> Continue verbetering > Inkoop tot betaling Inkooporder > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Inkoop tot betaling - Purchase Order-proces

Je stappenplan van 6 stappen voor P2P-optimalisatie in Dynamics 365.
Download datatemplate
Verbeter je Inkoop tot betaling - Purchase Order-proces
Inkoop tot betaling - Inkooporder
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Maak een processelectie.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer de Purchase Order Flow in Dynamics 365 voor efficiënte inkoop

Inefficiënte verwerking van inkooporders leidt vaak tot gemiste leveringen, hogere operationele kosten en gefrustreerde belanghebbenden. Ons platform helpt je verborgen knelpunten en afwijkingen in je gehele inkoopcyclus te vinden. Stel exact vast waar vertragingen optreden, van initiële aanvraag tot uiteindelijke ontvangst, om operaties te vereenvoudigen. Ontdek mogelijkheden voor aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom je Inkooporderproces Optimaliseren?

Het optimaliseren van je Inkoop tot betaling, of P2P, inkooporderproces gaat niet alleen om kleine efficiëntieverbeteringen; het draait om het fundamenteel versterken van je gehele inkoopfunctie. In een complex systeem zoals Microsoft Dynamics 365 kunnen inefficiënties in het beheer van inkooporders doorwerken in je organisatie, wat gevolgen heeft voor alles van voorraadniveaus en leveranciersrelaties tot cashflow en compliance. Trage goedkeuringen van inkooporders, frequent rework en vertraagde goederenontvangsten vertalen zich direct in hogere operationele kosten, gemiste leveringstermijnen en mogelijk gespannen leveranciersrelaties. Zonder duidelijke zichtbaarheid in de feitelijke stroom van elke inkooporder, wordt het vinden van de hoofdoorzaken van deze problemen giswerk, waardoor gerichte verbeteringen lastig en vaak ineffectief zijn. Het begrijpen van de belangrijke rol van elke inkooporder, van aanvraag tot uiteindelijke ontvangst, is van het grootste belang voor het handhaven van een slanke, responsieve en kosteneffectieve toeleveringsketen.

Hoe Process Mining de P2P-Inkooporderefficiëntie Onthult

Process mining biedt een objectieve, datagedreven benadering om de levenscyclus van inkooporders binnen Microsoft Dynamics 365 te begrijpen. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, extraheert process mining gebeurtenislog-data direct uit je systeem en reconstrueert zo het ware 'as-is' proces. Voor inkooporders betekent dit het visualiseren van elke stap, van "Aanvraag Inkooporder Gemaakt" tot "Goederenontvangst Geboekt" en "Inkooporder Voltooid", inclusief tijdstempels en de verantwoordelijke partijen. Deze gedetailleerde zichtbaarheid stelt je in staat om de exacte paden te zien die je inkooporders afleggen, afwijkingen van standaardprocedures te bekijken, en nauwkeurig de tijd te meten die in elke fase wordt besteed. Je kunt vinden welke goedkeuringsstappen vertragingen veroorzaken, welke afdelingen betrokken zijn bij reworkcycli, of dat specifieke leveranciers consequent leiden tot langere doorlooptijden. Deze krachtige analytische mogelijkheid is belangrijk om te bepalen hoe je de Inkoop tot betaling - Inkooporderprestaties kunt verbeteren door licht te werpen op voorheen verborgen inefficiënties.

Belangrijkste Gebieden voor Inkooporderverbetering

Het toepassen van process mining op je P2P-inkooporderproces in Microsoft Dynamics 365 onthult doorgaans verschillende gebieden met veel verbeterpotentieel:

  • Knelpuntidentificatie: Lokaliseer specifieke fasen of activiteiten waar inkooporders vaak vastlopen. Gaat het om een bepaald goedkeuringsniveau? Een vertraging bij de goedereninspectie? Of misschien een vaak over het hoofd geziene data-invoerfout? Het vinden van deze knelpunten is de eerste stap in het verminderen van de totale doorlooptijd van inkooporders.
  • Analyse van Herwerk en Afwijkingen: Ontdek hoe vaak inkooporders worden gewijzigd, waarom ze worden gewijzigd en welke wijzigingen leiden tot verdere vertragingen. Het begrijpen van deze reworkcycli kan problemen met de initiële nauwkeurigheid van aanvragen, leverancierscommunicatie of interne beoordelingsprocessen inzichtelijk maken.
  • Compliance en Beleidsnaleving: Controleer of inkooporders de vastgestelde interne beleidsregels en wettelijke vereisten volgen. Identificeer gevallen waarin inkooporders zonder de juiste aanvraag worden aangemaakt, buiten de volgorde worden goedgekeurd of worden verwerkt door onbevoegd personeel, en zo een hogere compliance waarborgt.
  • Automatiseringsmogelijkheden: Door handmatige overdrachten en repetitieve taken te visualiseren, kun je de beste kandidaten voor automatisering vinden, waardoor de workflow wordt vereenvoudigd en middelen vrijkomen voor waardevollere activiteiten.
  • Inzichten in Leveranciersprestaties: Analyseer hoe verschillende leveranciers de doorlooptijden van je inkooporders beïnvloeden, van bevestiging tot goederenontvangst. Dit maakt datagestuurde discussies en onderhandelingen met je leveranciers mogelijk.

Verwachte Resultaten van het Optimaliseren van je P2P-Inkooporderproces

Door process mining in te zetten voor de optimalisatie van het Inkoop tot betaling - Inkooporderproces, kun je aanzienlijke en meetbare voordelen verwachten:

  • Verkorte Cycle Time van Inkooporders: Realiseer snellere orderverwerking, van aanvraag tot goederenontvangst, wat resulteert in flexibelere toeleveringsketens en beter voorraadbeheer.
  • Kostenbesparingen: Minimaliseer spoedkosten, profiteer van vroegbetalingskortingen en verminder de handmatige inspanning die gepaard gaat met het beheer van vertraagde of problematische inkooporders. Dit draagt direct bij aan je bedrijfsresultaat.
  • Verbeterde Compliance en Verminderd Risico: Zorg ervoor dat alle inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en externe voorschriften, en zo financiële en reputapakketisico's beperkt.
  • Verhoogde Tevredenheid van Stakeholders: Verbeter relaties met zowel interne afdelingen, die goederen en diensten tijdiger ontvangen, als externe leveranciers, dankzij efficiëntere en voorspelbaardere interacties.
  • Datagestuurde Besluitvorming: Ga verder dan intuïtie en neem weloverwogen beslissingen over proceswijzigingen, systeemconfiguraties in Microsoft Dynamics 365 en toewijzing van middelen op basis van concrete data.

Aan de slag met P2P-Inkooporderoptimalisatie

Het transformeren van je Inkoop tot betaling - Inkooporderproces met process mining biedt een duidelijke weg naar meer efficiëntie en controle. Door de feitelijke stroom van je inkooporders binnen Microsoft Dynamics 365 te begrijpen, krijgt je de inzichten die nodig zijn om gerichte verbeteringen te implementeren die concrete resultaten opleveren. Ontdek hoe deze krachtige aanpak je kan helpen de doorlooptijd van inkooporders te verkorten, knelpunten te elimineren en betrouwbare procesoptimalisatie te realiseren binnen al je inkoopactiviteiten.

Inkoop tot betaling - Inkooporder P2P-optimalisatie procurement-efficiëntie supply chain management doorlooptijden van leveranciers goederenontvangst inkoopaanvraag buyer team Procure to Pay Leveranciersbeheer Inkoopmanagement

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij het goedkeuren van inkooporders leiden tot gemiste leverdata en vastgelopen operaties. Dit beïnvloedt direct productieschema's en klanttevredenheid, waardoor doorlooptijden en de kans op voorraadtekorten toenemen. ProcessMind identificeert waar goedkeuringen vastzitten, door wie en waarom, en onthult zo knelpunten in je inkoopordergoedkeuringsworkflow in Microsoft Dynamics 365. Het wijst specifieke fiatteurs of stappen aan die vertragingen veroorzaken, waardoor je workflows kunt herconfigureren voor een snellere verwerking.

Constante wijzigingen aan inkooporders na initiële goedkeuring leiden tot herstelwerk, verwarring en kunnen fouten veroorzaken bij goederenontvangst of facturatie. Dit beïnvloedt de efficiëntie en leveranciersrelaties, en brengt verborgen administratieve kosten met zich mee. ProcessMind visualiseert alle inkooporderwijzigingen, identificeert hun frequentie, wie ze initieert en in welk stadium ze plaatsvinden binnen Microsoft Dynamics 365. Dit inzicht helpt de hoofdoorzaken aan te pakken, zoals onduidelijke vereisten of communicatieproblemen met leveranciers, om kostbare revisies te verminderen.

Vertragingen tussen het ontvangen van goederen en het formeel boeken van de ontvangst beïnvloeden de voorraadnauwkeurigheid en het vermogen om facturen te matchen, wat leidt tot betalingsvertragingen. Dit kan leveranciersrelaties onder druk zetten en afstemmingsproblemen veroorzaken. ProcessMind brengt de tijd in kaart tussen aankomst van goederen en het boeken van de goederenontvangst, waarbij vertragingen en potentiële complianceproblemen binnen je Microsoft Dynamics 365 systeem worden belicht. Het onthult inefficiënte interne processen of hiaten in systeemconfiguratie die de afhandeling van je inkooporders beïnvloeden.

Purchase Orders die afwijken van het standaard, goedgekeurde proces omzeilen vaak controles, wat leidt tot non-compliant uitgaven, verhoogd risico en potentiële fraude. Dergelijke afwijkingen ondermijnen kostenbeheersing en inkoopbeleid. ProcessMind bekijkt automatisch alle daadwerkelijke Purchase Order-processtromen, en vergelijkt deze met je gedefinieerde standaard in Microsoft Dynamics 365. Het markeert alle non-compliant paden en identificeert hun frequentie en impact, waardoor naleving van het inkoopbeleid wordt gewaarborgd.

Een lange periode tussen het aanmaken van een inkoopaanvraag en het opstellen of verzenden van een Purchase Order naar de leverancier veroorzaakt vertragingen in het voldoen aan operationele behoeften. Dit kan leiden tot urgente, last-minute aankopen tegen hogere kosten. ProcessMind analyseert de end-to-end doorlooptijd van 'Purchase Requisition Created' tot 'Purchase Order Sent to Vendor' binnen Microsoft Dynamics 365. Het onthult waar overdrachten traag zijn of taken openstaan, wat een snellere Purchase Order-generatie mogelijk maakt.

Een aanzienlijk verschil tussen de aangevraagde leverdatum en de daadwerkelijke ontvangstdatum van goederen leidt tot problemen met voorraadplanning, productievertragingen en niet-nagekomen klantafspraken. Dit heeft directe gevolgen voor de operationele efficiëntie en betrouwbaarheid. ProcessMind vergelijkt het attribuut 'Requested Delivery Date' met de daadwerkelijke gebeurtenis 'Goods Receipt Posted' in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert welke leveranciers, categories of afdelingen consequent te maken hebben met leveringsafwijkingen, wat gerichte verbeteringen in leveranciersprestaties mogelijk maakt.

Een hoge frequentie van Goods Returned-gebeurtenissen wijst op problemen met leverancierskwaliteit, incorrecte orders of gebrekkige interne ontvangstprocessen. Dit drijft de operationele kosten op, creëert herstelwerk en schaadt leveranciersrelaties. ProcessMind identificeert patronen in goederenretouren, koppelt deze aan specifieke leveranciers, purchase categories of zelfs individuele Purchase Orders in Microsoft Dynamics 365. Het helpt de grondoorzaken bloot te leggen, of het nu gaat om quality control-problemen of onjuiste orderafhandeling.

Vertragingen in de activity 'Quality Inspection Performed' houden voorraad vast voor gebruik, wat mogelijk gevolgen heeft voor productieschema's of tijdige servicelevering. Dit creëert een intern knelpunt en kan leiden tot klantontevredenheid. ProcessMind analyseert de duur tussen 'Goods Receipt Posted' en 'Quality Inspection Performed', en identificeert waar en waarom inspecties achterblijven in Microsoft Dynamics 365. Het wijst op bron-beperkingen of procedurele problemen in het kwaliteitscontroleproces.

Leveranciers die consequent de beloofde doorlooptijden niet nakomen, zichtbaar door vertraagde 'Inkooporder bevestigd door leverancier' of 'Goederenontvangst geboekt' gebeurtenissen, verstoren de planning en verhogen de voorraadkosten. Dit beïnvloedt de betrouwbaarheid van de toeleveringsketen. ProcessMind ewaardeert de prestaties van leveranciers door de doorlooptijden te analyseren van 'Inkooporder naar leverancier verzonden' tot 'Goederenontvangst geboekt' voor elke leverancier in Microsoft Dynamics 365. Het biedt datagestuurde inzichten om leveranciersrelaties en contractvoorwaarden effectief te beheren.

Frequente handmatige interventies of handmatige wijzigingen in inkooporders, die niet worden vastgelegd door geautomatiseerde workflows, duiden op lacunes in het systeem of trainingsbehoeften. Dit verhoogt het risico op fouten en vermindert de algehele procesefficiëntie, wat vaak verborgen kosten met zich meebrengt. ProcessMind detecteert afwijkingen van geautomatiseerde paden en identificeert activiteiten die frequent handmatig of buiten de standaard systeemstroom in Microsoft Dynamics 365 worden uitgevoerd. Het benadrukt mogelijkheden voor automatisering en standaardisatie, waardoor menselijke fouten worden verminderd.

Purchase Orders die open blijven of nog in behandeling zijn lang nadat goederen zijn ontvangen en gebruikt, wat wordt aangegeven door een vertraging in de status 'Purchase Order voltooid', binden werkkapitaal en vertekenen de financiële rapportage. Dit veroorzaakt afstemmingslasten en beïnvloedt de financiële afsluitcycli. ProcessMind volgt de tijd van 'Goods Receipt Posted' tot 'Purchase Order voltooid' voor individuele Purchase Orders in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert de oorzaken van deze vertragingen, zoals openstaande facturen of administratieve achterstanden, waardoor een snellere financiële afsluiting mogelijk worden.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het verkorten van de goedkeuringstijd voor inkooporders heeft een aanzienlijke impact op de inkoopefficiëntie. Snellere goedkeuringscycli betekenen snellere orderplaatsing, beter voorraadbeheer en verbeterde leveranciersrelaties. Dit doel is gericht op het verminderen van vertragingen die kunnen leiden tot voorraadtekorten of gemiste productieschema's in je Inkoop tot betaling-proces.ProcessMind identificeert specifieke knelpunten en afwijkingen in je Microsoft Dynamics 365-goedkeuringsworkflow voor inkooporders. Door de daadwerkelijke paden te visualiseren en tijdrovende stappen of niet-conforme goedkeuringen te vinden, kun je specifieke verbeterpunten aanpakken, waardoor de goedkeuringstijden potentieel met 20-30% worden verkort en een snellere doorlooptijd wordt zorgt voor.

Frequente wijzigingen in inkooporders na aanmaak of goedkeuring leiden tot vertragingen, verhogen de administratieve lasten en kunnen fouten veroorzaken. Het minimaliseren van deze wijzigingen zorgt ervoor dat orders vanaf het begin correct zijn, wat de planningsstabiliteit verbetert en overwerk binnen je Inkoop tot betaling-operaties vermindert. ProcessMind helpt de hoofdoorzaken van deze wijzigingen te achterhalen door het traject van elke inkooporder in Microsoft Dynamics 365 te volgen. Het onthult in welke fasen wijzigingen het meest frequent voorkomen en door wie, waardoor je gerichte training kunt implementeren, de initiële datakwaliteit kunt verbeteren of goedkeuringsmomenten kunt verfijnen om de wijzigingspercentages potentieel met 15-25% te verminderen.

Tijdige en nauwkeurige goederenontvangstverwerking is belangrijk voor de nauwkeurigheid van de inventory, betaling aan de leverancier en operationele continuïteit. Vertragingen hier kunnen leiden tot problemen met stock availability, production halts en achterstallige betalingen. Dit doel is erop gericht de registratie van ontvangen items in je Inkoop tot betaling proces te versnellen. Met ProcessMind kun je de gehele goederenontvangstflow binnen Microsoft Dynamics 365 in kaart brengen, waarbij je stadia identificeert waar vertragingen optreden. Het maakt afwijkingen zichtbaar van het optimale pad, waardoor je procesinefficiënties, trainingsbehoeften of system integration issues kunt vinden, wat de boeking van goederenontvangsten met wel 30% kan versnellen.

Het handhaven van naleving van inkoopbeleid en -regelgeving is belangrijk om financiële risico's te beperken, fraude te voorkomen en de operationele integriteit te waarborgen. Niet-goedgekeurde afwijkingen in Purchase Orders kunnen leiden tot ongecontroleerde uitgaven en inconsistente inkooppraktijken. ProcessMind brengt automatisch alle Purchase Order-trajecten in Microsoft Dynamics 365 in kaart en vergelijkt deze met gedefinieerde compliance-regels. Het visualiseert alle afwijkingen, zoals orders die zijn goedgekeurd door onbevoegd personeel of overgeslagen stappen, waardoor je beleid kunt afdwingen en bijna 100% compliance kunt bereiken op belangrijke gebieden.

De snelheid waarmee een inkoopaanvraag wordt omgezet in een goedgekeurde inkooporder is direct van invloed op de reactiesnelheid op zakelijke behoeften en de algehele supply chain-efficiëntie. Trage conversie kan kritieke aankopen vertragen, waardoor projecttijdlijnen en operationele mogelijkheden worden beïnvloed.ProcessMind biedt een duidelijk overzicht van het gehele aanvraag-naar-inkooporderproces binnen Microsoft Dynamics 365. Door event logs te analyseren, onthult het knelpunten, vertragingen bij overdracht en inefficiënte lussen, wat je helpt het conversieproces te vereenvoudigen en de conversietijd mogelijk met 20-40% te verkorten.

Consistente naleving van gevraagde leverdata is belangrijk voor een efficiënte voorraadplanning, productieplanning en klanttevredenheid. Frequente afwijkingen kunnen operaties verstoren, spoedkosten veroorzaken en leveranciersrelaties schaden. ProcessMind analyseert werkelijke leverdata van inkooporders tegenover de gevraagde data in Microsoft Dynamics 365, waarbij afwijkingen worden gecorreleerd met specifieke leveranciers of procesvariaties. Dit inzicht stelt je in staat om onderliggende problemen aan te pakken, de prestaties van leveranciers te verbeteren en de percentages van tijdige leveringen met 10-20% te verhogen.

Hoge percentages van goederenretouren in verband met inkooporders duiden op problemen met productkwaliteit, onjuiste bestellingen of leveringsverschillen. Het verminderen van retouren minimaliseert overwerk, bespaart kosten en verbetert het leveranciersvertrouwen en de algehele inkoopeffectiviteit. ProcessMind traceert de levenscyclus van inkooporders in Microsoft Dynamics 365 en koppelt retouren aan specifieke orderattributen, leveranciers of inspectiepunten. Door veelvoorkomende oorzaken en procesafwijkingen die leiden tot retouren te vinden, kun je preventieve maatregelen implementeren om het retourpercentage met 5-15% te verminderen.

Efficiënte kwaliteitsinspectie is belangrijk om ervoor te zorgen dat ontvangen goederen aan de normen voldoen en om de voorraad snel te verplaatsen. Trage inspecties kunnen leiden tot achterstanden, vertragingen in de beschikbaarheid van goederen en impact op productieschema's. ProcessMind visualiseert de duur en activiteiten die betrokken zijn bij de kwaliteitsinspectiefase van je Inkoop tot betaling proces binnen Microsoft Dynamics 365. Het belicht knelpunten en variaties in inspectieworkflows, waardoor je de brontoewijzing kunt optimaliseren en inspecties mogelijk met 10-20% kunt versnellen.

Voorspelbare levertijden van leveranciers zijn belangrijk voor effectieve supply chain-planning en voorraadbeheer. Slechte naleving van levertijden verstoort de operaties, leidt tot hogere verzendkosten en beïnvloedt de bedrijfscontinuïteit. ProcessMind analyseert historische Purchase Order-data in Microsoft Dynamics 365 om leverancier-prestaties te benchmarken tegen overeengekomen levertijden. Door inconsistente leveranciers en processtappen die bijdragen aan vertragingen te vinden, kun je een betere leveranciersselectie stimuleren en de naleving van levertijden over de hele linie verbeteren.

Handmatige interventies in het Purchase Order-proces zijn gevoelig voor menselijke fouten, veroorzaken knelpunten en verbruiken kostbare middelen. Het automatiseren van deze stappen kan de efficiëntie aanzienlijk verhogen, operationele kosten verlagen en de data-nauwkeurigheid verbeteren. ProcessMind biedt een gedetailleerde X-ray van alle Purchase Order-activiteiten binnen Microsoft Dynamics 365, waarbij repetitieve handmatige taken en potentiële gebieden voor automatisering duidelijk worden gemarkeerd. Door deze kansen te vinden, kun je workflows vereenvoudigen en personeel vrijmaken voor strategischere activiteiten, waardoor de handmatige inspanning met 20-50% wordt verminderd.

De tijdige afronding van inkooporders, na goederenontvangst en facturering, is belangrijk voor nauwkeurige financiële rapportage en het afsluiten van inkoopcycli. Langdurige afronding kan boekhoudprocessen vertragen en werkelijke operationele kosten verdoezelen.ProcessMind brengt de complete inkooporderlevenscyclus na ontvangst in kaart in Microsoft Dynamics 365, van goederenontvangst tot uiteindelijke afsluiting. Het identificeert specifieke activiteiten of vertragingen die snelle afronding belemmeren, zodat je deze stappen kunt optimaliseren en ervoor kunt zorgen dat inkooporders efficiënt worden afgesloten, waardoor de afrondingstijd mogelijk met 15-25% wordt verkort.

Het 6-stappen Verbeterpad voor Inkoop tot betaling - Purchase Order

1

Download het datasjabloon
2

Exporteer Uw Procesdata
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het datasjabloon

Wat te doen

Krijg toegang tot de vooraf geconfigureerde Excel datatemplate, specifiek ontworpen voor Purchase Order-analyse in Microsoft Dynamics 365. Deze template zorgt ervoor dat je alle benodigde gebeurtenislog-data vastlegt.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste structuur vanaf het begin is belangrijk voor een nauwkeurige analyse. Deze template vereenvoudigt de verzameling van data, waardoor fouten en rework later worden voorkomen.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel template met het juiste schema voor je Inkoop tot betaling - Purchase Order data.

DIT LEVERT HET OP

Identificeer P2P-knelpunten in je Dynamics 365 flow

ProcessMind transformeert complexe Purchase Order-data in heldere, concrete inzichten. Zie gedetailleerde visualisaties van elke stap, die zichtbaar maken waar je P2P-proces geoptimaliseerd kan worden voor maximale efficiëntie.
  • Breng je Purchase Order-proces end-to-end in kaart
  • Identificeer kostbare vertragingen en rework in PO's
  • Vergelijk de prestaties en afwijkingen van inkoopordervarianten
  • Monitor belangrijke Purchase Order KPI's realtime
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Concreet resultaat behalen in de verwerking van Purchase Orders

Deze resultaten benadrukken de aanzienlijke operationele en financiële voordelen die organisaties doorgaans behalen door hun inkooporderproces binnen Microsoft Dynamics 365 te optimaliseren. Via data-gestuurde inzichten kunnen bedrijven knelpunten vinden en gerichte verbeteringen doorvoeren om de efficiëntie te verhogen.

0 %
Snellere PO-goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Vereenvoudig je goedkeuringsproces voor inkooporders om knelpunten te elimineren en inkoopcycli te versnellen, wat zorgt voor een tijdige orderplaatsing.
0 %
Minder wijzigingen in inkooporders

Afname in wijzigingen na goedkeuring

Identificeer hoofdoorzaken van wijzigingen in inkooporders na goedkeuring om overwerk, administratieve lasten en potentiële verstoringen in de toeleveringsketen te verminderen.
0 %
Hogere PO compliance

Toename in naleving van beleid

Krijg inzicht in procesafwijkingen om ervoor te zorgen dat inkooporders voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke vereisten, waardoor risico's en audits worden geminimaliseerd.
0 days
Snellere Conversie van Aanvraag naar Inkooporder

Verkorting van de conversiedoorlooptijd

Versnel de omzetting van aanvragen in Purchase Orders, voor een snellere respons op de vraag en verbetering van de algehele operationele wendbaarheid.
0 %
Hoger STP-percentage

Meer straight-through processing

Automatiseer handmatige stappen en elimineer uitzonderingen om hogere straight-through processing rates te bereiken, menselijke fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke ID voor de Inkooporder, dienend als de primaire case voor procesanalyse.

Het belang

Het is de fundamentele sleutel voor het reconstrueren van de processtroom, waardoor de analyse van het traject van elke inkooporder van begin tot eind mogelijk wordt gemaakt.

De naam van de specifieke bedrijfs-gebeurtenis of stap die plaatsvond binnen de levenscyclus van de inkooporder.

Het belang

Dit attribuut is belangrijk voor het bouwen van de proceskaart en het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen die de levenscyclus van de inkooporder vormen.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Het belang

Timestamps zijn belangrijk voor het berekenen van alle tijdgebonden prestatiemeetwaarden, zoals doorlooptijden en duurs, die belangrijk zijn voor het vinden van procesknelpunten.

De naam van de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker mogelijk, helpt knelpunten te vinden die verband houden met specifieke individuen en biedt verantwoording voor processtappen.

De naam van de leverancier voor wie de inkooporder is aangemaakt.

Het belang

Dit attribuut is belangrijk voor leverancier prestaties management, wat analyses van levertijden, retourpercentages en algehele betrouwbaarheid per leverancier mogelijk maakt.

De totale financiële waarde van de inkooporder.

Het belang

Maakt financiële analyse van het inkoopproces mogelijk, en helpt te vinden hoe de orderwaarde het procesgedrag beïnvloedt, zoals approval times en paden.

De huidige status van de inkooporder in zijn levenscyclus.

Het belang

Biedt een momentopname van de huidige status van de inkooporder, wat nuttig is voor het filteren van cases en het analyseren van procesresultaten, zoals voltooiings- of annuleringspercentages.

De datum waarop het bedrijf de leverancier verzocht de goederen of diensten te leveren.

Het belang

Het is de basislijn voor het meten van de prestaties van tijdige leveringen, wat een kritieke KPI is voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de toeleveringsketen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de creatie van een inkoopaanvraag, het formele verzoek om goederen of diensten. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in de inkoopaanvraagtabel, wat het begin van de inkoopbehoefte aangeeft.

Het belang

Dit is de initiële trigger voor het inkooporderproces. Het analyseren van de tijd vanaf dit gebeurtenis tot de aanmaak van de inkooporder helpt bij het meten van de interne procesefficiëntie en de responsiveness op de vraag.

Deze activiteit duidt op de creatie van een concept-inkooporderdocument in het systeem. Het wordt vastgelegd via de creatie-timestamp van de inkooporderheaderrecord, vaak volgend op een goedgekeurde aanvraag.

Het belang

Dit markeert de overgang van een interne aanvraag naar een formeel inkoopdocument. Het is een belangrijk startpunt voor het meten van de verwerkings- en goedkeuringsdoorlooptijden van inkooporders.

Markeert de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze geautoriseerd wordt om naar de leverancier te worden gestuurd. Dit gebeurtenis wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging van de PO of direct vastgelegd vanuit de workflowhistorie.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal, aangezien er geen verdere actie kan worden ondernomen totdat de inkooporder is goedgekeurd. Het is belangrijk voor het analyseren van goedkeuringsknelpunten en het meten van de 'PO Approval Cycle Time' KPI.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde inkooporder is gecommuniceerd naar de leverancier. Het wordt vastgelegd wanneer de inkooporder wordt bevestigd, wat een bevestigingsjournaal genereert en doorgaans het versturen van het document activeert.

Het belang

Dit is de eerste extern gerichte stap en start de klok voor de supplier lead time. Het is belangrijk voor het volgen van de prestaties van de leverancier en de 'On-Time Delivery Rate' KPI.

Markeert de officiële registratie van ontvangen goederen tegen de inkooporder in het systeem. Dit gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een product receipt journal wordt geboekt.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die de inventory bijwerkt en het begin van het factuurafstemmingsproces markeert. Het is het eindpunt voor het meten van de 'On-Time Delivery Rate' en de leverancier lead time.

Geeft de succesvolle afsluiting aan van de levenscyclus van de inkooporder, waarbij alle goederen zijn ontvangen en gefactureerd. Dit wordt doorgaans afgeleid wanneer de inkooporderstatus wordt bijgewerkt naar een definitieve, gesloten staat.

Het belang

Deze activiteit markeert het einde van een succesvolle procesinstantie. Het meten van de 'Totale doorlooptijd inkooporder' van creatie tot voltooiing biedt een integraal beeld van de procesefficiëntie.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke flow van je Purchase Order-proces, en onthult verborgen knelpunten en afwijkingen. Het belicht gebieden waar goedkeuringscycli traag zijn, wijzigingen frequent zijn, of handmatige stappen inefficiënties creëren. Dit inzicht stelt je in staat data-gestuurde beslissingen te nemen voor optimalisatie.

Je heeft event logs nodig voor je inkooporders, specifiek inclusief een case kenmerk, een activiteit en een timestamp voor elke stap. Deze data kan doorgaans worden opgehaald uit tabellen die de gebeurtenissen van aanmaak, goedkeuring, wijziging, goederenontvangst en finalisering van inkooporders binnen Dynamics 365 vastleggen. Deze logs vormen de basis voor het reconstrueren van je proces.

De eerste stap omvat het vinden van de relevante databronnen binnen Microsoft Dynamics 365 en het extraheren van de benodigde event logs. Vervolgens wordt de data voorbereid en geladen in een process mining-tool. Tot slot wordt een initiële discovery analyse uitgevoerd om je huidige inkooporderproces te visualiseren.

Je kunt verwachten de goedkeuringstijden van inkooporders te verkorten en het aantal wijzigingen te minimaliseren. Process mining helpt de goederenontvangstverwerking te versnellen, zorgt voor compliance en versnelt de conversie van aanvraag naar inkooporder. Uiteindelijk leidt dit tot een efficiëntere en betrouwbaardere inkooporder workflow.

Initiële inzichten en een volledige proceskaart kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd, afhankelijk van de databeschikbaarheid en complexiteit. Uitvoerbare verbeteraanbevelingen en de implementatie van wijzigingen kunnen kort daarna volgen, wat binnen enkele maanden tot meetbare resultaten leidt. De tijdlijn wordt beïnvloed door de reikwijdte en de gereedheid van je organisatie.

Ja, process mining is uitermate geschikt voor het vinden van de grondoorzaken van deze veelvoorkomende problemen. Het kan specifieke goedkeuringsstappen vinden die vertragingen veroorzaken, patronen van herhaalde wijzigingen zichtbaar maken en tonen welke gebruikers of afdelingen bij deze knelpunten betrokken zijn. Deze gedetailleerde inzichten maken gerichte interventies mogelijk.

Hoewel een basisbegrip van Dynamics 365 datastructuren voordelig is, bieden veel process mining-tools connectoren of richtlijnen voor data-extractie. Je interne IT-team, of een consultant die bekend is met Dynamics 365, kan doorgaans helpen bij het ophalen van de vereiste event logs. Het proces is ontworpen om zo eenvoudig mogelijk te zijn.

Verbeter nu de efficiëntie van je Inkoop tot betaling - Purchase Order-proces

Identificeer inefficiënties en verkort de P2P-cyclustijd met wel 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten ingesteld