Mejore su Compras a Pagos - Requisición
Optimice Requisición de Compra en Dynamics 365 para Aprobaciones Más Rápidas
Los procesos de requisición a menudo sufren retrasos frustrantes en la aprobación y problemas de cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a identificar rápidamente dónde se producen estos cuellos de botella en los flujos de trabajo de creación y aprobación de requisiciones. Al identificar estas ineficiencias, puede implementar mejoras prácticas para impulsar la eficiencia y garantizar acciones de adquisición oportunas en toda su organización.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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Por qué optimizar su proceso de requisición de compras es fundamental
El proceso de Compras a Pagos - Requisición es el primer paso crucial en el ciclo de aprovisionamiento de su organización. Es el punto donde las necesidades de negocio se transforman en solicitudes formales de bienes y servicios. Un proceso de requisición eficiente, cumplimiento y transparente es fundamental para una gestión financiera eficaz y una agilidad operativa. Dentro de Microsoft Dynamics 365, gestionar estas requisiciones de manera eficiente puede ser un desafío debido a la complejidad de los workflows, las múltiples etapas de aprobación y el gran volumen de solicitudes.
Las ineficiencias en esta etapa pueden propagarse por todo el proceso de Compras a Pagos, generando impactos significativos en el negocio. Los retrasos en la aprobación de requisiciones se traducen en demoras para adquirir los recursos necesarios, lo que puede interrumpir proyectos, obstaculizar la producción o incluso afectar la satisfacción del cliente. Además, la falta de visibilidad puede resultar en gastos no conformes, oportunidades de ahorro de costos perdidas y una carga administrativa innecesaria. Comprender y mejorar su proceso de Compras a Pagos - Requisición se traduce directamente en operaciones más rápidas, costos reducidos y un control financiero más sólido.
Cómo Process Mining Transforma el Análisis de Requisiciones
Los métodos tradicionales de análisis del rendimiento de los procesos a menudo se basan en suposiciones o recopilación manual de datos, lo que proporciona una imagen incompleta. Process Mining ofrece un enfoque revolucionario al aprovechar los datos reales del registro de eventos de su sistema Microsoft Dynamics 365. En lugar de simplemente adivinar, usted obtiene una visión objetiva y basada en datos de cómo opera realmente su proceso de Compras a Pagos - Requisición.
Nuestra solución extrae las actividades y atributos clave relacionados con cada requisición de compra, desde su creación hasta su disposición final, proporcionando un mapa visual completo de cada recorrido. Esta inmersión profunda en sus datos de Dynamics 365 le permite identificar con precisión las variaciones en las rutas de aprobación, descubrir cuellos de botella ocultos que ralentizan el progreso y detectar bucles de retrabajo o cambios no autorizados que podrían estar ocurriendo sin ser notados. Al mostrar el flujo del mundo real, Process Mining le permite ir más allá de la evidencia anecdótica y señalar los momentos exactos y las razones de los retrasos, rechazos o desviaciones de sus procedimientos operativos estándar.
Áreas clave para mejorar su workflow de requisiciones
Process Mining revela información práctica en varias dimensiones críticas de su proceso de Compras a Pagos - Requisición:
- Reducción del tiempo del ciclo de aprobación: Identifique las etapas y los individuos exactos que causan retrasos en la cadena de aprobación. Detecte las requisiciones que pasan un tiempo excesivo esperando aprobación, ya sea debido a
workflowsmultinivel complejos o a aprobadores específicos. Esta comprensión permite intervenciones dirigidas a optimizar su proceso de aprobación. - Garantía de
cumplimiento: Detecte automáticamente los casos en los que las requisiciones se desvían de las políticas de compra establecidas, como omitir pasos de aprobación requeridos, exceder los límites de gasto sin la autorización adecuada o la entrada dedatosincorrecta. Asegure que todas las requisiciones cumplan con los controles internos y los requisitos regulatorios de su organización dentro de Microsoft Dynamics 365. - Optimización de la creación de requisiciones: Comprenda por qué algunas requisiciones requieren múltiples modificaciones o son rechazadas con frecuencia al principio del proceso. Esta información ayuda a identificar brechas de capacitación, aclarar las pautas de envío o simplificar los campos del formulario para reducir errores y retrabajos desde el inicio del ciclo P2P.
- Optimización de la asignación de recursos: Al visualizar el flujo, puede ver dónde se están utilizando los recursos humanos de manera ineficiente, ya sea a través de intervenciones manuales innecesarias, tareas repetitivas o seguimientos constantes. La optimización de estas áreas libera tiempo valioso para tareas estratégicas.
Logrando resultados y beneficios medibles
Al aplicar los conocimientos obtenidos de Process Mining a su proceso de Compras a Pagos - Requisición, puede lograr mejoras significativas y medibles:
- Reducción del tiempo del ciclo de Requisición a Pedido de Compra: Acelere el proceso de aprovisionamiento general, lo que lleva a una adquisición más rápida de bienes y servicios.
- Menores costos operativos: Minimice la sobrecarga administrativa, reduzca el retrabajo y elimine las ineficiencias que agotan los recursos, lo que conduce a ahorros de costos directos.
- Mayores tasas de
cumplimiento: Asegure proactivamente que todas las requisiciones cumplan con las políticas de la empresa y los requisitos regulatorios, reduciendo los riesgos de auditoría y mejorando la gobernanza. - Mejora de la satisfacción de los interesados: Aprobaciones más rápidas y un proceso más transparente conducen a una mayor satisfacción tanto para los solicitantes como para los aprobadores y los equipos de compras.
- Mejores decisiones estratégicas: Obtenga conocimientos fiables y basados en
datosque respalden la toma de decisiones informadas para el diseño de procesos futuros e inversiones tecnológicas dentro de Microsoft Dynamics 365.
Inicie hoy su camino hacia la optimización de requisiciones
Deje de adivinar las causas fundamentales de los retrasos en las requisiciones y los problemas de cumplimiento. Nuestro enfoque de Process Mining le brinda la claridad y la inteligencia práctica que necesita para transformar su proceso de Compras a Pagos - Requisición dentro de Microsoft Dynamics 365. Dé el primer paso hacia una operación de aprovisionamiento más eficiente, cumplimiento y rentable aprovechando el poder de los datos. Desbloquee valor oculto e impulse la mejora continua en toda su organización.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para el Proceso de Requisición de Compra a Pago
Descargar el `Template` de `datos`
Qué hacer
Acceda y descargue la plantilla de extracción de datos de Excel preconfigurada, diseñada específicamente para los procesos de Compras a Pagos - Requisición en Microsoft Dynamics 365.
Por qué es importante
Esto asegura que recopile todos los puntos de datos necesarios con la estructura correcta de Microsoft Dynamics 365, agilizando la configuración de su análisis.
Resultado esperado
Una plantilla de datos estructurada lista para guiar su extracción de datos de Microsoft Dynamics 365.
LO QUE OBTIENE
Descubra Cuellos de Botella en Requisiciones de Dynamics 365
- Visualice el flujo real del proceso de requisición
- Identificar retrasos en la aprobación y `cuellos de botella`
- Identificar brechas de `cumplimiento` en las requisiciones
- Acelerar los tiempos de ciclo de Compras a Pagos
RESULTADOS TÍPICOS
Transformando la Eficiencia de la Requisición de Compra
Estos resultados destacan las mejoras significativas que las organizaciones suelen lograr al aprovechar Process Mining para analizar y optimizar sus flujos de trabajo de Requisición de Compra a Pago dentro de Microsoft Dynamics 365. Al identificar y eliminar los cuellos de botella, las empresas pueden agilizar su ciclo de requisición a pedido.
Reducción promedio en el tiempo de aprobación
Optimice su proceso de aprobación de requisiciones identificando y eliminando cuellos de botella, lo que lleva a aprobaciones más rápidas y una iniciación más ágil de las actividades de compra.
Aumento en las requisiciones aprobadas inicialmente
Mejorar la calidad de las presentaciones iniciales de requisiciones comprendiendo las razones comunes de rechazo, reduciendo el retrabajo tanto para los solicitantes como para los aprobadores. Esto impulsa la eficiencia y la satisfacción del empleado.
Reducción de Rutas No Estándar
Asegure que las requisiciones sigan las políticas de compra establecidas y los workflows estándar. Process Mining descubre desviaciones, lo que permite una capacitación dirigida y mejoras en el control.
Reducción del Tiempo de Requisición a Orden de Compra
Acorte la ruta crítica desde una requisición aprobada hasta una orden de compra generada. Esto garantiza una adquisición más rápida, apoyando la entrega oportuna de bienes y servicios.
Disminución en las tasas de modificación
Minimice el número de veces que las requisiciones son modificadas o rechazadas, lo que reduce significativamente el esfuerzo manual, ahorra tiempo y disminuye los costos operativos asociados con el retrabajo.
Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y los esfuerzos de implementación específicos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones del proceso de Requisición de Compra a Pago.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
Process Mining analiza sus datos de ID de Requisición de Compra de Dynamics 365 para visualizar el flujo real de su proceso de requisición. Identifica cuellos de botella, pasos no conformes y retrabajo, como ciclos de aprobación prolongados o modificaciones frecuentes. Esto le permite comprender las causas fundamentales y dirigirse a áreas específicas para obtener ganancias de eficiencia y reducción de costos.
Para analizar eficazmente el proceso de Requisición de Compra a Pago, necesitamos principalmente registros de eventos relacionados con el ID de Requisición de Compra. Los datos clave incluyen ID de evento, nombre de actividad, marca de tiempo y el usuario o sistema responsable. Esto nos permite reconstruir la secuencia precisa de pasos para cada requisición.
La extracción de datos puede realizarse típicamente utilizando herramientas de informes estándar, consultas personalizadas o acceso directo a la base de datos dentro de su entorno de Dynamics 365. Nos centramos en tablas que contienen la creación de requisiciones, cambios de estado, eventos de aprobación y la conversión a pedidos de compra. Nuestros expertos pueden guiar a su equipo de TI a través de este proceso para asegurar la integridad de los datos.
Puede esperar una reducción significativa en los tiempos del ciclo de aprobación de requisiciones y un aumento en las tasas de aprobación a la primera. Process Mining ayuda a estandarizar los flujos de proceso, acelerar la conversión de requisiciones a OC y mejorar el cumplimiento de la política de compras. Estas mejoras conducen a una mayor eficiencia operativa y ahorro de costos.
La fase inicial de extracción y configuración de datos suele tardar unas pocas semanas, dependiendo de la disponibilidad de datos y la configuración de su sistema. El análisis en sí puede proporcionar información útil en cuestión de días una vez que los datos se cargan y modelan. El monitoreo continuo puede luego ofrecer oportunidades de optimización constantes.
Sí, Process Mining sobresale en la identificación de cuellos de botella específicos en la aprobación al visualizar el tiempo real dedicado a cada paso de aprobación y las rutas que toman las requisiciones. Puede destacar dónde las requisiciones se retrasan o redirigen con frecuencia, como en pasos de aprobación o con individuos específicos. Esta información permite intervenciones dirigidas para optimizar sus ciclos de aprobación.
Process Mining es beneficioso para organizaciones de todos los tamaños que manejan procesos repetibles y ricos en datos, como Compras a Pagos - Requisición. Mientras que las grandes empresas pueden tener procesos más complejos, incluso las organizaciones más pequeñas pueden obtener eficiencias y ahorros de costos significativos optimizando sus operaciones centrales. La clave es tener suficientes datos de eventos para analizar.
El requisito técnico principal es el acceso a sus registros de eventos de Dynamics 365 para el ID de Requisición de Compra, normalmente en un formato estructurado como CSV o tablas SQL. Más allá de los datos, necesitará una herramienta de Process Mining, que puede ser en la nube o local, y capacidades básicas de integración de datos. Normalmente no se requiere codificación compleja.
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