Process Mining voor Starters: Zet Data Om in Inzicht

Wat is Process Mining?

Process mining is een manier om je bedrijfsprocessen te doorlichten en te zien wat er echt gebeurt onder de motorkap. Je hoeft niet goud of steenkool te zoeken – je graaft in je IT-data. Process mining software speurt de digitale sporen op die systemen achterlaten (wie deed wat en wanneer) en reconstrueert zo de echte processtromen. Zo krijg je een objectief beeld van hoe werk echt gebeurt – vaak anders dan de mooie flowcharts die ergens liggen te verstoffen. Iemand omschreef het als “een MRI-scan die laat zien hoe je processen echt lopen — niet hoe je denkt dat ze lopen”. Kort gezegd: process mining analyseert data uit IT-systemen en legt problemen en verbeterkansen bloot.

Stel je hebt een proces voor klantorders. Elke stap (order ontvangen, goedkeuren, verzenden, enz.) laat een spoor achter in het systeem. Process mining koppelt die aan elkaar en maakt zo de echte route zichtbaar van elke order. Je vertrouwt niet meer op interviews of aannames: je krijgt een feitelijk, data-gedreven procesbeeld. Het is als een beveiligingscamera die de workflow terugspoelt – je ziet elke afwijking, bocht, loop of omweg.

Voor beginners: stel je bedrijfsproces voor als een wandelpad, en process mining tekent het echte pad op de kaart op basis van sporen, niet het ideale pad dat ooit op papier stond. Soms ziet dat pad er dus uit als een chaotische kronkel in plaats van een rechte lijn (daarover later meer!).

(P.S. Geen geologie of houweel nodig – “minen” gebeurt digitaal.)

Hoe werkt Process Mining?

Hoe gaat deze slimme digitale procesdetective te werk? Het begint met je bestaande IT-data. De meeste organisaties gebruiken systemen als ERP, CRM of helpdesk software, die elke transactie of event registreren. Deze logs bevatten meestal drie belangrijke onderdelen: een Case ID (zoals een ordernummer of ticket ID voor elke case), een Timestamp (wanneer elke stap plaatsvond) en een Activiteit naam (welke stap uitgevoerd werd – bijvoorbeeld “Order Pizza”). De Process Mining tool analyseert de event logs en reconstrueert per case de hele volgorde van events. Door alle cases te verbinden ontstaat automatisch een visuele map van je proces – met alle verschillende routes in beeld.

Kort samengevat werkt Process Mining in een paar belangrijke fases. Het begint met het ophalen van ruwe event data uit je systemen. Die data wordt gebruikt om de echte procesflow te reconstrueren, met alle paden en varianten. Daarna wordt het ontdekte proces vergeleken met het verwachte proces voor het spotten van afwijkingen en verbeterpunten. Tot slot krijg je direct bruikbare inzichten en kun je de prestaties blijven monitoren voor gezonde, efficiënte processen.

De 5 stappen van Process Mining

Data Extractie

Eerst verzamelt de tool event data uit je systemen, zoals alle stappen van het order-to-cash proces van de afgelopen 6 maanden uit je ERP en CRM databases.

Process Discovery

Daarna reconstrueert de software automatisch de ‘as-is’ proces flow. Events worden gekoppeld op case ID en tijd, wat een duidelijk overzicht geeft van hoe het proces echt verloopt.

Conformance Check

Heb je een standaardmodel (zoals BPMN 2.0) van je proces, dan vergelijkt de tool het gevonden proces met het verwachte procesmodel.

Inzichten & Optimalisatie

De tool laat direct zien waar bottlenecks, herbewerkingen of inefficiënties zitten.

Monitoring

Process mining is geen eenmalig project – je kunt je proces continu monitoren.

Na het uitvoeren van Process Mining op bijvoorbeeld je orderproces, zie je direct een diagram van alle routes die orders nemen van begin tot afronding. Sommige orders volgen het ‘happy path’ (rechtstreeks van order naar goedkeuring en verzending zonder problemen), maar veel andere cases gaan terug voor herkeuring, pingpongen tussen afdelingen, of blijven wachten in de wachtrij. Dit ziet er visueel soms ingewikkeld uit; daarom noemt men dit bij veel varianten ook wel een spaghettidiagram. Het belangrijkste is: je ziet nu de werkelijkheid. Misschien gaat 60% van de orders door een herwerk-stap, of vormt een goedkeuringsfase een bottleneck. Met deze inzichten kun je gericht de knelpunten aanpakken.

Het lijkt wel magie!

Zet transactie data om in een interactieve flowchart en zie meteen waar processen soepel lopen en waar het vastloopt.

Process Mining werkt door de digitale “footprints” van je processen te verzamelen en om te zetten in een interactief model.

De magie zit in het ontrafelen van waarheden die verstopt zaten in je data. Zo krijg je dat echte “aha!” moment voor je procesverbetering.

En nee, het is geen zwarte magie of geavanceerde AI (zoals sommigen denken). Gewoon slimme algoritmes zoals de HeuristicsMiner. Toch voelt het magisch als je het resultaat ziet!

Waarom het belangrijk is

Waarom zou je eigenlijk geven om Process Mining? In de zakelijke wereld is kennis macht – en Process Mining geeft je inzichten in je processen die je eerder niet had. Dit zijn de belangrijkste voordelen en redenen waarom Process Mining onmisbaar is voor organisaties:

Transparantie & Inzicht:

Heb je het idee dat iets in de workflow van jouw afdeling voor vertraging zorgt, maar weet je niet precies wat? Process Mining onthult deze blinde vlekken en visualiseert het echte proces, zodat meteen duidelijk wordt waar het goed of fout gaat. Gokken of onderbuikgevoel is verleden tijd – je werkt op harde data. Deze transparantie is de eerste stap naar verbetering.

Efficiëntieslag:

Met helder inzicht ontdek je waar inefficiënties, bottlenecks of overbodige stappen zitten in je process flows. Misschien blijven facturen lang liggen voor goedkeuring, of nemen klanten twee keer contact op omdat ze geen update krijgen. Door dit aan te pakken, optimaliseer je de workflow. Het resultaat? Kortere doorlooptijden en meer productiviteit. Organisaties die Process Mining inzetten, realiseren tot 30–50% snellere processen. Snelheid leidt tot blije klanten én medewerkers (en minder hoofdpijn).

Kostenbesparing:

Tijd is geld – dus efficiënter werken betekent direct besparen. Bottlenecks oplossen leidt tot minder overwerk, minder herstelkosten en slimmer gebruik van resources. Sommige organisaties besparen miljoenen door betere aanpak van bulkprocessen zoals order management en inkoop. Door problemen vroeg te traceren – of zelfs te voorkomen – bespaar je flinke herstelkosten achteraf.

Betere Compliance & Kwaliteit:

Process Mining fungeert ook als digitale auditor. Je ziet direct wanneer verplichte stappen worden overgeslagen of verkeerd verlopen. In sectoren als finance of healthcare – waar compliance en strikte protocollen essentieel zijn – zorgt Process Mining dat iedereen zich aan de regels houdt. Afwijkingen snel signaleren voorkomt boetes en problemen met kwaliteit. Standaardroutes inzichtelijk maken helpt best practices te standaardiseren en fouten te verminderen – dus betere uitkomsten.

Betere Klantbeleving:

Als je processen soepel lopen, merken klanten dat. Orders vertrekken op tijd, service wacht niet op zich en fouten nemen af – allemaal voor een betere klantbeleving. Process Mining brengt frictiepunten in beeld die klanttevredenheid beïnvloeden, zoals een goedkeuring die te lang duurt. Soms kun je zo’n stap automatiseren of versnellen. Het resultaat: een betrouwbaar, klantvriendelijk proces met loyale klanten.

Data‑Driven Cultuur:

Process Mining stimuleert besluiten op basis van data, niet op gevoel. IT en business komen zo op één lijn met dezelfde inzichten. Daardoor ontstaat een cultuur waarin altijd eerst wordt gevraagd: “Wat zeggen de data?“. Op de lange termijn geeft deze data‑driven aanpak een voordeel – verbeteringen zijn meetbaar en onderbouwd. Zo verbeter je bedrijfsprocessen écht.

The Good, the Bad, and the Ugly

Laten we eerlijk zijn over process mining – de voordelen, de problemen en de valkuilen. Het doet een beetje denken aan een klassieke westernfilm:

• The Good: de sterke kanten van process mining
• The Bad: de beperkingen en waar je op moet letten
• The Ugly: wat er mis kan gaan als je niet oppast.

Laten we het verder uitzoeken.

The Good

Process mining levert sterke voordelen op. Het is objectief – je krijgt direct helder inzicht in je processen, niet alleen meningen of oude documentatie. Daarmee ontdek je sneller én preciezer waar het misgaat. Ook is het snel: waar interviews en handmatig mappen weken duurden, levert process mining in enkele minuten visuele inzichten op zodra je data klaarstaat. Ontdek quick wins (zoals taken die je direct kunt automatiseren) en overtuig collega’s met datagedreven visuals.

Nog een voordeel: zeer breed inzetbaar – het werkt voor elk proces met “gestructureerde process data” (sales, finance, IT, klantcontact, noem maar op) als er maar data is. Meer voorbeelden? Kijk in onze use-case sectie voor details. Naast process visualisatie bieden dashboards en slimme interfaces inzichten aan de hele organisatie, niet alleen aan data scientists. Kortom: betere inzichten, meer efficiency en meer grip met process mining.

The Bad

Natuurlijk is het niet alleen maar rozengeur en maneschijn. Er zijn wel degelijk beperkingen en uitdagingen waar je met process mining rekening mee moet houden. Data-afhankelijkheid is een grote – de analyse is zo goed als de data die je hebt. Als bepaalde stappen niet vastgelegd worden in je IT-systemen of als data incompleet of rommelig is, krijg je een vertekend beeld. (Garbage in, garbage out – ook hier geldt die regel! Data opschonen en voorbereiden kost vaak veel werk.) Process mining lost zelf niets op – je ziet waar de knelpunten zitten, maar het echte oplossen moet je nog steeds zelf doen. Zie het als een diagnostisch hulpmiddel, niet als wondermiddel.

Een andere uitdaging: complexiteit van interpretatie. Een process map met tientallen lussen en vertakkingen kan overweldigend zijn. Het vraagt om kennis (en samenwerking met procesexperts) om resultaten goed te duiden en tot actie te komen. Dan het kostenplaatje – sommige process mining software kan prijzig zijn qua licentie en vraagt vaak flink wat IT-inzet bij de start.

De reden waarom we ProcessMind hebben gebouwd was simpel: de markt maakte process mining complex, duur en lastig om op te zetten. Wij hebben dat veranderd door een self-service tool te maken waarin jarenlange ervaring is vertaald naar iets dat iedereen kan gebruiken – zonder IT-hoofdpijn. En ja, het is ook betaalbaar.

Christiaan Esmeijer - CEO ProcessMind

Tot slot wordt niet alles altijd vastgelegd; handmatige stappen of gesprekken die buiten systemen om gaan, zie je niet terug. Dus mensenkennis blijft nodig. Deze “mindere” kanten halen niets af van de waarde, maar laten zien dat process mining geen druk-op-de-knop-magie is. Nog een reden om ProcessMind te proberen: wij bieden als enige de optie om handmatige stappen toe te voegen met de process designer – zo krijg je wél een compleet procesoverzicht.

The Ugly

Nu de valkuilen – de “ugly” kant als je process mining niet goed inzet. Een bekende valkuil is data verkeerd interpreteren en verkeerde conclusies trekken. Check bevindingen altijd met mensen die het proces kennen, anders los je het verkeerde op of maak je het erger.

Process mining is geen wondermiddel… het is een discovery tool, zoals een röntgenfoto of echo. Verwacht dus niet dat process mining automatisch problemen oplost of menselijke beoordeling vervangt. Zonder goed verandermanagement en opvolging gebeuren er zelfs met de beste inzichten alsnog niks.

Een andere valkuil: process mining gebruiken als “afrekentool” – bijvoorbeeld mensen aanspreken op trage dossiers. Doe dat niet; dat leidt tot angst en weerstand. Transparantie is bedoeld om het proces te verbeteren, niet om iemand de schuld te geven. Voelt je team zich bekeken, dan werkt niemand mee en mislukt het project. Zonder plan is het ook riskant: je raakt verdwaald in data en spaghetti-diagrammen zonder overzicht. Bedrijven die geen duidelijke doelen stellen krijgen verwarring cadeau. En verwacht niet dat process mining magisch alle problemen oplost – dat gebeurt niet.

How (Not) to Use Process Mining

Net als elk krachtig software tool kan Process Mining goed worden ingezet – of juist helemaal verkeerd. Hieronder vind je veelgemaakte fouten en wat je in plaats daarvan zou moeten doen met process mining in jouw organisatie:

Spring niet zonder duidelijk doel in het diepe.

Als je process mining aanvliegt als een zoektocht zonder plan (“we zien wel wat eruit komt!”), raak je snel verstrikt in endless analyse. Stel daarom vooraf een heldere vraag of doel, zoals “Waarom duurt factuurgoedkeuring meer dan 10 dagen?” of “Kunnen we de onboarding tijd van klanten met 20% verkorten?”. Een scherp focuspunt helpt je analyse en houdt het project behapbaar.

Direct proberen!

Verwacht geen toverstaf.

Een mooie process mining tool aanschaffen, lost niet vanzelf je procesproblemen op. Zie het als een diagnostisch hulpmiddel, niet als een one-click oplossing. Ga de resultaten goed na, bespreek ze in je team, en voer verbeteringen echt door. De software laat bijvoorbeeld zien dat goedkeuringen vertragen, maar sneller maken of extra capaciteit regelen moet je nog steeds zelf doen. Het is als een GPS: het wijst je de beste route, maar rijden moet je zelf.

Werk niet in je eentje in een silo.

Process mining lijkt vooral data-gedreven, maar context is essentieel. Ben je analyst, ga dan niet alleen zitten crunch-en, maar stem af met collega’s die het proces dagelijks uitvoeren. Zij weten waarom sommige stappen bestaan (soms is er een goede reden of workaround). Betrek ook IT voor data toegang en controle. Process mining werkt het beste als teamsport: combineer data-kracht met proceskennis uit de praktijk.

Vergeet de menselijke kant niet.

Process mining gaat niet om het bestraffen van medewerkers; het draait om het verbeteren van het proces als geheel. Maak dat voor iedereen duidelijk. Betrek proceseigenaren en het team vanaf het begin en presenteer het initiatief positief (bijvoorbeeld “We zoeken verbeterkansen, niet naar het beoordelen van prestaties”). Blijkt dat iemands werk langer duurt, bespreek dan samen waarom – misschien zijn er veel taken of werkt het systeem traag. Transparantie is een kans voor groei van het proces, geen middel om met de vinger te wijzen.

Gebruik géén slechte data.

Ken je de uitdrukking “garbage in, garbage out”? Slechte data leidt tot slechte inzichten bij process mining. Ga niet aan de slag als je data niet op orde is – ontbrekende timestamps, verschillende case ID’s of dubbele records sturen je op een dwaalspoor. Investeer in datapreparatie: maak logs schoon, koppel data van verschillende bronnen en snap goed waar je dataset voor staat. Dit loont altijd met betere, betrouwbare resultaten.

Zo start je met process mining

Klaar om in process mining te duiken? Mooi! Beginnen klinkt misschien spannend, maar het hoeft niet moeilijk te zijn. Hier vind je een stapsgewijze aanpak voor organisaties die aan de slag willen met process mining:

Leer & Stem Af

Begin met de basis (goed bezig, want je leest deze gids al!). Zorg dat belangrijke stakeholders begrijpen wat process mining is en wat het oplevert.

Deel voorbeelden of cases om iedereen te betrekken. Het helpt als er een klein enthousiast kernteam of ambassadeur is, bijvoorbeeld uit het procesoptimalisatieteam, een IT-analist of business manager die iets wil verbeteren.

Zorg voor wat buzz: “We hebben een gave nieuwe manier om naar onze process data te kijken – laten we het proberen!” Enthousiasme werkt aanstekelijk.

Kies een proces (begin klein)

Probeer niet alles tegelijk. Kies één belangrijk en overzichtelijk proces als pilot, liefst met bekende problemen en beschikbare data. Denk aan een trage factuurafhandeling of een onduidelijk support ticket proces.

Beperk je scope: bijvoorbeeld één businessunit of productlijn, niet meteen het hele bedrijf wereldwijd. Met een kleine pilot laat je snel het nut zien. Het is als je teen in het water steken voor je duikt.

Data verzamelen & voorbereiden

Heb je het juiste proces gekozen? Verzamel dan de data, meestal samen met IT. Denk aan event logs uit je ERP of financiële systeem. Geen zorgen: moderne process mining tools hebben vaak standaard connectors voor systemen als SAP en Microsoft.

Maak de data schoon: verwijder fouten, maak data formats gelijk en zorg voor een unieke case ID. Data preparation is even werk, maar cruciaal. (Tip: begin met bijvoorbeeld één maand data als proef.)

Perfect hoeft niet, zolang de data betrouwbaar is. Je kunt alleen analyseren wat je vertrouwt – hiermee leg je je basis.

Kies een tool & analyseer

Nu het leuke deel: analyseren met process mining software! Er zijn veel tools, van open-source tot enterprise, zoals Celonis, UiPath of Microsoft. Kies wat bij jouw organisatie en ervaring past. Net gestart? Gebruik een tool met free trial of cloudoplossing waar je meteen een Excel event log uploadt.

Laad je data in en de software tekent een interactief model of flowchart. Dit is het inzicht-moment. Bekijk de hoofdflow, takken, doorlooptijden en routes. Gebruik filters om variants (‘alle orders >30 dagen’) uit te lichten.

Vind bottlenecks of patronen. Misschien loopt 30% van de orders onnodig door extra goedkeuringen, of presteert team A sneller dan team B—waarom? Maak aantekeningen. Je kunt meestal diagrammen of screenshots exporteren.

Analyseer & maak een plan

Bespreek je bevindingen met het team. Nodig de mensen uit die het proces kennen (managers, frontlinie, analisten). Toets de inzichten: “We zien veel terug naar ‘data correctie’ — klopt dat?” “Ja, als het formulier niet goed is, sturen we het terug.”

Begrijp waarom het proces zo verloopt en bedenk oplossingen voor de grootste knelpunten. Voeg bijvoorbeeld een checklist toe om fouten te voorkomen. Of maak managergoedkeuring optioneel bij lage orders. Geef prioriteit aan de verbeteringen met meeste impact. Stel meetbare doelen zoals “20% kortere doorlooptijd”. Schrijf dit op – een voor-en-na vergelijking is altijd waardevol!

Implementeer, meet & schaal

Voer je verbeteringen door: pas de procedure aan, optimaliseer software, train collega’s. Meet het effect met process mining of met oude metrics. Is de verwerkingstijd gedaald? Zijn er minder herhalingen? Vier de resultaten – je procescirkel is met data rond!

Is je pilot geslaagd? Pak daarna het volgende proces of een nieuwe afdeling. Veel organisaties bouwen zo verder aan process mining, soms met een Center of Excellence. Blijf processen monitoren zodat verbeteringen duurzaam zijn.

Herhaal dit en process mining wordt vanzelf een vast onderdeel van je bedrijfsvoering.

Waar past ProcessMind?

Misschien vraag je je af: “Klinkt goed, maar hoe maak ik dit nou makkelijk?” Dan is er ProcessMind – een tool die process mining en procesverbetering super toegankelijk maakt, zeker voor starters. Zonder hier een verkooppraatje van te maken: we nemen ProcessMind als voorbeeld van hoe moderne software dit hele traject eenvoudiger maakt.

Wil je direct starten? Probeer ProcessMind gratis en merk hoe snel je inzichten uit je data haalt.

• One-Stop Shop (Geïntegreerd Platform): ProcessMind is meer dan een gewone process mining tool; het biedt meerdere functies in één platform. Je maakt een procesmodel, mined direct het proces met data en kunt zelfs aanpassingen simuleren – allemaal in één omgeving. Normaal gesproken modelleer je in de ene tool, analyseer je in een andere, maar hier kan dat samen. Je bouwt bijvoorbeeld via drag-and-drop een workflow in BPMN 2.0 en legt daar meteen echte uitvoeringsdata op. Zo zie je live hoe de praktijk afwijkt van het ideale model. Je hoeft nooit meer te puzzelen met losse tools – alles is geïntegreerd. Door process mining data direct te tonen op het design canvas (met interactieve filters en grafieken) overbrug je het gat tussen theorie en praktijk. ProcessMind is het centrale dashboard voor procesbegrip én verbetering.

• Supersnelle & Makkelijke Start: Wat ProcessMind onderscheidt is het eenvoudige opstarten. Denk aan data extractie en voorbereiding: ProcessMind minimaliseert het gedoe. Je integreert data moeiteloos – laad vanuit verschillende bronnen gegevens zonder groots IT-project. Je hebt geen perfecte data nodig; je uploadt gewoon je huidige Excel-bestanden en gaat aan de slag. Ideaal voor beginners: je hoeft niet weken te investeren in data opschonen of een datawarehouse. Sleep bijvoorbeeld een export uit je CRM in het platform, en ProcessMind doet de rest. Problemen worden automatisch opgespoord en geholpen, zodat je weinig technisch werk hebt. Het motto: “Geen perfecte data? Geen probleem!” – begin gewoon met wat je hebt. Zo is instappen veel makkelijker.

• Samenwerken & Inzicht: Is je data eenmaal geladen, dan levert ProcessMind sterke analyses en dashboards standaard. Je koppelt het ontdekte procesmodel aan prestatiecijfers, maakt grafieken en stelt dashboards samen om bijvoorbeeld doorlooptijden en afwijkingen te monitoren. Alles is aanpasbaar én te delen, dus teams werken samen op basis van dezelfde feiten. Maak bijvoorbeeld een dashboard met orders die langer dan 5 dagen vastzitten en deel dat met je order management team. Omdat het platform cloud-based is en bedoeld voor business users, kunnen meerdere collega’s tegelijk meedoen, reageren en verbeteren. Het stimuleert echt een self-service en samenwerkende aanpak van proces-inzicht – geen wachtrijen voor rapportages. Iedereen met toegang kan de data via een gebruiksvriendelijke interface verkennen, vragen stellen (“Laat alleen cases van vorige maand zien”) en direct antwoord krijgen.

• End-to-End Verbetering: ProcessMind stopt niet bij visualisatie; het helpt je het proces rond te maken. Gebruik ingebouwde simulatie voor “wat-als” scenario’s (zoals: “Wat als we één extra medewerker toevoegen bij deze bottleneck – hoe snel gaat het dan?”). Pas direct het procesontwerp aan en zie het effect op prestaties, zodat design en mining gecombineerd worden. Doordat alles in één platform zit, loopt optimaliseren soepel: ontwerp, communiceer (het platform is meteen procesdocumentatie), en monitor het effect opnieuw. Dat past precies bij continuous improvement methodes (zoals Lean Six Sigma) en biedt daar een praktisch hulpmiddel bij. Kortom, ProcessMind maakt praktisch elk deel van verbetering eenvoudiger – van ontdekken tot uitvoeren – zodat organisaties zonder groot analytics-team óók profiteren van process mining.

Best Practices en Pro Tips

Ter afsluiting: de beste praktijken en slimme tips voor succesvolle process mining. Praktisch bewezen inzichten die jouw succes vergroten:

Met deze best practices vergroot je je kans op succes. Zie ze als een kompas voor jouw process mining. Ze helpen je valkuilen te vermijden, echte resultaten te boeken en verbeteringen vast te houden. Process mining wordt dan een onmisbaar onderdeel van je business improvement toolkit – bijna een gewoonte om altijd datagedreven je processen te checken. In combinatie met creativiteit en daadkracht kun je eindeloos optimaliseren.

Happy mining!