BPMN 2.0

De ultieme gids voor BPMN 2.0: alle elementen, voordelen en use cases

Word je overweldigd door de complexiteit van je bedrijfsprocessen? Het beheren van meerdere taken, het volgen van verschillende stappen, en zorgen voor soepele operaties kunnen uitdagend zijn. Dit is waar Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 in beeld komt. BPMN 2.0 is een krachtig instrument dat je helpt om je bedrijfsprocessen te visualiseren, te begrijpen en te stroomlijnen. Door je workflows in kaart te brengen, kun je inefficiënties identificeren, processen optimaliseren, en de totale efficiëntie verbeteren.

Wat is BPMN 2.0?

Zie BPMN 2.0 als een universele taal voor het in kaart brengen van business processes. Dit is precies wat het biedt. Gemaakt en beheerd door de Object Management Group (OMG), biedt het een gestandaardiseerde notatie voor het maken van duidelijke, eenvoudige flowcharts van je bedrijfsactiviteiten. Het echte voordeel van BPMN 2.0 is zijn leverancier-neutrale aard, waardoor iedereen, ongeacht de gebruikte software, een BPMN 2.0 diagram kan begrijpen en interpreteren.

Ons SaaS-process insights product integreert BPMN 2.0 om process mining, design en simulatie te combineren, waardoor business process management wordt verbeterd. Met deze software kun je je workflows monitoren, evalueren en verbeteren, wat leidt tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en productiviteit.

Waarom BPMN 2.0 gebruiken?

De voordelen van BPMN 2.0 in proces business management zijn talrijk. Hier zijn er een paar:

• Verbeterde Communicatie en Samenwerking: BPMN 2.0 biedt een gemeenschappelijke taal voor business analysts, ontwikkelaars, managers, en alle belanghebbenden in een proces. Dit verbetert communicatie en teamwork, wat leidt tot efficiënter management.
• Verhoogde Proces Duidelijkheid: Processen visualiseren met BPMN 2.0 diagrammen helpt snel bottlenecks, redundantie en verbeteringsmogelijkheden te identificeren. Deze duidelijkheid stelt je in staat om processen te optimaliseren voor maximale efficiëntie.
• Gestroomlijnde Documentatie en Analyse: BPMN 2.0 diagrammen dienen als centrale bron van waarheid voor je business processes. Dit elimineert de behoefte aan lange tekst-gebaseerde documentatie en vereenvoudigt procesanalyse.
• Verhoogde Efficiëntie en Verminderde Fouten: Goed gedefinieerde processen leiden tot minder fouten en meer efficiëntie. BPMN 2.0 helpt dit te bereiken door een gestructureerd framework voor procesontwerp en -implementatie te bieden.

De Bouwstenen van BPMN 2.0 Diagrammen Begrijpen

Beschouw een BPMN 2.0 diagram als jouw bedrijfsproces blauwdruk, opgebouwd met basiselementen:

BPMN maakt gebruik van deze vier elementtypen om een business process in kaart te brengen:

• Flow Objects: Events, Gateways, en Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, en Associations
• Swimlanes: Pools en Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups, en Annotations

Laten we ingaan op de individuele elementen en hun rollen.

Events

Events zijn cruciale triggers die een business process starten, wijzigen of voltooien. Ze worden weergegeven door cirkels met symbolen erin, waarbij elk symbool correspondeert met een specifiek type event:

• Een start event wordt weergegeven als een cirkel met een dunne rand.
• Een end event wordt weergegeven als een cirkel met een dikke rand.
• Een intermediate event wordt weergegeven als een cirkel met een dubbele rand.

Startgebeurtenis

BPMN-diagrammen kunnen meerdere startgebeurtenissen bevatten. Alleen gebeurtenissen die verbonden zijn met een relevante startgebeurtenis worden geactiveerd. Bijvoorbeeld, bij een bestelproces dat afhankelijk is van de ontvangstwijze—website, telefoon, of persoonlijk—activeert de bijbehorende startgebeurtenis het proces.

Eindgebeurtenis

Een eindgebeurtenis markeert het einde van het proces, dat plaatsvindt nadat alle stappen in het diagram zijn voltooid. Processen kunnen meerdere uitkomsten hebben, zoals succes of falen; daarom kunnen meerdere eindgebeurtenissen worden gebruikt om verschillende resultaten te illustreren. Bijvoorbeeld, een succesvol verwerkt order eindigt met een succesvolle gebeurtenis, terwijl onjuiste kaartgegevens die een transactiefout veroorzaken resulteren in een onsuccesvol order.

Dit voorbeeld toont diverse uitkomsten binnen categorieën van eindgebeurtenissen. Meerdere eindgebeurtenissen vereisen onderscheidende namen om verwarring te vermijden.

Geplaatst tussen de start- en eindpunten, vangt een tussentijdse gebeurtenis informatie op of stuurt deze (“werpt”) weg. Zijn functie, of het nu om vangen of werpen gaat, is herkenbaar door de verbindende elementen van het diagram te onderzoeken.

In het diagram start de ontvangst van een bericht het proces. Vervolgens verifiëren taken de voorraad van items, waarna, na bevestiging van beschikbaarheid, een bevestigingslink wordt verstuurd via een tussentijdse gebeurtenis. Orderverwerking gaat pas verder na ontvangst van de bevestigingslink, wat resulteert in de voltooiing van de order (eindgebeurtenis).

Tussentijdse gebeurtenissen activeren verschillende symbolen die de stroom van gebeurtenissen beïnvloeden. Deze triggers omvatten berichten, timers, fouten, compensaties, conditionele stromen, signalen, meerdere evenementen, escalaties en parallelle processen, die elk specifieke interacties of voorwaarden vertegenwoordigen.

Activiteiten

In BPMN vertegenwoordigen activiteiten de specifieke taken die moeten worden voltooid binnen het process, zoals het verifiëren van een bestelling of het verzenden van een product. Deze activiteiten kunnen verder worden gedetailleerd om repetitieve acties aan te geven zoals loops.

Tasks

Taken worden gecategoriseerd door deelname van deelnemers en de objecten die ze gebruiken, verbruiken, of genereren in het proces.

Generic Task

Een fundamenteel tasktype in jouw process model, generieke taken kunnen snel worden ingezet en later verfijnd in specifieke subtypes.

Manual Task

Uitgevoerd door individuen, handmatige taken hebben geen directe interactie met een process engine. Voorbeelden zijn het organiseren van documenten, factuurproblemen telefonisch oplossen, en klantinteracties bij servicebalies.

User Task

User tasks worden uitgevoerd door individuen en worden specifiek toegewezen door een process engine. Deze engine wijst taken direct toe aan de takenlijst van elke gebruiker. Bij voltooiing vereist de engine een bevestiging, vaak via data-invoer of een knopdruk. User tasks zijn integraal in Human Workflow Management systemen.

Voorbeelden zijn factuurbeoordelingen, vakantiegoedkeuringen, en afhandeling van supporttickets.

Receive Task

Receive tasks modelleren het ontvangen van een bericht als een onderscheidende taak binnen de process flow. Dit taaktype dient als een alternatief voor de message-catching event, vertegenwoordigd in BPMN 2.0 door het symbool van een lege envelop.

Receive Task (Instantiating)

Aangeduid door een klein evenementpictogram linksboven, starten instantiërende receive tasks processen, ter vervanging van message start events.

Send Task

Uitgevoerd door de process engine, worden send tasks asynchroon met webservices opgeroepen via message queues, technische taken tijdelijk teletype werkend.

Script Task

Script tasks worden direct binnen de process engine uitgevoerd en moeten geschreven zijn in een taal die de engine kan interpreteren.

Service Task

Service tasks verwijzen naar operaties uitgevoerd door softwareapplicaties, automatisch uitgevoerd als onderdeel van de procesworkflow. Typisch veronderstelt BPMN dat deze functies worden geleverd via webservices, hoewel alternatieve implementaties mogelijk zijn. Deze taken spelen een cruciale rol in procesgeoriënteerde integratie, nauw aansluitend bij de principes van Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Geïntroduceerd in BPMN 2.0, passen Business Rule Tasks specifieke regels toe binnen een proces.

Andere Activiteitstypen

Verken cruciale activiteitstypen zoals collapsed sub-processen, multi-instance taken en ad-hoc sub-taken voor verbeterde proceshelderheid.

Collapsed Sub-Process

Een collapsed sub-process omvat een reeks taken binnen het grotere process voor duidelijkheid en vereenvoudiging. Dit sub-process vertegenwoordigt de verzamelde stappen als één enkele entiteit, afzonderlijk gedetailleerd in een uitgebreid formaat in een ander deel van het diagram.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc subprocessen worden gekenmerkt door hun flexibele uitvoeringsvolgorde, zonder een vooraf bepaalde volgorde. Deze flexibiliteit staat toe dat taken binnen deze subprocessen in willekeurige volgorde worden uitgevoerd of zelfs worden overgeslagen, afhankelijk van de specifieke vereisten.

Loop Task

Loop taken zijn ontworpen om te herhalen in een cyclus, vergelijkbaar met een “do while” loop in programmering. De taak of subactiviteiten worden eenmaal uitgevoerd voordat de exitvoorwaarden worden geëvalueerd. Als de voorwaarde niet is voldaan, wordt de activiteit herhaald. Zodra de voorwaarde is voldaan, gaat het process over naar de volgende activiteiten.

Multi-instance

Een multi-instance activiteit geeft aan dat de taak herhaalt voor een specifiek aantal objecten of items, waarbij de herhalingsfrequentie wordt bepaald door het vooraf ingestelde aantal items. Multi-instance activiteiten functioneren vergelijkbaar met een for-each loop, waarbij een taak of subprocess wordt uitgevoerd voor elk item in een collectie. Elk item wordt verwerkt in zijn eigen instance, en de activiteit wordt pas als voltooid beschouwd nadat alle instances zijn afgerond. Verticale lijnen geven aan dat items in de multi-instance loop gelijktijdig worden verwerkt, wat betekent dat alle items parallel worden uitgevoerd. Aan de andere kant suggereren horizontale lijnen dat items één voor één worden verwerkt, wat duidt op een sequentiële uitvoering.

Compensation

Compensatietaken zijn ontworpen om compensatie-events binnen een workflow te behandelen. Deze taken zijn altijd verbonden met het process diagram via associations, niet via sequence flows.

Compensation Combined

Compensatietaken kunnen worden gecombineerd met loops en meerdere instances. In deze scenario’s worden zowel de compensatiemarker als de loop/meerdere instance marker naast elkaar geplaatst. Bovendien kunnen compensatietaken worden geïntegreerd met elk eerder geïntroduceerd taaktype. Deze flexibiliteit maakt verschillende scenario’s mogelijk, zoals een handmatige compensatietaak die herhaalt tot succesvol of een die herhaaldelijk parallel wordt uitgevoerd wanneer mogelijk.

Gateways

Gateways zijn cruciale beslissingspunten binnen een proces, die de stroom sturen op basis van specifieke voorwaarden of events. Ze worden weergegeven als ruitvormen in BPMN-diagrammen en kunnen verschillende vormen aannemen, zoals inclusieve, exclusieve, parallelle en complexe types. Ze kunnen ook functioneren op basis van data- of eventtriggers.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusieve Gateway

Afgebeeld als een ruit, met of zonder een “X” erin, stuurt de exclusieve gateway de process flow naar slechts één van de mogelijke uitgangen.

Inclusieve Gateway

Gekenmerkt door een ruit met een cirkel erin, laat de inclusieve gateway de process flow uiteenlopen in meerdere takken tegelijkertijd. Het vereist dat alle gestarte paden voltooid zijn voordat ze bij een volgende gateway kunnen samenkomen.

Parallelle Gateway

Voorzien van een ruit met een plus (”+”) teken erin, activeert de parallelle gateway alle uitgaande paden tegelijk bij het verdelen van de flow. Voor convergentie van paden zorgt het ervoor dat alle inkomende takken voltooid zijn voordat verder wordt gegaan met de volgende flow.

Event Gateway

De Event Gateway is afgebeeld als een ruit met een dubbelomrande cirkel die leidt naar een zeshoek binnenin, en staat voor een op events gebaseerde beslissing. Deze gateway stuurt de workflow op basis van de eerste gebeurtenis of taak die zich voordoet, zoals een berichtontvangst of een vergelijkbare trigger.

Verbindende Objecten

Sequence Flow

Message Flow

Association

Deze elementen illustreren de cruciale associations in een proces. Herken de drie soorten connectors: Sequence Flow, Message Flow en Association.

Sequence Flow

Dit vertegenwoordigt de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd, afgebeeld als een rechte lijn eindigend met een pijlpunt. Het kan ofwel een conditionele of een standaardroute aangeven.

Message Flow

De Message Flow connector illustreert communicatie tussen verschillende pools of over organisatorische grenzen, zoals afdelingen. Het is niet bedoeld om events of activiteiten binnen dezelfde pool te koppelen. Deze connector wordt weergegeven door een stippellijn, beginnend met een cirkel en eindigend met een open pijlpunt.

Association

Gestippelde lijnen vertegenwoordigen verbindingen tussen activiteiten en artefacten, waardoor duidelijkheid wordt toegevoegd zonder invloed op de processvolgorde.

Pools en Swimlanes

Pools zijn essentiële componenten die grote deelnemergroepen in een proces vertegenwoordigen, zoals bedrijven of afdelingen. Swimlanes binnen deze pools helpen activiteiten te organiseren op basis van rollen of verantwoordelijkheden, en zorgen voor duidelijkheid in de workflow. Een swimlane kan ook een systeem illustreren, verder reikend dan alleen afdelingen of rollen.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 staat een collapsed pool voor een externe deelnemer of entiteit, waarbij interne processen en activiteiten verborgen blijven. Een pool duidt doorgaans op een deelnemer (zoals een organisatie, afdeling, of systeem) in het proces.

• Collapsed Pool: De interne flow van taken en activiteiten binnen deze pool blijft onzichtbaar, waarbij alleen de omtrek van de pool zichtbaar is. Dit is nuttig als er geen behoefte is om details van interne deelnemers te tonen, maar hun betrokkenheid wel erkend moet worden.

• Use Case: Een collapsed pool is voordelig voor het illustreren van interacties tussen meerdere deelnemers zonder de noodzaak om de interne processen van sommige daarvan in je diagram te tonen.

Kortom, een collapsed pool in BPMN 2.0 is voordelig wanneer de nadruk ligt op interacties tussen deelnemers in plaats van de details van taken binnen elke deelnemer.

Artefacten

Artefacten verrijken BPMN-diagrammen door essentiële details te bieden, onderverdeeld in data objects, groepen en annotaties, waardoor het begrip van de deelnemers van het process wordt versterkt.

Data Objects

Deze elementen zijn cruciaal voor het definiëren van de data die nodig is in een procesactiviteit. Een data store fungeert als een essentiële opslagplaats om informatie te verzamelen of af te leveren, waarbij data bewaard blijft nadat het proces is afgerond. Bovendien is dataverzameling verdeeld in Data Input en Data Output, met respectievelijk de specificatie van databehoeften en de documentatie van gegenereerde data.

Group

Dit dient als een logische categorisatie van activiteiten, om de duidelijkheid en het begrip van het diagram te verbeteren zonder de flow te beïnvloeden.

Text Annotation

Tekstannotaties bieden extra uitleg of inzichten over specifieke delen van het diagram, waardoor het begrip van de componenten wordt vergroot.

Een BPMN Diagram Maken

Het fundamentele principe van BPMN draait om het concept van een process. Om effectief een BPMN-diagram op te stellen, is het het beste om het process in basisstappen te begrijpen en vervolgens geleidelijk extra details toe te voegen om het process verder uit te werken.

Hier is een beginnersvriendelijke, stapsgewijze gids voor het maken van een BPMN-diagram:

1. Identificeer Essentiële Stappen: Begin met het vaststellen van de kernstappen, samen met de begin- en eindpunten. Bijvoorbeeld, in een gegeven diagram, wanneer een bestelling geplaatst wordt, moeten cruciale acties zoals het ontvangen van de bestelling, het verifiëren van krediet, het uitvoeren van de bestelling en het uitgeven van een factuur worden geïdentificeerd.

2. Onderzoek Alternatieve Paden: Onderzoek vervolgens mogelijke alternatieve routes die kunnen ontstaan, leidend tot verschillende uitkomsten zoals ordervoltooiing. Dit omvat het integreren van verschillende gateways om alternatieve processen en richtingen te vergemakkelijken.

3. Implementeer Pools en Swimlanes: Deze fase omvat het herkennen van de belangrijkste belanghebbenden, afdelingen en rollen binnen elke entiteit, en het organiseren van de activiteiten in respectieve pools en swimlanes voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

4. Faciliteer Message Communicatie: Introduceer alle noodzakelijke uitwisselingen van berichten tussen verschillende pools of binnen dezelfde pool voor een soepele informatiestroom.

5. Voeg Artefacten en Details Toe: Introduceer noodzakelijke artefacten, inclusief documenten en acteerrollen. Pak complexe taken uit in subprocessen.

6. Aanpak van Fouten: Identificeer en integreer ten slotte mechanismen om eventuele fouten die tijdens het process kunnen optreden te beheren.

Samenvatting

• Events: Geven het begin en einde van processen aan of belangrijke acties (bijv. een orderplaatsing of betalingsontvangst).
• Activities: Vertegenwoordig specifieke taken binnen het proces (bijv. het verifiëren van orders, verzenden van producten).
• Gateways: Besluitpunten die de procesflow sturen op basis van criteria (bijv. controle van orderbedragen).
• Sequence Flows: Pijlen die de volgorde van activiteiten tonen.
• Data Objects: Informatie die gebruikt of gegenereerd wordt, zoals klantgegevens of orderdetails.

Door deze kernelementen te begrijpen en hoe ze met elkaar interageren, kun je BPMN 2.0 diagrammen maken die effectief de essentie van je bedrijfsprocessen vastleggen.

BPMN 2.0 is een transformationeel hulpmiddel voor het beheren van bedrijfsprocessen. Het biedt een gestandaardiseerde, visuele modelleeraanpak die communicatie, duidelijkheid en operationele efficiëntie verbetert.

We moedigen je aan BPMN 2.0 verder te onderzoeken en te zien hoe het je organisatie ten goede kan komen. Er zijn veel online bronnen beschikbaar, inclusief de officiële BPMN-website (https://www.bpmn.org/), om je te helpen beginnen.

ProcessMind integreert process mining, design en simulatie om business process management te verfijnen. Gebruik onze software voor het monitoren, analyseren en optimaliseren van workflows, wat leidt tot aanzienlijke efficiëntie- en productiviteitsverhogingen.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

Download de BPMN 2.0 Poster in Uw Taal

Toegang tot BPMN 2.0 bronnen in meerdere talen om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Kies uw voorkeurstaal hieronder:

EnglishDutchDeutscheFrançaiseEspañolRussianSwedishItalianPortuguesePolishHebrewUkrainianChineseHungarianPersianEnglish