Verbeter je crediteurenfactuurverwerking

Waarom de crediteurenfactuurverwerking optimaliseren?

De verwerking van crediteurenfacturen is cruciaal, maar vaak complex en arbeidsintensief — zeker bij organisaties met grote transactievolumes in een ERP als Microsoft Dynamics 365. Inefficiënte AP‑processen zorgen voor onnodige kosten: misgelopen vroegbetalingskortingen, boetes en rente door te late betaling, plus hogere operationele kosten door handmatig ingrijpen en foutafhandeling. Naast die directe financiële impact zet een traag of foutgevoelig factuurproces de relatie met leveranciers onder druk, tast het je reputatie aan en vergroot het compliance‑risico’s. Inzicht in de echte end‑to‑end doorlooptijd, en in waar vertragingen ontstaan, is essentieel voor een gezonde financiële huishouding en operationele excellentie. Zonder goed zicht op de volledige levenscyclus — van ontvangst tot betaling — in Dynamics 365 is het lastig de onderliggende oorzaken van inefficiënties te vinden. Daardoor wordt het moeilijk om de crediteurenfactuurverwerking te verbeteren.

Hoe Process Mining je AP‑workflow ondersteunt

Process Mining biedt een krachtige, datagedreven manier om je crediteurenfactuurverwerking te ontrafelen. Door event logs rechtstreeks uit de Microsoft Dynamics 365 Finance GL‑module te halen — met entiteiten als GeneralJournal, LedgerEntry en FinancialDimension — reconstrueert het de werkelijke route van elke factuur. In plaats van aannames of handmatige observaties brengt Process Mining alle bestaande procesvarianten visueel in kaart, laat het afwijkingen van de standaard zien en maakt het duidelijk waar de inefficiëntie zit. Zo spoor je kritieke knelpunten op, zoals specifieke fiatteringsstappen die structureel vertragen of activiteiten met veel handmatig herstelwerk. Misschien blijkt dat facturen die een bepaald type inkooporder (PO)‑match vragen vaak blijven hangen, of dat sommige fiatteurs een aanzienlijk langere doorlooptijd van fiattering hebben. Deze analytische kracht is onmisbaar om de vraag hoe je de crediteurenfactuurverwerking verbetert te beantwoorden, met objectieve inzichten in wat er écht gebeurt. Je kunt inzoomen op individuele facturen: waarom is de ene in minuten verwerkt terwijl een andere er weken over doet? Zo krijg je actiegerichte inzichten om die verschillen aan te pakken.

Belangrijkste verbeterpunten voor AP in Dynamics 365

Met inzichten uit procesoptimalisatie via Process Mining kun je gericht verbeteringen doorvoeren binnen je Microsoft Dynamics 365‑omgeving. Veelvoorkomende verbeterpunten:

• Doorlooptijd van facturen verkorten: Breng stappen met de langste wachttijd in beeld — van initiële vastlegging en validatie tot specifieke fiatteringsstappen. Als je weet waar facturen vastlopen, kun je gericht ingrijpen om de doorlooptijd van de crediteurenfactuurverwerking te verkorten.
• Compliance en controle versterken: Bewaak naleving van betalingstermijnen, interne fiatteringshiërarchieën en wet‑ en regelgeving. Signaleer betalingen zonder juiste goedkeuring of structurele overschrijding van voorwaarden, die vaak leiden tot onnodige boetes of gemiste kortingen.
• Handmatig werk automatiseren: Ontdek repeterende handelingen die je in Dynamics 365 kunt automatiseren, zoals automatisch matchen van facturen met inkooporders (PO) en goederenontvangsten (GR), of slimme routering van fiatteringen op basis van specifieke criteria.
• Inzet van resources optimaliseren: Zie waar mensen en middelen overbelast of onderbenut zijn. Is een team of persoon steeds een knelpunt, dan is training, herverdeling van werk of vereenvoudiging van het proces waarschijnlijk nodig.
• Sterkere leveranciersrelaties: Tijdig en correct betalen verhoogt de tevredenheid van leveranciers. Door je AP‑proces te stroomlijnen, betaal je consequent op tijd en leg je de basis voor betrouwbare partnerships.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Door procesoptimalisatie op basis van Process Mining toe te passen op je crediteurenfactuurverwerking in Microsoft Dynamics 365, kun je rekenen op tastbare en meetbare resultaten:

• Aanzienlijke kostenbesparingen: Minimaliseer boetes en rente bij te late betaling, benut meer vroegbetalingskortingen en verlaag arbeidskosten voor handmatige verwerking, foutcorrectie en geschilafhandeling.
• Snellere factuurdoorlooptijden: Verkort de tijd van factuurontvangst tot definitieve betaling drastisch, wat de voorspelbaarheid van je cashflow en je wendbaarheid verbetert.
• Betere compliance en minder risico: Zorg voor consistente naleving van betaalbeleid, interne controles en regelgeving. Zo beperk je financiële én reputatierisico’s.
• Hogere operationele efficiëntie: Stroomlijn workflows, verminder rework en geef je AP‑team ruimte om zich op strategischer werk te richten in plaats van voortdurend brandjes te blussen.
• Verbeterde leveranciersrelaties: Bouw vertrouwen op met consequente, tijdige betalingen — goed voor samenwerking én je onderhandelingspositie.

Uiteindelijk resulteert dit in een robuuste, efficiënte en compliant financiële operatie, met directe impact op je resultaat en je strategische slagkracht.

Aan de slag met Process Mining voor AP

Je hebt geen Process Mining‑expertise nodig om je crediteurenfactuurverwerking te optimaliseren. Deze oplossing helpt je stap voor stap om je Microsoft Dynamics 365‑data te benutten, verspillingen zichtbaar te maken en echt verschil te maken. Met een gestructureerde aanpak ga je snel van data‑extractie naar actiegerichte inzichten en transformeer je je AP‑proces tot een lean, efficiënte en compliant operatie. Ontdek het onbenutte potentieel in je Dynamics 365‑data en start vandaag nog met je optimalisatietraject.