> Continue verbetering > Contractmanagement > DocuSign CLM

Verbeter Uw Contract Management

Uw 6-stappen gids voor het optimaliseren van DocuSign CLM contractworkflows.
Download datatemplate
Verbeter Uw Contract Management
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer Contract Management in DocuSign CLM voor piekefficiëntie

Contractmanagement omvat vaak complexe workflows, wat kan leiden tot aanzienlijke vertragingen en compliance-risico's. Dit platform helpt u kritieke inefficiënties binnen uw processen vast te stellen. U kunt vervolgens doorlooptijden verkorten en een sterkere naleving van wettelijke vereisten waarborgen. Ontdek gedetailleerde inzichten om continue procesverbetering te stimuleren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van Contractbeheer in DocuSign CLM essentieel is

Effectief contractbeheer vormt de ruggengraat van elk gezond bedrijf en beïnvloedt direct de financiële prestaties, naleving van wet- en regelgeving en operationele efficiëntie. Organisaties wereldwijd vertrouwen op robuuste Contract Lifecycle Management (CLM) systemen zoals DocuSign CLM om de contractcreatie, -onderhandeling, -uitvoering en -verlenging te stroomlijnen. Hoewel DocuSign CLM krachtige tools biedt voor het beheren van deze kritieke activa, kunnen de onderliggende processen nog steeds inefficiënties vertonen, wat leidt tot aanzienlijke uitdagingen. Vertragingen bij de uitvoering van contracten kunnen de omzetrealisatie vertragen, de operationele kosten verhogen en zelfs waardevolle zakelijke relaties schaden. Niet-geoptimaliseerde workflows leiden er vaak toe dat contracten vastlopen in beoordelingscycli, gemiste compliance-deadlines en een verhoogd juridisch risico door inconsistente naleving van interne beleidsregels of wettelijke vereisten. Het begrijpen en aanpakken van deze verborgen proceshiaten gaat niet alleen over incrementele verbeteringen; het gaat over het transformeren van uw gehele contractbeheerproces om risico's te beperken en meer waarde te ontsluiten.

Hoe Process Mining uw DocuSign CLM Workflows verheldert

Process mining biedt een revolutionaire aanpak om uw Contractbeheerprocessen binnen DocuSign CLM te begrijpen en te verbeteren. In plaats van afhankelijk te zijn van aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt process mining de event data die door uw DocuSign CLM-systeem wordt gegenereerd, waarbij elke interactie, goedkeuring en statuswijziging met betrekking tot elk contract wordt vastgelegd. Door deze digitale sporen te analyseren, kunnen process mining tools automatisch de werkelijke end-to-end reis van elk contract reconstrueren, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke archivering of beëindiging. Deze uitgebreide weergave stelt u in staat om precies te visualiseren hoe contracten door uw organisatie stromen, afwijkingen van verwachte paden te identificeren, verborgen herwerklussen bloot te leggen en exacte locaties aan te wijzen waar vertragingen of knelpunten optreden. Dit objectieve, datagedreven inzicht is cruciaal voor het werkelijk begrijpen van uw huidige situatie en het identificeren van kansen voor effectieve procesoptimalisatie.

Belangrijke gebieden voor verbetering in Contractbeheer

Door process mining toe te passen op uw DocuSign CLM data, komen specifieke gebieden voor verbetering aan het licht, waardoor u uw processen continu kunt verfijnen. U krijgt diepgaand inzicht in verschillende fasen van de contractlevenscyclus:

  • Knelpunten bij onderhandeling en beoordeling: Identificeer eenvoudig welke interne of externe beoordelingsfasen de langste vertragingen veroorzaken. Duren juridische beoordelingen consistent te lang? Ervaren bepaalde contracttypen buitensporige 'redlining'-rondes? Process mining helpt deze specifieke stagnaties aan te wijzen, door te laten zien waar resources mogelijk overbelast zijn of waar communicatiestoringen optreden, waardoor u de contractdoorlooptijd aanzienlijk kunt verkorten.
  • Optimalisatie van goedkeuringsworkflows: Ontdek of contracten onnodige goedkeuringsstappen doorlopen of dat specifieke goedkeurders het proces consistent vertragen. Dit inzicht stelt u in staat om goedkeuringsmatrices opnieuw te ontwerpen en workflows te stroomlijnen, waardoor uw processen flexibeler en responsiever worden.
  • Compliance en risicobeheer: Monitor de naleving van Service Level Agreements (SLA's) voor contractbeoordelingen en -goedkeuringen. Process mining kan gevallen signaleren waarin compliance checks worden overgeslagen of vertraagd, waardoor u een sterkere juridische naleving kunt waarborgen en de blootstelling aan risico's kunt verminderen.
  • Efficiëntie van de contractlevenscyclus: Analyseer het volledige traject om herwerk, handmatige interventies of redundante stappen die geen waarde toevoegen, te identificeren. Dit holistische beeld is cruciaal voor het verbeteren van het contractbeheer, omdat het helpt verspilling te elimineren en de algehele efficiëntie te verhogen.

Concrete Resultaten voor Uw Bedrijf

Door process mining in te zetten om uw Contractbeheer in DocuSign CLM te optimaliseren, kan uw organisatie aanzienlijke en meetbare voordelen behalen. Verwacht een substantiële vermindering van de gemiddelde contractdoorlooptijd, wat leidt tot snellere omzetrealisatie en een verbeterde cashflow. Verbeterde efficiëntie betekent dat uw teams een groter volume aan contracten kunnen verwerken zonder het personeelsbestand uit te breiden, waardoor waardevolle resources vrijkomen. Bovendien kunt u door compliance-risico's eerder te identificeren en te beperken, uw juridische positie versterken en potentiële boetes of geschillen verminderen. Deze proactieve benadering van procesoptimalisatie bevordert betere relaties met tegenpartijen door een soepelere, snellere contractfinalisatie. Uiteindelijk krijgt u meer controle, transparantie en wendbaarheid bij het beheren van een van uw meest kritieke bedrijfsfuncties.

Begin Uw Optimalisatietraject

Het transformeren van uw Contractbeheerprocessen in DocuSign CLM is een haalbaar doel met de juiste aanpak. Door process mining te omarmen, bent u uitgerust met de inzichten die nodig zijn om verder te gaan dan aannames en datagedreven beslissingen te nemen die een werkelijke impact leveren. Deze methode biedt heldere, bruikbare inzichten over hoe u Contractbeheer kunt verbeteren, waardoor u inefficiënties systematisch kunt aanpakken en voortdurende verbetering kunt stimuleren. Begin met het verkennen hoe deze krachtige analysehulpmiddelen uw activiteiten kunnen revolutioneren en ervoor kunnen zorgen dat uw contracten uw bedrijf vooruit helpen, in plaats van tegenhouden.

Contractmanagement Contractlevenscyclus Juridische Operaties Compliance Contractonderhandeling Risicoreductie Juridische Afdeling Procurement Contractgoedkeuringen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Langdurige beoordelings- en goedkeuringsprocessen leiden vaak tot aanzienlijke vertragingen in de contractuitvoering, met gevolgen voor omzetgeneratie en zakelijke wendbaarheid. Deze knelpunten kunnen leiden tot gemiste zakelijke kansen en verslechterde relaties met tegenpartijen, met name in een systeem zoals DocuSign CLM waar workflows gestroomlijnd zouden moeten zijn.
ProcessMind onthult de exacte fases en verantwoordelijke personen voor goedkeuringsvertragingen binnen Contractbeheer, en biedt datagedreven inzichten. Door de werkelijke processtroom in DocuSign CLM te visualiseren, identificeert het inefficiënties en suggereert het gebieden voor automatisering of herallocatie van middelen om goedkeuringen te versnellen.

Variaties in onderhandelingstactieken en het aantal redlining-rondes kunnen de contractlevenscyclus aanzienlijk verlengen. Zonder gestandaardiseerde aanpak wordt elke onderhandeling een uniek, vaak inefficiënt, proces, wat leidt tot onvoorspelbare tijdslijnen en verhoogde operationele kosten binnen Contractmanagement.
ProcessMind brengt elke stap van uw onderhandelingsproces in kaart, onthult afwijkingen van het ideale pad en identificeert welke onderhandelingspatronen leiden tot snellere of langzamere afsluitingen. Het helpt best practices te standaardiseren in DocuSign CLM, waardoor het heen-en-weer wordt verminderd en de algehele onderhandelingsefficiëntie wordt verbeterd.

Zakelijke stakeholders missen vaak realtime inzicht in de exacte status van een contract, wat leidt tot frequente handmatige navragen en onzekerheid. Deze ondoorzichtigheid maakt het moeilijk om verwachtingen te beheren, inkomsten te voorspellen of proactief potentiële vertragingen in de contractlevenscyclus aan te pakken.
ProcessMind biedt een live, end-to-end overzicht van het traject van elk contract, van aanvraag tot uitvoering in DocuSign CLM. Het benadrukt waar elk contract zich bevindt in de workflow, waardoor proactief beheer mogelijk wordt en de noodzaak van handmatige statusupdates binnen de organisatie wordt verminderd.

Afwijkingen van vastgesteld intern beleid tijdens het opstellen, beoordelen of goedkeuren van contracten kunnen de organisatie blootstellen aan juridische en financiële risico's. Handmatige controles zien deze niet-conforme trajecten vaak over het hoofd, wat kan leiden tot potentiële auditfouten en aanzienlijke boetes.
ProcessMind detecteert automatisch elke instantie waarbij een contractproces afwijkt van de conforme procedure binnen Contractmanagement. Het identificeert de grondoorzaken van non-compliance in DocuSign CLM, wat gerichte interventies mogelijk maakt en naleving van interne governance-kaders waarborgt.

Het niet tijdig verlengen van cruciale contracten, of het nalaten het verlengingsproces op te starten, leidt tot gemiste inkomsten, onderbroken diensten of een automatische verlenging onder ongunstige voorwaarden. Deze nalatigheid kan de bedrijfscontinuïteit en winstgevendheid aanzienlijk beïnvloeden.
ProcessMind volgt de vervaldata van contracten en identificeert proactief contracten die hun verlengingsperiode naderen, waarbij de patronen van succesvolle en gemiste verlengingen worden geanalyseerd. Het helpt organisaties om het verlengingsproces in DocuSign CLM te optimaliseren, waardoor tijdige actie wordt gewaarborgd en de contractwaarde wordt gemaximaliseerd.

Juridische beoordeling wordt vaak een knelpunt door inconsistente processen, handmatige overdrachten of onevenwichtige werkdruk binnen juridische teams. Dit verlengt de totale contractcyclus, vertraagt kritieke bedrijfsactiviteiten en verhoogt de kosten van juridische diensten.
ProcessMind onthult de specifieke inefficiënties binnen de juridische beoordelingsfase, identificeert overbodige stappen of gebieden waar juridisch adviseurs overbelast raken binnen DocuSign CLM workflows. Het biedt inzichten om juridische beoordelingen te stroomlijnen, cyclustijden te verkorten en de toewijzing van middelen te optimaliseren.

Frequente fouten bij het opstellen van contracten, datainvoer of inconsistente documentversies vereisen uitgebreid handmatig herstelwerk. Dit leidt tot hogere operationele kosten, verspilde middelen en langdurige contractlevenscycli, waardoor de efficiëntie van het Contract Management proces afneemt.
ProcessMind identificeert de specifieke activiteiten en stadia waar herstelwerk frequent voorkomt, en spoort de dieperliggende oorzaken van fouten op. Het helpt workflows in DocuSign CLM te optimaliseren om handmatige interventies te verminderen, fouten te minimaliseren en de kosten voor herstelwerk aanzienlijk te verlagen.

Nadat een contract is ondertekend, kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen zonder een robuust trackingmechanisme. Het niet controleren en afdwingen van deze verplichtingen kan leiden tot schendingen, boetes en beschadigde zakelijke relaties.
ProcessMind gaat verder dan de uitvoering en biedt inzicht in de voortdurende monitoring van contractverplichtingen. Het identificeert hiaten in de post-executie compliance binnen Contract Management en helpt ervoor te zorgen dat alle voorwaarden worden nageleefd en risico's effectief worden beperkt in DocuSign CLM.

Het ontbreken van consistente, voorspelbare contractdoorlooptijden maakt het moeilijk voor verkoop-, inkoop- en juridische teams om nauwkeurig te plannen en te voorspellen. Deze onvoorspelbaarheid kan leiden tot gemiste deadlines, inefficiënt gebruik van middelen en algemene bedrijfsongewisheid.
ProcessMind analyseert historische contractdata om benchmarks vast te stellen voor doorlooptijden binnen verschillende contracttypen en afdelingen. Het helpt toekomstige doorlooptijden te voorspellen, afwijkingen in DocuSign CLM te identificeren en factoren aan te wijzen die bijdragen aan onvoorspelbaarheid, wat een betere planning mogelijk maakt.

Organisaties benutten de mogelijkheden van hun DocuSign CLM systeem mogelijk niet volledig, wat leidt tot handmatige workarounds, omzeilde features en het mislopen van de beoogde efficiëntiewinst. Dit resulteert in een onderbenutte technologie-investering en voortdurende procesinefficiënties.
ProcessMind brengt gebruikersinteracties en systeemactiviteiten binnen DocuSign CLM in kaart, en onthult zo of specifieke features die zijn ontworpen voor automation of collaboration worden omzeild of onderbenut. Het biedt insights om platform adoption te optimaliseren en zo de volledige benutting van uw technologie-investering in Contract Management te waarborgen.

Het beheren van meerdere versies van een contract, vooral tijdens intense onderhandelingsfasen, kan leiden tot verwarring, fouten en het per ongeluk gebruik van verouderde concepten. Dit creëert juridische risico's en vereist extra handmatige inspanning om verschillende documentiteraties op elkaar af te stemmen.
ProcessMind visualiseert de levenscyclus van elk contractdocument, volgt alle revisies en identificeert gevallen waarin versiebeheerpraktijken zwak of inconsistent zijn. Het brengt paden aan het licht die leiden tot conflicten of herwerk als gevolg van slecht versiebeheer in DocuSign CLM.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het versnellen van contractgoedkeuringen is essentieel voor sneller deals afsluiten en meer bedrijfsflexibiliteit. Lange goedkeuringscycli kunnen het genereren van inkomsten vertragen, beslag leggen op middelen en de tevredenheid van belanghebbenden negatief beïnvloeden. Een kortere doorlooptijd betekent dat contracten efficiënter van concept naar uitvoering gaan, waardoor de algehele operationele snelheid toeneemt. Dit vermindert ook het risico dat deals stranden door langdurige onderhandelingen en goedkeuringsprocessen. De impact is voelbaar binnen de verkoop-, juridische en financiële afdelingen, wat resulteert in een gestroomlijndere en responsievere organisatie. Het verkorten van goedkeuringstijden kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren door handmatige inspanningen te verminderen en de time-to-value voor nieuwe overeenkomsten te versnellen. Door stappen zonder toegevoegde waarde te identificeren en te elimineren, kunnen organisaties middelen herinvesteren in strategische initiatieven, wat groei en innovatie bevordert.

ProcessMind analyseert het Contract Management proces in DocuSign CLM en brengt elke stap van de goedkeuringsworkflow in kaart. Het identificeert specifieke bottlenecks, zoals overbodige beoordelingsfasen, inactieve goedkeurders of afwijkingen van de standaardprocedure. Door de werkelijke processtromen te visualiseren en de duur tussen activiteiten te meten, spoort ProcessMind de exacte stadia op die vertragingen veroorzaken. Het helpt ook bij het identificeren van dieperliggende oorzaken, of dit nu te maken heeft met de toewijzing van middelen, een gebrek aan automatisering of lacunes in het beleid. Dit datagedreven inzicht maakt gerichte interventies mogelijk om goedkeuringsworkflows te optimaliseren, prestatiebenchmarks in te stellen en verbeteringen effectief te monitoren. Organisaties kunnen een vermindering van 20-30% in de totale doorlooptijd realiseren, wat leidt tot een snellere uitvoering van contracten.

Inconsistente onderhandelingsstappen leiden tot langere doorlooptijden, verhoogde juridische risico's en uiteenlopende contractvoorwaarden. Het standaardiseren van de onderhandelingsworkflow zorgt ervoor dat alle contracten een consistent, geoptimaliseerd pad volgen, waardoor afwijkingen worden verminderd en het proces wordt versneld. Dit leidt tot een grotere voorspelbaarheid in contractresultaten en -voorwaarden, wat de juridische en zakelijke zekerheid verhoogt. Een gestandaardiseerde aanpak minimaliseert fouten, versterkt de compliance met interne beleidsregels en verbetert de algehele kwaliteit van uitgevoerde overeenkomsten. Het geeft onderhandelaars ook duidelijke richtlijnen, waardoor zij efficiënter en effectiever kunnen werken. Uiteindelijk vermindert dit de belasting voor juridische teams en maakt het een betere toewijzing van middelen mogelijk, waardoor onnodig heen en weer wordt voorkomen.

ProcessMind brengt de feitelijke paden in kaart die contracten volgen tijdens onderhandelingen in DocuSign CLM, en onthult afwijkingen van het ideale of beoogde proces. Het benadrukt waar onderhandelingen frequent uiteenlopen, en identificeert inconsistente stappen, veelvoorkomende herstelwerklussen of niet-standaardpraktijken die de cyclus verlengen. Door activiteitenreeksen te analyseren en variaties te meten, identificeert ProcessMind gebieden voor procesherontwerp en automatisering. Dit stelt organisaties in staat om een gestandaardiseerde best-practice workflow te definiëren en deze af te dwingen, wat zorgt voor grotere consistentie en voorspelbaarheid. Het kan helpen onderhandelingscycli te verkorten door stappen te identificeren die kunnen worden geautomatiseerd of geëlimineerd.

Gebrekkige zichtbaarheid in de contractstatus creëert onzekerheid, beïnvloedt de prognoses en leidt tot gemiste deadlines of gefrustreerde stakeholders. Het verbeteren van realtime zichtbaarheid betekent dat alle partijen direct weten waar een contract zich bevindt in zijn lifecycle, van aanvraag tot uitvoering en verder. Deze transparantie verbetert collaboration, maakt proactief beheer van potentiële vertragingen mogelijk en ondersteunt nauwkeurige rapportage en besluitvorming. Betere zichtbaarheid stelt contracteigenaren en juridische teams in staat om hun werklast effectiever te beheren, waardoor handmatige vragen en statusupdates worden verminderd. Het beperkt ook het risico dat contracten vastlopen zonder dat iemand het merkt, wat zorgt voor een soepelere voortgang door de workflow. Verbeterde zichtbaarheid vertaalt zich direct in verbeterde operationele controle en responsiviteit voor contract management.

ProcessMind biedt een uitgebreide, data-driven kijk op het traject van elk contract in DocuSign CLM. Het volgt activiteiten en gebeurtenissen die gekoppeld zijn aan elke contract-ID, waardoor gebruikers de exacte huidige status en historische voortgang van elk contract kunnen zien. Door process maps en dashboards te visualiseren, krijgen organisaties direct inzicht in contracten die vastzitten, die kritieke deadlines naderen, of die afwijken van standaardpaden. Dit elimineert de noodzaak van handmatige tracking en biedt een objectieve, altijd actuele bron van waarheid voor contractstatussen. De inzichten van ProcessMind stellen teams in staat om process bottlenecks die de zichtbaarheid beïnvloeden te identificeren en gerichte verbeteringen aan data capture en workflow design te implementeren.

Niet-naleving van interne policies of wettelijke vereisten stelt organisaties bloot aan aanzienlijke juridische en financiële risico's, waaronder boetes, reputatieschade en verlies van business. Het verbeteren van de compliance waarborgt dat alle contracten voldoen aan vooraf gedefinieerde wettelijke, operationele en financiële standaarden gedurende hun gehele lifecycle. Dit versterkt de juridische positie van de organisatie, vermindert auditrisico's en bouwt vertrouwen op bij tegenpartijen en toezichthouders. Een robuust compliance framework minimaliseert de kans op contractgeschillen en zorgt ervoor dat contractuele verplichtingen consequent worden nagekomen. Uiteindelijk beschermt dit de activa en reputatie van de organisatie en bevordert het een cultuur van integriteit en verantwoordelijkheid. Proactief compliance management vermindert de kans op kostbare juridische interventies en de daarmee samenhangende reputatieschade.

ProcessMind analyseert contract workflows in DocuSign CLM om afwijkingen van gedefinieerde compliance regels en policies te detecteren. Het identificeert gevallen waarin specifieke activiteiten, goedkeuringen of datapunten worden gemist of buiten de volgorde worden uitgevoerd, en signaleert zo potentiële non-compliance issues. Door de feitelijke procesuitvoering te vergelijken met vooraf gedefinieerde compliance modellen, onthult ProcessMind patronen van niet-naleving en hun grondoorzaken. Dit stelt organisaties in staat om proactief compliance gaps aan te pakken, corrigerende maatregelen te implementeren en beleidsnaleving af te dwingen voor alle contracttypen. Het systeem helpt bij het opzetten van monitoring mechanismen die continu toezicht houden op compliance, zodat policies niet alleen worden opgesteld, maar ook effectief worden gevolgd.

Gemiste kansen voor contractverlenging kunnen leiden tot omzetverlies, verstoring van de dienstverlening en de noodzaak tot kostbare heronderhandelingen. Door tijdige verlengingen te stimuleren, worden waardevolle bestaande contracten zonder onderbreking verlengd, waardoor terugkerende inkomsten worden gemaximaliseerd en sterke zakelijke relaties behouden blijven. Deze proactieve aanpak voorkomt lacunes in de dienstverlening, vermijdt boetes voor late verlengingen en vermindert de administratieve overhead die gepaard gaat met spoedverwerking van contracten. Het waarborgen van tijdige verlengingen ondersteunt de bedrijfsvoortzetting en strategische planning op lange termijn. Het biedt ook een gelegenheid om contractvoorwaarden te herzien en bij te werken, zodat deze voordelig blijven voor de organisatie. Deze focus op retentie is vaak kosteneffectiever dan het werven van nieuwe klanten.

ProcessMind bewaakt de gehele lifecycle van contracten in DocuSign CLM, specifiek door vervaldatums en gerelateerde activiteiten te volgen. Het identificeert contracten die hun renewal window naderen, waarbij de renewal processen nog niet zijn gestart of achterlopen op schema. Door historische data te analyseren, kan ProcessMind voorspellen welke contracten het risico lopen om gemist te worden en patronen van vertraging in renewal workflows aan het licht brengen. Dit stelt organisaties in staat om geautomatiseerde reminders te implementeren en proactieve renewal processen te starten. Het biedt insights in waarom renewals vertraagd kunnen zijn, waardoor gerichte interventies mogelijk worden en het algehele succespercentage van renewals verbetert. ProcessMind kan de renewal rates verbeteren door de taken die nodig zijn voor succesvolle contractverlengingen te identificeren en te stroomlijnen.

Inefficiënte juridische beoordelingsprocessen vormen een belangrijk knelpunt, vertragen de uitvoering van contracten en beïnvloeden de bedrijfsvoering. Het versnellen van de doorloop van juridische beoordelingen betekent dat juridische teams contracten sneller kunnen verwerken zonder concessies te doen aan kwaliteit of compliance. Dit leidt tot snellere dealcycli, vermindert de achterstand van contracten die wachten op beoordeling en stelt juridisch adviseurs in staat zich te concentreren op strategisch werk met hogere waarde. Een efficiënter beoordelingsproces verbetert ook de perceptie van de juridische afdeling als een business enabler in plaats van een gatekeeper. Door deze cruciale fase te optimaliseren, kunnen organisaties interne frictie verminderen en verkoop- en inkoopteams in staat stellen sneller overeenkomsten te sluiten, waardoor het concurrentievoordeel wordt vergroot. Deze efficiëntie kan de operationele kosten die gepaard gaan met de toewijzing van juridische middelen direct verlagen.

ProcessMind biedt gedetailleerde inzichten in de juridische beoordelingsfase binnen DocuSign CLM. Het brengt de exacte stappen in kaart die door juridische teams worden genomen, identificeert specifieke beoordelingsactiviteiten en meet de duur hiervan. ProcessMind identificeert knelpunten, zoals frequente overdrachten, buitensporige beoordelingsrondes of vertragingen veroorzaakt door ontbrekende informatie. Door variaties in beoordelingspaden te analyseren en best practices te identificeren, helpt het het juridische beoordelingsproces te stroomlijnen. Deze inzichten stellen organisaties in staat workflows opnieuw in te richten, automatisering voor routinetaken te implementeren of middelen effectiever toe te wijzen. Het begrijpen van de daadwerkelijke stroom maakt datagedreven beslissingen mogelijk om juridische beoordelingscycli te verkorten door inefficiënte stappen te identificeren en te elimineren.

Hoge operationele kosten die voortkomen uit handmatig herstelwerk in contractbeheer duiden op inefficiënties en verspilling van middelen. Het verminderen van herstelwerk betekent minder fouten, minder tijd besteed aan correcties en lagere operationele kosten. Dit verbetert de benutting van middelen, waardoor teams zich kunnen richten op productieve taken in plaats van het herstellen van fouten. Het minimaliseren van herstelwerk leidt tot een voorspelbaardere en efficiëntere contractlevenscyclus, wat zowel interne teams als externe tegenpartijen ten goede komt. Het heeft een directe impact op de bedrijfsresultaten door arbeidskosten te verlagen, vertragingen te verminderen en de contractkwaliteit vanaf het begin te verbeteren. Een vermindering van herstelwerk bevordert ook een cultuur van kwaliteit en precisie binnen de functie van contractbeheer.

ProcessMind identificeert de specifieke stadia en activiteiten in DocuSign CLM waar herstelwerk frequent voorkomt, zoals meerdere redlining-rondes, herhaalde goedkeuringen of datacorrectietaken. Het kwantificeert de kosten- en tijdsimpact van deze herstelwerklussen door procesvariaties en event logs te analyseren. Door de dieperliggende oorzaken van herstelwerk op te sporen, of het nu onduidelijke instructies, inconsistente templates of communicatiestoringen zijn, maakt ProcessMind gerichte procesverbeteringen mogelijk. Deze datagedreven benadering stelt organisaties in staat om corrigerende maatregelen te implementeren, zoals verbeterd template management of workflow automatisering, om de incidentie van herstelwerk aanzienlijk te verminderen. ProcessMind helpt processen te optimaliseren om operationele uitgaven te verlagen door inefficiënte, repetitieve taken te belichten.

Moeite met het bijhouden van verplichtingen na uitvoering kan leiden tot gemiste deadlines, non-compliance boetes en gespannen zakelijke relaties. Het versterken van deze tracking zorgt ervoor dat alle contractuele verbintenissen, zoals betalingsmijlpalen, service level agreements of rapportagevereisten, nauwkeurig en op tijd worden nagekomen. Dit proactieve management vermindert juridische en financiële risico's, verhoogt de accountability en verbetert de reputatie van de organisatie als een betrouwbare partner. Effectieve verplichtingen-tracking is van vitaal belang voor het maximaliseren van de waarde die uit contracten wordt gehaald en het minimaliseren van potentiële aansprakelijkheden. Het biedt de zekerheid dat de organisatie zich aan haar deel van de overeenkomsten houdt, wat cruciaal is voor langdurige strategische relaties. Dit voorkomt ook operationele verstoringen die kunnen voortvloeien uit over het hoofd geziene verbintenissen.

ProcessMind analyseert de post-uitvoeringsfase van contracten in DocuSign CLM en monitort activiteiten met betrekking tot de nakoming van verplichtingen. Het kan patronen identificeren waarbij verplichtingen frequent over het hoofd worden gezien of waarbij het trackingproces zelf inefficiënt is. Door contract-attributes zoals 'Verplichtingen Gemonitord' en 'Compliance Review Uitgevoerd' te correleren met actuele event data, belicht ProcessMind hiaten in de tracking workflow. Het stelt organisaties in staat om robuustere verplichtingenmanagementprocessen te ontwerpen en af te dwingen, zodat taken binnen de gestelde termijnen worden toegewezen, voltooid en geverifieerd. ProcessMind biedt inzichten in het creëren van een betrouwbaarder systeem voor het beheer van post-uitvoeringsactiviteiten, waardoor het risico op non-compliance wordt verminderd.

Onvoorspelbare doorlooptijden van contracten maken het moeilijk om verkopen te voorspellen, middelen te beheren en realistische verwachtingen te stellen met tegenpartijen. Het doel is om doorlooptijden consistenter en voorspelbaarder te maken, wat een betere planning en toewijzing van middelen mogelijk maakt. Gestabiliseerde doorlooptijden leiden tot verbeterde operationele efficiëntie, grotere betrouwbaarheid in bedrijfsprocessen en verhoogde klant- en partnertevredenheid. Deze voorspelbaarheid helpt bij budgettering en resourceplanning, aangezien afdelingen kunnen anticiperen wanneer contracten klaar zullen zijn voor hun input. Het vermindert ook de stress en onzekerheid die gepaard gaan met contractuitvoering, wat een meer georganiseerde en gecontroleerde omgeving bevordert. Uiteindelijk dragen consistente doorlooptijden bij aan de algehele bedrijfsveerkracht en -wendbaarheid.

ProcessMind analyseert historische contractdata binnen DocuSign CLM om de factoren te identificeren die de variabiliteit van de doorlooptijd beïnvloeden. Het construeert een digitale tweeling van het contractmanagementproces, die alle daadwerkelijk afgelegde paden en de bijbehorende duren onthult. Door te identificeren welke procesvarianten bijdragen aan langere of kortere cycli, stelt ProcessMind organisaties in staat om best practices en potentiële gebieden voor standaardisatie te identificeren. Het biedt een basislijn voor verwachte doorlooptijden en benadrukt afwijkingen in real-time. Dit maakt proactieve interventies mogelijk om processen weer op koers te brengen, variabiliteit te verminderen en betrouwbaardere voorspellingsmodellen op te stellen. ProcessMind helpt bij het voorspellen en controleren van de contractduur door kritieke padactiviteiten en potentiële knelpunten aan te wijzen.

Suboptimaal gebruik van DocuSign CLM functionaliteiten betekent dat organisaties hun investering in het platform niet volledig benutten, waardoor ze potentiële efficiëntie en geavanceerde mogelijkheden mislopen. Het optimaliseren van het gebruik van functionaliteiten zorgt ervoor dat het contractbeheersysteem optimaal wordt benut en er maximale waarde uit de technologie wordt gehaald. Dit leidt tot efficiëntere workflows, verbeterde automatisering en een betere datakwaliteit. Maximaal gebruik van functionaliteiten kan aanzienlijke productiviteitswinsten opleveren, de behoefte aan handmatige workarounds verminderen en de algehele gebruikerservaring verbeteren. Het zorgt ervoor dat het systeem niet alleen een opslagplaats is, maar een dynamische tool voor het beheren van de gehele contractlevenscyclus, waardoor de return on investment toeneemt en toekomstige groei wordt gefaciliteerd. Dit betekent ook dat medewerkers goed thuis zijn in het efficiënte gebruik van het systeem, wat de trainingskosten verlaagt en de arbeidstevredenheid verhoogt.

ProcessMind analyseert hoe gebruikers interacteren met DocuSign CLM door activiteiten en hun volgorde te volgen. Het kan gevallen identificeren waarin handmatige stappen worden uitgevoerd in plaats van gebruik te maken van beschikbare automatiseringsfunctionaliteiten, of waar specifieke functionaliteiten onderbenut blijven. Door werkelijke gebruikerstrajecten af te zetten tegen ideale procesmodellen die geavanceerde platformfunctionaliteiten benutten, benadrukt ProcessMind trainingslacunes en kansen voor verhoogde automatisering. Het kan bijvoorbeeld laten zien of workflows voor elektronische handtekeningen worden omzeild, of als standaard clausulebibliotheken niet consistent worden gebruikt. Deze data stelt organisaties in staat gerichte trainingsprogramma's en workflowaanpassingen te implementeren om ervoor te zorgen dat de mogelijkheden van DocuSign CLM volledig worden benut. ProcessMind helpt bij het identificeren van onderbenutte functionaliteiten om de procesefficiëntie en systeem-ROI te verbeteren.

Ineffectief documentversiebeheer binnen contractbeheer leidt tot verwarring, fouten en het risico om met verouderde of onjuiste concepten te werken. Het optimaliseren van versiebeheer zorgt ervoor dat de meest recente, goedgekeurde versie van elk contractdocument gemakkelijk te identificeren en toegankelijk is voor alle relevante partijen. Dit minimaliseert juridische risico's, voorkomt herwerk door het gebruik van verkeerde versies en verbetert de samenwerking tussen belanghebbenden. Robuust versiebeheer is cruciaal voor het handhaven van data-integriteit en het waarborgen van duidelijke en volledige audit trails. Het vereenvoudigt het beoordelings- en goedkeuringsproces, aangezien alle partijen erop kunnen vertrouwen dat ze met het meest actuele document werken. Dit stroomlijnt ook compliance-inspanningen en vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar de juiste documenten.

ProcessMind analyseert de stroom van contractdocumenten in DocuSign CLM en volgt hoe verschillende versies worden aangemaakt, beoordeeld en goedgekeurd. Het identificeert patronen van inefficiënt versiebeheer, zoals meerdere onbeheerde concepten, frequente ad-hoc wijzigingen buiten het systeem, of moeilijkheden bij het terugkeren naar eerdere versies. Door de levenscyclus van elke documentversie in kaart te brengen, kan ProcessMind aan het licht brengen waar fouten in versiebeheer optreden en wat de impact daarvan is op het algehele contractproces. Dit inzicht stelt organisaties in staat om strengere protocollen voor versiebeheer af te dwingen, gebruikers te trainen in best practices en DocuSign CLM te configureren om gestroomlijnd documentbeheer beter te ondersteunen. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle wijzigingen worden bijgehouden en dat de juiste versie altijd wordt gebruikt voor cruciale activiteiten.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Contractbeheer

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Verkrijg de voorgedefinieerde Excel data-extractie template die is afgestemd op Contract Management processen, zodat deze aansluit bij de gangbare DocuSign CLM datastructuren.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerde template garandeert dat u alle noodzakelijke datapunten consistent vastlegt, wat een solide basis vormt voor nauwkeurige procesanalyse en inzichten.

Verwacht resultaat

Een Excel template, klaar om gevuld te worden met uw DocuSign CLM contractdata.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek Verborgen Inzichten in Uw Contractworkflows

ProcessMind biedt een helder, datagedreven overzicht van uw contractbeheerprocessen binnen DocuSign CLM. Ontdek gedetailleerde inzichten en visuele weergaven om inefficiënties op te sporen en verbetering te stimuleren.
  • Bekijk de werkelijke doorloop van uw contractlevenscyclus
  • Identificeer bottlenecks in contractgoedkeuringen
  • Verkort de doorlooptijden van contracten aanzienlijk
  • Versterk compliance en juridische naleving
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat Organisaties Bereiken met Geoptimaliseerd Contractmanagement

Deze resultaten vertegenwoordigen de tastbare verbeteringen die organisaties doorgaans realiseren door process mining toe te passen op hun Contractmanagementprocessen. Door gedetailleerde operationele data van DocuSign CLM te analyseren, verkrijgen organisaties bruikbare inzichten om workflows te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren.

0 %
Snellere Doorlooptijden

Gemiddelde verkorting van de end-to-end doorlooptijd

Stroomlijn uw gehele contractlevenscyclus, van aanvraag tot uitvoering, waarbij de tijd aanzienlijk wordt verkort die nodig is om overeenkomsten af te ronden en de dealafsluiting te versnellen.
0 %
Lagere Herwerkkosten

Daling van operationele kosten

Minimaliseer onnodige revisies en herhalende taken bij het opstellen en onderhandelen van contracten, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en een hogere team-efficiëntie.
0 %
Verbeterde compliance

Afname van beleidsschendingen

Zorg ervoor dat contracten voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke vereisten, door proactief compliance-risico's te identificeren en te mitigeren voordat ze escaleren.
0 %
Snellere Juridische Beoordeling

Verkorting van de duur van de beoordelingsfase

Identificeer bottlenecks in het juridische reviewproces, versnel de doorlooptijd en zorg ervoor dat kritieke contracten efficiënter worden verwerkt door juridische afdelingen.
0 %
Verhoogd Verlengingspercentage

Verbetering van tijdige verlengingen

Beheer proactief contractvervaldatums en renewal workflows, waardoor uw percentage tijdige contractverlengingen toeneemt en doorlopende inkomstenstromen worden veiliggesteld.
0 %
Voorspelbaardere cycli

Vermindering van procesvariabiliteit

Stabiliseer de doorlooptijden van contracten door inconsistente procespaden te identificeren en elimineren, leidend tot een betrouwbaardere prognose en betere resourceplanning.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor elk contract dat binnen het systeem wordt beheerd.

Het belang

Het is de primaire sleutel die alle gerelateerde proces events verbindt, waardoor het mogelijk is de gehele levenscyclus van één enkel contract te traceren en te analyseren.

De naam van de specifieke taak of gebeurtenis die plaatsvond in de contractlevenscyclus.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, waardoor de visualisatie en analyse van de contract workflow, knelpunten en variaties mogelijk worden.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event is begonnen.

Het belang

Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van events en het berekenen van alle tijdsgebonden metrics, zoals doorlooptijden en duren.

De timestamp waarop een specifieke activiteit of een event is afgerond.

Het belang

Maakt de precieze berekening van individuele activiteitsduur mogelijk, wat helpt bij het onderscheiden van actieve verwerkingstijd van inactieve wachttijd.

De huidige staat of status van het contract in zijn levenscyclus.

Het belang

Biedt een momentopname van de voortgang van het contract, wat essentieel is voor statusbewaking, werkdrukbeheer en het identificeren van knelpunten.

De gebruiker of medewerker verantwoordelijk voor het beheer van het contract gedurende de gehele levenscyclus.

Het belang

Maakt prestatieanalyse per individu of team mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en verbeterpunten in door gebruikers gestuurde activiteiten.

De classificatie van het contract, zoals NDA, MSA of SOW.

Het belang

Maakt vergelijking van procesprestaties mogelijk tussen verschillende contractcategorieën, die vaak unieke workflows en complexiteitsniveaus hebben.

De totale monetaire waarde van het contract.

Het belang

Maakt prioritering en risicobeoordeling mogelijk, aangezien contracten met een hogere waarde vaak een strengere beoordeling vereisen en een grotere zakelijke impact hebben.

De externe partij, zoals een klant of leverancier, die betrokken is bij het contract.

Het belang

Helpt analyseren hoe interacties met verschillende externe partijen de onderhandelingstijden, het aantal revisies en de totale doorlooptijden beïnvloeden.

De datum waarop het contract afloopt.

Het belang

Cruciaal voor proactief contractmanagement; maakt tijdige verlengingen mogelijk en voorkomt onbedoeld aflopen van contracten.

De totale verstreken tijd vanaf de start van het contractverzoek tot de uiteindelijke opslag.

Het belang

Dit is een primaire KPI voor algehele procesefficiëntie, die de totale tijd weergeeft die nodig is om een contract van begin tot eind te verwerken.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het formele begin van de contractlevenscyclus. Het wordt doorgaans vastgelegd wanneer een gebruiker een contractaanvraagformulier indient of een nieuw contractrecord aanmaakt binnen DocuSign CLM, waarmee de bijbehorende workflow wordt geactiveerd.

Het belang

Dit is de primaire start-event voor het proces. Het analyseren van deze activity is essentieel voor het meten van de algehele contractdoorvoer en het begin van de end-to-end doorlooptijd.

Markeert het punt waarop het contract formeel wordt ingediend bij de juridische afdeling voor beoordeling en feedback. Dit is een cruciale stap die wordt vastgelegd wanneer het contract de 'Juridische Beoordeling' fase van zijn workflow ingaat.

Het belang

De juridische beoordeling is een veelvoorkomend knelpunt in contractbeheer. Het meten van de duur ervan is cruciaal voor het 'Legal Review Performance' dashboard en het identificeren van kansen voor versnelling.

Deze mijlpaal geeft aan dat alle vereiste interne goedkeurders het contract hebben goedgekeurd. Het wordt vastgelegd wanneer de laatste vereiste goedkeurder zijn taak in de workflow voltooit.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die aangeeft dat het contract gereed is voor externe onderhandeling of uitvoering. Vertragingen voorafgaand aan dit punt benadrukken interne afstemmingsproblemen.

Deze activiteit markeert de start van het e-handtekeningproces voor het definitieve, goedgekeurde contract. Dit is een kernfunctie van DocuSign en wordt vastgelegd wanneer een gebruiker het document via de DocuSign eSignature envelope verstuurt.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal vóór uitvoering. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot aan de uitvoering helpt de efficiëntie van handtekeningverzameling te begrijpen en ondersteunt de KPI 'E-handtekening Adoptiegraad'.

Vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van het contract, die plaatsvindt wanneer de laatst vereiste ondertekenaar het document ondertekent. Dit wordt expliciet vastgelegd door het DocuSign eSignature platform.

Het belang

Dit is het primaire succesvolle eindpunt voor het contractaanmaakproces. Het is essentieel voor het berekenen van de 'Gemiddelde Doorlooptijd van Contracten' en het meten van de algehele procesdoorvoer.

Deze activiteit vertegenwoordigt het officiële einde van de levenscyclus van een contract, hetzij door het verstrijken van de termijn, annulering of wederzijds akkoord. Het wordt vaak vastgelegd door een handmatige statuswijziging in het systeem.

Het belang

Dit dient als een alternatief eindpunt voor het proces. Het volgen van beëindigingen en expiraties is cruciaal voor het begrijpen van de complete contractlevenscyclus en voor hernieuwinganalyse.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke flow van uw contract lifecycle van creatie tot archivering. Het onthult bottlenecks, rework loops en afwijkingen van het beoogde proces, en identificeert waar goedkeuringen stagneren of onderhandelingen inconsistent worden. Dit inzicht helpt u de real-world performance van uw DocuSign CLM workflows te begrijpen.

U heeft primair event logs nodig uit DocuSign CLM, inclusief een unieke contract-ID, een activiteitsbeschrijving en een timestamp voor elk event. Aanvullende attributes zoals gebruiker, contractwaarde of afdeling kunnen de analyse verrijken. Deze data stelt de process mining tool in staat om de complete reis van elk contract te reconstrueren.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen weken worden gegenereerd, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. De initiële setup omvat data-extractie en datareiniging, gevolgd door modelgeneratie en -analyse. Continue monitoring biedt doorlopende inzichten en volgt de impact van geïmplementeerde verbeteringen.

Process mining helpt bij het verkorten van contractgoedkeuringscycli, het standaardiseren van onderhandelingsstappen en het verbeteren van compliance. U kunt een verhoogde zichtbaarheid in de contractstatus verwachten, minder gemiste renewal opportunities, en lagere operationele kosten door verminderd rework. Uiteindelijk leidt dit tot meer efficiëntie en voorspelbaarheid in uw contract lifecycle.

Hoewel sommige data engineering vaardigheden nuttig zijn voor initiële data-extractie en -transformatie, zijn moderne process mining tools ontworpen voor business analisten. Ze bieden gebruiksvriendelijke interfaces om processen te visualiseren en te analyseren zonder geavanceerde programmeerkennis te vereisen. Veel tools bieden ook connectors voor gangbare systemen.

Ja, process mining is uitstekend voor compliance auditing. Het vergelijkt de daadwerkelijke procesuitvoering met vooraf gedefinieerde regels en ideale paden, waarbij afwijkingen en ongeautoriseerde stappen worden benadrukt. Dit stelt u in staat om precies aan te wijzen waar en wanneer compliance overtredingen plaatsvinden, wat helpt bij het handhaven van interne beleidsregels en wettelijke vereisten.

Door event logs te analyseren, identificeert process mining de exacte fasen waar contracten consequent vastlopen of langdurige vertragingen oplopen. Het kan specifieke gebruikers, afdelingen of omstandigheden onthullen die bijdragen aan knelpunten. Met dit inzicht kunt u gerichte veranderingen implementeren, zoals het automatiseren van herinneringen of het herverdelen van werklasten, om goedkeuringen te versnellen.

Binnen contractbeheer fungeert de "Contract ID" als de case-ID. Het is een unieke ID die alle events met betrekking tot één enkel contract groepeert. Dit stelt process mining tools in staat om het gehele traject van een contract van begin tot eind te traceren, wat een compleet beeld geeft van de levenscyclus ervan.

Stop Vertragingen: Stroomlijn Contractbeheer Nu

Identificeer inefficiënties, verkort doorlooptijden met 30% en verhoog de compliance.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Binnen enkele minuten aan de slag