> Continue verbetering > Record to Report Journaalpost > Workiva

Verbeter uw Record to Report - Journaalpost

Ontgrendel efficiëntie in Workiva met onze 6-stappen optimalisatiegids.
Download datatemplate
Verbeter uw Record to Report - Journaalpost
Uitdagingen (11) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer Workiva Journaalpost voor snellere Record to Report

Dit platform helpt u veelvoorkomende inefficiënties precies aan te wijzen die uw financiële afsluitingsproces vertragen. U kunt knelpunten identificeren van het begin van een activiteit tot de voltooiing ervan, waardoor nauwkeurigheid wordt gewaarborgd en de rapportage wordt versneld. Ontdek hoe u processen kunt stroomlijnen en de algehele efficiëntie binnen uw workflows kunt verbeteren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van Record to Report - Journaalpost cruciaal is

De Record to Report (R2R) cyclus is fundamenteel voor de financiële gezondheid en naleving van regelgeving van een bedrijf. In de kern vereist het journaalpostproces, vooral wanneer beheerd binnen een robuust platform zoals Workiva, precisie en efficiëntie. Inefficiënte journaalpostprocessen kunnen leiden tot aanzienlijke knelpunten, waardoor maand- en jaarafsluitingen vertragen, het risico op fouten toeneemt en de nauwkeurigheid van financiële overzichten mogelijk wordt beïnvloed. Deze inefficiënties vertalen zich direct in hogere operationele kosten, verhoogd auditonderzoek en een verminderd vermogen om tijdige, weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen. Voor organisaties die Workiva gebruiken voor hun financiële rapportage en compliance, is het begrijpen en optimaliseren van de volledige levenscyclus van elke journaalpost niet alleen een voordeel, maar een noodzaak om concurrerend te blijven en te voldoen aan strikte rapportagedeadlines.

Hoe Process Mining de Workiva Journaalpostanalyse transformeert

Process mining biedt een krachtige, datagedreven aanpak om de complexiteit van uw Record to Report - Journaalpostproces in Workiva te ontrafelen. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt process mining feitelijke event logs, waarbij de Journal Entry ID dient als een unieke case-identificator, om de gehele processtroom te reconstrueren en te visualiseren zoals die werkelijk plaatsvindt. Dit perspectief volgt elke journaalpost vanaf de initiële aanmaak door alle daaropvolgende activiteiten, inclusief het bijvoegen van ondersteunende documentatie, indiening ter beoordeling, goedkeurings- of afwijzingscycli, correcties, boeking, verificatie en uiteindelijke afstemming. Door deze complete levenscyclus in kaart te brengen, stellen process mining-mogelijkheden u in staat om exacte procesafwijkingen vast te stellen, te identificeren waar handmatige interventies vertragingen veroorzaken en de precieze duur van elke stap te meten, wat objectieve inzichten oplevert in hoe de doorlooptijd van Record to Report - Journaalpost kan worden verbeterd. Het onthult verborgen knelpunten in uw Workiva workflow, of deze nu in specifieke beoordelingsfasen of tijdens de afstemming liggen, zodat u een duidelijk beeld krijgt van de operationele prestaties.

Knelpunten in Journaalposten opsporen en oplossen

Met process mining kunt u specifiek kritieke verbeterpunten binnen uw Workiva journaalpostproces identificeren. De analyse kan bijvoorbeeld aantonen dat bepaalde soorten journaalposten consistent langer duren om goed te keuren, of dat specifieke fiatteurs frequent overbelast zijn, wat vertragingen veroorzaakt. U kunt gevallen opsporen waarin journaalposten herhaaldelijk worden afgewezen en opnieuw ingediend, wat duidt op de behoefte aan duidelijkere richtlijnen of betere training voor de initiële aanmaak van posten. Bovendien helpt process mining bij het identificeren van niet-compliante procespaden, zoals posten die zonder de juiste goedkeuring worden geboekt, wat aanzienlijke financiële en regelgevende risico's met zich meebrengt. Typische verbeteringen omvatten het standaardiseren van indieningsprocedures voor journaalposten, het optimaliseren van goedkeuringshiërarchieën, het verminderen van herwerk door het verbeteren van de initiële datakwaliteit en het automatiseren van verificatiestappen. Deze gerichte aanpak maakt effectieve procesoptimalisatie mogelijk en zorgt ervoor dat uw Workiva-gebruik voor journaalposten gestroomlijnd en efficiënt is.

Tastbare voordelen van geoptimaliseerde Journaalpostprocessen

Het implementeren van process mining voor uw Record to Report - Journaalpost in Workiva levert een veelvoud aan meetbare voordelen op. Verwacht een aanzienlijke verkorting van uw doorlooptijd voor de financiële afsluiting, waardoor uw financiële teams meer middelen kunnen toewijzen aan strategische analyse in plaats van aan handmatige afstemming en foutcorrectie. Door knelpunten nauwkeurig te identificeren en aan te pakken, zult u een grotere operationele efficiëntie bereiken, wat leidt tot lagere verwerkingskosten per journaalpost. Verbeterde compliance en auditgereedheid zijn ook belangrijke resultaten, aangezien process mining transparant, datagedreven bewijs levert van naleving van interne controles en regelgeving. Uiteindelijk verbetert u door het journaalpostproces te verbeteren met datagedreven inzichten uit process mining de financiële nauwkeurigheid, vermindert u het compliancerisico en bevordert u een meer wendbare en responsieve financiële functie, waardoor uw investering in het Workiva-platform wordt gemaximaliseerd.

Begin aan uw Journaalpost optimalisatiereis

Het begrijpen van de werkelijke stroom van uw Record to Report - Journaalpostproces binnen Workiva is de eerste stap naar superieure financiële operaties. Door process mining te benutten, krijgt u de duidelijkheid die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Deze aanpak stelt u in staat om verder te gaan dan gissen, waardoor u proactief inefficiënties kunt aanpakken en een snellere, nauwkeurigere en meer compliant financiële afsluiting kunt realiseren. Ontdek hoe gemakkelijk u deze inzichten kunt toepassen op uw eigen Workiva data en begin vandaag nog met uw reis naar aanzienlijke procesoptimalisatie, zelfs zonder uitgebreide technische expertise. Het gaat erom uitdagingen om te zetten in kansen voor groei en efficiëntie.

Record to Report - Journaalpost Financiële Afsluiting Journaalpostverwerking Accounting Operations Compliance-management Financiële rapportage Accountants Financieel team R2R Optimalisatie Workflow Efficiëntie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Journaalposten lopen vaak vast in goedkeuringswachtrijen, wat leidt tot gemiste deadlines en een langdurige financiële afsluiting. Dit beïnvloedt de tijdige generatie van financiële rapporten, belemmert kritieke zakelijke beslissingen en verhoogt de stress bij accountingteams. ProcessMind onthult precies waar en waarom journaalposten vastlopen, en identificeert specifieke fiatteurs of fasen die knelpunten veroorzaken in uw Record to Report - Journaalpostproces binnen Workiva. Dit inzicht maakt gerichte verbeteringen mogelijk om goedkeuringen te versnellen.

Frequente afwijzingen of verzoeken om correcties betekenen dat journaalposten herhaaldelijk door de reviewcyclus gaan, wat kostbare tijd en middelen opslokt. Dit herwerk verlengt niet alleen de Record to Report-cyclus, maar leidt ook tot frustratie en verminderde efficiëntie voor financiële teams. ProcessMind onthult de specifieke redenen voor terugkerende afwijzingen en identificeert problematische posttypen of gebruikers, waardoor u de grondoorzaken kunt aanpakken. Door het journaalpostproces in Workiva te optimaliseren, kunt u het herwerk aanzienlijk verminderen en de operaties stroomlijnen.

Handmatige fouten bij het aanmaken of boeken van journaalposten leiden tot financiële onnauwkeurigheden, die tijdrovende correcties vereisen en mogelijk de compliance beïnvloeden. Deze fouten kunnen zich verspreiden door het systeem, wat aanzienlijke uitdagingen creëert voor afstemming en rapportage. ProcessMind identificeert patronen van veelvoorkomende fouten en pinpoint de stadia of gebruikers die het meest vatbaar zijn voor het maken ervan binnen uw Workiva journaalpostproces. Dit datagedreven inzicht helpt bij het implementeren van preventieve maatregelen, waardoor de financiële nauwkeurigheid voor Record to Report verbetert.

Zonder duidelijk inzicht in de realtime status van elke journaalpost, is het moeilijk om de financiële afsluitingstijdlijnen te voorspellen en vertragingen proactief aan te pakken. Deze onzekerheid creëert stress en belemmert een effectieve resource-allocatie binnen boekhoudkundige operaties. ProcessMind biedt een uitgebreide, realtime kaart van uw Record to Report - Journaalpostproces, waarbij elke journaalpost van creatie tot reconciliatie in Workiva wordt gevolgd. Deze transparantie stelt teams in staat de voortgang te monitoren en snel in te grijpen, waardoor knelpunten worden voorkomen.

Afwijkingen van gestandaardiseerde journaalpostprocedures leiden tot inconsistenties, compliance-risico's en inefficiënties in de hele organisatie. Deze gefragmenteerde aanpak kan auditing uitdagend maken en de inspanningen belemmeren om operaties effectief op te schalen. ProcessMind visualiseert alle bestaande procesvarianten voor journaalposten, en benadrukt waar en waarom afwijkingen optreden binnen Workiva. Door deze niet-standaard paden te identificeren, kunt u best practices afdwingen en de governance voor de Record to Report-cyclus verbeteren.

Vertragingen bij het afstemmen van geboekte journaalposten laten discrepanties onopgelost, wat auditrisico's verhoogt en de algehele financiële afsluiting verlengt. Dit kan de ware financiële positie verhullen en leiden tot kritieke rapportageproblemen. ProcessMind analyseert minutieus de afstemmingsactiviteiten binnen uw Workiva journaalpostproces, identificeert specifieke knelpunten of factoren die bijdragen aan vertragingen. Dit maakt gerichte interventies mogelijk om de Record to Report-cyclus te versnellen.

Sommige teamleden of afdelingen zijn overbelast met journaalposttaken, terwijl anderen capaciteit hebben, wat leidt tot burn-out en vertragingen. Dit onevenwicht beïnvloedt de algehele productiviteit en kan de medewerkersmoraal binnen het financiële team beïnvloeden. ProcessMind kwantificeert de werklast per gebruiker en team in uw Workiva journaalpostproces, onthult onevenwichtigheden en identificeert knelpunten in resources. Deze data maakt een meer evenwichtige taakverdeling mogelijk, waardoor de efficiëntie in Record to Report wordt verbeterd.

Het niet naleven van interne controles of regelgeving bij de verwerking van journaalposten kan leiden tot auditbevindingen, boetes en reputatieschade. Het waarborgen van strikte compliance is cruciaal voor financiële integriteit. ProcessMind monitort continu uw Record to Report - Journaalpostproces in Workiva, detecteert afwijkingen van vastgestelde compliance-regels. Het benadrukt gevallen van ongeautoriseerde wijzigingen of vertraagde goedkeuringen die risico's kunnen opleveren.

Inefficiënte volgorde van taken of overtollige stappen in het journaalpostproces verspillen kostbare tijd en middelen, waardoor de algehele Record to Report-cyclus wordt verlengd. Dit verhindert het financiële team om optimale operationele efficiëntie te bereiken. ProcessMind brengt de complete "as-is" workflow voor journaalposten in Workiva in kaart, en onthult verborgen inefficiënties en onnodige stappen. Deze analyse biedt de inzichten die nodig zijn om het proces opnieuw te ontwerpen voor optimale prestaties en snellere afsluitingen.

Frequente reversals van geboekte journaalposten wijzen op onderliggende problemen met nauwkeurigheid of initiële verwerking, wat leidt tot aanzienlijk herwerk en potentiële integriteitsproblemen. Elke reversal vereist extra inspanning en controle. ProcessMind traceert elke journaalpostreversal terug naar de oorsprong in Workiva, identificeert veelvoorkomende triggers en grondoorzaken. Deze gedetailleerde analyse helpt toekomstige fouten te voorkomen, waardoor de kwaliteit en betrouwbaarheid van uw Record to Report-proces verbeteren.

Journaalposten ondervinden vaak vertragingen omdat de vereiste ondersteunende documentatie niet tijdig of onvolledig wordt bijgevoegd. Dit probleem stagneert de beoordelings- en goedkeuringsfasen, waardoor de financiële afsluitingscyclus wordt verlengd. ProcessMind volgt de timing van de activiteit "Supporting Documentation Attached" ten opzichte van de aanmaak en indiening van journaalposten in Workiva. Het identificeert specifieke gevallen en patronen van vertraging, wat gerichte interventies mogelijk maakt om het Record to Report-proces te stroomlijnen.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verminderen van de tijd die nodig is voor journaalposten om door de beoordelings- en goedkeuringsfasen binnen Workiva te gaan. Door deze cycli te verkorten, kunnen organisaties hun financiële afsluitingsproces versnellen, rapportagetijdlijnen verbeteren en zorgen dat financiële data sneller beschikbaar zijn voor kritische besluitvorming. ProcessMind kan specifieke knelpunten in de goedkeurings-workflow identificeren, onthullend waar vertragingen optreden en welke goedkeurders of stappen de vertragingen veroorzaken. Het biedt data-gedreven inzichten om goedkeuringsmatrices te stroomlijnen, routinematige goedkeuringen te automatiseren en efficiëntere routeringsregels te implementeren, potentieel de goedkeuringstijden met 30-50% verkorten en de algehele Record to Report-efficiëntie verbeteren.

Het verminderen van herwerk betekent het minimaliseren van gevallen waarin journaalposten worden afgewezen, gecorrigeerd en opnieuw ingediend wegens fouten of ontbrekende informatie. Dit heeft een directe impact op de operationele efficiëntie en vermindert verspilde inspanningen in de Record to Report-cyclus. Minder herwerk vertaalt zich in lagere operationele kosten, snellere verwerkingstijden en verbeterde datakwaliteit binnen Workiva. ProcessMind brengt minutieus alle variaties van het journaalpostproces in kaart, en benadrukt loops en herwerkcycli. Het pinpoint de grondoorzaken van afwijzingen, zoals veelvoorkomende fouten, onvolledige documentatie of onduidelijke instructies, waardoor gerichte verbeteringen aan indieningskwaliteit en goedkeuringscriteria mogelijk zijn, wat leidt tot een 20-40% reductie in herwerk.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal fouten dat wordt geïntroduceerd tijdens de handmatige creatie of data-invoer van journaalposten. Hoge foutpercentages leiden tot onnauwkeurige financiële overzichten, vereisen kostbare correcties en kunnen de financiële afsluiting vertragen. Door dit te bereiken, verbeteren bedrijven de data-integriteit en verminderen ze compliancerisico's in Workiva. ProcessMind onthult waar handmatige data-invoerfouten het meest frequent voorkomen door afgekeurde of gecorrigeerde journaalposten te analyseren. Het identificeert specifieke activiteiten, gebruikers of journaalposttypen die gevoelig zijn voor fouten, en biedt inzichten om strengere validatieregels te implementeren, gebruikerstraining te verbeteren of data-invoer waar mogelijk te automatiseren, met als doel een vermindering van 15-25% in handmatige fouten.

Dit doel is gericht op het bieden van realtime of bijna realtime inzicht in de status van elke journaalpost, van creatie tot boeking en reconciliatie. Gebrek aan zichtbaarheid veroorzaakt onzekerheid, vereist handmatige follow-ups en kan het algehele Record to Report-proces vertragen. Verbeterde zichtbaarheid stelt financiële teams in staat om workflows proactief te beheren. ProcessMind creëert een uitgebreide visuele kaart van de journaalpostreis, waardoor stakeholders de huidige status van elke journaalpost kunnen volgen en kunnen identificeren waar deze zich in het proces bevindt. Dit transparante overzicht benadrukt potentiële knelpunten voordat ze de financiële afsluiting beïnvloeden, waardoor teams direct actie kunnen ondernemen en de prognoses van rapportagetijdlijnen kunnen verbeteren.

Het standaardiseren van journaalpost workflows betekent ervoor zorgen dat alle posten een consistent, geoptimaliseerd pad volgen, ongeacht hun type of de oorspronkelijke afdeling. Niet-standaard processen leiden tot inefficiënties, compliance-risico's en variërende verwerkingstijden. Het bereiken van standaardisatie zorgt voor voorspelbare resultaten en eenvoudigere auditing binnen Workiva. ProcessMind ontdekt alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten, en onthult afwijkingen van het ideale of beoogde pad. Het kwantificeert de impact van niet-standaardisatie op doorlooptijden en resource-benutting, en levert de data die nodig is om best practices af te dwingen, stappen te consolideren en de workflow te stroomlijnen voor meer consistentie en efficiëntie binnen de Record to Report-cyclus.

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die nodig is om journaalposten na boeking te reconciliëren. Langzame reconciliatie verlengt de financiële afsluiting en kan afwijkingen verhullen, leidend tot vertraagde identificatie van problemen. Het versnellen van deze stap is cruciaal voor tijdige en nauwkeurige financiële verslaglegging. ProcessMind analyseert de post-boekingsactiviteiten voor journaalposten en identificeert vertragingen en afhankelijkheden in het reconciliatieproces. Het onthult veelvoorkomende problemen die de reconciliatie vertragen, zoals data-mismatches of gebrek aan duidelijk eigenaarschap, waardoor gerichte verbeteringen in datakwaliteit, automatisering van matchingstaken en duidelijkere procedurele richtlijnen mogelijk zijn, met als doel een 20-35% snellere reconciliatie.

Dit doel is gericht op het gelijkmatiger verdelen van de taken die verband houden met journaalposten onder teamleden en over verschillende fasen van het proces. Een ongelijke werklast kan leiden tot burn-out voor sommigen, inactiviteit voor anderen en knelpunten wanneer specifieke personen of teams overbelast zijn, wat de algehele efficiëntie van de Record to Report-cyclus beïnvloedt. ProcessMind biedt inzicht in het resourcegebruik door bij te houden wie welke activiteiten uitvoert en hoe lang. Het onthult werkpieken en -dalen, en identificeert overbelaste of onderbenutte resources. Deze data ondersteunt optimale resource-allocatie, cross-training initiatieven en intelligent wachtrijbeheer, waardoor de teamproductiviteit verbetert en de verwerkingstijden in Workiva worden verkort.

Dit doel waarborgt dat alle journaalposten strikt voldoen aan interne beleidsregels, boekhoudkundige standaarden en externe wettelijke vereisten. Compliance-hiaten kunnen leiden tot financiële boetes, reputatieschade en auditfouten. Het bereiken hiervan versterkt de integriteit van financiële verslaglegging in Workiva. ProcessMind kan automatisch afwijkingen detecteren van vooraf gedefinieerde compliance-regels of standaard operationele procedures binnen het journaalpostproces. Het identificeert specifieke gevallen van non-compliance, zoals ontbrekende goedkeuringen of onjuist GL-rekeninggebruik, biedt audittrails en stelt organisaties in staat strengere controles af te dwingen, geautomatiseerde controles te implementeren en compliancerisico's proactief aan te pakken voordat ze kritieke problemen worden.

Dit doel betreft het herstructureren en verbeteren van de algehele volgorde van activiteiten in het journaalpostproces om onnodige stappen te elimineren, gerelateerde taken te combineren en de logische stroom te verbeteren. Suboptimaal ontwerp leidt tot langere doorlooptijden, hogere kosten en gefrustreerde medewerkers. Een goed ontworpen workflow is cruciaal voor efficiëntie en gebruikerservaring. ProcessMind visualiseert de daadwerkelijke end-to-end reis van journaalposten, waarbij complexe paden, onnodige overdrachten en activiteiten die weinig waarde toevoegen, worden benadrukt. Het maakt simulatie van voorgestelde wijzigingen mogelijk, voorspelt hun impact op Key Performance Indicators vóór implementatie, waardoor het ontwerp van een lean en efficiënt Record to Report-proces in Workiva mogelijk wordt.

Dit doel richt zich op een vermindering van het aantal journaalposten dat moet worden geannuleerd na boeking. Hoge annuleringspercentages duiden vaak op onderliggende problemen zoals incorrecte initiële journaalposten, onjuiste goedkeuringen of wijzigingen in boekhoudkundig beleid, wat leidt tot extra werk en potentiële discrepanties in financiële overzichten. ProcessMind identificeert de specifieke typen journaalposten en de fasen waarin annuleringen het meest frequent voorkomen. Het onthult de redenen achter deze annuleringen, zoals data-invoerfouten of verkeerde interpretaties van beleid, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om de nauwkeurigheid van initiële journaalposten te verbeteren, goedkeuringscriteria te verfijnen en gebruikerstraining binnen Workiva te verbeteren, met als doel een vermindering van 10-20%.

Dit doel richt zich op het garanderen dat elke journaalpost alle benodigde ondersteunende documentatie bijgevoegd en gevalideerd heeft in de juiste fasen van het proces. Vertragingen door ontbrekende documentatie kunnen goedkeuringen stilleggen, verwerkingstijden verlengen en aanzienlijke compliancerisico's opleveren tijdens audits. ProcessMind kan de aanwezigheid en timing van activiteiten voor het bijvoegen van ondersteunende documentatie volgen, relatief ten opzichte van andere stappen in de journaalpost-workflow. Het benadrukt waar documentatie vaak ontbreekt of vertraagd is, en wijst specifieke gebruikers of journaalposttypen aan. Dit maakt de implementatie van verplichte bijlageregels of geautomatiseerde herinneringen mogelijk, waardoor vertragingen aanzienlijk worden verminderd en de audit-gereedheid voor Workiva's Record to Report-processen verbetert.

Dit overkoepelende doel is gericht op het verkorten van de totale duur die nodig is om het gehele financiële afsluitingsproces te voltooien, specifiek gericht op de bijdrage van de verwerking van journaalposten. De financiële afsluiting is een kritieke, tijdsgevoelige periode, en eventuele vertragingen in journaalposten kunnen escaleren, wat de rapportagedeadlines en strategische besluitvorming beïnvloedt. ProcessMind biedt een end-to-end overzicht van het journaalpostproces binnen de bredere Record to Report-cyclus, waarbij wordt onthuld hoe individuele vertragingen of inefficiënties de algehele financiële afsluitingstijdlijn beïnvloeden. Door knelpunten in de creatie, goedkeuring, boeking en reconciliatie van journaalposten in Workiva te identificeren en op te lossen, kunnen organisaties een snellere, voorspelbaardere financiële afsluiting realiseren, waardoor potentieel dagen van de maandelijkse cyclus kunnen worden afgesneden.

Het 6-stappen verbeterpad voor journaalposten in Workiva

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download de Excel template die specifiek is ontworpen voor journaalpostprocessen. Deze template biedt de juiste structuur voor uw Workiva data.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste datastructuur vanaf het begin zorgt voor nauwkeurige analyse en bespaart tijd bij de data-voorbereiding voor ProcessMind.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel template voor uw Workiva journaalpostdata.

DIT LEVERT HET OP

Visualiseer Workiva Journaalpost voor een Snellere Afsluiting

ProcessMind onthult het ware pad van uw Workiva journaalposten. Ontdek waar knelpunten optreden en hoe u uw Record to Report workflow kunt stroomlijnen voor meer efficiëntie.
  • Visualiseer de end-to-end stroom van journaalposten
  • Identificeer exacte vertragingen in de Workiva workflow
  • Vroegtijdig compliance-risico's en fouten opsporen
  • Doorlooptijd van Record to Report versnellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in journaalpostprocessen

Deze resultaten illustreren de tastbare voordelen die organisaties behalen door process mining toe te passen op hun journaalpost-workflows. Door knelpunten en inefficiënties in Workiva te identificeren, leiden onze oplossingen tot aanzienlijke operationele verbeteringen in het gehele Record to Report proces.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn het goedkeuringsproces van journaalposten door knelpunten te identificeren, wat leidt tot snellere goedkeuringen en minder wachttijd.
0 %
Lagere Herwerkingspercentages

Afname in afgewezen of gecorrigeerde posten

Verminder het percentage journaalposten dat correcties of herindieningen vereist, wat de nauwkeurigheid verbetert en aanzienlijke verwerkingstijd bespaart.
0 %
Verbeterde compliance

Toename in procesconformiteit

Zorg ervoor dat een hoger percentage journaalposten voldoet aan standaard operationele procedures en wettelijke vereisten, wat de auditgereedheid en controle versterkt.
~ 0 days
Kortere financiële afsluiting

Reductie van de end-to-end cycle time

Versnel het algehele Record to Report proces door de aanmaak van journaalposten tot de afstemming te optimaliseren, wat bijdraagt aan een snellere financiële afsluiting.
0 %
Hogere Eerste-Pass Nauwkeurigheid

Toename in goedgekeurde posten zonder herwerk

Verbeter de kwaliteit van initiële indieningen van journaalposten, wat leidt tot een hoger goedkeuringspercentage bij de eerste poging en minder vertragingen.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor één journaalpost, die dient als de primaire case-identificatie voor procesanalyse.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van de volledige levenscyclus van een journaalpost, waardoor analyse van processtroom, duur en variaties mogelijk wordt.

De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden voor de journaalpost.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de journaalpost workflow en de identificatie van knelpunten mogelijk maakt.

De tijdstempel die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze tijdstempel is cruciaal voor het berekenen van alle doorlooptijden, het correct ordenen van gebeurtenissen en het analyseren van procesprestaties in de loop van de tijd.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.

Het belang

Dit attribuut is de sleutel tot het analyseren van werklastverdeling, het identificeren van toppresteerders en het begrijpen van gebruikersspecifiek gedrag of knelpunten.

De classificatie van de journaalpost, zoals standaard, accrual of correctie.

Het belang

Maakt segmentatie van het proces mogelijk om te identificeren of bepaalde soorten posten meer vertragingen, herwerk of afwijkingen veroorzaken dan andere.

De totale monetaire waarde van de journaalpost, doorgaans de som van debet of credit.

Het belang

Maakt analyse mogelijk op basis van financiële impact, wat helpt te bepalen of waardevolle posten anders worden verwerkt of gevoeliger zijn voor vertragingen.

De huidige status van de journaalpost in zijn levenscyclus.

Het belang

Biedt een realtime momentopname van waar journaalposten zich bevinden in het proces, wat cruciaal is voor operationele monitoring en het beheren van achterstanden.

De bedrijfsafdeling of het kostenplaats die de journaalpost heeft geïnitieerd.

Het belang

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de initiatie van een nieuwe journaalpost in Workiva. Het wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe journaalpostrecord aanmaakt, waarbij een unieke journaalpost-ID wordt gegenereerd die dient als de case-identificatie voor het proces.

Het belang

Als het startpunt van het proces is deze event essentieel voor het meten van de end-to-end doorlooptijd van elke journaalpost. Het analyseren van deze activiteit helpt bij het begrijpen van de initiatie van de werklast en de resourceplanning.

Vertegenwoordigt het moment waarop een gebruiker de opgestelde journaalpost, met bijbehorende documentatie, indient in de formele beoordelings- en goedkeuringsworkflow. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete statuswijziging binnen het Workiva-platform, waarbij de post verschuift van een 'Draft' of 'New' status naar 'In Review'.

Het belang

Deze activiteit is een cruciale mijlpaal die de goedkeuringscyclus start. Het meten van de tijd vanaf dit punt tot de uiteindelijke goedkeuring helpt knelpunten in het beoordelingsproces te identificeren en is de sleutel tot het berekenen van de goedkeuringsdoorlooptijd.

Deze activiteit vertegenwoordigt de definitieve goedkeuring van de journaalpost door een geautoriseerde gebruiker, waardoor deze vrijgegeven wordt voor boeking. Dit is een cruciale mijlpaal, doorgaans vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Goedgekeurd' in Workiva.

Het belang

Markeert de succesvolle voltooiing van het gehele beoordelings- en goedkeuringsproces. Het is een belangrijke event voor het meten van goedkeuringsdoorlooptijden en first-pass goedkeuringspercentages, wat direct van invloed is op de procesefficiëntie.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde journaalpost officieel is geboekt in het grootboek. Het vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van de hoofdprocesstroom en wordt doorgaans vastgelegd als een definitieve statuswijziging of een boekingstransactielogboek.

Het belang

Als de primaire 'eind'-event voor de meeste journaalposten, is deze activiteit cruciaal voor het berekenen van de end-to-end doorlooptijd en throughput. Het markeert het punt waarop de post invloed heeft op de financiële overzichten.

Een reviewer of fiatteur wijst de journaalpost af wegens fouten, ontbrekende informatie of beleidsschendingen. Deze actie stuurt de post terug naar de aanmaker voor correctie en wordt vastgelegd door een statuswijziging naar 'Rejected' of 'Needs Rework'.

Het belang

Deze activiteit is de primaire trigger voor herwerkingslussen, die een belangrijke bron zijn van procesinefficiëntie. Het analyseren van afkeuringen helpt bij het identificeren van trainingsbehoeften, veelvoorkomende fouten en onduidelijke procesrichtlijnen.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggedraaid, waardoor een nieuwe post wordt gecreëerd die de oorspronkelijke tenietdoet. Dit is een specifiek transactietype dat expliciet in het systeem wordt vastgelegd.

Het belang

Deze activiteit is een sterke indicator van fouten in geboekte journaalposten. Een hoge annuleringsratio duidt op potentiële problemen met het initiële beoordelings- en goedkeuringsproces, wat de financiële nauwkeurigheid beïnvloedt en extra werk vereist.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining biedt een objectieve, datagedreven kijk op uw werkelijke journaalpost workflows. Het onthult knelpunten, herwerk-loops en niet-standaard procedures die de efficiëntie en compliance belemmeren, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn.

U heeft een event log dataset van Workiva nodig, die een case-identificatie, activiteitsnaam en tijdstempel voor elke stap van een journaalpost bevat. De journaalpost-ID dient doorgaans als de case-identificatie. Workiva's robuuste rapportage- en API-mogelijkheden vergemakkelijken deze extractie doorgaans.

Initiële high-level procesvisualisaties en onmiddellijke identificatie van knelpunten kunnen vaak binnen enkele weken na succesvolle data-ingestie worden bereikt. Diepgaandere grondoorzakanalyse en specifieke optimalisatieaanbevelingen volgen doorgaans binnen één tot drie maanden.

U kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten, zoals versnelde goedkeuringen van journaalposten, lagere handmatige foutpercentages en lagere herwerkingspercentages. Bovendien helpt het bij het standaardiseren van processen, het versterken van de compliance-naleving en uiteindelijk het verbeteren van de tijdigheid van uw financiële afsluiting.

Het extraheren van data uit Workiva is over het algemeen eenvoudig met behulp van de ingebouwde rapportagefuncties of API-toegang. Hoewel enige initiële configuratie vereist kan zijn, is Workiva ontworpen om gebruikers gedetailleerde transactionele histories te laten ophalen, welke ideaal zijn voor process mining.

Nee, process mining is een niet-intrusieve analytische techniek. Het werkt op historische data die uit Workiva is geëxtraheerd, dus het interfereert niet met, noch vereist het wijzigingen in uw live journaalpostsytemen of lopende financiële processen.

Traditionele rapportage toont doorgaans geaggregeerde metingen, zoals gemiddelde verwerkingstijden of volumes, terwijl process mining de daadwerkelijke end-to-end stroom van elke journaalpost visualiseert. Dit onthult alle afwijkingen, herwerkingslussen en verborgen inefficiënties die standaardrapporten vaak missen.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van uw Record to Report - Journaalpost

Verminder de doorlooptijd van journaalposten met 30%, wat zorgt voor snellere financiële afsluitingen.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. U kunt op elk moment annuleren.