> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Inkooporder > NetSuite

Verbeter uw Van Inkoop tot Betaling - Purchase Order

Uw 6-stappen gids voor het optimaliseren van NetSuite Inkoop tot Betaling Inkooporders
Verbeter uw Van Inkoop tot Betaling - Purchase Order
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)
Proces: Purchase to Pay - Inkooporder
Systeem: NetSuite
Datatemplate downloaden

Optimaliseer de verwerking van inkooporders in NetSuite voor efficiëntie

Complexe inkoopprocessen verbergen vaak knelpunten die leiden tot kostbare vertragingen en compliance-risico's. Ons platform helpt u exacte inefficiënties te identificeren, van de initiële aanvraag tot aan de goederenontvangst. We bieden duidelijke, bruikbare stappen om uw operations te stroomlijnen en aanzienlijke winst te behalen in snelheid en compliance.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om uw efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de Datatemplategids om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Uw inkooporderproces in NetSuite begrijpen en optimaliseren

Het Purchase to Pay (P2P)-proces vormt de ruggengraat van een efficiënte inkoopfunctie, en de inkooporder is hierin essentieel. Binnen uw NetSuite-omgeving is de levenscyclus van een inkooporder, van initiële aanvraag tot goederenontvangst, een complexe reeks activiteiten waarbij diverse afdelingen en belanghebbenden betrokken zijn. Inefficiënt inkoopordermanagement kan leiden tot aanzienlijke zakelijke uitdagingen, waaronder vertraagde betalingen aan leveranciers, hogere operationele kosten, gespannen leveranciersrelaties en compliance-risico's. Handmatige fouten en procesafwijkingen blijven vaak onopgemerkt, wat leidt tot verborgen knelpunten die uw gehele supply chain en financiële gezondheid beïnvloeden. Het effectief beheren en optimaliseren van het inkooporderproces is cruciaal voor een gezonde cashflow, het garanderen van tijdige productbeschikbaarheid en het bereiken van algehele operationele excellentie.

Hoe Process Mining knelpunten in inkooporders aan het licht brengt

Process mining biedt een krachtig instrument om de daadwerkelijke uitvoering van uw inkooporderproces binnen NetSuite te analyseren. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, extraheert process mining event log data uit uw NetSuite-systeem. Dit reconstrueert de werkelijke opeenvolging van elke inkooporder. Door de Case Identifier in te stellen op 'Purchase Order', kunt u individuele orders volgen terwijl ze activiteiten doorlopen zoals 'Inkoopaanvraag aangemaakt', 'Inkooporder goedgekeurd', 'Inkooporder naar leverancier verzonden' en 'Goederenontvangst geboekt'. Dit creëert een visuele, data-gedreven kaart van uw proces, die precies onthult waar inkooporders vastlopen, niet-standaard paden identificeert en de bestede tijd aan elke activiteit kwantificeert.

Deze analysemogelijkheid is cruciaal voor het begrijpen van de werkelijke Purchase to Pay - inkooporder cycle time. U kunt specifieke knelpunten aanwijzen, zoals langdurige goedkeuringstijden voor bepaalde afdelingen of goedkeurders, vertragingen tussen 'Inkooporder door leverancier bevestigd' en 'Goederenontvangst geïnitieerd', of buitensporige 'Inkooporder gewijzigd' events die duiden op gebrekkige initiële planning. Process mining belicht ook afwijkingen van uw beoogde processtroom, door te onthullen waarom sommige inkooporders standaardgoedkeuringen omzeilen of onverwachte herstelrondes ondergaan. Dit empirische inzicht is essentieel voor effectieve procesoptimalisatie in NetSuite, waardoor u verder kunt gaan dan giswerk en grondoorzaken met precisie kunt aanpakken.

Belangrijke verbeterpunten voor het inkooporderproces

Door process mining toe te passen op uw NetSuite inkooporder data, worden doorgaans verschillende cruciale verbeterpunten onthuld:

  • Optimalisatie van de goedkeuringsworkflow: Identificeer stadia waarin inkooporders consistent langere goedkeuringstijden kennen. Dit kan wijzen op inefficiënte configuraties van de goedkeuringsmatrix, een gebrek aan geautomatiseerde routering, of specifieke personen die als knelpunt fungeren. Het optimaliseren van deze workflows kan de Purchase to Pay - inkooporder cycle time aanzienlijk verkorten.
  • Efficiëntie van goederenontvangst: Analyseer de tijdsduur tussen het bevestigen of verzenden van een inkooporder en de daadwerkelijke ontvangst en boeking van de goederen. Vertragingen hier kunnen van invloed zijn op voorraadniveaus, productieplanningen en uiteindelijk de klanttevredenheid. Process mining helpt u de factoren te begrijpen die bijdragen aan deze vertragingen, of het nu gaat om levertijden van leveranciers, interne ontvangstprocessen of data-invoerfouten.
  • Compliance en afwijkingen: Detecteer gevallen waarin inkooporders niet voldoen aan vastgesteld inkoopbeleid, zoals orders geplaatst zonder de juiste aanvragen of goedkeuringen. Het identificeren van deze afwijkingen stelt u in staat om de compliance effectiever te handhaven en financiële of operationele risico's te beperken.
  • Analyse van leveranciersprestaties: Krijg inzicht in de werkelijke levertijden en betrouwbaarheid van uw leveranciers op basis van de 'Inkooporder naar leverancier verzonden' en 'Goederenontvangst geboekt' events. Deze data is van onschatbare waarde voor strategische inkoopbeslissingen en het verbeteren van leveranciersrelaties.

Meetbare resultaten behalen door optimalisatie

De proactieve benadering van het gebruik van process mining om uw Purchase to Pay - inkooporderproces in NetSuite te analyseren en te verbeteren, leidt tot tastbare, meetbare voordelen:

  • Verkorte Cycle Time: Verwacht een aanzienlijke verkorting van de end-to-end inkooporder cycle time, van het aanmaken van de aanvraag tot goederenontvangst, wat werkkapitaal vrijmaakt en de productbeschikbaarheid versnelt.
  • Kostenbesparingen: Door herstelwerkzaamheden te elimineren, handmatige inspanningen te verminderen en vertragingen te voorkomen, kan uw organisatie aanzienlijke operationele kostenreducties realiseren. Verbeterde compliance minimaliseert ook financiële risico's die gepaard gaan met ongeautoriseerde aankopen.
  • Verbeterde efficiëntie: Gestroomlijnde workflows en geautomatiseerde besluitvorming, gevoed door process mining-inzichten, verhogen de algehele efficiëntie van uw inkoopafdeling en gerelateerde functies.
  • Verbeterde Compliance en Governance: Een duidelijk begrip van de daadwerkelijke procesuitvoering maakt een strengere handhaving van intern beleid en externe regelgeving mogelijk, waardoor auditrisico's worden verminderd.
  • Betere leveranciersrelaties: Snellere verwerking en duidelijkere communicatie, gefaciliteerd door geoptimaliseerde workflows, leiden tot verbeterde relaties met uw leveranciers.

Aan de slag met de optimalisatie van het inkooporderproces

De reis naar het optimaliseren van uw Purchase to Pay - inkooporderproces in NetSuite begint met het doorgronden van uw huidige situatie aan de hand van data. Process mining biedt dit fundamentele inzicht en levert duidelijke, bruikbare inzichten om uw inkoopactiviteiten te verbeteren. Door deze aanpak te benutten, kunt u inefficiënties omzetten in strategische voordelen, waardoor uw inkooporders soepel en effectief door uw NetSuite-omgeving stromen.

Purchase to Pay - Inkooporder Inkoopproces Inkooporderlevenscyclus Inkoop Workflow Goedkeuringsworkflows Leveranciersbeheer Reductie doorlooptijd Voorraadbeheer Inkoopteam

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen u beïnvloeden

Vertragingen bij de goedkeuring van inkooporders beïnvloeden direct de operationele efficiëntie en leiden tot gemiste leverdata, wat potentieel leveranciersrelaties onder druk zet. Deze traagheid kan werkkapitaal vastzetten en cruciale aankopen vertragen.
ProcessMind analyseert de 'Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder' lifecycle in NetSuite om elke goedkeuringsstap in kaart te brengen. Het identificeert waar PO’s vastlopen, wie de veelvoorkomende fiatteurs zijn die vertragingen veroorzaken, en welke specifieke approval paths het meest inefficiënt zijn, wat gerichte workflow-verbeteringen mogelijk maakt.

Inkooporders die buiten vastgestelde beleidslijnen of zonder de juiste aanvraag en goedkeuring worden aangemaakt, introduceren aanzienlijke compliancerisico's en financiële blootstelling. Dit gebrek aan controle leidt tot ongecontroleerde uitgaven en voorkomt het benutten van onderhandelde kortingen.
ProcessMind gebruikt NetSuite event data om het exacte pad van elke Van Aanvraag tot Betaling - Inkooporder te traceren. Het onthult gevallen waarin inkooporders cruciale goedkeuringsstappen omzeilen, zonder aanvragen ontstaan of afwijken van standaardprocedures, waardoor niet-conform gedragspatronen aan het licht komen.

Variatie in de doorlooptijden van leveranciers maakt voorraadplanning en productieplanning buitengewoon uitdagend, wat leidt tot voorraadtekorten, spoedbestellingen of te hoge voorraadkosten. Deze onvoorspelbaarheid belemmert de operationele flexibiliteit.
Door de verstreken tijd te analyseren tussen "Inkooporder Verstuurd naar Leverancier" en "Goederenontvangst Geboekt" voor elke Inkoop tot Betaling - Inkooporder in NetSuite, meet en benchmarkt ProcessMind nauwkeurig de doorlooptijden per leverancier. Dit onthult welke leveranciers consequent vertragingen veroorzaken en helpt bij het optimaliseren van de leveranciersselectie.

Een groot aantal wijzigingen aan inkooporders na de initiële aanmaak of goedkeuring duidt op problemen stroomopwaarts, wat leidt tot aanzienlijk herstelwerk, potentiële fouten en vertragingen in de algehele inkoopcyclus. Dit verbruikt waardevolle middelen en verhoogt de verwerkingskosten.
ProcessMind registreert elke "Inkooporder Gewijzigd"-activiteit binnen het Van Aanvraag tot Betaling - inkooporderproces in NetSuite. Het kwantificeert de frequentie van wijzigingen, identificeert veelvoorkomende wijzigingspunten en spoort hoofdoorzaken op, waardoor procesherontwerp mogelijk wordt om onnodige aanpassingen te minimaliseren.

Vertragingen of onnauwkeurigheden bij het registreren van de goederenontvangst beïnvloeden direct de voorraadnauwkeurigheid, kunnen leveranciersbetalingen ophouden en knelpunten creëren verderop in het 'Van Inkoop tot Betaling' process. Dit draagt bij aan operationele inefficiëntie en afwijkingen.
ProcessMind brengt het volledige traject van "Goods Receipt Initiated" tot "Goods Receipt Posted" in kaart voor elke 'Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder' in NetSuite. Het benadrukt specifieke stappen of locaties waar vertragingen optreden, waardoor process-inefficiënties en kansen voor snellere, nauwkeurigere ontvangst worden onthuld.

Wanneer medewerkers vastgestelde Inkoop tot Betaling processtappen omzeilen, leidt dit tot inefficiënties, verhoogt het risico op fouten en creëert het een inconsistent audit trail. Deze onofficiële paden ondermijnen processtandaardisatie en controle.
ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke procespaden voor Inkoop tot Betaling - Inkooporder in NetSuite. Het markeert visueel afwijkingen van het beoogde "ideale pad" en legt bloot waar en waarom handmatige workarounds worden gebruikt en wat hun impact is op efficiëntie en compliance.

Bepaalde afdelingen of kostenplaatsen veroorzaken consequent vertragingen in het 'Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder' process, waardoor knelpunten ontstaan die de algehele inkoopsnelheid beïnvloeden. Dit leidt tot een onevenwichtige workload en frustratie onder stakeholders.
Door "Department" en "Cost Center" attributes te analyseren tegen activity durations in NetSuite, identificeert ProcessMind welke organisatie-eenheden onevenredig bijdragen aan vertragingen. Het onthult specifieke departementale knelpunten die de vlotte stroom van Purchase Orders belemmeren.

Frequente afwijzingen van purchase orders leiden tot aanzienlijk herwerk voor aanvragers en goedkeurders, wat de totale verwerkingstijd verlengt. Dit duidt op problemen met de kwaliteit van de initiële aanvraag, onduidelijke richtlijnen of strenge goedkeuringscriteria.
ProcessMind analyseert de attributes "Approval Status" en "Approver" binnen het Van Inkoop tot Betaling - Purchase Order proces in NetSuite. Het kwantificeert afwijzingspercentages, identificeert veelvoorkomende afwijzingsredenen en lokaliseert waar afwijzingen optreden, wat helpt bij het verbeteren van de slagingspercentages voor eerste goedkeuringen.

Prestatie-indicatoren zoals doorlooptijd, goedkeurings cycles of compliance kunnen aanzienlijk verschillen per inkoopcategorie. Het negeren van deze verschillen betekent het mislopen van kansen voor gerichte optimalisatie en kostenbesparingen.
Door gebruik te maken van het "Inkoopcategorie" attribute, segmenteert en analyseert ProcessMind het Van Aanvraag tot Betaling - Inkooporderproces in NetSuite per categorie. Het toont welke categorieën last hebben van langere doorlooptijden, meer herbewerking of compliance-problemen, wat specifieke strategische verbeteringen begeleidt.

Zonder duidelijke, real-time inzichten in de status en voortgang van inkooporders, is het uitdagend om proactief problemen te identificeren, verwachtingen te managen of geïnformeerde beslissingen te nemen. Dit leidt tot reactieve probleemoplossing en operationele blinde vlekken.
ProcessMind biedt een end-to-end visuele weergave van de Inkoop tot Betaling - Inkooporder processtroom in NetSuite. Het biedt real-time dashboards en analytics, waardoor stakeholders volledige zichtbaarheid krijgen in de huidige status, knelpunten en prestatietrends van alle actieve inkooporders.

Een achterstand of trage doorlooptijd bij kwaliteitsinspectie na goederenontvangst kan de uiteindelijke voltooiing van een inkooporder vertragen, waardoor de beschikbaarheid van goederen voor gebruik of verkoop wordt uitgesteld. Dit heeft gevolgen voor latere processen en de voorraadomloopsnelheid.
ProcessMind registreert de tijd die nodig is voor "Kwaliteitsinspectie Uitgevoerd" ten opzichte van "Goederenontvangst Geboekt" voor elke Van Aanvraag tot Betaling - Inkooporder in NetSuite. Het onthult knelpunten in de inspectiefase, wat optimalisatie van middelen en een snellere doorvoer mogelijk maakt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden vertragen aankopen, wat gevolgen heeft voor projectplanningen en voorraden. Dit doel is erop gericht de tijd vanaf het opstellen van de inkooporder tot de uiteindelijke goedkeuring te verkorten, wat zorgt voor snellere inkoop. Dit betekent snellere toegang tot benodigde goederen en diensten, waardoor de operationele stroom verbetert en potentiële verstoringen in de toeleveringsketen worden verminderd. ProcessMind identificeert exacte bottlenecks en vertragingen binnen de goedkeurings workflow van Inkooporders in NetSuite. Door feitelijke paden in kaart te brengen, wordt duidelijk waar inkooporders vastlopen, wie de bottlenecks zijn, en waar er kansen zijn voor automatisering of parallelle goedkeuringen, wat leidt tot meetbare tijdsbesparingen.

Ongeautoriseerde aankopen en maverick buying kunnen leiden tot hogere kosten, leveranciers-non-compliance en financiële risico's. Dit doel richt zich op het waarborgen dat alle Inkooporders strikt voldoen aan het organisatorisch inkoopbeleid, waardoor de controle over uitgaven en leveranciersrelaties behouden blijft. Dit verbetert het financieel beheer en risicobeheer. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van standaard Purchase to Pay-beleid binnen NetSuite. Het identificeert gevallen van maverick buying, niet-goedgekeurde leveranciers of overgeslagen goedkeuringsstappen, wat gerichte training of handhavingsacties mogelijk maakt om 100% compliance te bereiken.

Onvoorspelbare leveringstermijnen van leveranciers verstoren het voorraadbeheer en de productieschema's, wat leidt tot voorraadtekorten of overtollige voorraad. Dit doel bereiken betekent betere prognoses en minder variabiliteit in leveringsdatums, wat resulteert in geoptimaliseerde voorraadniveaus en een verbeterde operationele planning. ProcessMind analyseert de daadwerkelijke doorlooptijden voor inkooporders van "Verstuurd naar Leverancier" tot "Goederenontvangst Geboekt" voor diverse leveranciers en categorieën in NetSuite. Het identificeert onbetrouwbare leveranciers of inconsistente leveringspatronen, wat een geïnformeerde leveranciersselectie en betere onderhandelingen mogelijk maakt, en zo de leveringsvoorspelbaarheid verbetert.

Frequente wijzigingen in Purchase Orders introduceren herwerk, fouten en vertragingen in het Van Inkoop tot Betaling-proces. Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal PO-wijzigingen na goedkeuring, wat duidt op nauwkeurigere initiële aanvragen en betere stroomopwaartse planning. Dit leidt tot soepelere operaties en minder administratieve overhead. ProcessMind brengt de levenscyclus van elke Purchase Order in NetSuite in kaart en markeert waar en waarom wijzigingen optreden. Het identificeert veelvoorkomende triggers voor wijzigingen, zoals fouten in een vroeg stadium of gebrek aan duidelijkheid, waardoor organisaties preventieve maatregelen kunnen implementeren en het wijzigingsvolume met 15-20% kunnen verminderen.

Trage goederenontvangst veroorzaakt voorraad- en cashflowproblemen. ProcessMind identificeert knelpunten en verkort de ontvangsttijd met 25%.

Workarounds en afwijkingen van standaard Inkoop tot Betaling procedures kunnen risico's introduceren, de controle verminderen en leiden tot non-compliance of inefficiënties. Dit doel zorgt ervoor dat alle inkooporders het gedefinieerde, optimale procespad volgen, wat consistentie en verantwoordelijkheid bevordert. Dit versterkt de interne controles en vermindert het operationele risico. ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke procesvarianten binnen NetSuite voor inkooporders. Het markeert afwijkingen van het ideale pad en onthult waar en waarom workarounds worden gebruikt, waardoor root cause analyse en corrigerende maatregelen mogelijk worden om het standaardproces af te dwingen.

Vertragingen bij departementale overdrachtspunten, zoals tussen het aanvraagproces en inkoop of inkoop en financiën, kunnen het gehele Inkooporderproces aanzienlijk vertragen. Dit doel is gericht op het stroomlijnen van deze overgangen, het waarborgen van een naadloze informatiestroom en een snellere voltooiing. Dit verbetert de algehele process speed en de inter-departmental collaboration.ProcessMind visualiseert het end-to-end Inkooporderproces in NetSuite, en toont duidelijk de tijd die wordt besteed aan wachten bij elke afdelingsgrens. Het identificeert specifieke overdrachtspunten die knelpunten zijn, wat gerichte verbeteringen in communicatie, automatisering of rolomschrijvingen mogelijk maakt om vertragingen met 20% te verminderen.

Hoge percentages Purchase Order afwijzingen of herindieningen duiden op problemen stroomopwaarts, wat leidt tot herwerk, frustratie en vertragingen. Dit doel is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van initiële PO indieningen, om ervoor te zorgen dat deze de eerste keer aan alle vereisten voldoen. Dit leidt tot verhoogde efficiëntie en verminderde administratieve last. ProcessMind analyseert event logs in NetSuite om veelvoorkomende redenen en stadia voor Purchase Order afwijzingen te identificeren. Het onthult patronen in afgewezen PO's, zoals ontbrekende informatie of onjuiste categorisaties, waardoor gerichte training of systeemverbeteringen mogelijk zijn om afwijzingen met 15% te verminderen.

Verschillende purchase categories, zoals IT-hardware of kantoorbenodigdheden, hebben vaak unieke process flows of knelpunten die niet algemeen toepasbaar zijn. Dit doel richt zich op het identificeren en optimaliseren van inefficiënties specifiek voor bepaalde inkoopcategorieën, waarbij verbeteringen op maat worden gemaakt voor maximale impact. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van middelen en beter categoriebeheer. ProcessMind maakt het mogelijk om Purchase Order processen te filteren en te analyseren op "Purchase Category" in NetSuite. Het onthult specifieke knelpunten of afwijkingen die uniek zijn voor bepaalde categorieën, waardoor aangepaste procesoptimalisaties mogelijk zijn en efficiëntiewinsten tot 25% in categorieën met een hoog volume kunnen worden behaald.

Beperkt inzicht in de live status van Inkooporders belemmert proactief beheer en besluitvorming, wat leidt tot vertragingen en gemiste kansen. Dit doel is erop gericht belanghebbenden duidelijke, actuele inzichten te bieden in het gehele Van Aanvraag tot Betaling-proces. Dit maakt snellere probleemoplossing en betere strategische planning mogelijk. ProcessMind biedt een dynamische, visuele weergave van alle lopende Inkooporders en hun huidige status binnen NetSuite. Het stelt gebruikers in staat om individuele inkooporders te volgen, potentiële vertragingen te identificeren voordat deze zich voordoen, en realtime inzichten te verkrijgen in de procesprestaties, wat proactief beheer mogelijk maakt.

Vertragingen bij kwaliteitsinspecties na goederenontvangst kunnen de voorraad ophouden, de productie beïnvloeden of de betaling aan leveranciers vertragen. Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd van goederenontvangst tot de voltooiing van noodzakelijke quality checks, wat zorgt voor een snellere beschikbaarheid van conforme items. Dit verbetert de voorraadomzet en de algehele supply chain-stroom.ProcessMind meet nauwkeurig de duur van de "Quality Inspection Performed" activity binnen het Inkooporderproces in NetSuite. Het identificeert factoren die bijdragen aan inspectievertragingen, zoals resource-allocatie of process steps, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om de inspectietijd met 10% te verminderen.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Inkooporder

1

Download het datasjabloon

2

Exporteer uw NetSuite-data

3

Upload Uw Dataset Veilig

4

Analyseer Uw Inkooporderproces

5

Implementeer bruikbare wijzigingen

6

Continu Monitoren & Optimaliseren

1

Download het datasjabloon

Wat te doen

Verkrijg de voorgestructureerde Excel template ontworpen voor data van het Van Aanvraag tot Betaling-proces. Deze template begeleidt u bij de specifieke data-velden die nodig zijn voor analyse.

Bekijk Datatemplategids Template downloaden
Waarom het belangrijk is

Het gebruik van de juiste datastructuur vanaf het begin zorgt voor nauwkeurige en efficiënte verwerking achteraf. Dit vereenvoudigt de voorbereiding van de data en voorkomt onnodig werk.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel-template voor uw inkooporderproces data.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen efficiëntie in NetSuite PO-verwerking

ProcessMind transformeert uw ruwe NetSuite Inkooporder data in levendige visuele inzichten. U identificeert exacte bottlenecks en compliance-lacunes, wat duidelijke paden onthult om uw inkoop te optimaliseren.
  • Visualiseer de werkelijke NetSuite Inkooporder processtroom
  • Identificeer bottlenecks in inkooporders en compliancerisico's
  • Detecteer niet-conforme Purchase Order activiteiten
  • Optimaliseer cycle times van Inkooporders en resourcegebruik
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Praktijkresultaten van het Optimaliseren van Inkooporders

Door process mining toe te passen op uw NetSuite Purchase Order data, krijgen organisaties duidelijke insights in inefficiënties en knelpunten. Deze resultaten vertegenwoordigen de veelvoorkomende, tastbare verbeteringen die worden bereikt door data-driven process optimalisatie.

0 %
Snellere PO goedkeuringen

Verkorte doorlooptijd voor goedkeuring

Identificeer en elimineer knelpunten in uw purchase order goedkeuringsworkflows, wat leidt tot aanzienlijk snellere verwerking.

0 %
Verbeterde compliance

Hogere procesconformiteit

Zorg ervoor dat uw Van Inkoop tot Betaling-proces strikt voldoet aan het inkoopbeleid, minimaliseer ongeautoriseerde afwijkingen en verminder compliance risico's.

0 %
Minder herstelwerk aan inkooporders

Afname in percentage wijzigingsopdrachten

Identificeer de dieperliggende oorzaken van frequente wijzigingen in inkooporders, waardoor handmatige herbewerking afneemt, de efficiëntie verbetert en operationele kosten worden verlaagd.

0 %
Verbeterde Vendor Reliability

Hoger percentage tijdige leveringen

Verkrijg heldere, data-driven insights in de vendor performance om betere voorwaarden te onderhandelen en ervoor te zorgen dat goederen tijdig worden ontvangen, waardoor de voorspelbaarheid van de supply chain wordt verbeterd.

0 %
Versnelde Goederenontvangst

Kortere doorlooptijd voor goederenontvangst

Stroomlijn en versnel het cruciale goederenontvangstproces, verminder de voorraadliggingstijden en verbeter de algehele operationele stroom.

0 %
Verminderd Maverick Buying

Afname in ongeautoriseerde aankopen

Automatisch aankopen buiten goedgekeurde kanalen detecteren en beperken, wat leidt tot betere contract compliance en aanzienlijke kostenbesparingen.

Werkelijke resultaten kunnen variëren afhankelijk van uw specifieke procescomplexiteit, datakwaliteit en de implementatieomvang. De genoemde cijfers weerspiegelen typische verbeteringen die bij diverse organisaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe u een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke datapunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor de inkooporder, die dient als de primaire case ID voor het volgen van de inkooplevenscyclus.

Waarom het belangrijk is

Dit is de essentiële case identifier, die het mogelijk maakt om de volledige levenscyclus van elke individuele Inkooporder te reconstrueren en te analyseren.

De naam van de specifieke zakelijke event of stap die plaatsvond binnen het inkooporderproces.

Waarom het belangrijk is

Het definieert de stappen in de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de processtroom, varianten en conformiteit mogelijk wordt.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom het belangrijk is

Dit attribute is cruciaal voor het berekenen van alle tijdgebaseerde metrics, zoals cycle times en doorlooptijden, die fundamenteel zijn voor het identificeren van procesvertragingen.

De naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom het belangrijk is

Koppelt activities aan specifieke gebruikers, wat analyse van werkdruk, performance en compliance met autorisatiebeleid mogelijk maakt.

De naam van de afdeling die is gekoppeld aan de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Maakt procesanalyse per afdeling mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke knelpunten, inefficiënties en uitgavenpatronen.

De naam van de leverancier waarvan de goederen of diensten worden ingekocht.

Waarom het belangrijk is

Maakt vendor-specific performance analyse mogelijk, inclusief levertijden en betrouwbaarheid, wat essentieel is voor supply chain optimalisatie.

De huidige of definitieve status van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Biedt een momentopname van de status van de inkooporder, waardoor analyse van uitkomsten zoals afwijzingen of sluitingen mogelijk wordt en KPI's worden ondersteund die verband houden met goedkeuringsfouten.

De totale monetaire waarde van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Maakt financiële analyse van het inkoopproces mogelijk, wat helpt te identificeren hoe de PO value van invloed is op cycle times, approval paths en compliance.

De classificatie van de goederen of diensten die worden ingekocht, zoals IT Hardware, Marketing Services of Office Supplies.

Waarom het belangrijk is

Maakt analyse van procesefficiëntie per spend category mogelijk, wat helpt te identificeren welke soorten aankopen het meest inefficiënt of niet-conform zijn.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de formele aanvraag voor goederen of diensten, waarmee het inkoopproces wordt gestart. In NetSuite wordt dit vastgelegd wanneer een nieuw Purchase Requisition transactierecord wordt aangemaakt en opgeslagen.

Waarom het belangrijk is

Als typisch startpunt van het process is deze activity cruciaal voor het analyseren van de volledige end-to-end cycle time en het identificeren van maverick buying wanneer deze wordt overgeslagen.

Deze activiteit markeert de aanmaak van het formele Purchase Order-document, wat de centrale case is voor deze analyse. In NetSuite wordt dit vastgelegd bij de aanmaak van de Purchase Order-transactie record, handmatig of vanuit een goedgekeurde aanvraag.

Waarom het belangrijk is

Dit markeert een kritieke stap waarbij een aanvraag een formele orderverplichting wordt. Het dient als een belangrijke mijlpaal en kan ook het begin zijn van het proces voor directe PO's, wat belangrijk is voor compliance monitoring.

Dit is de definitieve, officiële goedkeuring van de inkooporder, waardoor deze naar de leverancier kan worden verzonden. Het is een belangrijke mijlpaal die wordt vastgelegd wanneer het veld 'Approval Status' van de inkooporder wordt bijgewerkt naar 'Approved'.

Waarom het belangrijk is

Dit is een kritieke mijlpaal voor het berekenen van goedkeuringscyclustijden en het identificeren van bottlenecks in de goedkeuringsketen. Vertragingen hier hebben directe invloed op de doorlooptijden van inkoop.

Deze activiteit staat voor de fysieke ontvangst van goederen besteld op de Purchase Order. Dit is een expliciete event in NetSuite, vastgelegd wanneer een 'Item Receipt'-transactie wordt aangemaakt en gekoppeld aan de specifieke Purchase Order-regel.

Waarom het belangrijk is

Dit is een kritieke mijlpaal die het einde markeert van de leveringscyclus van de leverancier. Het is essentieel voor het berekenen van het percentage tijdige leveringen van leveranciers en de algehele doorlooptijden.

Een leveranciersfactuur is ontvangen en ingevoerd in NetSuite, gekoppeld aan de inkooporder. Dit is een expliciete transactie die formeel de verplichting voor de ontvangen goederen of diensten vastlegt.

Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert de overgang van inkoop naar het crediteurenproces. Het analyseren van de tijd tussen goederenontvangst en facturatie wijst op mogelijke vertragingen in de financiële afhandeling.

De inkooporder is officieel gesloten, wat betekent dat er geen verdere ontvangsten of facturen meer worden verwacht. Dit wordt afgeleid wanneer de status van de inkooporder verandert naar 'Closed', wat automatisch kan gebeuren nadat deze volledig is gefactureerd en ontvangen, of handmatig.

Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert het operationele einde van de levenscyclus van de inkooporder. Het bevestigt dat de order volledig is uitgevoerd en verwerkt, wat een definitief eindpunt biedt voor doorlooptijd analyse.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert uw NetSuite Inkooporder data om de werkelijke processtroom te visualiseren. Het identificeert bottlenecks, compliance-lacunes en inefficiënties, zoals lange goedkeuringstijden of ongeautoriseerde aankopen. Dit inzicht stelt u in staat data-gedreven beslissingen te nemen om de operaties te stroomlijnen en kosten te verlagen.

Om uw Inkooporderproces effectief te analyseren, hebben we voornamelijk event logs uit NetSuite nodig. Dit omvat de aanmaak van inkooporders, goedkeuringsstappen, statuswijzigingen, goederenontvangst en factuurmatching, samen met timestamps en de verantwoordelijke gebruiker voor elke event. Uw NetSuite transaction- en audittrail-logs bevatten deze informatie doorgaans.

Na data-extractie en initiële setup kunt u doorgaans binnen enkele weken de eerste process insights verwachten. De exacte doorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit en het volume van de data, maar snelle winsten worden vaak al vroeg zichtbaar. Volledige, bruikbare aanbevelingen volgen gewoonlijk binnen één tot twee maanden.

Ja, absoluut. Door de daadwerkelijke uitvoeringspaden te analyseren ten opzichte van gedefinieerde procesmodellen, kan process mining afwijkingen markeren, zoals aankopen gedaan buiten goedgekeurde kanalen of wijzigingen in inkooporders zonder de juiste autorisatie. Dit helpt compliance af te dwingen en gebieden te identificeren die strengere controles behoeven.

U kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten, zoals het verkorten van de doorlooptijden voor goedkeuring van inkooporders, het minimaliseren van afwijzingspercentages en het verbeteren van de voorspelbaarheid van leveranciersleveringen. Process mining biedt de inzichten om overdrachten tussen afdelingen te stroomlijnen, ongeautoriseerde workarounds te elimineren en uiteindelijk een grotere efficiëntie en kostenbesparingen in uw inkoopproces te realiseren.

Data-extractie uit NetSuite kan via verschillende methoden gebeuren, waaronder saved searches, custom reports of API integrations. De specifieke aanpak is afhankelijk van uw NetSuite-configuratie en het data-volume. Onze experts kunnen u begeleiden bij het opzetten van efficiënte, veilige extractiemethoden om de data volledigheid te waarborgen.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot uw NetSuite-systeem voor data-extractie, meestal met read-only permissions. Daarnaast is een veilige omgeving voor dataprocessing en analyse nodig. Het process mining platform zelf is meestal cloud-based, waardoor uw interne IT-infrastructuur minder wordt belast.

Hoewel enige initiële IT-ondersteuning voor data-extractie voordelig is, zijn moderne process mining tools ontworpen voor zakelijke gebruikers. Ze beschikken over intuïtieve interfaces die uw inkoop- en procesteams in staat stellen inzichten te analyseren zonder uitgebreide achtergrond in data science. Training en ondersteuning worden doorgaans geboden om het succes van uw team te waarborgen.

Stroomlijn Inkooporders: Verhoog NetSuite Efficiëntie Nu

Verkort de doorlooptijd van inkooporders met 30% en elimineer knelpunten met ons platform.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. Begin vandaag nog met optimaliseren.