Verbeter uw crediteurenfactuurverwerking

Waarom de AP-factuurverwerking in SAP ECC optimaliseren?

Accounts Payable (AP) – de verwerking van leveranciersfacturen – is een kerntaak die rechtstreeks je financiële gezondheid en de relatie met leveranciers beïnvloedt. Inefficiënte AP-processen, zeker in een complex landschap als SAP ECC, leiden al snel tot financiële verliezen, operationele knelpunten en compliancerisico's. Denk aan boetes en rente voor te late betaling die je marge aantasten, gemiste vroegbetalingskortingen die duizenden euro's kosten, of gefrustreerde leveranciers door uitgestelde betalingen. Vaak zijn dit signalen van dieperliggende, verborgen inefficiënties in je workflow voor factuurverwerking.

Handmatige invoer, versnipperde goedkeuringsworkflows en een gebrek aan realtime inzicht in factuurstatussen zorgen voor langere doorlooptijden en hogere verwerkingskosten. Afwijkingen van interne richtlijnen of wet- en regelgeving vergroten bovendien de kans op audits en sancties. Optimaliseren gaat dus verder dan kosten besparen: het draait om financiële nauwkeurigheid, sterke leveranciersrelaties en het vrijmaken van capaciteit voor strategische initiatieven. Cruciaal is dat je de volledige levenscyclus van elke factuur kent – van 'Invoice Received' tot en met 'Payment Cleared'.

Hoe Process Mining de AP-factuuranalyse verandert

Process Mining biedt een ongeëvenaarde, datagedreven manier om je AP-factuurverwerking in SAP ECC te ontrafelen. In plaats van te vertrouwen op anekdotes of handmatige audits, gebruikt Process Mining eventdata rechtstreeks uit de SAP ECC FI-GL-module (zoals tabellen BKPF en BSEG) om het daadwerkelijke end-to-end traject van elke factuur te reconstrueren. Zo krijg je een objectief, feitelijk beeld van hoe je proces echt loopt, inclusief de volgorde van activiteiten en hun doorlooptijden.

Per factuur volgt Process Mining elke stap: van 'Invoice Data Captured' naar 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed' en uiteindelijk 'Payment Cleared'. Door deze volledige processtromen te visualiseren, zie je precies waar het vastloopt, herken je dubbele of overbodige stappen en spoor je niet-toegestane procesafwijkingen op die anders onder de radar blijven. Zo kijk je voorbij de symptomen en pak je de oorzaken van vertragingen en inefficiënties in je AP-proces aan.

Belangrijkste verbeterkansen met Process Mining

Met Process Mining krijg je haarscherp zicht op concrete verbeterkansen binnen je SAP ECC-proces voor leveranciersfacturen:

• Goedkeuringsworkflow optimaliseren: Zie direct waar facturen blijven hangen in wachtrijen, welke personen of rollen de doorstroming remmen en hoe workflows afwijken van de standaardroute. Met deze inzichten stroomlijn je de routering en verkort je de totale doorlooptijd.
• Afwijkingen bij matching en afhandeling: Analyseer hoe vaak en hoe lang 'Discrepancy Resolved' voorkomt, met name in samenhang met 'Purchase Order Matched' en 'Goods Receipt Matched'. Begrijp waarom afwijkingen ontstaan, welke leveranciers of PO-typen het meest geraakt worden en hoe lang de afhandeling duurt. Dat scheelt handmatig herstelwerk.
• Betaaltermijnen en cashflow: Bewaak naleving van betaalvoorwaarden en 'Invoice Due Date'. Process Mining toont te late betalingen, gemiste vroegbetalingskortingen of te vroege betalingen. Zo optimaliseer je cashflow en versterk je leveranciersrelaties door tijdige uitvoering van 'Payment Executed'.
• Automatiseringspotentieel: Ontdek sterk repetitieve, gestandaardiseerde taken die geschikt zijn voor RPA of slimmere systeemconfiguraties in SAP ECC. Daardoor kan je team zich richten op werk met meer toegevoegde waarde.

Verwachte resultaten: meetbare voordelen voor je organisatie

Optimalisatie op basis van Process Mining in je AP-factuurverwerking levert tastbare, meetbare voordelen op:

• Kortere doorlooptijd: Verkort de doorlooptijd van ontvangst tot betaling vaak met 30% of meer door knelpunten weg te nemen en activiteiten te stroomlijnen.
• Lagere verwerkingskosten: Bespaar substantieel via minder handwerk, minder herstel van fouten en het voorkomen van boetes voor te laat betalen.
• Betere naleving: Borg consequente naleving van interne beleidsregels, betaaltermijnen en regelgeving. Dat verkleint risico's en maakt je beter voorbereid op audits.
• Geoptimaliseerd werkkapitaalbeheer: Stuur slim op betaalmomenten, benut maximaal vroegbetalingskortingen en voorkom onnodige spoedbetalingen.
• Sterkere leveranciersrelaties: Bouw vertrouwen op met consistente, tijdige en transparante betalingen.

Aan de slag met het optimaliseren van je Accounts Payable-proces

Optimaliseren van je AP-factuurverwerking in SAP ECC met Process Mining is dichterbij dan je denkt. Gebruik je bestaande SAP ECC-data en krijg razendsnel diep inzicht in de huidige situatie. Zo neem je onderbouwde, datagedreven beslissingen die echt resultaat opleveren. Zet vandaag de stap naar een slanke, efficiënte AP-functie die aan alle regels voldoet.