> Continue verbetering > Inkoop tot Betaling Aanvraag

Verbeter uw Inkoop tot Betaling - Aanvraag

Uw 6-stappenplan voor het stroomlijnen van Purchase to Pay processen.
Download datatemplate
Verbeter uw Inkoop tot Betaling - Aanvraag
Uitdagingen (8) Doelen (8) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Stroomlijn uw Inkoop tot Betaling Aanvraagproces

ProcessMind helpt u verborgen inefficiënties en knelpunten binnen uw Inkoop tot Betaling aanvraagproces te ontdekken. Identificeer vertragingen, afwijkingen en non-compliance door uw bestaande systeem data te analyseren. Verkrijg bruikbare inzichten om workflows te optimaliseren en operationele kosten te verlagen. Dit platform biedt een duidelijk beeld van hoe uw proces werkelijk opereert, wat data-gestuurde verbeteringen mogelijk maakt.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het optimaliseren van uw Inkoop tot Betaling (P2P) aanvraagproces is essentieel voor een efficiënte inkoop en financiële gezondheid. De speciale Inkoop tot Betaling - Aanvraag analyse module van ProcessMind stelt u in staat de complete stroom van activiteiten te visualiseren, van de initiële aanvraagcreatie tot de uiteindelijke generatie van de inkooporder. Ongeacht uw onderliggende ERP of bronsysteem, stellen wij u in staat om de ware reis van uw aanvragen te ontdekken, elke stap, afwijking en vertraging te identificeren. U krijgt duidelijkheid over waar uw proces afwijkt van het ideale pad, en wijst verborgen inefficiënties, langdurige goedkeuringscycli en gevallen van non-compliance aan die uniek zijn voor de operationele realiteit van uw organisatie. Deze diepgaande analyse biedt bruikbare inzichten om uw inkoopefficiëntie te transformeren.

Organisaties worstelen vaak met een groot aantal uitdagingen in hun aanvraagprocessen. Deze omvatten vaak uitgebreide handmatige inspanning die leidt tot fouten, vertragingen bij het ontvangen van noodzakelijke goedkeuringen, gebrek aan inzicht in de aanvraagstatus, budgetoverschrijdingen als gevolg van inefficiënte uitgaven en moeilijkheden bij het handhaven van inkoopbeleid in verschillende afdelingen. Deze problemen zijn niet specifiek voor een bepaalde software; het zijn problemen op procesniveau die elk bedrijf kunnen teisteren. ProcessMind helpt u door deze complexiteit heen te snijden en biedt een transparant beeld van waar knelpunten optreden, waarom aanvragen kunnen worden afgewezen of omgeleid, en hoe lang elke fase werkelijk duurt. Door de werkelijke uitvoerings data van uw systeem te analyseren, onthullen we de hoofdoorzaken van trage cyclustijden en identificeren we kansen voor aanzienlijke kostenbesparingen en verbeterde operationele wendbaarheid.

Met ProcessMind zijn de voordelen van het analyseren van uw Inkoop tot Betaling - Aanvraag proces diepgaand en verreikend. U kunt aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie realiseren door goedkeurings workflows te stroomlijnen, handmatige tussenkomst te verminderen en overbodige stappen te elimineren. Verbeterde compliance zorgt ervoor dat alle inkoopactiviteiten strikt voldoen aan interne beleidsregels en externe voorschriften, waardoor risico's worden beperkt en een grotere verantwoordingsplicht wordt bevorderd. Snellere cyclustijden betekenen dat goederen en diensten sneller worden ingekocht, wat de bedrijfscontinuïteit en productiviteit ondersteunt. Bovendien maakt een data-gestuurd begrip van uw proces betere besluitvorming mogelijk, waardoor u middelen effectiever kunt toewijzen en leveranciersrelaties kunt optimaliseren. Ons platform biedt een gastvrije, systeemagnostische benadering, die puur gericht is op uw proces data om impactvolle, meetbare resultaten te leveren.

Beginnen met ProcessMind is eenvoudig. Om deze krachtige inzichten te ontsluiten, moet u historische transactie data van uw bestaande ERP of bronsysteem aanleveren. Deze data omvat doorgaans event logs met details over elke stap die een aanvraag doorloopt, samen met relevante timestamps en gebruikersinformatie. Om u door deze initiële fase te begeleiden, bieden we uitgebreide data ingestie richtlijnen en een speciale data template. Dit zorgt ervoor dat u eenvoudig de benodigde informatie kunt extraheren en voorbereiden, waardoor ProcessMind uw Inkoop tot Betaling - Aanvraag proces snel kan reconstrueren en analyseren. Laat ons u helpen uw inkoopproces te transformeren in een slanke, efficiënte en compliant operatie.

Purchase to Pay Aanvraag `Process Mining` P2P Procurement Efficiëntie Compliance Knelpuntanalyse

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Aanvragen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, wat leidt tot langere doorlooptijden voor kritieke aankopen. Deze vertragingen kunnen projecttijdlijnen beïnvloeden, verstoringen in de toeleveringsketen veroorzaken en potentieel hogere kosten met zich meebrengen door versnelde verzending of gemiste besparingskansen.

ProcessMind analyseert de complete reis van elke inkoopaanvraag, en wijst specifieke goedkeuringsstappen en individuen aan die knelpunten veroorzaken. Door de bestede tijd in elke fase te visualiseren, identificeert het patronen en stelt het verbeteringen voor om uw workflow te stroomlijnen en de totale cyclustijden te verkorten.

Aanvragen ondergaan vaak talrijke wijzigingen na indiening, wat aanzienlijke herstelwerkzaamheden creëert en de tijd verlengt totdat een inkooporder kan worden aangemaakt. Dit wijst op onvolledige initiële verzoeken of onduidelijke specificaties, wat leidt tot inefficiënties en verhoogde handmatige inspanning.

ProcessMind traceert elke wijziging die aan een aanvraag is aangebracht, en identificeert wanneer, waar en waarom wijzigingen worden aangebracht. Het onthult de stadia waarin aanvragen het meest frequent worden gewijzigd, en helpt u hoofdoorzaken zoals onvoldoende data te begrijpen om de nauwkeurigheid de eerste keer te verbeteren en herstelwerkzaamheden te verminderen.

Aanvragen wijken soms af van gedefinieerde goedkeurings workflows, met risico op policy non-compliance, ongeautoriseerde uitgaven en auditfalen. Zonder duidelijk inzicht in deze afwijkingen worstelen organisaties om governance af te dwingen en ervoor te zorgen dat alle aankopen voldoen aan interne voorschriften.

ProcessMind brengt de werkelijke goedkeuringspaden van elke aanvraag in kaart ten opzichte van de beoogde workflow. De analyse belicht automatisch alle afwijkingen, zoals overgeslagen goedkeuringen of ongeautoriseerde stappen, waardoor u compliance kunt afdwingen, interne controles kunt versterken en buiten de afspraak om gemaakte uitgaven kunt verminderen.

Een aanzienlijk aantal inkoopaanvragen wordt in verschillende goedkeuringsfasen afgewezen, waardoor aanvragers hun verzoeken opnieuw moeten starten of indienen. Dit veroorzaakt frustratie bij alle partijen, vertraagt de inkoop van noodzakelijke items en verspilt de moeite van zowel aanvragers als goedkeurders.

ProcessMind analyseert afgewezen aanvragen om veelvoorkomende patronen, redenen en de specifieke stadia te identificeren waar afwijzingen het vaakst voorkomen. Door afwijzingen te koppelen aan attributes zoals afdeling of itemtype, onthult het systemische problemen, wat gerichte verbeteringen stimuleert om verspilling te verminderen.

Aanvragers en afdelingsmanagers hebben vaak geen real-time inzicht in de status van hun inkoopaanvragen, wat leidt tot constante navragen en handmatige follow-ups. Dit creëert administratieve overhead, vermindert de productiviteit en belemmert een effectieve planning voor project- of operationele behoeften.

ProcessMind biedt end-to-end transparantie door de complete reis van elke aanvraag in kaart te brengen. Het stelt alle stakeholders in staat om direct de huidige status, de voltooide stappen en eventuele vertragingen te zien, waardoor giswerk wordt geëlimineerd en de behoefte aan handmatige statuscontroles wordt verminderd.

Zelfs nadat een aanvraag volledig is goedgekeurd, kunnen er aanzienlijke vertragingen optreden voordat de bijbehorende inkooporder wordt aangemaakt. Deze kloof vertraagt het inkoopproces, tenietdoet de voordelen van een snelle goedkeuringscyclus en kan invloed hebben op leveringsschema's en leveranciersverplichtingen.

ProcessMind meet nauwkeurig de verstreken tijd tussen de definitieve goedkeuring van de aanvraag en het event van het aanmaken van de inkooporder. Deze analyse benadrukt verborgen vertragingen in het overdrachtsproces, identificeert operationele inefficiënties of resourcebeperkingen die kunnen worden aangepakt om de inkoop te versnellen.

Veel aanvraagprocessen omvatten nog steeds aanzienlijke handmatige tussenkomst, zoals data invoer, het najagen van goedkeuringen en het corrigeren van fouten. Dit hoge niveau van handmatige inspanning verhoogt de operationele kosten, introduceert een grotere kans op menselijke fouten en leidt waardevolle middelen af van strategischer taken.

Door elke activiteit in het aanvraagtraject in kaart te brengen, belicht ProcessMind gebieden met redundante stappen of veel handmatige contactmomenten. Het kwantificeert de impact van herstelwerkzaamheden en identificeert uitstekende mogelijkheden voor automatisering of procesvereenvoudiging om menselijke tussenkomst te verminderen.

Aanvragen voor vergelijkbare items of van verschillende afdelingen volgen gevarieerde en ongestandaardiseerde paden, wat leidt tot onvoorspelbare verwerkingstijden. Deze inconsistentie maakt nauwkeurige planning moeilijk, creëert verwarring en kan specifieke bedrijfseenheden of kritieke projecten onevenredig beïnvloeden.

ProcessMind ontdekt en visualiseert alle procesvarianten, en segmenteert de prestaties op basis van attributes zoals aanvraagtype of afdeling. Het onthult duidelijk welke segmenten de langste of meest variabele cyclustijden ervaren en waarom, wat gerichte optimalisatie- en standaardisatiestrategieën mogelijk maakt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het verkorten van de tijd van aanvraagindiening tot definitieve goedkeuring versnelt de inkoop direct. Snellere goedkeuringen zorgen ervoor dat aan zakelijke behoeften snel wordt voldaan, waardoor projectvertragingen en operationele stilstand worden voorkomen die worden veroorzaakt door het wachten op noodzakelijke goederen en diensten.

ProcessMind onthult de specifieke stadia, goedkeurders of afdelingen die vertragingen veroorzaken in uw goedkeurings workflow. Door het end-to-end proces te visualiseren en wachttijden te kwantificeren, identificeert het knelpunten en stelt het u in staat workflows opnieuw te ontwerpen voor optimale snelheid.

Veelvuldige wijzigingen aan aanvragen na indiening signaleren problemen met de initiële data-kwaliteit of onduidelijke eisen, wat leidt tot herstelwerkzaamheden en langere cyclustijden. Het verminderen van deze wijzigingen zorgt ervoor dat aanvragen de eerste keer correct zijn, wat administratieve inspanning bespaart en het inkoopproces versnelt.

ProcessMind visualiseert alle herstelrondes en identificeert hun hoofdoorzaken door de gehele proceshistorie van uw bronsysteem te analyseren. Door wijzigingen te correleren met specifieke aanvragers of itemtypes, helpt het u gerichte training of formulierverbeteringen te implementeren om toekomstige herzieningen te voorkomen.

Strikte naleving van het inkoopbeleid is essentieel voor financiële controle, risicobeheer en auditgereedheid. Non-compliant aanvragen kunnen leiden tot ongecontroleerde uitgaven, budgetoverschrijdingen en governancefalen, waardoor de organisatie wordt blootgesteld aan aanzienlijk risico.

ProcessMind detecteert automatisch elk geval waarin een aanvraag afwijkt van uw gedefinieerde bedrijfsregels, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of overtredingen van uitgavenlimieten. Het biedt een duidelijk, data-gestuurd beeld van non-compliant paden, waardoor u compliance kunt afdwingen, interne controles kunt versterken en ongecontroleerde uitgaven kunt verminderen.

Een hoog percentage afgewezen aanvragen leidt tot verspilde moeite, frustratie bij aanvragers en aanzienlijke vertragingen bij het verkrijgen van noodzakelijke items. Het verminderen van afwijzingen duidt op duidelijkere eisen en betere voorafgaande validatie, wat resulteert in een soepelere en efficiëntere inkoopworkflow.

ProcessMind onthult de veelvoorkomende redenen en stadia waarin afwijzingen optreden. Door afwijzingspatronen te analyseren die verband houden met specifieke afdelingen, itemcategorieën of goedkeurders, kunt u de hoofdoorzaken aanpakken en corrigerende maatregelen implementeren, waardoor de goedkeuringsgraad in één keer verbetert.

De tijd tussen de definitieve goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van een inkooporder is een cruciale handoff die verborgen vertragingen kan veroorzaken. Het verkorten van dit interval is essentieel om ervoor te zorgen dat goedgekeurde behoeften snel worden opgevolgd, waardoor het momentum van de inkoopcyclus behouden blijft.

ProcessMind meet nauwkeurig de duur van deze overgang, waarbij wachtrijen, handmatige overdrachten of systeemvertragingen die knelpunten veroorzaken, worden geïdentificeerd. Door deze vertragingen te benadrukken, biedt het de bruikbare inzichten die nodig zijn om de handoff te stroomlijnen en een snelle PO generation te garanderen.

Inconsistente processtromen en onvoorspelbare goedkeuringspaden leiden tot variabele cyclustijden, creëren verwarring en maken het moeilijk om beleid af te dwingen. Het standaardiseren van de manier waarop aanvragen worden afgehandeld, zorgt voor efficiëntie, voorspelbaarheid en eenvoudigere auditing binnen de organisatie.

ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch elke procesvariatie en vergelijkt deze met het ideale pad. Door de frequentie en impact van elke afwijking te kwantificeren, helpt het u de hoofdoorzaken van niet-standaard gedrag te identificeren en een consistentere, gestroomlijnde workflow af te dwingen.

Buitensporige handmatige contactmomenten in het aanvraagproces, van data invoer tot goedkeuringen, verhogen de kosten en vertragen de verwerking. Het automatiseren van repetitieve taken stelt medewerkers in staat zich te richten op strategischere, waardevolle activiteiten en vermindert het risico op menselijke fouten.

ProcessMind identificeert repetitieve, laagdrempelige handmatige stappen binnen uw aanvraagstroom die uitstekende kandidaten zijn voor automatisering. Het kwantificeert de tijd en middelen die door deze taken worden verbruikt, en biedt een duidelijke business case voor het implementeren van robotic process automation of workflow verbeteringen.

Gebrek aan transparantie in de real-time status van aanvragen leidt tot onzekerheid, meer statusvragen en slechte planning. Het verbeteren van de zichtbaarheid stelt aanvragers en stakeholders in staat om de voortgang te volgen en inkooptermijnen nauwkeurig te voorspellen.

ProcessMind creëert een digitale tweeling van uw end-to-end aanvraagproces op basis van data uit uw systeem. Dit biedt dashboards en analytics over de huidige status van elke aanvraag, wat statusvragen vermindert en de communicatie met stakeholders verbetert.

Het 6-stappen verbeterpad voor P2P Aanvraag

1

Verbind uw aanvraagdata
2

Visualiseer Huidige Aanvraagflow
3

Identificeer vertragingen & herstelwerkzaamheden
4

Ontdek waarom problemen ontstaan
5

Plan procesoptimalisaties
6

Voortgang monitoren & Aanpassen
1

Verbind uw aanvraagdata

Wat te doen

Extraheer data uit uw ERP, CRM of andere systemen die aanvraagactiviteiten vastleggen. Zorg ervoor dat u de case identifier, activiteit en timestamp voor elke event vastlegt.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Naadloze data integratie is cruciaal voor accurate procesvisualisatie. Het verbinden van uw data onthult de ware processtroom, door aannames te omzeilen.

Verwacht resultaat

Een complete, accurate dataset geïmporteerd in uw process mining tool, klaar voor analyse.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek het ware pad van uw P2P aanvraagproces

ProcessMind onthult de complete, end-to-end reis van uw inkoopaanvragen, en toont de werkelijke processtromen en verborgen inefficiënties. Krijg duidelijkheid over afwijkingen en gebieden rijp voor optimalisatie.
  • Visualiseer uw daadwerkelijke procesflow
  • Identificeer knelpunten en vertragingen
  • Identificeer procesafwijkingen
  • Optimaliseer voor efficiëntie en compliance
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Tastbare resultaten behalen in inkoopaanvragen

Deze resultaten vertegenwoordigen de meetbare verbeteringen die organisaties doorgaans realiseren door hun Purchase to Pay aanvraagprocessen te optimaliseren. Door gebruik te maken van data-driven insights, identificeren organisaties knelpunten en stroomlijnen zij workflows, wat leidt tot aanzienlijke operationele winst.

0 %
Snellere aanvraaggoedkeuringen

Gemiddelde reductie in goedkeuringscyclustijd

Door procesknelpunten te identificeren en te verwijderen, kunnen organisaties de tijd die nodig is voor een aanvraag om definitieve goedkeuring te krijgen aanzienlijk verkorten, waardoor het gehele inkoopproces wordt versneld.
0 %
Minder rework en afwijzingen

Afname in gewijzigde of afgewezen aanvragen

Het verbeteren van de initiële aanvraagkwaliteit en het verduidelijken van eisen leidt tot een merkbare daling van afgewezen of gewijzigde aanvragen, wat aanzienlijk veel tijd en moeite bespaart in het Inkoop tot Betaling proces.
0 %
Verbeterde Beleidsnaleving

Verbetering van de naleving van inkoopbeleid

Process mining onthult verborgen afwijkingen van vooraf gedefinieerde goedkeurings workflows, waardoor organisaties beleid beter kunnen handhaven en compliance risico's binnen de aanvraagafhandeling aanzienlijk kunnen verminderen.
0 days
Versnelde inkooporderconversie

Snellere overgang van aanvraag naar inkooporder

Het stroomlijnen van het kritieke pad van een goedgekeurde aanvraag naar een gegenereerde inkooporder zorgt voor snellere inkoop, en ondersteunt tijdige levering van goederen en diensten.
0 %
Verhoogde automatisering

Groei in geautomatiseerde stappen voor aanvraagverwerking

Het automatiseren van routinematige goedkeuringsstappen en handmatige controles, die rijp zijn voor optimalisatie, vermindert aanzienlijk de menselijke inspanning en administratieve overhead in de aanvraagverwerking.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij implementaties, en geven een indicatie van potentiële waarde in Inkoopaanvraag optimalisatie.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor elke inkoopaanvraag. Dit dient als de primaire case identifier voor het proces.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van de gehele levenscyclus van een aanvraag, waardoor alle gerelateerde events kunnen worden verbonden tot één enkele procesinstantie.

De naam van de specifieke bedrijfsactiviteit of event dat op een bepaald moment voor de aanvraag heeft plaatsgevonden.

Het belang

Het definieert de individuele stappen van het proces, die essentieel zijn voor het visualiseren van de proceskaart en het analyseren van de processtroom.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. Dit dient als de primaire timestamp voor event-ordening.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van cycle times en het analyseren van procesprestaties en knelpunten.

De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.

Het belang

Het maakt waardegedreven analyse mogelijk, wat helpt bij het prioriteren van aanvragen met een hoge waarde en het begrijpen hoe financiële waarde het procesgedrag beïnvloedt.

De valutacode, zoals USD of EUR, voor het totale bedrag van de aanvraag.

Het belang

Het biedt de nodige context voor financiële data, waardoor een accurate interpretatie en aggregatie van aanvraagwaarden over regio's wordt gewaarborgd.

De naam van de medewerker of gebruiker die de inkoopaanvraag heeft aangemaakt en ingediend.

Het belang

Het helpt gebruikerspecifiek gedrag te identificeren, wat gerichte training en procesverbeteringen voor individuen of teams mogelijk maakt.

De afdeling, kostenplaats of organisatorische eenheid waaraan de aanvraag wordt toegerekend.

Het belang

Het maakt prestatiebenchmarking en kostenanalyse mogelijk over verschillende bedrijfseenheden, en onthult afdelingsspecifiek procesgedrag.

De huidige of definitieve status van de inkoopaanvraag binnen de levenscyclus.

Het belang

Het biedt een duidelijk beeld van de resultaten van aanvragen, waardoor de berekening van belangrijke metrics zoals afwijzingspercentages en het ondersteunen van operationeel werklastbeheer mogelijk wordt.

De categorie of het type van de aanvraag, zoals voor goederen, diensten of kapitaaluitgaven.

Het belang

Het maakt analyse van verschillende procespaden mogelijk, aangezien het type aanvraag vaak de vereiste goedkeurings workflow en complexiteit dicteert.

De identifier van de inkooporder die is aangemaakt vanuit de goedgekeurde aanvraag.

Het belang

Het koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopproces, waardoor analyse van conversiepercentages en -tijden van aanvraag naar inkooporder mogelijk is.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Een gebruiker initieert een aanvraag voor goederen of diensten door een nieuw inkoopaanvraagdocument aan te maken. Dit event markeert het begin van de levenscyclus van de aanvraag, die doorgaans start in een concept- of onvolledige status vóór formele indiening.

Het belang

Dit is de primaire start event voor het proces. Het analyseren van de tijd van aanmaak tot indiening kan vertragingen in de aanvraagvoorbereiding of gebruikersonzekerheid aan het licht brengen.

De aanvrager dient de voltooide aanvraag formeel in bij de goedkeuringsworkflow. Deze actie transformeert de aanvraag van een conceptstatus naar een actieve status, in afwachting van beoordeling en goedkeuring.

Het belang

Deze event triggert het formele goedkeuringsproces. De tijd tussen indiening en definitieve goedkeuring is een cruciaal onderdeel van de totale cycle time.

Een gebruiker wijzigt de aanvraag nadat deze is ingediend, vaak om informatie te corrigeren of te reageren op een afwijzing. Deze actie omvat doorgaans het bewerken van details zoals hoeveelheden, prijzen of regelitems en kan vereisen dat het goedkeuringsproces opnieuw start.

Het belang

Het bijhouden van wijzigingen is cruciaal voor het identificeren van rework loops, procesinefficiënties en onduidelijke initiële vereisten. Hoge wijzigingspercentages kunnen de cycle times aanzienlijk verlengen.

De aanvraag heeft succesvol alle vereiste stappen in de goedkeuringsworkflow doorlopen. Deze mijlpaal maakt de aanvraag geschikt om ingekocht of omgezet te worden in een inkooporder.

Het belang

Dit is een belangrijke success milestone. De tijd die nodig is om deze staat te bereiken, is een primaire maatstaf voor de efficiëntie van het aanvraagproces.

De aanvraag wordt definitief afgewezen tijdens het goedkeuringsproces en zal niet worden omgezet in een inkooporder. Dit vertegenwoordigt een definitieve, mislukte uitkomst voor de aanvraag.

Het belang

Dit is een belangrijke failure milestone. Het analyseren van de redenen voor definitieve afwijzing kan helpen bij het verbeteren van front-end processen en training voor aanvragers.

Een formeel inkooporderdocument wordt gegenereerd op basis van de informatie van één of meer goedgekeurde aanvraagregels. Dit event markeert de overdracht van het interne aanvraagproces naar het externe inkoopproces.

Het belang

Dit is de primaire succesvolle uitkomst van het aanvraagproces. De tijd van definitieve goedkeuring tot PO creation meet de efficiëntie van de inkoopafdeling.

De aanvraag is administratief gesloten, wat aangeeft dat er geen verdere actie op zal worden ondernomen. Dit gebeurt meestal nadat alle regels volledig zijn omgezet naar inkooporders of zijn geannuleerd.

Het belang

Dit is de laatste end event voor het proces, waarmee de voltooiing van de levenscyclus van de aanvraag wordt bevestigd. Het zorgt ervoor dat oude aanvragen niet onbeperkt open blijven staan.

Voor aanbevelingen op maat voor je data, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt de feitelijke stroom van uw aanvraagproces in kaart, identificeert alle variaties, afwijkingen en knelpunten. Het belicht compliance problemen en gebieden met buitensporig handmatig werk, en biedt een objectief beeld van hoe aanvragen in uw systeem worden afgehandeld. Dit maakt data-gestuurde beslissingen mogelijk om operaties te stroomlijnen en inefficiënties te verminderen.

Door elke stap en de duur ervan te visualiseren, identificeert process mining precies waar vertragingen optreden in de goedkeuringscyclus. Het kan specifieke goedkeurders, afdelingen of routeringscomplexiteiten identificeren die de goedkeuringstijden verlengen. Dit inzicht maakt gerichte interventies mogelijk om workflows te optimaliseren en de aanvraagverwerking te versnellen.

Om te beginnen heeft u doorgaans event logs nodig van uw bronsysteem, die een unieke case identifier bevatten, zoals de Purchase Requisition ID, activiteitsnamen of statussen, en corresponderende timestamps. Aanvullende attributes zoals goedkeurder, aanvraagwaarde of afdeling kunnen de analyse verrijken. Deze kern-data set stelt ons in staat de complete procesflow te reconstrueren.

Process mining kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen, zoals verkorte goedkeuringscyclustijden voor aanvragen, lagere wijzigings- en afwijzingspercentages, en verhoogde compliance met inkoopbeleid. U kunt ook een gestroomlijndere goedkeuringsroutering en beter inzicht in de real-time aanvraagstatus verwachten. Deze voordelen vertalen zich in kostenbesparingen en operationele efficiëntie.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken na succesvolle data extractie en ingestie worden gegenereerd. Uitgebreide analyse en bruikbare aanbevelingen volgen doorgaans binnen 4-8 weken. De snelheid hangt af van de datakwaliteit, de complexiteit van uw systeemconfiguratie en de specifieke analysedoelen.

Ja, process mining stelt u in staat gewenste procesmodellen of compliance regels te definiëren, en vergelijkt vervolgens elk daadwerkelijk aanvraagpad met deze standaarden. Het markeert automatisch elke afwijking, zoals aanvragen die vereiste goedkeuringen omzeilen of ongeautoriseerde aanmaak, wat zorgt voor volledige naleving van het beleid. Dit helpt bij het effectiever handhaven van beleid.

Nee, process mining vereist doorgaans geen aanvullende software-installatie binnen uw bronsysteemomgeving. Het werkt door historische event log data geëxtraheerd uit uw systeem te analyseren. De analyse wordt uitgevoerd op een apart process mining platform, wat zorgt voor geen verstoring van uw bestaande operaties.

Process mining is schaalbaar en kan organisaties van elke omvang ten goede komen. Hoewel grotere bedrijven complexere processen kunnen hebben, kunnen kleinere operaties ook aanzienlijke waarde verkrijgen door inefficiënties te identificeren en hun kernprocessen te optimaliseren. De sleutel is het beschikken over voldoende event data om te analyseren, ongeacht de bedrijfsgrootte.

Uw systeem biedt doorgaans verschillende methoden voor data extractie, waaronder standaardrapporten, API's of directe database toegang, afhankelijk van uw configuratie en toegangsrechten. De complexiteit varieert, maar is over het algemeen beheersbaar voor IT teams of met leveranciersondersteuning. Wij kunnen u begeleiden bij de specifieke data points die nodig zijn voor effectieve analyse.

Standaard systeemrapportage biedt doorgaans vooraf gedefinieerde metrics en aggregaten op basis van verwachte data structuren. Process mining daarentegen ontdekt de werkelijke, 'as-is' processtromen direct uit event data, en onthult alle variaties en afwijkingen, niet alleen de verwachte. Dit stelt het in staat verborgen inefficiënties en non-compliance te onthullen die traditionele rapporten zouden kunnen missen.

Optimaliseer uw P2P aanvraag, ontgrendel nu efficiëntie

Identificeer knelpunten, verbeter compliance en verhoog de besparingen in uw P2P.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten ingesteld.