als gevolg van matching-discrepanties of datafouten. Process mining onthult grondoorzaken, wat geautomatiseerde correcties en aanzienlijke efficiëntiewinst mogelijk maakt.
0 %
Verminderde Compliance-hiaten.

Afname van beleidsafwijkingen

Identificeer en elimineer gevallen waarin de factuurverwerking afwijkt van bedrijfsbeleid of wettelijke normen. Dit versterkt interne controles en vermindert auditrisico's.
0 days
Snellere blokkade-oplossing

Snellere oplossing van betalingsblokkades.

Versnel het oplossen van betalingsblokkades door gemeenschappelijke oorzaken te identificeren en de oplossingsworkflows te stroomlijnen. Dit garandeert tijdige betalingen en verbetert de leverancierstevredenheid.
0 %
Geautomatiseerde verwerking

Vermindering van handmatige activiteiten per factuur.

Identificeer en automatiseer repetitieve, handmatige taken met een hoog volume in de factuurverwerking, waardoor AP-medewerkers vrijkomen voor strategischer werk. Dit verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een leveranciersfactuurdocument.

Het belang

Dit is de primaire sleutel die alle events gerelateerd aan één factuur koppelt, waardoor het de essentiële basis vormt voor procesanalyse en variantverkenning.

De naam van een specifieke bedrijfsstap of event die plaatsvond tijdens de levenscyclus van factuurverwerking.

Het belang

Het definieert de stappen in de proceskaart, wat de visualisatie van processtromen, het ontdekken van knelpunten en de identificatie van herstelwerk mogelijk maakt.

De exacte tijdstempel, inclusief datum en tijd, waarop een activiteit plaatsvond.

Het belang

Deze tijdstempel is essentieel voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle prestatiemetrieken, zoals doorlooptijden en knelpuntduur.

De SAP gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Het maakt analyse van prestaties en werkbelasting per individu of team mogelijk, wat helpt bij het identificeren van toppresteerders, trainingsmogelijkheden en resource-onevenwichtigheden.

Een unieke identificatie voor de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Het belang

Het maakt leveranciersspecifieke analyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van patronen, problemen of efficiënties die verband houden met specifieke leveranciers.

De identificatie voor de Inkooporder (PO) waartegen de factuur wordt gematcht.

Het belang

Het verbindt de factuur met het inkoopproces, waardoor analyse van IO- versus niet-IO-facturen en het identificeren van matchingverschillen mogelijk wordt.

Het totale brutobedrag van de factuur in de oorspronkelijke documentvaluta.

Het belang

Het maakt waardegedreven analyse mogelijk, helpt bij het prioriteren van facturen met hoge waarde en het begrijpen hoe het factuurbedrag de processtroom en compliance beïnvloedt.

De datum waarop de factuur officieel werd geboekt op de financiële grootboekrekeningen.

Het belang

Het markeert een kritieke mijlpaal in het proces, bepaalt de financiële periode voor de transactie en is een belangrijk onderdeel van de cyclustijdberekening.

De datum waarop de factuurbetaling aan de leverancier uiterlijk moet plaatsvinden, volgens de betalingsvoorwaarden.

Het belang

Het dient als de basislijn voor het meten van de prestaties van tijdige betalingen en het identificeren van kansen voor het vastleggen van kortingen bij vroegtijdige betaling.

Een code die de reden aangeeft waarom een factuur is geblokkeerd voor betaling.

Het belang

Het verklaart waarom facturen vertraagd zijn, maakt hoofdoorzaakanalyse van betalingsblokkades mogelijk en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen.

De datum waarop de betaling werd gedaan en de factuur werd vereffend vanuit de crediteurenadministratie.

Het belang

Het markeert de voltooiing van het proces en is de basis voor het berekenen van de totale cyclustijd, tijdige betalingspercentages en de realisatie van contantkortingen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert de initiële creatie van het factuurdocument in SAP, hetzij als een geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is doorgaans het eerste vastgelegde event in het systeem voor de levenscyclus van een factuur en dient als de starttijd van het proces.

Het belang

Deze activiteit is het primaire startpunt voor het meten van de end-to-end factuurverwerkingsdoorlooptijd. Het analyseren van de duur vanaf dit punt helpt vertragingen in de initiële data-invoer en documentcreatiefase te identificeren.

Deze activiteit vindt plaats wanneer een blokkade op een factuurregel wordt geplaatst, waardoor deze niet kan worden betaald. Blokkades kunnen automatisch worden ingesteld vanwege verschillen in driezijdige matching of handmatig om diverse redenen.

Het belang

Dit event is cruciaal voor het meten van de Duur Oplossing Betalingsblokkade en het identificeren van de grondoorzaken van betalingsvertragingen. Het belicht problemen met prijzen, kwantiteit of vereiste goedkeuringen.

Dit is een belangrijk financieel event waarbij de factuur officieel in het grootboek wordt vastgelegd, waardoor een verplichting ontstaat. Dit verplaatst het document van een tijdelijke (geparkeerde) status naar een permanente boekingspost.

Het belang

Boeken is een belangrijke mijlpaal die de geldigheid van de factuur bevestigt. Het is een voorwaarde voor betaling en een belangrijke indicator voor de verwerkingsdoorvoer.

Deze activiteit markeert de laatste stap in een succesvolle levenscyclus van de factuur, waarbij de openstaande verplichting wordt vereffend door een betalingsdocument. Dit betekent dat de betaling is uitgevoerd.

Het belang

Als de primaire eindgebeurtenis is dit cruciaal voor het berekenen van de totale end-to-end cyclustijd. Het bevestigt de succesvolle voltooiing van het proces en wordt gebruikt om de prestaties van tijdige betalingen te meten.

Vertegenwoordigt de annulering van een geboekt factuurdocument. Er wordt een storneringsdocument gecreëerd om het financiële effect van de oorspronkelijke factuur teniet te doen.

Het belang

Deze activiteit belicht een significante uitzondering en herstelpad. Het analyseren van de frequentie en redenen voor storneringen kan systematische problemen in het factuurvalidatie- en boekingsproces blootleggen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke stroom van uw facturen in SAP ECC, en onthult knelpunten, herstelwerkzaamheden en compliance-afwijkingen. Het identificeert waar goedkeuringen vertragen, waarom betalingsblokkades optreden en kansen om het hele proces te stroomlijnen. Dit biedt een helder, datagestuurd inzicht in operationele inefficiënties. Uiteindelijk helpt het u de ware prestaties van uw P2P-factuurcyclus te begrijpen.

U heeft doorgaans event logs nodig met betrekking tot uw facturen, inclusief factuurnummer, activiteitsomschrijving, timestamp en de gebruiker die elke activiteit heeft uitgevoerd. Deze data is meestal te vinden in tabellen zoals BKPF, BSEG, RBKP, RSEG, samen met wijzigingsdocumenttabellen zoals CDHDR en CDPOS. Deze tabellen leveren de benodigde informatie om het factuurverwerkingstraject te reconstrueren.

Process mining kan trage goedkeuringscycli, frequente factuur-inkooporderafwijkingen en handmatige data-invoerfouten die leiden tot herstelwerk blootleggen. Het belicht ook gemiste contantkortingsmogelijkheden, inconsistente toepassing van betalingsvoorwaarden en een onevenwichtige werkverdeling binnen uw AP-team. Bovendien helpt het de grondoorzaken van betalingsblokkades en vertragingen vast te stellen.

U kunt verwachten de doorlooptijden voor factuurgoedkeuring aanzienlijk te verkorten, handmatige fouten te minimaliseren en het percentage benutte contante kortingen te verhogen. Process mining helpt de oplossing van betalingsblokkades te versnellen en verlaagt de verwerkingskosten per factuur door inefficiënties te identificeren en te elimineren. Dit resulteert in een compliant en kosteneffectiever factuurverwerkingsworkflow.

Het extraheren van data uit SAP ECC vereist kennis van relevante tabellen en hun datastructuren die specifiek zijn voor uw P2P-proces. Hoewel dit kan met standaard SAP-tools, kan het benutten van vooraf gebouwde connectors of het inschakelen van een ervaren data-engineer het proces vereenvoudigen en versnellen. Deze aanpak helpt de datakwaliteit en volledigheid te waarborgen voor nauwkeurige analyse.

Nee, process mining gaat aanzienlijk verder dan standaard rapportages door de daadwerkelijke end-to-end processtroom te visualiseren, en niet alleen geaggregeerde statistieken. Het ontdekt verborgen variaties, herstelwerkzaamheden en afwijkingen die traditionele rapporten niet kunnen identificeren. Dit biedt een dynamisch, interactief model van uw operationele processen, dat diepgaande inzichten verschaft in de grondoorzaken van inefficiënties.

Belangrijke vereisten zijn veilige toegang tot uw SAP ECC-systeem, inzicht in het datamodel voor relevante P2P-tabellen en een process mining softwareplatform. Directe aanpassingen aan uw SAP-systeem zijn doorgaans niet nodig, aangezien het proces voornamelijk read-only data-extractie omvat. Basisinfrastructuur voor dataverwerking kan ook vereist zijn.

De initiële data-extractie en het creëren van het procesmodel duren doorgaans enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de setup is voltooid, kunnen bruikbare inzichten snel naar voren komen, vaak al binnen enkele dagen na de eerste analyse. Dit maakt een snelle identificatie van verbeterpunten en directe kansen om uw factuurverwerking te optimaliseren mogelijk.

Optimaliseer uw Purchase to Pay Factuurverwerking vandaag nog.

Spoor inefficiënties op en verkort de factuurdoorlooptijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. `Setup` in enkele minuten.