> Continue verbetering > Purchase to Pay Aanvraag > Coupa

Verbeter uw Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie

Uw 6-stappen gids om Coupa Inkoopaanvragen te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter uw Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Coupa Inkoopaanvragen voor Snellere Goedkeuringen

Het stroomlijnen van uw inkoopproces is cruciaal voor efficiënte bedrijfsvoering. Ons platform helpt u bottlenecks te identificeren bij het aanmaken en goedkeuren van aanvragen, wat compliance en snellere afhandeling van aanvragen garandeert. Ontdek hoe u uw workflow kunt transformeren en aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen kunt realiseren door verborgen inefficiënties te identificeren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het Purchase to Pay - Aanvraagproces in Coupa optimaliseren?

Het Purchase to Pay (P2P) aanvraagproces vormt de basis voor alle bedrijfsuitgaven; het vertaalt een zakelijke behoefte naar een officiële aanvraag. In een systeem als Coupa kan een inefficiënt aanvraagproces leiden tot flinke vertragingen, hogere kosten en gefrustreerde stakeholders in de gehele inkoopketen. Trage goedkeuringen betekenen uitstel van projecten, het mislopen van kortingen voor vroege betaling en een opeenstapeling van administratieve taken. Naast snelheid beïnvloeden de kwaliteit en compliance van aanvragen direct de vervolgstappen, zoals het aanmaken van inkooporders, de goederenontvangst en de factuurverwerking. Het begrijpen en optimaliseren van deze beginfase is essentieel voor een efficiënte end-to-end P2P-keten en zorgt ervoor dat uw investering in Coupa maximaal rendeert. Door u op de aanvraagfase te richten, voorkomt u dat problemen doorsijpelen naar de rest van het proces, wat zorgt voor soepelere operaties en betere financiële controle.

Hoe Process Mining de analyse van Coupa-aanvragen transformeert

Process mining biedt een krachtige, datagestuurde methode om de werkelijke stroom van uw Purchase to Pay - Aanvraagproces binnen Coupa te doorgronden. In tegenstelling tot traditionele analysemethoden, die vaak steunen op interviews of documentatie, haalt process mining event data rechtstreeks uit de logs van uw Coupa-systeem. Hiermee visualiseert u de feitelijke route van elke inkoopaanvraag, van creatie tot de uiteindelijke status (goedgekeurd, afgewezen of ingetrokken). U kunt precies zien waar bottlenecks ontstaan, zoals specifieke goedkeuringsstappen die constant vertraging oplopen, of onderdelen waar aanvragen vaak worden gewijzigd. Dit duidt vaak op problemen met de datakwaliteit of een gebrek aan training. Process mining helpt bij het blootleggen van verborgen herstelwerkzaamheden (rework loops), niet-conforme procesvarianten en kansen voor automatisering op basis van echte operationele data.

Belangrijkste verbeterpunten in uw aanvraagproces

Door process mining toe te passen op uw Coupa Purchase to Pay - Aanvraagdata, komen verschillende kritieke gebieden voor verbetering aan het licht:

  • Optimalisatie van de goedkeuringsworkflow: Breng in kaart welke stappen of specifieke goedkeurders voor de langste doorlooptijden zorgen. Ontdek of aanvragen blijven liggen bij een bepaalde afdeling of dat specifieke type aanvragen structureel langer in de wachtrij staan. Dit inzicht helpt u bij het herontwerpen van goedkeuringspaden, bijvoorbeeld door stappen samen te voegen of verantwoordelijkheden te herverdelen.
  • Vermindering van herstelwerk en wijzigingen: Analyseer waarom aanvragen na indiening vaak nog moeten worden aangepast. Komt dit door onvolledige informatie, veranderende eisen of onduidelijkheid over het inkoopbeleid? Het verminderen van deze correctierondes verkort de totale doorlooptijd aanzienlijk en verbetert de nauwkeurigheid van de data.
  • Naleving van compliance en beleid: Detecteer afwijkingen van uw standaard inkoopbeleid en de goedkeuringsmatrix. Process mining kan situaties signaleren waarin aanvragen de standaardprocedure omzeilen of waar goedkeuringen buiten de vastgestelde limieten worden verleend. Dit maakt proactief ingrijpen en betere governance mogelijk.
  • Kansen voor automatisering: Identificeer routinematige aanvragen met een laag risico die een eenvoudig pad volgen. Deze kunnen mogelijk worden geautomatiseerd, zodat goedkeurders meer tijd hebben voor complexe verzoeken. Dit vermindert handmatig werk en versnelt het proces voor alledaagse artikelen.

Verwachte resultaten: meetbare voordelen

Door process mining in te zetten voor het optimaliseren van uw aanvraagproces in Coupa, kunt u rekenen op aanzienlijke, meetbare verbeteringen:

  • Kortere doorlooptijd: Realiseer een substantiële verkorting van de gemiddelde tijd tussen de indiening van een aanvraag en de creatie van de inkooporder. Onze klanten zien doorgaans een vermindering van 20-40% in doorlooptijden.
  • Hogere efficiëntie: Minimaliseer handmatige acties en herstelwerkzaamheden, waardoor uw inkoopteam en aanvragers meer tijd overhouden voor strategische taken. Dit vertaalt zich direct in kostenbesparingen en een hogere operationele output.
  • Verbeterde compliance: Zorg dat alle aanvragen strikt voldoen aan het bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten, wat de auditrisico's verlaagt en de transparantie in uw P2P-proces verhoogt.
  • Hogere tevredenheid bij aanvragers: Een soepeler en sneller proces leidt tot tevredener medewerkers en een betere interne dienstverlening, waardoor inkoop een ondersteunende factor wordt binnen uw organisatie.

Aan de slag met procesoptimalisatie

Het optimaliseren van uw Coupa Purchase to Pay - Aanvraagproces met process mining vereist geen uitgebreide technische expertise. Onze gespecialiseerde content en tools zijn ontworpen om u door de analyse te leiden, zodat u ruwe Coupa-data snel omzet in actiegericht inzicht. U kunt vrijwel direct beginnen met het identificeren van kritieke bottlenecks en niet-conform gedrag. Dit legt de basis voor gerichte verbeteringen die leiden tot meetbare resultaten. Kies voor een datagestuurde aanpak van inkoop en benut het volledige potentieel van uw Coupa-investering.

Purchase to Pay - Aanvraag P2P Aanvraag Procurement Goedkeuring aanvraag Verkorting van doorlooptijd Compliance-analyse Inkoopafdeling Spend management Aanvraagbeheer Workflow-efficiëntie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen in het requisitie-goedkeuringsproces beïnvloeden de algehele doorlooptijden van inkoop aanzienlijk, wat potentieel kan leiden tot projectvertragingen, gemiste besparingskansen en een vertraging in de bedrijfsvoering. Dit beïnvloedt direct de wendbaarheid en efficiëntie van een organisatie binnen het Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie proces. ProcessMind analyseert het complete Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie proces om exacte goedkeurings knelpunten te identificeren, waarbij wordt vastgesteld welke specifieke stappen of goedkeurders de grootste vertragingen veroorzaken. Het visualiseert feitelijke goedkeuring workflow paden, waardoor mogelijkheden voor processtroomlijning en automatisering worden onthuld.

Frequente wijzigingen aan requisities na de oorspronkelijke indiening duiden op onderliggende problemen zoals onnauwkeurige initiële aanvragen of onduidelijke inkoopvereisten. Dit leidt tot aanzienlijk herwerk, langere verwerkingstijden en hogere administratieve kosten binnen de Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie workflow. ProcessMind brengt de gehele Coupa requisitie-journey in kaart en identificeert nauwkeurig waar en waarom requisities veelvuldig worden gewijzigd. Het belicht veelvoorkomende wijzigingspunten en hun hoofdoorzaken, waardoor organisaties de datakwaliteit vooraf kunnen verbeteren en betere training voor aanvragers kunnen bieden.

Aanvragen die afwijken van vastgesteld inkoopbeleid, zoals het gebruik van onjuiste artikelcategorieën of het omzeilen van verplichte goedkeuringsfasen, introduceren aanzienlijke compliance-risico's en kunnen leiden tot ongeautoriseerde of niet-compliant uitgaven. Dit ondermijnt de financiële controles en governance in het Purchase to Pay - Aanvraagproces. ProcessMind detecteert en belicht automatisch afwijkingen van het standaard Coupa-aanvraagproces, en identificeert gevallen van non-compliance. Het biedt duidelijk inzicht in omzeilde goedkeuringsstappen of beleidsovertredingen, en helpt bij het handhaven van governance en het verminderen van de algehele risicoblootstelling.

Een hoog aantal afgewezen requisities duidt op kritieke inefficiënties, veroorzaakt door onjuiste indieningen door aanvragers of door onduidelijke goedkeuringscriteria. Dit resulteert in verspilde tijd voor zowel aanvragers als goedkeurders, waardoor de start van de inkoopcyclus aanzienlijk wordt vertraagd. ProcessMind analyseert de Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie flow om de meest voorkomende redenen en stadia van afwijzingen te identificeren. Het kan specifieke afdelingen, artikelcategorieën of goedkeuringstrajecten markeren die geassocieerd zijn met frequente afwijzingen, waardoor gerichte training of beleidsverduidelijkingen mogelijk worden.

Aanvragen die door onnodig complexe, ingewikkelde of inconsistente goedkeuringsworkflows stromen, creëren verwarring, verlengen de verwerkingstijden en maken het moeilijk om inkoopdoorlooptijden te voorspellen. Dit gebrek aan standaardisatie belemmert efficiënt beheer binnen het Purchase to Pay - Aanvraagproces. ProcessMind reconstrueert visueel alle daadwerkelijke goedkeuringspaden die aanvragen in Coupa hebben gevolgd, en onthult hun ware operationele complexiteit. Het helpt bij het identificeren van redundante stappen, ongeoorloofde afwijkingen of onnodige parallelle paden van ontworpen workflows, wat leidt tot procesvereenvoudiging.

Vertragingen die consistent geconcentreerd zijn bij specifieke goedkeuringsstappen of bij bepaalde goedkeurders creëren kritieke knelpunten, waardoor het gehele Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie proces aanzienlijk wordt vertraagd. Dit leidt vaak tot achterstanden, gemiste interne deadlines en algehele inkoopinefficiëntie. ProcessMind identificeert nauwkeurig de feitelijke duur van elke goedkeuringsstap en analyseert de werkdrukverdeling onder goedkeurders binnen Coupa. Het kan precies markeren waar en waarom requisities vastlopen, wat gerichte toewijzing van middelen, herverdeling van workflows of automatiseringsinitiatieven mogelijk maakt.

De noodzaak voor frequente handmatige interventies, data-invoer of aanpassingen tijdens het aanvraaggoedkeuringsproces verbruikt waardevolle medewerkerstijd en introduceert een grotere kans op menselijke fouten. Dit heeft directe invloed op de personeelsproductiviteit en verhoogt de operationele kosten binnen de Coupa Purchase to Pay - Aanvraag workflow. ProcessMind identificeert activiteiten die aanzienlijke handmatige inspanning vereisen of meerdere touchpoints door verschillende gebruikers, wat duidt op een gebrek aan automatisering. Door deze repetitieve acties in het Purchase to Pay - Aanvraagproces in kaart te brengen, worden kansen voor automatisering en procesvereenvoudiging benadrukt om menselijke interventie te verminderen.

Zonder duidelijk en real-time inzicht in de huidige status en locatie van een aanvraag in het goedkeuringstraject, staan aanvragers en stakeholders voor onzekerheid en grijpen ze vaak terug op handmatige vragen. Dit leidt tot gefrustreerde gebruikers, inefficiënte communicatie en een gebrek aan transparantie binnen het Purchase to Pay - Aanvraagproces. ProcessMind biedt een end-to-end visualisatie van het traject van elke aanvraag in Coupa, met gedetailleerde statusupdates en historische data. Het elimineert giswerk door de exacte huidige fase en volledige geschiedenis van elke aanvraag te tonen, wat de transparantie voor alle stakeholders aanzienlijk verbetert.

Inconsistente en langdurige doorlooptijden voor bepaalde requisitietypen, specifieke artikelcategorieën of bepaalde afdelingen duiden op onderliggende procesinefficiënties en een gebrek aan standaardisatie. Dit maakt nauwkeurige planning moeilijk en kan specifieke business units of kritieke projecttijdlijnen onevenredig beïnvloeden. ProcessMind analyseert het complete Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie proces, waarbij de prestaties worden gesegmenteerd op basis van attributes zoals requisitietype, afdeling of artikelcategorie. Het onthult duidelijk welke segmenten de langste doorlooptijden ervaren en precies waarom, wat op maat gemaakte optimalisatiestrategieën mogelijk maakt.

Spoedeisende aanvragen worden vaak niet versneld verwerkt, wat vaak leidt tot operationele verstoringen, gemiste zakelijke kansen of hogere kosten door last-minute noodinkopen. De standaard Coupa workflow onderscheidt of versnelt deze kritieke aanvragen mogelijk niet effectief, wat de bedrijfscontinuïteit beïnvloedt. ProcessMind volgt de feitelijke stroom van aanvragen die als zeer urgent zijn gemarkeerd, en vergelijkt hun verwerkingstijden met standaardaanvragen. Het identificeert of urgente aanvragen vastlopen in veelvoorkomende bottlenecks of suboptimale paden volgen, waardoor aanpassingen mogelijk zijn om tijdige en geprioriteerde actie te garanderen.

Aanvragen die ver in hun goedkeuringsproces worden ingetrokken, duiden op fundamentele problemen, zoals veranderingen in bedrijfsbehoeften, onnauwkeurige initiële scoping of verkeerd afgestemde vereisten. Dit vertegenwoordigt een aanzienlijke verspilling van inspanning en middelen voor alle partijen die betrokken zijn bij de Coupa Purchase to Pay - Aanvraag workflow. ProcessMind analyseert de exacte punten in het proces waar aanvragen worden ingetrokken en bekijkt de voorafgaande activiteiten. Door patronen en triggers voor deze vroege exits te identificeren, kunnen organisaties de hoofdoorzaken aanpakken, de initiële aanvraagduidelijkheid verbeteren en onnodige procesbetrokkenheid voorkomen.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het versnellen van aanvraaggoedkeuringen heeft direct invloed op de inkoopefficiëntie en de tijdige verwerving van goederen en diensten. Voor Coupa P2P-aanvragen betekent dit een snellere reactie op bedrijfsbehoeften, verbeterde stakeholdertevredenheid en verminderde operationele vertragingen in het inkoopproces.
ProcessMind identificeert de exacte stappen en actoren die vertragingen veroorzaken in de Coupa aanvraaggoedkeuringsworkflow. Door procesvarianten en doorlooptijden te analyseren, kunt u specifieke bottlenecks aanpakken, waardoor goedkeuringstijden potentieel met 20-30% kunnen worden verkort en inkoopcycli aanzienlijk worden versneld.

Hoge wijzigingspercentages in Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie duiden op initiële datakwaliteitsproblemen of onduidelijke vereisten, wat leidt tot herwerk en langere verwerkingstijden. Het verminderen van deze wijzigingen verbetert de data-nauwkeurigheid, stroomlijnt de workflow en voorkomt vertragingen in het inkoopproces.
ProcessMind identificeert de stadia en attributes die frequent geassocieerd worden met wijzigingen, wat helpt bij het blootleggen van hoofdoorzaken zoals onvolledige formulieren of onduidelijke specificaties. Door veelvoorkomende wijzigingslussen te visualiseren, kunnen organisaties gerichte training of formulierherontwerpen implementeren, waardoor herwerk met 15-25% wordt verminderd.

Het naleven van inkoopbeleid binnen Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie is essentieel voor risicobeheer, financiële integriteit en auditgereedheid. Dit doel garandeert dat alle requisities de gedefinieerde regels volgen, waardoor ongeautoriseerde uitgaven worden voorkomen en governancenormen binnen de organisatie worden gehandhaafd.
ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van de standaard, conforme Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie proces flow. Het markeert gevallen waarin goedkeuringen worden overgeslagen, drempels worden genegeerd of niet-conforme paden worden gevolgd, wat corrigerende maatregelen mogelijk maakt en de compliance naleving met meer dan 90% verhoogt.

Frequente afwijzingen van Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisities leiden tot frustratie, herwerk en vertragingen bij het verkrijgen van benodigde items. Het verlagen van deze percentages duidt op duidelijkere vereisten, betere validatie vooraf en efficiënter gebruik van tijd door zowel aanvrager als goedkeurder, wat leidt tot soepelere operaties.
ProcessMind onthult de veelvoorkomende redenen en stadia voor requisitie-afwijzingen binnen Coupa, zoals specifieke afdelingen, artikelcategorieën of goedkeuringsstappen. Door afwijzingspatronen te analyseren, kunt u de hoofdoorzaken aanpakken, wat leidt tot een reductie van 10-20% in afwijzingen en een soepelere workflow.

Complexe en inefficiënte goedkeuringsroutering in Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie kan leiden tot aanzienlijke vertragingen en verwarring, vooral bij meerlaagse of voorwaardelijke goedkeuringen. Het vereenvoudigen van deze paden zorgt ervoor dat requisities snel en efficiënt de juiste goedkeurders bereiken, waardoor onnodige overdrachten worden verminderd.
ProcessMind brengt visueel alle feitelijke goedkeuringstrajecten van Coupa-requisities in kaart, waardoor omslachtige routes en onnodige stappen worden onthuld. Het helpt bij het identificeren van optimalisatiemogelijkheden voor workflow-configuraties, wat potentieel de routes kan vereenvoudigen en de goedkeuringsinspanning met 10-15% kan verminderen.

Knelpunten in het Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie goedkeuringsproces veroorzaken aanzienlijke vertragingen, wat de algehele inkoopsnelheid en responsiviteit beïnvloedt. Het identificeren en wegnemen van deze knelpunten is cruciaal voor het handhaven van een soepele en efficiënte requisitie lifecycle en het voldoen aan zakelijke eisen.
ProcessMind biedt helder inzicht in waar requisities vastlopen en hoe lang, waarbij specifieke goedkeuringsstappen of individuele goedkeurders als kritieke bottlenecks worden aangewezen. Dit inzicht maakt gerichte interventies mogelijk, zoals het herverdelen van middelen of het opnieuw configureren van workflows, om de flow met 15-20% te versnellen.

Handmatige interventies in Coupa P2P-aanvraaggoedkeuringen leiden tot menselijke fouten en vertragen de verwerking. Het automatiseren van deze touchpoints, waar mogelijk, verhoogt de efficiëntie, verlaagt de operationele kosten en maakt personeel vrij voor activiteiten met een hogere waarde binnen de organisatie.
ProcessMind identificeert repetitieve handmatige taken of onnodige menselijke controles binnen het Coupa-goedkeuringsproces die sterke kandidaten zijn voor automatisering. Door deze kansen te benadrukken, kunnen organisaties robotic process automation (RPA) of workflow-regels implementeren, waardoor handmatige inspanningen tot 25% verminderen.

Beperkt inzicht in de real-time status van Coupa P2P-aanvragen leidt tot onzekerheid, meer vragen en een slechte planning. Het verbeteren van de zichtbaarheid stelt aanvragers en stakeholders in staat om de voortgang te volgen en inkooptermijnen nauwkeurig in te schatten, wat frustratie vermindert.
ProcessMind creëert een accurate digitale tweeling van uw Coupa P2P-aanvraagproces, en biedt real-time dashboards en analytics over de huidige status en geschatte voltooiing van elke aanvraag. Dit inzicht vermindert vragen over "waar is mijn aanvraag" met 30-40% en verbetert de communicatie met stakeholders.

Inconsistente verwerkingstijden voor Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisities creëren onvoorspelbare doorlooptijden en bemoeilijken de resourceplanning. Het standaardiseren van deze tijden zorgt voor een betrouwbaarder en efficiënter inkoopproces over verschillende afdelingen en requisitietypen.
ProcessMind analyseert procesvariaties en identificeert de factoren die bijdragen aan tijdsverschillen in de Coupa requisitieverwerking. Door te begrijpen waarom sommige requisities langer duren, kunnen organisaties best practices implementeren en de variantie in verwerkingstijd met 20-30% verminderen.

Het niet effectief prioriteren van urgente Coupa Van Aanvraag tot Betaling - Requisities kan leiden tot kritieke bedrijfsonderbrekingen en gemiste kansen. Dit doel zorgt ervoor dat urgente aanvragen adequaat worden geïdentificeerd en versneld, waardoor vertragingen voor tijdsgevoelige behoeften worden geminimaliseerd.
ProcessMind helpt de feitelijke flow van urgente requisities in Coupa in kaart te brengen, door deze te vergelijken met niet-urgente paden om te identificeren waar prioritering misgaat. Het onthult knelpunten die specifiek zijn voor urgente items, waardoor aanpassingen aan goedkeuringsregels of toegewijde fast-track lanes voor deze requisities mogelijk worden.

Voortijdige intrekkingen van Coupa P2P-aanvragen duiden vaak op een gebrekkig of verwarrend initieel aanvraagproces, wat leidt tot verspilde moeite en mogelijke herindiening. Het minimaliseren van deze intrekkingen verbetert de data-nauwkeurigheid en vermindert onnodige administratieve overhead.
ProcessMind identificeert de fasen en attributes die vaak geassocieerd worden met ingetrokken aanvragen in Coupa. Door de timing en redenen voor deze intrekkingen te begrijpen, kunnen bedrijven problemen in de initiële aanvraagfase aanpakken, de begeleiding van aanvragers verbeteren en intrekkingen met 10-15% verminderen.

Het 6-stappen verbeterpad voor Purchase to Pay - Aanvraag

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Ontvang de op maat gemaakte Excel template voor het analyseren van uw Purchase Requisition proces in Coupa, zodat u alle benodigde datapunten vastlegt voor effectieve analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestructureerde template zorgt ervoor dat alle kritieke data correct uit Coupa wordt verzameld, wat de basis legt voor een accurate en uitgebreide procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklare data template, specifiek voor Coupa Purchase Requisitions, die u begeleidt bij uw data-extractie.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen inzichten in uw P2P-aanvragen

ProcessMind visualiseert uw gehele Coupa Purchase to Pay Aanvraagtraject. Zie actuele processtromen, identificeer vertragingen en spoor compliance-tekortkomingen op met ongeëvenaarde helderheid.
  • Visualiseer actuele P2P Aanvraagpaden
  • Identificeer goedkeuringsknelpunten direct
  • Zorg voor compliance bij elke aanvraag
  • Verkort de verwerkingstijd van aanvragen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Excellentie in de inkooprequisitie

Deze resultaten illustreren het potentieel voor aanzienlijke verbeteringen bij het toepassen van process mining op uw Purchase to Pay, Aanvraagproces in Coupa, gerealiseerd door het identificeren en elimineren van bottlenecks en inefficiënties.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Door belangrijke knelpunten te identificeren en weg te nemen, kunnen organisaties de tijd die nodig is voor een requisitie om definitieve goedkeuring te krijgen aanzienlijk verkorten, waardoor het gehele inkoopproces wordt versneld.
0 %
Lagere Herwerkingspercentages

Afname van afwijzingen en wijzigingen

Het verbeteren van de initiële requisitiekwaliteit en het verduidelijken van vereisten leidt tot een merkbare daling van afgewezen of gewijzigde requisities, wat aanzienlijke tijd en moeite bespaart in het Van Aanvraag tot Betaling proces.
0 %
Sterkere beleidsnaleving

Verhoogde compliance met inkoopregels

Process mining onthult verborgen afwijkingen van vooraf gedefinieerde goedkeuringsworkflows, waardoor organisaties beleid beter kunnen handhaven en compliance risico's binnen de aanvraagafhandeling aanzienlijk kunnen verminderen.
0 x faster
Snellere bottleneck-oplossing

Snellere verwerking door kritieke stadia

Het identificeren en oplossen van kritieke knelpunten in goedkeuringswachtrijen zorgt ervoor dat requisities sneller door het proces bewegen, waardoor kostbare vertragingen worden verminderd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd.
0 %
Verbeterde proceshelderheid

Betere zichtbaarheid voor strategische beslissingen

Diepere inzichten in procesvariaties en hoofdoorzaken helpen de requisitieverwerking te standaardiseren, waardoor doorlooptijden voorspelbaarder worden voor een betere planning en resource-allocatie.
0 %
Minder handmatige touchpoints

Besparingen door geautomatiseerde taken

Het automatiseren van handmatige controles en goedkeuringsstappen, die via process mining als rijp voor optimalisatie zijn geïdentificeerd, vermindert aanzienlijk de menselijke inspanning en administratieve overhead in de requisitieverwerking.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, datakwaliteit en specifieke organisatiedoelen. De hier gepresenteerde cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor elke inkoopaanvraag, dienend als de primaire case identifier voor het proces.

Het belang

Dit is de essentiële Case ID die alle processtappen verbindt, waardoor een complete analyse van de levenscyclus van de aanvraag van begin tot eind mogelijk is.

De naam van de specifieke bedrijfsactiviteit of event die op een bepaald moment plaatsvond voor de aanvraag.

Het belang

Het definieert de stappen in de procesmap, waardoor het mogelijk wordt om de stroom van aanvragen te visualiseren en te analyseren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is cruciaal voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

De huidige of uiteindelijke status van de inkoopaanvraag.

Het belang

Essentieel voor het begrijpen van requisitie-uitkomsten, het berekenen van goedkeurings- en afwijzingspercentages, en het monitoren van de huidige status van lopende requisities.

De medewerker die de inkoopaanvraag heeft aangemaakt en ingediend.

Het belang

Maakt analyse van procesgedrag per gebruiker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van trainingsbehoeften en het begrijpen hoe verschillende individuen met het proces omgaan.

De bedrijfseenheid of het kostenplaats waaraan de aanvraag wordt toegerekend.

Het belang

Maakt vergelijking van proces-KPI's zoals doorlooptijd en afwijzingspercentages over verschillende business units mogelijk, waarbij gebieden voor verbetering worden benadrukt.

De totale monetaire waarde van de inkoopaanvraag.

Het belang

Helpt analyseren hoe het proces varieert voor requisities van verschillende waarden, aangezien hogere bedragen vaak complexere goedkeuring workflows activeren.

De gebruiker of groep die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsactiviteit.

Het belang

Cruciaal voor het analyseren van goedkeuringsprestaties, werkdrukverdeling en het identificeren van knelpunten gerelateerd aan specifieke individuen of goedkeuringsgroepen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Een nieuwe inkooprequisitie wordt geïnitieerd en als concept opgeslagen door een gebruiker. Dit is het startpunt voor elke requisitie case en wordt doorgaans afgeleid van de creatie timestamp van het requisitierecord zelf.

Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de aanvraaglevenscyclus. Het analyseren van de tijd van aanmaak tot indiening kan vertragingen onthullen die worden veroorzaakt door onzekerheid van de gebruiker of systeemcomplexiteit.

De aanvrager dient de voltooide aanvraag formeel in bij de goedkeuringsworkflow. Dit event wordt afgeleid door de statuswijziging van de aanvraag van 'draft' naar 'pending_approval' te observeren in de audit logs of history tables van het systeem.

Het belang

Indiening activeert het goedkeuringsproces, waardoor het een cruciale mijlpaal is voor het meten van de KPI 'Gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd aanvraag'. Vertragingen vóór dit punt zijn gerelateerd aan de gebruiker, terwijl vertragingen erna procesgerelateerd zijn.

De aanvraag heeft alle vereiste stappen in de goedkeuringsworkflow succesvol doorlopen. Dit wordt afgeleid uit de algehele status van de aanvraagheader die verandert naar 'goedgekeurd'.

Het belang

Dit is een kritieke succesmijlpijl, die het einde van de goedkeuringscyclus markeert. De tijd om deze activiteit te bereiken is een primaire KPI, en het dient als de trigger voor downstream inkoopacties.

De aanvraag wordt definitief afgewezen tijdens het goedkeuringsproces en zal niet worden omgezet in een inkooporder. Dit wordt afgeleid uit de algehele status van de aanvraagheader die verandert naar 'afgewezen'.

Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt een fatale storing in het proces. Het analyseren van deze events is essentieel voor het verbeteren van de 'Afwijzingspercentage aanvraag' en het identificeren van hoofdoorzaken zoals beleidsschendingen of budgetproblemen.

Een inkooporder (PO) wordt succesvol gegenereerd op basis van de informatie uit de goedgekeurde requisitie. Deze event wordt afgeleid wanneer een PO-record wordt aangemaakt dat verwijst naar de bronnaam van de requisitie-ID.

Het belang

Dit is het primaire succesvolle resultaat van het aanvraagproces en markeert de overdracht naar de volgende fase van Purchase-to-Pay. Het analyseren van de tijd van 'Aanvraag goedgekeurd' tot dit event belicht eventuele vertragingen in de uitvoering.

De aanvraag wordt formeel gesloten, wat betekent dat er geen verdere actie meer op wordt ondernomen. Dit kan gebeuren nadat een inkooporder is aangemaakt en vervuld, of als de aanvraag na goedkeuring, maar vóór bestelling, wordt geannuleerd.

Het belang

Deze activiteit dient als een definitief eindpunt voor de levenscyclus van de aanvraag. Het zorgt ervoor dat cases een duidelijke afsluiting hebben, waardoor ze niet voor onbepaalde tijd als 'actief' verschijnen in procesanalyse.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de feitelijke stroom van uw aanvraagproces in kaart, en identificeert alle variaties en afwijkingen van het ideale pad. Het belicht bottlenecks, compliance issues en gebieden met overmatig handmatig werk, en biedt een objectieve kijk op hoe aanvragen worden afgehandeld in Coupa. Dit maakt data-gestuurde beslissingen mogelijk om operaties te stroomlijnen en inefficiënties te verminderen.

Door elke stap en de duur ervan te visualiseren, identificeert process mining nauwkeurig waar vertragingen optreden in de goedkeuringscyclus. Het kan specifieke goedkeurders, afdelingen of routeringscomplexiteiten aanwijzen die de goedkeuringstijden verlengen. Dit inzicht maakt gerichte interventies mogelijk om workflows te optimaliseren en de requisitieverwerking te versnellen.

Om te beginnen heeft u doorgaans event logs van Coupa nodig die de Purchase Requisition ID bevatten als de case identifier, activiteitsnamen of -statussen, en corresponderende timestamps. Aanvullende attributes zoals goedkeurder, aanvraagwaarde of afdeling kunnen de analyse verrijken. Deze kern data set stelt ons in staat om de complete processtroom te reconstrueren.

Coupa biedt doorgaans verschillende methoden voor data-extractie, waaronder standaardrapporten, API's of directe databasetoegang, afhankelijk van uw configuratie en toegangsrechten. De complexiteit varieert, maar is over het algemeen beheersbaar voor IT-teams of met ondersteuning van de leverancier. We kunnen u begeleiden bij de specifieke datapunten die nodig zijn voor effectieve analyse.

Process mining kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen, zoals verkorte doorlooptijden voor aanvraaggoedkeuringen, lagere wijzigings- en afwijzingspercentages, en verhoogde compliance met inkoopbeleid. U kunt ook een gestroomlijndere goedkeuringsroutering en beter inzicht in de real-time aanvraagstatus verwachten. Deze voordelen vertalen zich in kostenbesparingen en operationele efficiëntie.

Ja, absoluut. Process mining visualiseert de gehele processtroom en berekent automatisch de tijd die in elke stap wordt doorgebracht, inclusief specifieke goedkeuringsfasen. Het benadrukt exact waar aanvragen vastlopen of onnodige vertragingen oplopen, waardoor u kritieke bottlenecks effectief kunt identificeren en aanpakken. Dit maakt duidelijk welke goedkeuringsstappen optimalisatie behoeven.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken na succesvolle data-extractie en -ingestie worden gegenereerd. Uitgebreide analyse en bruikbare aanbevelingen volgen doorgaans binnen 4-8 weken. De snelheid hangt af van de datakwaliteit, de complexiteit van uw Coupa-configuratie en de specifieke doelen van de analyse.

Nee, process mining vereist doorgaans geen aanvullende software-installatie binnen uw Coupa-omgeving. Het werkt door het analyseren van historische event log data die uit Coupa is geëxtraheerd. De analyse wordt uitgevoerd op een apart process mining platform, wat zorgt voor geen verstoring van uw bestaande Coupa-operaties.

Process mining is schaalbaar en kan organisaties van elke omvang ten goede komen. Hoewel grotere bedrijven complexere processen kunnen hebben, kunnen kleinere operaties ook aanzienlijke waarde verkrijgen door inefficiënties te identificeren en hun kernprocessen te optimaliseren. De sleutel is voldoende event data om te analyseren, ongeacht de bedrijfsgrootte.

De belangrijkste vereiste is toegang tot uw Coupa-systeem om de benodigde event log data te extraheren. Dit omvat vaak samenwerking met uw IT-team of Coupa-beheerder om data-export routines in te stellen. Buiten datatoegang zijn er doorgaans geen specifieke infrastructuurwijzigingen vereist binnen uw Coupa-omgeving zelf.

Optimaliseer Coupa P2P-aanvragen, verkort de doorlooptijd vandaag nog

Identificeer inefficiënties en verkort uw P2P-aanvraag doorlooptijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. Optimaliseer binnen enkele minuten.