> Continue verbetering > Purchase to Pay Factuurverwerking > Coupa

Verbeter Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking

Ontgrendel efficiëntie in Coupa met onze 6-stappen optimalisatiegids.
Download datatemplate
Verbeter Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Coupa Factuurverwerking voor Maximale Efficiëntie

Handmatige factuurverwerking kan inefficiënties verbergen, wat leidt tot betalingsvertragingen en compliance-uitdagingen. Ons platform helpt u bottlenecks nauwkeurig te identificeren en uw workflows te stroomlijnen. Ontdek hoe u verbeterpunten kunt opsporen en uw operationele efficiëntie kunt verhogen. Begin vandaag nog met het optimaliseren van uw operaties.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Purchase to Pay - Factuurverwerking optimaliseren?

Factuurverwerking is een hoeksteen van de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van uw organisatie. Binnen het complexe Purchase to Pay-landschap kunnen inefficiënties in factuurbeheer leiden tot aanzienlijk financieel verlies, gespannen leveranciersrelaties en compliancerisico's. Handmatige verwerking, gefragmenteerde workflows en een gebrek aan realtime inzicht in systemen zoals Coupa resulteren vaak in vertraagde betalingen, gemiste vroegbetalingskortingen en hogere operationele kosten. Het optimaliseren van uw Purchase to Pay - Factuurverwerking gaat niet alleen over versnellen; het gaat over het transformeren van een cruciale financiële functie in een strategisch voordeel, waarbij de cashflow effectief wordt beheerd en sterke relaties met uw leveranciers behouden blijven. Het begrijpen van de werkelijke "as-is" staat van uw factuurverwerking is de eerste stap naar het realiseren van deze essentiële verbeteringen.

Hoe Process Mining Coupa Factuurworkflows Verheldert

Process mining biedt een ongeëvenaarde blik op het daadwerkelijke traject van elke factuur binnen uw Coupa-systeem, van de eerste ontvangst tot de uiteindelijke betalingsuitvoering. Door event logs te analyseren, reconstrueert process mining de complete, end-to-end flow van uw Purchase to Pay - Factuurverwerking, en onthult precies hoe het werk wordt gedaan, en niet alleen hoe het verondersteld wordt te worden gedaan. Het gebruikt het factuurnummer als een unieke case-identifier, zodat u het pad van elke individuele factuur kunt traceren. Dit gedetailleerde overzicht wijst aan waar facturen vastlopen, welke goedkeuringsstappen frequent worden overgeslagen of opnieuw worden uitgevoerd, en of betalingsblokkades consistent worden toegepast en opgeheven onder bepaalde voorwaarden. U kunt niet-compliante procesvarianten identificeren, verborgen bottlenecks ontdekken die de factuur doorlooptijd verlengen, en de ware kostenfactoren begrijpen die verband houden met specifieke afwijkingen. Deze datagedreven aanpak gaat verder dan aannames en biedt concreet bewijs voor gerichte Purchase to Pay procesoptimalisatie.

Belangrijkste Verbeterpunten in Factuurverwerking

Het inzetten van process mining voor uw Coupa Purchase to Pay - Factuurverwerking ontsluit verschillende kritieke verbeterpunten:

  • Bottleneck Identificatie en Oplossing: Identificeer visueel specifieke fasen waar facturen zich ophopen of buitensporige vertragingen ondervinden, zoals langdurige goedkeuringscycli, terugkerende matching-afwijkingen of inefficiënte coderingsprocessen. Dit maakt gerichte interventies mogelijk om de totale factuur doorlooptijd te verkorten.
  • Verbeterde Compliance en Risicobeperking: Detecteer afwijkingen van standaard operationele procedures en betalingsvoorwaarden, en signaleer potentiële compliance-schendingen of zelfs frauduleuze activiteiten. Begrijp waarom bepaalde facturen frequent worden afgewezen of betalingsblokkades krijgen, zodat u proactief de grondoorzaken kunt aanpakken.
  • Automatiseringkansen: Wijs repetitieve handmatige taken of veelvoorkomende data-invoerfouten aan die gestroomlijnd of volledig geautomatiseerd kunnen worden. Dit stelt uw financiële team in staat zich te richten op strategischere activiteiten, waardoor hun efficiëntie toeneemt en handmatige verwerkingskosten dalen.
  • Optimalisatie van Werkkapitaal: Door de factuurverwerkingscyclus te versnellen, kunt u de cashflow beter beheren, profiteren van vroegbetalingskortingen en boetes voor te late betalingen vermijden, wat direct bijdraagt aan een verbeterd werkkapitaal.
  • Gestroomlijnde Goedkeuringen en Matching: Analyseer goedkeuringshiërarchieën en matching-succespercentages om kansen te identificeren voor het vereenvoudigen van workflows, het implementeren van intelligente automatisering voor veelvoorkomende scenario's en het verminderen van handmatige interventie.

Verwachte Resultaten van Geoptimaliseerde Factuurverwerking

Door process mining toe te passen op uw Purchase to Pay - Factuurverwerking in Coupa, kunt u transformerende resultaten verwachten die een aanzienlijke impact hebben op uw financiële en operationele prestaties:

  • Verkorte Factuur Doorlooptijd: Verkort de tijd van factuurontvangst tot betaling drastisch, vaak met 30% of meer, door geïdentificeerde bottlenecks te elimineren en workflows te stroomlijnen. Dit pakt direct de vraag aan "hoe Purchase to Pay - Factuurverwerking doorlooptijd te verkorten."
  • Lagere Verwerkingskosten: Realiseer aanzienlijke kostenbesparingen door handmatige inspanningen te verminderen, herwerk te minimaliseren en boetes voor te late betalingen te voorkomen. Dit leidt tot een kostenefficiëntere Purchase to Pay-operatie.
  • Verbeterde Compliance-houding: Versterk de naleving van interne beleidslijnen en externe regelgeving, waardoor auditrisico's worden verminderd en consistente financiële governance over alle factuurtransacties wordt gewaarborgd.
  • Verbeterde Leveranciersrelaties: Stimuleer sterkere, betrouwbaardere relaties met uw leveranciers door tijdige en voorspelbare betalingen, wat potentieel leidt tot betere onderhandelingsvoorwaarden en verbeterde stabiliteit van de toeleveringsketen.
  • Verhoogde Teamproductiviteit: Voorzie uw financiële en inkoopteams van efficiëntere processen, waardoor zij zich kunnen richten op taken met hogere waarde en strategische initiatieven in plaats van reactieve probleemoplossing. Deze meetbare voordelen onderstrepen de waarde van datagedreven procesoptimalisatie.

Aan de Slag met Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Transformatie

Het starten van de reis om uw Purchase to Pay - Factuurverwerking binnen Coupa te optimaliseren, begint met het begrijpen van uw huidige realiteit. Dit process mining template biedt het raamwerk om snel verbinding te maken met uw Coupa data, uw factuurverwerkingsworkflows te visualiseren en bruikbare inzichten te onthullen. Het stelt u in staat om verder te gaan dan aannames, door empirische data te benutten om impactvolle veranderingen te bewerkstelligen. Door inefficiënties te identificeren en u te richten op belangrijke verbeterpunten, kunt u aanzienlijke waarde ontsluiten, wat leidt tot een efficiëntere, compliantere en kosteneffectievere Purchase to Pay-operatie. Zet de eerste stap naar een datagedreven transformatie van uw factuurverwerking en realiseer het volledige potentieel van uw Coupa-investering.

Purchase to Pay - Factuurverwerking Factuurverificatie Crediteuren P2P-proces Factuurgoedkeuring Betalingsvertragingen Compliance-management Optimalisatie van Werkkapitaal Leveranciersrelaties PO-matching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Inefficiënte factuurgoedkeuringsworkflows kunnen betalingen aanzienlijk vertragen, wat leidt tot gemiste vroegbetalingskortingen, gespannen leveranciersrelaties en mogelijke boetes voor te late betalingen. Dit beïnvloedt het werkkapitaal en voegt onnodige kosten toe aan uw Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind analyseert de precieze routes die facturen afleggen via Coupa, waarbij wordt benadrukt waar goedkeuringen stagneren, specifieke goedkeurders of afdelingen worden geïdentificeerd die bottlenecks veroorzaken, en hun impact wordt gekwantificeerd. Dit maakt gerichte optimalisatie van goedkeuringsworkflows mogelijk.

Handmatige of incorrecte matching van facturen met inkooporders creëert vaak uitzonderingen die aanzienlijke handmatige inspanning vereisen om op te lossen. Deze afwijkingen in Purchase to Pay - Factuurverwerking binden middelen en introduceren fouten, waardoor de verwerkingstijd voor compliante facturen wordt verlengd. ProcessMind visualiseert alle afwijkingen van het standaard PO-matching proces in Coupa, identificeert de grondoorzaken van afwijkingen, zoals data-invoerfouten of PO-onjuistheden. Het helpt bij het lokaliseren waar en waarom matchingproblemen optreden, wat proactieve preventie mogelijk maakt.

Vertragingen in de factuurverwerking, van ontvangst tot uiteindelijke betaling, leiden er vaak toe dat organisaties waardevolle vroegbetalingskortingen van leveranciers niet benutten. Dit heeft directe gevolgen voor de winstgevendheid en verhoogt de werkelijke kosten van goederen en diensten in uw Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind traceert de exacte levenscyclus van elke factuur in Coupa, van "Factuur Ontvangen" tot "Betaling Uitgevoerd", en identificeert de specifieke activiteiten en vertragingen die tijdige betalingen voorkomen. Dit maakt procesaanpassingen mogelijk om maximale besparingen te realiseren.

Facturen die niet worden verwerkt volgens vastgesteld bedrijfsbeleid of wettelijke vereisten kunnen leiden tot auditbevindingen, financiële boetes en reputatieschade. Het waarborgen van strikte naleving gedurende de gehele Purchase to Pay - Factuurverwerking is cruciaal voor risicobeperking. ProcessMind detecteert automatisch alle gevallen waarin factuurverwerking in Coupa afwijkt van vooraf gedefinieerde regels of optimale paden, en markeert niet-compliante acties of stappen. Het biedt duidelijke zichtbaarheid in beleidsschendingen en hun frequentie.

Het afhandelen van uitzonderingen en fouten tijdens de factuurverwerking, zoals coderingsfouten of afgewezen facturen, kost aanzienlijk veel tijd en middelen. Deze handmatige herwerking verhoogt de operationele kosten en leidt medewerkers af van waardetoevoegende activiteiten binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind wijst de activiteiten aan die de meeste herwerkingscycli genereren, zoals "Matching Afwijking Afgehandeld" of "Factuur Afgewezen", en kwantificeert hun frequentie en impact in Coupa. Het helpt bij het identificeren van de grondoorzaken van deze uitzonderingen voor automatisering of eliminatie.

Zonder een duidelijk, real-time overzicht van waar elke factuur zich bevindt in de verwerkingscyclus, hebben stakeholders moeite met het beantwoorden van leveranciersvragen of het nauwkeurig voorspellen van cash flow. Dit gebrek aan transparantie kan leiden tot operationele inefficiënties en slechte besluitvorming in Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind reconstrueert de gehele reis van elke factuur in Coupa, en biedt een uitgebreid, end-to-end overzicht van het proces van ontvangst tot betaling. Het visualiseert alle activities en hun sequentie, en biedt ongekende transparantie in factuurstatus en bottlenecks.

Facturen die frequent op betalingsblokkades worden geplaatst, om redenen zoals afwijkingen in hoeveelheid of ontbrekende documentatie, verstoren betalingsschema's aanzienlijk en vereisen extra inspanning om op te lossen. Deze vertragingen kunnen de leveranciersrelaties en cashflow binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking schaden. ProcessMind identificeert de specifieke activiteiten en attributen, zoals "Betalingsblokkade Ingesteld" en "Reden Betalingsblokkade", die leiden tot betalingsblokkades in Coupa. Het ontdekt de veelvoorkomende triggers en helpt het oplossingsproces te stroomlijnen door terugkerende problemen te onthullen.

Meerdere, ongedocumenteerde variaties in de verwerking van facturen kunnen leiden tot onvoorspelbare doorlooptijden, hogere foutpercentages en moeilijkheden bij het standaardiseren van best practices. Dit gebrek aan standaardisatie beïnvloedt de efficiëntie en controle in Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind visualiseert alle daadwerkelijke procesvarianten die facturen volgen in Coupa, identificeert niet-standaard routes en hun frequentie. Het helpt schaduwprocessen en afwijkingen van het beoogde 'golden path' te onthullen, wat processtandaardisatie en -vereenvoudiging mogelijk maakt.

De totale tijd die een factuur nodig heeft om van "Invoice Received" naar "Payment Executed" te gaan, is vaak te lang, ongeacht specifieke bottlenecks. Deze verlengde doorlooptijd beïnvloedt werkkapitaal, leverancierstevredenheid en interne resource-allocatie in Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind berekent de exacte duur van elke stap en het gehele end-to-end proces in Coupa, waarbij wordt benadrukt waar cumulatieve vertragingen optreden. Het biedt data-gedreven inzichten in gemiddelde en uitzonderlijke doorlooptijden, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om het proces te versnellen.

De cumulatieve kosten voor de verwerking van elke factuur, inclusief arbeid voor handmatige taken, exception handling en vertragingen, kunnen onverwacht hoog zijn. Ongeziene inefficiënties dragen bij aan opgeblazen operationele kosten in uw Purchase to Pay - Factuurverwerking. ProcessMind identificeert verborgen inefficiënties en handmatige touchpoints binnen Coupa die de kosten per factuur opdrijven, zoals overmatige approval stappen of frequente rework cycli. Het kwantificeert de impact van deze problemen, wat kostenreductiestrategieën mogelijk maakt.

Frequente betalingsvertragingen, onopgeloste afwijkingen of een gebrek aan transparantie over de factuurstatus kunnen de relaties met belangrijke leveranciers ernstig schaden. Dit kan de stabiliteit van de toeleveringsketen en de onderhandelingspositie binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking beïnvloeden. ProcessMind biedt inzichten in de grondoorzaken van leveranciersontevredenheid, zoals consistente late betalingen of langdurige afhandeling van uitzonderingen voor specifieke leveranciers in Coupa. Het helpt bij het identificeren van problematische patronen om leveranciersinteracties en betalingsvoorspelbaarheid te verbeteren.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de duur vanaf het moment dat een factuur ter approval wordt verzonden tot het moment dat deze de uiteindelijke approval ontvangt. Het bereiken hiervan heeft directe invloed op cash flow management, vermindert boetes voor te late betaling en verbetert de goodwill van leveranciers, wat de algehele Purchase to Pay efficiëntie verhoogt. ProcessMind onthult bottlenecks in de approval workflow, identificeert specifieke approvers of stappen die vertragingen veroorzaken. Door activity-duren en gebruikerspaden te analyseren, pinpoint het inefficiënties, waardoor organisaties snellere approval processen in Coupa kunnen implementeren en binnen enkele maanden reducties van 20-30% kunnen meten.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal facturen dat handmatige tussenkomst vereist als gevolg van afwijkingen tussen de factuur en de corresponderende inkooporder. Het verminderen van deze exceptions verlaagt handmatige inspanning, versnelt de verwerking en verbetert de data accuracy binnen het Purchase to Pay proces. ProcessMind analyseert de grondoorzaken van matching-afwijkingen en onthult veelvoorkomende fouten bij het aanmaken van PO's of het vastleggen van factuurdata. Het belicht specifieke leveranciers of productcategorieën die gevoelig zijn voor problemen, waardoor gerichte verbeteringen in Coupa-configuraties of training mogelijk zijn, en zo exceptions met 15-25% worden verminderd.

Dit doel richt zich op het verhogen van het percentage facturen waarbij beschikbare vroegbetalingskortingen succesvol worden geclaimd. Het bereiken hiervan draagt direct bij aan kostenbesparingen en verbetert working capital management, wat een efficiëntere financiële operatie aantoont. ProcessMind identificeert facturen die vroegbetalingskortingskansen hebben gemist als gevolg van verwerkingsvertragingen of over het hoofd geziene payment terms. Door de complete factuurreis in Coupa te analyseren, belicht het waar processen kunnen worden versneld om kortingsdeadlines te halen, waardoor potentieel 10-20% meer kortingen kunnen worden benut.

Dit doel is erop gericht te garanderen dat alle factuurverwerkingsactivities strikt voldoen aan vooraf gedefinieerde interne policies en wettelijke vereisten. Het handhaven van hoge compliance standaarden vermindert risico's, voorkomt fraude en zorgt voor audit readiness voor alle Purchase to Pay transacties. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van standaard operationele procedures of vastgestelde compliance regels, zoals ongeautoriseerde approvals of overgeslagen stappen. Het biedt een visuele map van alle procesvarianten in Coupa, waardoor het gemakkelijk is om niet-compliant paden te identificeren en te corrigeren, en zo de compliance rates met 95%+ te verbeteren.

Dit doel streeft ernaar de handmatige inspanning te verminderen die nodig is om veelvoorkomende factuurverwerkings-exceptions op te lossen, zoals kleine data mismatches of ontbrekende informatie. Door deze taken te automatiseren, komt personeel vrij voor complexere problemen, wat de verwerking versnelt en operationele kosten verlaagt. ProcessMind pinpoint de meest voorkomende soorten exceptions en hun grondoorzaken, en belicht mogelijkheden voor automatisering. Door repetitieve handmatige interventies in Coupa te identificeren, maakt het gerichte robotic process automation (RPA) implementaties mogelijk, waardoor handmatige exception handling met 30-40% wordt verminderd.

Dit doel is erop gericht stakeholders onmiddellijke en accurate informatie te verschaffen over de voortgang van een factuur door de gehele Purchase to Pay cyclus. Verbeterde visibility vermindert vragen, maakt proactieve probleemoplossing mogelijk en verhoogt de nauwkeurigheid van financiële planning. ProcessMind biedt een dynamisch, end-to-end overzicht van elke factuurreis, toont de huidige status, duur bij elke stap en aankomende activities. Dit inzicht, afgeleid van Coupa event data, stelt teams in staat om facturen proactief te volgen en de communicatie aanzienlijk te verbeteren, waardoor het aantal statusvragen met 20% wordt verminderd.

Dit doel richt zich op het identificeren en oplossen van de onderliggende oorzaken van frequente betalingsblokkades, om te voorkomen dat deze terugkeren. Een succesvolle uitvoering vermindert betalingsvertragingen, voorkomt late kosten en bevordert sterkere relaties met leveranciers. ProcessMind analyseert de geschiedenis van betalingsblokkades, identificeert veelvoorkomende redenen en de stappen die voorafgaan aan hun toepassing. Door patronen en grondoorzaken in Coupa's betalingsproces te onthullen, maakt het gerichte corrigerende acties mogelijk om toekomstige blokkades te voorkomen, met als doel een vermindering van 50% in terugkerende blokkades.

Dit doel streeft ernaar ervoor te zorgen dat alle facturen een consistent en geoptimaliseerd pad volgen van ontvangst tot betaling, waardoor variaties worden verminderd en best practices uniform worden toegepast. Standaardisatie verbetert de efficiëntie, vermindert fouten en vereenvoudigt de training voor nieuw personeel. ProcessMind ontdekt alle daadwerkelijke procesvarianten en benadrukt afwijkingen van de ideale of beoogde workflow. Het stelt organisaties in staat om verschillende paden die facturen in Coupa afleggen te vergelijken, inefficiënte afwijkingen te pinpointen en de handhaving van een enkel, geoptimaliseerd standaardproces binnen de organisatie te vergemakkelijken.

Dit overkoepelende doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de totale tijd die een factuur nodig heeft om de gehele levenscyclus te voltooien, van ontvangst tot uiteindelijke betaling. Snellere verwerking verbetert de cash flow, verlaagt de operationele kosten en verhoogt de algehele Purchase to Pay efficiëntie. ProcessMind brengt het gehele factuurtraject in kaart, identificeert kritieke paden, bottlenecks en rework loops die de cyclus verlengen. Door activity-duren en handovers in Coupa te analyseren, pinpoint het mogelijkheden om het proces te stroomlijnen, wat een totale cyclusreductie van 15-20% of meer mogelijk maakt.

Dit doel richt zich op de directe en indirecte kosten die gepaard gaan met het verwerken van elke factuur, met als doel de algehele operationele kosten te verlagen. Het bereiken hiervan verbetert de winstgevendheid en resource-allocatie binnen de Purchase to Pay functie. ProcessMind identificeert inefficiënties, handmatige touchpoints en rework activities die bijdragen aan hogere verwerkingskosten. Door de impact van bottlenecks en afwijkingen op het factuurverwerkingstraject in Coupa te kwantificeren, maakt het gerichte kostenbesparende initiatieven mogelijk, met als doel een kostenreductie van 10-15% per factuur.

Dit doel richt zich op het verbeteren van leveranciersrelaties door tijdige en accurate betalingen te waarborgen, samen met duidelijke communicatie over de factuurstatus. Tevreden leveranciers zijn eerder geneigd betere voorwaarden aan te bieden en sterke partnerships te onderhouden. ProcessMind biedt inzichten in betalingsvertragingen, frequente betalingsblokkades en communicatiekloven die leveranciers negatief beïnvloeden. Door de factuurverwerking en betalingsplanning binnen Coupa te optimaliseren, draagt het direct bij aan betrouwbaardere betalingen en verbeterd leveranciersvertrouwen, kwantificeerbaar door minder leveranciersvragen en verbeterde feedback.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Toegang tot de vooraf opgemaakte Excel template, ontworpen voor Coupa Factuurverwerking data. Deze template zorgt ervoor dat uw data correct gestructureerd is voor efficiënte analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerde data structuur is cruciaal voor accurate process mining. Het voorkomt veelvoorkomende fouten en zorgt voor een soepel data-innameproces.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare data template, specifiek afgestemd op uw Coupa Factuurverwerking data.

DIT LEVERT HET OP

Optimaliseer Coupa Facturatie met Duidelijke Procesinzichten

ProcessMind onthult de ware flow van uw Coupa factuurverwerking en identificeert elke vertraging en afwijking. Krijg duidelijke visualisaties om te begrijpen waar inefficiënties zich bevinden.
  • Visualiseer daadwerkelijke Coupa factuur workflows
  • Sporen verwerkingsknelpunten direct op
  • Identificeer niet-compliante factuurstappen
  • Versnel de doorlooptijden van facturen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Ontgrendel Maximale Prestaties in Factuurverwerking

Deze resultaten illustreren de aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen die organisaties doorgaans realiseren door hun Purchase to Pay factuurverwerking te optimaliseren, met name binnen systemen zoals Coupa. Door bottlenecks en afwijkingen te identificeren, maakt process mining data-gedreven verbeteringen mogelijk om workflows te stroomlijnen en handmatige inspanning te verminderen.

0 %
Snellere factuurgoedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Door bottlenecks in de goedkeuringsworkflow te identificeren en te stroomlijnen, versnellen organisaties aanzienlijk de tijd die nodig is voor factuurgoedkeuring, waardoor vertragingen worden verminderd en de efficiëntie wordt verbeterd.
0 %
Meer Vroegbetalingskortingen

Toename in benutte betalingskortingen

Process mining helpt gemiste kansen voor vroegbetalingskortingen te onthullen door vertraagde verwerkingsstappen te identificeren, waardoor organisaties de betalingstermijnen kunnen optimaliseren en geld besparen.
0 %
Verbeterde `Procescompliance`

Verbetering in naleving van standaardprocessen

Door daadwerkelijke processtromen te visualiseren ten opzichte van ideale paden, kunnen organisaties een grotere naleving van vooraf gedefinieerde regels en beleid garanderen, waardoor risico's en auditbevindingen worden verminderd.
0 %
Minder Handmatige Uitzonderingen

Afname van handmatige interventiebehoeften

Het identificeren van grondoorzaken van veelvoorkomende uitzonderingen, zoals PO-matching problemen of betalingsblokkades, maakt gerichte automatisering en procesaanpassingen mogelijk, waardoor handmatige afhandeling en bijbehorende kosten aanzienlijk worden verminderd.
0 %
Gestroomlijnde Factuurverwerking

Reductie van de end-to-end cycle time

Door vertragingen in het gehele factuurverwerkingstraject op te sporen en te elimineren, realiseren organisaties een snellere doorvoer, wat leidt tot verbeterde leveranciersrelaties en operationele efficiëntie.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de meest kritieke attributen en activiteiten, en breid uw analyse vervolgens uit indien nodig.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor de factuur van een leverancier. Dit dient als de primaire sleutel voor het volgen van de factuur gedurende de gehele levenscyclus.

Het belang

Het is de essentiële case-identifier die alle gebeurtenissen voor een enkele factuur verbindt, waardoor een coherente, end-to-end procesanalyse mogelijk wordt.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event heeft plaatsgevonden.

Het belang

Het levert de chronologische data die nodig is om alle duren, doorlooptijden en wachttijden te berekenen, wat fundamenteel is voor prestatieanalyse.

De gebruiker of systeemagent die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Het maakt workloadanalyse mogelijk, wijst bottlenecks aan die worden veroorzaakt door specifieke gebruikers of teams, en helpt bij het beoordelen van gebruikersprestaties en compliance.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Het belang

Het maakt segmentatie en analyse van het proces per leverancier mogelijk, wat cruciaal is voor het beheren van leveranciersrelaties en het identificeren van leveranciersspecifieke problemen.

De totale monetaire waarde van de factuur, inclusief belastingen en andere kosten.

Het belang

Het biedt cruciale financiële context, waardoor analyse mogelijk is van hoe procesgedrag verandert met de factuurwaarde en de financiële impact van vertragingen.

De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn om te voorkomen dat deze te laat is.

Het belang

Het is de primaire benchmark voor het meten van tijdige betalingsprestaties en essentieel voor het beheren van leveranciersrelaties en het vermijden van boetes.

De identifier van de Purchase Order (PO) waartegen de factuur wordt gefactureerd.

Het belang

Het koppelt de factuur aan het inkoopproces, waardoor analyse van de PO-matching efficiëntie en afwijkingsafhandeling mogelijk wordt.

De huidige status van de factuur in zijn verwerkings workflow.

Het belang

Het biedt een realtime overzicht van de positie van een factuur in de workflow, cruciaal voor operationele dashboards en statusbewaking.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activity markeert de initiële creatie van een factuurrecord in het Coupa-systeem. Het event wordt vastgelegd wanneer een nieuw factuurobject wordt geïnstantieerd, hetzij via handmatige invoer, een geïntegreerd leveranciersnetwerk zoals het Coupa Supplier Portal, of via geautomatiseerde OCR-scanning.

Het belang

Als start van de factuurlevenscyclus is deze activiteit essentieel voor het meten van de totale end-to-end verwerkingstijd. Het vormt de basis voor alle volgende doorlooptijd- en doorvoermetingen.

Markeert het punt waarop een factuur, na initiële controles te hebben doorstaan, wordt verzonden naar een formele goedkeuringsworkflow. Dit wordt doorgaans afgeleid van een statuswijziging die aangeeft dat de factuur nu wacht op actie van één of meer goedkeurders.

Het belang

Deze activity is het startpunt voor het meten van de approval cycle time. Het is cruciaal voor het analyseren van bottlenecks binnen de approval hiërarchie en ondersteunt het 'Invoice Approval Bottleneck Analysis' dashboard.

Deze activity betekent dat de factuur alle vereiste stappen in de approval workflow succesvol heeft doorlopen. Het wordt vastgelegd vanuit de approval history wanneer de laatste vereiste approver een positieve actie onderneemt.

Het belang

Deze belangrijke mijlpaal markeert het einde van de approval cycle en ontgrendelt de factuur voor betalingsverwerking. Het is essentieel voor het meten van de approval duur en de algehele procesefficiëntie.

De goedgekeurde factuur wordt gemarkeerd als klaar voor betaling en de financiële details worden vaak naar een extern ERP-systeem geboekt. Dit wordt doorgaans afgeleid van een integratiestatusvlag of een wijziging in de primaire status van de factuur.

Het belang

Deze mijlpaal vertegenwoordigt de overdracht van AP-verwerking naar de treasury- of betalingsfunctie. Vertragingen vóór dit punt beïnvloeden de AP-efficiëntie, terwijl vertragingen daarna de treasury en leveranciersrelaties beïnvloeden.

Deze activity markeert de laatste stap in het proces, waar de betaling wordt uitgevoerd en naar de leverancier wordt gestuurd. Dit wordt vastgelegd vanuit de status van de bijbehorende betalingsrecord in Coupa Payments of een geïntegreerd betalingssysteem.

Het belang

Als het definitieve einde van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de complete end-to-end doorlooptijd en het meten van de KPI 'On-Time Payment Rate'.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke paden die facturen in Coupa volgen, identificeert afwijkingen, bottlenecks en rework loops. Het onthult de grondoorzaken van trage approvals, afwijkingen bij PO-matching en gemiste vroegbetalingskortingen, en biedt data-gedreven inzichten voor optimalisatie.

Om te beginnen heeft u event log data nodig, inclusief het factuurnummer als case identifier, activity names zoals "Invoice Submitted" of "Invoice Approved", timestamps voor elke activity en de gebruiker of rol die de actie uitvoert. Deze data maakt de reconstructie van het traject van elke factuur mogelijk.

Na data-extractie en initiële lading, wat enkele dagen tot een paar weken kan duren afhankelijk van de data-complexiteit, zijn initiële proceskaarten en inzichten vaak snel beschikbaar. Betekenisvolle, concrete bevindingen die verbeterpunten aanwijzen, kunnen binnen 2 tot 4 weken worden geïdentificeerd.

Process mining identificeert de exacte punten in uw factuurverwerkings workflow waar vertragingen optreden, wat tijdige betalingen voorkomt. Door deze bottlenecks te pinpointen, vaak in approval- of matching-stappen, kunt u het proces stroomlijnen en ervoor zorgen dat facturen consistenter binnen kortingstermijnen worden betaald.

Absoluut. Process mining stelt u in staat om uw daadwerkelijke procesuitvoering te vergelijken met vooraf gedefinieerde ideale of compliant workflows. Het markeert automatisch elke afwijking van vastgestelde regels, zoals niet-goedgekeurde uitzonderingen of overgeslagen stappen, en biedt duidelijk bewijs voor compliance audits en corrigerende maatregelen.

Ja, process mining tools zijn ontworpen om te werken met real-world data, inclusief enkele imperfecties. Hoewel schonere data nauwkeurigere inzichten oplevert, kan de methodologie nog steeds significante patronen en problemen onthullen, zelfs bij matige data quality uitdagingen. Data cleansing en voorbereiding maken vaak deel uit van de initiële fase.

Een succesvol initiatief omvat doorgaans samenwerking tussen bedrijfsstakeholders, die proceskennis leveren, en IT- of data teams, die verantwoordelijk zijn voor data-extractie en initiële voorbereiding. Het process mining platform zelf is vaak gebruiksvriendelijk, waardoor de behoefte aan uitgebreide technische expertise tijdens de analyse wordt verminderd.

Process mining oplossingen zijn over het algemeen aparte analytische platforms die data verwerken die uit Coupa is geëxtraheerd. Hoewel ze uw Coupa-systeem niet wijzigen, maken ze verbinding door event logs te consumeren, wat een diepgaande analyse mogelijk maakt zonder de operationele prestaties te beïnvloeden. Data connectors zijn vaak beschikbaar om het extractieproces te vereenvoudigen.

Bereik Maximale Efficiëntie: Optimaliseer Uw P2P Factuurverwerking Nu

Identificeer bottlenecks en verkort de doorlooptijd van factuurverwerking met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. `Setup` in enkele minuten.