> Continue procesverbetering > Inkoopfactuurverwerking

Verbeter uw crediteurenfactuurverwerking

Ontgrendel efficiëntie met onze 6-stappen optimalisatiegids.
Verbeter uw crediteurenfactuurverwerking
Uitdagingen (8) Doelen (8) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)
Proces: Inkoopfactuurverwerking
Systeem: Elk systeem
Datatemplate downloaden

Optimaliseer uw inkoopfactuurverwerking

ProcessMind helpt u verborgen inefficiënties in uw Crediteurenfactuurverwerking te ontdekken. Het onthult knelpunten, identificeert herstel-loops en benadrukt gebieden waar handmatige interventies vertragingen veroorzaken. Door uw data te analyseren, kunt u uw operaties stroomlijnen en verwerkingskosten verlagen. Krijg helder inzicht in de ware prestaties van uw systeem.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om uw efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de Datatemplategids om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Ontdek het volledige potentieel van uw inkoopfactuurverwerking (AP) met ProcessMind. Ons geavanceerde process mining platform duikt diep in de event logs van uw bestaande systemen, ongeacht welk ERP- of bronsysteem u gebruikt. Wij laten u niet alleen zien wat er zou moeten gebeuren; we onthullen wat er daadwerkelijk gebeurt, stap voor stap, bij elke afzonderlijke factuur. Ontdek complexe procesvarianten, zoals facturen die standaard goedkeuringsprocessen omzeilen, of herhaaldelijk worden teruggestuurd voor correcties. Identificeer verborgen knelpunten die uw hele bedrijfsvoering vertragen, of deze nu voortkomen uit specifieke afdelingen, individuele goedkeurders of zelfs bepaalde soorten facturen. Identificeer gevallen van herbewerking, handmatige interventies en onnodige stappen die middelen opslokken en de verwerkingskosten verhogen. Krijg ongekende helderheid over compliance, door precies te begrijpen waar afwijkingen optreden en hoe deze uw financiële integriteit en auditgereedheid beïnvloeden. Deze uitgebreide analyse biedt een feitelijke, datagedreven kaart van uw AP-proces, die elk pad belicht dat een factuur aflegt van ontvangst tot betaling, en inefficiënties en optimalisatiemogelijkheden blootlegt die traditionele rapportages simpelweg niet kunnen vastleggen.

De verwerking van inkoopfacturen (AP) kampt vaak met talloze uitdagingen, wat leidt tot aanzienlijke financiële en operationele druk voor organisaties van elke omvang. Ervaart u langdurige factuurdoorlooptijden die cruciale leveranciersrelaties onder druk zetten, resulterend in gemiste vroegbetalingskortingen? Leidt een grote hoeveelheid handmatige gegevensinvoer tot kostbare fouten, toegenomen uitzonderingsafhandeling en een groter frauderisico? Of maakt een aanhoudend gebrek aan inzicht in uw end-to-end proces het onmogelijk om de werkelijke grondoorzaken van vertragingen, uitzonderingen en non-compliance te identificeren? ProcessMind pakt deze universele knelpunten aan door ruwe event data uit uw systemen om te zetten in duidelijke, bruikbare inzichten. Door de werkelijke stroom van uw facturen te visualiseren, kunt u de exacte vertragingspunten blootleggen, de impact van verschillende goedkeuringshiërarchieën begrijpen en mogelijkheden identificeren om workflows te standaardiseren binnen alle entiteiten. Ons platform verheldert de verborgen kosten die gepaard gaan met niet-standaard processen, buitensporige herbewerking en de financiële impact van niet-compliant activiteiten, waardoor uw team kan overstappen van reactieve probleemoplossing naar proactieve, datagedreven optimalisatiestrategieën.

De voordelen van het optimaliseren van uw inkoopfactuurverwerking (AP) met ProcessMind zijn echt transformerend en leveren tastbare verbeteringen op voor uw financiële bedrijfsvoering. Stelt u zich eens voor dat u uw bedrijfsvoering stroomlijnt door onnodige stappen te elimineren en routinetaken te automatiseren, waardoor handmatige inspanning aanzienlijk wordt verminderd en uw AP-team wordt vrijgemaakt voor waardevollere, strategische activiteiten. Bereik aanzienlijk snellere factuurdoorlooptijden, wat zorgt voor tijdige betalingen die niet alleen cruciale leveranciersrelaties versterken, maar ook consequent waardevolle vroegbetalingskortingen opleveren, wat direct van invloed is op uw bedrijfsresultaat. Verbeter compliance door procesafwijkingen duidelijk te identificeren en een consistente uitvoering af te dwingen voor alle facturen, risico's te beperken en de auditgereedheid te verbeteren. Uiteindelijk leidt dit tot aanzienlijke kostenbesparingen, verbeterde financiële controle, hogere operationele efficiëntie en een veerkrachtigere, flexibelere AP-functie die klaar is om de groei van uw organisatie te ondersteunen. ProcessMind biedt de intelligentie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen en continue verbetering te stimuleren.

Beginnen met ProcessMind om uw inkoopfactuurverwerking (AP) te revolutioneren, is eenvoudig en naadloos. Ons platform integreert moeiteloos met uw bestaande IT-landschap, zonder complexe systeemwijzigingen of uitgebreid ontwikkelwerk te vereisen. Het enige wat u nodig heeft, zijn de event logs van uw ERP of elk bronsysteem dat de stappen van uw factuurproces vastlegt. Wij bieden een intuïtieve data template die u begeleidt bij het extraheren van de benodigde informatie – doorgaans alleen een factuur ID, een activiteit, een timestamp en een resource. Zodra uw data is geüpload, neemt ProcessMind's krachtige analytics engine het over en genereert snel uitgebreide proceskaarten en diepgaande inzichten. Deze eenvoudige, niet-intrusieve aanpak zorgt ervoor dat u binnen enkele dagen, en niet maanden, cruciale inzichten kunt blootleggen en de voordelen van procesoptimalisatie kunt realiseren, waardoor u op weg bent naar een uiterst efficiënte en gecontroleerde AP-omgeving.

Crediteuren Factuurverwerking Process Mining AP-automatisering Efficiëntie Compliance

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen u beïnvloeden

Facturen blijven vaak hangen in afwachting van goedkeuring. Dit leidt tot vertraagde betalingen, gespannen leveranciersrelaties en mogelijke boetes. Dergelijke knelpunten verstoren de cashflow, voorkomen het benutten van vroegbetalingskortingen en creëren frustrerende onzekerheid voor zowel het crediteurenteam als de leveranciers.

ProcessMind visualiseert de volledige goedkeuringsworkflow vanuit uw bronsystemen. Het identificeert precies waar en hoe lang facturen stagneren, en welke goedkeurders of afdelingen de vertraging veroorzaken. Zo kunt u de goedkeuringshiërarchieën herstructureren, geautomatiseerde waarschuwingen instellen en de gehele betalingscyclus versnellen.

Procesinefficiënties en -vertragingen leiden er vaak toe dat organisaties waardevolle vroegbetalingskortingen die door leveranciers worden aangeboden, mislopen. Dit vertegenwoordigt een direct financieel verlies, verhoogt de totale kosten van goederen en diensten en heeft een negatieve invloed op het bedrijfsresultaat.

ProcessMind volgt het traject van elke factuur tegen de specifieke betalingstermijnen en vervaldatums. Het identificeert de exacte procesfasen – van data-invoer tot goedkeuring – die vertragingen veroorzaken, en biedt de inzichten die nodig zijn om de operaties te stroomlijnen en deze kostenbesparende kansen consequent te benutten.

Er wordt aanzienlijk veel tijd besteed aan handmatige gegevensinvoer, correcties en het afhandelen van uitzonderingen, wat de operationele kosten en het risico op menselijke fouten verhoogt. Deze herwerkzaamheden leiden tot frustrerende lussen, verlengen de verwerkingstijden en onttrekken gekwalificeerd personeel aan strategischere activiteiten.

ProcessMind identificeert en kwantificeert alle herwerklussen en handmatige contactmomenten binnen uw proces. Door de dieperliggende oorzaken van gegevensinconsistenties en validatiefouten bloot te leggen, toont het de beste kansen voor automatisering en procesvereenvoudiging, wat kosten reduceert en uw team ontlast.

Betalingen worden soms gedaan buiten de afgesproken leveranciersvoorwaarden of interne beleidsregels, wat de organisatie blootstelt aan compliancerisico's, auditfalen en financiële boetes. Deze afwijkingen, vaak verborgen in complexe workflows, kunnen ook duiden op potentiële fraude of zwakke interne controles.

ProcessMind ontdekt automatisch elke procesvariatie en vergelijkt deze met uw gedefinieerde bedrijfsregels. Het markeert alle niet-compliant transacties, zoals die welke vereiste goedkeuringen omzeilen of afwijken van betalingstermijnen, en levert het bewijs dat nodig is om governance af te dwingen.

De totale tijd die verstrijkt vanaf het moment dat een factuur wordt ontvangen totdat deze uiteindelijk wordt betaald, is vaak buitensporig lang. Dit zet werkkapitaal vast en bemoeilijkt kasstroomprognoses. Deze lange cycli zijn een belangrijk symptoom van onderliggende inefficiënties die leveranciersrelaties kunnen schaden en operationele kosten kunnen verhogen.

ProcessMind biedt een heldere, end-to-end visualisatie van de gehele factuurlevenscyclus. Het berekent automatisch de doorlooptijden voor elke stap, identificeert de langste paden en legt de dieperliggende oorzaken van vertragingen bloot, waardoor u gerichte optimalisaties kunt implementeren die de verwerkingstijd verkorten.

Het matchen van facturen met inkooporders en goederenontvangsten is een frequent knelpunt, waarbij afwijkingen aanzienlijke vertragingen veroorzaken en handmatige interventie vereisen. Deze uitzonderingen stoppen het betalingsproces, verbruiken waardevolle teammiddelen en belasten leveranciersrelaties.

ProcessMind brengt uw complete matching workflow in kaart en identificeert waar mismatches, blokkades en het oplossen van verschillen veelvuldig optreden. Het onthult patronen in matchingfouten door leveranciers of materiaaltypes te analyseren, en benadrukt kansen om matching te automatiseren of stroomopwaartse inkoopprocessen te verbeteren.

Teams ondervinden vaak moeite om de exacte status van een factuur op elk moment te bepalen, wat leidt tot tijdrovende handmatige tracking en frustrerende leveranciersvragen. Dit gebrek aan transparantie belemmert efficiënte crediteurenprocessen en proactief uitzonderingsbeheer.

ProcessMind biedt een live, visueel dashboard van het traject van elke factuur door uw systemen. Het biedt direct inzicht in de huidige status, locatie en geschiedenis van elke factuur, waardoor uw team vragen onmiddellijk kan beantwoorden en het hele proces proactief kan beheren.

Meerdere keren dezelfde factuur betalen als gevolg van handmatige fouten of systeemlacunes leidt tot direct financieel verlies en vereist kostbare, tijdrovende herstelinspanningen. Deze fouten schaden het vertrouwen van leveranciers en creëren complexe reconciliatie-uitdagingen.

ProcessMind analyseert betalingsdata om patronen te detecteren die duiden op dubbele betalingen, zoals identieke factuurnummers en -bedragen voor dezelfde leverancier. Het markeert transacties met een hoog risico en helpt bij het identificeren van de proceszwaktes die deze mogelijk maken, zodat u sterkere preventieve controles kunt implementeren.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Vertragingen bij de goedkeuring van facturen zijn een belangrijke oorzaak van te late betalingen, gemiste kortingen en gespannen leveranciersrelaties. Het verkorten van de tijd tussen het indienen van een factuur en de definitieve goedkeuring verbetert de operationele efficiëntie en levert aanzienlijke financiële voordelen op voor uw crediteurenproces.

ProcessMind visualiseert de gehele goedkeuringsworkflow vanuit uw bronsysteem en identificeert nauwkeurig knelpunten en specifieke goedkeurders die vertragingen veroorzaken. Het brengt elk goedkeuringstraject in kaart, kwantificeert de tijd die in elke fase wordt doorgebracht en belicht afwijkingen van de standaardprocedure, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om doorlooptijden te verkorten.

Het benutten van vroegbetalingskortingen is een directe manier om kosten te verlagen en de winstgevendheid van uw bedrijf te verbeteren. Het missen van deze kansen door trage interne verwerking leidt tot gederfde besparingen en inefficiënt werkkapitaalbeheer binnen uw crediteurenadministratie.

ProcessMind analyseert de end-to-end factuurlevenscyclus om precies te bepalen waar vertragingen optreden die tijdige betalingen verhinderen. Het identificeert facturen die in aanmerking komen voor kortingen maar niet efficiënt worden verwerkt, en biedt de datagedreven inzichten die nodig zijn om verloren kortingspotentieel terug te winnen en de cashflow te optimaliseren.

Veel handmatige interventie en frequent herwerk zijn belangrijke aanjagers van kosten en inefficiëntie bij crediteuren. Deze activiteiten zijn niet alleen tijdrovend, maar verhogen ook het risico op fouten, wat leidt tot betalingsvertragingen en afstemmingsproblemen.

Door event logs uit uw systeem te analyseren, identificeert ProcessMind nauwkeurig waar handmatige data-invoer, correcties en rework loops het vaakst voorkomen. Het kwantificeert de impact van deze inefficiënties, identificeert de hoofdoorzaken en belicht de beste mogelijkheden voor automatisering en procesvereenvoudiging om kostbare handmatige contactmomenten te verminderen.

Naleving van het betalingsbeleid is cruciaal voor governance, risicobeheer en het handhaven van financiële integriteit. Afwijkingen zoals omzeilde goedkeuringen of onjuiste betalingstermijnen kunnen leiden tot boetes, auditproblemen en een verhoogd risico op fraude.

ProcessMind bewaakt uw crediteurenproces continu door de daadwerkelijke workflows te vergelijken met uw gedefinieerde bedrijfsregels. Het markeert automatisch alle niet-conforme betalingen of procesafwijkingen, en biedt zo een transparante audit trail en de inzichten die nodig zijn om strengere controles af te dwingen en naleving van het bedrijfsbeleid te waarborgen.

De totale tijd die nodig is om een factuur te verwerken, van ontvangst tot betaling, is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van uw afdeling crediteurenadministratie. Lange doorlooptijden binden werkkapitaal, verhogen het risico op boetes voor late betaling en beïnvloeden leveranciersrelaties negatief.

ProcessMind biedt een complete 'röntgenfoto' van uw gehele factuurlevenscyclus en geeft een helder beeld van het daadwerkelijke end-to-end proces. Het identificeert automatisch de langstlopende activiteiten, vertragingen in het kritieke pad en verborgen bottlenecks, waardoor u gerichte verbeteringen kunt doorvoeren die de totale doorlooptijd aanzienlijk verkorten.

Dubbele betalingen leiden tot direct financieel verlies, vereisen aanzienlijke inspanning om te herstellen en kunnen het vertrouwen van leveranciers schaden. Het voorkomen van deze fouten is een cruciaal doel voor het handhaven van financiële integriteit en robuuste interne controles binnen uw crediteurenproces.

ProcessMind analyseert betaalpatronen en processtromen om de hoofdoorzaken van dubbele betalingen te detecteren die mogelijk bestaande systeemcontroles omzeilen. Door de specifieke processtoringen of handmatige fouten die tot dubbele betalingen leiden te identificeren, stelt het u in staat gerichte preventieve maatregelen te implementeren en uw betaalcontroles te versterken.

Inefficiënte matching van facturen met inkooporders en goederenontvangsten is een veelvoorkomend knelpunt dat leidt tot betalingsvertragingen en uitgebreide handmatige interventie vereist. Het optimaliseren van deze cruciale stap vermindert uitzonderingen en versnelt de gehele crediteurencyclus.

ProcessMind brengt het complete matchingproces in kaart, en onthult waar en waarom mismatches het vaakst voorkomen. Het biedt inzichten in problematische leveranciers, artikelen of processtappen, waardoor gerichte verbeteringen en automatiseringsstrategieën mogelijk zijn om de 'first-pass match rates' te verbeteren en handmatige afwijkingen te verminderen.

Een gebrek aan helder, real-time inzicht in de factuurstatus leidt tot meer vragen van leveranciers en bedrijfsonderdelen, belemmert effectief kasbeheer en voorkomt proactieve probleemoplossing. Transparantie is de basis voor een efficiënte crediteurenadministratie (AP-proces).

ProcessMind reconstrueert het daadwerkelijke traject van elke factuur aan de hand van uw bronsysteemdata, en biedt zo een uitgebreid en actueel overzicht van de status en het historische pad. Dit transparante overzicht vermindert de afhandeltijd van vragen, maakt proactief beheer van de factuurlevenscyclus mogelijk en verbetert de financiële prognoses.

Het 6-stappenplan voor het optimaliseren van crediteurenverwerking

1

Verbind uw data

2

Breng de huidige situatie in kaart

3

Knelpunten identificeren

4

Grondoorzaken Ontdekken

5

Optimalisaties plannen

6

Voortgang Monitoren & Itereren

1

Verbind uw data

Wat te doen

Extraheer event logs uit uw crediteurensysteem (bijv. uw ERP- of boekhoudsoftware). Zorg ervoor dat de data factuur-ID, activiteitsnamen en timestamps bevat.

Bekijk Datatemplategids Template downloaden
Waarom het belangrijk is

Dit vormt de basis voor het begrijpen van uw gehele factuurverwerkingsflow, en biedt een objectieve, data-gedreven kijk op hoe het werk daadwerkelijk verloopt.

Verwacht resultaat

Een complete en nauwkeurige dataset, klaar voor procesanalyse, die alle factuurgerelateerde activiteiten weergeeft.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek Verborgen Inzichten & Optimaliseer Elk Bedrijfsproces

ProcessMind onthult de daadwerkelijke uitvoering van uw operaties, en toont elke stap, afwijking en vertraging. Verkrijg een data-gedreven inzicht om aanzienlijke verbeteringen te realiseren.
  • Visualiseer uw daadwerkelijke procesflow
  • Identificeer knelpunten en vertragingen
  • Grondoorzaken van inefficiëntie opsporen
  • Prestaties benchmarken ten opzichte van doelen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Praktijkverbeteringen in Crediteurenbeheer

Deze resultaten illustreren de aanzienlijke operationele en financiële voordelen die organisaties doorgaans behalen door process mining toe te passen op hun factuurverwerking binnen Accounts Payable (crediteurenadministratie). Door een objectief beeld te geven van uw daadwerkelijke procesuitvoering, identificeert process mining verborgen bottlenecks en gebieden voor strategische verbetering.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Identificeer en elimineer knelpunten in de factuurgoedkeuringsworkflow, waardoor de tijd die nodig is voor het goedkeuren van facturen aanzienlijk wordt verkort. Dit leidt tot snellere betalingen en verbeterde leveranciersrelaties.

0 %
Verhoog het verzilveren van betalingskortingen

Hogere benuttingsgraad van vroegbetalingskortingen

Ontdek waar je facturen sneller kunt verwerken, zodat je een groter deel van de beschikbare vroegbetalingskortingen incasseert en fors bespaart.

0 %
Minder handmatig herwerk

Vermindering van handmatige correcties en fouten

Elimineer veelvoorkomende foutbronnen en verminder de noodzaak van handmatige interventies, waardoor medewerkers zich kunnen richten op strategischere taken en de operationele kosten aanzienlijk worden verlaagd.

0 %
Verbeterde compliance

Hogere beleidsnaleving en meer tijdige betalingen

Zorg ervoor dat een hoger percentage facturen wordt verwerkt en betaald volgens interne beleidsregels en vervaldata. Dit minimaliseert boetes voor te late betaling, versterkt het vertrouwen van leveranciers en vermindert financiële risico's.

0 %
Verbeterde matching‑nauwkeurigheid

Hoger slagingspercentage van geautomatiseerde matching

Verbeter de nauwkeurigheid van geautomatiseerde matching door de hoofdoorzaken van discrepanties te identificeren. Dit leidt tot een hoger percentage facturen dat zonder handmatige interventie wordt verwerkt, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd en rework wordt verminderd.

De resultaten zijn sterk afhankelijk van factoren zoals de huidige procesvolwassenheid, de beschikbaarheid van gegevens en de specifieke geïmplementeerde verbeterinitiatieven. De gepresenteerde cijfers weerspiegelen veelvoorkomende verbeteringen die in diverse implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe u een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke datapunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor elk leveranciersfactuurdocument. Dit dient als de primaire case identifier voor het volgen van het end-to-end traject van de factuur.

Waarom het belangrijk is

Dit is het meest kritieke attribuut, omdat het alle gerelateerde processtappen tot één case verbindt, waardoor end-to-end procesanalyse en -visualisatie mogelijk wordt.

De naam van de bedrijfsprocesstap of event die voor de factuur heeft plaatsgevonden.

Waarom het belangrijk is

Definieert de stappen in de proceskaart, wat visualisatie en analyse van de processtroom, knelpunten en variaties mogelijk maakt.

De timestamp die de exacte datum en tijd aangeeft waarop een activiteit of event plaatsvond.

Waarom het belangrijk is

Dit is essentieel voor het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten en het analyseren van de chronologische volgorde van gebeurtenissen in het proces.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom het belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, en helpt bij het identificeren van problematische leveranciersrelaties, naleving van betalingsvoorwaarden en procesvariaties per leverancier.

De totale monetaire waarde van de factuur in de oorspronkelijke transactievaluta.

Waarom het belangrijk is

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, zoals het kwantificeren van de waarde van geblokkeerde betalingen, en helpt bij het prioriteren van facturen op basis van materialiteit.

De unieke identifier voor de inkooporder (PO) gekoppeld aan de factuur.

Waarom het belangrijk is

Cruciaal voor het analyseren van de efficiëntie van factuurafstemming, het onderscheiden van PO- versus non-PO-factuurprocessen en het identificeren van compliance-problemen.

De naam of ID van de gebruiker die een specifieke activiteit op de factuur heeft uitgevoerd.

Waarom het belangrijk is

Maakt analyse van team- en individuele prestaties, werkdrukverdeling mogelijk en helpt bij het identificeren van trainingsmogelijkheden of compliance-kwesties.

De identificatiecode voor de juridische entiteit of het bedrijf dat de factuur verwerkt.

Waarom het belangrijk is

Maakt benchmarking van processen mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen, wat helpt bij het standaardiseren van praktijken en het identificeren van gelokaliseerde problemen.

De datum waarop de factuurbetaling uiterlijk voldaan moet zijn conform de betalingsvoorwaarden.

Waarom het belangrijk is

Dit is cruciaal voor het meten van tijdige betalingsprestaties, het beheren van de kasstroom en het voorkomen van boetes voor te late betaling.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de initiële invoer van een leveranciersfactuur in het systeem. Dit kan worden vastgelegd via handmatige data entry, Optical Character Recognition (OCR) scanning, of electronic data interchange (EDI).

Waarom het belangrijk is

Dit is het belangrijkste startpunt van het proces. Het analyseren van de tijd vanaf dit event tot andere events onthult de totale verwerkingstijd en identificeert vertragingen in het voortraject.

Het proces van het koppelen van een factuur aan ondersteunende documenten, zoals inkooporders (IO's) of goederenontvangsten (GO's). Deze activiteit bevestigt dat de gefactureerde bedragen, hoeveelheden en artikelen overeenkomen met wat is besteld en ontvangen.

Waarom het belangrijk is

Dit is een cruciale validatiestap voor PO-gebaseerde facturen. Het analyseren van succespercentages en doorlooptijden van de afstemming is essentieel voor het begrijpen van automatiseringsniveaus en het identificeren van problematische leveranciers of materialen.

De factuur wordt formeel ingediend in een workflow voor beoordeling en goedkeuring door één of meer geautoriseerde personen. Deze activiteit markeert het begin van het goedkeuringsdeelproces.

Waarom het belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van doorlooptijden voor goedkeuring. Het helpt onderscheid te maken tussen de tijd die in dataverwerking zit en de wachttijd op managementgoedkeuring.

Dit staat voor de definitieve goedkeuring binnen de workflow, en geeft daarmee de officiële autorisatie om de factuur te betalen. Het is een cruciale mijlpaal die de overgang van de factuur van de verwerkingsfase naar de betalingsfase regelt.

Waarom het belangrijk is

Deze activiteit sluit de goedkeuringscyclus af. De tijd tot dit punt is een belangrijk onderdeel van de totale factuurverwerkingstijd en legt vaak knelpunten in het goedkeuringsproces bloot.

De goedgekeurde factuur wordt officieel vastgelegd in het grootboek, waarbij een financiële verplichting voor het bedrijf ontstaat. Dit is een cruciale boekhoudkundige transactie die de kosten en de betalingsverplichting formeel erkent.

Waarom het belangrijk is

Boeking is een belangrijke financiële gebeurtenis. Vertragingen tussen goedkeuring en boeking kunnen de nauwkeurigheid van financiële rapportages en het inzicht in uitstaande verplichtingen beïnvloeden.

De betaling is officieel uitgevoerd en de middelen zijn uitbetaald aan de leverancier. Deze transactie vereffent de verplichting die ontstond toen de factuur werd geboekt.

Waarom het belangrijk is

Dit is een cruciaal event voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen en het benutten van kortingen. Het markeert de overdracht van waarde en is een belangrijke mijlpaal voor treasury en leveranciersrelatiebeheer.

Deze activiteit vertegenwoordigt de uiteindelijke afstemming, waarbij de betaling op de factuur wordt afgeboekt, waardoor de post in het subgrootboek crediteuren formeel wordt afgesloten. In sommige gevallen kan dit ook het moment zijn waarop de betaling bij de bank is verwerkt.

Waarom het belangrijk is

Dit is de laatste activiteit, die de succesvolle afronding van het proces markeert. De tijd vanaf factuurontvangst tot de uiteindelijke afhandeling vertegenwoordigt de volledige end-to-end doorlooptijd.

Voor aanbevelingen op maat voor uw data, kies uw specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event data uit uw bronsysteem om de daadwerkelijke flow van uw crediteurenfacturen te reconstrueren. Het identificeert knelpunten, afwijkingen van standaardprocessen en gebieden met veel handmatig werk. Dit inzicht helpt bij het stroomlijnen van workflows, het verkorten van goedkeuringstijden en het verbeteren van compliance.

Meestal heb je event logs nodig met een Case ID (bijv. Invoice Number), Activity (bijv. "Invoice Received", "Approval Initiated") en voor elk event een timestamp. Extra attributen zoals 'Approver', 'Invoice Amount' of 'Vendor' verbeteren de analyse. Met deze data kun je het volledige factuurtraject reconstrueren.

Je kunt meetbare verbeteringen verwachten, zoals een kortere doorlooptijd voor factuurgoedkeuring en meer gerealiseerde vroegbetalingskortingen. Process mining laat zien waar je matching kunt automatiseren, dubbel werk kunt elimineren en beter kunt voldoen aan betalingsvoorwaarden. Daarnaast krijg je beter realtime inzicht in je AP-processen.

De initiële data-extractie en het opzetten van het model nemen doorgaans enkele weken in beslag, afhankelijk van databeschikbaarheid en complexiteit. Zodra het model is opgebouwd, zijn de eerste inzichten in knelpunten en afwijkingen vaak binnen enkele dagen beschikbaar. Continu monitoren levert daarna doorlopend optimalisatiemogelijkheden op.

Moderne process mining tools zijn ontworpen voor zakelijke gebruikers, waardoor veel technische complexiteit wordt geabstraheerd; een diepgaande data science achtergrond is doorgaans niet vereist. Data-extractie is een read-only operatie, wat garandeert dat uw live systeem niet wordt verstoord. De focus ligt op het analyseren van bestaande data, niet op het direct wijzigen van systeemoperaties of workflows.

Ja, door elke stap en variant van uw crediteurenproces in kaart te brengen, legt process mining duidelijk bloot waar vertragingen optreden bij goedkeuringen en waarom dubbele betalingen plaatsvinden. Het biedt data-gedreven bewijs om de exacte teams, gebruikers of processtappen aan te wijzen die deze inefficiënties veroorzaken, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn. Dit helpt verborgen processen aan het licht te brengen en de dataintegriteit te verbeteren.

Ja. Door de volledige levenscyclus van een factuur te analyseren—van ontvangst en goedkeuring tot betaling ten opzichte van de leveranciersvoorwaarden—laat process mining gemiste vroegbetalingskortingen zien. Het identificeert welke stappen of vertragingen tijdige betaling in de weg staan, zodat je workflows kunt optimaliseren en maximale besparingen realiseert. Zo benut je beschikbare kortingen vaker.

Traditionele BI richt zich op "wat er gebeurde" via vooraf gedefinieerde rapporten en dashboards, vaak met geaggregeerde metrics. Process mining analyseert echter event logs om te onthullen "hoe het gebeurde" door de daadwerkelijke end-to-end procesflow en zijn varianten te reconstrueren, en zo onzichtbare knelpunten en afwijkingen te identificeren. Dit biedt een diepgaand, datagedreven inzicht voor prescriptieve acties, en niet slechts beschrijvende samenvattingen.

Process mining kan automatisch afwijkingen detecteren van uw gedefinieerde betalingsbeleid en interne controles. Het benadrukt gevallen van niet-compliant betalingstermijnen, ongeautoriseerde betalingsruns of potentiële dubbele factuurbetalingen. Deze continue monitoring versterkt de governance en vermindert financiële risico's, waardoor naleving van interne en externe regelgeving wordt gewaarborgd.

Een event log is een gestructureerde verzameling data die elke stap, of 'event', gedetailleerd beschrijft die een factuur doorloopt in uw systeem. Het bevat doorgaans een unieke Case ID (voor elke factuur), een Activity-naam (bijv. 'Factuur aangemaakt', 'Goedgekeurd') en een precieze tijdstempel voor wanneer elke activiteit plaatsvond. Dit formaat is cruciaal voor het reconstrueren en visualiseren van de daadwerkelijke processtroom.

Verhoog de efficiëntie van uw crediteurenadministratie, begin vandaag.

Stroomlijn workflows, verlaag kosten en krijg volledig inzicht in uw crediteurenproces.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, start binnen enkele minuten.