BPMN 2.0

De ultieme gids voor BPMN 2.0: alle elementen, voordelen en use cases

Word je overweldigd door de complexiteit van je bedrijfsprocessen? Het beheren van meerdere taken, het volgen van verschillende stappen, en zorgen voor soepele operaties kunnen uitdagend zijn. Dit is waar Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 in beeld komt. BPMN 2.0 is een krachtig instrument dat je helpt om je bedrijfsprocessen te visualiseren, te begrijpen en te stroomlijnen. Door je workflows in kaart te brengen, kun je inefficiënties identificeren, processen optimaliseren, en de totale efficiëntie verbeteren.

Wat is BPMN 2.0?

Zie BPMN 2.0 als een universele taal voor het in kaart brengen van business processes. Dit is precies wat het biedt. Gemaakt en beheerd door de Object Management Group (OMG), biedt het een gestandaardiseerde notatie voor het maken van duidelijke, eenvoudige flowcharts van je bedrijfsactiviteiten. Het echte voordeel van BPMN 2.0 is zijn leverancier-neutrale aard, waardoor iedereen, ongeacht de gebruikte software, een BPMN 2.0 diagram kan begrijpen en interpreteren.

Ons SaaS-process insights product integreert BPMN 2.0 om process mining, design en simulatie te combineren, waardoor business process management wordt verbeterd. Met deze software kun je je workflows monitoren, evalueren en verbeteren, wat leidt tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en productiviteit.

Waarom BPMN 2.0 gebruiken?

De voordelen van BPMN 2.0 in proces business management zijn talrijk. Hier zijn er een paar:

• Verbeterde Communicatie en Samenwerking: BPMN 2.0 biedt een gemeenschappelijke taal voor business analysts, ontwikkelaars, managers, en alle belanghebbenden in een proces. Dit verbetert communicatie en teamwork, wat leidt tot efficiënter management.
• Verhoogde Proces Duidelijkheid: Processen visualiseren met BPMN 2.0 diagrammen helpt snel bottlenecks, redundantie en verbeteringsmogelijkheden te identificeren. Deze duidelijkheid stelt je in staat om processen te optimaliseren voor maximale efficiëntie.
• Gestroomlijnde Documentatie en Analyse: BPMN 2.0 diagrammen dienen als centrale bron van waarheid voor je business processes. Dit elimineert de behoefte aan lange tekst-gebaseerde documentatie en vereenvoudigt procesanalyse.
• Verhoogde Efficiëntie en Verminderde Fouten: Goed gedefinieerde processen leiden tot minder fouten en meer efficiëntie. BPMN 2.0 helpt dit te bereiken door een gestructureerd framework voor procesontwerp en -implementatie te bieden.

De bouwstenen van BPMN 2.0-diagrammen uitgelegd

Zie een BPMN 2.0-diagram als het fundament voor je bedrijfsproces, opgebouwd uit basiscomponenten:

BPMN gebruikt deze vier elementtypen om een businessproces te mappen:

• Flow Objects: Events, Gateways en Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow en Associations
• Swimlanes: Pools en Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups en Annotations

We gaan dieper in op de verschillende onderdelen en hun functie.

Events

Events zijn belangrijke triggers die een business process starten, aanpassen of afronden. Ze worden weergegeven als cirkels met een symbool erin, elk symbool hoort bij een bepaald event type:

• Een start event heeft een cirkel met een dunne rand.
• Een end event heeft een cirkel met een dikke rand.
• Een intermediate event heeft een dubbele rand.

Start Event

BPMN-diagrammen kunnen meerdere start events bevatten. Alleen events die gekoppeld zijn aan het juiste start event worden geactiveerd. Stel, je wilt een order plaatsen via website, telefoon of face-to-face contact; het juiste start event activeert dan het proces.

End Event

Een end event markeert het einde van het proces, nadat alle stappen in het diagram zijn afgerond. Processen kunnen verschillende uitkomsten hebben, zoals succes of fout; daarom kun je meerdere end events gebruiken om dit te tonen. Een succesvol verwerkte bestelling sluit bijvoorbeeld af met een succesvol event, terwijl foutieve kaartgegevens kunnen leiden tot een onsuccesvolle bestelling.

Dit voorbeeld toont de verschillende uitkomsten in end event-categorieën. Geef elke end event een unieke naam om verwarring te voorkomen.

Tussen het begin- en eindpunt staat een intermediate event, die informatie opvangt of verstuurt (“throw”). Of het event opvangt of verstuurt, zie je aan de verbindingslijnen in het diagram.

In het diagram start het proces met het ontvangen van een message. Daarna wordt de voorraad gecheckt, gevolgd door het versturen van een bevestigingslink via een intermediate event zodra beschikbaarheid is bevestigd. De verwerking gaat pas verder na ontvangst van de bevestigingslink, uiteindelijk afgesloten met een end event.

Intermediate events activeren symbolen die invloed hebben op de eventflow. Triggers zijn onder andere message, timer, error, compensation, conditional flows, signal, multiple events, escalations en parallel processen. Elke trigger staat voor een specifieke interactie of situatie.

Activiteiten

In BPMN vertegenwoordigen activiteiten de specifieke taken die moeten worden voltooid binnen het process, zoals het verifiëren van een bestelling of het verzenden van een product. Deze activiteiten kunnen verder worden gedetailleerd om repetitieve acties aan te geven zoals loops.

Taken

Taken worden ingedeeld op basis van wie ze uitvoert en welke objecten gebruikt, verbruikt of gegenereerd worden in het proces.

Generic Task

De basistaak in je procesmodel, makkelijk inzetbaar en later te verfijnen tot een specifiek subtype.

Manual Task

Uitgevoerd door mensen, zonder directe koppeling aan de process engine. Voorbeelden: documenten sorteren, telefonisch oplossen van factuurproblemen, balie-interactie.

User Task

Uitgevoerd door een gebruiker en direct toegewezen via de process engine. Taken komen in de persoonlijke takenlijst en moeten na afronden bevestigd worden, bijvoorbeeld door data in te voeren of te klikken. User tasks zijn belangrijk voor Human Workflow Management.

Voorbeelden: factuurcontrole, verlof goedkeuren, tickets afhandelen.

Receive Task

Ontvangst van een bericht als losse taak in de flow. Alternatief voor het message catching event (leeg envelop-symbool in BPMN 2.0).

Receive Task (Instantiating)

Te herkennen aan een klein event-icoon linksboven: start het proces na ontvangst van een bericht, alternatief voor message start events.

Send Task

Wordt door de process engine uitgevoerd: verstuurt berichten via web services, meestal asynchroon voor technische stappen.

Script Task

Door de process engine uitgevoerde taak, geschreven in een ondersteunde taal. Handig voor geautomatiseerde scripting.

Service Task

Taken uitgevoerd door software, automatisch als onderdeel van de workflow. Standaard via web services, maar andere integraties zijn mogelijk. Belangrijk voor integratie volgens Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Nieuw in BPMN 2.0: past automatisch business rules toe binnen je proces.

Andere Activiteitstypen

Ontdek belangrijke activiteitstypen zoals collapsed sub-processen, multi-instance taken en ad-hoc sub-taken voor meer overzicht in je proces.

Collapsed Sub-Process

Een collapsed sub-process bundelt meerdere taken in het grotere proces voor meer overzicht. Deze sub-process laat alle stappen samen als één stap zien; de details staan elders uitgewerkt in het diagram.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc sub-processen hebben een flexibele volgorde zonder vaste planning. Taken kunnen in willekeurige volgorde uitgevoerd of zelfs overgeslagen worden, afhankelijk van de situatie.

Loop Task

Loop tasks zijn activiteiten die zich herhalen in een cyclus, vergelijkbaar met een “do while” loop in programmeren. De taak wordt minstens één keer gedaan, dan wordt de conditie gecheckt. Is die niet voldaan? Dan herhaalt de activiteit. Als de conditie wel gehaald is, gaat het proces verder.

Multi-instance

Een multi-instance activiteit betekent dat de taak herhaald wordt voor elk item uit een vaste lijst. Zoals bij een for-each loop wordt de taak steeds apart per item gedaan. Verticale lijnen tonen aan dat dit tegelijk gebeurt (parallel), horizontale lijnen laten zien dat het achter elkaar (sequentieel) gaat.

Compensation

Compensation taken zijn bedoeld om compensatie-events af te handelen. Deze taken zijn altijd met associations verbonden aan het diagram, nooit met sequence flows.

Compensation Combined

Compensation taken kun je combineren met loops en multi-instances. Dan staan beide markers naast elkaar. Je kunt een compensation taak ook combineren met andere taaktypes, zoals een handmatige compensatie die herhaalt tot het lukt, of parallel meerdere keren wordt uitgevoerd.

Gateways

Gateways zijn cruciale beslispunten binnen een proces. Ze bepalen de flow op basis van voorwaarden of events. In BPMN-diagrammen zie je gateways als een ruit, in verschillende vormen zoals inclusive, exclusive, parallel en complex. Ze werken vaak op data- of event triggers.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

De Exclusive Gateway wordt weergegeven als een ruit, soms met een “X” erin. Deze gateway stuurt de process flow naar slechts één van de mogelijke uitgaande paden.

Inclusive Gateway

De Inclusive Gateway herken je aan een ruit met een cirkel. Hiermee kan de flow tegelijk splitsen in meerdere takken. Alle gestarte paden moeten zijn afgerond voordat ze samenkomen bij een volgende gateway.

Parallel Gateway

Een ruit met een plus-teken (”+”) staat voor de Parallel Gateway. Deze activeert alle uitgaande takken tegelijk. Bij samenvoeging zorgt deze gateway dat alle inkomende paden afgerond zijn voordat het proces verdergaat.

Event Gateway

De Event Gateway herken je aan een ruit met een dubbele cirkel en een zeshoek. Deze gateway stuurt de flow op basis van het eerste event of taak, bijvoorbeeld bij ontvangst van een message of andere trigger.

Connecting Objects

Sequence Flow

Message Flow

Association

Deze elementen tonen de belangrijkste relaties in een proces. Er zijn drie soorten connectors: Sequence Flow, Message Flow en Association.

Sequence Flow

Dit geeft de volgorde van taken weer, als een rechte lijn met een pijl. Dit kan een voorwaardelijk of standaard pad aangeven.

Message Flow

Message Flow laat communicatie zien tussen verschillende pools of organisaties, bijvoorbeeld afdelingen. Het koppelt geen events of activiteiten binnen dezelfde pool. Je herkent de connector aan de gestreepte lijn met een cirkel aan het begin en een open pijl aan het einde.

Association

Gestippelde lijnen tonen de relatie tussen activiteiten en artefacten voor meer overzicht, zonder de volgorde van het proces te beïnvloeden.

Pools en Swimlanes

Pools stellen groepen deelnemers voor, zoals organisaties of afdelingen. Swimlanes binnen een pool structureren activiteiten op rol of verantwoordelijkheid en zorgen voor overzicht in je workflow. Een swimlane kan ook een systeem tonen, niet alleen een afdeling of rol.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 staat een collapsed pool voor een externe partij of organisatie, waarbij de interne processen en activiteiten niet zichtbaar zijn. Een pool is vaak een participant zoals een bedrijf, afdeling of systeem.

• Collapsed Pool: Alleen de buitenlijn van de pool is zichtbaar, de activiteiten binnen deze pool worden niet getoond. Dit is handig wanneer je interactie wil laten zien zonder interne details te delen, maar deelname wel wilt aanduiden.

• Toepassing: Een collapsed pool is ideaal om de samenwerking tussen verschillende partijen te tonen, zonder dat het nodig is om het volledige interne proces te laten zien.

Samengevat: gebruik een collapsed pool wanneer de focus ligt op samenwerking tussen organisaties, niet op de interne stappen binnen elke partij.

Artefacten

Artefacten verrijken BPMN-diagrammen door essentiële details te bieden, onderverdeeld in data objects, groepen en annotaties, waardoor het begrip van de deelnemers van het process wordt versterkt.

Data Objects

Deze elementen zijn cruciaal om te bepalen welke data in een processtap nodig is. Een data store is een opslagplek waar je informatie verzamelt en bewaart – belangrijk om data te behouden na het proces. Daarnaast splits je data op in Data Input (data die nodig is) en Data Output (data die wordt vastgelegd of gegenereerd).

Group

Dit is een logische groepering van activiteiten, zodat je diagram overzichtelijker en duidelijker wordt zonder de flow aan te passen.

Text Annotation

Text annotations geven extra uitleg of toelichting bij onderdelen van het diagram, wat de duidelijkheid van het proces vergroot.

Een BPMN Diagram Maken

Het fundamentele principe van BPMN draait om het concept van een process. Om effectief een BPMN-diagram op te stellen, is het het beste om het process in basisstappen te begrijpen en vervolgens geleidelijk extra details toe te voegen om het process verder uit te werken.

Hier is een beginnersvriendelijke, stapsgewijze gids voor het maken van een BPMN-diagram:

1. Identificeer Essentiële Stappen: Begin met het vaststellen van de kernstappen, samen met de begin- en eindpunten. Bijvoorbeeld, in een gegeven diagram, wanneer een bestelling geplaatst wordt, moeten cruciale acties zoals het ontvangen van de bestelling, het verifiëren van krediet, het uitvoeren van de bestelling en het uitgeven van een factuur worden geïdentificeerd.

2. Onderzoek Alternatieve Paden: Onderzoek vervolgens mogelijke alternatieve routes die kunnen ontstaan, leidend tot verschillende uitkomsten zoals ordervoltooiing. Dit omvat het integreren van verschillende gateways om alternatieve processen en richtingen te vergemakkelijken.

3. Implementeer Pools en Swimlanes: Deze fase omvat het herkennen van de belangrijkste belanghebbenden, afdelingen en rollen binnen elke entiteit, en het organiseren van de activiteiten in respectieve pools en swimlanes voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

4. Faciliteer Message Communicatie: Introduceer alle noodzakelijke uitwisselingen van berichten tussen verschillende pools of binnen dezelfde pool voor een soepele informatiestroom.

5. Voeg Artefacten en Details Toe: Introduceer noodzakelijke artefacten, inclusief documenten en acteerrollen. Pak complexe taken uit in subprocessen.

6. Aanpak van Fouten: Identificeer en integreer ten slotte mechanismen om eventuele fouten die tijdens het process kunnen optreden te beheren.

Samenvatting

• Events: Begin- en eindpunt van processen of belangrijke acties (bijvoorbeeld order aanmaken of betaling ontvangen).
• Activities: Specifieke taken binnen het proces (bijvoorbeeld order controleren, verzending regelen).
• Gateways: Beslispunten die de flow bepalen, bijvoorbeeld op basis van orderwaarde.
• Sequence Flows: Pijlen die de volgorde van activiteiten tonen.
• Data Objects: Informatie die wordt gebruikt of aangemaakt, zoals klantgegevens of orderinformatie.

Door de kerncomponenten en hun onderlinge relaties te snappen, maak je BPMN 2.0-diagrammen waarmee je processen helder vastlegt.

BPMN 2.0 is een krachtige tool om processen te managen. Het zorgt voor een gestandaardiseerde, visuele aanpak die communicatie, duidelijkheid en efficiëntie verbetert.

Ontdek BPMN 2.0 en ervaar wat het voor jouw organisatie kan betekenen. Op de officiële BPMN-site (https://www.bpmn.org/) vind je meer informatie.

Met ProcessMind combineer je process mining, design en simulatie voor slim business process management. Gebruik onze software om workflows te monitoren, analyseren en te optimaliseren – voor maximale efficiëntie en productiviteit.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

Download de BPMN 2.0 poster in jouw taal

Bekijk BPMN 2.0 resources in meerdere talen en optimaliseer je bedrijfsprocessen. Kies hieronder je taal:

EnglishDutchDeutscheFrançaiseEspañolRussianSwedishItalianPortuguesePolishHebrewUkrainianChineseHungarianPersianEnglish