> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Purchase Order > Microsoft Dynamics 365

Verbeter uw Purchase to Pay - Inkooporder

Uw 6-stappenplan voor P2P-optimalisatie, voor Dynamics 365.
Verbeter uw Purchase to Pay - Inkooporder
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)
Proces: Purchase to Pay - Purchase Order
Systeem: Microsoft Dynamics 365
Datatemplate downloaden

Optimaliseer de Purchase Order Flow in Dynamics 365 voor efficiënte inkoop

Inefficiënte verwerking van inkooporders leidt vaak tot gemiste leveringen, hogere operationele kosten en gefrustreerde belanghebbenden. Ons platform helpt u verborgen knelpunten en afwijkingen in uw gehele inkoopcyclus te identificeren. Stel exact vast waar vertragingen optreden, van initiële aanvraag tot uiteindelijke ontvangst, om operaties te stroomlijnen. Ontdek mogelijkheden voor aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om uw efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de Datatemplategids om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw Inkooporderproces Optimaliseren?

Het optimaliseren van uw Purchase to Pay, of P2P, inkooporderproces gaat niet alleen om kleine efficiëntieverbeteringen; het draait om het fundamenteel versterken van uw gehele inkoopfunctie. In een complex systeem zoals Microsoft Dynamics 365 kunnen inefficiënties in het beheer van inkooporders doorwerken in uw organisatie, wat gevolgen heeft voor alles van voorraadniveaus en leveranciersrelaties tot cashflow en compliance. Trage goedkeuringen van inkooporders, frequent herwerk en vertraagde goederenontvangsten vertalen zich direct in hogere operationele kosten, gemiste leveringstermijnen en mogelijk gespannen leveranciersrelaties. Zonder duidelijke zichtbaarheid in de feitelijke stroom van elke inkooporder, wordt het identificeren van de hoofdoorzaken van deze problemen giswerk, waardoor gerichte verbeteringen lastig en vaak ineffectief zijn. Het begrijpen van de cruciale rol van elke inkooporder, van aanvraag tot uiteindelijke ontvangst, is van het grootste belang voor het handhaven van een slanke, responsieve en kosteneffectieve toeleveringsketen.

Hoe Process Mining de P2P-Inkooporderefficiëntie Onthult

Process mining biedt een objectieve, datagedreven benadering om de levenscyclus van inkooporders binnen Microsoft Dynamics 365 te begrijpen. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, extraheert process mining event log data direct uit uw systeem en reconstrueert zo het ware 'as-is' proces. Voor inkooporders betekent dit het visualiseren van elke stap, van "Aanvraag Inkooporder Gemaakt" tot "Goederenontvangst Geboekt" en "Inkooporder Voltooid", inclusief timestamps en de verantwoordelijke partijen. Deze gedetailleerde zichtbaarheid stelt u in staat om de exacte paden te zien die uw inkooporders afleggen, afwijkingen van standaardprocedures te ontdekken, en nauwkeurig de tijd te meten die in elke fase wordt besteed. U kunt identificeren welke goedkeuringsstappen vertragingen veroorzaken, welke afdelingen betrokken zijn bij herwerkcycli, of dat specifieke leveranciers consequent leiden tot langere cycle times. Deze krachtige analytische mogelijkheid is essentieel om te bepalen hoe u de Purchase to Pay - Inkooporderprestaties kunt verbeteren door licht te werpen op voorheen verborgen inefficiënties.

Belangrijkste Gebieden voor Inkooporderverbetering

Het toepassen van process mining op uw P2P-inkooporderproces in Microsoft Dynamics 365 onthult doorgaans verschillende gebieden met veel verbeterpotentieel:

  • Knelpuntidentificatie: Lokaliseer specifieke fasen of activiteiten waar inkooporders vaak vastlopen. Gaat het om een bepaald goedkeuringsniveau? Een vertraging bij de goedereninspectie? Of misschien een vaak over het hoofd geziene data-invoerfout? Het identificeren van deze knelpunten is de eerste stap in het verminderen van de totale cycle time van inkooporders.
  • Analyse van Herwerk en Afwijkingen: Ontdek hoe vaak inkooporders worden gewijzigd, waarom ze worden gewijzigd en welke wijzigingen leiden tot verdere vertragingen. Het begrijpen van deze herwerkcycli kan problemen met de initiële nauwkeurigheid van aanvragen, leverancierscommunicatie of interne beoordelingsprocessen aan het licht brengen.
  • Compliance en Beleidsnaleving: Controleer of inkooporders de vastgestelde interne beleidsregels en wettelijke vereisten volgen. Identificeer gevallen waarin inkooporders zonder de juiste aanvraag worden aangemaakt, buiten de volgorde worden goedgekeurd of worden verwerkt door onbevoegd personeel, en zo een hogere compliance waarborgt.
  • Automatiseringsmogelijkheden: Door handmatige overdrachten en repetitieve taken te visualiseren, kunt u de beste kandidaten voor automatisering identificeren, waardoor de workflow wordt gestroomlijnd en middelen vrijkomen voor waardevollere activiteiten.
  • Inzichten in Leveranciersprestaties: Analyseer hoe verschillende leveranciers de cycle times van uw inkooporders beïnvloeden, van bevestiging tot goederenontvangst. Dit maakt datagestuurde discussies en onderhandelingen met uw leveranciers mogelijk.

Verwachte Resultaten van het Optimaliseren van uw P2P-Inkooporderproces

Door process mining in te zetten voor de optimalisatie van het Purchase to Pay - Inkooporderproces, kunt u aanzienlijke en meetbare voordelen verwachten:

  • Verkorte Cycle Time van Inkooporders: Realiseer snellere orderverwerking, van aanvraag tot goederenontvangst, wat resulteert in flexibelere toeleveringsketens en beter voorraadbeheer.
  • Kostenbesparingen: Minimaliseer spoedkosten, profiteer van vroegbetalingskortingen en verminder de handmatige inspanning die gepaard gaat met het beheer van vertraagde of problematische inkooporders. Dit draagt direct bij aan uw bedrijfsresultaat.
  • Verbeterde Compliance en Verminderd Risico: Zorg ervoor dat alle inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en externe voorschriften, en zo financiële en reputatierisico's beperkt.
  • Verhoogde Tevredenheid van Stakeholders: Verbeter relaties met zowel interne afdelingen, die goederen en diensten tijdiger ontvangen, als externe leveranciers, dankzij efficiëntere en voorspelbaardere interacties.
  • Datagestuurde Besluitvorming: Ga verder dan intuïtie en neem weloverwogen beslissingen over proceswijzigingen, systeemconfiguraties in Microsoft Dynamics 365 en toewijzing van middelen op basis van concrete data.

Aan de Slag met P2P-Inkooporderoptimalisatie

Het transformeren van uw Purchase to Pay - Inkooporderproces met process mining biedt een duidelijke weg naar meer efficiëntie en controle. Door de feitelijke stroom van uw inkooporders binnen Microsoft Dynamics 365 te begrijpen, krijgt u de inzichten die nodig zijn om gerichte verbeteringen te implementeren die tastbare resultaten opleveren. Ontdek hoe deze krachtige aanpak u kan helpen de cycle time van inkooporders te verkorten, knelpunten te elimineren en robuuste procesoptimalisatie te realiseren binnen al uw inkoopactiviteiten.

Purchase to Pay - Purchase Order P2P-optimalisatie procurement-efficiëntie supply chain management doorlooptijden van leveranciers goederenontvangst inkoopaanvraag buyer team

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen u beïnvloeden

Vertragingen bij het goedkeuren van inkooporders leiden tot gemiste leverdata en vastgelopen operaties. Dit beïnvloedt direct productieschema's en klanttevredenheid, waardoor doorlooptijden en de kans op voorraadtekorten toenemen. ProcessMind identificeert waar goedkeuringen vastzitten, door wie en waarom, en onthult zo knelpunten in uw inkoopordergoedkeuringsworkflow in Microsoft Dynamics 365. Het wijst specifieke fiatteurs of stappen aan die vertragingen veroorzaken, waardoor u workflows kunt herconfigureren voor een snellere verwerking.

Constante wijzigingen aan inkooporders na initiële goedkeuring leiden tot herbewerking, verwarring en kunnen fouten veroorzaken bij goederenontvangst of facturatie. Dit beïnvloedt de efficiëntie en leveranciersrelaties, en brengt verborgen administratieve kosten met zich mee. ProcessMind visualiseert alle inkooporderwijzigingen, identificeert hun frequentie, wie ze initieert en in welk stadium ze plaatsvinden binnen Microsoft Dynamics 365. Dit inzicht helpt de hoofdoorzaken aan te pakken, zoals onduidelijke vereisten of communicatieproblemen met leveranciers, om kostbare revisies te verminderen.

Vertragingen tussen het ontvangen van goederen en het formeel boeken van de ontvangst beïnvloeden de voorraadnauwkeurigheid en het vermogen om facturen te matchen, wat leidt tot betalingsvertragingen. Dit kan leveranciersrelaties onder druk zetten en afstemmingsproblemen veroorzaken. ProcessMind brengt de tijd in kaart tussen aankomst van goederen en het boeken van de goederenontvangst, waarbij vertragingen en potentiële complianceproblemen binnen uw Microsoft Dynamics 365 systeem worden belicht. Het onthult inefficiënte interne processen of hiaten in systeemconfiguratie die de afhandeling van uw inkooporders beïnvloeden.

Purchase Orders die afwijken van het standaard, goedgekeurde proces omzeilen vaak controles, wat leidt tot non-compliant uitgaven, verhoogd risico en potentiële fraude. Dergelijke afwijkingen ondermijnen kostenbeheersing en inkoopbeleid. ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijke Purchase Order procesflows, en vergelijkt deze met uw gedefinieerde standaard in Microsoft Dynamics 365. Het markeert alle non-compliant paden en identificeert hun frequentie en impact, waardoor naleving van het inkoopbeleid wordt gewaarborgd.

Een lange periode tussen het aanmaken van een inkoopaanvraag en het opstellen of verzenden van een Purchase Order naar de leverancier veroorzaakt vertragingen in het voldoen aan operationele behoeften. Dit kan leiden tot urgente, last-minute aankopen tegen hogere kosten. ProcessMind analyseert de end-to-end cycle time van 'Purchase Requisition Created' tot 'Purchase Order Sent to Vendor' binnen Microsoft Dynamics 365. Het onthult waar handoffs traag zijn of taken openstaan, wat een snellere Purchase Order-generatie mogelijk maakt.

Een aanzienlijk verschil tussen de aangevraagde leverdatum en de daadwerkelijke ontvangstdatum van goederen leidt tot problemen met voorraadplanning, productievertragingen en niet-nagekomen klantafspraken. Dit heeft directe gevolgen voor de operationele efficiëntie en betrouwbaarheid. ProcessMind vergelijkt het attribute 'Requested Delivery Date' met de daadwerkelijke event 'Goods Receipt Posted' in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert welke vendors, categories of afdelingen consequent te maken hebben met leveringsafwijkingen, wat gerichte verbeteringen in leveranciersprestaties mogelijk maakt.

Een hoge frequentie van Goods Returned-events wijst op problemen met leverancierskwaliteit, incorrecte orders of gebrekkige interne ontvangstprocessen. Dit drijft de operationele kosten op, creëert rework en schaadt leveranciersrelaties. ProcessMind identificeert patronen in goederenretouren, koppelt deze aan specifieke vendors, purchase categories of zelfs individuele Purchase Orders in Microsoft Dynamics 365. Het helpt de grondoorzaken bloot te leggen, of het nu gaat om quality control-problemen of onjuiste orderafhandeling.

Vertragingen in de activity 'Quality Inspection Performed' houden voorraad vast voor gebruik, wat mogelijk gevolgen heeft voor productieschema's of tijdige servicelevering. Dit creëert een intern knelpunt en kan leiden tot klantontevredenheid. ProcessMind analyseert de duur tussen 'Goods Receipt Posted' en 'Quality Inspection Performed', en identificeert waar en waarom inspecties achterblijven in Microsoft Dynamics 365. Het wijst op resourcebeperkingen of procedurele problemen in het kwaliteitscontroleproces.

Leveranciers die consequent de beloofde doorlooptijden niet nakomen, zichtbaar door vertraagde 'Inkooporder bevestigd door leverancier' of 'Goederenontvangst geboekt' events, verstoren de planning en verhogen de voorraadkosten. Dit beïnvloedt de betrouwbaarheid van de toeleveringsketen. ProcessMind evalueert de prestaties van leveranciers door de cycle times te analyseren van 'Inkooporder naar leverancier verzonden' tot 'Goederenontvangst geboekt' voor elke leverancier in Microsoft Dynamics 365. Het biedt datagestuurde inzichten om leveranciersrelaties en contractvoorwaarden effectief te beheren.

Frequente handmatige interventies of handmatige wijzigingen in inkooporders, die niet worden vastgelegd door geautomatiseerde workflows, duiden op lacunes in het systeem of trainingsbehoeften. Dit verhoogt het risico op fouten en vermindert de algehele procesefficiëntie, wat vaak verborgen kosten met zich meebrengt. ProcessMind detecteert afwijkingen van geautomatiseerde paden en identificeert activiteiten die frequent handmatig of buiten de standaard systeemstroom in Microsoft Dynamics 365 worden uitgevoerd. Het benadrukt mogelijkheden voor automatisering en standaardisatie, waardoor menselijke fouten worden verminderd.

Purchase Orders die open blijven of nog in behandeling zijn lang nadat goederen zijn ontvangen en gebruikt, wat wordt aangegeven door een vertraging in de status 'Purchase Order voltooid', binden werkkapitaal en vertekenen de financiële rapportage. Dit veroorzaakt afstemmingslasten en beïnvloedt de financiële afsluitcycli. ProcessMind volgt de tijd van 'Goods Receipt Posted' tot 'Purchase Order voltooid' voor individuele Purchase Orders in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert de oorzaken van deze vertragingen, zoals openstaande facturen of administratieve achterstanden, waardoor een snellere financiële afsluiting mogelijk wordt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het verkorten van de goedkeuringstijd voor inkooporders heeft een aanzienlijke impact op de inkoopefficiëntie. Snellere goedkeuringscycli betekenen snellere orderplaatsing, beter voorraadbeheer en verbeterde leveranciersrelaties. Dit doel is gericht op het verminderen van vertragingen die kunnen leiden tot voorraadtekorten of gemiste productieschema's in uw Purchase to Pay-proces.ProcessMind identificeert specifieke knelpunten en afwijkingen in uw Microsoft Dynamics 365-goedkeuringsworkflow voor inkooporders. Door de daadwerkelijke paden te visualiseren en tijdrovende stappen of niet-conforme goedkeuringen te identificeren, kunt u specifieke verbeterpunten aanpakken, waardoor de goedkeuringstijden potentieel met 20-30% worden verkort en een snellere doorlooptijd wordt gegarandeerd.

Frequente wijzigingen in inkooporders na aanmaak of goedkeuring leiden tot vertragingen, verhogen de administratieve lasten en kunnen fouten veroorzaken. Het minimaliseren van deze wijzigingen zorgt ervoor dat orders vanaf het begin correct zijn, wat de planningsstabiliteit verbetert en overwerk binnen uw Purchase to Pay-operaties vermindert. ProcessMind helpt de hoofdoorzaken van deze wijzigingen te achterhalen door het traject van elke inkooporder in Microsoft Dynamics 365 te volgen. Het onthult in welke fasen wijzigingen het meest frequent voorkomen en door wie, waardoor u gerichte training kunt implementeren, de initiële datakwaliteit kunt verbeteren of goedkeuringsmomenten kunt verfijnen om de wijzigingspercentages potentieel met 15-25% te verminderen.

Tijdige en nauwkeurige goederenontvangstverwerking is cruciaal voor de nauwkeurigheid van de inventory, betaling aan de vendor en operationele continuïteit. Vertragingen hier kunnen leiden tot problemen met stock availability, production halts en achterstallige betalingen. Dit doel is erop gericht de registratie van ontvangen items in uw Purchase to Pay proces te versnellen. Met ProcessMind kunt u de gehele goederenontvangstflow binnen Microsoft Dynamics 365 in kaart brengen, waarbij u stadia identificeert waar vertragingen optreden. Het belicht afwijkingen van het optimale pad, waardoor u procesinefficiënties, training needs of system integration issues kunt identificeren, wat de boeking van goederenontvangsten met wel 30% kan versnellen.

Het handhaven van compliance met inkoopbeleid en -regelgeving is essentieel om financiële risico's te beperken, fraude te voorkomen en de operationele integriteit te waarborgen. Niet-goedgekeurde afwijkingen in Purchase Orders kunnen leiden tot ongecontroleerde uitgaven en inconsistente inkooppraktijken. ProcessMind brengt automatisch alle Purchase Order-trajecten in Microsoft Dynamics 365 in kaart en vergelijkt deze met gedefinieerde compliance-regels. Het visualiseert alle afwijkingen, zoals orders die zijn goedgekeurd door onbevoegd personeel of overgeslagen stappen, waardoor u beleid kunt afdwingen en bijna 100% compliance kunt bereiken op cruciale gebieden.

De snelheid waarmee een inkoopaanvraag wordt omgezet in een goedgekeurde inkooporder is direct van invloed op de reactiesnelheid op zakelijke behoeften en de algehele supply chain-efficiëntie. Trage conversie kan kritieke aankopen vertragen, waardoor projecttijdlijnen en operationele mogelijkheden worden beïnvloed.ProcessMind biedt een duidelijk overzicht van het gehele aanvraag-naar-inkooporderproces binnen Microsoft Dynamics 365. Door event logs te analyseren, onthult het knelpunten, vertragingen bij overdracht en inefficiënte lussen, wat u helpt het conversieproces te stroomlijnen en de conversietijd mogelijk met 20-40% te verkorten.

Consistente naleving van gevraagde leverdata is essentieel voor een efficiënte voorraadplanning, productieplanning en klanttevredenheid. Frequente afwijkingen kunnen operaties verstoren, spoedkosten veroorzaken en leveranciersrelaties schaden. ProcessMind analyseert werkelijke leverdata van inkooporders tegenover de gevraagde data in Microsoft Dynamics 365, waarbij afwijkingen worden gecorreleerd met specifieke leveranciers of procesvariaties. Dit inzicht stelt u in staat om onderliggende problemen aan te pakken, de prestaties van leveranciers te verbeteren en de percentages van tijdige leveringen met 10-20% te verhogen.

Hoge percentages van goederenretouren in verband met inkooporders duiden op problemen met productkwaliteit, onjuiste bestellingen of leveringsverschillen. Het verminderen van retouren minimaliseert overwerk, bespaart kosten en verbetert het leveranciersvertrouwen en de algehele inkoopeffectiviteit. ProcessMind traceert de levenscyclus van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 en koppelt retouren aan specifieke orderattributes, leveranciers of inspectiepunten. Door veelvoorkomende oorzaken en procesafwijkingen die leiden tot retouren te identificeren, kunt u preventieve maatregelen implementeren om het retourpercentage met 5-15% te verminderen.

Efficiënte kwaliteitsinspectie is cruciaal om ervoor te zorgen dat ontvangen goederen aan de normen voldoen en om de voorraad snel te verplaatsen. Trage inspecties kunnen leiden tot achterstanden, vertragingen in de beschikbaarheid van goederen en impact op productieschema's. ProcessMind visualiseert de duur en activities die betrokken zijn bij de kwaliteitsinspectiefase van uw Purchase to Pay proces binnen Microsoft Dynamics 365. Het belicht knelpunten en variaties in inspectieworkflows, waardoor u de resourcetoewijzing kunt optimaliseren en inspecties mogelijk met 10-20% kunt versnellen.

Voorspelbare levertijden van leveranciers zijn cruciaal voor effectieve supply chain-planning en voorraadbeheer. Slechte naleving van levertijden verstoort de operaties, leidt tot hogere verzendkosten en beïnvloedt de bedrijfscontinuïteit. ProcessMind analyseert historische Purchase Order-data in Microsoft Dynamics 365 om vendor-prestaties te benchmarken tegen overeengekomen levertijden. Door inconsistente leveranciers en processtappen die bijdragen aan vertragingen te identificeren, kunt u een betere leveranciersselectie stimuleren en de naleving van levertijden over de hele linie verbeteren.

Handmatige interventies in het Purchase Order-proces zijn gevoelig voor menselijke fouten, veroorzaken knelpunten en verbruiken kostbare middelen. Het automatiseren van deze stappen kan de efficiëntie aanzienlijk verhogen, operationele kosten verlagen en de data-nauwkeurigheid verbeteren. ProcessMind biedt een gedetailleerde X-ray van alle Purchase Order-activiteiten binnen Microsoft Dynamics 365, waarbij repetitieve handmatige taken en potentiële gebieden voor automation duidelijk worden gemarkeerd. Door deze kansen te identificeren, kunt u workflows stroomlijnen en personeel vrijmaken voor strategischere activiteiten, waardoor de handmatige inspanning met 20-50% wordt verminderd.

De tijdige afronding van inkooporders, na goederenontvangst en facturering, is essentieel voor nauwkeurige financiële rapportage en het afsluiten van inkoopcycli. Langdurige afronding kan boekhoudprocessen vertragen en werkelijke operationele kosten verdoezelen.ProcessMind brengt de complete inkooporderlevenscyclus na ontvangst in kaart in Microsoft Dynamics 365, van goederenontvangst tot uiteindelijke afsluiting. Het identificeert specifieke activiteiten of vertragingen die snelle afronding belemmeren, zodat u deze stappen kunt optimaliseren en ervoor kunt zorgen dat inkooporders efficiënt worden afgesloten, waardoor de afrondingstijd mogelijk met 15-25% wordt verkort.

Het 6-staps verbeterpad voor Purchase to Pay - Inkooporder

1

Download het datasjabloon

2

Exporteer Uw Procesdata

3

Dataset uploaden

4

Analyseer je proces

5

Verbeteringen doorvoeren

6

Monitor je proces

1

Download het datasjabloon

Wat te doen

Krijg toegang tot de vooraf geconfigureerde Excel data template, specifiek ontworpen voor Purchase Order-analyse in Microsoft Dynamics 365. Deze template zorgt ervoor dat u alle benodigde event log data vastlegt.

Bekijk Datatemplategids Template downloaden
Waarom het belangrijk is

Het gebruik van de juiste structuur vanaf het begin is cruciaal voor een nauwkeurige analyse. Deze template stroomlijnt de verzameling van data, waardoor fouten en herwerk later worden voorkomen.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel template met het juiste schema voor uw Purchase to Pay - Purchase Order data.

DIT LEVERT HET OP

Identificeer P2P-knelpunten in uw Dynamics 365 flow

ProcessMind transformeert complexe Purchase Order-data in heldere, bruikbare inzichten. Zie gedetailleerde visualisaties van elke stap, die onthullen waar uw P2P-proces geoptimaliseerd kan worden voor maximale efficiëntie.
  • Breng uw Purchase Order-proces end-to-end in kaart
  • Identificeer kostbare vertragingen en herstelwerkzaamheden in PO's
  • Vergelijk de prestaties en afwijkingen van inkoopordervarianten
  • Monitor belangrijke Purchase Order KPI's in real-time
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Concreet resultaat behalen in de verwerking van Purchase Orders

Deze resultaten benadrukken de aanzienlijke operationele en financiële voordelen die organisaties doorgaans behalen door hun inkooporderproces binnen Microsoft Dynamics 365 te optimaliseren. Via data-gestuurde inzichten kunnen bedrijven knelpunten identificeren en gerichte verbeteringen doorvoeren om de efficiëntie te verhogen.

0 %
Snellere goedkeuringen van inkooporders

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn uw goedkeuringsproces voor inkooporders om knelpunten te elimineren en inkoopcycli te versnellen, wat zorgt voor een tijdige orderplaatsing.

0 %
Minder wijzigingen in inkooporders

Afname in wijzigingen na goedkeuring

Identificeer hoofdoorzaken van wijzigingen in inkooporders na goedkeuring om overwerk, administratieve lasten en potentiële verstoringen in de toeleveringsketen te verminderen.

0 %
Hogere PO compliance

Toename in naleving van beleid

Krijg inzicht in procesafwijkingen om ervoor te zorgen dat inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke vereisten, waardoor risico's en audits worden geminimaliseerd.

0 days
Snellere Conversie van Aanvraag naar Inkooporder

Verkorting van de conversiedoorlooptijd

Versnel de omzetting van aanvragen in Purchase Orders, voor een snellere respons op de vraag en verbetering van de algehele operationele wendbaarheid.

0 %
Hoger STP-percentage

Meer straight-through processing

Automatiseer handmatige stappen en elimineer uitzonderingen om hogere straight-through processing rates te bereiken, menselijke fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe u een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke datapunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor de Inkooporder, dienend als de primaire case voor procesanalyse.

Waarom het belangrijk is

Het is de fundamentele sleutel voor het reconstrueren van de processtroom, waardoor de analyse van het traject van elke inkooporder van begin tot eind mogelijk wordt gemaakt.

De naam van de specifieke bedrijfs-event of stap die plaatsvond binnen de levenscyclus van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Dit attribute is essentieel voor het bouwen van de proceskaart en het begrijpen van de volgorde van events die de levenscyclus van de inkooporder vormen.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom het belangrijk is

Timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van alle tijdgebaseerde prestatiemetrics, zoals cycle times en durations, die essentieel zijn voor het identificeren van procesknelpunten.

De naam van de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom het belangrijk is

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker mogelijk, helpt knelpunten te identificeren die verband houden met specifieke individuen en biedt verantwoording voor processtappen.

De naam van de leverancier voor wie de inkooporder is aangemaakt.

Waarom het belangrijk is

Dit attribute is essentieel voor vendor performance management, wat analyses van levertijden, retourpercentages en algehele betrouwbaarheid per leverancier mogelijk maakt.

De totale monetaire waarde van de inkooporder.

Waarom het belangrijk is

Maakt financiële analyse van het inkoopproces mogelijk, en helpt te identificeren hoe de orderwaarde het procesgedrag beïnvloedt, zoals approval times en pathways.

De huidige status van de inkooporder in zijn levenscyclus.

Waarom het belangrijk is

Biedt een momentopname van de huidige status van de inkooporder, wat nuttig is voor het filteren van cases en het analyseren van procesresultaten, zoals voltooiings- of annuleringspercentages.

De datum waarop het bedrijf de leverancier heeft verzocht de goederen of diensten te leveren.

Waarom het belangrijk is

Het is de basislijn voor het meten van de prestaties van tijdige leveringen, wat een kritieke KPI is voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de toeleveringsketen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de creatie van een inkoopaanvraag, het formele verzoek om goederen of diensten. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in de inkoopaanvraagtabel, wat het begin van de inkoopbehoefte aangeeft.

Waarom het belangrijk is

Dit is de initiële trigger voor het inkooporderproces. Het analyseren van de tijd vanaf dit event tot de aanmaak van de inkooporder helpt bij het meten van de interne procesefficiëntie en de responsiveness op de vraag.

Deze activiteit duidt op de creatie van een concept-inkooporderdocument in het systeem. Het wordt vastgelegd via de creatie-timestamp van de inkooporderheaderrecord, vaak volgend op een goedgekeurde aanvraag.

Waarom het belangrijk is

Dit markeert de overgang van een interne aanvraag naar een formeel inkoopdocument. Het is een belangrijk startpunt voor het meten van de verwerkings- en goedkeuringscycle times van inkooporders.

Markeert de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze geautoriseerd wordt om naar de leverancier te worden gestuurd. Dit event wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging van de PO of direct vastgelegd vanuit de workflowhistorie.

Waarom het belangrijk is

Dit is een kritieke mijlpaal, aangezien er geen verdere actie kan worden ondernomen totdat de inkooporder is goedgekeurd. Het is essentieel voor het analyseren van goedkeuringsknelpunten en het meten van de 'PO Approval Cycle Time' KPI.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde inkooporder is gecommuniceerd naar de leverancier. Het wordt vastgelegd wanneer de inkooporder wordt bevestigd, wat een bevestigingsjournaal genereert en doorgaans het versturen van het document activeert.

Waarom het belangrijk is

Dit is de eerste extern gerichte stap en start de klok voor de supplier lead time. Het is cruciaal voor het volgen van de prestaties van de vendor en de 'On-Time Delivery Rate' KPI.

Markeert de officiële registratie van ontvangen goederen tegen de inkooporder in het systeem. Dit event wordt vastgelegd wanneer een product receipt journal wordt geboekt.

Waarom het belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die de inventory bijwerkt en het begin van het factuurafstemmingsproces markeert. Het is het eindpunt voor het meten van de 'On-Time Delivery Rate' en de vendor lead time.

Geeft de succesvolle afsluiting aan van de levenscyclus van de inkooporder, waarbij alle goederen zijn ontvangen en gefactureerd. Dit wordt doorgaans afgeleid wanneer de inkooporderstatus wordt bijgewerkt naar een definitieve, gesloten staat.

Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert het einde van een succesvolle procesinstantie. Het meten van de 'Totale doorlooptijd inkooporder' van creatie tot voltooiing biedt een holistisch beeld van de procesefficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke flow van uw Purchase Order-proces, en onthult verborgen knelpunten en afwijkingen. Het belicht gebieden waar goedkeuringscycli traag zijn, wijzigingen frequent zijn, of handmatige stappen inefficiënties creëren. Dit inzicht stelt u in staat data-gestuurde beslissingen te nemen voor optimalisatie.

U heeft event logs nodig met betrekking tot uw inkooporders, specifiek inclusief een case identifier, een activiteit en een timestamp voor elke stap. Deze data kan doorgaans worden geëxtraheerd uit tabellen die de events van aanmaak, goedkeuring, wijziging, goederenontvangst en finalisering van inkooporders binnen Dynamics 365 vastleggen. Deze logs vormen de basis voor het reconstrueren van uw proces.

De eerste stap omvat het identificeren van de relevante databronnen binnen Microsoft Dynamics 365 en het extraheren van de benodigde event logs. Vervolgens wordt de data voorbereid en geladen in een process mining-tool. Tot slot wordt een initiële discovery analyse uitgevoerd om uw huidige inkooporderproces te visualiseren.

U kunt verwachten de goedkeuringstijden van inkooporders te verkorten en het aantal wijzigingen te minimaliseren. Process mining helpt de goederenontvangstverwerking te versnellen, zorgt voor compliance en versnelt de conversie van aanvraag naar inkooporder. Uiteindelijk leidt dit tot een efficiëntere en betrouwbaardere inkooporder workflow.

Initiële inzichten en een uitgebreide proceskaart kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd, afhankelijk van de databeschikbaarheid en complexiteit. Uitvoerbare verbeteraanbevelingen en de implementatie van wijzigingen kunnen kort daarna volgen, wat binnen enkele maanden tot meetbare resultaten leidt. De tijdlijn wordt beïnvloed door de reikwijdte en de gereedheid van uw organisatie.

Ja, process mining is uitermate geschikt voor het identificeren van de grondoorzaken van deze veelvoorkomende problemen. Het kan specifieke goedkeuringsstappen aanwijzen die vertragingen veroorzaken, patronen van herhaalde wijzigingen onthullen en tonen welke gebruikers of afdelingen bij deze knelpunten betrokken zijn. Deze gedetailleerde inzichten maken gerichte interventies mogelijk.

Hoewel een basisbegrip van Dynamics 365 datastructuren voordelig is, bieden veel process mining tools connectoren of richtlijnen voor data-extractie. Uw interne IT-team, of een consultant die bekend is met Dynamics 365, kan doorgaans helpen bij het ophalen van de vereiste event logs. Het proces is ontworpen om zo eenvoudig mogelijk te zijn.

Verbeter nu de efficiëntie van uw Purchase to Pay - Purchase Order proces

Identificeer inefficiënties en verkort de P2P-cyclustijd met wel 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten ingesteld