Wat is process mining?

Wat is process mining?

Process mining-software analyseert event logs om te laten zien hoe bedrijfsprocessen werkelijk verlopen. De software reconstrueert echte procesflows uit digitale registraties in IT-systemen, waaronder ERP-platforms zoals SAP, CRM-platforms zoals Salesforce, helpdeskt tools en andere applicaties die transacties vastleggen. Je kunt werkelijke workflows vergelijken met het ideale proces, inefficiënties identificeren en prestaties verbeteren. Process mining-oplossingen zoals ProcessMind maken dat eenvoudiger. Bekijk voor een vergelijking onze blog over de beste process mining-tools van 2026.

Wil van der Aalst, een pionier op het gebied van process mining, noemt het een MRI-scan voor je bedrijf. Het laat zien hoe processen echt verlopen en maakt inefficiënties, knelpunten en verbetermogelijkheden zichtbaar. Die transparantie vormt een basis voor digitale transformatie en continue verbetering. Lees meer in onze strategische gids voor datagedreven procesverbetering.

Stel je voor dat je klantorders beheert: elke stap, van het ontvangen en goedkeuren van een order tot het verzenden ervan, laat een digitale registratie achter. Process mining koppelt deze registraties om de werkelijke route van elke order in kaart te brengen. In plaats van af te gaan op interviews of giswerk, krijg je een datagedreven diagram met elke omweg en afwijking. Als je proces een wandelroute was, zou process mining de route tekenen op basis van voetafdrukken, niet alleen van de geplande route. Soms ontstaat een wirwar die laat zien waar verbetering nodig is.

Geen geologie of houweel nodig. Het ‘minen’ gebeurt digitaal en de inzichten zijn echt.

Hoe werkt process mining?

Process mining analyseert event logs uit je IT-systemen. De meeste systemen registreren elke transactie of gebeurtenis, met drie belangrijke elementen: Case-ID (order- of ticketnummer), Timestamp (wanneer elke stap plaatsvond) en Activiteitsnaam (wat er is gedaan). Process mining-software leest deze event logs in en reconstrueert de volgorde van activiteiten voor elke case. Door alle cases met elkaar te verbinden, genereert het process mining-algoritme een visueel procesdiagram met elk pad dat je proces kan volgen, inclusief zeldzame uitzonderingen en niet-gedocumenteerde workarounds. Lees meer over waar je data vindt en welke dataformaten je nodig hebt.

Drie typen process mining

Process mining kent drie hoofdtypen, elk met een ander doel:

1. Process Discovery is het meest voorkomende type. Discovery-algoritmen genereren automatisch een procesmodel uit je eventlogdata, zonder dat voorafgaande kennis nodig is. Je uploadt je data en de process mining-software laat zien hoe je proces werkelijk werkt. Dit is het startpunt van de meeste process mining-projecten.

2. Conformance Checking vergelijkt het ontdekte proces, of het ‘as-is’-model, met een referentie- of ‘to-be’-model om afwijkingen te vinden. Het beantwoordt de vraag: ‘Volgen we het voorgeschreven proces?’ Conformance checking is essentieel voor compliance-audits, het identificeren van beleidsovertredingen en het meten van de mate waarin de werkelijkheid overeenkomt met het beoogde ontwerp.

3. Process Enhancement, ook wel process extension genoemd, verrijkt een bestaand procesmodel met extra data uit event logs. Enhancement voegt prestatiemaatstaven toe, zoals de duur van knelpunten, wachttijden en het gebruik van bronnen, aan je procesmap. Zo verandert een statisch procesdiagram in een dynamisch prestatiedashboard.

De meeste process mining-tools, waaronder ProcessMind, ondersteunen alle drie de typen. Een typisch project begint met discovery, gebruikt conformance checking om het proces aan standaarden te toetsen en past daarna enhancement toe om optimalisatiemogelijkheden te vinden.

Het lijkt wel magie!

Data omzetten in visuele diagrammen kan magisch lijken, maar de echte waarde zit in de ‘aha!’-momenten waarop verborgen inzichten duidelijk worden. Dat maakt process mining zo belangrijk voor procesverbetering.

Iedereen kan process mining gebruiken

Moderne process mining-tools zoals ProcessMind zijn volwassen en gebruiksvriendelijk. Daardoor kunnen ook zakelijke gebruikers met procesverbetering aan de slag. Dit zijn de 5 stappen om met process mining te beginnen:

De 5 stappen van process mining

Data-extractie

Verzamel eventdata uit je systemen, bijvoorbeeld elke stap in je order-to-cash-proces. Een Excel-bestand is voldoende.

Process Discovery

Gebruik process mining-software om de ‘as-is’-procesflow automatisch te reconstrueren door events te koppelen via hun Case ID en tijdsvolgorde.

Conformance Check

Upload of maak een BPMN-model dat laat zien hoe het proces zou moeten werken. De process mining-tool vergelijkt het ontdekte proces met het verwachte proces.

Inzichten en optimalisatie

Gebruik procesdashboards om knelpunten, herstelwerk en inefficiënties precies te vinden. Ga daarna aan de slag met het optimaliseren van je bedrijfsproces.

Monitoring

Process mining is geen eenmalig project. Bewaak je proces continu en blijf het verbeteren.

Waarom process mining belangrijk is

Process mining is een bewezen technologie waarmee organisaties wereldwijd veel waarde hebben gevonden. Vroege process mining-projecten waren vooral weggelegd voor grote ondernemingen, maar process mining-toepassingen zoals ProcessMind maken procesinzichten nu toegankelijk voor organisaties van elke omvang. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

Transparantie en inzicht
Process mining maakt blinde vlekken in workflows zichtbaar en laat zien waar het werk goed of fout gaat. Geen giswerk meer. Je krijgt harde feiten.

Efficiëntiewinst
Vind inefficiënties, knelpunten en overbodige stappen. Vereenvoudig workflows om doorlooptijden te verkorten en de productiviteit te verbeteren.

Kostenbesparing
Efficiëntere processen verlagen de kosten direct. Door bottlenecks weg te nemen, beperk je overwerk, voorkom je herstelwerk en gebruik je bronnen beter.

Betere compliance en kwaliteit
Process mining werkt als een compliance-auditor en maakt overgeslagen of verkeerd uitgevoerde stappen zichtbaar. Dat is belangrijk voor gereguleerde sectoren en organisaties die ISO-certificeringen nastreven.

Betere klantervaring
Als processen soepel verlopen, merken klanten dat. Met process mining vind je knelpunten en verbeter je de tevredenheid.

Datagedreven cultuur:
Process mining ondersteunt datagedreven beslissingen en brengt IT- en bedrijfsteams samen rond dezelfde feiten.

Het goede, het slechte en het lelijke

Het goede

• Process mining geeft je een objectief beeld. Je ziet wat er echt gebeurt, niet alleen wat mensen denken dat er gebeurt.
• Je stelt problemen sneller en nauwkeuriger vast. Analyses die vroeger weken duurden, kosten nu soms maar enkele minuten.
• Process mining werkt voor elk proces met gestructureerde data. In de praktijk gaat het om bijna elk proces dat door IT-systemen wordt ondersteund.
• Procesdashboards maken deze inzichten beschikbaar voor bedrijfsteams, niet alleen voor data scientists.

Het slechte

• Garbage in, garbage out. De betrouwbaarheid van je analyse hangt af van de kwaliteit van de data.
• Data opschonen en voorbereiden kost tijd. We maken dat zo eenvoudig mogelijk, maar datavoorbereiding is vaak het lastigste onderdeel.
• Process mining lost problemen niet vanzelf op. Het laat zien waar problemen zitten, maar je moet ze nog steeds oplossen.

We hebben ProcessMind gebouwd om process mining eenvoudig, betaalbaar en makkelijk in te richten te maken. Dankzij onze jarenlange ervaring kan iedereen ermee aan de slag.

Christiaan Esmeijer - CEO van ProcessMind

Het slechte

• Complexe procesmodellen kunnen overweldigend zijn en vragen om de nodige kennis om ze goed te interpreteren.
• Handmatige stappen en gesprekken die niet worden gelogd, verschijnen niet in de data. Process mining vervangt daarom de kennis van mensen niet. Met de process designer van ProcessMind kun je handmatige stappen toevoegen. Meer over BPMN lees je in Wat is BPMN?.

Het lelijke

• Sommige tools zijn duur en vragen ondersteuning van IT bij het inrichten.
• Als je data verkeerd interpreteert, kunnen de conclusies onjuist zijn. Bespreek bevindingen altijd met mensen die het proces kennen. Process mining is een ontdekkingstool, geen wondermiddel.
• Als je process mining inzet als een Big Brother-tool tegen medewerkers, creëer je angst en weerstand. Transparantie moet processen verbeteren, niet mensen de schuld geven.
• Zonder plan verdrink je al snel in data. Bepaal duidelijke doelen en houd er rekening mee dat process mining niet elk probleem vanzelf oplost.

Het lelijke

Zo gebruik je process mining niet

Net als elk krachtig hulpmiddel kun je process mining verstandig inzetten, maar ook verkeerd gebruiken. Om je op weg te helpen, volgen hier veelvoorkomende dingen die je beter niet kunt doen, met wat je in plaats daarvan wel kunt doen in je organisatie:

Begin niet zonder duidelijk doel.

Ga er niet van uit dat het een toverstaf is

Een business-process-miningtool kopen lost je procesproblemen niet automatisch op. Het is een hulpmiddel voor diagnose, geen oplossing met één klik. Zie het als een GPS: die toont de beste route, maar je moet nog steeds zelf rijden.

Duik in de resultaten, bespreek ze met je team en voer veranderingen door. De software kan laten zien dat goedkeuringen traag verlopen, maar je moet het goedkeuringsproces nog steeds verbeteren of extra bronnen inzetten.

Ga er niet van uit dat het een toverstaf is

Werk niet op jezelf. Werk met een helder doel.

Vergeet de menselijke kant niet.

Process mining gaat niet over het betrappen van mensen die iets verkeerd doen. Het gaat om het verbeteren van de totale procesflow.

Zorg dat iedereen dit begrijpt. Betrek proceseigenaren en medewerkers vroeg bij het traject. Als de bevindingen laten zien dat iemand langer over het werk doet, bespreek dan wat de oorzaak kan zijn. Misschien behandelt die persoon nog tien andere taken of vertraagt het systeem het werk. Gebruik transparantie om het proces te verbeteren, niet om schuldigen aan te wijzen.

Vergeet de menselijke kant niet.

Gebruik geen data van slechte kwaliteit.

Zo ga je aan de slag

Klaar om process mining te proberen? Dit is een eenvoudige route:

Informeer en stem af

Zorg dat belangrijke stakeholders begrijpen wat process mining is en wat je ermee kunt doen.

Deel voorbeelden of cases om iedereen op één lijn te krijgen. Het helpt om een klein kernteam of een enthousiaste kartrekker te hebben. Dat kan iemand zijn uit procesverbetering, een IT-analist of een businessmanager die een specifiek knelpunt wil aanpakken.

Bouw wat momentum op:
“We hebben een nieuwe manier om onze procesdata te onderzoeken. Laten we het proberen.”

Kies een proces (begin klein)

Kies voor de pilot één belangrijk maar beheersbaar proces. Goede kandidaten hebben bekende problemen of inefficiënties en data die makkelijk beschikbaar is. Misschien zijn er klachten over vertragingen in het factuurgoedkeuringsproces of is het proces voor supporttickets een black box.

Beperk de scope tot één bedrijfsonderdeel of productlijn, in plaats van de hele wereldwijde organisatie. Met een gerichte pilot toon je snel de waarde aan.

Verzamel en bereid data voor

Extraheer de data voor het pilotproces op de eenvoudigste manier. Gebruik Excel- of csv-exports uit je systemen om snel te beginnen. Schakel IT in als je hulp nodig hebt bij de toegang tot event logs of het combineren van data uit verschillende bronnen.

Begin met een kleinere steekproef voor de eerste runs, bijvoorbeeld data van één maand. Breid daarna uit zodra alles klopt.

Maak de data schoon: standaardiseer datumindelingen, controleer of elk event een case-ID heeft en voer vergelijkbare controles uit. Datavoorbereiding is vaak de meest vervelende stap, maar wel essentieel.

Analyseer je data

Nu begint de analyse: laad je data en laat de process-miningsoftware je eerste procesmodel genereren.

Valideer de data in de process-miningapplicatie en controleer of alles klopt, waaronder het aantal cases en de tijdsperiodes. Pas je datavoorbereiding aan en probeer het opnieuw als dat niet zo is.

Bekijk het process-miningdiagram. Controleer de hoofdflow, vertakkingen, bestede tijd en het aantal cases dat elk pad volgt. Gebruik filters of sliders om specifieke varianten te bekijken, zoals orders die langer dan 30 dagen duurden.

Zoek naar bottlenecks en patronen. Misschien gaat 30% van de orders door drie extra goedkeuringsstappen, waardoor vertraging ontstaat. Of team A rondt het werk sneller af dan team B. Hoe komt dat? Maak aantekeningen. Met de meeste tools kun je diagrammen of screenshots exporteren, handig voor later.

Interpreteer de resultaten en plan verbeteringen

Breng het team samen om te bespreken wat je hebt gevonden en de resultaten te valideren. Betrek mensen die het proces goed kennen, zoals managers en medewerkers op de werkvloer, samen met je analisten. “We zien veel lussen terug naar de stap ‘data corrigeren’.” Een teamlid kan dan zeggen: “Dat komt doordat we het formulier terugsturen als het verkeerd is ingevuld.”

Bedenk oplossingen voor de grootste problemen. Bijvoorbeeld: “Wat als we een checklist toevoegen om fouten in formulieren vooraf te beperken?” Of: “Kunnen we goedkeuring door een manager overslaan bij orders met een lage waarde om tijd te besparen?”

Geef prioriteit aan verbeteringen met de grootste impact. Bepaal meetpunten, zoals “de gemiddelde doorlooptijd met 20% verkorten”, zodat je weet wanneer het doel is bereikt.

Voer uit, meet en schaal op

Voer de geplande veranderingen door in het echte proces.

Gebruik process mining opnieuw zodra de veranderingen zijn doorgevoerd om het effect te meten. Is de gemiddelde verwerkingstijd gedaald? Zijn er minder lussen of gevallen van herstelwerk? Zo sluit je de verbetercyclus met data.

Als de pilot succesvol is afgerond, kun je opschalen. Pak het volgende probleemproces aan of breid process mining uit naar andere afdelingen. Veel organisaties bouwen voort op een eerste succes en zetten een breder process-miningprogramma op, soms met een Center of Excellence als ondersteuning.

Waar ProcessMind past

Use-cases voor process mining

Elk bedrijfsproces dat een digitaal spoor achterlaat, kun je analyseren met process mining. Dit zijn de meest voorkomende use-cases:

• Order-to-Cash (O2C): Analyseer de volledige levenscyclus van een order, van klantorder tot ontvangst van de betaling. Process mining maakt vertragingen zichtbaar in orderafhandeling, factuurverwerking en het innen van betalingen.
• Procure-to-Pay (P2P): Vind inefficiënties in inkoopworkflows, van aanvraag tot betaling aan de leverancier. Process mining brengt ongeautoriseerde aankopen, late betalingen en knelpunten bij goedkeuringen aan het licht.
• IT Service Management (ITSM): Analyseer ticketdata van de servicedesk om trage oplossingsroutes, onnodige escalaties en SLA-overtredingen te vinden.
• Onboarding van klanten: Breng in beeld hoe nieuwe klanten de onboarding doorlopen en ontdek waar uitval of vertraging ontstaat.
• Claimverwerking: Verzekeraars en zorgorganisaties gebruiken process mining om de afhandeling van claims efficiënter te maken en doorlooptijden te verkorten.
• Productie en supplychain: Volg productieworkflows en logistiek om problemen met kwaliteitscontrole, vertragingen en knelpunten in de inzet van bronnen te vinden.

Process mining werkt met data uit elk systeem dat events registreert: ERP-systemen zoals SAP, Oracle en Microsoft Dynamics; CRM-platforms zoals Salesforce en HubSpot; helpdes tools zoals ServiceNow en Zendesk; en maatwerkapplicaties. Als je systeem een timestamp, activiteit en case-ID registreert, kun je de data analyseren.

Process mining versus procesmapping

Wat is het verschil tussen process mining en procesmapping? Ze vullen elkaar aan, maar werken op een andere manier:

Procesmapping is nuttig voor het ontwerpen van nieuwe processen, terwijl process mining laat zien wat er echt gebeurt. De beste resultaten krijg je door beide te combineren: gebruik process mining om het ‘as-is’-proces te ontdekken en gebruik daarna procesmapping of BPMN-modellering om het verbeterde ‘to-be’-proces te ontwerpen. ProcessMind ondersteunt beide workflows op één platform.