Uw Purchase-to-Pay - Inkoopaanvraag datatemplate

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke gebeurtenis of taak die plaatsvond binnen de levenscyclus van een inkoopaanvraag. Deze activiteiten zijn afgeleid van systeemlogboeken, zoals wijzigingsdocumenten en workflowhistorieën, en vertegenwoordigen belangrijke stappen in het proces zoals 'Requisition Created', 'Approval Step Started' of 'Purchase Order Created'.

Het analyseren van deze activiteiten maakt de visualiseren van de processtroom, identificatie van knelpunten en meting van de bestede tijd in verschillende stadia mogelijk. Het begrijpen van de volgorde en frequentie van activiteiten zoals 'Requisition Amended' of 'Requisition Rejected' is belangrijk voor het vinden van procesinefficiënties en verbeterpunten.

Het definieert de stappen in het proces, vormt de basis van de proceskaart en maakt analyse van processtroom, variaties en knelpunten mogelijk.

Dit is een afgeleid attribuut, doorgaans geconstrueerd door data te interpreteren uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR, CDPOS) en workflowlogboeken (bijv. SWWLOGHIST).

De ID Inkoopaanvraag is de primary key die elke aanvraag voor goederen of diensten binnen SAP S/4HANA uniek identificeert. Het dient als de centrale case-identificatie, die alle activiteiten en wijzigingen voor een specifieke aanvraag koppelt, vanaf de aanmaak tot de uiteindelijke staat, zoals goedkeuring, afwijzing of omzetting in een inkooporder.

In process mining is dit attribuut onmisbaar bij het reconstrueren van de end-to-end levenscyclus van elke aanvraag. Door alle gerelateerde gebeurtenissen te groeperen onder één ID Inkoopaanvraag, kunnen analysesten nauwkeurig cyclustijden meten, statuswijzigingen volgen en de verschillende paden analyseren die een aanvraag kan doorlopen binnen het goedkeuringsproces.

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde processtappen verbindt, waardoor een compleet en coherent beeld van de levenscyclus van de aanvraag mogelijk worden.

Dit attribuut is het Inkoopaanvraagnummer, te vinden in tabel EBAN, veld BANFN.

Event Time is de timestamp die vastlegt wanneer een activiteit plaatsvond. Deze gegevens zijn belangrijk voor de chronologische ordening van gebeurtenissen binnen een case en vormt de basis voor alle duur- en prestatieberekeningen in process mining. Zo bepaalt het tijdsverschil tussen de gebeurtenissen 'Inkoopaanvraag ingediend' en 'Inkoopaanvraag goedgekeurd' de doorlooptijd van de goedkeuring.

Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk voor het analyseren van procesprestaties, het vinden van vertragingen en het monitoren van de naleving van service level agreements. Dit attribuut maakt dashboards mogelijk die doorlooptijden visualiseren, vastgelopen inkoopaanvragen volgen en prestaties over verschillende tijdsperioden vergelijken.

Deze timestamp is belangrijk voor het ordenen van gebeurtenissen, het berekenen van doorlooptijden en het analyseren van procesprestaties en knelpunten.

Timestamps worden doorgaans verkregen uit wijzigingsdocumentheaders (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) of workflow event logs.

Het Aanvraagbedrag vertegenwoordigt de totale geschatte kosten van de gevraagde goederen of diensten. Deze waarde is vaak een belangrijke factor bij het bepalen van de complexiteit en duur van de goedkeuringsworkflow, waarbij aanvragen met een hogere waarde doorgaans meer goedkeuringsniveaus vereisen.

Het analyseren van dit attribuut maakt segmentatie van het proces op basis van waarde mogelijk. Het kan helpen bij het beantwoorden van vragen zoals: 'Duurt het langer om aanvragen met een hoogwaardige goed te keuren?' of 'Wat is de waarde van aanvragen die frequent worden afgewezen?'. Het is een kritische dimensie voor het begrijpen van de financiële impact van procesinefficiënties.

Helpt het proces te segmenteren op financiële impact, vaak correlerend met goedkeuringscomplexiteit en doorlooptijd. Het is belangrijk voor procesanalyse op basis van waarde.

De totale waarde is te vinden in tabel EBAN, veld GFWERT. De waarde op itemniveau is in EBAN-PREIS.

De Aanvraagstatus geeft de huidige staat van de aanvraag binnen zijn levenscyclus aan. In SAP wordt dit vaak vertegenwoordigd door de Vrijgave-indicator, die aangeeft of een aanvraag geblokkeerd is, ter goedkeuring, gedeeltelijk goedgekeurd of volledig goedgekeurd. Deze status verandert naarmate de aanvraag door de workflow beweegt.

Het volgen van de status over tijd is onmisbaar voor het begrijpen van de processtroom. Het helpt bij het vinden waar aanvragen blijven hangen en hoe lang. Het analyseren van overgangen tussen statussen maakt een gedetailleerd overzicht van het goedkeuringsproces en zijn varianten mogelijk.

Geeft de huidige status van een inkoopaanvraag aan, wat belangrijk is voor het volgen van de voortgang, het vinden van knelpunten en het analyseren van de processtroom.

De vrijgavestatus wordt vaak bepaald door de Vrijgave-indicator, te vinden in tabel EBAN, veld FRGZU.

Het Aanvraagtype, ook bekend als Documenttype in SAP, is een belangrijk configuratieveld dat inkoopaanvragen categoriseert. Verschillende typen kunnen verschillende goedkeuringsworkflows activeren, hebben verschillende veldinstellingen en worden gebruikt voor verschillende bedrijfsdoeleinden, zoals standaard voorraadartikelen, externe diensten of activa-aankopen.

Door het proces te analyseren op basis van Aanvraagtype, kunnen organisaties begrijpen hoe verschillende typen aanvragen worden afgehandeld. Het maakt het vergelijken van prestaties, cyclustijden en goedkeuringspaden over categorieën heen mogelijk, wat kan zichtbaar maken of bepaalde aanvraagtypen efficiënter of minder efficiënt zijn en helpen bij het aanpassen van procesverbeteringen.

Categoriseert inkoopaanvragen voor vergelijkende analyse, wat helpt te begrijpen of verschillende typen aanvragen verschillende processtromen, knelpunten of doorlooptijden hebben.

Dit is het Documenttype-veld, te vinden in tabel EBAN, veld BSART.

Het Afdelingsattribuut, vaak vertegenwoordigd door de Kostenplaats in SAP, identificeert de bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor de aangevraagde aankoop. Het is een belangrijk financieel en organisatorisch gegeven dat wordt toegewezen op regelitemniveau van een aanvraag.

In process mining is dit attribuut belangrijk voor afdelingsprestatieanalyse. Het maakt dashboards mogelijk die belangrijke metrieken zoals cyclustijd, wijzigingsfrequenties en afwijzingspercentages vergelijken over verschillende afdelingen. Dit helpt bij het vinden van goed presterende afdelingen wiens praktijken elders kunnen worden overgenomen, evenals afdelingen die aanvullende training of procesondersteuning nodig hebben.

Maakt prestatievergelijking tussen bedrijfsonderdelen mogelijk, belicht variaties in doorlooptijden of afkeuringspercentages om best practices en verbeterpunten te vinden.

Dit is de Kostenplaats, doorgaans te vinden in de rekeningtoewijzingstabel EBKN, veld KOSTL.

De Gebruikers-ID identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een specifieke stap in het proces van de aanvraag. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft aangemaakt, de manager die deze heeft goedgekeurd, of de agent die deze heeft gewijzigd. In geval van geautomatiseerde stappen kan dit een systeem- of batchgebruikers-id zijn.

Analyseren op Gebruikers-ID helpt bij het begrijpen van gebruikersspecifiek gedrag, werklastverdeling en prestaties. Het is belangrijk voor het vinden van trainingsbehoeften, het herkennen van goed presterende individuen en het waarborgen van verantwoordelijkheid binnen het proces. Het ondersteunt ook afdelingsprestatieanalyse in combinatie met gebruikersstamdata.

Maakt analyse van gebruikersprestaties, werkbelastingdistributie en procescompliance mogelijk. Het is belangrijk voor het vinden van trainingsmogelijkheden en bron-knelpunten.

Gevonden in EBAN-ERNAM voor de creator. Voor latere wijzigingen, in CDHDR-USERNAME. Voor goedkeuringen, in workflow logs.

De Goedkeurder ID identificeert specifiek de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsactiviteit heeft voltooid. Dit verschilt van de algemene Gebruikers-ID, aangezien het uitsluitend gericht is op de besluitvormers binnen de goedkeuringsworkflow. Het vastleggen van deze Informatie is belangrijk voor een gedetailleerde analyse van het goedkeuringsproces.

Dit attribuut maakt de analyse van goedkeuringsgedrag mogelijk, zoals het vinden van managers met lange goedkeuringstijden of degenen die frequent aanvragen afwijzen. Het is onmisbaar voor dashboards die gericht zijn op cyclustijden van goedkeuringsstappen en workflow knelpuntanalyse, en helpt bij het vinden van specifieke personen of rollen die vertragingen kunnen veroorzaken.

Identificeer de specifieke beslisser in een goedkeuringsstap, waardoor gedetailleerde analyse van goedkeuringscycli en knelpunten per individu of rol mogelijk is.

Deze Informatie wordt doorgaans opgehaald uit SAP Business Workflow-tabellen zoals SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST, die werkitems koppelen aan de uitvoerende gebruiker.

Het Bronsysteemattribuut geeft het bronsysteem aan waar de procesdata werd gegenereerd. In organisaties met meerdere SAP-instanties, zoals verschillende systemen voor ontwikkeling, kwaliteitsborging en productie, of afzonderlijke systemen voor verschillende regio's, is dit veld belangrijk voor data-governance en context.

Het zorgt ervoor dat data uit verschillende bronnen kan worden onderscheiden, voorkomt foutieve aggregatie en maakt systeemspecifieke analyse mogelijk. Het is een verplicht attribuut voor het handhaven van datalinie en het waarborgen van de traceerbaarheid van de procesdata.

Biedt essentiële context voor herkomst van de data en -governance, vooral in landschappen met meerdere systemen, wat datatraceerbaarheid garandeert.

Dit is doorgaans de SAP Systeem-ID (SID), die kan worden opgehaald uit systeemvariabelen of configuratietabellen.

EndTime is de timestamp die vastlegt wanneer een activiteit is voltooid. Hoewel veel systeemgegenereerde gebeurtenissen ogenblikkelijk zijn (wat betekent dat StartTime gelijk is aan EndTime), kunnen menselijke taken zoals goedkeuringen een duidelijk begin en einde hebben. Deze timestamp markeert de voltooiing van dat werk.

Een aparte EndTime maakt een nauwkeurigere meting mogelijk van actieve verwerkingstijd versus inactieve wachttijd. Het wordt gebruikt in combinatie met StartTime om de ProcessingTime-metriek te berekenen. Dit detailniveau verbetert de analyse van brongebruik en efficiëntie voor handmatige taken.

Markeert de voltooiing van een activiteit, wat de berekening van actieve verwerkingstijd mogelijk maakt en een gedetailleerder beeld geeft van de taakduur.

Dit is afgeleid van workflowlogboeken die zowel de aanmaaktijd (StartTime) als de voltooiingstijd (EndTime) van een werkitem kunnen vastleggen.

Het Inkoopordernummer is de identificatie van het officiële inkoopdocument dat is aangemaakt uit een goedgekeurde aanvraag. Het aanmaken van een inkooporder is vaak de uiteindelijke, succesvolle uitkomst voor een aanvraag, wat betekent dat de aanvraag is omgezet in een formele bestelling bij een leverancier.

Dit attribuut is belangrijk voor het meten van de KPI Doorlooptijd van Aanvraag tot Inkooporder en de algemene conversieratio. Het koppelt het aanvraagproces aan het daaropvolgende inkoopproces, waardoor een breder, end-to-end beeld van de gehele Purchase-to-Pay cyclus mogelijk worden.

Koppelt de inkoopaanvraag aan het daaropvolgende inkoopdocument, wat de meting van de conversieratio van aanvraag naar PO en de doorlooptijd mogelijk maakt.

Gevonden in tabel EBAN, veld EBELN, zodra een PO is aangemaakt vanuit het aanvraagitem.

Het Is Geautomatiseerd attribuut is een booleaanse vlag die 'waar' is als een activiteit werd uitgevoerd door een systeem- of batchgebruiker, zoals 'WF-BATCH' voor workflowacties. Dit helpt bij het onderscheiden tussen handmatige en geautomatiseerde stappen in het proces.

Dit attribuut is belangrijk voor het meten van het automatiseringsniveau in het aanvraagproces en voor het berekenen van de KPI 'Geautomatiseerd Goedkeuringspercentage'. Door te filteren op geautomatiseerde of handmatige stappen, kunnen analysesten hun efficiëntie vergelijken en kansen voor verdere automatisering vinden om verwerkingstijden en handmatige inspanning te verminderen.

Onderscheidt menselijke en systeemgestuurde activiteiten, wat belangrijk is voor het meten van automatiseringspercentages en het vinden van kansen om handmatige taken te automatiseren.

Dit is een afgeleid attribuut, doorgaans gebaseerd op een regel die controleert of de Gebruikers-ID voor een gebeurtenis behoort tot een lijst van bekende systeem- of batchgebruikers.

Is Rework is een berekende booleaanse vlag die activiteiten identificeert die niet-waardetoevoegend of repetitief werk vertegenwoordigen. Een veelvoorkomend voorbeeld in dit proces is de activiteit 'Inkoopaanvraag Gewijzigd' die plaatsvindt nadat de inkoopaanvraag al is ingediend voor goedkeuring, waardoor het goedkeuringsproces opnieuw moet starten.

Dit attribuut is belangrijk voor het kwantificeren van de hoeveelheid rework in het proces en de impact ervan op de totale doorlooptijden. Het dashboard voor Inkoopaanvraagwijzigingen en Herwerkpercentages is afhankelijk van deze vlag om procesinefficiënties te belichten. Het verminderen van rework is vaak een primair doel van procesverbeteringsinitiatieven, aangezien dit direct vertaalt naar bespaarde tijd en moeite.

Markeert activiteiten die verspilde moeite of herhaling vertegenwoordigen, waardoor directe meting van rework en de impact ervan op procesefficiëntie mogelijk is.

Dit is een berekend attribuut. De logica zou doorgaans elke 'Requisition Amended'-activiteit die plaatsvindt na de eerste 'Requisition Submitted For Approval'-activiteit als rework markeren.

De Naam Goedkeuringsstap biedt een menselijk leesbare omschrijving van een specifieke fase in de goedkeuringsworkflow, zoals 'Manager Approval' of 'VP Finance Approval'. Dit is descriptiever dan een generieke 'Approval Step Completed'-activiteit.

Dit attribuut is belangrijk voor de Approval Step Cycle Time en Workflow Bottleneck Analysis dashboards. Het maakt een gedetailleerd inzicht in het goedkeuringsproces mogelijk, waardoor precies kan worden aangewezen welke goedkeuringsfasen de meest significante vertragingen veroorzaken en waar werk zich opstapelt. Dit detailniveau is noodzakelijk voor gerichte interventies om de goedkeuringsketen te optimaliseren.

Biedt gedetailleerde Informatie over goedkeuringsfasen, wat een precieze identificatie van knelpunten binnen de meerlaagse goedkeuringsworkflow mogelijk maakt.

Deze Informatie is afgeleid van de workflowtaakbeschrijving, die kan worden gevonden door het workflowlogboek te koppelen aan taakdefinitietabellen zoals T528T.

De Afwijzingsreden verklaart waarom een goedkeurder besloot een inkoopaanvraag af te wijzen. Redenen kunnen zijn: budgetoverschrijding, onjuiste Informatie, non-naleving van beleid, of duplicatie van een andere aanvraag. Deze Informatie biedt belangrijke context voor het begrijpen van procesfouten.

Het analyseren van afwijzingsredenen helpt bij het vinden van de grondoorzaken van procesinefficiënties en rework. Als bijvoorbeeld 'Incorrect Kosten Center' een veelvoorkomende reden is, duidt dit op een behoefte aan betere gebruikerstraining of systeemvalidatie. Dit attribuut is de sleutel tot het dashboard Requisitie Afwijzingsanalyse en is belangrijk voor gerichte procesverbetering.

Biedt de hoofdoorzaak voor procesfouten, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om rework te verminderen en het 'first-time-right'-percentage van inkoopaanvragen te verhogen.

Dit is vaak geen standaardveld. Het kan worden vastgelegd in workflowcontainerelementen, lange tekst gekoppeld aan de aanvraag, of aangepaste velden.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of -update uit het bronsysteem. Het is een belangrijk stuk metadata voor het begrijpen van hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers vertrouwen op deze timestamp om te weten of de procesdata de meest actuele operationele status weergeeft.

In elke procesanalyse is het kennen van de relevantie van de data belangrijk voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Dit attribuut helpt gebruikersverwachtingen te beheren en zorgt ervoor dat conclusies worden getrokken uit data die zo actueel is als vereist voor de specifieke analyse.

Geeft de relevantie van de data aan, wat belangrijk is voor het vertrouwen in de analyse en het nemen van tijdige bedrijfsbeslissingen.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces (Extractie, Transformatie en Laden van data).

Het Urgentieniveau geeft de prioriteit van het inkoopverzoek aan. Hoewel dit geen standaard toegewezen veld is, gebruiken sommige organisaties velden zoals het Verplichtenvolgnummer om deze Informatie vast te leggen. Dit stelt aanvragers in staat kritieke behoeften te markeren die mogelijk versnelde verwerking vereisen.

Het analyseren van de impact van urgentie is belangrijk voor het ewaarderen of het proces kritieke aanvragen effectief prioriteert. Het dashboard Urgentieniveau Impactanalyse gebruikt dit attribuut om cyclustijden en goedkeuringspercentages te vergelijken voor urgente versus standaard aanvragen, en helpt zo te bepalen of prioriteitsafhandeling werkt zoals bedoeld.

Maakt analyse mogelijk van hoe de procesprestaties verschillen voor aanvragen met hoge prioriteit, wat helpt te bevestigen of urgente items werkelijk versneld worden.

Er is geen standaard urgentieveld. Sommige bedrijven gebruiken hiervoor het Verplichtenvolgnummer (EBAN-BEDAR). Het kan ook een aangepast veld zijn.

Dit attribuut specificeert de valuta waarin het aanvraagbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY. Het biedt de benodigde context voor het attribuut Aanvraagbedrag, vooral in multinationale organisaties die met meerdere valuta's werken.

Voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage is het belangrijk om de valuta in overweging te nemen. Bij het aggregeren of vergelijken van aanvraagwaarden, moeten alle bedragen worden omgezet naar een gemeenschappelijke valuta om betekenisvolle resultaten te zorgen. Dit attribuut is een vereiste voor dergelijke conversies.

Biedt essentiële context voor het aanvraagbedrag, wat nauwkeurige financiële analyse en vergelijkingen in omgevingen met meerdere valuta mogelijk maakt.

Dit is te vinden in tabel EBAN, veld WAERS.

De Benodigde Datum, of Leveringsdatum in SAP, specificeert wanneer de goederen of diensten op het aanvraagregelitem nodig zijn. Deze datum wordt door de aanvrager ingesteld en dient als richtpunt voor het gehele inkoopproces.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI 'On-Time Aanvraagafhandelingspercentage'. Door de Benodigde Datum te vergelijken met de datum van definitieve goedkeuring of aanmaak van de inkooporder, kan de organisatie haar vermogen meten om aan interne serviceniveaus en bedrijfsbehoeften te voldoen. Het analyseren van aanvragen die deze datum missen, kan systemische vertragingen in het inkoopproces inzichtelijk maken.

Definieert de beoogde voltooiingsdatum voor een aanvraag, wat het meten van tijdige levering en naleving van interne serviceniveaus mogelijk maakt.

Dit is de Leveringsdatum, te vinden op itemniveau in tabel EBAN, veld LFDAT.