Strategische gids voor data-gedreven procesverbetering

ProcessMind integreren met Six Sigma

Voor nieuwkomers in Lean Six Sigma/DMAIC

Lean Six Sigma is een synergetische bedrijfsstrategie die Lean productie/Lean enterprise en Six Sigma combineert om verspilling (niet-waarde toevoegende processen en activiteiten) te elimineren en variabiliteit te verminderen (om de kwaliteit en voorspelbaarheid te verbeteren). Het richt zich op het verbeteren van snelheid, kwaliteit en kosten van processen door inefficiënties en defecten aan te pakken, met als doel bijna perfectie in alle bedrijfsprocessen.

Lean Principes richten zich op value stream mapping; waarbij verspilling die kan worden verwijderd geïdentificeerd wordt om ervoor te zorgen dat elke processtap klantwaarde levert.

Six Sigma maakt gebruik van een datagedreven benadering, waarbij het DMAIC (Definieer, Meet, Analyseer, Verbeter, Beheers) raamwerk wordt gebruikt om processen systematisch te verbeteren door defecten te elimineren en variatie te verminderen.

Lean Six Sigma biedt een uitgebreide benadering die zich niet alleen richt op kwaliteitsverbeteringen (via Six Sigma) maar ook op snelheid en efficiëntie (via Lean), waardoor het een krachtig instrument is voor organisatieverbetering en klanttevredenheid.

Hoe pas je dit toe?

Deze complete handleiding versterkt procesverbetering door Six Sigma te combineren met Process Mining, design en simulatie. Elke stap in het Six Sigma DMAIC-model (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) wordt ondersteund door deze methoden, wat zorgt voor een krachtig, data-gedreven en iteratief procesverbetertraject.

1. Definieer Fase

• Doelstelling: Definieer duidelijk de scope, doelstellingen en belangrijke meetpunten voor je procesverbeterproject.
• Process Mining: Gebruik verkennende process mining tools om je huidige processen te begrijpen. Analyseer historische data voor prestatie-indicatoren, variaties en workflowproblemen.
• Procesontwerp: Begin met het conceptueel ontwerpen van mogelijke herontwerpen of aanpassingen om inefficiënties aan te pakken. Teken potentiële veranderingen uit met behulp van BPMN-diagrammen.
• Capaciteit: Visualiseer huidige processen effectief om nauwkeurige verbeterdoelen te stellen, en creëer gedetailleerde maps en diagrammen voor een uitgebreid workflow-overzicht.

2. Meetfase

• Doelstelling: Verzamel data om een basislijn voor procesprestaties vast te stellen.
• Process Mining: Gebruik gedetailleerde Process Mining-technieken om de huidige procesprestaties nauwkeurig te meten. Focus op belangrijke meetpunten die aansluiten bij de projectdoelstellingen. Dit omvat het extraheren en analyseren van data uit verschillende bronnen om de flow en efficiëntie van de huidige processen te begrijpen.
• Procesontwerp: Verfijn procesontwerpen op basis van inzichten verkregen uit de verzamelde data. Benadruk meetbare aspecten om ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen kwantitatief kunnen worden beoordeeld. Gebruik BPMN-diagrammen om deze herontwerpen in kaart te brengen en mogelijke verbeteringen te visualiseren.
• Processimulatie: Voer basis-simulaties uit om de resultaten van kleine procesaanpassingen op belangrijke meetpunten te voorspellen. Dit helpt bij het begrijpen van de potentiële impact van veranderingen voordat ze in de praktijk worden gebracht.
• Capaciteit: Stel een nauwkeurige meting en basislijn voor het huidige proces vast. Dit legt de basis voor diepgaande analyse en zorgt ervoor dat volgende fasen gebaseerd zijn op betrouwbare data.

3. Analysefase

• Doelstelling: Voer een diepgaande analyse van procesprestatiegegevens uit om de grondoorzaken van inefficiënties en variaties te identificeren.
• Process Mining: Gebruik geavanceerde Process Mining-technieken om de grondoorzaken van afwijkingen, knelpunten en inefficiënties binnen de workflow bloot te leggen. Dit omvat gedetailleerde analyse van procesdata om nauwkeurig te bepalen waar en waarom problemen zich voordoen.
• Procesontwerp & Processimulatie: Ontwikkel gedetailleerde modellen van potentiële oplossingen of herontwerpen. Gebruik simulaties om de impact van deze veranderingen op procesprestaties te testen, rekening houdend met meerdere scenario’s en beperkingen. Dit helpt bij het visualiseren hoe voorgestelde wijzigingen de workflow zullen beïnvloeden voordat ze worden geïmplementeerd.
• Capaciteit: Identificeer grondoorzaken en test hypothetische oplossingen door middel van simulatie. Deze fase zorgt ervoor dat voorgestelde wijzigingen zijn gebaseerd op solide data en grondig zijn geëvalueerd op hun potentiële impact op het proces.

4. Verbeterfase

• Doelstelling: Implementeer en valideer de effectiviteit van de gekozen procesverbeteringen.
• Process Mining: Monitor de proceswijzigingen in een live omgeving om directe feedback te verzamelen over de impact van de verbeteringen. Deze real-time dataverzameling helpt om te begrijpen hoe de veranderingen de workflow beïnvloeden en om eventuele onvoorziene problemen te identificeren.
• Procesontwerp & Processimulatie: Finaliseer het procesontwerp op basis van de analyse en gesimuleerde resultaten. Gebruik simulaties om de implementatiestrategie te verfijnen en te optimaliseren, zodat de veranderingen leiden tot de gewenste verbeteringen. Deze stap omvat het maken van gedetailleerde BPMN-diagrammen om de nieuwe processflow in kaart te brengen en het gebruik van procesmodelleringstools om verschillende scenario’s te testen.
• Capaciteit: Continue monitoring van verbeteringen en aanpassing van strategieën op basis van onmiddellijke data-feedback. Dit zorgt ervoor dat het proces efficiënt blijft en eventuele noodzakelijke aanpassingen snel kunnen worden doorgevoerd.

5. Beheersfase

• Doelstelling: Zorg ervoor dat de verbeteringen op lange termijn worden behouden en dat het proces binnen de gewenste prestatiedrempels blijft.
• Process Mining: Monitor het proces continu na implementatie om ervoor te zorgen dat verbeteringen worden gehandhaafd en om eventuele terugval snel te herkennen. Dit omvat het gebruik van geavanceerde Process Mining-tools om prestatiestatistieken te volgen en eventuele afwijkingen van de verwachte resultaten te detecteren.
• Processimulatie: Regelmatig “what-if”-scenario’s simuleren om proactief potentiële toekomstige verbeteringen te identificeren en te reageren op veranderende bedrijfsbehoeften of externe factoren. Dit helpt bij het behouden van de efficiëntie en effectiviteit van het proces in de loop van de tijd.
• Capaciteit: Langdurige monitoring en voortdurende verbetering door iteratieve simulaties. Deze fase richt zich op het behouden van de winst behaald tijdens de verbeterfase en ervoor zorgen dat het proces zich aanpast aan eventuele nieuwe uitdagingen of kansen.

Conclusie

Door Six Sigma te combineren met Process Mining, process design en process simulation ontstaat een krachtige aanpak voor business process management. Deze integratie benut de sterke kanten van elke methode en zorgt samen voor blijvend optimale prestaties. Met deze werkwijze verbeter je je processen gestructureerd en data-driven, wat leidt tot flinke efficiëntiewinst en concurrentievoordeel.

Ons SaaS process insights platform bundelt Process Mining, process design en process simulation om business process management te versterken. Wij bieden brede tools voor Process Modeling, BPM, workflow operations en procesverbetering. Met onze software kun je workflows monitoren, analyseren en optimaliseren voor maximale efficiëntie en productiviteit.

Meer informatie:

1. ASQ (American Society for Quality): Biedt veel resources zoals trainingen en certificering over Lean Six Sigma. (asq.org).
2. Lean Six Sigma Institute: Training, certificering en info over Lean Six Sigma methodes. (leansixsigmainstitute.org).
3. Boeken: Aanraders zijn “The Lean Six Sigma Pocket Toolbook” (Michael L. George e.a.) en “Lean Six Sigma For Dummies” (John Morgan en Martin Brenig-Jones).
4. Online cursussen: Volg Lean Six Sigma-cursussen voor elk niveau via Coursera, Udemy of LinkedIn Learning.

Deze bronnen geven een sterke basis in Lean Six Sigma: principes, tools en praktijk. Of je nu nieuw bent of wilt verdiepen, hiermee kun je strategieën voor business process management begrijpen en toepassen.

Met ons SaaS platform kun je makkelijk processen mappen, monitoren en optimaliseren. Dit zorgt voor meer efficiëntie, betere beslissingen en een sterker concurrentievoordeel binnen jouw branche.