> Continue verbetering > Purchase to Pay Factuurverwerking > Microsoft Dynamics 365

Optimaliseer uw Purchase to Pay - Factuurverwerking

Optimaliseer factuurverwerking in Dynamics 365: 6-stappenplan.
Download datatemplate
Optimaliseer uw Purchase to Pay - Factuurverwerking
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer factuurverwerking in Dynamics 365 voor snellere betalingen

Factuurverwerking kan aanzienlijke vertragingen, compliancerisico's en verspilde middelen in uw bedrijfsvoering introduceren. Ons platform biedt heldere inzichten en helpt u verborgen inefficiënties binnen uw workflows te identificeren. Ontdek eenvoudig knelpunten en transformeer uw processen om snellere, nauwkeurigere uitvoering te bereiken. Dit zal leiden tot verbeterde financiële controle en operationele efficiëntie.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Purchase to Pay - Factuurverwerking optimaliseren?

Efficiënte factuurverwerking is de ruggengraat van een gezonde Purchase to Pay (P2P) cyclus. Voor organisaties die Microsoft Dynamics 365 gebruiken, kan het beheren van de factuurstroom van ontvangst tot definitieve betaling complex zijn. Inefficiënties in dit cruciale proces leiden tot tastbare zakelijke uitdagingen, waaronder hogere operationele kosten, boetes voor late betalingen, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling en gespannen leveranciersrelaties. Handmatige interventies, knelpunten in goedkeuringen en afwijkingen van compliance vertragen niet alleen de cashflow, maar introduceren ook aanzienlijk risico en verminderen het werkkapitaal.

Het begrijpen van het daadwerkelijke pad dat een factuur aflegt binnen uw Microsoft Dynamics 365-omgeving, in plaats van alleen het ontworpen pad, is cruciaal voor effectieve procesoptimalisatie. Zonder dit heldere inzicht wordt het identificeren van de grondoorzaken van vertragingen, zoals langdurige goedkeuringstijden of herhaalde betalingsblokkades, een vrijwel onmogelijke taak. Dit resulteert vaak in reactieve probleemoplossing, die er niet in slaagt om systemische problemen aan te pakken en een cyclus van inefficiëntie in Purchase to Pay - Factuurverwerking in stand houdt.

Hoe Process Mining de analyse van factuurverwerking verbetert

Process mining biedt een krachtige, datagedreven aanpak om uw Purchase to Pay - Factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365 te ontleden en te begrijpen. Door event logs direct uit uw systeem te extraheren, construeert process mining een nauwkeurige, objectieve kaart van het traject van elke factuur. Door het factuurnummer als centrale case-identifier te gebruiken, kunt u de volledige levenscyclus visualiseren, van "Factuur ontvangen" tot "Betaling uitgevoerd", inclusief alle tussenliggende activiteiten zoals "Factuur gecodeerd", "Factuur ter goedkeuring verzonden" en "Afwijkende match afgehandeld".

Dit analytische perspectief stelt u in staat verder te kijken dan aannames en de daadwerkelijke processtroom bloot te leggen. U kunt precies vaststellen waar facturen afwijken van de standaard, onverwachte herwerkzaamheden identificeren en de exacte tijd kwantificeren die wordt besteed aan elke activiteit of het wachten op de volgende stap. Dit biedt ongekende helderheid in goedkeuringsworkflows, identificeert compliance-hiaten en onthult knelpunten die efficiënte verwerking belemmeren, allemaal binnen uw bestaande Microsoft Dynamics 365-setup.

Belangrijkste verbeterpunten blootgelegd door Process Mining

Het toepassen van process mining op Purchase to Pay - Factuurverwerking belicht vaak verschillende veelvoorkomende gebieden die rijp zijn voor verbetering:

  • Optimalisatie van goedkeuringsworkflows: Ontdek verborgen vertragingen in goedkeuringsstappen, identificeer welke goedkeurders consequent knelpunten veroorzaken, of onthul gevallen waarin facturen naar incorrecte afdelingen of individuen worden gestuurd. Dit inzicht maakt gerichte aanpassingen aan uw Microsoft Dynamics 365 goedkeuringsconfiguraties mogelijk.
  • Oplossing van matchingsafwijkingen: Analyseer de frequentie en duur van activiteiten zoals "Afwijkende match afgehandeld." Begrijpen waarom en waar afwijkingen optreden, kan leiden tot verbeteringen in de aanmaak van inkooporders (PO), ontvangstprocessen van goederen, of factuurdata-vastlegging om handmatige afstemming te verminderen.
  • Beheer van betalingsblokkades: Volg de levenscyclus van betalingsblokkades, inclusief "Betalingsblokkade ingesteld" en "Betalingsblokkade opgeheven." Identificeer terugkerende redenen voor blokkades en ontwikkel strategieën om ze te voorkomen, om zo te zorgen dat facturen op tijd en zonder onnodige vertragingen worden betaald.
  • Automatiseringstkansen: Identificeer handmatige stappen of repetitieve taken die aanzienlijke middelen verbruiken en kandidaten zijn voor automatisering. Het stroomlijnen van deze activiteiten binnen Microsoft Dynamics 365 kan de verwerkingstijd en -kosten drastisch verminderen.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie

Door process mining toe te passen op uw Purchase to Pay - Factuurverwerking, kunt u substantiële, meetbare verbeteringen realiseren:

  • Verkorte doorlooptijd: Verminder de gemiddelde tijd die nodig is om een factuur te verwerken, van ontvangst tot betaling, aanzienlijk. Dit heeft directe invloed op het werkkapitaal en verbetert de financiële wendbaarheid.
  • Kostenbesparingen: Minimaliseer handmatige inspanningen, verminder herwerk en voorkom boetes voor late betalingen, wat leidt tot aanzienlijke operationele kostenreducties.
  • Verbeterde compliance: Zorg voor naleving van interne beleidslijnen en externe regelgeving door procesafwijkingen te identificeren en te corrigeren, en zo uw controleomgeving binnen Microsoft Dynamics 365 te versterken.
  • Verbeterde leveranciersrelaties: Snellere, nauwkeurigere betalingen bevorderen sterkere relaties met uw leveranciers, wat potentieel betere betalingsvoorwaarden of kortingen kan opleveren.
  • Geoptimaliseerd werkkapitaal: Door factuurbetalingen te versnellen en verwerkingskosten te verlagen, maakt u kapitaal vrij voor andere strategische investeringen.

Beginnen met uw reis naar verbeterde factuurverwerking

Het nemen van controle over uw Purchase to Pay - Factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 begint met het begrijpen van de huidige situatie. Deze gedetailleerde analytische benadering, aangedreven door process mining, biedt de nodige inzichten om gerichte, impactvolle verbeteringen te realiseren. U kunt vandaag nog beginnen met het blootleggen van verborgen knelpunten en inefficiënties om uw factuurworkflows te transformeren en snellere, nauwkeurigere verwerkingsresultaten te behalen.

Purchase to Pay - Factuurverwerking Factuurautomatisering Crediteuren P2P-proces Factuurgoedkeuring Leveranciersbetalingen Optimalisatie van de cashflow 3-way match Compliance

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringsworkflows, wat leidt tot aanzienlijke betalingsvertragingen, mogelijke boetes en gespannen leveranciersrelaties. Dit heeft directe gevolgen voor het werkkapitaal en de algehele operationele efficiëntie, en veroorzaakt frustratie bij zowel interne teams als externe partners.
ProcessMind visualiseert alle goedkeuringsroutes binnen uw Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus, en identificeert specifieke fiatteurs of stappen die vertragingen veroorzaken in Microsoft Dynamics 365. Het brengt niet-standaard routes in kaart en biedt datagestuurde inzichten om goedkeuringsprocessen te stroomlijnen, wat zorgt voor een snellere en meer compliant factuurverwerking.

Handmatige vastlegging, verificatie en codering van factuurdata zijn zeer tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Dit leidt tot frequente herbewerking, reconciliatieproblemen en hogere operationele kosten, wat de gehele Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus vertraagt.
ProcessMind brengt de activiteit 'Invoice Data Captured' en de daaropvolgende stappen in Microsoft Dynamics 365 in kaart, kwantificeert handmatige inspanningen en identificeert knelpunten voor fouten. Het onthult kansen voor automatisering en verbeterde dataintegriteit, wat de efficiëntie van factuurverwerking aanzienlijk verhoogt en kostbare fouten vermindert.

Afwijkingen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten zorgen ervoor dat facturen voor onbepaalde tijd worden vastgehouden, wat uitgebreid handmatig onderzoek en oplossing vereist. Dit resulteert direct in betalingsvertragingen, verhoogde administratieve overhead en potentiële compliance-problemen binnen uw P2P-proces.
ProcessMind analyseert de activiteiten 'Factuur gematcht met inkooporder' en 'Matchingsafwijking afgehandeld' in Purchase to Pay - Factuurverwerking, en identificeert grondoorzaken van mismatches in Microsoft Dynamics 365. Het wijst specifieke leveranciers, afdelingen of processtappen aan die bijdragen aan deze problemen, wat proactieve oplossing en soepelere factuurstromen mogelijk maakt.

De totale tijd die verstrijkt vanaf de ontvangst van een factuur tot de uiteindelijke betaling is vaak buitensporig, wat leidt tot cashflowproblemen en gemiste kansen voor kortingen bij vroegtijdige betaling. Deze langdurige cyclus kan ook resulteren in boetes voor late betaling en ontevredenheid bij leveranciers.
ProcessMind biedt een end-to-end overzicht van uw Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus in Microsoft Dynamics 365, en toont exacte doorlooptijden tussen alle activiteiten. Het identificeert knelpunten en inefficiënte sequenties die de cyclus verlengen, en biedt datagestuurde inzichten om de verwerking te versnellen en het werkkapitaal te optimaliseren.

Facturen worden vaak buiten de overeengekomen betalingsvoorwaarden betaald, wat cruciale leveranciersrelaties schaadt, potentieel boetes oplevert en uw organisatie waardevolle kortingen voor vroegtijdige betalingen doet mislopen. Dit beïnvloedt de financiële gezondheid en reputatie.
ProcessMind volgt 'Vervaldatum betaling' tegenover 'Betaling uitgevoerd' activiteiten binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365. Het onthult patronen van late betalingen en markeert gevallen waarin niet aan de betalingsvoorwaarden wordt voldaan, waardoor u compliance kunt waarborgen en het cashflowbeheer kunt optimaliseren.

Een aanzienlijk aantal facturen wordt afgewezen tijdens het goedkeuringsproces vanwege incorrecte data, ontbrekende informatie of beleidsschendingen. Dit creëert aanzienlijk herwerk voor crediteurenteams en vertraagt cruciale leveranciersbetalingen.
ProcessMind analyseert 'Factuur afgewezen' events in Purchase to Pay - Factuurverwerking, identificeert veelvoorkomende afwijzingsredenen en de specifieke punten in de Microsoft Dynamics 365 workflow waar deze voorkomen. Dit inzicht helpt de grondoorzaken aan te pakken en toekomstige factuurafwijzingen aanzienlijk te verminderen, waardoor de procesefficiëntie verbetert.

Inconsistente of incorrecte grootboekrekeningcodering en vertragingen bij het boeken van facturen kunnen leiden tot inaccurate financiële rapportage, complexe afstemmingsuitdagingen en tragere maandafsluitingsprocessen. Dit compromitteert de financiële data-integriteit.
ProcessMind onderzoekt de activiteiten 'Factuur gecodeerd' en 'Factuur geboekt', en correleert deze met 'Grootboekrekening' attributen in Purchase to Pay - Factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365. Het legt variaties en fouten in de codering bloot, waardoor het boekingsproces wordt gestroomlijnd voor verbeterde financiële nauwkeurigheid.

Facturen zijn vaak onderhevig aan betalingsblokkades om verschillende redenen, wat handmatige interventie vereist om deze te onderzoeken en op te heffen. Dit verstoort betalingsschema's, verhoogt de administratieve last en kan leiden tot late betalingen.
ProcessMind volgt gevallen van 'Betalingsblokkade ingesteld' en 'Betalingsblokkade opgeheven' in Purchase to Pay - Factuurverwerking, en analyseert geassocieerde 'Reden betalingsblokkade' attributen in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert terugkerende blokkaderedenen en knelpunten in het opheffingsproces, waardoor proactieve mitigatie mogelijk wordt.

Stakeholders missen vaak real-time transparantie over de huidige status en exacte locatie van facturen binnen het Purchase to Pay proces. Dit leidt tot frequente vragen, interne frustratie en een onvermogen om kasuitstromen nauwkeurig te voorspellen of leveranciersverwachtingen te beheren.
ProcessMind biedt een uitgebreide visualisatie van het traject van elke factuur door de Purchase to Pay - Factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365, van 'Factuur Ontvangen' tot 'Betaling Uitgevoerd'. Het biedt een helder, real-time overzicht van de status, wat helpt bij het voorkomen van problemen en het verbeteren van de communicatie tussen afdelingen.

Facturen omzeilen vaak standaard goedkeuringsroutes of volgen ad-hoc, ongedocumenteerde paden. Dit introduceert aanzienlijke compliancerisico's, bemoeilijkt audits en leidt tot een gebrek aan gecentraliseerde controle over uitgaven en procesnaleving.
ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke paden die facturen afleggen tijdens de activiteiten 'Factuur ter goedkeuring verzonden' en 'Factuur goedgekeurd' in Purchase to Pay - Factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365. Het belicht afwijkingen van gedocumenteerde processen, waardoor naleving van compliance en processtandaardisatie mogelijk wordt.

Wanneer er afwijkingen optreden bij het matchen van facturen, inkooporders en goederenontvangsten, is de tijd die nodig is om deze op te lossen vaak buitensporig. Dit veroorzaakt aanzienlijke en vermijdbare vertragingen in de factuurverwerking, wat tijdige betalingen aan leveranciers direct belemmert.
ProcessMind meet de duur tussen de activiteiten 'Factuur Gekoppeld aan Inkooporder' en 'Afwijking bij Matching Afgehandeld' binnen het Purchase to Pay - Factuurverwerkingsproces in Microsoft Dynamics 365. Het lokaliseert de specifieke stappen of teams die verantwoordelijk zijn voor langdurige oplostijden, waardoor u gerichte verbeteringen in afwijkingsbeheer kunt doorvoeren.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Knelpunten in factuurgoedkeuringen vertragen betalingen aanzienlijk, wat leidt tot potentiële boetes voor late betaling en gespannen leveranciersrelaties. Het realiseren van snellere goedkeuringscycli verbetert het werkkapitaalbeheer en versterkt de financiële goodwill. Door deze cruciale stap in Purchase to Pay - Factuurverwerking te stroomlijnen, kunnen organisaties aanzienlijke operationele voordelen en kostenbesparingen realiseren.ProcessMind biedt gedetailleerd inzicht in goedkeuringsworkflows binnen Microsoft Dynamics 365, identificeert exacte knelpunten en trage goedkeurders. Het meet gemiddelde goedkeuringstijden en belicht afwijkingen van optimale paden. Dit maakt gerichte interventies mogelijk om doorlooptijden met 20-30% te verkorten, wat leidt tot snellere betalingen en een verbeterde cashflow.

Handmatige data-invoer in Purchase to Pay - Factuurverwerking is een primaire bron van fouten, wat leidt tot herbewerking, betalingsvertragingen en reconciliatieproblemen. Het elimineren van deze fouten zorgt voor data-accuratesse vanaf het begin, voorkomt problemen verderop in het proces en verhoogt de betrouwbaarheid van de financiële rapportage. Dit heeft directe gevolgen voor de efficiëntie en compliance binnen Microsoft Dynamics 365.ProcessMind onthult waar en hoe handmatige fouten optreden in de factuurverwerkingsstroom, en correleert deze met specifieke activiteiten of gebruikersgroepen. Door event logs te analyseren, onthult het patronen die bijdragen aan onnauwkeurigheden, wat helpt bij het implementeren van automatiserings- en validatiestappen. Dit kan herbewerkingsinspanningen met 15-25% verminderen en de algehele datakwaliteit verbeteren.

Frequente matchingafwijkingen, met name in 3-way matching scenario's, leiden tot aanzienlijk herwerk en betalingsvertragingen in Purchase to Pay - Factuurverwerking. Het verminderen van deze afwijkingen stroomlijnt het verificatieproces, waardoor facturen correct overeenkomen met inkooporders en goederenontvangsten. Dit verbetert de financiële controle en versnelt de betalingsgereedheid.ProcessMind brengt het volledige matchingproces binnen Microsoft Dynamics 365 in kaart en spoort de grondoorzaken van afwijkingen op, zoals data-invoerfouten of inconsistenties in inkooporders/goederenontvangsten. Het identificeert activiteiten die vaak leiden tot mismatches en kwantificeert hun impact op doorlooptijd en kosten. ProcessMind kan helpen matchinguitzonderingen met 10-20% te verminderen, wat leidt tot een soepelere verwerking.

Lange doorlooptijden voor factuurverwerking leiden tot hogere operationele kosten, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling en een verhoogd risico op late betalingen. Het verkorten van de end-to-end Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus is cruciaal voor het verbeteren van de efficiëntie, het optimaliseren van het werkkapitaal en het waarborgen van tijdige financiële operaties. Dit doel beïnvloedt het hele P2P-proces.ProcessMind biedt een uitgebreid overzicht van de gehele factuurlevenscyclus in Microsoft Dynamics 365, van ontvangst tot betaling. Het identificeert de langste paden, knelpunten en herbewerkingslussen die bijdragen aan verlengde doorlooptijden. Door analyse van activiteitsduren en overdrachten kan het de totale verwerkingstijd met 15-20% helpen verkorten, wat de resource-benutting optimaliseert.

Non-compliance met betalingsvoorwaarden kan leveranciersrelaties schaden, leiden tot boetes bij late betaling en de reputatie van een bedrijf aantasten. Het verbeteren van de compliance zorgt ervoor dat facturen op tijd worden betaald volgens de overeengekomen voorwaarden, wat het vertrouwen bevordert en mogelijk betere toekomstige betalingsvoorwaarden oplevert. Dit is essentieel voor een robuuste financiële gezondheid binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking.ProcessMind analyseert de gehele factuurreis en belicht gevallen waarin betalingstermijnen worden gemist of bijna gemist binnen Microsoft Dynamics 365. Het identificeert de specifieke vertragingen of activiteiten die voorafgaan aan niet-compliant betalingen, zoals langdurige goedkeuringen of betalingsblokkades. Dit stelt organisaties in staat om de tijdige betalingspercentages met 10-15% te verbeteren, waardoor onnodige boetes worden voorkomen.

Een hoog percentage afgewezen facturen wijst op onderliggende problemen in de Purchase to Pay - Factuurverwerkingsstroom, wat leidt tot herwerk, vertragingen en frustratie voor zowel interne teams als leveranciers. Het verlagen van afwijzingspercentages duidt op een robuuster en nauwkeuriger proces, wat de efficiëntie verbetert en de administratieve last van herindieningen vermindert.ProcessMind helpt de veelvoorkomende redenen en faalpunten bloot te leggen die leiden tot factuurafwijzingen in Microsoft Dynamics 365. Het kan patronen identificeren die verband houden met specifieke leveranciers, afdelingen of goedkeuringsfasen die bijdragen aan afwijzingen. Door deze grondoorzaken te begrijpen, maakt ProcessMind een vermindering van de afwijzingspercentages met 5-10% mogelijk, waardoor de initiële verwerkingsfase wordt gestroomlijnd.

Inefficiënte factuurcodering en GL-boeking kunnen leiden tot onnauwkeurigheden in financiële gegevens, vertraagde rapportage en compliancerisico's. Het optimaliseren van deze stappen zorgt voor een correcte toewijzing van uitgaven en tijdige updates van het grootboek, cruciaal voor accurate financiële analyse en besluitvorming binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking.ProcessMind brengt de gehele coderings- en boekingssequentie binnen Microsoft Dynamics 365 in kaart, en identificeert waar vertragingen of fouten vaak voorkomen. Het kan inefficiënte routering, onnodige beoordelingsstappen of inconsistente toepassing van coderingsregels onthullen. Deze analyse maakt procesherontwerp mogelijk om codering en boeking te optimaliseren, waardoor de inspanning met 10% wordt verminderd en de nauwkeurigheid wordt verbeterd.

Frequent gebruik van betalingsblokkades duidt op onderliggende problemen in de Purchase to Pay - Factuurverwerkingsworkflow die tijdige betalingen voorkomen, wat leidt tot vertragingen en potentiële boetes. Het minimaliseren van deze voorvallen stroomlijnt het betalingsproces, zorgt voor soepele transacties en handhaaft positieve leveranciersrelaties.ProcessMind identificeert wanneer en waarom betalingsblokkades worden toegepast in Microsoft Dynamics 365, en koppelt ze aan voorafgaande activiteiten of data-afwijkingen. Het analyseert de duur van blokkades en het proces voor hun vrijgave, waarbij inefficiënties worden benadrukt. Dit stelt organisaties in staat proactief grondoorzaken aan te pakken, waardoor de frequentie van betalingsblokkades met 15-25% wordt verminderd en betalingen worden versneld.

Een gebrek aan inzicht in de factuurstatus creëert onzekerheid, leidt tot overtollige vragen en belemmert proactief betalingsbeheer. Het verbeteren van realtime factuurzichtbaarheid voorziet belanghebbenden van directe updates, wat betere prognoses, snellere probleemoplossing en verbeterde besluitvorming mogelijk maakt binnen de Purchase to Pay - Factuurverwerkingscyclus.ProcessMind construeert een alomvattend, end-to-end beeld van het traject van elke factuur binnen Microsoft Dynamics 365. Het biedt onmiddellijke inzichten in de huidige status van een factuur, lopende activiteiten en potentiële vertragingen. Deze verbeterde transparantie stelt teams in staat facturen proactief te volgen, waardoor de statusaanvraagtijd met 20% wordt verkort en de communicatie met belanghebbenden wordt verbeterd.

Inconsistente goedkeuringsworkflows leiden tot verwarring, vertragingen en compliancerisico's, vooral wanneer afwijkingen optreden. Het standaardiseren van factuurgoedkeuringspaden zorgt ervoor dat alle facturen een voorspelbare, efficiënte en conforme route volgen, wat de verwerkingsvariabiliteit vermindert en de interne controles binnen Purchase to Pay - Factuurverwerking versterkt.ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke goedkeuringspaden die facturen afleggen in Microsoft Dynamics 365, en belicht veelvoorkomende afwijkingen van de beoogde processen. Het kwantificeert de impact van deze variaties op doorlooptijd en resource-allocatie. Door deze stromen te visualiseren, helpt ProcessMind goedkeuringspaden te standaardiseren, waardoor de procesnaleving met 10-15% toeneemt en de voorspelbaarheid verbetert.

Vertraagde afhandeling van 3-way matching afwijkingen is een groot knelpunt, waardoor facturen niet op tijd kunnen worden verwerkt voor betaling. Het versnellen van deze oplossing is cruciaal voor het handhaven van efficiënte Purchase to Pay - Factuurverwerking, het voorkomen van late betalingen en het minimaliseren van de middelen die worden besteed aan het beheren van uitzonderingen.ProcessMind identificeert precies waar 3-way matching afwijkingen ontstaan en volgt het volledige oplossingsproces binnen Microsoft Dynamics 365. Het identificeert de gemiddelde tijd die nodig is voor de oplossing en belicht specifieke activiteiten of verantwoordelijke partijen die vertragingen veroorzaken. Dit inzicht helpt de oplostijd van afwijkingen met 15-20% te verminderen, waardoor de algehele factuurverwerking wordt versneld.

Het 6-stappen verbeterpad voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Verkrijg de voorgeconfigureerde Excel template afgestemd op de Purchase to Pay factuurverwerkingsdata van Microsoft Dynamics 365. Dit zorgt ervoor dat uw data overeenkomt met de analyse-structuur van ProcessMind.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste data structure vanaf het begin voorkomt fouten en versnelt uw analyse, waardoor een solide basis wordt gelegd voor nauwkeurige inzichten in factuur workflows.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel template, klaar om gevuld te worden met uw Microsoft Dynamics 365 factuurverwerkingsdata.

UW ONTDEKKINGEN

Onthul de waarheid over uw Dynamics 365 Factuurverwerking

ProcessMind onthult het werkelijke pad van uw facturen binnen Dynamics 365, en toont u precies waar inefficiënties liggen. Krijg heldere visualisaties en datagestuurde inzichten om elke stap te optimaliseren.
  • Visualiseer de daadwerkelijke factuurverwerkingspaden.
  • Spoor knelpunten op die betalingsvertragingen veroorzaken.
  • Identificeer compliancerisico's in factuurworkflows.
  • Kwantificeer de impact van procesverbeteringen.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Tastbare verbeteringen in Factuurverwerking

Deze resultaten tonen de diepgaande efficiëntie en kostenbesparingen die organisaties realiseren door hun Purchase to Pay factuurverwerking te optimaliseren. Via process mining van Microsoft Dynamics 365 `data` verkrijgen bedrijven cruciale inzichten, waardoor ze knelpunten kunnen identificeren en oplossen voor gestroomlijnde operaties.

0 %
Snellere factuurverwerking

Gemiddelde verkorting van de end-to-end doorlooptijd

Process mining identificeert knelpunten en herbewerking, wat leidt tot een aanzienlijk snellere factuurverwerking van ontvangst tot betaling. Dit verbetert de operationele efficiëntie en cashflow.
0 %
Gereduceerde foutpercentages

Minder factuurafwijzingen en -afwijkingen

Door de grondoorzaken van afwijzingen en matchingproblemen vast te stellen, implementeren organisaties gerichte verbeteringen in datakwaliteit en processtappen, wat leidt tot minder handmatige interventies en kostbaar herwerk.
0 %
Lagere verwerkingskosten

Kostenreductie per factuur

Het optimaliseren van de end-to-end factuurstroom, het verminderen van herbewerking en het verbeteren van automatisering verlaagt direct de gemiddelde kosten voor het verwerken van elke factuur.
0 %
Verbeterde tijdige betalingen

Betere naleving van betalingsvoorwaarden

Door vertragingen in het betalingsproces te identificeren en op te lossen, zorgen organisaties ervoor dat meer facturen op of voor hun vervaldatum worden betaald, wat de leveranciersrelaties versterkt en boetes voor late betaling voorkomt.
0 %
Snellere goedkeuringscycli

Kortere tijd voor factuurgoedkeuringen

Process mining onthult knelpunten en afwijkingen in goedkeuringsworkflows, waardoor bedrijven processen kunnen standaardiseren en de tijd die nodig is om facturen goed te keuren kunnen versnellen.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, datakwaliteit en specifieke organisatiedoelen. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij diverse implementaties.

Aanbevolen data

Begin met belangrijke attributes en activiteiten, en breid vervolgens uit naar behoefte voor diepere inzichten.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor elke leveranciersfactuur, die dient als de primaire case ID voor het volgen van de levenscyclus.

Het belang

Dit is de essentiële Case ID die alle gerelateerde events verbindt, waardoor het mogelijk is de gehele levenscyclus van elke individuele factuur te analyseren.

De naam van het specifieke zakelijke event of de taak dat op een bepaald moment binnen de levenscyclus van factuurverwerking plaatsvond.

Het belang

Het definieert de stappen in de proceskaart, waardoor visualisatie van de processtroom en analyse van overgangen tussen verschillende activiteiten mogelijk wordt.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van alle doorlooptijden en duren, en het identificeren van procesknelpunten.

De unieke identificatie voor de leverancier of toeleverancier die de factuur heeft ingediend.

Het belang

Maakt filtering en grondoorzaakanalyse per leverancier mogelijk, wat helpt bij het identificeren van prestatieproblemen of patronen die gekoppeld zijn aan specifieke leveranciers.

De identificatie van de Inkooporder (PO) waaraan de factuur gerelateerd is.

Het belang

Het onderscheidt facturen met een inkooporder (PO) van facturen zonder inkooporder, wat een belangrijke oorzaak is van procesvariatie en cruciaal is voor matchinganalyse.

Het totale factuurbedrag.

Het belang

Maakt analyse mogelijk op basis van financiële waarde, wat helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen op waardevolle facturen en het begrijpen van kostendrijvers.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.

Het belang

Het maakt analyse van prestaties en werkdruk per gebruiker of team mogelijk, en helpt bij het identificeren van automatiseringsniveaus en oorzaken van herbewerking.

De huidige status van de factuur op het moment van data-extractie.

Het belang

Biedt een actueel overzicht van alle facturen, essentieel voor operationele monitoring, werkdrukbeheer en het identificeren van actuele knelpunten.

De datum waarop de factuur betaald zou moeten zijn volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden.

Het belang

Dit is de benchmark voor het meten van tijdige betalingsprestaties, een belangrijke KPI voor financiële gezondheid en leveranciersrelaties.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event is voltooid.

Het belang

Maakt de directe berekening van activiteitsverwerkingstijden mogelijk, wat fundamenteel is voor het identificeren van de meest tijdrovende stappen in het proces.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de initiële invoer van een factuur in het systeem, waardoor een placeholder record wordt gecreëerd voordat de volledige details worden verwerkt. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe record wordt aangemaakt in het leveranciersfactuurregisterjournaal.

Het belang

Deze activiteit markeert de officiële start van de levenscyclus van factuurverwerking. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt helpt de totale verwerkingsduur te meten en identificeert vertragingen in de vroege fase.

Vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van het matchingproces, waarbij factuurdetails overeenkomen met de inkooporder- en goederenontvangstinformatie. Dit event wordt afgeleid wanneer de matchingstatus van de factuur wordt bijgewerkt naar 'Passed'.

Het belang

Succesvolle matching is een belangrijke mijlpaal voor PO-gesteunde facturen, die de geldigheid van de kosten vóór betaling bevestigt. Het is essentieel voor het bijhouden van matching-efficiëntie en automatiseringspercentages.

Deze activiteit markeert de formele indiening van een factuur in een workflow voor beoordeling en goedkeuring. De Dynamics 365 workflow engine registreert expliciet dit indienings event.

Het belang

Dit is het startpunt voor het meten van de gehele goedkeuringscyclus. Het helpt te identificeren hoe lang facturen wachten voordat het goedkeuringsproces überhaupt begint en is de trigger voor goedkeuringsgerelateerde KPI's.

Vertegenwoordigt de definitieve, succesvolle goedkeuring van de factuur binnen de workflow, die deze autoriseert voor boeking en betaling. Dit is een expliciet event dat door de workflow engine wordt gelogd bij voltooiing.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het goedkeuringsproces afsluit. De tijd van 'Factuur Ter Goedkeuring Verzonden' tot dit event is een belangrijke maatstaf voor goedkeuringsefficiëntie en helpt knelpunten te identificeren.

Dit is het formele boekhoudkundige event waarbij de goedgekeurde factuur in het Grootboek wordt opgenomen, waardoor een verplichting ontstaat. Dit is een expliciet, transactioneel event in het systeem.

Het belang

Boeken is de laatste stap vóór betaling en een cruciaal financieel controlepunt. De tijd van 'Invoice Approved' tot 'Invoice Posted' meet de efficiëntie van de laatste boekhoudkundige stappen.

Dit is de laatste activiteit, die het boeken van het betalingsjournaal vertegenwoordigt, dat de betaling creëert en de factuur vereffent. Dit is een expliciet transactioneel event dat de factuurlevenscyclus afsluit.

Het belang

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van het 'invoice-to-pay' proces. Het is de basis voor het meten van de 'On-Time Payment Rate' en de totale end-to-end doorlooptijd.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining gebruikt uw bestaande Microsoft Dynamics 365 event log data om de werkelijke stroom van uw factuurverwerking te visualiseren en analyseren. Het onthult knelpunten, afwijkingen en inefficiënties die mogelijk niet zichtbaar zijn via traditionele rapportage. Deze objectieve, datagestuurde aanpak helpt u te begrijpen hoe het proces werkelijk functioneert.

Door event logs uit Dynamics 365 te analyseren, reconstrueert process mining elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot betaling. Het belicht veelvoorkomende problemen zoals knelpunten in goedkeuringen, buitensporige handmatige interventies en afwijkingen van standaard workflows. Deze gedetailleerde zichtbaarheid helpt de grondoorzaken van vertragingen en fouten vast te stellen.

U heeft doorgaans event log data nodig die gerelateerd is aan uw factuurverwerking, inclusief het factuurnummer als case identifier, activity names en timestamps voor elke actie. Relevante tabellen omvatten vaak diegene die factuurcreatie, goedkeuringen, matching, boeking en betaling traceren. Specifieke fields zoals user IDs en statuses zijn ook waardevol.

U kunt verwachten dat u de factuurgoedkeuringscycli versnelt, handmatige data-invoerfouten vermindert en de totale doorlooptijden van de verwerking aanzienlijk verkort. Veel organisaties bereiken een betere compliance met betalingstermijnen en lagere percentages afgewezen facturen. Het verbetert ook het realtime inzicht in de factuurstatus.

De initiële setup en data-extractie uit Microsoft Dynamics 365 nemen doorgaans enkele weken in beslag, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, kunt u vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten en procesvisualisaties zien. Diepere analyse en bruikbare aanbevelingen volgen kort daarna.

Hoewel basiskennis van Dynamics 365 datastructuren nuttig is, bieden veel process mining tools connectors of begeleiding voor data-extractie. Uw IT-team kan u helpen bij het identificeren van de relevante tabellen en velden, en vervolgens de vereiste event logs exporteren. Geavanceerde programmering is doorgaans niet nodig.

Ja, process mining stelt u in staat om compliance regels te definiëren en te monitoren tegen uw werkelijke factuurverwerkingspaden. Het identificeert automatisch gevallen waarin betalingstermijnen worden geschonden of waarin goedkeuringsworkflows afwijken van vastgestelde beleidsregels. Dit helpt u om niet-compliant gedrag proactief aan te pakken.

De meeste oplossingen zijn cloud-gebaseerd, vereisen internettoegang en rechten om verbinding te maken met uw Dynamics 365 data bron, vaak via API's of directe databasetoegang voor data-extractie. On-premise oplossingen zouden serverinfrastructuur vereisen. Data-opslag en verwerkingskracht variëren per oplossing en datavolume.

Hoewel process mining tools doorgaans niet "integreren" in transactionele zin, maken ze wel verbinding met Dynamics 365 om de benodigde event log data te extraheren. Deze verbinding maakt geautomatiseerde data refreshes mogelijk, zodat uw procesinzichten altijd gebaseerd zijn op de meest actuele operationele data.

Process mining belicht waar handmatige interventies frequent voorkomen en waar facturen vastlopen door matchingproblemen. Door deze pijnpunten te visualiseren, kunt u kansen voor automatisering identificeren, de kwaliteit van stamdata verbeteren en matchingregels verfijnen, waardoor fouten en handmatige inspanningen worden verminderd.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van uw Purchase to Pay - Factuurverwerking

Onthul inefficiënties en verkort de factuurdoorlooptijd met 30% of meer.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin binnen enkele minuten.