Hoe BPMN 2.0 bedrijfsprocessen verbetert

BPMN 2.0

De ultieme gids voor BPMN 2.0: alle elementen, voordelen en use cases

Word je overweldigd door de complexiteit van je bedrijfsprocessen? Het beheren van meerdere taken, het volgen van verschillende stappen, en zorgen voor soepele operaties kunnen uitdagend zijn. Dit is waar Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 in beeld komt. BPMN 2.0 is een handige tool dat je helpt om je bedrijfsprocessen te visualiseren, te begrijpen en te vereenvoudigen. Door je workflows in kaart te brengen, kun je inefficiënties vinden, processen optimaliseren, en de totale efficiëntie verbeteren.

Wat is BPMN 2.0?

Zie BPMN 2.0 als een universele taal om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Dat is precies wat het biedt. Het is ontwikkeld en wordt beheerd door de Object Management Group (OMG). Het biedt een standaardnotatie waarmee je duidelijke en eenvoudige diagrammen van je bedrijfsvoering maakt. Het grote voordeel van BPMN 2.0 is dat het onafhankelijk is van softwareleveranciers. Hierdoor kan iedereen een BPMN 2.0-diagram begrijpen en interpreteren, welke software ze ook gebruiken.

Onze SaaS-oplossing voor procesinzichten maakt gebruik van BPMN 2.0 om process mining, ontwerp en simulatie te combineren. Hiermee verbeter je jouw bedrijfsproces management. Met deze software kun je workflows monitoren, ewaarderen en optimaliseren, wat leidt tot aanzienlijke winst in efficiëntie en productiviteit.

Waarom BPMN 2.0 gebruiken?

De voordelen van BPMN 2.0 in proces business management zijn talrijk. Hier zijn er een paar:

• Verbeterde Communicatie en Samenwerking: BPMN 2.0 biedt een gemeenschappelijke taal voor business analisten, ontwikkelaars, managers, en alle belanghebbenden in een proces. Dit verbetert communicatie en teamwork, wat leidt tot efficiënter management.
• Verhoogde Proces Duidelijkheid: Processen visualiseren met BPMN 2.0 diagrammen helpt snel knelpunten, redundantie en verbeteringsmogelijkheden te vinden. Deze duidelijkheid stelt je in staat om processen te optimaliseren voor maximale efficiëntie.
• Geoptimaliseerde Documentatie en Analyse: BPMN 2.0 diagrammen dienen als centrale bron van waarheid voor je bedrijfsprocessen. Dit elimineert de behoefte aan lange tekstgebaseerde documentatie en vereenvoudigt procesanalyse.
• Verhoogde Efficiëntie en Verminderde Fouten: Goed gedefinieerde processen leiden tot minder fouten en meer efficiëntie. BPMN 2.0 helpt dit te bereiken door een gestructureerd kader voor procesontwerp en -implementatie te bieden.

De bouwstenen van BPMN 2.0-diagrammen uitgelegd

Zie een BPMN 2.0-diagram als het fundament voor je bedrijfsproces, opgebouwd uit basiscomponenten:

BPMN gebruikt deze vier elementtypen om een businessproces te mappen:

• Flow Objects: Events, Gateways en Activities
• Verbindingselementen: Sequence Flow, Message Flow en Associations
• Swimlanes: Pools en Lanes
• Artefacten: Data-objecten, Groups en Annotations

We gaan dieper in op de verschillende onderdelen en hun functie.

Events

Events zijn belangrijke triggers die een bedrijfsproces starten, aanpassen of afronden. Ze worden weergegeven als cirkels met een symbool erin, elk symbool hoort bij een bepaald gebeurtenis type:

• Een start gebeurtenis heeft een cirkel met een dunne rand.
• Een end gebeurtenis heeft een cirkel met een dikke rand.
• Een intermediate gebeurtenis heeft een dubbele rand.

Start-gebeurtenis

BPMN-diagrammen kunnen meerdere start gebeurtenissen bevatten. Alleen gebeurtenissen die gekoppeld zijn aan het juiste start gebeurtenis worden geactiveerd. Stel, je wilt een order plaatsen via website, telefoon of face-to-face contact; het juiste start gebeurtenis activeert dan het proces.

End Event

Een End Event markeert het einde van een proces en vindt plaats nadat alle stappen in het diagram zijn voltooid. Omdat processen verschillende uitkomsten kunnen hebben, zoals succes of een fout, kun je meerdere End Events gebruiken om deze resultaten weer te geven. Een succesvol verwerkte bestelling eindigt bijvoorbeeld met een positief gebeurtenis, terwijl onjuiste kaartgegevens leiden tot een mislukte transactie en een negatief resultaat voor de bestelling.

Dit voorbeeld laat de verschillende uitkomsten binnen de categorieën van End Events zien. Geef meerdere End Events altijd een unieke naam om verwarring te voorkomen.

Intermediaire gebeurtenissen

Een Intermediaire gebeurtenissen bevindt zich tussen het start- en eindpunt en vangt Informatie op (“captures”) of verzendt deze (“throws”). Je kunt de functie herkennen aan de verbindende elementen in het diagram.

In dit diagram start het proces met de ontvangst van een Message. De volgende taken controleren de voorraad, waarna een Intermediaire gebeurtenissen een bevestigingslink verstuurt zodra de beschikbaarheid is bevestigd. De verwerking van de bestelling gaat pas verder na ontvangst van de link en eindigt uiteindelijk met een End Event.

Intermediaire gebeurtenissen bevatten verschillende triggers die de processtroom beïnvloeden. Denk hierbij aan Message, Timer, Error, Compensatie, Conditional, Signal, Meervoudig, Escalation en Parallel Meervoudig, die elk een specifieke interactie of conditie vertegenwoordigen.

Activiteiten

In BPMN vertegenwoordigen activiteiten de specifieke taken die moeten worden voltooid binnen het process, zoals het verifiëren van een bestelling of het verzenden van een product. Deze activiteiten kunnen verder worden gedetailleerd om repetitieve acties aan te geven zoals loops.

Taken

Taken worden ingedeeld op basis van wie ze uitvoert en welke objecten gebruikt, verbruikt of gegenereerd worden in het proces.

Generic Task

De basistaak in je procesmodel, makkelijk inzetbaar en later te verfijnen tot een specifiek subtype.

Manual Task

Uitgevoerd door mensen, zonder directe koppeling aan de proces-engine. Voorbeelden: documenten sorteren, telefonisch oplossen van factuurproblemen, balie-interactie.

Gebruiker Task

Uitgevoerd door een gebruiker en direct toegewezen via de proces-engine. Taken komen in de persoonlijke takenlijst en moeten na afronden bevestigd worden, bijvoorbeeld door data in te voeren of te klikken. Gebruiker taken zijn belangrijk voor Human Workflow Management.

Voorbeelden: factuurcontrole, verlof goedkeuren, tickets afhandelen.

Receive Task

Ontvangst van een bericht als losse taak in de flow. Alternatief voor het message catching gebeurtenis (leeg envelop-symbool in BPMN 2.0).

Receive Task (Instantiating)

Te herkennen aan een klein gebeurtenis-icoon linksboven: start het proces na ontvangst van een bericht, alternatief voor message start gebeurtenissen.

Send Task

Wordt door de proces-engine uitgevoerd: verstuurt berichten via web services, meestal asynchroon voor technische stappen.

Script Task

Door de proces-engine uitgevoerde taak, geschreven in een ondersteunde taal. Handig voor geautomatiseerde scripting.

Service Task

Taken uitgevoerd door software, automatisch als onderdeel van de workflow. Standaard via web services, maar andere integraties zijn mogelijk. Belangrijk voor integratie volgens Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Nieuw in BPMN 2.0: past automatisch business rules toe binnen je proces.

Andere Activiteitstypen

Ontdek belangrijke activiteitstypen zoals collapsed subprocessen, multi-instantie taken en ad-hoc sub-taken voor meer inzicht in je proces.

Collapsed Sub-Process

Een collapsed sub-process bundelt een reeks taken binnen een groter proces voor overzicht en eenvoud. Deze sub-process toont de totale stappen als één geheel, apart uitgewerkt in een ander deel van het diagram.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc subprocessen kenmerken zich door een flexibele uitvoering zonder vaste volgorde. Hierdoor kunnen taken in willekeurige volgorde uitgevoerd of zelfs overgeslagen worden, afhankelijk van de situatie.

Loop Task

Loop taken worden herhaald in een cyclus, vergelijkbaar met een “do while”-loop in programmeren. De taak of sub-activiteit wordt minimaal één keer uitgevoerd voordat wordt gecontroleerd of aan de stopconditie is voldaan. Is dat niet het geval, dan herhaalt de activiteit. Zodra aan de voorwaarde is voldaan, gaat het proces door met de volgende stappen.

Multi-instantie

Een multi-instantie activiteit geeft aan dat een taak wordt herhaald voor een specifiek aantal objecten of items. Dit werkt als een for-each loop: voor elk item in een verzameling wordt de taak afzonderlijk uitgevoerd. De activiteit is pas afgerond als alle instanties klaar zijn. Verticale lijnen betekenen dat items gelijktijdig worden verwerkt. Horizontale lijnen geven een opeenvolgende verwerking aan.

Compensatie

Compensatietaken zijn bedoeld voor het uitvoeren van compensatie gebeurtenissen in een workflow. Deze taken zijn altijd verbonden in het procesdiagram via associations, niet via sequence flows.

Compensatie Combined

Compensatietaken kunnen gecombineerd worden met loops en multi-instanties. Dan staan de compensation marker en de loop/multi-instantie marker naast elkaar. Ook kan compensatie gecombineerd worden met alle eerder genoemde activiteitstypes. Zo kun je bijvoorbeeld een handmatige compensatie taak herhalen tot deze slaagt, of meerdere compensaties tegelijk uitvoeren waar dat kan.

Gateways

Gateways zijn belangrijke beslispunten binnen een proces. Ze bepalen de flow op basis van voorwaarden of gebeurtenissen. In BPMN-diagrammen zie je gateways als een ruit, in verschillende vormen zoals inclusive, exclusive, parallel en complex. Ze werken vaak op data- of gebeurtenis triggers.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event-based Gateway

Exclusive Gateway

De Exclusive Gateway wordt weergegeven als een ruit, soms met een “X” erin. Deze gateway stuurt de processtroom naar slechts één van de mogelijke uitgaande paden.

Inclusive Gateway

De Inclusive Gateway herken je aan een ruit met een cirkel. Hiermee kan de flow tegelijk splitsen in meerdere takken. Alle gestarte paden moeten zijn afgerond voordat ze samenkomen bij een volgende gateway.

Parallel Gateway

Een ruit met een plus-teken (”+”) staat voor de Parallel Gateway. Deze activeert alle uitgaande takken tegelijk. Bij samenvoeging zorgt deze gateway dat alle inkomende paden afgerond zijn voordat het proces verdergaat.

Event-based Gateway

De Event-based Gateway herken je aan een ruit met een dubbele cirkel en een zeshoek. Deze gateway stuurt de flow op basis van het eerste gebeurtenis of taak, bijvoorbeeld bij ontvangst van een message of andere trigger.

Verbindingselementen

Sequence Flow

Message Flow

Association

Deze elementen tonen de belangrijkste relaties in een proces. Er zijn drie soorten connectors: Sequence Flow, Message Flow en Association.

Sequence Flow

Dit geeft de volgorde van taken weer, als een rechte lijn met een pijl. Dit kan een voorwaardelijk of standaard pad aangeven.

Message Flow

Message Flow laat communicatie zien tussen verschillende pools of organisaties, bijvoorbeeld afdelingen. Het koppelt geen gebeurtenissen of activiteiten binnen dezelfde pool. Je herkent de connector aan de gestreepte lijn met een cirkel aan het begin en een open pijl aan het einde.

Association

GesTippelde lijnen tonen de relatie tussen activiteiten en artefacten voor meer overzicht, zonder de volgorde van het proces te beïnvloeden.

Pools en swimlanes

Pools zijn belangrijke onderdelen die de grotere groepen deelnemers in een proces vertegenwoordigen, zoals bedrijven of afdelingen. Swimlanes binnen deze pools helpen je om activiteiten te organiseren op basis van rollen of verantwoordelijkheden. Zo ontstaat er een zogenaamde swimlane-proceskaart. Een swimlane kan ook een systeem vertegenwoordigen, het gaat dus verder dan alleen afdelingen of rollen.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 staat een collapsed pool voor een externe partij of organisatie, waarbij de interne processen en activiteiten niet zichtbaar zijn. Een pool is vaak een deelnemer zoals een bedrijf, afdeling of systeem.

• Collapsed Pool: Alleen de buitenlijn van de pool is zichtbaar, de activiteiten binnen deze pool worden niet getoond. Dit is handig wanneer je interactie wil laten zien zonder interne details te delen, maar deelname wel wilt aanduiden.

• Toepassing: Een collapsed pool is ideaal om de samenwerking tussen verschillende partijen te tonen, zonder dat het nodig is om het volledige interne proces te laten zien.

Samengevat: gebruik een collapsed pool wanneer de focus ligt op samenwerking tussen organisaties, niet op de interne stappen binnen elke partij.

Artefacten

Artefacten verrijken BPMN-diagrammen door essentiële details te bieden, onderverdeeld in data-objects, groepen en annotaties, waardoor het begrip van de deelnemers van het process wordt versterkt.

Data-objecten

Deze elementen zijn belangrijk om te bepalen welke data in een processtap nodig is. Een data store is een opslagplek waar je Informatie verzamelt en bewaart – belangrijk om data te behouden na het proces. Daarnaast splits je data op in Data Input (data die nodig is) en Data Output (data die wordt vastgelegd of gegenereerd).

Group

Dit is een logische groepering van activiteiten, zodat je diagram overzichtelijker en duidelijker wordt zonder de flow aan te passen.

Text Annotation

Text annotations geven extra uitleg of toelichting bij onderdelen van het diagram, wat de duidelijkheid van het proces vergroot.

Een BPMN Diagram Maken

De basis van BPMN draait om het concept van een proces. Om effectief een BPMN-diagram op te stellen, is het het beste om het process in basisstappen te begrijpen en vervolgens geleidelijk extra details toe te voegen om het process verder uit te werken.

Hier is een beginnersvriendelijke, stapsgewijze gids voor het maken van een BPMN-diagram:

1. Identificeer essentiële stappen: Begin met het vaststellen van de kernstappen, samen met de begin- en eindpunten. Bijvoorbeeld, in een gegeven diagram, wanneer een bestelling geplaatst wordt, moeten belangrijke acties zoals het ontvangen van de bestelling, het verifiëren van krediet, het uitvoeren van de bestelling en het uitgeven van een factuur worden geïdentificeerd.

2. Onderzoek alternatieve paden: Onderzoek vervolgens mogelijke alternatieve routes die kunnen ontstaan, leidend tot verschillende uitkomsten zoals ordervoltooiing. Dit omvat het integreren van verschillende gateways om alternatieve processen en richtingen te vergemakkelijken.

3. Implementeer pools en swimlanes: Deze fase omvat het herkennen van de belangrijkste belanghebbenden, afdelingen en rollen binnen elke entiteit, en het organiseren van de activiteiten in respectieve pools en swimlanes voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

4. Berichtcommunicatie mogelijk maken: Introduceer alle noodzakelijke uitwisselingen van berichten tussen verschillende pools of binnen dezelfde pool voor een soepele Informatiestroom.

5. Voeg artefacten en details toe: Introduceer noodzakelijke artefacten, inclusief documenten en rollen. Pak complexe taken uit in subprocessen.

6. Fouten afhandelen: Identificeer en integreer ten slotte mechanismen om eventuele fouten die tijdens het process kunnen optreden te beheren.

Samenvatting

• Events: Geven start- en eindpunten van processen aan of markeren belangrijke acties (zoals een geplaatste bestelling of ontvangen betaling).
• Activiteiten: Dit zijn de specifieke taken binnen het proces (bijv. het controleren van orders of het verzenden van producten).
• Gateways: Beslispunten die de processtroom sturen op basis van criteria (zoals een controle op het orderbedrag).
• Sequence Flows: Pijlen die de volgorde van activiteiten laten zien.
• Data-objecten: Informatie die wordt gebruikt of aangemaakt, zoals klantgegevens of orderdetails.

Door deze basiselementen en hun samenhang te begrijpen, kun je een BPMN-model maken dat de kern van je bedrijfsprocessen perfect vastlegt.

BPMN 2.0 is een krachtig hulpmiddel voor het ontwerpen, vastleggen en beheren van elke BPMN-workflow. De standaard visuele aanpak verbetert de communicatie, duidelijkheid en operationele efficiëntie.

We raden je aan om BPMN 2.0 verder te bekijken en te zien wat het voor jouw organisatie kan betekenen. Er zijn online veel bronnen beschikbaar, waaronder de officiële BPMN-website (https://www.bpmn.org/), om je op weg te helpen.

ProcessMind integreert process mining, ontwerp en simulatie om bedrijfsproces management naar een hoger niveau te tillen. Zet onze software in om workflows te monitoren, analyseren en optimaliseren, en behaal zo flinke winst in efficiëntie en productiviteit.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

Download de BPMN 2.0 poster in jouw taal

Bekijk BPMN 2.0 bronnen in meerdere talen en optimaliseer je bedrijfsprocessen. Kies hieronder je taal:

EngelsNederlandsDuitsFransSpaansRussischZweedsItaliaansPortugeesPoolsHebreeuwsOekraïensChineesHongaarsPerzischEngels

Dankwoord

Deze poster is in 2010 gemaakt en vertaald door onderzoekers en professionals uit de hele wereld. Veel dank aan de organisaties en mensen die dit initiatief hebben gesteund en het mogelijk maakten om deze poster met jou te delen.

We willen in het bijzonder de volgende mensen en organisaties bedanken:

Originele auteurs: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Vertalingen door de volgende personen/organisaties: French: Trisotech; Spaans: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russisch: Business Process Technology Group bij Hasso-Plattner-Institute; Zweeds: Birger Andersson en Petia Wohed; Nederlands: Thauris.nl; Portugees: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Pools: MGX Infoservice; Hebreeuws: Ofir Nimitz en Iftah Peretz; Oekraïens: Oleksandr Maistrenko en Artem Polyvyanyy; Chinees: A/Prof Zhang en docent mevrouw Bai van de School of Software Engineering aan Beijing Jiaotong University; Hongaars: Istvan Gerecs; Perzisch: Hamidreza Sarabadani.

source: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/