> Continue verbetering > Record to Report Journaalboeking > BlackLine

Verbeter uw Record to Report - Journaalpost

Optimaliseer BlackLine journaalboekingen: Uw 6-stappenplan
Download datatemplate
Verbeter uw Record to Report - Journaalpost
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer BlackLine journaalboekingen voor R2R-efficiëntie en compliance

Vertraagde processtappen kunnen uw financiële afsluiting beïnvloeden. Onze oplossing helpt u inefficiënties te lokaliseren, compliance-lacunes te begrijpen en uw operaties te stroomlijnen. Ontdek hoe u uw processen kunt transformeren en snellere, nauwkeurigere rapportage kunt realiseren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Record to Report - Journaalpost optimaliseren met BlackLine?

Het Record to Report, R2R, Journaalpost-proces is een hoeksteen van accurate financiële verslaglegging. Hoewel BlackLine robuuste functionaliteiten biedt voor het automatiseren van de afsluiting, kunnen inefficiënties binnen uw journaalpost-workflows de financiële afsluiting aanzienlijk belemmeren, compliance-risico's introduceren en operationele kosten opdrijven. Elke vertraagde of incorrect verwerkte journaalpost kan door uw R2R-cyclus cascaderen, wat invloed heeft op alles van balansafstemmingen tot managementrapportage. Het begrijpen van de werkelijke prestaties van dit cruciale proces binnen uw BlackLine-omgeving gaat niet alleen over het bereiken van een snellere afsluiting, het gaat ook over het waarborgen van data-integriteit en het handhaven van wettelijke compliance.

Hoe Process Mining de BlackLine Journaalpost-analyse een boost geeft

Process mining biedt een ongeëvenaarde aanpak voor het analyseren van uw Record to Report - Journaalpost-operaties in BlackLine. In plaats van te vertrouwen op handmatige observaties of statische flowcharts, extraheert process mining event data rechtstreeks uit BlackLine en geïntegreerde bronsystemen. Dit stelt u in staat om de werkelijke, end-to-end reis van elke journaalpost te visualiseren, van de initiële creatie tot de uiteindelijke boeking en afstemming. U krijgt een objectieve, data-gedreven kaart van uw proces, die precies onthult waar posten de meeste tijd doorbrengen, verborgen rework-lussen identificeert die worden veroorzaakt door afwijzingen of correcties, en de werkelijke cycle time voor elke fase, zoals review en goedkeuring, kwantificeert. Deze diepgaande analyse van de operationele realiteit van uw BlackLine journaalpostproces stelt u in staat om verder te kijken dan aannames en uw procesoptimalisatie-inspanningen te baseren op feitelijke performance data.

Belangrijke verbeterpunten onthuld door Process Mining

Met process mining kunt u specifiek een reeks problemen binnen uw BlackLine journaalpostproces aanpakken en oplossen. U kunt exacte knelpunten lokaliseren, of het nu specifieke journaalposttypen zijn die consistent vertragingen ondervinden, bepaalde goedkeurders die overbelast zijn, of afdelingen die worstelen met ondersteunende documentatie. De technologie benadrukt duidelijk rework en afwijkingen van uw ideale proces, en toont hoe vaak journaalposten worden afgewezen, gecorrigeerd en opnieuw ingediend, samen met de grondoorzaken van deze inefficiënties. Bovendien helpt process mining compliance-lacunes te onthullen door gevallen te identificeren waarin posten kritieke controlestappen omzeilen of afwijken van standaard operationele procedures. Dit gedetailleerde inzicht identificeert ook kansen voor het verder benutten van BlackLine's automation-mogelijkheden, het stroomlijnen van handmatige stappen, en uiteindelijk het versnellen van uw Record to Report cycle time.

Verwachte resultaten van het optimaliseren van uw R2R Journaalpost-proces

Het optimaliseren van uw Record to Report - Journaalpost-proces met process mining in BlackLine levert tastbare, meetbare voordelen op. U kunt een aanzienlijk snellere financiële afsluiting verwachten dankzij gereduceerde end-to-end journaalpostverwerkingstijden. De nauwkeurigheid zal verbeteren doordat fouten en rework worden geminimaliseerd, wat leidt tot betrouwbaardere financiële overzichten. Verbeterde compliance is een direct resultaat, doordat u strikte naleving van interne beleidsregels en externe voorschriften waarborgt. Operationele kosten zullen dalen door verminderde handmatige inspanning, minder vertragingen en geoptimaliseerde resource-allocatie. Uiteindelijk voorziet u uw financiële teams van data-gedreven inzichten voor continue procesverbetering, wat een cultuur van efficiëntie bevordert en een solide basis legt voor strategische besluitvorming.

Aan de slag met Journaalpost-procesoptimalisatie

Het starten van uw Record to Report - Journaalpost-procesoptimalisatietraject met BlackLine vereist geen uitgebreide process mining-expertise. Door een gestructureerde aanpak te hanteren, krijgt u snel waardevolle inzichten in uw huidige operationele processen. Begin met het richten op uw BlackLine journaalpost-data, extraheer de event logs en pas process mining-technieken toe om uw reële proces te visualiseren en analyseren. De verkregen inzichten bieden een duidelijke roadmap voor het verbeteren van Record to Report - Journaalpost-processen en het verkorten van de Record to Report - Journaalpost cycle time, wat uw financiële afsluiting transformeert. Zet vandaag nog de eerste stap naar een efficiëntere, compliant en accurate R2R-cyclus.

Record to Report - Journaalboeking Journaalpostverwerking Financiële Afsluiting Accountingsoperaties Compliance-management Grootboek Financieel team Rapportagenauwkeurigheid

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Veel journaalposten blijven gedurende langere perioden in goedkeuringswachtrijen, wat direct van invloed is op de snelheid en nauwkeurigheid van de Record to Report-cyclus. Deze vertragingen kunnen de deadlines voor de financiële afsluiting verschuiven, wat leidt tot late rapportage en gemiste kansen voor tijdige besluitvorming. Het cumulatieve effect van deze vertragingen kan financiële operaties ernstig belemmeren en het auditrisico verhogen.
ProcessMind onthult precies waar journaalposten vastlopen, en identificeert specifieke goedkeurders of goedkeuringsfasen die vertragingen veroorzaken. Door de activiteiten "Journaalpost Ingediend voor Review" en "Journaalpost Goedgekeurd" te analyseren, samen met "Goedgekeurd door gebruiker", visualiseert ProcessMind de knelpunten en kwantificeert hun impact, wat gerichte verbeteringen in BlackLine mogelijk maakt.

Een hoog percentage afgewezen journaalposten duidt op onderliggende problemen in het creatie- of reviewproces, wat leidt tot aanzienlijke rework voor financiële teams. Elke afwijzing betekent extra tijd besteed aan corrigeren, opnieuw indienen en opnieuw goedkeuren, wat de Record to Report-cyclus verlengt en waardevolle resources verbruikt. Deze inefficiëntie kan de teammoraal beïnvloeden en de focus afleiden van kritische analyse.
ProcessMind brengt alle paden in kaart die activiteiten "Journaalpost Afgewezen" en "Journaalpost Gecorrigeerd en Opnieuw Ingediend" omvatten, en kwantificeert het volume en de frequentie van afwijzingen. Het identificeert veelvoorkomende grondoorzaken, zoals specifieke gebruikers, journaalposttypen of ontbrekende attributes, waardoor organisaties gerichte training of proceswijzigingen in BlackLine kunnen implementeren om fouten te verminderen.

De tijd die journaalboekingen nodig hebben om door het Record to Report-proces te gaan, varieert enorm, waardoor het moeilijk is om afsluitingsactiviteiten te voorspellen en de werkdruk effectief te beheren. Deze inconsistentie creëert onzekerheid, bemoeilijkt de allocatie van resources en kan leiden tot last-minute spoed of vertragingen, wat de algehele voorspelbaarheid en nauwkeurigheid van financiële rapportages beïnvloedt.
ProcessMind analyseert de volledige levenscyclus van elk "Journal Entry ID" van creatie tot boeking, en belicht aanzienlijke variaties in cyclustijden voor verschillende "Journal Entry Type" of "Company Code". Door paden en duren te vergelijken, identificeert het de activiteiten of gateways die variabiliteit introduceren, en biedt het data-gestuurde inzichten om de BlackLine workflow te standaardiseren en te optimaliseren.

Journaalposten van hetzelfde type of van dezelfde afdeling volgen verschillende, vaak onofficiële, paden door het goedkeurings- en boekingsproces. Dit gebrek aan standaardisatie leidt tot inefficiënties, een verhoogd foutpotentieel en maakt het uitdagend om compliance af te dwingen of operaties te schalen binnen de Record to Report-functie. Het belemmert ook kennisoverdracht en training.
ProcessMind onthult visueel alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten, en vergelijkt deze met ideale of verwachte paden. Door sequenties van "Typical Activities" te analyseren, identificeert het afwijkingen en kwantificeert het hun frequentie en impact, waardoor teams gestandaardiseerde workflows in BlackLine kunnen consolideren, vereenvoudigen en afdwingen voor grotere efficiëntie en controle.

Zelfs nadat journaalposten volledig zijn goedgekeurd, ervaren ze vaak aanzienlijke vertragingen voordat ze officieel in het grootboek worden geboekt. Deze vertraging creëert een disconnectie tussen de goedkeuringsstatus en de werkelijke financiële records, wat de real-time visibility, financiële nauwkeurigheid en de tijdige voltooiing van de Record to Report-cyclus beïnvloedt. Het kan ook leiden tot afstemmingsuitdagingen.
ProcessMind volgt de tijd tussen de activiteiten "Journaalpost Goedgekeurd" en "Journaalpost Geboekt", en identificeert waar de grootste vertragingen optreden en welke attributes, zoals "Grootboek" of "Bronsysteem", geassocieerd zijn met deze vertragingen. Deze analyse helpt de overgang van goedkeuring naar boeking te optimaliseren, wat zorgt voor soepelere operaties in BlackLine.

Financiële teams besteden aanzienlijke tijd aan handmatige correcties of omkeringen van journaalposten nadat deze zijn geboekt, vaak als gevolg van initiële fouten of wijzigingen. Dit reactieve werk is kostbaar, foutgevoelig en leidt resources af van strategischere activiteiten, waardoor de operationele uitgaven toenemen en de finalisering van financiële overzichten in het Record to Report-proces wordt vertraagd.
ProcessMind identificeert de frequentie en aard van activiteiten zoals "Journaalpost Annulering Verwerkt" en andere aanpassingen na boeking. Door deze te correleren met voorafgaande activiteiten en attributes zoals "Created By User" of "Journaalposttype", onthult het de grondoorzaken van deze fouten, wat proactieve maatregelen mogelijk maakt om de nauwkeurigheid stroomopwaarts in BlackLine te verbeteren.

Sommige individuen of teams zijn consistent overbelast met taken voor het beoordelen en goedkeuren van journaalboekingen, terwijl anderen capaciteit over hebben. Deze onbalans leidt tot burnout, inconsistente verwerkingssnelheden en knelpunten in kritieke stadia van de Record to Report-cyclus. Het verhindert optimale benutting van menselijk kapitaal en beïnvloedt de algehele teamproductiviteit in BlackLine.
ProcessMind analyseert de verdeling van de activiteiten "Journal Entry Submitted for Review" en "Journal Entry Approved" over "Created By User" en "Approved By User". Het kwantificeert de werkverdeling en identificeert overbelaste of onderbenutte resources, waardoor managers taken kunnen herverdelen en de doorvoer van journaalboekingen kunnen verbeteren.

Ongeïdentificeerde afwijkingen van vastgestelde standaard operationele procedures of regelgevende richtlijnen in de verwerking van journaalboekingen stellen de organisatie bloot aan aanzienlijke compliance risks. Deze ongeoorloofde shortcuts of variaties kunnen leiden tot audit findings, financiële boetes en reputatieschade, vooral binnen de zwaar gereguleerde Record to Report-omgeving.
ProcessMind vergelijkt automatisch de werkelijke journaalboekingsstromen met vooraf gedefinieerde conforme modellen of verwachte paden. Het belicht alle gevallen van afwijking, zoals het overslaan van verplichte beoordelingsstappen of ongeautoriseerde "Journal Entry Posted" acties, wat een duidelijk audit trail biedt en de handhaving van compliance binnen BlackLine mogelijk maakt.

Journaalposten worden niet tijdig afgestemd na boeking, wat een backlog creëert die het financiële afsluitingsproces bemoeilijkt en het risico op discrepanties vergroot. Vertraagde afstemming betekent dat potentiële fouten langer onopgemerkt blijven, wat meer inspanning vereist om te onderzoeken en op te lossen, waardoor de algehele Record to Report-cyclus in BlackLine wordt verlengd.
ProcessMind volgt de verstreken tijd tussen de activiteiten "Journaalpost Geboekt" en "Journaalpost Afgestemd". Het identificeert specifieke journaalposten, accounts of periodes die consistent afstemmingsvertragingen ervaren, wat financiële teams helpt de grondoorzaken te prioriteren en aan te pakken om de afsluiting te versnellen.

Stakeholders missen vaak real-time inzicht in de huidige status en voortgang van journaalboekingen binnen het Record to Report-proces. Deze ondoorzichtigheid leidt tot veelvuldige vragen, het onvermogen om proactief potentiële vertragingen aan te pakken, en een algemeen gebrek aan controle over een cruciale financiële operatie. Het maakt het moeilijk om eenvoudige vragen te beantwoorden zoals "waar bevindt deze journaalboeking zich?".
ProcessMind biedt een end-to-end visuele kaart van elke "Journal Entry ID"-levenscyclus, die alle "Typical Activities" en hun volgorde toont. Het stelt gebruikers in staat om boekingen in real-time te volgen, hun huidige fase te begrijpen en precies te identificeren waar ze zich bevinden in de BlackLine workflow, waardoor onzekerheid wordt omgezet in helder operationeel inzicht.

Journaalposten worden frequent ingediend zonder adequate of complete ondersteunende documentatie, wat leidt tot vertragingen doordat reviewers om ontbrekende informatie vragen. Dit creëert heen-en-weer communicatie, verlengt de goedkeuringscyclus en verhoogt het compliance-risico door het verzwakken van de audit trail, wat direct impact heeft op de efficiëntie en integriteit van het Record to Report-proces.
ProcessMind kan gevallen identificeren waarin "Journaalpost Ingediend voor Review" plaatsvindt zonder een corresponderende activiteit "Ondersteunende Documentatie Bijgevoegd" binnen een bepaalde termijn, of wanneer een "Journaalpost Afgewezen" event frequent volgt als gevolg van ontbrekende documenten. Dit benadrukt waar de documentatievereisten in BlackLine moeten worden aangescherpt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het versnellen van de goedkeuring van journaalboekingen is cruciaal voor een efficiënte financiële afsluiting en beïnvloedt direct de Record to Report-cyclus. Dit doel is gericht op het drastisch verkorten van de tijd die boekingen in goedkeuringswachtrijen doorbrengen, wat leidt tot snellere financiële rapportage en verminderde operationele knelpunten binnen BlackLine. Het betekent het realiseren van een meetbare reductie in de gemiddelde goedkeuringsduur voor alle journaalboekingen. ProcessMind kan specifieke knelpunten in de goedkeurings workflow identificeren, gebruikers of groepen aanwijzen die vertragingen veroorzaken, en afwijkingen van standaard goedkeuringspaden belichten. Door het Journal Entry ID perspectief te analyseren, onthult het waar het proces stagneert, wat gerichte verbeteringen zoals workflowautomatisering of herverdeling van resources mogelijk maakt om een 20-30% snellere goedkeuringscyclus te realiseren.

Een hoog afwijzingspercentage voor journaalposten duidt op inefficiënties en rework, wat kostbare tijd en resources verbruikt in het Record to Report-proces. Dit doel betekent het minimaliseren van het aantal posten dat wordt teruggestuurd voor correcties, wat direct de doorvoer verbetert, fouten vermindert en de data quality binnen BlackLine verhoogt. Dit leidt tot een soepelere financiële afsluiting en minder aanpassingen na de afsluiting.ProcessMind kan de grondoorzaken van afwijzingen identificeren, zoals veelvoorkomende fouten, patronen van ontbrekende documentatie, of specifieke goedkeurders met hogere afwijzingstendensen. Door de Journaalpost ID en gerelateerde activiteiten te analyseren, biedt het inzichten in waarom posten worden afgewezen, waardoor proceseigenaren gerichte training kunnen implementeren, indieningsrichtlijnen kunnen verbeteren of initiële reviewstappen kunnen versterken om afwijzingen met 15-25% te verminderen.

Niet-standaard verwerkingspaden voor vergelijkbare journaalboekingen kunnen leiden tot inconsistenties, compliancerisico's en onvoorspelbare cyclustijden binnen het Record to Report-proces. Standaardisatie bereiken betekent dat boekingen van hetzelfde type vooraf gedefinieerde, optimale workflows volgen, waardoor variaties worden verminderd en de operationele voorspelbaarheid in BlackLine verbetert. Dit bevordert meer controle en controleerbaarheid. ProcessMind brengt visueel alle werkelijke paden van journaalboekingen in kaart en vergelijkt deze met ideale procesmodellen. Door gebruik te maken van het Journal Entry ID perspectief, laat het zien waar afwijkingen voorkomen en kwantificeert het hun impact op tijd en middelen. Deze zichtbaarheid maakt de handhaving van best practices mogelijk, de identificatie van mogelijkheden voor workflowautomatisering, en zorgt ervoor dat 80-90% van de boekingen voldoet aan de standaard operationele procedures.

Journaalposten moeten, eenmaal goedgekeurd, snel worden geboekt om financiële nauwkeurigheid en een tijdige Record to Report-cyclus te waarborgen. Vertragingen tussen goedkeuring en boeking kunnen financiële overzichten vertekenen en het afsluitingsproces in BlackLine verlengen. Dit doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de wachttijd, door ervoor te zorgen dat financiële data zo snel mogelijk in het grootboek wordt weerspiegeld.ProcessMind meet precies de tijdsvertraging tussen de activiteiten "Journaalpost Goedgekeurd" en "Journaalpost Geboekt" voor elke Journaalpost ID. Het kan de redenen achter deze vertragingen onthullen, of deze nu voortkomen uit systeemwachtrijen, handmatige knelpunten of resource-beschikbaarheid. Door deze specifieke vertragingen te identificeren, stelt ProcessMind organisaties in staat om handoffs te stroomlijnen en wachttijden na goedkeuring met 30-40% te verminderen.

Regelmatige handmatige aanpassingen nadat een journaalpost is geboekt, wijzen op fouten stroomopwaarts of procesgebreken, wat onnodige rework toevoegt en de nauwkeurigheid van de Record to Report-cyclus beïnvloedt. Dit doel is gericht op het bereiken van "first-time right" verwerking, door ervoor te zorgen dat posten correct en compleet zijn vóór boeking, waardoor de noodzaak voor daaropvolgende correcties in BlackLine wordt weggenomen.ProcessMind kan de volledige lifecycle van een Journaalpost ID volgen, waarbij gevallen worden geïdentificeerd waarin "Journaalpost Annulering Verwerkt" of vergelijkbare activiteiten plaatsvinden na boeking. Door deze aanpassingen te correleren met hun voorafgaande activiteiten en attributes, onthult ProcessMind de specifieke faalpunten of veelvoorkomende data-invoerfouten, wat gerichte interventies mogelijk maakt om handmatige aanpassingen met 50% of meer te verminderen.

Het waarborgen dat alle journaalpostactiviteiten voldoen aan interne beleidsregels en externe regelgeving is van het grootste belang voor financiële integriteit en audit readiness binnen het Record to Report-proces. Dit doel richt zich op het identificeren en mitigeren van procesafwijkingen die kunnen leiden tot non-compliance, waardoor de controle wordt versterkt en de risicoblootstelling in BlackLine wordt verminderd.ProcessMind biedt een röntgenzicht op de werkelijke journaalpostpaden ten opzichte van gedefinieerde compliance-regels en interne controles met behulp van de Journaalpost ID. Het markeert automatisch gevallen waarin activiteiten worden overgeslagen, buiten de sequentie worden uitgevoerd, of de vereiste documentatie ontbreekt. Deze functionaliteit maakt proactieve identificatie van compliance-lacunes en proceshandhaving mogelijk, waardoor 95%+ naleving van wettelijke en interne richtlijnen wordt gewaarborgd.

Een ongelijke verdeling van de werklast onder teamleden kan leiden tot knelpunten, burn-out en vertraagde verwerking van journaalposten, wat de algehele Record to Report-efficiëntie negatief beïnvloedt. Dit doel is gericht op het balanceren van de verwerkingslast, waarbij wordt gezorgd dat resources effectief worden ingezet om een consistente doorvoer te handhaven en stress tijdens piekperiodes binnen BlackLine-operaties te verminderen.ProcessMind analyseert de "Created By User" en "Approved By User" attributes voor elke Journaalpost ID, samen met activiteitsduren, om individuele en teamwerklastpatronen te visualiseren. Het identificeert gebruikers die consistent overbelast of onderbenut zijn, wat kansen onthult voor het herverdelen van taken of het bieden van gerichte training. Dit leidt tot een eerlijkere verdeling, waardoor de teamproductiviteit met 10-15% verbetert.

Trage of langdurige afstemming van journaalboekingen verlengt de financiële afsluitingscyclus, waardoor cruciale inzichten worden vertraagd en de tijdigheid van het Record to Report-proces wordt beïnvloed. Dit doel richt zich op het stroomlijnen van het afstemmingsproces, door ervoor te zorgen dat boekingen efficiënt worden gematcht en gevalideerd, waardoor de algehele financiële afsluiting in BlackLine wordt versneld. ProcessMind volgt de activiteit "Journal Entry Reconciled" voor elk Journal Entry ID, en meet de duur van boeking tot afstemming. Het kan patronen identificeren die bijdragen aan vertragingen, zoals specifieke boekingstypen, rekeningen of perioden die langer duren om af te stemmen. Door deze inefficiënties te identificeren, helpt ProcessMind bij het optimaliseren van afstemmings workflows, wat de afsluitingscyclus potentieel met meerdere dagen kan verkorten.

Onvoorspelbare verwerkingsduren voor journaalboekingen maken het moeilijk om financiële afsluitingstermijnen te voorspellen en resources effectief te beheren binnen het Record to Report-proces. Dit doel is gericht op het verminderen van variabiliteit in end-to-end verwerkingstijden, waardoor betrouwbaardere planning en consistente prestaties voor BlackLine-activiteiten mogelijk worden. Het biedt meer zekerheid in financiële rapportageschema's. ProcessMind analyseert het volledige traject van elk Journal Entry ID, van creatie tot boeking of afstemming, om gemiddelde en afwijkende cyclustijden te berekenen. Het identificeert specifieke activiteiten of paden die variabiliteit introduceren, zoals frequente afwijzingen of lange wachttijden. Dit inzicht maakt procesverbeteringen mogelijk die de cycle time deviation met 20% of meer kunnen verminderen, wat leidt tot voorspelbaardere resultaten.

Een ondoorzichtig journaalpostproces maakt het moeilijk om de real-time status van een post vast te stellen, wat leidt tot vertragingen in de respons op vragen en een gebrek aan inzicht voor stakeholders in de Record to Report-cyclus. Dit doel is gericht op het bieden van heldere, real-time inzichten in elke fase van de lifecycle van een journaalpost, waardoor de communicatie en verantwoording binnen BlackLine verbeteren.ProcessMind biedt een complete, visuele kaart van het werkelijke journaalpostproces voor elke Journaalpost ID. Het stelt gebruikers in staat om de huidige status, de verantwoordelijke partij en de verstreken tijd voor elke post te volgen, waarbij onzekerheid en de noodzaak voor handmatige statusupdates worden weggenomen. Deze verbeterde transparantie maakt betere besluitvorming mogelijk en vermindert de tijd besteed aan statusvragen met 15-20%.

Ontbrekende of incomplete ondersteunende documentatie is een veelvoorkomende oorzaak van vertragingen en afwijzingen in het goedkeuringsproces van journaalposten, wat direct van invloed is op de efficiëntie van de Record to Report-cyclus. Dit doel richt zich op het waarborgen dat alle vereiste documentatie vroeg in het proces wordt bijgevoegd en gevalideerd, waardoor goedkeuringen worden gestroomlijnd en rework in BlackLine wordt verminderd.ProcessMind kan journaalposten identificeren die stagneren bij activiteiten "Journaalpost Ingediend voor Review" of "Journaalpost Beoordeeld" vanwege een gebrek aan "Ondersteunende Documentatie Bijgevoegd". Door dit te correleren met afwijzingspatronen, onthult het wanneer en waarom documentatie vaak ontbreekt. Dit inzicht maakt de implementatie van strengere pre-indieningscontroles of geautomatiseerde herinneringen mogelijk, waardoor de volledigheid van documentatie met 25% verbetert.

Het 6-stappen verbeterpad voor Record to Report - Journaalboeking

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download de voorgeconfigureerde Excel template, afgestemd op BlackLine journaalpost-data. Deze template biedt de exacte structuur die nodig is voor procesanalyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste datastructuur vanaf het begin zorgt voor nauwkeurige en efficiënte analyse. Het voorkomt herstelwerk en garandeert dat alle kritische procesinformatie wordt vastgelegd.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel template, specifiek geformatteerd voor uw BlackLine journaalpost-data.

UW INZICHTEN

Ontdek Belangrijke Inzichten voor BlackLine Journaalposten

ProcessMind onthult het ware traject van uw BlackLine journaalboekingen en biedt duidelijke visualisaties en cruciale inzichten. Begrijp waar uw R2R-proces hapert en identificeer mogelijkheden voor snelle verbetering.
  • Visualiseer uw werkelijke journaalboekingsprocesstroom
  • Identificeer knelpunten en vertragingen in BlackLine
  • Breng `compliance risks` in R2R-activiteiten aan het licht
  • Versnel uw financiële afsluitingscyclus
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in het beheer van journaalboekingen

Onze analyse van uw journaalboekingsproces, met behulp van BlackLine `data`, onthult duidelijke optimalisatiemogelijkheden. Deze resultaten benadrukken de praktische voordelen die worden behaald door uw Record to Report-activiteiten te stroomlijnen met `data`-gestuurde inzichten.

0 %
Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Process mining identificeert knelpunten in de goedkeurings workflow, wat leidt tot snellere goedkeuringen en minder vertragingen in de financiële afsluiting.
0 %
Lager Afwijzingspercentage

Afname van afwijzingen van journaalposten

Door de grondoorzaken van afwijzingen vast te stellen, kunnen organisaties de data quality en indieningsnauwkeurigheid verbeteren, waardoor rework en handmatige inspanning aanzienlijk worden verminderd.
0 %
Hogere Compliance

Toename in procesconformiteit

Process mining helpt bij het afdwingen van standaard operationele procedures, zodat journaalboekingen het juiste pad volgen, wat de auditbereidheid en naleving van regelgeving versterkt.
0 %
Minder aanpassingen

Vermindering van correcties na boeking

Het begrijpen van de oorzaken van correcties na boeking maakt proactieve correcties mogelijk, waardoor de nauwkeurigheid wordt verbeterd en de behoefte aan kostbare en tijdrovende tegenboekingen wordt verminderd.
0 %
Kortere doorlooptijd

Gemiddelde reductie van creatie tot boeking

Het identificeren en verwijderen van knelpunten in het gehele journaalpostproces verkort de tijd van initiatie tot definitieve boeking aanzienlijk, wat de efficiëntie verbetert.

De resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, bestaande systeemconfiguraties en `data`kwaliteit. De hier gepresenteerde verbeteringen vertegenwoordigen typische optimalisaties die zijn waargenomen bij diverse klantimplementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor een enkele journaalboeking, die dient als de primaire case-identificatiecode voor het volgen van de levenscyclus ervan.

Het belang

Dit is de fundamentele case-identificatiecode, die het mogelijk maakt de volledige levenscyclus van een enkele journaalboeking te traceren en de prestaties ervan te analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfs event die op een bepaald moment in het journaalboekingsproces plaatsvond.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, wat essentieel is voor het visualiseren van de proceskaart, het analyseren van de flow en het identificeren van afwijkingen of knelpunten.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze timestamp is de basis voor alle prestatiestatistieken, inclusief cyclustijd- en knelpuntanalyse, waardoor een chronologische reconstructie van het proces mogelijk is.

De naam of ID van de user die de activity uitvoerde.

Het belang

Het maakt werklastanalyse, performancevergelijking tussen teamleden mogelijk en helpt bij het identificeren van resource-gerelateerde knelpunten of trainingsbehoeften.

De classificatie van de journaalboeking, zoals standaard, terugkerend of tegenboeking.

Het belang

Het maakt gesegmenteerde analyse mogelijk om te begrijpen of verschillende typen journaalposten verschillende paden volgen of verschillende performance kenmerken hebben.

De unieke identificatiecode voor de juridische entiteit of het bedrijf waarvoor de journaalboeking wordt opgesteld.

Het belang

Het maakt performancevergelijking en processtandaardisatie-inspanningen mogelijk over verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen.

De totale monetaire waarde van de journaalboeking, doorgaans de som van de debetposten.

Het belang

Het biedt financiële context, wat analyse op basis van materialiteit mogelijk maakt, zoals het prioriteren van hoogwaardige posten of het identificeren van waarde-gebaseerde procesafwijkingen.

De huidige status van de journaalboeking in zijn levenscyclus, zoals 'In Progress', 'Approved' of 'Posted'.

Het belang

Het biedt een snapshot van de huidige status van posten, wat nuttig is voor backlog-analyse en het begrijpen van work-in-progress.

De reden die een beoordelaar geeft wanneer een journaalboeking wordt afgewezen.

Het belang

Het is essentieel voor root cause analysis van proces-rework, en helpt te identificeren waarom journaalposten worden afgewezen en maakt gerichte verbeteringen mogelijk.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van een journaalboekings case. Het wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw journaalboekingsrecord aanmaakt in BlackLine, wat een uniek Journal Entry ID genereert en de aanmaak timestamp en gebruiker vastlegt.

Het belang

Dit is de primaire start event voor het proces. Het analyseren van de tijd van deze activiteit tot andere onthult de totale procescyclustijd en helpt vertragingen aan het begin van de workflow te identificeren.

Deze activiteit vindt plaats wanneer de opsteller de journaalboeking formeel indient voor de beoordelings- en goedkeurings workflow. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een statuswijziging, bijvoorbeeld van 'In Preparation' naar 'Submitted', samen met een timestamp.

Het belang

Dit markeert het einde van de voorbereidingsfase en het begin van de goedkeuringscyclus. Het is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de duur van zowel de voorbereidings- als de goedkeuringsfase.

Deze activiteit markeert de afwijzing van een journaalboeking door een beoordelaar of goedkeurder. Het wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de actie 'Reject' uitvoert, wat de status van de boeking bijwerkt naar 'Rejected' en wordt vastgelegd in het auditlogboek.

Het belang

Dit is een cruciale activiteit voor het identificeren van herstelwerk, kwaliteitsproblemen en trainingsbehoeften. Het analyseren van afwijzingsfrequentie, redenen en de daaropvolgende rework loop is essentieel voor procesverbetering en het verminderen van cyclustijden.

Deze activiteit geeft aan dat de journaalboeking alle vereiste beoordelings- en goedkeuringsstappen heeft doorlopen. Het wordt vastgelegd wanneer de uiteindelijk geautoriseerde gebruiker de boeking goedkeurt, wat een statuswijziging naar 'Approved' teweegbrengt.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het goedkeuringsproces afsluit. De tijd van 'Journal Entry Submitted' tot deze event is de 'Approval Cycle Time', een kritische KPI voor het meten van workflow-efficiëntie.

Vertegenwoordigt het moment waarop de goedgekeurde journaalboeking officieel wordt vastgelegd in het grootboek. Dit is vaak een expliciete actie in BlackLine, die vervolgens de status van de boeking bijwerkt naar 'Posted'.

Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal, vaak beschouwd als de operationele conclusie van het proces. De vertragingstijd van 'Journal Entry Approved' tot deze activiteit is een belangrijke indicator voor de efficiëntie na goedkeuring.

Markeert de voltooiing van de lifecycle waarbij de journaalpost is opgenomen in een gefinaliseerde en gecertificeerde rekeningafstemming. In BlackLine komt dit overeen met de certificering van de afstemming die deze journaalpost bevat.

Het belang

Deze activiteit dient als het laatste eindpunt voor het end-to-end proces. De tijd van 'Journal Entry Posted' tot 'Reconciled' meet de efficiëntie van het rekeningafstemmingsgedeelte van de financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke stroom van uw journaalboekingen in BlackLine, van creatie tot boeking. Het belicht knelpunten zoals trage goedkeuringen of frequente afwijzingen, identificeert niet-standaard paden en onthult grondoorzaken van vertragingen. Dit helpt u te begrijpen waar efficiëntiewinsten kunnen worden behaald en compliance kan worden verbeterd.

Door analyse van goedkeuringspaden en -duren identificeert process mining precies de fasen en personen die vertragingen veroorzaken. Het kan ongelijke werklasten of specifieke goedkeuringsstappen onthullen die consistent traag zijn. Deze data maakt gerichte interventies mogelijk om het goedkeuringsproces te stroomlijnen en cycle times te verkorten.

U hebt voornamelijk event logs nodig die elke stap van een journaalboeking gedetailleerd beschrijven, inclusief het Journal Entry ID, activiteitsnaam, timestamp van de activiteit en de resource of gebruiker die deze uitvoert. Aanvullende attributes zoals boekingstype, bedrag of status kunnen de analyse verrijken. Deze data wordt doorgaans geëxtraheerd uit de audit trails of transactielogboeken van BlackLine.

De initiële setup en data-extractie kunnen enkele dagen tot enkele weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is voorbereid, kunnen initiële inzichten, zoals proceskaarten en de identificatie van knelpunten, vaak binnen enkele dagen worden gegenereerd. Diepgaandere analyse en grondoorzaakonderzoeken volgen deze initiële fase.

Absoluut. Process mining visualiseert alle variaties van uw journaalpostproces, en onthult afwijkingen van het ideale of beoogde pad. Het benadrukt waar en waarom niet-standaard routes voorkomen, waardoor u deze inconsistenties kunt aanpakken. Dit helpt bij het afdwingen van best practices en het verbeteren van de procesvoorspelbaarheid en compliance.

U kunt kwantificeerbare verbeteringen verwachten zoals kortere goedkeuringstijden voor journaalboekingen, lagere afwijzingspercentages en minder correcties na boeking. Verhoogde compliance en een betere werkverdeling zijn ook veelvoorkomende resultaten. Uiteindelijk leidt process mining tot een efficiëntere, transparantere en voorspelbaardere Record to Report-cyclus.

Hoewel enige initiële data engineering technische vaardigheden kan vereisen, zijn moderne process mining tools steeds gebruiksvriendelijker. Veel platforms bieden connectors voor veelvoorkomende systemen zoals BlackLine, waardoor data-extractie wordt vereenvoudigd. Business users kunnen vervolgens processen vaak verkennen en analyseren met minimale technische training.

Ja, dat kan. Process mining kan de specifieke typen journaalboekingen of processtappen identificeren die frequent leiden tot aanpassingen na boeking. Door de voorafgaande activiteiten en grondoorzaken te analyseren, helpt het u problemen stroomopwaarts te identificeren en te corrigeren, waardoor de behoefte aan handmatige correcties later aanzienlijk wordt verminderd.

Optimaliseer vandaag nog de efficiëntie van Record to Report-journaalboekingen

Verkort de doorlooptijd van journaalboekingen met 30%, realiseer snellere, nauwkeurigere afsluitingen.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Binnen enkele minuten ingesteld