> Continue verbetering > Crediteuren Betalingsverwerking > `NetSuite`

Verbeter uw crediteurenadministratie en betalingsverwerking

Een eenvoudige handleiding in 6 stappen om uw NetSuite workflow te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter uw crediteurenadministratie en betalingsverwerking
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de verwerking van NetSuite Crediteuren voor efficiëntie

Ons platform helpt u verborgen vertragingen en handmatige taken te ontdekken die uw betalingscycli vertragen. Door uw operationele stroom te analyseren, kunt u specifieke knelpunten en compliance-risico's identificeren die uw financiële prestaties beïnvloeden. Gebruik deze inzichten om een betrouwbaardere en efficiëntere workflow te creëren, terwijl u het vertrouwen van leveranciers versterkt.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

De Strategische Waarde van het Optimaliseren van Crediteurenbeheer

De verwerking van crediteurenbetalingen is meer dan alleen een backoffice-functie; het is een cruciaal onderdeel van de financiële gezondheid van uw organisatie en het strategisch leveranciersbeheer. Wanneer deze processen in NetSuite inefficiënt verlopen, reiken de gevolgen veel verder dan enkel administratieve vertragingen. Inefficiënte verwerking kan leiden tot gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling, gespannen relaties met leveranciers en zelfs potentiële compliancerisico's. Door te focussen op procesoptimalisatie, evolueert u van een reactieve aanpak van problemen naar een proactieve situatie waarin de cashflow voorspelbaar is en handmatige tussenkomst tot een minimum wordt beperkt.

Het optimaliseren van deze workflow zorgt ervoor dat kapitaal langer in uw onderneming blijft, terwijl u tijdig aan al uw verplichtingen voldoet. In een omgeving met een hoog volume kan zelfs een kleine reductie in de doorlooptijd van één factuur oplopen tot duizenden bespaarde uren over het gehele boekjaar. Dit stelt uw financiële team in staat om de focus te verleggen van handmatige gegevensinvoer en het oplossen van afwijkingen naar waardevolle activiteiten zoals strategische inkoop en financiële planning.

Hoe Process Mining het Inzicht in NetSuite Vergroot

Hoewel NetSuite uitstekende registratie biedt voor facturen en betalingen, kan het moeilijk zijn om inzicht te krijgen in wat er tussen de activiteiten gebeurt. Process mining overbrugt deze kloof door de digitale sporen te extraheren die elke transactie achterlaat. Door het factuurnummer als case-ID te gebruiken, kunt u het volledige traject van een betaling visualiseren, vanaf het moment dat een factuur wordt ontvangen tot de uiteindelijke vereffening van gelden. Deze transparantie is essentieel om te begrijpen hoe de verwerking van crediteurenbetalingen kan worden verbeterd, omdat het het werkelijke pad onthult dat door medewerkers en systemen wordt gevolgd, in plaats van het geïdealiseerde pad zoals gedefinieerd in een handleiding.

Process mining stelt u in staat elke afwijking te zien, zoals een factuur die werd goedgekeurd maar vervolgens twee weken in een betalingsblokkade bleef hangen, of een discrepantie die vijf verschillende contactmomenten vereiste om op te lossen. Dit detailniveau helpt u precies te identificeren waar het proces vertraagt. In plaats van te gissen waarom betalingen te laat zijn, kunt u data gebruiken om aan te tonen welke stappen in de goedkeurings- of matchingsequentie de meeste frictie veroorzaken.

Veelvoorkomende Procesknelpunten Aanpakken

Een van de meest frequente verbeterpunten in NetSuite is het driewegmatchingproces. Wanneer een factuur niet overeenkomt met de inkooporder of de goederenontvangst, triggert dit vaak een langdurige oplossingscyclus waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Process mining helpt u te kwantificeren hoeveel deze discrepanties bijdragen aan uw totale doorlooptijd. Door de onderliggende oorzaken te analyseren, kunt u ontdekken dat specifieke leveranciers consistent onvolledige data aanleveren, of dat interne teams regelmatig het standaard inkoopproces omzeilen.

Een ander belangrijk gebied voor optimalisatie is de goedkeuringsworkflow. Veel organisaties hanteren complexe goedkeuringsmatrices die, hoewel ontworpen voor controle, vaak leiden tot onnodige vertragingen. Met process mining kunt u goedkeuringsstappen identificeren die geen waarde toevoegen of personen die onbedoeld knelpunten zijn geworden. Het stroomlijnen van deze workflows zorgt ervoor dat facturen snel door het systeem bewegen, wat de meest effectieve manier is om de doorlooptijd van de verwerking van crediteurenbetalingen te verkorten en ervoor te zorgen dat u alle beschikbare kortingen kunt benutten.

Succes Meten via Meetbare Resultaten

Wanneer u process mining toepast op uw NetSuite-omgeving, zijn de voordelen meetbaar en direct merkbaar. Het primaire doel is vaak de reductie van de end-to-end doorlooptijd, wat direct invloed heeft op uw Days Payable Outstanding en uw vermogen om werkkapitaal te beheren. Naast snelheid behaalt u een aanzienlijk voordeel op het gebied van compliance. Met een complete audit trail van elke activiteit, van data-extractie tot betalingsuitvoering, kunt u eenvoudig aantonen dat controles worden nageleefd en dat elke betaling legitiem en geautoriseerd is.

Daarnaast zult u waarschijnlijk een aanzienlijke daling zien van de kosten per verwerkte factuur. Door het elimineren van handmatige herbewerking en het verminderen van het aantal benodigde contactmomenten per transactie, wordt uw team productiever. Deze efficiëntiewinst bespaart niet alleen geld; het verbetert ook het personeelsmoraal door de repetitieve, frustrerende taken weg te nemen die vaak kenmerkend zijn voor handmatige crediteurenomgevingen. Succesvolle optimalisatie leidt tot een wendbaardere financiële afdeling die snel kan reageren op marktveranderingen en leveranciersbehoeften.

Op Weg naar Continue Verbetering

Het verbeteren van uw betalingsverwerking is geen eenmalig project; het is een voortdurende reis van verfijning. Terwijl u deze inzichten begint te gebruiken, zult u waarschijnlijk nieuwe kansen ontdekken om specifieke stappen te automatiseren, zoals geautomatiseerde data-extractie of straight-through processing voor leveranciers met een hoog volume en laag risico. Door uw proces consequent te monitoren door de lens van data, kunt u ervoor zorgen dat inefficiënties niet terugsluipen naarmate uw bedrijf groeit.

Wij moedigen u aan om deze gids te gebruiken als startpunt voor uw optimalisatie-inspanningen. Door uw NetSuite-data nauwkeurig te bekijken en de principes van process mining toe te passen, kunt u uw crediteurenadministratie transformeren in een gestroomlijnde, waardetoevoegende motor voor uw hele organisatie.

Crediteuren Betalingsverwerking Factuurverwerking Betalings`workflow` Leveranciersbetalingen Crediteurenteam Cashflow optimalisatie Compliance Betalingsgoedkeuring

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Complexe goedkeuringsketens met meerdere niveaus leiden er vaak toe dat facturen dagen- of wekenlang in wachtrijen blijven liggen, wat aanzienlijke vertragingen veroorzaakt in de uitvoering van betalingen. Wanneer stakeholders niet reageren of de workflow routing inefficiënt is, verliest het financiële team het inzicht in de huidige status, wat resulteert in reactieve communicatie en gefrustreerde leveranciers.

ProcessMind analyseert de stroom van het Crediteuren Betaalproces in NetSuite om precies vast te stellen waar deze knelpunten zich voordoen. Door elke goedkeuringsstap in kaart te brengen, identificeert het platform specifieke gebruikers of afdelingen die het proces vertragen, waardoor het management workflows opnieuw kan ontwerpen of goedkeuringen voor transacties met laag risico kan automatiseren.

Veel organisaties slagen er niet in om te profiteren van onderhandelde vroegbetalingskortingen, omdat hun interne verwerkingstijd de kortingsperiode overschrijdt. Deze verloren besparingen kunnen jaarlijks oplopen tot duizenden dollars, wat directe invloed heeft op het bedrijfsresultaat en de totale kosten van goederen en diensten verhoogt.

Onze oplossing volgt de volledige levenscyclus van elke factuur, van ontvangst tot definitieve uitvoering. Door facturen te markeren die bijna hun kortingsvervaldatum bereiken, helpt ProcessMind Accounts Payable-teams hun werklast te prioriteren en de NetSuite-betalingsworkflow te stroomlijnen om maximale financiële voordelen te behalen.

Mismatches tussen facturen, inkooporders (purchase orders) en goederenontvangsten leiden vaak tot langdurige oplossingscycli die het betalingsproces stopzetten. Deze discrepanties vereisen vaak handmatige interventie van meerdere afdelingen, wat leidt tot rework, overbodige e-mails en aanzienlijke administratieve overhead.

ProcessMind ontdekt de hoofdoorzaken van deze discrepanties door de interactie tussen procurement- en financiële activiteiten te analyseren. Het biedt datagestuurde inzichten in welke leveranciers of productcategorieën de meeste frictie genereren, wat een betere afstemming binnen NetSuite mogelijk maakt om deze cycli van begin af aan te voorkomen.

Facturen die binnenkomen zonder een corresponderende inkooporder (purchase order) vereisen doorgaans aanzienlijke handmatige inspanning voor codering en validatie. Deze non-PO-facturen omzeilen vaak standaard geautomatiseerde controles, wat leidt tot inconsistente boekhoudpraktijken en langere doorlooptijden voordat de betaling zelfs maar wordt ingepland.

Via process mining kunnen organisaties de impact van maverick spending en non-PO transacties op hun algehele efficiëntie kwantificeren. ProcessMind visualiseert de afwijkingen in Accounts Payable Payment Processing en helpt teams om een beter inkoopbeleid af te dwingen en de snelheid van handmatige codering binnen hun NetSuite-omgeving te verbeteren.

Facturen worden regelmatig geblokkeerd voor betaling vanwege kleine problemen of lopende validaties, maar deze blokkades worden vaak vergeten en blijven onopgelost. Dit gebrek aan opvolging leidt tot verouderende verplichtingen en creëert een backlog van vastgelopen transacties die de cashflow-prognoses kunnen verstoren en het leveranciersvertrouwen kunnen schaden.

ProcessMind identificeert de specifieke activiteiten die leiden tot betalingsblokkades en monitort hoe lang facturen in een geblokkeerde status blijven. Door deze verborgen vertragingen in NetSuite aan het licht te brengen, zorgt het platform ervoor dat blokkades snel worden aangepakt, wat een soepelere betalingsuitvoering en nauwkeurigere financiële rapportage mogelijk maakt.

Slecht gecontroleerde processen voor factuurinvoer kunnen leiden tot dubbele records, waardoor het risico bestaat dat dezelfde leverancier twee keer wordt betaald voor één dienst. Het detecteren van deze fouten nadat een betaling is uitgevoerd, is tijdrovend en vereist vaak moeizame herstelinspanningen van leveranciers.

Door de historische patronen van factuurinzendingen en betalingsuitvoeringen te analyseren, markeert ProcessMind ongebruikelijke activiteiten die duiden op mogelijke duplicaten. Deze proactieve monitoring van de crediteurenbetaalcyclus helpt financiële teams een hoge data-integriteit te handhaven en de organisatie te beschermen tegen vermijdbare financiële lekken in NetSuite.

Aanzienlijke inconsistentie in de tijd die nodig is om verschillende leveranciers te betalen wijst vaak op een gebrek aan gestandaardiseerde procedures. Wanneer sommige leveranciers direct worden betaald terwijl anderen weken wachten, suggereert dit dat bepaalde interne processen slecht gedefinieerd zijn of dat specifieke leveranciersgerelateerde workflows inefficiënt zijn.

ProcessMind biedt een gedetailleerd overzicht van cyclustijden binnen diverse leverancierssegmenten en bedrijfseenheden. Door deze paden binnen het NetSuite-betaalproces te vergelijken, kan het management best practices identificeren en de procesvariaties elimineren die leiden tot onvoorspelbare betalingsdoorlooptijden.

Het consequent missen van betalingstermijnen leidt tot boetes voor te late betaling en de aantasting van leveranciersrelaties. Deze vertragingen worden vaak veroorzaakt door onzichtbare frictiepunten diep binnen de verwerkingsketen die moeilijk te diagnosticeren zijn met traditionele rapportagemethoden.

Ons platform brengt de end-to-end reis van te late facturen in kaart om te onthullen waar de meeste tijd verloren gaat. Door de specifieke stadia van het Crediteuren Betaalproces te begrijpen die bijdragen aan vertraging, kunnen NetSuite gebruikers gerichte verbeteringen implementeren om naleving van contractuele betalingsvoorwaarden te waarborgen.

Als de initiële extractie en validatie van factuurdata traag of foutgevoelig zijn, komt elke volgende stap in het betalingsproces in gevaar. Handmatige data-invoer kost waardevolle personeelstijd en verhoogt de kans op fouten verderop in het proces die correctie vereisen.\n\nProcessMind meet de efficiëntie van de data-extractie- en validatiefasen door de tijd te volgen tussen ontvangst van de factuur en de eerste gevalideerde activiteit. Dit inzicht stelt organisaties in staat de prestaties van hun OCR-tools of handmatige teams te evalueren, wat leidt tot verbeteringen aan de voorkant van de NetSuite AP workflow.

Wanneer medewerkers standaard goedkeuringsprocessen te omslachtig vinden, zoeken zij mogelijk manieren om deze te omzeilen om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan. Deze omwegen creëren aanzienlijke compliance risico's en verzwakken de interne controles die bedoeld zijn om bedrijfsmiddelen te beschermen.

ProcessMining detecteert automatisch niet-compliante procespaden door feitelijke event logs te vergelijken met het beoogde model. ProcessMind licht uit waar deze afwijkingen optreden in de crediteurenbetalingsverwerkingscyclus, waardoor het management de controles kan versterken en de naleving van NetSuite-protocollen door gebruikers kan verbeteren.

Inefficiënte planning van betaalrondes kan leiden tot pieken in de werklast en gemiste kansen voor cashflow-optimalisatie. Wanneer betaalbatches sporadisch worden uitgevoerd, wordt het voor het financiële team moeilijk om de liquiditeit te beheren en een voorspelbaar operationeel ritme te handhaven.

Door de timing van de initiatie- en uitvoeringsactiviteiten van betalingen te visualiseren, helpt ProcessMind teams de meest effectieve frequentie voor hun batchprocessen te identificeren. Deze data-driven aanpak maakt een betere toewijzing van middelen mogelijk en zorgt ervoor dat de Accounts Payable Payment Processing in NetSuite aansluit bij bredere treasurydoelstellingen.

Facturen die bij ontvangst incorrect gecodeerd zijn, vereisen vaak meerdere correctierondes voor de uiteindelijke boeking. Dit rework voegt onnodige stappen toe aan het proces en verhoogt het risico op financiële onjuistheden als correcties niet correct worden afgehandeld.

ProcessMind volgt de frequentie en impact van hercoderingsactiviteiten binnen het betaalproces. Door de veelvoorkomende triggers voor deze correcties te identificeren, kunnen NetSuite-beheerders de geautomatiseerde coderingslogica verbeteren en betere training bieden aan verwerkers, waardoor uiteindelijk de benodigde inspanning voor het beheren van elke factuur wordt verminderd.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Snelle factuurgoedkeuringen zijn cruciaal voor het onderhouden van positieve leveranciersrelaties en het garanderen dat betalingen ruim voor hun vervaldata gereed zijn. Door de tijd dat een factuur in afwachting is te verkorten, kunnen organisaties de last-minute haast vermijden en ervoor zorgen dat financiële teams gedurende de maand een voorspelbare werklast hebben. ProcessMind analyseert uw NetSuite-omgeving om specifieke stappen te identificeren waar goedkeuringen stagneren, of dit nu komt door complexe routering of individuele knelpunten. Ons platform kwantificeert de impact van deze vertragingen op de algehele betalingscyclus, zodat u gerichte workflow-verbeteringen kunt implementeren en hun effectiviteit in realtime kunt monitoren.

Veel organisaties missen aanzienlijke besparingen omdat hun verwerkingssnelheid hen niet in staat stelt om te voldoen aan de voorwaarden voor vroegbetaling. Het benutten van deze kortingen verbetert direct het bedrijfsresultaat en verlaagt effectief de kosten van verkochte goederen, waardoor de Accounts Payable-functie een waardegenerator wordt in plaats van slechts een kostenpost. Met behulp van het ProcessMind platform kunt u de tijdlijn van elke factuur visualiseren ten opzichte van de kortingsperiode. Door de hoofdoorzaken van vertragingen te identificeren die leiden tot gemiste kansen, kunt u waardevolle facturen prioriteren en ervoor zorgen dat ze snel genoeg door de NetSuite workflow bewegen om maximale financiële voordelen te verzekeren.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten leiden vaak tot eindeloze e-mailuitwisselingen en handmatige onderzoeken. Het verkorten van de tijd die nodig is om deze conflicten op te lossen, vermindert de administratieve last en voorkomt dat betalingen onnodig lang worden uitgesteld. Dit beschermt het vertrouwen van leveranciers en de continuïteit van de dienstverlening. ProcessMind volgt het traject van facturen die in NetSuite in discrepantielussen terechtkomen. Door deze afwijkingen in kaart te brengen, identificeert de software terugkerende problemen met specifieke leveranciers of afdelingen, zodat u de oorzaak van de frictie kunt aanpakken en duidelijkere communicatieprotocollen kunt opstellen voor een snellere afhandeling.

Een hoge mate van volledig geautomatiseerde verwerking betekent dat facturen van ontvangst tot betaling worden verwerkt met minimale handmatige tussenkomst. Dit niveau van automatisering verlaagt de kosten per verwerkte factuur aanzienlijk en stelt het crediteurenteam in staat zich te richten op strategische taken zoals uitgavenanalyse en leveranciersbeheer. Onze oplossing biedt een gedetailleerd overzicht van handmatige interventies binnen uw Crediteuren Betaalproces. Door te identificeren waar medewerkers handmatig moeten ingrijpen om data te extraheren of invoer te corrigeren, helpt ProcessMind u uw NetSuite configuratie en automatiseringsregels te verfijnen om het volume van facturen dat autonoom door het systeem stroomt, te vergroten.

Late betalingen zijn meer dan alleen een financiële last door rente en boetes. Ze schaden ook uw kredietreputatie en relatie met leveranciers. Consistent op tijd betalen zorgt ervoor dat uw organisatie een voorkeursklant blijft, wat in de toekomst kan leiden tot betere serviceniveaus en gunstigere contractvoorwaarden. Door de gehele levenscyclus van facturen in NetSuite te monitoren, markeert ProcessMind facturen die het risico lopen hun vervaldatum te overschrijden. Het biedt bruikbare inzichten in de specifieke fasen van het betaalproces die vertragingen veroorzaken en helpt u workflows te herinrichten om ervoor te zorgen dat elke betaling ruim op tijd wordt geïnitieerd.

Dubbele facturen en betalingen leiden tot direct kapitaalverlies en vereisen aanzienlijke inspanningen om te herstellen. Het versterken van controles om deze fouten te voorkomen is essentieel voor het handhaven van de financiële integriteit en om ervoor te zorgen dat het kasgeld van het bedrijf effectief en nauwkeurig wordt gebruikt. ProcessMind scant uw NetSuite transactiehistorie om patronen te detecteren die wijzen op dubbele invoer of overlappende betalingscycli. Het platform identificeert systemische lacunes die dubbele gegevens in de workflow toelaten, waardoor u sterkere validatiecontroles kunt implementeren bij de factuurinvoer en tijdens de batchverwerking van betalingen.

Compliance met interne financiële controles is niet onderhandelbaar voor moderne ondernemingen. Ervoor zorgen dat elke betaling de vastgestelde goedkeuringshiërarchie volgt, voorkomt ongeautoriseerde uitgaven en beschermt de organisatie tegen fraude of intern wanbeheer, wat vertrouwen geeft aan auditoren en stakeholders. Het platform vergelijkt automatisch uw werkelijke NetSuite activiteit met uw gedocumenteerde goedkeuringsbeleid. ProcessMind markeert gevallen waarin facturen de vereiste goedkeuringsniveaus hebben omzeild of zijn geautoriseerd door ongeautoriseerde gebruikers, waardoor u het benodigde inzicht krijgt om strikte compliance af te dwingen en beveiligingslekken te dichten.

Regelmatige of onverklaarde betalingsblokkades kunnen leiden tot vertraging van cruciale facturen, wat serviceonderbrekingen of gespannen leveranciersrelaties tot gevolg heeft. Het verminderen van de frequentie van deze blokkades en het versnellen van de opheffing ervan zorgt voor een vlottere cashflow en voorspelbaardere betalingsschema's voor alle betrokken partijen. ProcessMind biedt een transparant overzicht van elke betalingsblokkade die binnen NetSuite is toegepast, gecategoriseerd op reden en duur. Dit inzicht stelt u in staat te bepalen of bepaalde blokkades onnodig worden toegepast of dat het proces om ze op te heffen inefficiënt is, waardoor u het vrijgavemechanisme kunt stroomlijnen en betalingen kunt laten doorstromen.

Werken met een breed scala aan betalingstermijnen en -cycli kan het cash flow management onvoorspelbaar maken. Het harmoniseren van deze cycli stelt de financiële afdeling in staat om liquiditeitsbehoeften beter te voorspellen en consistentere voorwaarden te onderhandelen met het leveranciersbestand, wat de algehele financiële stabiliteit verbetert. ProcessMind analyseert de spreiding van betalingsdata en -termijnen over uw gehele NetSuite-leverancierslijst. Door outliers en high-variance cycles te identificeren, helpt het platform u specifieke leveranciersgroepen te benaderen voor heronderhandeling over voorwaarden of voor planningaanpassingen, wat leidt tot een meer geconsolideerde en beheersbare betalingskalender.

Wanneer facturen aanvankelijk onjuist worden gecodeerd of geboekt, leidt dit tot veel handmatig hercodeerwerk aan het einde van de periode. Het verminderen van deze aanpassingen verbetert de data accuracy in uw financiële rapporten en verlicht de werklast van het accountingteam aanzienlijk tijdens de maandafsluiting. Onze analyse onthult de frequentie en oorsprong van handmatige aanpassingen aan facturen binnen NetSuite. ProcessMind helpt u specifieke leveranciers of factuurtypen aan te wijzen die vaak correcties vereisen, waardoor u de standaard GL coding en de training voor verwerkers kunt bijwerken om ervoor te zorgen dat data de eerste keer correct wordt vastgelegd.

Het te frequent uitvoeren van betalingsbatches kan leiden tot buitensporige bankkosten en administratieve rompslomp, terwijl het te zelden uitvoeren kan leiden tot gemiste deadlines. Het vinden van de optimale frequentie zorgt ervoor dat middelen efficiënt worden ingezet, terwijl toch aan alle financiële verplichtingen op tijd wordt voldaan. ProcessMind evalueert uw historische batchpatronen in NetSuite aan de hand van vervaldata en liquiditeitsbeperkingen. Het platform stelt een geïdealiseerd batchschema voor dat administratieve efficiëntie balanceert met betalingspunctualiteit, zodat u een gedisciplineerdere en kosteneffectievere betalingsuitvoeringsstrategie kunt opzetten.

Facturen zonder inkooporder missen vaak de structuur van inkoopordergebaseerde transacties, wat leidt tot een tragere verwerking en minder inzicht. Het standaardiseren van de afhandeling van deze facturen zorgt ervoor dat ze met dezelfde nauwkeurigheid en snelheid door het systeem bewegen als standaardfacturen, waardoor het risico op verborgen verplichtingen afneemt. De software brengt het unieke pad van facturen zonder inkooporder door NetSuite in kaart en identificeert waar ze afwijken van standaardprocedures. ProcessMind belicht de stadia waar deze facturen de meeste frictie ervaren, zodat u gestandaardiseerde routerings- en validatieregels kunt toepassen die consistentie aanbrengen in de gehele crediteurenfunctie.

Het 6-Stappenplan voor Optimalisatie van Crediteurenbetalingen in NetSuite

1

Download het template
2

Exporteer NetSuite data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer het Proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download de Excel-template die is afgestemd op NetSuite AP data, zodat uw velden overeenkomen met de vereisten voor process mining.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Door te beginnen met een gestructureerd formaat zorgt u ervoor dat uw leveranciers-, factuur- en betalingsdata correct wordt gekoppeld voor nauwkeurige analyses.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde data template, klaar voor uw NetSuite AP-records.

UW PROCESINZICHTEN

Transformeer Uw NetSuite Crediteurendata in Duidelijke inzichten

ProcessMind visualiseert uw feitelijke betalingsstromen om afwijkingen en inefficiënties in uw NetSuite-omgeving te belichten. U ziet precies hoe u de cyclustijden kunt verkorten en leveranciersrelaties kunt versterken.
  • Visualiseer uw `end-to-end` betalingsproces
  • Detecteer frictie in de factuurgoedkeuringsketen
  • Ontdek manieren om korting voor vroegtijdige betaling te maximaliseren
  • Meet procesprestaties af tegen uw doelen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Transformeer NetSuite Betalingscycli

Door elk factuurnummer binnen NetSuite te analyseren, ontdekken bedrijven verborgen frictie in hun betaalworkflows en verminderen zij de handmatige inspanning die nodig is voor afstemmingen.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Verkorting van de goedkeuringstijd

Het optimaliseren van goedkeuringsroutes in NetSuite stelt teams in staat betalingen sneller goed te keuren door onnodige handmatige overdrachten en knelpunten te elimineren.
+ 0 %
Vroegtijdige kortingen benutten

Toename in gerealiseerde kortingen

Het verbeteren van end-to-end doorlooptijden helpt organisaties om consistent leveranciersdeadlines te halen en vaker onderhandelde kortingen voor vroegtijdige betaling veilig te stellen.
+ 0 %
Hogere 'Touchless' Percentages

Toename in geautomatiseerde facturen

Het standaardiseren van factuurverwerking zonder inkooporder en het verbeteren van de matchingnauwkeurigheid zorgt ervoor dat meer facturen van ontvangst tot betaling worden verwerkt zonder handmatige tussenkomst.
0 %
Volledige Proces Compliance

Naleving van goedkeuringsbeleid

Geautomatiseerde monitoring zorgt ervoor dat alle facturen de voorgeschreven volgorde van codering en goedkeuring volgen, wat auditrisico's en ongeautoriseerde uitgaven minimaliseert.
~ 0 %
Verminderde betalingsboetes

Daling van boetes voor te late betaling

Het handhaven van een hoog percentage tijdige betalingen helpt het bedrijf kostbare rentelasten te vermijden en beschermt tegelijkertijd kritieke leveranciersrelaties.

Individuele resultaten variëren op basis van procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij meerdere implementaties.

Aanbevolen data

Begin uw analyse met deze belangrijke attributen en activiteiten om direct inzicht te verkrijgen.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De naam van de leverancier die de factuur uitschrijft.

Het belang

Essentieel voor het groeperen van analyses per leverancier om leverancierspecifieke knelpunten te vinden.

De dochteronderneming of juridische entiteit van het bedrijf die de factuur ontvangt.

Het belang

Cruciaal voor organisaties met meerdere entiteiten om prestaties te vergelijken tussen bedrijfseenheden.

Het totale factuurbedrag.

Het belang

Noodzakelijk voor het kwantificeren van de financiële impact van procesinefficiënties.

De datum waarop de betaling aan de leverancier uiterlijk moet zijn voldaan.

Het belang

Fundamenteel voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen en het identificeren van achterstallige verplichtingen.

Het referentienummer van de gerelateerde inkooporder.

Het belang

Vereist om onderscheid te maken tussen inkoopordergebaseerde en niet-inkoopordergebaseerde factuurverwerking.

De medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Vereist voor resource-analyse en het identificeren van knelpunten op gebruikersniveau.

De interne afdeling waaraan de factuur is gekoppeld.

Het belang

Maakt organisatorische analyse van procesefficiëntie mogelijk.

De huidige goedkeuringsstatus van de factuur binnen de workflow.

Het belang

Volgt de voortgang van de factuur door het goedkeuringsproces.

Vlag die aangeeft of de factuur niet gekoppeld is aan een Inkooporder.

Het belang

Segment op hoog niveau voor het analyseren van procesvarianten.

De datum waarop de betaling werd uitgevoerd.

Het belang

Eind timestamp voor de primaire procescyclus.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De initiële aanmaak van de record van de leveranciersfactuur in NetSuite. Dit dient als processtart en geeft aan dat de factuur is ingevoerd in het ERP-systeem.

Het belang

Stelt de basis-timestamp vast voor de gehele crediteurenadministratiecyclus en verouderingsberekeningen.

Identificeert dat de leveranciersfactuur is aangemaakt vanuit of gekoppeld aan een bestaande inkooporder. Dit onderscheidt facturen met inkooporder van facturen zonder inkooporder.

Het belang

Cruciaal voor het analyseren van compliance met inkoopbeleid en het vergelijken van doorlooptijden tussen inkooporder (PO) en niet-inkooporder (non-PO) facturen.

De status van de leveranciersfactuur verandert naar 'Open', wat aangeeft dat deze is geautoriseerd voor betaling en het grootboek heeft beïnvloed. Dit is een belangrijke mijlpaal vóór betaling.

Het belang

Beëindigt de goedkeuringscyclus en maakt de factuur beschikbaar voor betalingsplanning. Essentieel voor het meten van de goedkeuringsefficiëntie.

Een Bill Payment record is succesvol geboekt, wat de factuur markeert als 'Paid in Full' of 'Partially Paid'. De aansprakelijkheid wordt verlicht in de GL.

Het belang

De belangrijkste voltooiingsmijlpaal voor het betalingsproces. Gebruikt om de 'End-to-End Verwerkingscyclustijd' te berekenen.

De factuurbetaling is als 'verwerkt' gemarkeerd tijdens het bankafstemmingsproces. Dit bevestigt dat het geld de bankrekening heeft verlaten.

Het belang

Biedt de werkelijke financiële einddatum voor cashflow-analyse, onderscheiden van de boekhoudkundige betaaldatum.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de feitelijke stroom van uw crediteurencyclus door event logs rechtstreeks uit NetSuite te extraheren. Het identificeert precies waar knelpunten optreden, zoals handmatige goedkeuringsvertragingen of lussen door factuurafwijkingen, zodat u zich kunt richten op verbeteringen met een grote impact.

Om een event log te creëren, hebben we drie belangrijke datapunten nodig: het factuurnummer als de case identifier, de naam van de activity, zoals 'Factuur Gecreëerd' of 'Betaling Goedgekeurd', en een timestamp voor elke actie. Deze worden doorgaans opgehaald uit de NetSuite transactiegeschiedenis en audit trail tabellen.

Ja, de analyse belicht specifieke leveranciers of factuurtypen waar cycle times te langzaam zijn om te profiteren van kortingstermijnen. Door deze goedkeuringspaden te stroomlijnen, kan uw team ervoor zorgen dat facturen snel genoeg worden verwerkt om te profiteren van gunstige voorwaarden.

De meeste organisaties kunnen hun eerste proceskaarten (process maps) binnen twee tot vier weken zien na de initiële data-extractie uit NetSuite. De tijdlijn is grotendeels afhankelijk van de datakwaliteit en de complexiteit van uw aangepaste workflows binnen het systeem.

Het systeem kan facturen met en zonder inkooporder tegelijkertijd volgen om hun verwerkingsefficiëntie te vergelijken. Dit helpt te identificeren of facturen zonder inkooporder een onevenredige hoeveelheid handmatige hercodering of goedkeuringsvertragingen veroorzaken vergeleken met standaard inkooporders.

Data wordt verwerkt via versleutelde verbindingen en gevoelige informatie zoals specifieke leveranciersnamen of werknemers-ID's kan vóór analyse worden gepseudonimiseerd. Alleen de metadata die nodig is voor procesreconstructie wordt verwerkt, waardoor uw financiële gegevens veilig en compliant blijven.

Door de eventpatronen van inkomende facturen te analyseren, kan process mining gevallen signaleren waarbij hetzelfde factuurnummer of bedrag meerdere keren wordt ingevoerd. Dit proactieve inzicht helpt dubbele betalingsrisico's te voorkomen en vermindert de handmatige inspanning die nodig is voor afstemming.

Er is geen interne NetSuite-installatie vereist, aangezien de analyse doorgaans gebruikmaakt van een standaard API-verbinding of een periodieke data-export. Deze aanpak garandeert dat er geen impact is op uw systeemprestaties of bestaande configuratie.

Optimaliseer vandaag nog uw crediteurenbetaalproces

Identificeer knelpunten en verkort de doorlooptijd met 30 procent.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. De installatie duurt slechts enkele minuten.