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Améliorez votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d'achat dans Dynamics 365.
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Améliorez votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat
Défis (11) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser les demandes d'achat dans Dynamics 365 pour des approbations plus rapides

Les processus de demande d'achat peuvent souvent être entravés par des délais d'approbation frustrants et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier rapidement les goulots d'étranglement dans les workflows de création et d'approbation des demandes. En ciblant ces inefficacités, vous pouvez mettre en œuvre des améliorations concrètes pour accroître l'efficacité et garantir des actions d'approvisionnement rapides au sein de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de votre processus de demande d'achat est essentielle

Le processus Demande d'achat du cycle Achat-Comptes fournisseurs est la première étape cruciale du cycle d'approvisionnement de votre organisation. C'est là que les besoins de l'entreprise se transforment en demandes formelles de biens et de services. Un processus de demande efficace, conforme et transparent est fondamental pour une gestion financière performante et une agilité opérationnelle. Au sein de Microsoft Dynamics 365, la gestion efficace de ces demandes peut parfois être difficile en raison de workflows complexes, de multiples étapes d'approbation et du volume important de requêtes.

Les inefficacités à ce stade peuvent se répercuter sur l'ensemble du processus Achat-Comptes fournisseurs, entraînant des impacts commerciaux significatifs. Les retards dans l'approbation des demandes signifient des retards dans l'acquisition des ressources nécessaires, ce qui peut perturber les projets, entraver la production ou même avoir un impact sur la satisfaction client. De plus, un manque de visibilité peut entraîner des dépenses non conformes, des opportunités d'économies manquées et des frais administratifs inutiles. Comprendre et améliorer votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat se traduit directement par des opérations plus rapides, des coûts réduits et un contrôle financier renforcé.

Comment le Process Mining transforme l'analyse des demandes d'achat

Les méthodes traditionnelles d'analyse des performances des processus reposent souvent sur des hypothèses ou une collecte manuelle de données, offrant une image incomplète. Le process mining offre une approche révolutionnaire en exploitant les données réelles des journaux d'événements de votre système Microsoft Dynamics 365. Au lieu de simplement deviner, vous obtenez une vision objective et basée sur les données du fonctionnement réel de votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat.

Notre solution extrait les activités et attributs clés liés à chaque demande d'achat, de sa création à sa disposition finale, offrant une cartographie visuelle complète de chaque parcours. Cette exploration approfondie de vos données Dynamics 365 vous permet d'identifier précisément les variations dans les chemins d'approbation, de découvrir les goulots d'étranglement cachés qui ralentissent la progression et de détecter les boucles de retravail ou les modifications non autorisées qui pourraient passer inaperçues. En montrant le flux réel, le process mining vous permet d'aller au-delà des preuves anecdotiques et de cibler les moments précis et les raisons des retards, des rejets ou des écarts par rapport à vos procédures opérationnelles standard.

Domaines clés d'amélioration de votre workflow de demande d'achat

Le process mining révèle des insights exploitables sur plusieurs dimensions critiques de votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat :

  • Réduction du temps de cycle d'approbation : Ciblez les étapes et les individus exacts qui causent des retards dans la chaîne d'approbation. Identifiez les demandes qui passent un temps excessif en attente d'approbation, que ce soit en raison de workflows complexes à plusieurs niveaux ou d'approbateurs spécifiques. Cette compréhension permet des interventions ciblées pour rationaliser votre processus d'approbation.
  • Assurance de la conformité : Détectez automatiquement les cas où les demandes d'achat s'écartent des politiques d'achat établies, tels que le contournement des étapes d'approbation requises, le dépassement des limites de dépenses sans autorisation appropriée ou la saisie de données incorrecte. Assurez-vous que toutes les demandes respectent les contrôles internes et les exigences réglementaires de votre organisation au sein de Microsoft Dynamics 365.
  • Rationalisation de la création de demandes d'achat : Comprenez pourquoi certaines demandes nécessitent de multiples modifications ou sont fréquemment rejetées en début de processus. Cet insight aide à identifier les lacunes en matière de formation, à clarifier les directives de soumission ou à simplifier les champs de formulaire pour réduire les erreurs et le retravail au tout début du cycle P2P.
  • Optimisation de l'allocation des ressources : En visualisant le flux, vous pouvez voir où les ressources humaines sont utilisées de manière inefficace, que ce soit par des interventions manuelles inutiles, des tâches répétitives ou des suivis constants. L'optimisation de ces domaines libère un temps précieux pour des tâches stratégiques.

Obtenir des résultats et des avantages mesurables

En appliquant les insights tirés du process mining à votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat, vous pouvez réaliser des améliorations significatives et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle Demande-Bon de commande : Accélérez le processus d'approvisionnement global, ce qui conduit à une acquisition plus rapide de biens et de services.
  • Réduction des coûts opérationnels : Minimisez les frais administratifs, réduisez le retravail et éliminez les inefficacités qui épuisent les ressources, ce qui entraîne des économies de coûts directes.
  • Amélioration des taux de conformité : Assurez-vous de manière proactive que toutes les demandes respectent les politiques de l'entreprise et les exigences réglementaires, réduisant les risques d'audit et améliorant la gouvernance.
  • Amélioration de la satisfaction des parties prenantes : Des approbations plus rapides et un processus plus transparent conduisent à une plus grande satisfaction pour les demandeurs, les approbateurs et les équipes d'approvisionnement.
  • Meilleures décisions stratégiques : Obtenez des insights fiables et basés sur les données qui soutiennent la prise de décision éclairée pour la conception future des processus et les investissements technologiques au sein de Microsoft Dynamics 365.

Commencez dès aujourd'hui votre parcours d'optimisation des demandes d'achat

Arrêtez de deviner les causes profondes des retards de demande et des problèmes de conformité. Notre approche de process mining fournit la clarté et l'intelligence exploitable dont vous avez besoin pour transformer votre processus Achat-Comptes fournisseurs - Demande d'achat au sein de Microsoft Dynamics 365. Faites le premier pas vers une opération d'approvisionnement plus efficace, conforme et rentable en tirant parti de la puissance des données. Débloquez la valeur cachée et favorisez l'amélioration continue à l'échelle de votre organisation.

Achats au paiement – Demande d'achat Demande P2P Approbation de la demande d'achat Efficacité des achats Conformité aux politiques d'achat Gestion de la chaîne d'approvisionnement Service des achats Cycle de vie de la demande d'achat

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les demandes d'achat se retrouvent souvent bloquées dans les files d'attente d'approbation, entraînant des délais non respectés et des temps de livraison accrus pour les biens et services. Cela a un impact négatif sur l'efficacité opérationnelle, pouvant nuire aux relations avec les fournisseurs et retarder des activités commerciales critiques. ProcessMind identifie les étapes d'approbation spécifiques ou les approbateurs individuels créant des goulots d'étranglement dans votre processus de demande d'achat (Purchase to Pay, Requisition), montrant où rationaliser les workflows et accélérer la satisfaction des demandes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes sont modifiées plusieurs fois après la soumission initiale, indiquant des erreurs initiales, des informations manquantes ou des exigences changeantes. Ce retravail itératif consomme un temps et des ressources précieux, prolongeant le cycle d'approvisionnement et augmentant les frais administratifs. ProcessMind cartographie les boucles de modification et identifie les causes courantes au sein du processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, aidant à optimiser les champs de formulaire et les conditions d'approbation pour une plus grande précision dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d'achat peuvent contourner les étapes d'approbation requises ou suivre des chemins non standards, entraînant des risques de conformité, des dépenses non autorisées et des lacunes d'audit. Cela compromet les contrôles internes, expose l'organisation à des risques financiers et rend difficile le respect des politiques. ProcessMind visualise tous les parcours réels des demandes par rapport aux politiques définies dans votre processus de demande d'achat (Purchase to Pay, Requisition), en mettant en évidence les écarts et les approbations non conformes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes subissent des interventions manuelles inutiles ou des saisies de données répétées, empêchant le traitement direct et introduisant des erreurs potentielles. Cela entraîne des inefficacités significatives, une augmentation des coûts opérationnels et détourne un temps précieux des tâches stratégiques. ProcessMind analyse les activités pour identifier les opportunités d'automatisation au sein du processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, réduisant les points de contact manuels et accélérant l'initiation dans Microsoft Dynamics 365.

Un nombre significatif de demandes sont rejetées à diverses étapes d'approbation, obligeant les demandeurs à redémarrer ou à soumettre à nouveau leurs requêtes. Cela cause de la frustration pour toutes les parties, retarde l'approvisionnement des articles nécessaires et gaspille les efforts des demandeurs et des approbateurs. ProcessMind identifie les raisons et les étapes des rejets fréquents dans le processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, permettant des formations ciblées ou des ajustements de politique dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes approuvées subissent souvent des retards importants avant qu'un bon de commande correspondant ne soit créé, impactant les délais de livraison et les engagements des fournisseurs. Ce goulot d'étranglement peut entraîner des ruptures de stock, des opportunités manquées et, à terme, affecter la continuité opérationnelle. ProcessMind mesure le temps entre l'approbation de la demande et la création du bon de commande dans votre processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, découvrant les causes profondes de ces retards critiques dans Microsoft Dynamics 365.

Certaines étapes d'approbation ou approbateurs individuels créent constamment des goulots d'étranglement, entraînant des temps d'attente disproportionnés pour les demandes. Cela ralentit l'ensemble du cycle d'approvisionnement, cause de la frustration chez les parties prenantes et impacte l'efficacité globale de la fonction achats. ProcessMind visualise les chemins de workflow d'approbation et identifie les étapes ou individus spécifiques responsables des retards dans le processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, permettant des interventions ciblées dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes sont retirées après avoir été soumises ou partiellement approuvées, indiquant des changements dans les besoins de l'entreprise, des demandes initiales incorrectes ou des retards excessifs. Cela représente un gaspillage d'efforts et une allocation inefficace des ressources au sein de l'équipe d'approvisionnement, car des ressources ont été dépensées pour des demandes qui n'ont finalement pas abouti. ProcessMind analyse les schémas menant aux retraits de demandes dans le processus Achat-Comptes fournisseurs, Demande d'achat, aidant à comprendre les problèmes sous-jacents et à améliorer la qualité de la demande initiale dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d'achat suivent souvent de nombreux chemins non documentés et inefficaces, s'écartant considérablement du flux de processus standard établi. Ce manque de standardisation entraîne une imprévisibilité, des risques de conformité accrus et une complexité opérationnelle renforcée, rendant difficile la gestion des performances. ProcessMind découvre toutes les variantes réelles du processus au sein du processus de demande d'achat (Purchase to Pay, Requisition), exposant les écarts par rapport au chemin idéal et identifiant les domaines à standardiser dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandeurs marquent fréquemment les demandes comme "urgentes" même lorsque cela n'est pas réellement justifié, contournant les files d'attente standards et saturant les canaux prioritaires. Cela dilue le véritable sens de l'urgence, crée des inefficacités pour les requêtes urgentes légitimes et peut entraîner une rupture de la priorisation établie. ProcessMind corrèle les niveaux d'urgence avec les temps de traitement réels et identifie les schémas d'utilisation abusive dans votre processus de demande d'achat (Purchase to Pay, Requisition) au sein de Microsoft Dynamics 365.

Le processus de demande d'achat implique souvent des allers-retours importants, tels que des demandes d'informations supplémentaires ou des amendements répétés, entre les demandeurs et les approbateurs. Cela prolonge les délais, génère de la frustration pour toutes les parties impliquées et réduit considérablement la satisfaction globale des utilisateurs vis-à-vis du processus d'achat. ProcessMind identifie les étapes et les attributs à l'origine des cycles itératifs dans le processus de demande d'achat (Purchase to Pay, Requisition), contribuant à améliorer l'expérience globale du demandeur dans Microsoft Dynamics 365.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à raccourcir le temps nécessaire aux demandes d'achat pour passer de la soumission à l'approbation finale. Y parvenir réduit considérablement les délais d'approvisionnement, garantissant que les biens et services nécessaires sont acquis plus rapidement, ce qui impacte directement les calendriers de projet et la continuité opérationnelle au sein de Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse le flux d'approbation des demandes de bout en bout, identifiant les activités, les utilisateurs ou les départements spécifiques qui causent des retards. En visualisant les variations et en identifiant les goulots d'étranglement, ProcessMind aide à optimiser les workflows d'approbation, réduisant potentiellement les temps d'approbation de 20 à 40 % en identifiant les opportunités de rationaliser les étapes ou de réaffecter les ressources.

L'objectif est d'augmenter le pourcentage de demandes d'achat approuvées sans nécessiter d'amendements ni de nouvelles soumissions. Un taux d'approbation en première passe plus élevé minimise le retravail, réduit la charge administrative et prévient les retards dans le processus Purchase to Pay, conduisant à des opérations d'approvisionnement plus efficaces dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind identifie les raisons courantes des rejets et des amendements en analysant les journaux d'événements (event logs). Il met en évidence les modèles dans les données de demande d'achat, tels que des services spécifiques ou des catégories d'articles, qui conduisent fréquemment à la non-conformité ou à des soumissions incomplètes, permettant une formation ciblée et des ajustements de processus pour augmenter les approbations en première passe.

Cet objectif vise à réduire le nombre de chemins non officiels ou déviants qu'une demande d'achat emprunte, garantissant un processus cohérent et efficace pour toutes les demandes. Des processus standardisés améliorent la prévisibilité, réduisent les erreurs et renforcent la conformité tout au long du cycle de vie du processus Purchase to Pay - Requisition dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind découvre automatiquement toutes les variations réelles du processus, les comparant à des modèles idéaux. Il visualise la fréquence et l'impact de chaque déviation, aidant à identifier les causes profondes des comportements non standards. Cette information (insight) permet aux organisations d'appliquer les meilleures pratiques et de concevoir des workflows de demande d'achat plus robustes et standardisés.

Cet objectif vise à réduire le décalage entre l'approbation finale d'une demande et la création du bon de commande correspondant. Accélérer ce transfert critique minimise les retards dans les achats réels, assure la satisfaction rapide des besoins commerciaux et optimise l'efficacité globale du processus Purchase to Pay dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind cartographie le parcours complet de la demande approuvée à la création du bon de commande, identifiant les files d'attente, les transferts manuels ou les conditions spécifiques qui causent des retards. En soulignant ces goulots d'étranglement de transition, ProcessMind fournit des informations exploitables (actionable insights) pour rationaliser le transfert, réduisant potentiellement les temps de conversion jusqu'à 30 %.

L'objectif est de garantir que toutes les demandes d'achat respectent strictement les politiques d'achat établies par l'entreprise et les exigences réglementaires. Une conformité accrue atténue les risques financiers, prévient les dépenses non autorisées et renforce les contrôles internes au sein du processus Purchase to Pay - Requisition dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind surveille chaque étape du cycle de vie de la demande par rapport à des règles et politiques prédéfinies, détectant automatiquement les chemins ou activités non conformes. Il identifie les cas spécifiques où les approbations contournent les étapes requises ou où les données sont incomplètes, fournissant des preuves claires pour les audits et permettant une application proactive des normes de conformité.

Cet objectif vise à réduire la fréquence des modifications apportées aux demandes d'achat après leur soumission initiale. Moins d'amendements signifient moins de retravail, des temps de traitement plus rapides et une plus grande efficacité, ce qui permet finalement d'économiser du temps et des ressources pour le service des achats utilisant Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind met en évidence les points spécifiques du processus et les raisons sous-jacentes qui déclenchent les amendements, tels qu'une saisie de données initiale incorrecte ou des exigences peu claires. En analysant ces modèles, ProcessMind aide à identifier les opportunités d'améliorer la qualité des données en amont, la conception des formulaires ou la formation, réduisant ainsi les taux d'amendement en se concentrant sur les causes profondes.

L'objectif est d'identifier et d'éliminer les interventions manuelles superflues dans le processus de demande d'achat, en les remplaçant par des workflows automatisés. L'automatisation des tâches répétitives réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et libère le personnel pour des activités à plus forte valeur ajoutée au sein du module Finance GL de Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind représente visuellement tous les points de contact et activités manuels au sein du processus Purchase to Pay - Requisition. Il quantifie le temps et les ressources consommés par ces étapes manuelles, en identifiant les principaux candidats à l'automatisation. ProcessMind aide également à mesurer l'impact des initiatives d'automatisation, validant les gains d'efficacité.

Cet objectif vise à identifier et à résoudre les étapes d'approbation spécifiques ou les individus qui causent constamment des retards dans le workflow des demandes d'achat. L'élimination de ces goulots d'étranglement ciblés assure un processus d'approbation plus fluide et plus rapide, empêchant les demandes de stagner aux points critiques dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind fournit des informations détaillées sur la durée de chaque activité et les temps d'attente entre les étapes, identifiant les goulots d'étranglement exacts dans le chemin du workflow d'approbation. Il peut mettre en évidence les étapes d'approbation spécifiques ou les approbateurs qui retardent fréquemment les demandes, permettant aux organisations de mettre en œuvre des solutions ciblées comme le rééquilibrage de la charge de travail ou une formation supplémentaire.

Cet objectif est de s'assurer que les niveaux d'urgence attribués aux demandes d'achat sont utilisés de manière appropriée et efficace, évitant ainsi leur utilisation abusive pour des accélérations injustifiées. Une utilisation correcte des niveaux d'urgence rationalise les approvisionnements critiques tout en maintenant un traitement équitable pour toutes les demandes dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse la corrélation entre les niveaux d'urgence attribués et les temps de traitement réels, révélant les cas où une urgence élevée est appliquée sans traitement accéléré correspondant, ou où des articles de faible urgence sont traités rapidement. Il aide à identifier les modèles d'utilisation abusive et fournit des informations basées sur les données (data-driven insights) pour affiner les politiques et garantir que les niveaux d'urgence reflètent véritablement le besoin commercial.

Cet objectif vise à réduire le nombre de demandes d'achat qui sont retirées après soumission. Un taux de retrait plus faible indique une évaluation initiale des besoins plus précise et un processus plus efficace, évitant le gaspillage d'efforts et de ressources dans les premières étapes de l'approvisionnement dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind retrace les chemins des demandes retirées, identifiant les activités ou les retards qui précèdent le plus souvent un retrait. En comprenant ces événements précédents, les organisations peuvent s'attaquer aux causes profondes, telles que des cycles d'approbation longs ou des changements dans la portée du projet, afin de réduire le taux de demandes retirées.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

1

Télécharger le modèle de données
2

Exportez vos `données` P2P
3

Téléchargez vos données de demande d'achat
4

Analysez votre processus P2P
5

Mettre en œuvre les optimisations P2P
6

Suivez votre progression P2P
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Que faire

Accédez et téléchargez le modèle d'extraction de données Excel préconfiguré conçu spécifiquement pour les processus de demande d'achat du cycle Achat-Comptes fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Cela garantit que vous collectez tous les points de données nécessaires avec la structure correcte de Microsoft Dynamics 365, rationalisant ainsi votre configuration d'analyse.

Résultat attendu

Un modèle de données structuré prêt à guider votre extraction de données de Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Détectez les goulots d'étranglement des demandes dans Dynamics 365

ProcessMind révèle le véritable parcours de vos demandes d'achat, vous montrant exactement où les retards se produisent et où les approbations stagnent. Obtenez des insights visuels clairs sur chaque étape, de la création à la finalisation.
  • Visualiser le flux réel du processus de demande d'achat
  • Identifier les retards d'approbation et les goulots d'étranglement
  • Identifier les lacunes de conformité dans les demandes d'achat
  • Accélérer les temps de cycle Achat-Comptes fournisseurs
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Transformer l'efficacité des demandes d'achat

Ces résultats mettent en évidence les améliorations significatives que les organisations réalisent généralement en tirant parti du Process Mining pour analyser et optimiser leurs workflows Purchase to Pay - Requisition au sein de Microsoft Dynamics 365. En identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, les entreprises peuvent rationaliser leur cycle de la demande d'achat à la commande.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez votre processus d'approbation des demandes d'achat en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, ce qui conduit à des approbations plus rapides et à un démarrage accéléré des activités d'achat.
0 %
Taux d'approbation au premier passage plus élevés

Augmentation des demandes approuvées initialement

Améliorez la qualité des soumissions de demandes initiales en comprenant les raisons courantes de rejet, réduisant le retravail pour les demandeurs et les approbateurs. Cela augmente l'efficacité et la satisfaction des employés.
0 %
Conformité du processus améliorée

Réduction des parcours non standards

Assurez-vous que les demandes d'achat respectent les politiques d'achat établies et les workflows standard. Le process mining révèle les écarts, permettant des formations ciblées et des améliorations des contrôles.
0 days
Conversion de bons de commande accélérée

Réduction du délai entre la demande d'achat et le bon de commande

Raccourcissez le chemin critique entre une demande d'achat approuvée et un bon de commande généré. Cela garantit un approvisionnement plus rapide, soutenant la livraison ponctuelle des biens et services.
0 %
Réduction du retravail des demandes

Diminution des taux de modification

Minimiser le nombre de fois où les demandes sont modifiées ou rejetées, ce qui réduit considérablement l'effort manuel, fait gagner du temps et diminue les coûts opérationnels liés au retravail.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des efforts de mise en œuvre spécifiques. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations du processus Purchase to Pay - Requisition.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une demande d'achat, servant d'identifiant principal du cas.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour regrouper tous les événements liés en une seule instance de processus, permettant une analyse complète, de bout en bout, du cycle de vie de chaque demande.

Le nom de l'événement ou de l'étape métier spécifique qui s'est produit dans le processus de demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Cet attribut définit les étapes de la carte de processus, permettant de visualiser, d'analyser et de comprendre le workflow de demande d'achat.

L'horodatage précis du moment où une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Il fournit l'ordre chronologique des événements, ce qui est nécessaire pour calculer les durées de processus, identifier les goulots d'étranglement et analyser les performances au fil du temps.

L'identifiant ou le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse du comportement, de la charge de travail et des performances spécifiques à l'utilisateur, ce qui est essentiel pour la gestion des ressources et l'identification des opportunités de formation.

Le service du demandeur ou le centre de coûts associé à la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il permet de filtrer et de comparer les performances des processus entre différentes unités commerciales, révélant des modèles, des goulots d'étranglement ou des inefficacités spécifiques à chaque service.

Le statut actuel ou final de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il fournit un résultat clair pour chaque dossier, permettant l'analyse des taux d'approbation, de rejet et de retrait, qui sont des indicateurs de performance clés.

La valeur monétaire totale de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il ajoute une dimension financière à l'analyse, permettant la priorisation des dossiers à forte valeur et la compréhension de l'impact de la valeur monétaire sur le comportement du processus.

Une classification de l'urgence de la demande, telle que 'Élevée', 'Moyenne' ou 'Faible'.

Pourquoi c'est important

Il aide à évaluer si les paramètres de priorité accélèrent efficacement les demandes critiques et découvre une éventuelle utilisation abusive de la classification d'urgence.

Le nom ou l'étape d'une étape d'approbation spécifique dans le workflow.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse granulaire du workflow d'approbation, rendant possible l'identification des étapes spécifiques qui créent des goulots d'étranglement.

Le temps actif passé à travailler sur une tâche spécifique.

Pourquoi c'est important

Il mesure la durée de travail active des activités, aidant à distinguer le temps à valeur ajoutée du temps d'attente pour une analyse précise des goulots d'étranglement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque la création initiale de l'enregistrement de la demande d'achat à l'état de brouillon. Il est capturé en identifiant l'horodatage (timestamp) de création de l'en-tête de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

En tant que début du processus, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle global de la demande et analyser les volumes de traitement quotidiens des demandes.

L'utilisateur soumet la demande d'achat complétée, ce qui lance le workflow d'approbation formel. Il s'agit d'une action explicite enregistrée par le moteur de workflow du système.

Pourquoi c'est important

Cette activité est une étape critique qui marque le début du cycle d'approbation. Elle constitue le point de départ pour mesurer le "temps de cycle d'approbation des demandes" et le "taux d'approbation en première passe".

Un approbateur termine sa tâche assignée, approuvant la demande pour son étape du processus. Cela déplace la demande à l'étape suivante ou à l'approbation finale.

Pourquoi c'est important

Mesure le temps de traitement pour chaque étape d'approbation et aide à cibler les parties efficaces du workflow. C'est un composant clé de l'analyse des variantes.

La demande d'achat a franchi avec succès toutes les étapes d'approbation requises dans le workflow. Cette activité est capturée lorsque l'instance du workflow se termine avec un statut final approuvé.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon majeur, marquant la fin du cycle d'approbation et le début de la phase d'approvisionnement. C'est l'événement de fin pour l'ICP (KPI) "Temps de cycle d'approbation des demandes".

La demande d'achat a été rejetée pendant le workflow d'approbation et ne sera pas traitée davantage. Cela représente un état d'échec terminal pour la demande.

Pourquoi c'est important

Cet événement de fin est essentiel pour analyser les taux de rejet globaux et comprendre l'impact financier ou opérationnel des requêtes échouées.

Une ligne de demande d'achat approuvée est convertie en une ligne de bon de commande, signalant le transfert à l'équipe d'approvisionnement. Ceci est capturé en liant la ligne de demande à une ligne de bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon critique reliant la demande d'achat au processus d'approvisionnement en aval. Il est essentiel pour mesurer l'ICP (KPI) "Délai de conversion de la demande en bon de commande".

L'intégralité de la demande d'achat est considérée comme complète, ce qui signifie que toutes ses lignes ont été traitées en bons de commande ou annulées. Il s'agit d'un état final et réussi.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque l'achèvement réussi du cycle de vie de la demande d'achat. C'est le point final pour mesurer la durée totale du processus de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse les données de votre ID de demande d'achat de Dynamics 365 pour visualiser le flux réel de votre processus de demande. Il identifie les goulots d'étranglement, les étapes non conformes et le retravail, tels que des cycles d'approbation longs ou des modifications fréquentes. Cela vous permet de comprendre les causes profondes et de cibler des domaines spécifiques pour des gains d'efficacité et une réduction des coûts.

Pour analyser efficacement le processus de demande d'achat (Purchase to Pay Requisition), nous avons principalement besoin des journaux d'événements (event logs) liés à l'ID de demande d'achat (Purchase Requisition ID). Les données clés incluent l'ID d'événement, le nom de l'activité, l'horodatage (timestamp) et l'utilisateur ou le système responsable. Cela nous permet de reconstituer la séquence précise des étapes pour chaque demande.

L'extraction de données peut généralement être effectuée à l'aide d'outils de reporting standard, de requêtes personnalisées ou d'un accès direct à la base de données au sein de votre environnement Dynamics 365. Nous nous concentrons sur les tables contenant la création de demandes, les changements de statut, les événements d'approbation et la conversion en bons de commande. Nos experts peuvent guider votre équipe IT à travers ce processus pour assurer l'intégrité des données.

Vous pouvez vous attendre à une réduction significative des temps de cycle d'approbation des demandes d'achat et à une augmentation des taux d'approbation en première passe. Le Process Mining aide à standardiser les flux de processus, à accélérer la conversion de la demande d'achat en bon de commande et à améliorer la conformité aux politiques d'achat. Ces améliorations conduisent à une plus grande efficacité opérationnelle et à des économies de coûts.

La phase initiale d'extraction et de configuration des données prend généralement quelques semaines, selon la disponibilité des données et la configuration de votre système. L'analyse elle-même peut fournir des informations exploitables en quelques jours une fois les données chargées et modélisées. Un suivi continu peut ensuite offrir des opportunités d'optimisation continues.

Oui, le Process Mining excelle à identifier les goulots d'étranglement spécifiques dans les approbations en visualisant le temps réel passé à chaque étape d'approbation et les chemins que prennent les demandes d'achat. Il peut mettre en évidence les points où les demandes sont fréquemment retardées ou réacheminées, tels que des étapes d'approbation ou des individus spécifiques. Cette information (insight) permet des interventions ciblées pour rationaliser vos cycles d'approbation.

Le process mining est bénéfique pour les organisations de toutes tailles qui gèrent des processus répétables et riches en données comme la Demande d'achat du cycle Achat-Comptes fournisseurs. Alors que les grandes entreprises peuvent avoir des processus plus complexes, même les petites organisations peuvent réaliser des gains d'efficacité et des économies significatifs en optimisant leurs opérations principales. La clé est de disposer de suffisamment de données d'événements à analyser.

L'exigence technique principale est l'accès à vos journaux d'événements (event logs) Dynamics 365 pour l'ID de demande d'achat (Purchase Requisition ID), généralement dans un format structuré comme CSV ou des tables SQL. Au-delà des données, vous aurez besoin d'un outil de Process Mining, qui peut être basé sur le cloud ou sur site, et de capacités d'intégration de données de base. Aucun codage complexe n'est généralement requis.

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