> Continue verbetering > Verwerking van crediteurenfacturen > Microsoft Dynamics 365

Verbeter uw crediteurenbetaalproces

Een 6-stappenplan om Microsoft Dynamics 365 te optimaliseren
Download datatemplate
Verbeter uw crediteurenbetaalproces
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de AP-betalingsverwerking in Microsoft Dynamics 365

Betalingsverwerking lijdt vaak onder goedkeuringsvertragingen en handmatige fouten die de kosten verhogen. Onze oplossing biedt duidelijk inzicht in deze knelpunten en helpt u precies aan te wijzen waar workflows stagneren. Door deze verborgen bottlenecks aan te pakken, kunt u de verwerkingssnelheid verbeteren en een betere controle over uw financiële verplichtingen behouden.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het Strategische Belang van Geoptimaliseerde Crediteuren Betalingsverwerking

Het crediteuren betalingsproces wordt vaak gezien als een puur administratieve functie, terwijl het een cruciaal instrument is voor het beheren van de liquiditeit van een organisatie en het behouden van het vertrouwen van leveranciers. Wanneer dit proces traag of ondoorzichtig wordt, reiken de gevolgen veel verder dan de financiële afdeling. Late betalingen kunnen uw reputatie bij belangrijke leveranciers schaden, wat kan leiden tot minder gunstige kredietvoorwaarden of zelfs verstoringen in de toeleveringsketen. Bovendien verhoogt inefficiënte verwerking de kosten per factuur, waardoor de marges van het hele bedrijf eroderen. Door te focussen op procesoptimalisatie binnen Microsoft Dynamics 365, kunt u crediteurenbeheer transformeren van een kostenpost naar een strategische functie die de cashflow beschermt en elke beschikbare vroegbetalingskorting benut.

De Verborgen Realiteit Ontdekken met Process Mining

Hoewel Microsoft Dynamics 365 een robuust raamwerk biedt voor financieel beheer, wijkt de manier waarop gebruikers in de dagelijkse praktijk met het systeem omgaan vaak af van de standaardprocedures. Process mining fungeert als een digitale röntgenfoto voor uw crediteuren betalingsverwerking, waarbij event logs worden geëxtraheerd uit entiteiten zoals GeneralJournal en LedgerEntry om het daadwerkelijke traject van elke factuur in kaart te brengen. In plaats van te vertrouwen op anekdotisch bewijs over waarom betalingen vertraagd zijn, ziet u het exacte punt waar een knelpunt ontstaat. Deze datagestuurde benadering stelt u in staat om circulaire goedkeuringslussen te identificeren, waarbij een factuur tussen afdelingen heen en weer stuitert, of gevallen waarin handmatige interventie nodig is vanwege datainvoerfouten. Het visualiseren van deze paden helpt u om van reactieve probleemoplossing naar proactief beheer te gaan, en zorgt ervoor dat uw digitale voetafdruk uw beoogde bedrijfslogica weerspiegelt.

Kerninefficiënties Aanpakken in Microsoft Dynamics 365

Het optimaliseren van uw crediteuren workflow vereist een diepgaande analyse van de specifieke activiteiten die de meeste tijd in beslag nemen. Een belangrijk verbeterpunt is het matchingsproces. Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten leiden vaak tot handmatige onderzoeken die een betaling dagenlang kunnen vertragen. Via process mining kunt u identificeren welke leveranciers of productcategorieën deze mismatches regelmatig veroorzaken, waardoor u de grondoorzaken zoals onnauwkeurigheden in stamdata of inconsistente ontvangstprocedures kunt aanpakken. Een ander veelvoorkomend knelpunt is de goedkeuringsworkflow. Door doorlooptijden voor verschillende goedkeuringsniveaus te analyseren, kunt u bepalen of bepaalde drempels te laag zijn ingesteld, waardoor facturen met een hoog volume en laag risico onnodig lang wachten op goedkeuring door het management. Het elimineren van deze structurele vertragingen zorgt ervoor dat het betalingsschema voorspelbaar blijft en in lijn is met uw cash management strategie.

Succes Meten door Verbeterde Compliance en Snelheid

Het uiteindelijke doel van procesoptimalisatie is het bereiken van een slanke, transparante en hoog-compliant betalingscyclus. Het verkorten van de totale doorlooptijd is de meest directe indicator van succes. Een korter venster tussen factuurontvangst en betalingsuitvoering biedt de flexibiliteit om precies te bepalen wanneer u uw fondsen vrijgeeft. Dit stelt uw treasury-team in staat om het werkkapitaal effectiever te optimaliseren, door te beslissen of eerder wordt betaald voor een korting of dat cash wordt aangehouden tot de vervaldatum. Naast snelheid verbetert process mining uw compliance aanzienlijk. U kunt eenvoudig afwijkingen van standaardprotocollen detecteren, zoals betalingen gedaan zonder een bijbehorende inkooporder, of gevallen waarin een betalingsblokkering handmatig werd opgeheven zonder voldoende documentatie. Deze inzichten zijn van onschatbare waarde voor interne audits en voor het waarborgen dat uw financiële controles consequent worden gevolgd binnen alle bedrijfscodes en bedrijfsonderdelen.

Langdurige Operationele Excellentie Behouden

Het verbeteren van de crediteuren betalingsverwerking is geen eenmalig project, maar een reis van continue verfijning. Naarmate uw bedrijf groeit en leveranciersrelaties evolueren, moeten uw processen zich aanpassen om de toegenomen complexiteit en het hogere volume te verwerken. Door gebruik te maken van de inzichten verkregen uit Microsoft Dynamics 365 data, kunt u een basislijn voor prestaties vaststellen en realistische doelen voor verbetering stellen. Of u nu streeft naar een hoger percentage automatisch verwerkte facturen of probeert het risico op dubbele betalingen te elimineren, de helderheid die process mining biedt, zorgt ervoor dat uw inspanningen gericht zijn op waar ze de grootste impact hebben. We moedigen u aan om te beginnen met het analyseren van uw huidige flow, het identificeren van de belangrijkste knelpunten, en het gebruiken van de data om betekenisvolle veranderingen door te voeren die de bredere financiële gezondheid van uw organisatie ondersteunen.

Verwerking van crediteurenfacturen Factuurworkflow Leveranciersbetalingen Factuurgoedkeuring Optimalisatie van de cashflow Betalingscompliance Crediteurenafdeling Factuurbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Lange goedkeuringscycli voor facturen zijn een belangrijke oorzaak van late betalingen en gespannen leveranciersrelaties. Wanneer facturen in een wachtrij liggen te wachten op goedkeuring van drukke managers, verliest de afdeling de grip op een voorspelbare cashflow en loopt het risico boetes voor late betalingen op te lopen, wat de winstgevendheid direct beïnvloedt. Deze frictie resulteert vaak in een reactieve omgeving waarin medewerkers dringende verzoeken moeten prioriteren boven standaard workflows.

ProcessMind analyseert de end-to-end Accounts Payable Payment Processing workflow in Microsoft Dynamics 365 om precies vast te stellen waar deze vertragingen optreden. Door de bestede tijd per goedkeuringsniveau te visualiseren, kunt u specifieke afdelingen of individuele rollen identificeren die als knelpunten fungeren. Deze datagedreven aanpak stelt u in staat om goedkeuringslimieten te verfijnen of standaard goedkeuringen te automatiseren, om zo de gehele betalingscyclus te versnellen.

Handmatige interventie in het factuurmatchingsproces duidt op een gebrek aan synchronisatie tussen inkoop en financiën. Wanneer de geautomatiseerde matching in het systeem faalt door prijsverschillen of kwantiteitsafwijkingen, moeten medewerkers deze problemen handmatig oplossen, wat aanzienlijke tijd kost en de kans op menselijke fouten vergroot. Deze handmatige handelingen verbergen vaak dieperliggende systeemproblemen met leveranciersdata of inkoopgedrag.

Het gebruik van process mining op uw Microsoft Dynamics 365 data onthult de frequentie en grondoorzaken van handmatige aanpassingen. ProcessMind identificeert welke leveranciers of productcategorieën consequent handmatige matching vereisen. Door deze patronen te begrijpen, kunt u de bron van de discrepanties aanpakken en toewerken naar een efficiënter, touchless Accounts Payable Payment Processing model.

Het mislopen van kortingen voor vroegtijdige betaling is een gemiste kans voor aanzienlijke kostenbesparingen. Inefficiënte verwerking betekent vaak dat tegen de tijd dat een factuur is gevalideerd en goedgekeurd, de kortingsperiode al is gesloten. Dit betekent in wezen geld laten liggen en verhoogt de totale kosten van goederen en diensten die de organisatie inkoopt.

ProcessMind volgt de snelheid van uw Accounts Payable Payment Processing workflow ten opzichte van de kortingsvoorwaarden die zijn opgeslagen in Microsoft Dynamics 365. Het benadrukt specifieke stadia in het proces waar tijd verloren gaat, wat voorkomt dat facturen op tijd de betalingsfase bereiken. Met deze inzichten kunt u facturen met hoge kortingswaarde prioriteren en het pad van ontvangst tot betalingsinitiatie stroomlijnen.

Wanneer een factuur niet overeenkomt met de inkooporder of goederenontvangst, kan het oplossen ervan leiden tot een enorme productiviteitsverspilling. Facturen zwerven dan vaak tussen afdelingen zonder duidelijke verantwoordelijkheid, wat resulteert in lange periodes van inactiviteit. Deze stagnatie in het crediteuren betalingsverwerkingsproces vertraagt leveranciersbetalingen en creëert een achterstand die moeilijk te beheren is tijdens de maandafsluiting.

Door de stroom van betwiste facturen in kaart te brengen, biedt ProcessMind inzicht in de oplossingscyclus binnen Microsoft Dynamics 365. U ziet hoe lang facturen in een afwijkende status blijven en welke activiteiten het meest bijdragen aan de vertraging. Dit maakt de implementatie van duidelijkere escalatiepaden en een snellere oplossing van prijs- of hoeveelheidsverschillen mogelijk.

Betalingsblokkades worden vaak toegepast als veiligheidsmaatregel, maar wanneer deze niet tijdig worden opgeheven nadat problemen zijn opgelost, veroorzaken ze onnodige betalingsvertragingen. Deze blokkades kunnen zich ophopen in het systeem, wat leidt tot een gefragmenteerde betalingsrun waarbij veel goedgekeurde facturen zonder duidelijke reden worden tegengehouden. Dit gebrek aan transparantie maakt het voor AP-teams moeilijk om nauwkeurige statusupdates aan leveranciers te geven.

ProcessMind analyseert de toepassing en opheffing van betalingsblokkades binnen Microsoft Dynamics 365. Het identificeert cases waarbij blokkades actief blijven lang nadat het veroorzakende probleem is verholpen. Door dit deel van de Accounts Payable Payment Processing workflow te optimaliseren, kunt u ervoor zorgen dat betalingen soepel naar de uitvoeringsfase overgaan zodra aan alle compliance-eisen is voldaan.

Dubbele facturen vormen een ernstig financieel risico en leiden tot tijdrovende herstelprojecten. Deze duplicaten komen vaak via verschillende kanalen het systeem binnen of worden ingevoerd met kleine variaties, waardoor ze moeilijk te detecteren zijn met standaard systeemvalidatie. Het tweemaal verwerken en betalen van dezelfde factuur heeft directe gevolgen voor de kasreserves en vereist veel handmatige inspanning om dit met de leverancier recht te zetten.

ProcessMind scant uw Microsoft Dynamics 365 event logs om patronen te detecteren die wijzen op dubbele verwerking in het crediteurenbetaalproces. Door facturen te identificeren met vergelijkbare attributes die identieke procespaden volgen, signaleert het systeem potentiële duplicaten voordat de uiteindelijke betaling wordt uitgevoerd. Deze proactieve analyse beschermt uw werkkapitaal en vermindert de noodzaak voor audits achteraf.

Onjuiste financiële codering aan het begin van het proces leidt later in de cyclus tot aanzienlijk herwerk. Wanneer een factuur op een verkeerde grootboekrekening of financiële dimensie wordt geboekt, moet deze worden teruggedraaid en opnieuw worden ingevoerd. Dit verdubbelt de werkdruk voor het crediteurenteam. Deze inefficiëntie vertraagt de uiteindelijke boeking en kan leiden tot onnauwkeurigheden in de financiële rapportage van afdelingen.

ProcessMind identificeert de frequentie van coderingswijzigingen en herboekingen in Microsoft Dynamics 365. Door te analyseren welke leveranciers of factuurtypen de meeste correcties vereisen, kunt u de grondoorzaken van coderingsfouten aanpakken. Het verbeteren van de nauwkeurigheid van de initiële data-invoer stroomlijnt het proces voor crediteurenbetalingen en zorgt voor betrouwbaardere financiële data binnen de organisatie.

De timing en frequentie van betaalruns kunnen vaak suboptimaal zijn, wat leidt tot volatiliteit in de cashflow of het missen van deadlines. Als betalingsuitvoering slechts wekelijks plaatsvindt, kunnen facturen die net na een run zijn goedgekeurd, dagenlang stil blijven liggen. Deze rigide planning kan leiden tot late betalingen, zelfs voor facturen die ruim voor hun vervaldatum waren goedgekeurd.

ProcessMind onderzoekt het verschil tussen betalingsgoedkeuring en daadwerkelijke uitvoering in Microsoft Dynamics 365. Het helpt u te begrijpen of uw huidige frequentie van betaalruns overeenkomt met uw gemiddelde verwerkingssnelheid. Het optimaliseren van deze schema's binnen het framework voor de verwerking van crediteurenbetalingen zorgt voor een consistenter gebruik van contanten en een verbeterde compliance met leveranciersvoorwaarden.

In een poging betalingen te versnellen, omzeilen medewerkers soms standaard goedkeuringsworkflows, wat aanzienlijke compliance- en auditrisico's creëert. Deze afwijkende processen missen vaak het noodzakelijke toezicht en kunnen leiden tot ongeautoriseerde uitgaven. Zonder een duidelijk beeld van hoe goedkeuringen daadwerkelijk plaatsvinden, kan het management niet garanderen dat interne controles worden nageleefd.

ProcessMind visualiseert de daadwerkelijke paden die facturen volgen in Microsoft Dynamics 365 en vergelijkt deze met uw vastgestelde interne beleid. Het benadrukt eventuele afwijkingen van de standaardroute van het crediteurenbetaalproces, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of ongeautoriseerde handtekeningen. Deze transparantie helpt u compliance af te dwingen en u met vertrouwen voor te bereiden op audits.

De tijd die nodig is om een factuur van ontvangst naar data-invoer te verplaatsen, is vaak het meest verwaarloosde deel van het proces. Als facturen dagenlang in een inbox of op een bureau blijven liggen voordat ze in het systeem worden ingevoerd, loopt de gehele betalingscyclus meteen een achterstand op. Dit gebrek aan vroegtijdig inzicht maakt het voor de financiële leiding onmogelijk om toekomstige kasbehoeften nauwkeurig te voorspellen.

Door de tijd te volgen tussen de initiële ontvangstactiviteit en de extractie van data in Microsoft Dynamics 365, legt ProcessMind deze verborgen vertragingen bloot. Het verminderen van de vertraging aan het begin van de workflow voor de verwerking van crediteurenbetalingen zorgt voor meer tijd voor goedkeuringen en matching, waardoor de druk op de rest van het team aanzienlijk wordt verminderd.

Zelfs nadat een factuur volledig is goedgekeurd en klaargemaakt voor betaling, ontstaat er vaak een onverwachte vertraging voordat de gelden daadwerkelijk worden overgemaakt. Deze vertraging kan worden veroorzaakt door handmatige stappen bij het initiëren van betalingen, technische problemen met bankinterfaces of administratieve knelpunten. Voor een leverancier wordt een betaling pas als op tijd beschouwd wanneer de gelden zijn ontvangen, niet wanneer de interne goedkeuring is verleend.

ProcessMind monitort de laatste fasen van het crediteurenbetaalproces in Microsoft Dynamics 365 om de tijd te meten van definitieve goedkeuring tot de uitvoering van de betaling. Het identificeren van deze specifieke vertraging helpt u de communicatie tussen uw financiële systeem en uw bankpartners te stroomlijnen. Het minimaliseren van deze vertraging zorgt ervoor dat u aan uw contractuele verplichtingen voldoet en een hoge kredietwaardigheid bij uw leveranciers behoudt.

Het verwerken van betalingen in meerdere valuta's introduceert complexiteit die vaak leidt tot fouten en vertragingen. Verschillen in wisselkoersen of handmatige aanpassingen die nodig zijn voor facturen in vreemde valuta kunnen de betalingsstroom aanzienlijk vertragen. Deze problemen vereisen vaak gespecialiseerde kennis, en wanneer die kennis een bottleneck is, kunnen internationale betalingen dagenlang stagneren.

ProcessMind categoriseert de Accounts Payable Payment Processing performance per valuta en leverancierslocatie binnen Microsoft Dynamics 365. Hierdoor kunt u zien of facturen in vreemde valuta een aanzienlijk langzamer of foutgevoeliger pad volgen dan lokale facturen. Met deze inzichten kunt u de afhandeling van valutavarianten standaardiseren en ervoor zorgen dat internationale leveranciersrelaties niet in gevaar komen door procesinefficiënties.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het versnellen van goedkeuringen is essentieel voor het behoud van leveranciersvertrouwen en het voorkomen van boetes voor late betalingen. Vertragingen komen vaak voort uit onduidelijke verantwoordelijkheden of meerlagige hiërarchieën die de workflow vertragen. Het verkorten van deze cycli zorgt ervoor dat verplichtingen tijdig worden voldaan, wat de kredietwaardigheid van de organisatie en het algehele cashflowbeheer direct verbetert.

ProcessMind identificeert de specifieke stadia waarin facturen stilstaan binnen Microsoft Dynamics 365 en markeert de exacte gebruikers of afdelingen die frictie veroorzaken. Door het pad van 'Factuur Ontvangen' tot 'Factuur Goedgekeurd voor Betaling' te visualiseren, kunt u gerichte trainingen of workflowaanpassingen implementeren om de goedkeuringstijden met wel 40 procent te verkorten. Deze transparantie maakt het eenvoudig om succes te meten ten opzichte van interne service level agreements.

Het realiseren van een hoog percentage 'touchless' matching betekent dat facturen van ontvangst tot betaling doorlopen zonder handmatige tussenkomst. Dit vermindert de administratieve last voor het financiële team en verlaagt de kosten per verwerkte factuur. Automatisering zorgt ervoor dat het crediteurenproces schaalbaar blijft naarmate het transactievolume groeit, waardoor medewerkers vrijkomen voor strategischere taken.\n\nMet process mining kunt u precies achterhalen waarom bepaalde facturen het geautomatiseerde matchingproces in Microsoft Dynamics 365 mislukken. Of het nu gaat om inconsistente eenheidsprijzen of ontbrekende goederenontvangsten, ProcessMind onthult de grondoorzaken, waardoor u uw matchingregels kunt verfijnen en een aanzienlijk hoger percentage automatische afhandelingen kunt realiseren, vaak meer dan 85% van het totale volume.

Het benutten van elke beschikbare korting is een directe manier om bij te dragen aan het bedrijfsresultaat en leveranciersrelaties te verbeteren. Veel organisaties verliezen maandelijks duizenden dollars, simpelweg omdat hun interne processen te traag zijn om leverancierstermijnen te halen. Het stroomlijnen hiervan stelt het bedrijf in staat om de crediteurenafdeling om te vormen tot een winstcentrum in plaats van slechts een kostenpost.\n\nProcessMind houdt de resterende tijd tot het verlopen van kortingen bij voor elke verwerkte factuur. Door historische data binnen Microsoft Dynamics 365 te analyseren, identificeert het platform welke leveranciers de beste voorwaarden bieden en waar het proces meestal tekortschiet om die termijnen te halen, waardoor u facturen met hoge waarde kunt prioriteren om te garanderen dat geen enkele korting wordt gemist en uw rendement op werkkapitaal te maximaliseren.

Discrepanties tussen facturen en inkooporders kunnen de gehele betalingsstroom stilleggen en achterstanden creëren. Het efficiënt oplossen van deze problemen is cruciaal om administratieve frictie te voorkomen en te garanderen dat leveranciersrelaties niet onder druk komen te staan door langdurige geschillen. Snellere oplossingscycli leiden tot voorspelbaardere kasuitstromen en een betere data-integriteit binnen de organisatie.\n\nDoor gedetailleerde padanalyse ontdekt ProcessMind de lussen waar facturen heen en weer circuleren tussen inkoop en crediteuren. Door de meest voorkomende redenen voor deze discrepanties in Microsoft Dynamics 365 te identificeren, zoals prijs- of kwantiteitsverschillen, kunt u duidelijkere protocollen opstellen om deze problemen in de helft van de tijd op te lossen en de noodzaak voor handmatige overrides te verminderen.

Betalingsblokkades worden vaak toegepast als veiligheidsmaatregel, maar wanneer ze standaard worden of incorrect worden toegepast, creëren ze aanzienlijke bottlenecks. Het verwijderen van ongerechtvaardigde blokkades zorgt ervoor dat het betalingsschema soepel blijft en dat geldige facturen niet worden vertraagd door bureaucratische hindernissen. Deze verbetering vermindert handmatige interventie en voorkomt leveranciersfrustratie.

ProcessMind biedt een transparant overzicht van elke Payment Block Applied activity binnen Microsoft Dynamics 365. Door de attributes te analyseren die aan deze blokkades zijn gekoppeld, kunt u onderscheid maken tussen noodzakelijke risicobeperking en inefficiënte handmatige overrides, waardoor u de opheffing van blokkades kunt automatiseren zodra aan specifieke criteria is voldaan en de uiteindelijke betalingsuitvoering kunt versnellen.

Het twee keer betalen van dezelfde factuur is een groot financieel risico en een administratieve nachtmerrie om te herstellen. Het garanderen van een enkel, duidelijk pad voor elk factuurnummer is essentieel voor het handhaven van financiële controle en compliance. De eliminatie van duplicaten behoudt werkkapitaal en voorkomt onnodige leverancierscommunicatie, terwijl het algehele audittraject wordt verbeterd.

ProcessMind detecteert patronen waarbij meerdere case identifiers of vergelijkbare factuurbedragen worden verwerkt voor dezelfde leverancier binnen Microsoft Dynamics 365. Door deze afwijkingen te benadrukken via historische audits, kunt u proceshiaten identificeren, zoals meerdere invoerpunten, die duplicaten doorlaten glippen, waardoor dit financiële risico effectief wordt verminderd en de departementale verantwoordelijkheid wordt verbeterd.

Correcte financiële codering zorgt ervoor dat uitgaven aan de juiste afdelingen en projecten worden toegewezen voor accurate rapportage. Hoge herstelpercentages bij codering verspillen niet alleen tijd, maar leiden ook tot incorrecte financiële overzichten die aan het einde van de maand correctie behoeven. Het verbeteren van de nauwkeurigheid aan het begin van het proces voorkomt latere correcties en vereenvoudigt de gehele boekhoudworkflow.\n\nDoor de Invoice Coded activiteit te analyseren, identificeert ProcessMind welke leveranciers of factuurtypen frequent handmatige correcties vereisen in Microsoft Dynamics 365. U kunt deze inzichten gebruiken om betere standaard coderingsregels te creëren of gerichte training te geven aan personeel, waardoor het herstelpercentage aanzienlijk wordt verlaagd en de data betrouwbaarheid in GeneralJournal en LedgerEntry records wordt verbeterd.

Het beheer van de frequentie en timing van betalingsruns is cruciaal voor het balanceren van cashflow en operationele efficiëntie. Inconsistente of te frequente betalingsruns kunnen leiden tot hogere transactiekosten en een gefragmenteerd treasurybeheer. Een gestandaardiseerd schema zorgt voor een betere liquiditeitsplanning en garandeert dat het financiële team de werklast effectiever kan beheren.

ProcessMind analyseert het batchgedrag van 'Payment Processed' activiteiten binnen Microsoft Dynamics 365. Het helpt u te begrijpen of uw huidige betalingsruns zijn afgestemd op de vervaldata van leveranciers en de interne beschikbaarheid van middelen. Deze zichtbaarheid stelt u in staat om betalingen te consolideren in efficiëntere cycli, waardoor de handmatige inspanning die nodig is voor de uitvoering van betalingen wordt verminderd en de bankkosten dalen.

Inconsistente goedkeuringspaden in verschillende regio's of afdelingen leiden tot compliance-risico's en onvoorspelbare doorlooptijden. Het instellen van een gestandaardiseerde workflow zorgt ervoor dat elke factuur een vooraf gedefinieerd, compliant pad volgt, wat auditing vereenvoudigt en de governance verbetert. Deze uniformiteit vergemakkelijkt het beheer van het crediteurenbetaalproces op schaal.

Door middel van conformance checking vergelijkt ProcessMind de daadwerkelijke paden die facturen volgen in Microsoft Dynamics 365 met uw beoogde procesmodel. Het benadrukt niet-standaard goedkeuringspaden die controles omzeilen, zodat u een uniform proces kunt afdwingen dat voldoet aan wettelijke vereisten en tegelijkertijd de snelheid behoudt die nodig is voor moderne bedrijfsactiviteiten.

De tijd dat een factuur wacht op invoer in het systeem is een periode waarin de organisatie geen inzicht heeft in haar verplichtingen. Het verkorten van dit interval is cruciaal voor nauwkeurige financiële prognoses en om ervoor te zorgen dat het goedkeuringsproces zo snel mogelijk start. Betere zichtbaarheid op dit punt helpt het management de werkelijke kasverplichtingen in realtime te begrijpen.

ProcessMind meet de vertraging tussen 'Invoice Received' en 'Invoice Data Extracted' door de tijdlijn van de factuurnummeridentificatie te volgen. Door knelpunten te identificeren in de vroege stadia van de verwerking van crediteurenbetalingen binnen Microsoft Dynamics 365, kunt u vaststellen of de vertraging wordt veroorzaakt door achterstanden in de postkamer of handmatige invoerwachtrijen, en corrigerende maatregelen nemen om de kloof te overbruggen.

Zodra een factuur volledig is goedgekeurd, is elke vertraging in de uiteindelijke betalingsuitvoering pure administratieve verspilling die kan leiden tot late betalingen. Ervoor zorgen dat de overgang van goedkeuring naar betalingsafhandeling naadloos verloopt, is essentieel voor het handhaven van hoge prestaties. Deze fase is de laatste horde in het proces en moet zo snel mogelijk zijn om de leverancierservaring te optimaliseren.

ProcessMind monitort de duur tussen Invoice Approved for Payment en Payment Executed in Microsoft Dynamics 365. Het onthult of facturen vastlopen in een laatste wachtrij of dat het overdrachtsproces te handmatig is. Het stroomlijnen van deze laatste stap kan de totale doorlooptijd met meerdere dagen verkorten, zodat uw financiële verplichtingen precies worden nagekomen wanneer ze zijn gepland.

Voor wereldwijde organisaties kan een inconsistente omgang met valutakoersschommelingen leiden tot verschillen in het grootboek en vertraagde betalingen. Het standaardiseren van de manier waarop deze verschillen worden berekend en goedgekeurd, zorgt voor financiële nauwkeurigheid en vermindert de handmatige inspanning die nodig is voor reconciliaties. Deze harmonisatie is essentieel voor het handhaven van nauwkeurige financiële verslaglegging over meerdere entiteiten.

Door de FinancialDimension- en LedgerEntry-data te onderzoeken die zijn gekoppeld aan facturen in vreemde valuta, identificeert ProcessMind waar verschillen leiden tot procesafwijkingen. U kunt deze inzichten gebruiken om de afhandeling van kleine verschillen in Microsoft Dynamics 365 te automatiseren, zodat alleen significante discrepanties handmatige beoordeling vereisen en de algehele wereldwijde betalingsstroom te versnellen.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Crediteurenadministratie

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Open de Excel template die specifiek is ontworpen voor Microsoft Dynamics 365 Finance grootboek- en journaalentiteiten.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van een vooraf in kaart gebrachte structuur zorgt ervoor dat uw financiële data correct is geformatteerd voor directe procesontdekking.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerd data template, klaar voor uw factuurgegevens.

UW INZICHTEN

Krijg volledig inzicht in uw crediteurenworkflows

ProcessMind onthult de werkelijke prestaties van uw crediteurenactiviteiten en toont u elke stap, van factuurinvoer tot de uiteindelijke afwikkeling. U ontdekt de oorzaken van betalingsvertragingen en vindt duidelijke manieren om uw cashflow te optimaliseren.
  • Visualiseer end-to-end betalingslevenscycli
  • Identificeer specifieke goedkeuringsknelpunten
  • Kansen identificeren voor vroegbetalingskortingen
  • Zorg voor `compliance` met de regelgeving voor alle betalingen.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Efficiëntiewinst in crediteurenadministratie

Door process mining toe te passen op uw Microsoft Dynamics 365 omgeving, identificeren organisaties knelpunten in factuurgoedkeuringscycli en betalingsuitvoering. Deze meetwaarden weerspiegelen de transformatie van handmatige crediteurenworkflows naar gestroomlijnde, datagestuurde operaties.

~ 0 %
Snellere Doorlooptijden

Verlaging van de end-to-end doorlooptijd

Het optimaliseren van goedkeuringsworkflows en het automatiseren van data-invoer verkort de duur van factuurontvangst tot de uiteindelijke betalingsafhandeling.
~ 0 %
Meer vroegtijdige kortingen

Verbetering van de benuttingsgraad

Het identificeren van vertragingen in de goedkeuringsketen stelt financieringsteams in staat meer vroegbetalingskortingen te benutten, wat directe financiële voordelen oplevert.
0 %
Duplicaten elimineren

Reductie van betalingsfouten

Het detecteren van dubbele factuurnummers en leveranciersreferenties vóór de uitvoering van de betaling voorkomt financieel verlies, wat het crediteurenproces beschermt.
0 % increase
Geautomatiseerde verwerking

Matchingspercentage eerste poging

Het verfijnen van het synchronisatieproces van inkooporders verhoogt het aantal facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt.
0 %
Betere Leveranciersrelaties

Percentage tijdige betalingen

Het consequent halen van betalingstermijnen helpt boetes voor late betalingen en kredietblokkades te voorkomen, en verbetert de algehele tevredenheid van inkooppartners.

Individuele resultaten variëren afhankelijk van de procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij diverse implementaties van process mining voor factuurverwerking.

Aanbevolen data

Begin met deze kern-attributes om direct inzicht te krijgen in uw proces.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie die is toegewezen aan de leveranciersfactuur.

Het belang

Het is de fundamentele sleutel voor het koppelen van losgekoppelde AP-activiteiten aan één enkele procesinstantie.

De specifieke taak of statuswijziging die heeft plaatsgevonden.

Het belang

Het definieert de processtroom en de volgorde van gebeurtenissen voor de proceskaart.

De timestamp van de activiteit.

Het belang

Essentieel voor het berekenen van doorlooptijden en het identificeren van knelpunten.

Het unieke rekeningnummer van de leverancier.

Het belang

Maakt segmentatie van procesprestaties per leverancier mogelijk.

De juridische entiteit of dochteronderneming-identifier.

Het belang

Maakt vergelijkende analyse mogelijk tussen verschillende bedrijfsonderdelen of landen.

Het totale factuurbedrag.

Het belang

Cruciaal voor het analyseren van uitgavevolume en financieel risico.

De datum waarop de factuur betaald moet zijn.

Het belang

De benchmark voor het meten van prestaties op tijdige betaling.

Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.

Het belang

Essentieel voor het analyseren van het Purchase to Pay matchingspercentage.

De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Maakt analyse van het gedrag van medewerkers en functiescheiding mogelijk.

De naam van de leveranciersorganisatie.

Het belang

Biedt context voor het leveranciersrekeningnummer.

De factuurdatum vermeld op de factuur.

Het belang

Definieert het begin van de verouderingsperiode voor de factuur.

De afdeling die verantwoordelijk is voor de kosten.

Het belang

Maakt organisatorische drill-down en analyse van verantwoordelijkheden mogelijk.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De initiële aanmaak van een record van een openstaande leveranciersfactuur in het systeem. Dit markeert de invoer van de factuur in de Dynamics 365 workflow, handmatig of via data entity import.

Het belang

Bepaalt de starttijd voor de berekening van de procesdoorlooptijd. Het stelt organisaties in staat om te meten hoe lang facturen in het systeem blijven voordat ze worden verwerkt of geboekt.

Het systeem koppelt de factuurregel succesvol aan een inkooporder of productontvangst. Deze activiteit is een validatie van de factuur met de inkooporder.

Het belang

Cruciaal voor de First-Pass PO Matching Rate KPI. Het onderscheidt 'touchless' verwerking van facturen die handmatige tussenkomst vereisen.

De workflow instance voor de lopende factuur bereikt een voltooide of goedgekeurde status. De factuur is nu klaar om op het grootboek te worden geboekt.

Het belang

Berekent de gemiddelde doorlooptijd voor goedkeuring. Vertragingen hierin hebben directe invloed op het vermogen om vroegbetalingskortingen te benutten.

De factuur wordt geboekt in het Grootboek, waardoor een verplichting in het systeem ontstaat. Het record verplaatst zich van wachtende tabellen naar de geboekte transactietabellen.

Het belang

Een belangrijke mijlpaal die de financiële erkenning van schuld aangeeft. Hiermee kan de factuur worden geselecteerd voor betaling.

De factuur wordt geselecteerd en toegevoegd aan een betalingsjournaalregel. Dit duidt op de intentie tot betaling en initieert gewoonlijk de betalingsbeoordelingsworkflow.

Het belang

Markeert de overgang van aansprakelijkheid naar kasuitbetalingsverwerking. Gebruikt om Payment Execution Lead Times te meten.

Het systeem genereert het betaalbestand (EFT, ISO20022) of drukt cheques af. De betalingsstatus op de journaalregel wordt bijgewerkt tot Verzonden of Gegenereerd.

Het belang

Ondersteunt de Approved-to-Executed Lag Time KPI. Het bevestigt dat de betalingsinstructie is gegenereerd.

Het betalingsjournaal wordt in het grootboek verwerkt, waardoor de factuur wordt voldaan en het leverancierssaldo wordt vereffend. Dit voltooit het financiële proces.

Het belang

De laatste activiteit voor de Average Invoice-to-Payment Cycle Time. Het bevestigt dat de boekhoudkundige posten voor kasvermindering zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining biedt een transparant overzicht van de gehele betalingscyclus, van factuurontvangst tot de uiteindelijke afwikkeling. Het identificeert specifieke bottlenecks zoals goedkeuringsvertragingen of frequente handmatige overrides die de cyclus vertragen. Door deze inefficiënties te visualiseren, kunnen teams gerichte oplossingen implementeren om de algehele productiviteit te verbeteren.

Data-extractie omvat doorgaans het verbinden met de onderliggende SQL database of het gebruik van OData services om event logs op te halen. U moet tabellen exporteren gerelateerd aan leverancierstransacties, inkooporders en grootboekjournaals, waarbij het factuurnummer als primaire case-identificator wordt gebruikt. De meeste moderne process mining tools bieden vooraf gebouwde connectors voor Dynamics 365 om deze integratie te vereenvoudigen.

Ja, de technologie laat precies zien waar facturen vastlopen in de goedkeuringsketen voordat kortingstermijnen worden gemist. U kunt de doorlooptijd tussen factuurinvoer en definitieve goedkeuring analyseren om ervoor te zorgen dat uw betaalruns optimaal zijn getimed. Dit inzicht stelt het management in staat om facturen met hoge waarde, die de beste financiële rendementen opleveren, te prioriteren.

De meeste organisaties zien hun eerste proceskaarten binnen twee tot vier weken nadat de initiële data-extractie is voltooid. Zodra de data uit Dynamics 365 is gekoppeld aan het event log-formaat, genereert de software automatisch visualisaties. Deze snelle doorlooptijd stelt teams in staat om knelpunten en compliance-problemen vrijwel onmiddellijk aan te pakken.

Process mining blinkt uit in het blootleggen van 'maverick' processen waarbij goedkeuringen standaard organisatorische controles omzeilen. Door uw werkelijke processtroom te vergelijken met het beoogde ontwerp, kunt u elke keer dat een handmatige override plaatsvond identificeren. Deze audit-klare zichtbaarheid is cruciaal voor het waarborgen van compliance met regelgeving en het verminderen van het risico op fraude.

Nee, process mining is een diagnostisch hulpmiddel dat naast uw bestaande automatiserings- en ERP-systemen werkt. Terwijl uw automatiseringssoftware de uitvoering van taken beheert, beoordeelt process mining hoe goed die taken worden uitgevoerd. Het helpt u te identificeren welke delen van uw automatisering falen of waar nieuwe automatisering het meest effectief kan zijn.

Om een nauwkeurige proceskaart te creëren, heeft u het factuurnummer nodig als case ID, activiteitsnamen zoals 'Invoice Received' of 'Payment Executed', en precieze timestamps voor elke event. Aanvullende data zoals leveranciersnamen, factuurbedragen en afdelingscodes kunnen ook worden opgenomen. Deze aanvullende context maakt diepere filtering en meer gedetailleerde oorzaakanalyse mogelijk.

Process mining stelt u in staat de geschiedenis van elk factuurnummer te volgen en reeksen te markeren die meer dan eens voorkomen. Door de data-invoer en validatiestappen in Dynamics 365 te analyseren, kunt u precies aanwijzen of duplicaten worden veroorzaakt door systeemfouten of handmatige invoerfouten. Dit inzicht helpt u uw validatieregels te verfijnen om financieel lekken in de toekomst te voorkomen.

Optimaliseer de crediteurenbetalingsverwerking direct

Verkort doorlooptijden met 30 procent en elimineer D365-vertragingen.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. Binnen vijf minuten klaar voor gebruik.