> Continue verbetering > Van Inkoop tot Betaling Inkooporder > SAP S/4HANA

Verbeter uw Purchase to Pay - Purchase Order-proces

Optimaliseer P2P Inkooporders in SAP met onze 6-stappen gids.
Download datatemplate
Verbeter uw `Purchase to Pay` - `Purchase Order-proces`
Uitdagingen (12) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de levenscyclus van inkooporders in SAP S/4HANA

Complexe inkooporderprocessen leiden vaak tot aanzienlijke vertragingen en complianceproblemen. Ons platform helpt u verborgen knelpunten en inefficiënties binnen uw inkooporderlevenscyclus te ontdekken. U kunt nauwkeurig de levertijden van leveranciers evalueren en gebieden identificeren om operaties te stroomlijnen, waardoor uw inkoopefficiëntie wordt getransformeerd.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw Purchase to Pay - Inkooporderproces optimaliseren?

Een efficiënt Purchase to Pay (P2P)-proces is cruciaal voor elke organisatie, en de inkooporder (PO)-levenscyclus vormt de kern hiervan. Binnen SAP S/4HANA kan het beheer van inkooporders een complexe aangelegenheid worden. Zelfs met een robuust, geïntegreerd systeem kunnen verborgen inefficiënties leiden tot aanzienlijk financieel lek, operationele vertragingen en compliancerisico's. Tijdrovende goedkeuringen van inkooporders, langere levertijden van leveranciers of fouten bij goederenontvangst kunnen door de hele supply chain rimpelen, met gevolgen voor productieplanningen, voorraadniveaus en uiteindelijk de klanttevredenheid. Het begrijpen van de werkelijke stroom van uw inkooporders, van aanmaak tot voltooiing, is essentieel voor het handhaven van een gezonde cashflow en operationele wendbaarheid. Het optimaliseren van dit kernproces vertaalt zich direct in kostenbesparingen, verbeterde leveranciersrelaties en een flexibeler bedrijf.

Hoe Process Mining uw inkooporderlevenscyclus in SAP S/4HANA stroomlijnt

Process mining biedt een ongeëvenaarde mogelijkheid om de daadwerkelijke uitvoering van uw Purchase to Pay - Inkooporderproces binnen SAP S/4HANA te visualiseren en analyseren. In plaats van te vertrouwen op aannames of geaggregeerde rapporten, reconstrueert process mining elke stap van de reis van elke inkooporder met behulp van event data uit uw systeem, zoals tabellen als BKPF, BSEG en ACDOCA. Dit unieke perspectief stelt u in staat de echte processtroom te zien, waarbij alle varianten, afwijkingen en rework-loops die de efficiëntie belemmeren, worden geïdentificeerd. U kunt bijvoorbeeld precies vaststellen waar inkoopaanvragen vastlopen in de goedkeuringswachtrij, of welke specifieke inkooporders meerdere wijzigingen ondergaan nadat ze naar de leverancier zijn gestuurd. Door events zoals 'Inkoopaanvraag aangemaakt', 'Inkooporder goedgekeurd' en 'Goederenontvangst geboekt' nauwkeurig te volgen, helpt process mining u de grondoorzaken van knelpunten en langdurige doorlooptijden bloot te leggen, en biedt het feitelijke, datagedreven inzichten in uw inkoopprocessen.

Belangrijke gebieden voor verbetering van het inkooporderproces en vermindering van knelpunten

Met process mining worden verschillende cruciale gebieden binnen uw Purchase to Pay - Inkooporderproces duidelijke doelwitten voor verbetering. U kunt specifieke leveranciers identificeren wier levertijden consequent de afspraken overschrijden, wat leidt tot vertragingen bij goederenontvangst. Analyse onthult vaak inefficiënties in de goedkeuringsworkflows, waarbij wordt benadrukt waar inkooporders blijven liggen in afwachting van autorisatie, of waar meerdere, overbodige goedkeuringen plaatsvinden. Bovendien kan process mining hoge frequenties van wijzigingen in inkooporders blootleggen, wat duidt op potentiële problemen met de nauwkeurigheid van initiële aanvragen, onvolledige master data of miscommunicatie met leveranciers. Het begrijpen van de frequentie en impact van 'Goederen geretourneerd'-events kan ook wijzen op kwaliteitscontroleproblemen of onjuiste leveringen. Door u te richten op deze concrete bevindingen, verkrijgt u bruikbare inzichten om uw inkoopbeleid te verfijnen, leveranciersselectie te optimaliseren, master data kwaliteit te verbeteren en interne goedkeuringsprocessen te stroomlijnen. Deze gedetailleerde analyse helpt u de Purchase to Pay - Inkooporder doorlooptijd aanzienlijk te verkorten.

Meetbare resultaten en verbeterde compliance bereiken

De inzichten die zijn verkregen uit process mining van uw SAP S/4HANA Purchase to Pay - Inkooporderproces vertalen zich in tastbare voordelen. U kunt een merkbare vermindering van de doorlooptijd van inkooporders verwachten, van aanvraag tot goederenontvangst, wat leidt tot snellere afhandeling en verbeterde operationele responsiviteit. Deze optimalisatie draagt direct bij aan lagere inkoopkosten door handmatige inspanningen te verminderen, spoedkosten te minimaliseren en het benutten van kortingen te verbeteren. Verbeterde compliance wordt haalbaar door procesafwijkingen te identificeren en elimineren, zodat alle inkooporders voldoen aan vastgesteld beleid en wettelijke vereisten. Bovendien maakt een duidelijker begrip van uw proces effectiever leveranciersbeheer mogelijk, wat sterkere relaties en betere serviceniveaus bevordert. Uiteindelijk versterkt procesoptimalisatie van uw inkooporderlevenscyclus de financiële gezondheid en strategische inkoopcapaciteiten van uw organisatie.

Start vandaag nog met uw optimalisatietraject voor Purchase to Pay - Inkooporder

Het inslaan van het pad naar het optimaliseren van uw Purchase to Pay - Inkooporderproces in SAP S/4HANA vereist geen diepgaande technische duik of uitgebreide maatwerkontwikkeling. Deze handleiding en de bijbehorende tools zijn ontworpen om u te voorzien van de kennis en methodologie om vandaag nog verborgen inefficiënties bloot te leggen. Door de kracht van process mining te benutten, kunt u voorbij anekdotisch bewijs gaan en geïnformeerde, datagedreven beslissingen nemen die leiden tot duurzame verbeteringen. Begin met het transformeren van uw inkoopactiviteiten door ongekende transparantie te verkrijgen in elke inkooporder, en waarborg zo efficiëntie, compliance en kosteneffectiviteit binnen uw organisatie.

Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder Inkoopaanvraag Goederenontvangst Inkoopefficiëntie Leveranciers Lead Times Orderbeheer Compliance-analyse Inkoopafdeling Inkoopmanager Supply Chain Optimalisatie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij het goedkeuren van inkooporders kunnen kritieke inkoopactiviteiten stilleggen, wat leidt tot gemiste deadlines voor goederen of diensten en mogelijk gevolgen heeft voor productie- of projecttijdlijnen. Dit trage goedkeuringsproces in Purchase to Pay - Inkooporder resulteert vaak in hogere kosten door spoedbestellingen of versnellingskosten.
ProcessMind analyseert event logs uit SAP S/4HANA om exacte knelpunten in de goedkeuringsketen aan te wijzen, en identificeert welke stadia of goedkeurders de meest significante vertragingen veroorzaken. Door deze paden te visualiseren, kunnen organisaties de inkoopordergoedkeurings-workflow stroomlijnen, doorlooptijden verkorten en de efficiëntie verbeteren.

Constante wijzigingen in inkooporders na hun initiële aanmaak introduceren aanzienlijk rework, fouten en inefficiënties in het Purchase to Pay - Inkooporderproces. Elke wijziging vereist hernieuwde goedkeuring en communicatie, verbruikt waardevolle middelen en verlengt de totale orderafhandelingstijd binnen SAP S/4HANA.
ProcessMind brengt elke wijzigings-event binnen de inkooporderlevenscyclus in kaart, en onthult patronen en grondoorzaken zoals onduidelijke specificaties of inconsistente vraagplanning. Dit inzicht helpt bij het optimaliseren van upstream processen, het minimaliseren van rework en het verbeteren van de nauwkeurigheid in inkooporderbeheer.

Een aanzienlijke vertraging tussen het boeken van de goederenontvangst en de uiteindelijke afsluiting van de inkooporder kan leiden tot discrepanties in voorraadregistraties, vertraagde leveranciersbetalingen en onvolledige zichtbaarheid van de werkelijke status van een order. Dit beïnvloedt vaak downstream accounting- en reconciliatieprocessen in SAP S/4HANA.
ProcessMind biedt een duidelijke tijdlijn van events voor elke inkooporder, waarbij de exacte duur tussen goederenontvangst en daaropvolgende afsluitingsactiviteiten wordt benadrukt. Dit stelt teams in staat procesgaten te identificeren en maatregelen te implementeren om de Purchase to Pay - Inkooporderstappen effectiever te synchroniseren.

Zonder een duidelijk, alomvattend beeld van de gehele inkooporderlevenscyclus worstelen organisaties met het identificeren waar vertragingen optreden, wie verantwoordelijk is, of waarom bepaalde afwijkingen gebeuren. Dit gebrek aan transparantie in het Purchase to Pay - Inkooporderproces in SAP S/4HANA belemmert effectief management en continue verbeterinspanningen.
ProcessMind reconstrueert de volledige reis van elke inkooporder van aanmaak tot voltooiing, waarbij alle paden en activiteiten worden gevisualiseerd. Dit biedt ongekende transparantie, waardoor stakeholders prestaties kunnen monitoren, complexe stromen kunnen begrijpen en datagestuurde beslissingen kunnen nemen voor het optimaliseren van inkoop.

Afwijkingen van standaard inkooporderprocedures over verschillende afdelingen of regio's leiden tot inconsistente serviceniveaus, compliance-risico's en hogere operationele kosten. Dit gebrek aan standaardisatie maakt het moeilijk om efficiënte praktijken op te schalen of governance af te dwingen binnen de Purchase to Pay - Inkooporderoperaties in SAP S/4HANA.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor inkooporders, en vergelijkt deze met gedefinieerde standaardmodellen. Dit helpt te identificeren waar en waarom niet-standaardpaden voorkomen, waardoor organisaties procesharmonisatie kunnen stimuleren en consistente uitvoering kunnen waarborgen.

Vastgelopen goedkeuringen voor inkoopaanvragen creëren stroomopwaartse knelpunten, wat de tijdige aanmaak van inkooporders verhindert en uiteindelijk de verwerving van benodigde goederen of diensten vertraagt. Deze initiële vertraging kan door het gehele Purchase to Pay - Inkooporderproces rimpelen, met impact op projecttijdlijnen en operationele continuïteit in SAP S/4HANA.
ProcessMind wijst aan waar inkoopaanvragen vastlopen, en onthult de specifieke stadia of goedkeurders die verantwoordelijk zijn voor vertragingen. Door deze kritieke overdrachtsmomenten te analyseren, kunnen organisaties de goedkeuringsworkflow van aanvragen optimaliseren, wat de start van de inkoopcyclus versnelt.

Gevallen waarin goederen of diensten buiten de vastgestelde inkooporderprocessen worden ingekocht, vaak aangeduid als maverick buying, leiden tot verlies van onderhandelde kortingen, compliance-risico's en een gebrek aan uitgavenbeheer. Deze omzeiling van standaard Purchase to Pay - Inkooporder workflows beïnvloedt de financiële integriteit in SAP S/4HANA.
ProcessMind identificeert inkooporders of zelfs goederenontvangsten die de voorgeschreven goedkeuringspaden niet volgen of de formele aanvraag-naar-order sequentie omzeilen. Dit maakt de detectie van niet-compliant inkoopgedrag mogelijk en versterkt de governance.

Inconsistente of langdurige levertijden van leveranciers voor inkooporders maken voorraadplanning uitdagend, wat potentieel kan leiden tot stockouts of overtollige voorraad. Deze variabiliteit heeft directe gevolgen voor de operationele efficiëntie en klanttevredenheid binnen het Purchase to Pay - Inkooporderproces.
ProcessMind analyseert de daadwerkelijke tijd die is verstreken vanaf de aanmaak van de inkooporder (of verzending naar leverancier) tot de goederenontvangst, uitgesplitst per leverancier. Dit inzicht helpt inkoopteams de leveranciersprestaties te beoordelen, betere voorwaarden te onderhandelen en de voorspelbaarheid van de supply chain te verbeteren.

Een groot aantal wijzigingen in inkooporders nadat deze al zijn goedgekeurd, duidt op potentiële problemen met de initiële vraagplanning, specificatiehelderheid of communicatie. Dit creëert een aanzienlijke administratieve last en kan vertragingen veroorzaken in het Purchase to Pay - Inkooporderproces in SAP S/4HANA.
ProcessMind visualiseert de frequentie en aard van wijzigingen in inkooporders na goedkeuring, en koppelt deze aan specifieke attributen zoals aanvrager of inkoopcategorie. Deze data helpt bij het identificeren van systemische problemen en het verbeteren van de nauwkeurigheid van het initiële opstellen van inkooporders.

Bepaalde stappen in het Purchase to Pay - Inkooporderproces kunnen onevenredig hoge middelen, zowel menselijk als systeem, verbruiken zonder equivalente waarde toe te voegen, wat leidt tot verhoogde operationele kosten en verminderde productiviteit. Deze inefficiëntie kan zich manifesteren in SAP S/4HANA als knelpunten of buitensporige handmatige afhandeling.
ProcessMind identificeert activiteiten die te vaak worden uitgevoerd, te lang duren of buitensporige handoffs omvatten, wat kansen suggereert om middelen opnieuw toe te wijzen of stappen te automatiseren. Door deze resource-intensieve inkooporderactiviteiten te optimaliseren, kunnen organisaties een grotere efficiëntie bereiken.

Wanneer servicebevestigingen voor inkooporders niet tijdig worden ingevoerd in SAP S/4HANA, kan dit volgende stappen zoals factuurverwerking en leveranciersbetalingen vertragen. Deze vertraging beïnvloedt cashflowbeheer en leveranciersrelaties, wat frictie creëert in de Purchase to Pay - Inkoopordercyclus.
ProcessMind volgt de tijd die verstrijkt tussen de geschatte voltooiingsdatum van de dienst (indien beschikbaar) of de voltooiing van de inkooporder en de daadwerkelijke "Services Bevestiging Ingevoerd" activiteit. Deze analyse helpt redenen voor vertragingen te identificeren en de tijdigheid van servicebevestigingen te verbeteren.

Een consistent patroon van geretourneerde goederen duidt op onderliggende problemen zoals onjuiste bestellingen, kwaliteitsproblemen met leveranciers of onnauwkeurige goederenontvangstprocessen. Dit leidt tot hogere kosten, rework en ontevredenheid binnen het Purchase to Pay - Inkooporderproces in SAP S/4HANA.
ProcessMind kan inkooporders markeren die frequent "Goederen geretourneerd" activiteiten omvatten, en deze correleren met specifieke leveranciers, productcategorieën of leveringslocaties. Dit inzicht helpt bij het identificeren van systemische problemen en het verbeteren van leveranciersselectie of interne kwaliteitscontroles.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringscycli beïnvloeden de operationele efficiëntie direct, vertragen cruciale aankopen, hebben gevolgen voor projectplanningen en belasten leveranciersrelaties. Het stroomlijnen van dit proces betekent een snellere verwerving van de benodigde goederen en diensten, wat de algehele bedrijfsresponsiviteit en kostenefficiëntie verbetert. Bovendien vermindert het de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het opvolgen van goedkeuringen.
ProcessMind analyseert de gehele goedkeuringsworkflow van inkooporders in SAP S/4HANA, identificeert knelpunten en analyseert de duur van elke goedkeuringsstap. Het belicht afwijkingen van standaardprocessen en wijst specifieke goedkeurders of omstandigheden aan die vertragingen veroorzaken. Dit maakt gerichte procesherstructurering of automatisering mogelijk voor een snellere doorlooptijd.

Inconsistente verwerkingspaden voor inkooporders leiden vaak tot fouten, compliance-risico's en wisselende prestaties over afdelingen heen. Het opzetten van gestandaardiseerde workflows waarborgt de naleving van best practices, verbetert de datakwaliteit en biedt een voorspelbare en efficiënte inkoopervaring, wat uiteindelijk operationele risico's vermindert.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke inkooporder procesvarianten binnen SAP S/4HANA, en contrasteert deze met ideale modellen. Het visualiseert ongeautoriseerde afwijkingen en benadrukt waar niet-standaardprocedures voorkomen, waardoor de handhaving van uniforme processen mogelijk wordt en leidt tot consistentere, compliantere en efficiëntere operaties.

Ongeoorloofde uitgaven, oftewel aankopen buiten de vastgestelde inkoopkanalen, ondermijnen onderhandelde contracten, drijven kosten op en omzeilen cruciale interne controles. Het elimineren van dergelijke incidenten zorgt voor volledige naleving van het inkoopbeleid en maximaliseert de waarde uit leveranciersovereenkomsten. Dit heeft directe impact op het bedrijfsresultaat.
ProcessMind traceert de levenscyclus van elke inkooporder om gevallen te detecteren waarbij aankopen essentiële goedkeuringsstappen omzeilen of worden aangemaakt zonder voorafgaande inkoopaanvraag in SAP S/4HANA. Het legt patronen van niet-conform gedrag bloot, waardoor organisaties controles kunnen afdwingen en de grondoorzaken van ongeoorloofde uitgaven kunnen aanpakken.

Een gebrek aan duidelijke, end-to-end zichtbaarheid in de inkooporderlevenscyclus belemmert proactief beheer, maakt het moeilijk om accurate statusupdates te geven en vertraagt de oplossing van problemen. Verbeterde zichtbaarheid voorziet stakeholders van real-time inzichten, wat betere besluitvorming en operationele controle bevordert, van aanvraag tot ontvangst.
ProcessMind reconstrueert de complete levenscyclus van elke inkooporder uit SAP S/4HANA, en biedt een transparante, visuele kaart van elke activiteit en overgang. Dit stelt gebruikers in staat verborgen vertragingen en onduidelijke verwerkingspaden te identificeren en precies te begrijpen waar een order zich op elk moment bevindt, wat de transparantie aanzienlijk verbetert.

Frequente wijzigingen in inkooporders nadat ze zijn goedgekeurd, introduceren rework, verlengen doorlooptijden en kunnen leiden tot misverstanden of geschillen met leveranciers. Het verminderen van deze modificaties verbetert de processtabiliteit, bespaart administratieve inspanningen en versterkt leveranciersrelaties door middel van duidelijke, consistente communicatie.
ProcessMind analyseert historische inkooporderdata om de triggers en frequentie van wijzigingen na goedkeuring te identificeren. Het helpt bij het aanwijzen van veelvoorkomende redenen, zoals onvolledige initiële aanvragen, specificatiefouten of slechte communicatie, waardoor gerichte verbeteringen in upstream processen of gebruikerstraining binnen SAP S/4HANA mogelijk worden.

Onvoorspelbare levertijden van leveranciers verstoren productieschema's, leiden tot suboptimale voorraadniveaus en kunnen uiteindelijk de klanttevredenheid beïnvloeden. Het verbeteren van de voorspelbaarheid maakt nauwkeurigere planning, beter voorraadbeheer en een betrouwbaardere vervulling van interne en externe eisen mogelijk.
ProcessMind monitort en analyseert de werkelijke levertijden van leveranciers voor inkooporders ten opzichte van gecontracteerde voorwaarden en historische data. Het identificeert leveranciers met consequent late leveringen of interne procesvertragingen die de ontvangst beïnvloeden, en biedt datagestuurde inzichten om de leverancierskeuze en de betrouwbaarheid van de supply chain te verbeteren.

Trage goedkeuringen van inkoopaanvragen vertragen de gehele inkoopcyclus, verschuiven de start van het inkooporderproces en beïnvloeden projecttijdlijnen of operationele gereedheid. Het versnellen van deze initiële stap zorgt voor een snellere respons op organisatorische behoeften en verbetert de algehele projectoplevering.
ProcessMind biedt een gedetailleerd overzicht van alle goedkeuringspaden van inkoopaanvragen binnen SAP S/4HANA. Het belicht waar aanvragen in behandeling zijn, identificeert specifieke goedkeuringsstappen of personen die vertragingen veroorzaken, en onthult kansen om de goedkeuringsworkflow te stroomlijnen door middel van automatisering of hertoewijzing.

Een disconnect tussen de fysieke ontvangst van goederen en de administratieve afsluiting van een inkooporder kan leiden tot open verplichtingen, onnauwkeurige voorraadregistraties en vertraagde financiële reconciliatie. Het bereiken van synchronisatie zorgt voor een tijdige en nauwkeurige registratie, wat de financiële transparantie en operationele nauwkeurigheid verbetert.
ProcessMind identificeert gevallen waarin goederen zijn ontvangen, maar de inkooporder open blijft, of omgekeerd, waar een PO voortijdig wordt afgesloten voordat alle items zijn bevestigd in SAP S/4HANA. Deze analyse onthult procesgaten en potentieel voor automatisering of verbeterde communicatie tussen afdelingen.

Inefficiënt gebruik van menselijke en systeemmiddelen bij het beheren van inkooporders kan leiden tot verhoogde operationele kosten, burn-out bij werknemers en verminderde doorvoer. Het optimaliseren van de toewijzing zorgt ervoor dat middelen effectief worden benut, wat de productiviteit verhoogt en onnodige uitgaven vermindert.
ProcessMind biedt inzichten in de werkbelastingverdeling over verschillende inkooporderactiviteiten. Het identificeert knelpunten waar middelen overbelast zijn en benadrukt gebieden waar middelen mogelijk onderbenut zijn, waardoor strategische herallocatie mogelijk is om de efficiëntie te verbeteren en verwerkingstijden te verkorten.

Vertragingen bij het bevestigen van ontvangen diensten kunnen leveranciersbetalingen ophouden, cashflowbeheer beïnvloeden en nauwkeurige projectkostenbewaking belemmeren. Het versnellen van dit proces zorgt voor een snelle betaling aan leveranciers en handhaaft nauwkeurige financiële gegevens, wat sterkere leveranciersrelaties ondersteunt.
ProcessMind analyseert de tijd die verstrijkt tussen de daadwerkelijke levering van een dienst en de invoer van de bevestiging ervan in SAP S/4HANA. Het wijst specifieke processtappen, afdelingen of individuen aan die bijdragen aan onnodige vertragingen, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om het bevestigingsproces te versnellen.

Hoge aantallen goederenretouren leiden tot aanzienlijke stijgingen van logistieke kosten, administratief rework en potentiële ontevredenheid van zowel interne aanvragers als externe leveranciers. Het minimaliseren van retouren verbetert de efficiëntie, vermindert verspilling en versterkt de algehele kwaliteit van inkoopresultaten.
ProcessMind helpt bij het identificeren van de specifieke inkooporders, leveranciers of omstandigheden die frequent leiden tot goederenretouren. Door de gehele inkooporderlevenscyclus in SAP S/4HANA te analyseren, maakt het een grondoorzaakanalyse mogelijk om problemen met ordernauwkeurigheid, kwaliteitscontrole of leveranciersprestaties bloot te leggen, waardoor corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.

Het 6-stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Purchase Order

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download het gespecialiseerde Excel template, ontworpen voor Purchase to Pay - Inkooporder data. Dit template zorgt ervoor dat uw SAP S/4HANA data correct is gestructureerd voor analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van het juiste template stroomlijnt de datavoorbereiding, voorkomt veelvoorkomende fouten en versnelt uw reis naar inzichten. Het zorgt voor datacompatibiliteit voor direct gebruik.

Verwacht resultaat

Een voorgeformatteerde Excel template, klaar om te vullen met uw SAP S/4HANA Inkooporder procesdata.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek P2P Inkooporder Efficiëntie in SAP S/4HANA

ProcessMind onthult de ware stroom van uw inkooporders, waarbij inefficiënties en optimalisatiemogelijkheden worden belicht. Verkrijg een helder, visueel inzicht in uw P2P proces.
  • Visualiseer uw inkooporderprocesstroom
  • Identificeer verborgen knelpunten en rework-loops
  • Evalueer leverancierslevertijden en compliance
  • Stroomlijn operaties voor een snellere inkoopordercyclus
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare waarde realiseren in inkooporderbeheer

Door process mining toe te passen op uw SAP S/4HANA Inkooporder data, ontdekken organisaties verborgen inefficiënties en knelpunten, wat leidt tot aanzienlijke operationele verbeteringen en kostenbesparingen.

0 % faster
Snellere `PO-goedkeuringen`

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn workflows en verwijder knelpunten om de tijd die nodig is voor het goedkeuren van inkooporders aanzienlijk te verkorten, waardoor de inkoopcyclus wordt versneld.
0 % reduction
Verminderde ongeoorloofde uitgaven

Afname in niet-compliant uitgaven

Identificeer en elimineer aankopen die buiten goedgekeurde kanalen zijn gedaan, zodat alle uitgaven voldoen aan het bedrijfsbeleid en de financiële controle wordt verbeterd.
0 % increase
Hogere Straight-Through Proc.

Toename in geautomatiseerde verwerking

Verhoog het percentage inkooporders dat van begin tot eind stroomt zonder handmatige interventie of rework, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en operationele kosten worden verlaagd.
0 % reduction
Minder wijzigingen na goedkeuring

Afname in PO-wijzigingen

Identificeer de grondoorzaken van wijzigingen aangebracht nadat inkooporders zijn goedgekeurd, wat leidt tot nauwkeurigere initiële orders en minder administratief herwerk.
0 % increase
Verbeterde Tijdige Levering

Betere leveranciersprestaties

Verkrijg inzichten in de leveranciersbetrouwbaarheid door werkelijke leverdata te analyseren ten opzichte van aangevraagde data, wat beter leveranciersbeheer en voorspelbaarheid mogelijk maakt.

De resultaten variëren op basis van uw specifieke procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende Purchase to Pay implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor de inkooporder (PO), die dient als de primaire case ID voor het volgen van de inkooplevenscyclus.

Het belang

Het is de essentiële sleutel om alle inkoopgebeurtenissen te verbinden tot één end-to-end proces, waardoor een gedetailleerde analyse van de levenscyclus van elke inkooporder mogelijk wordt.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis of stap die heeft plaatsgevonden in het inkooporderproces.

Het belang

Het definieert de processtappen, wat visualisatie en analyse van de end-to-end stroom, variantanalyse en knelpuntidentificatie mogelijk maakt.

De timestamp waarop de activiteit heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze timestamp is cruciaal voor het correct ordenen van gebeurtenissen en het berekenen van alle prestatiemetrics, inclusief doorlooptijden, levertijden en wachttijden.

De unieke identificatie voor de leverancier of verkoper die de goederen of diensten levert.

Het belang

Maakt leveranciersgerichte analyse mogelijk, wat helpt bij het evalueren van prestaties, het identificeren van goed- en slechtpresterende leveranciers en het optimaliseren van de supply chain.

De identificatie van de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Biedt verantwoording en maakt prestatieanalyse op individueel of teamniveau mogelijk, wat helpt bij het identificeren van trainingsmogelijkheden of capaciteitsbeperkingen.

De totale waarde van de inkooporder, exclusief belastingen en vrachtkosten.

Het belang

Maakt financiële analyse mogelijk, door inkooporders op waarde te segmenteren en procesverbeteringsinspanningen te prioriteren op gebieden met hoge uitgaven.

De identificatie van de inkoopaanvraag (PR) die de inkooporder heeft geïnitieerd.

Het belang

Koppelt de PO aan de initiële aanvraag, wat end-to-end procesanalyse en de identificatie van niet-compliant maverick spend mogelijk maakt.

De datum waarop het bedrijf de leverancier verzocht de goederen of diensten te leveren.

Het belang

Dient als de basis voor het meten van de on-time leveringsprestaties van leveranciers, een cruciale KPI voor supply chain management en operationele planning.

Een classificatie die verschillende typen inkooporders onderscheidt, zoals standaard PO's, service PO's of voorraadtransportorders.

Het belang

Het categoriseert inkooporders, maakt de vergelijking van verschillende inkoopprocessen mogelijk en helpt variaties in processtromen en doorlooptijden te verklaren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de formele aanvraag voor goederen of diensten, waarmee het inkoopproces wordt geïnitieerd. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw inkoopaanvraagdocument opslaat (bijv. met transactie ME51N).

Het belang

Dit is het primaire startpunt voor veel inkooporderlevenscycli. Het analyseren van de tijd van deze gebeurtenis tot de aanmaak van de inkooporder helpt bij het identificeren van vertragingen in sourcing en interne verwerking.

Vertegenwoordigt de formele goedkeuring van een inkoopaanvraag door een manager of aangewezen goedkeurder. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging in het aanvraagdocument, wat aangeeft dat het klaar is voor conversie naar een inkooporder.

Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal voor het volgen van goedkeuringscycli en het identificeren van knelpunten. Vertragingen hier hebben direct impact op hoe snel een inkooporder kan worden aangemaakt en naar een leverancier kan worden gestuurd.

Markeert de aanmaak van het officiële inkooporderdocument, dat met of zonder verwijzing naar een inkoopaanvraag kan worden aangemaakt. Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer het inkooporderdocument voor het eerst in het systeem wordt opgeslagen.

Het belang

Deze activiteit kan dienen als een alternatief startpunt voor het proces, met name voor analyse van ongeoorloofde inkoop. Het is een fundamentele gebeurtenis voor het volgen van de totale verwerkingstijd van inkooporders.

Geeft aan dat de inkooporder alle benodigde interne goedkeuringen heeft ontvangen en is geautoriseerd voor vrijgave aan de leverancier. De gebeurtenis wordt afgeleid uit een statuswijziging in de vrijgavestrategie van de inkooporder.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van goedkeuringsefficiëntie en herwerk na goedkeuring. Het analyseren van de tijd tussen de aanmaak en goedkeuring van de inkooporder benadrukt interne procesvertragingen.

Vertegenwoordigt de fysieke ontvangst van goederen van de leverancier en de corresponderende invoer in het systeem. Dit is een expliciete transactie die de inkooporderhistorie bijwerkt.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die de levertijd van de leverancier beëindigt en het interne proces van factuurverificatie start. Het is essentieel voor het volgen van percentages van tijdige levering.

Vertegenwoordigt de invoer van een leveranciersfactuur in het SAP-systeem, deze koppelend aan de corresponderende inkooporder. Dit is een expliciete financiële boeking die een boekhoudkundig document creëert.

Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal die het inkoopproces verbindt met het crediteurenproces. Het maakt analyse mogelijk van de tijd tussen goederenontvangst en factuurverwerking.

Deze activiteit betekent dat een inkooporderitem vanuit logistiek oogpunt als afgesloten wordt beschouwd. Het wordt afgeleid wanneer zowel de indicatoren 'Levering voltooid' als 'Definitieve factuur' zijn ingesteld.

Het belang

Dit dient als het eindpunt voor de inkooporderlevenscyclusanalyse. Het meten van de tijd tot deze gebeurtenis biedt de end-to-end doorlooptijd voor inkoopoperaties.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke stroom van uw P2P - Inkooporderproces, waarbij knelpunten zoals lange goedkeuringscycli en herwerk door herhaalde inkooporderwijzigingen aan het licht komen. Het belicht afwijkingen van standaardprocessen, waardoor u beter begrijpt waar inefficiënties en non-compliance optreden. Dit datagestuurde inzicht maakt gerichte verbeteringen mogelijk om kosten te verlagen en doorlooptijden te versnellen.

Om process mining uit te voeren voor inkooporders, heeft u voornamelijk event logs nodig die elke stap van het inkooporderproces gedetailleerd beschrijven. Belangrijke data omvat de aanmaak van inkooporders, goedkeuringsstappen, wijzigingen, goederenontvangsten en facturen. Essentiële velden zijn activiteitsnaam, timestamp, case ID (meestal het inkoopordernummer) en mogelijk betrokken resources of gebruikers.

De initiële setup, inclusief data-extractie en modelconfiguratie, duurt doorgaans enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van data. Eenmaal geconfigureerd, kunt u vaak eerste inzichten zien en grote knelpunten identificeren binnen enkele dagen. Continue monitoring biedt vervolgens doorlopende prestatie- en compliancezichtbaarheid.

Process mining onthult frequent kansen om de goedkeuringstijden van inkooporders te verkorten en processtromen te standaardiseren. Het helpt incidenten van ongeoorloofde uitgaven te elimineren en wijzigingen in inkooporders na goedkeuring te minimaliseren, die vaak significant herwerk veroorzaken. Bovendien draagt het bij aan het verbeteren van end-to-end orderzichtbaarheid en het synchroniseren van goederenontvangst met de sluiting van inkooporders.

Hoewel een basiskennis van uw SAP S/4HANA data model gunstig is voor data-extractie, zijn moderne process mining tools gebruiksvriendelijk. Ze bieden vaak vooraf gebouwde connectors en templates voor SAP S/4HANA, waardoor de behoefte aan diepgaande technische expertise wordt geminimaliseerd. Er zijn doorgaans geen specifieke, aanvullende SAP-modules vereist naast uw bestaande P2P functionaliteit.

Dataprivacy en -beveiliging zijn van het grootste belang. Het is cruciaal om robuuste toegangscontroles en anonimiseringstechnieken te implementeren, vooral voor gevoelige gebruikers- of leveranciersinformatie. Zorg voor compliance met relevante data-beschermingsregelgeving en maak gebruik van veilige datatransferprotocollen en opslagoplossingen die worden geboden door uw process mining vendor.

Ja, process mining is zeer effectief in het identificeren van ongeoorloofde aankopen en afwijkingen van vastgesteld inkoopbeleid. Door de daadwerkelijke procesuitvoering te visualiseren, belicht het gevallen waarin controles worden omzeild, waardoor u de grondoorzaken kunt aanwijzen. Dit inzicht is cruciaal voor het versterken van compliance en het verminderen van incidenten van ongeoorloofde uitgaven.

U kunt aanzienlijk kortere goedkeuringstijden voor inkooporders en meer gestandaardiseerde processtromen verwachten. Andere veelvoorkomende resultaten zijn onder meer een afname van ongeoorloofde uitgaven, minder inkooporderwijzigingen na goedkeuring en verbeterde voorspelbaarheid van leveranciersleveringen. Dit leidt tot grotere operationele efficiëntie en kostenbesparingen in uw inkoopcyclus.

Optimaliseer uw P2P Inkooporder: Verkort de doorlooptijd nu

Elimineer inefficiënties en verkort uw P2P Inkooporder doorlooptijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten aan de slag.