> Continue verbetering > Factuurverwerking > SAP S/4HANA

Verbeter je inkoopfactuurverwerking

Je stappenplan van 6 stappen om crediteuren (de crediteurenadministratie) in SAP S/4HANA te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter je inkoopfactuurverwerking
Factuurverwerking
SAP S/4HANA
Processen
Systemen
Maak een processelectie.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (10) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de verwerking van inkoopfacturen in SAP S/4HANA

Veel organisaties kampen met verborgen inefficiënties in hun factuurverwerking, met vertragingen en complianceproblemen tot gevolg. Ons platform wijst exact de knelpunten aan, van de eerste gegevensvastlegging tot en met de uiteindelijke betaalopdracht. Dat levert heldere inzichten op, zodat je kunt vereenvoudigen en topprestaties behaalt.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom de inkoopfactuurverwerking optimaliseren?

De verwerking van inkoopfacturen is een van de pijlers van je operatie. Het gaat niet alleen om rekeningen betalen; het is belangrijk voor een gezonde cashflow, sterke leveranciersrelaties en financiële compliance. In een complexe grote organisatie-omgeving zoals SAP S/4HANA groeit het de crediteurenadministratie-proces al snel uit tot een complex geheel van activiteiten over meerdere afdelingen, systemen en gebruikers. Zonder heldere zichtbaarheid sluimeren daar inefficiënties, met financiële gevolgen zoals boetes voor te late betaling, misgelopen vroegbetalingskortingen, onnodig rework en zelfs complianceproblemen.

Zonder optimalisatie lopen de kosten op, worden doorlooptijden langer, raken leveranciers gefrustreerd en neemt het frauderisico toe. Inzicht in de echte end‑to‑end route van een factuur binnen SAP S/4HANA is de eerste stap om deze uitdagingen om te zetten in concrete besparingen en operationele excellentie. Veel organisaties vinden het lastig om precies te duiden waar vertragingen of afwijkingen ontstaan in de factuurworkflow, waardoor gericht verbeteren met traditionele analysemethoden bijna onmogelijk is.

Hoe Process Mining je AP‑proces zichtbaar maakt

Process Mining biedt ongekende transparantie in de prestaties van je inkoopfactuurverwerking door gebeurtenisdata rechtstreeks uit je SAP S/4HANA-omgeving te gebruiken. In plaats van aannames of interviews reconstrueert Process Mining de volledige levenscyclus van elke factuur en bouwt zo een digitale tweeling van je operatie. Door tabellen zoals BKPF, BSEG, ACDOCA en andere te analyseren, wordt elke activiteit herkend, van "Factuur ontvangen" tot "Betaling afgeletterd", inclusief exacte tijdstempels en verantwoordelijke gebruikers.

Met deze krachtige analysemethode visualiseer je de werkelijke paden die facturen volgen, zie je alle procesvarianten en lokaliseer je de knelpunten. Je ziet hoe lang elke stap duurt (bijv. "Factuur gevalideerd" of "Factuur doorgestuurd ter goedkeuring"), welke teams of gebruikers vertraging veroorzaken en waar herstelwerk-loops of handmatige ingrepen vaak voorkomen. Dit feitelijke, datagedreven inzicht helpt je van giswerk naar gerichte ingrepen te gaan, gebaseerd op hoe processen in jouw S/4HANA-landschap écht verlopen.

Waar Process Mining verbeterpotentieel blootlegt

Door Process Mining toe te passen op je inkoopfactuurverwerking bekijk je concrete aangrijpingspunten voor verbetering:

  • Knelpunten vinden: Zie direct waar facturen onnodig blijven liggen. Gaat het om een specifieke goedkeuringsstap, vertraging in PO‑matching (3‑way match), of steeds terugkerende problemen bij het oplossen van verschillen? Zoom in op afdelingen, gebruikers of factuurtypen die vertraging veroorzaken en verkort zo de doorlooptijd.
  • Automatiseringskansen: Breng handmatige taken in kaart die je kunt automatiseren. Volgen veel facturen een eenvoudig, voorspelbaar pad? Dan zijn ze geschikt voor RPA of verder geautomatiseerde, systeemgedreven workflows in SAP S/4HANA.
  • Compliance en naleving van beleid: Detecteer afwijkingen van betalingstermijnen, interne goedkeuringshiërarchieën of regelgeving. Begrijp waarom sommige facturen te laat worden betaald (met boetes) of waarom bepaalde goedkeuringen de standaardprocedure omzeilen.
  • Werkkapitaal optimaliseren: Analyseer naleving van betalingstermijnen en gebruik kansen voor meer vroegbetalingskorting. Door de verwerking te vereenvoudigen zijn facturen op tijd gereed voor betaling, optimaliseer je de cashflow en voorkom je boetes wegens te late betaling.
  • Processtandaardisatie en best practices: Vergelijk processtromen tussen bedrijfsonderdelen of leverancierssegmenten. Identificeer de meest efficiënte varianten en gebruik die als blauwdruk om het AP‑proces organisatiebreed te standaardiseren en te verbeteren.

Verwachte resultaten: tastbare businesswaarde

De inzichten uit Process Mining vertalen zich naar concrete voordelen voor je inkoopfactuurverwerking:

  • Kortere doorlooptijd: Versnel de end‑to‑end verwerking van dagen of weken naar uren en verkort aantoonbaar de AP‑doorlooptijd.
  • Aanzienlijke kostenbesparing: Minder boetes, meer vroegbetalingskortingen, minder handwerk en minder rework, samen goed voor lagere operationele kosten.
  • Betere compliance en minder risico: Borg consistente naleving van betaalbeleid, goedkeuringsmatrices en regelgeving en verlaag financieel en reputapakketisico.
  • Sterkere leveranciersrelaties: Betaal voorspelbaar en op tijd, versterk je onderhandelingspositie en stabiliseer de supply chain.
  • Hogere productiviteit: Laat je AP‑team minder brandjes blussen en data overtypen, en meer tijd besteden aan strategische werkzaamheden.

Aan de slag met het optimaliseren van de crediteurenadministratie

Je inkoopfactuurverwerking in SAP S/4HANA verbeteren hoeft geen megaproject of data‑science‑traject te zijn. Met een dedicated Process Mining‑oplossing koppel je snel je S/4HANA‑data en bekijk je binnen enkele dagen, niet maanden, de eerste inzichten. Zo monitor je continu, meet je het effect van verbeteringen en borg je duurzame excellentie. Duik in je data en maak je crediteurenproces sneller, compliant en kostenefficiënt.

Factuurverwerking factuurcontrole Crediteurenteam betalingsverwerking 3-way match PO-matching leveranciersbetalingen financiële processen factuurautomatisering compliancemanagement AP-automatisering Factuurbeheer Procure to Pay

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Facturen blijven vaak lang hangen in goedkeuringswachtrijen, met te late betalingen en gespannen leveranciersrelaties tot gevolg. Dat raakt je cashflow en kan leiden tot gemiste vroegbetalingskortingen. ProcessMind analyseert de activiteiten van 'Factuur doorgestuurd voor goedkeuring' tot 'Factuur goedgekeurd' en wijst precies aan waar de vertraging optreedt, inclusief de specifieke goedkeurders of afdelingen die binnen de inkoopfactuurverwerking in SAP S/4HANA voor knelpunten zorgen.

De totale doorlooptijd van factuurontvangst tot en met de definitieve betaling is te lang. Dat kost onnodig capaciteit en jaagt de operationele kosten op. Door die langere cyclus kan het AP-team minder tijd aan strategische taken besteden en daalt de efficiëntie. ProcessMind geeft een volledig end-to-end overzicht van je inkoopfactuurverwerking en laat precies zien hoe lang elke stap duurt. Het markeert de activiteiten die het meest bijdragen aan lange doorlooptijden in SAP S/4HANA en wijst zo concrete verbeterpunten aan.

Verwerkingstraagheid zorgt ervoor dat je organisatie regelmatig geen gebruik maakt van vroegbetalingskortingen van leveranciers, en dat raakt direct de winstgevendheid. Dat gemiste voordeel is pure geldlekkage en is te voorkomen. ProcessMind identificeert facturen met relevante betalingsvoorwaarden en volgt ze tot en met de betaling in de factuurverwerking bij Crediteuren. Zo wordt duidelijk waar vertragingen ontstaan waardoor deze kortingen vervallen, en waar verbetering mogelijk is in SAP S/4HANA.

Fouten bij het vastleggen van factuurgegevens leiden vaak tot handmatige correcties en rework, met hogere verwerkingskosten en vertraging tot gevolg. Zulke fouten werken door in het systeem en leiden later in het proces tot afwijkingen. ProcessMind analyseert de frequentie en typen herstelwerk-loops na de activiteiten "Invoice Data Captured" en "Invoice Validated" binnen de inkoopfactuurverwerking. Het toont de meest voorkomende foutbronnen in SAP S/4HANA en laat zien waar automatisering of training rework kan verminderen.

Soms worden facturen buiten de afgesproken voorwaarden betaald of zonder de juiste goedkeuring. Dat levert compliancerisico’s en mogelijke financiële sancties op. Naleving van interne en externe regels is belangrijk voor financiële integriteit. ProcessMind monitort de activiteit "Payment Executed" ten opzichte van de attributen "Payment Terms" en "Invoice Due Date". Het markeert niet-conforme betalingen of processtappen in de inkoopfactuurverwerking, zodat je in SAP S/4HANA risico’s proactief kunt beperken.

Financeteams hebben vaak moeite om de exacte status van een factuur te achterhalen. Dat leidt tot handmatige navraag, tijdverlies en moeite om leveranciers tijdig te antwoorden. Dit gebrek aan transparantie belemmert effectief beheer. ProcessMind visualiseert het volledige proces van crediteurenfacturen, van "Invoice Received" tot "Payment Cleared". Het biedt realtime, transparant inzicht in elke stap die een factuur in SAP S/4HANA doorloopt, waardoor giswerk verdwijnt en de communicatie verbetert.

Een groot volume facturen vraagt om handmatige interventies om afwijkingen in prijs, hoeveelheid of ontbrekende Informatie op te lossen. Dat rework kost veel capaciteit van het AP‑team en verlengt de doorlooptijd. ProcessMind herkent patronen waarbij facturen vaak in de activiteit "Discrepancy Opgelost" belanden na "Purchase Order Matched" of "Goods Receipt Matched". Het legt de grondoorzaken van deze afwijkingen bloot in de de crediteurenadministratie‑factuurverwerking en vereenvoudigt zo de SAP S/4HANA‑werkzaamheden.

Verschillen tussen inkooporders, goederenontvangsten en facturen leiden tot blokkades en handmatige onderzoeken, waardoor de hele betaalcyclus vertraagt. Deze inefficiëntie veroorzaakt achterstanden en stelt de uiteindelijke afhandeling uit. ProcessMind analyseert de activiteiten 'Inkooporder afgestemd' en 'Goederenontvangst afgestemd' en laat zien waar verschillen tot afwijkingen of rework leiden. Het visualiseert de impact op de inkoopfactuurverwerking in SAP S/4HANA, zodat je gericht kunt herontwerpen.

Facturen processen zonder passende of met een ongeldige inkooporder zorgt voor veel administratieve last en vergroot het risico op ongeautoriseerde uitgaven. Dat leidt vaak tot 'maverick buying'. ProcessMind herkent vroeg in de inkoopfactuurverwerking facturen die de standaard PO-matching omzeilen of handmatig worden afgehandeld doordat het attribuut 'Purchase Order Number' ontbreekt. Zo handhaaf je PO-compliance in SAP S/4HANA.

Ondanks interne controles bestaat altijd het risico dat een factuur meerdere keren wordt betaald, met financiële schade en extra reconciliatiewerk als gevolg. Dubbele betalingen verspillen middelen en drukken op de cashflow. ProcessMind analyseert de attributen 'Factuurnummer' en 'Factuurbedrag' bij 'Payment Executed'-gebeurtenissen. Zo worden patronen en gevallen zichtbaar in de inkoopfactuurverwerking waar dezelfde factuur binnen SAP S/4HANA meermaals is betaald, zodat je verliezen voorkomt.

Facturen kunnen onnodige stappen of stappen zonder toegevoegde waarde doorlopen. Dat verlengt de doorlooptijd en kost middelen zonder dat het iets oplevert. Zulke extra stappen verhullen kansen om te vereenvoudigen. ProcessMind brengt het werkelijke procesverloop van de inkoopfactuurverwerking in kaart en maakt afwijkingen ten opzichte van het ideale pad zichtbaar. Het laat zien welke activiteiten vaak voorkomen maar in SAP S/4HANA geen waarde toevoegen, en waar je dus kunt vereenvoudigen.

Facturen worden niet altijd naar de juiste fiatteur gestuurd of volgen geen vaste goedkeuringshiërarchie. Dat zorgt voor verwarring, omrouteren en vertraging. Het gebrek aan standaardisatie maakt de audittrail onnodig complex. ProcessMind visualiseert de werkelijke goedkeuringspaden die facturen afleggen van "Invoice Routed for Approval" tot "Invoice Approved", op basis van de attributen "Approver" en "Kosten Center". Zo maakt het inconsistente routing binnen de inkoopfactuurverwerking in SAP S/4HANA zichtbaar, zodat standaardisatie mogelijk worden.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

De tijd verkorten waarin een factuur op goedkeuring wacht, heeft direct effect op leveranciersrelaties en cashflow. Snellere goedkeuring betekent op tijd processen en betalen, vaak met extra vroegbetalingskorting en beter werkkapitaal in de crediteurenverwerking. ProcessMind legt knelpunten in je SAP S/4HANA-goedkeuringsflows bloot en wijst de gebruikers of stappen aan die vertraging veroorzaken. Door de doorlooptijden per goedkeurder en per pad te analyseren, zie je waar je kunt versnellen. Richt je op 15–25% kortere goedkeuringstijd en een hogere AP-efficiëntie.

Lange verwerkingstijden van facturen zorgen voor hogere operationele kosten, mogelijke boetes voor te late betaling en gespannen relaties met leveranciers. Een kortere totale doorlooptijd van ontvangst tot betaling is belangrijk voor een efficiënte crediteurenafdeling. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van facturen in SAP S/4HANA in kaart en identificeert niet-waardetoevoegende stappen, rework en parallelle activiteiten die de verwerking verlengen. Door de werkelijke processtromen te visualiseren kun je redundantie schrappen en de volgorde van taken optimaliseren, met als doel een reductie van 20–30% in de gemiddelde factuurdoorlooptijd.

Vroegbetalingskortingen mislopen betekent direct verlies aan potentiële besparingen. Door deze kortingen actief te gebruiken, verbeter je winstgevendheid en cashflow; het is dan ook een belangrijke KPI voor Crediteuren. ProcessMind identificeert facturen die hun venster voor vroegbetalingskorting misten door verwerkingsvertragingen in SAP S/4HANA. Door verwerkingstijden te correleren met kortingsvoorwaarden achterhaal je de oorzaken en kun je processen aanpassen om 5–10% extra korting te verzilveren.

Handmatige gegevensinvoer is een veelvoorkomende bron van fouten in de inkoopfactuurverwerking. Dat leidt tot rework, betalingsvertragingen en afstemmingsproblemen. Het elimineren van deze fouten is belangrijk voor datanauwkeurigheid, operationele efficiëntie en lagere kosten. ProcessMind toont procesvarianten en rework die ontstaan door invoerfouten in SAP S/4HANA, laat zien waar de fouten ontstaan en welke gevolgen ze verderop in het proces hebben. Door deze punten te vinden kun je automatisering of strengere validapakketegels toepassen, met als doel 30–40% minder rework door invoerfouten.

Naleving van interne betalingsrichtlijnen en wet- en regelgeving is belangrijk voor financiële governance, risicobeheersing en auditgereedheid. Niet‑naleving kan leiden tot boetes, financiële afwijkingen en reputatieschade. ProcessMind vergelijkt automatisch de daadwerkelijke factuurverwerkingspaden in SAP S/4HANA met vastgestelde complianceregels en markeert afwijkingen. Het biedt helder zicht op niet‑conforme activiteiten of ongeautoriseerde stappen, zodat beleid kan worden afgedwongen en een complianceniveau van 95%+ over alle transacties haalbaar wordt.

Gebrek aan realtime inzicht in de status van een factuur veroorzaakt onzekerheid, leidt tot dubbele navraag en belemmert betrouwbare cashflowprognoses. Meer transparantie over de hele cyclus van inkoopfactuurverwerking is in het voordeel van interne stakeholders én leveranciers. ProcessMind geeft een interactieve kaart van het traject van elke factuur in SAP S/4HANA, met de huidige activiteit en de voorgaande stappen. Zo verdwijnen 'black box'-situaties, kunnen stakeholders de voortgang volgen en vragen snel beantwoorden, neemt de transparantie toe en daalt de afhandeltijd van vragen met 20%.

Herwerk door verschillen, zoals afwijkende aantallen of prijzen, jaagt de verwerkingskosten flink op en vertraagt betalingen. Het terugdringen van dit rework verhoogt direct de operationele efficiëntie en verbetert de prestaties van de crediteurenafdeling. ProcessMind wijst de specifieke activiteiten en condities aan die het vaakst tot afwijkingen en daaropvolgende herstelwerk-loops in SAP S/4HANA leiden. Door oorzaken als gebrekkige gegevensvastlegging of inconsistente matching te analyseren, kun je preventieve maatregelen invoeren en rework door afwijkingen met 25–35% terugdringen.

Een inefficiënt 3‑way matching‑proces (factuur, inkooporder, goederenontvangst) is een veelvoorkomende bottleneck die leidt tot handmatig werk en vertragingen. Door deze kritieke stap te optimaliseren worden betalingen nauwkeuriger en neemt de belasting voor het de crediteurenadministratie‑team af. ProcessMind visualiseert de stroom van 3‑way matching in SAP S/4HANA, laat zien waar matching mislukt, waarom dat gebeurt en wat de impact is op volgende stappen. Door procesvarianten te begrijpen, kun je meer matching‑scenario’s automatiseren en handmatige uitzonderingen met 20–30% terugdringen.

Facturen zonder geldige inkooporder (PO) verstoren de standaardafhandeling, vragen vaak om handmatig ingrijpen en vertragen de goedkeuring. Door het aantal 'PO-loze' facturen te verlagen, verhoog je de mate van automatisering en versterk je inkoopcontroles. ProcessMind brengt in je SAP S/4HANA-systeem de frequentie en impact van PO-loze facturen in beeld, inclusief hun specifieke procespaden en extra stappen. Door te analyseren waar deze facturen vandaan komen, kun je aan de bron PO-beleid afdwingen en mikken op 15–20% minder PO-loze facturen.

Dubbele factuurbetalingen leiden tot directe financiële verliezen, vragen tijdrovende reconciliatie en tasten het vertrouwen van leveranciers aan. Betrouwbare beheersmaatregelen om dit te voorkomen zijn topprioriteit voor financiële integriteit op Crediteuren. ProcessMind analyseert historische betalingsdata en identificeert gevallen waarin dubbele betalingen zijn gedaan binnen SAP S/4HANA, inclusief de procesafwijkingen die dit mogelijk maakten. Door veelvoorkomende scenario’s te visualiseren, kun je preventieve maatregelen invoeren en de controls aanscherpen, zodat dit risico vrijwel verdwijnt.

Het verbeterpad in 6 stappen voor inkoopfactuurverwerking

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Download het vooraf geconfigureerde Excel‑sjabloon voor data‑extractie, afgestemd op de crediteurenadministratie‑factuurverwerking in SAP S/4HANA.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Met het juiste template staat je data meteen goed gestructureerd voor de analyse. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten in de vervolgstappen.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar datasjabloon, perfect afgestemd op de vereisten voor AP‑factuurverwerking in SAP S/4HANA.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen inefficiënties in je crediteurenproces en verbeter je workflow

ProcessMind visualiseert je de crediteurenadministratie-proces in SAP S/4HANA en onthult belangrijke inzichten en exacte knelpunten. Zie waar vertraging ontstaat en hoe je de operatie vereenvoudigt voor optimale efficiëntie.
  • Visualiseer de end-to-end factuurflow in de crediteurenadministratie
  • Breng de knelpunten in de betalingscyclus precies in kaart
  • Breng compliancerisico’s en afwijkingen in kaart
  • AP-prestaties benchmarken tussen entiteiten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Bereik maximale efficiëntie en besparingen in de crediteurenadministratie

Deze resultaten laten zien welke operationele verbeteringen en kostenbesparingen mogelijk zijn wanneer je Process Mining toepast op de inkoopfactuurverwerking in SAP S/4HANA. Door de huidige situatie grondig te analyseren, kunnen organisaties inefficiënties opsporen, rework elimineren en betaalworkflows vereenvoudigen.

0 %
Snellere factuurgoedkeuring

Gem. verkorting van goedkeuringstijd

Vind en verwijder knelpunten in het goedkeuringsproces, zodat facturen sneller worden verwerkt en leveranciers tevredener zijn.
0 pp
Maximaliseer vroegbetalingskortingen

Hogere benutting van betalingskortingen

Optimaliseer betaalplanning en goedkeuringsworkflows zodat in aanmerking komende facturen op tijd worden betaald en waardevolle vroegbetalingskortingen worden veiliggesteld, goed voor de winstgevendheid.
0 %
Minder handmatig herstelwerk

Afname in afhandeltijd van afwijkingen

Achterhaal de hoofdoorzaken van factuurafwijkingen en invoerfouten, waardoor minder handmatig herstelwerk nodig is en kosten dalen.
0 pp
Verbeterde naleving van betalingsvoorwaarden

Verbetering van het percentage tijdige betalingen

Zorg dat een groter deel van de facturen vóór de vervaldatum wordt betaald, voorkom boetes voor te late betaling en versterk de relatie met leveranciers.
0 pp
Geoptimaliseerde 3-way matching

Toename in succesvolle matches

Verbeter de efficiëntie van het matchen van inkooporders, goederenontvangsten en facturen, zodat uitzonderingen en handmatige ingrepen drastisch afnemen.

Resultaten variëren afhankelijk van procescomplexiteit, datakwaliteit en organisatiecontext. De genoemde waarden zijn typische verbeteringen die we zien bij geslaagde Process Mining-trajecten voor de crediteurenadministratie.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke ID van een factuurdocument; dit is de primaire case-ID voor het crediteurenproces.

Het belang

Het identificeert de route van elke factuur eenduidig, waardoor je de volledige levenscyclus kunt volgen en prestaties per factuur kunt analyseren.

De naam van een specifiek gebeurtenis of een stap in de levenscyclus van de factuurverwerking.

Het belang

Het definieert de processtappen, zodat je het procesverloop kunt visualiseren en analyseren, knelpunten kunt vinden en herstelwerk-loops kunt detecteren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is belangrijk voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen en voor het berekenen van alle tijdsgebonden kengetallen, zoals doorlooptijden en andere tijdsmetingen, die de basis vormen voor process mining.

De user-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Koppelt activiteiten aan specifieke medewerkers en maakt analyse van prestaties, werkdruk en naleving van het functiescheidingsbeleid mogelijk.

De onderdeel waarvoor de factuur wordt verwerkt.

Het belang

Maakt het mogelijk procesprestaties tussen juridische entiteiten te vergelijken en zo regiogebonden of businessunit-specifieke problemen en best practices te herkennen.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Het belang

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk, helpt probleemleveranciers te vinden en strategische leveranciersrelaties effectief te beheren.

Het totale brutobedrag van de factuur in de oorspronkelijke documentvaluta.

Het belang

Geeft financiële context aan het proces, maakt analyses op basis van waarde mogelijk, helpt hoge factuurbedragen prioriteren en kwantificeert financiële impact.

De unieke ID van de inkooporder (PO) die aan de factuur is gekoppeld, indien van toepassing.

Het belang

Cruciaal om de efficiëntie van 3‑way matching te analyseren en de naleving van het inkoopbeleid te meten door facturen te vinden die zonder inkooporder (PO) zijn verwerkt.

De datum waarop de factuur aan de leverancier betaald moet zijn.

Het belang

Dit is de belangrijkste factor voor de analyse van tijdig betalen. Zo kun je de betaalprestaties meten en de impact op leveranciersrelaties en kosten of boetes bij te late betaling bepalen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een factuurdocument in SAP, handmatig of via een geautomatiseerde interface zoals OCR/VIM. Dit gebeurtenis wordt doorgaans afgeleid uit de aanmaakdatum en -tijd van de kop van het boekingsdocument.

Het belang

Als startpunt van het proces is deze activiteit belangrijk om de end-to-end doorlooptijd van facturen te berekenen en de doorvoer van het hele AP-proces te meten.

Het systeem heeft automatisch of handmatig een blokkade op de factuur gezet, waardoor betaling niet mogelijk is. Oorzaken zijn meestal prijs- of hoeveelheidsverschillen of ontbrekende goedkeuringen.

Het belang

Dit is een belangrijke indicator voor problemen en rework. Analyse van blokkaderedenen en -duur helpt de oorzaken van betalingsvertragingen en inefficiënties in het proces te vinden.

De factuur heeft alle vereiste goedkeuringen in het workflowsysteem gekregen. Dit is vaak de laatste stap voordat een factuur kan worden geboekt of gedeblokkeerd voor betaling.

Het belang

Deze mijlpaal markeert het einde van de goedkeuringscyclus. De doorlooptijd tussen doorsturen en goedkeuren is een belangrijke maatstaf voor efficiëntie.

De factuur is formeel in het grootboek vastgelegd en creëert daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt een geboekt document, of er wordt direct geboekt.

Het belang

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal. Het bevestigt de betalingsverplichting van het bedrijf en is vaak een voorwaarde om betaling in te plannen.

Er is een betaling op de factuur verricht. Dit wordt vastgelegd zodra de betaalrun is afgerond en er een betalingsdocument is aangemaakt en geboekt.

Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor cashflowanalyse en voor het meten van de KPI 'On-Time Payment Rate' door deze datum te vergelijken met de vervaldatum van de factuur.

Deze activiteit markeert de definitieve afsluiting van de factuur, waarbij betaling en factuur in het subgrootboek tegen elkaar worden afgeletterd. Dit geeft aan dat het proces is voltooid.

Het belang

Omdat dit het definitieve eindpunt van het proces is, is deze activiteit belangrijk voor een correcte end‑to‑end‑doorlooptijdberekening. Het bevestigt dat de verplichting is voldaan.

Het factuurdocument is teruggeboekt (gestorneerd), waardoor de financiële impact wordt geneutraliseerd. Dit is een alternatieve eindstatus van het proces, vaak door foutieve boekingen of geschillen met de leverancier.

Het belang

Het bijhouden van annuleringen helpt de oorzaken van procesfouten te achterhalen, zoals dubbele indieningen of onjuiste factuurgegevens. Dat wijst vaak op problemen hogerop in de keten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process Mining visualiseert je daadwerkelijke factuurverwerkingsflow en legt knelpunten, herstelwerk-lussen en afwijkingen van de standaard bloot. Met deze datagedreven inzichten versnel je goedkeuringen, gebruik je meer vroegbetalingskortingen en verhoog je de operationele efficiëntie. Probleemgebieden worden zichtbaar, waardoor compliance verbetert en handmatige fouten afnemen.

Je hebt vooral gebeurtenisloggegevens nodig die elke stap in de levenscyclus van een factuur vastleggen: activiteit, timestamp en case-ID (het factuurnummer). Relevante tabellen zijn doorgaans BKPF, BSEG, RBKP, RSEG en de wijzigingsdocumenten. Het doel is de exacte volgorde van gebeurtenissen per factuur te reconstrueren.

Je kunt tastbare verbeteringen verwachten: kortere factuurdoorlooptijden, meer benutting van vroegbetaalkortingen en minder handmatig rework. De eerste inzichten die de grootste knelpunten blootleggen, zijn vaak binnen enkele weken na gegevensextractie beschikbaar. Doorlopende optimalisatie levert in de maanden daarna substantiële resultaten op.

Process Mining brengt goedkeuringsknelpunten, inconsistente routeringspaden en terugkerende herstelwerk-cycli haarscherp in kaart. Het laat zien waar handmatige invoerfouten vaak voorkomen en signaleert facturen zonder geldige inkooporder of met onnodige verwerkingsstappen. Zo worden de echte oorzaken van vertraging en non-compliance zichtbaar.

Nee, process mining is een niet-invasieve analysetechniek. Er is alleen-leestoegang nodig tot historische transactiedata uit je SAP S/4HANA-systeem. Het werkt dus zonder impact op je liveproductieomgeving, gebruikersworkflows of systeemprestaties.

Je hebt een process mining-platform en veilige, alleen-lezen toegang tot je SAP S/4HANA-database nodig. Data-extractie kan meestal via standaard SAP-connectors (bijv. RFC), maatwerkrapporten of directe databasequeries. Aanpassingen aan je core SAP-systeem zijn niet nodig.

Zeker. Door event logs te analyseren identificeert process mining welke fiatteurs of afdelingen vertraging veroorzaken en op welke stappen facturen vastlopen. Die gedetailleerde zichtbaarheid maakt gerichte ingrepen mogelijk, zoals aanpassingen in de workflow of training, om goedkeuringen merkbaar te vereenvoudigen en te versnellen.

Process Mining spoort automatisch afwijkingen van je betalingsbeleid en interne controles op. Het markeert gevallen van niet-conforme betalingsvoorwaarden, ongeautoriseerde betalingsruns of mogelijke dubbele factuurbetalingen. Deze continue monitoring versterkt de governance en verlaagt financiële risico’s.

Process Mining voor de crediteurenadministratie maakt vooral gebruik van data uit de standaardmodules van SAP S/4HANA, zoals Financial Boekhouding (FI) en Materials Management (MM) voor factuurverificatie. Cruciaal is toegang tot transactiedata uit documentkoppen, regels en changelogs rondom factuurverwerking.

Voorkom betaalboetes: optimaliseer je inkoopfactuurverwerking vandaag

Verlaag de verwerkingskosten met 60% en elimineer dubbele betalingen eenvoudig.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten Aan de slag.