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Optimieren Sie Ihren Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von Bestellanforderungen in Dynamics 365.
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Optimieren Sie Ihren Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess
Herausforderungen (11) Ziele (10) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Bestellanforderungen in Dynamics 365 für schnellere Genehmigungen optimieren

Bestellanforderungsprozesse leiden oft unter frustrierenden Genehmigungsverzögerungen und Compliance-Problemen. Unsere Plattform hilft Ihnen, schnell zu erkennen, wo diese Engpässe bei der Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen auftreten. Indem Sie diese Ineffizienzen identifizieren, können Sie praktische Verbesserungen umsetzen, um die Effizienz zu steigern und termingerechte Beschaffungsvorgänge in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses entscheidend ist

Der Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess ist der entscheidende erste Schritt im Beschaffungszyklus Ihres Unternehmens. Hier werden geschäftliche Anforderungen in formelle Anfragen für Waren und Dienstleistungen umgewandelt. Ein effizienter, konformer und transparenter Bestellanforderungsprozess ist grundlegend für ein effektives Finanzmanagement und operative Agilität. Innerhalb von Microsoft Dynamics 365 kann die effiziente Verwaltung dieser Bestellanforderungen aufgrund komplexer Workflows, mehrerer Genehmigungsstufen und des schieren Volumens der Anfragen manchmal eine Herausforderung darstellen.

Ineffizienzen in dieser Phase können sich durch den gesamten Purchase to Pay Prozess ziehen und zu erheblichen geschäftlichen Auswirkungen führen. Verzögerungen bei der Bestellanforderungsgenehmigung bedeuten Verzögerungen bei der Beschaffung notwendiger Ressourcen, was Projekte stören, die Produktion behindern oder sogar die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen kann. Darüber hinaus kann mangelnde Transparenz zu nicht konformen Ausgaben, verpassten Kosteneinsparmöglichkeiten und unnötigem Verwaltungsaufwand führen. Das Verständnis und die Verbesserung Ihres Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozesses führt direkt zu schnelleren Abläufen, reduzierten Kosten und einer stärkeren Finanzkontrolle.

Wie Process Mining die Bestellanalyse transformiert

Traditionelle Methoden zur Analyse der Prozessperformance basieren oft auf Annahmen oder manueller Datenerfassung und liefern ein unvollständiges Bild. Process Mining bietet einen revolutionären Ansatz, indem es tatsächliche Event Log-Daten aus Ihrem Microsoft Dynamics 365 System nutzt. Anstatt nur zu raten, erhalten Sie eine objektive, datengestützte Sicht darauf, wie Ihr Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess wirklich funktioniert.

Unsere Lösung extrahiert Schlüsselaktivitäten und Attribute im Zusammenhang mit jeder Bestellanforderung, von ihrer Erstellung bis zu ihrer endgültigen Abwicklung, und bietet eine umfassende visuelle Karte jeder Reise. Dieser tiefe Einblick in Ihre Dynamics 365-Daten ermöglicht es Ihnen, Abweichungen in Genehmigungspfaden präzise zu identifizieren, versteckte Engpässe aufzudecken, die den Fortschritt verlangsamen, und Überarbeitungs-Loops oder unautorisierte Änderungen zu erkennen, die unbemerkt bleiben könnten. Durch die Darstellung des realen Ablaufs ermöglicht Process Mining Sie, über anekdotische Beweise hinauszugehen und die genauen Momente und Gründe für Verzögerungen, Ablehnungen oder Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen zu identifizieren.

Schlüsselbereiche zur Verbesserung Ihres Bestellanforderungs-Workflows

Process Mining enthüllt umsetzbare Erkenntnisse über mehrere kritische Dimensionen Ihres Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozesses:

  • Reduzierung der Genehmigungszykluszeit: Identifizieren Sie die genauen Phasen und Personen, die Verzögerungen in der Genehmigungskette verursachen. Erkennen Sie Bestellanforderungen, die übermäßig viel Zeit auf die Genehmigung warten, sei es aufgrund komplexer mehrstufiger Workflows oder spezifischer Genehmiger. Dieses Verständnis ermöglicht gezielte Interventionen zur Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses.
  • Sicherstellung der Compliance: Erkennen Sie automatisch Fälle, in denen Bestellanforderungen von etablierten Einkaufsrichtlinien abweichen, wie z.B. das Umgehen erforderlicher Genehmigungsschritte, das Überschreiten von Ausgabenlimits ohne ordnungsgemäße Autorisierung oder falsche Dateneingabe. Stellen Sie sicher, dass alle Bestellanforderungen den internen Kontrollen und regulatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens innerhalb von Microsoft Dynamics 365 entsprechen.
  • Optimierung der Bestellanforderungserstellung: Verstehen Sie, warum einige Bestellanforderungen mehrere Änderungen erfordern oder frühzeitig im Prozess häufig abgelehnt werden. Diese Erkenntnis hilft, Schulungslücken zu identifizieren, Einreichungsrichtlinien zu klären oder Formularfelder zu vereinfachen, um Fehler und Nacharbeit zu Beginn des P2P-Zyklus zu reduzieren.
  • Optimierung der Ressourcenzuweisung: Durch die Visualisierung des Ablaufs können Sie erkennen, wo menschliche Ressourcen ineffizient eingesetzt werden, sei es durch unnötige manuelle Eingriffe, sich wiederholende Aufgaben oder ständige Nachfragen. Die Optimierung dieser Bereiche setzt wertvolle Zeit für strategische Aufgaben frei.

Messbare Ergebnisse und Vorteile realisieren

Durch die Anwendung der aus Process Mining gewonnenen Erkenntnisse auf Ihren Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess können Sie erhebliche, messbare Verbesserungen erzielen:

  • Reduzierte Zykluszeit von Bestellanforderung zu Bestellung: Beschleunigen Sie den gesamten Beschaffungsprozess, was zu einer schnelleren Beschaffung von Waren und Dienstleistungen führt.
  • Geringere Betriebskosten: Minimieren Sie den Verwaltungsaufwand, reduzieren Sie Nacharbeit und eliminieren Sie Ineffizienzen, die Ressourcen binden, was zu direkten Kosteneinsparungen führt.
  • Erhöhte Compliance-Raten: Stellen Sie proaktiv sicher, dass alle Bestellanforderungen den Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen, wodurch Auditrisiken reduziert und die Governance verbessert wird.
  • Verbesserte Stakeholder-Zufriedenheit: Schnellere Genehmigungen und ein transparenterer Prozess führen zu einer höheren Zufriedenheit bei Anforderern, Genehmigern und Beschaffungsteams gleichermaßen.
  • Bessere strategische Entscheidungen: Gewinnen Sie zuverlässige, datengestützte Erkenntnisse, die fundierte Entscheidungen für zukünftiges Prozessdesign und Technologieinvestitionen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 unterstützen.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Bestellanforderungsoptimierung noch heute

Hören Sie auf, über die Ursachen von Bestellanforderungsverzögerungen und Compliance-Problemen zu spekulieren. Unser Process Mining-Ansatz bietet die Klarheit und umsetzbare Intelligenz, die Sie benötigen, um Ihren Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365 zu transformieren. Machen Sie den ersten Schritt zu einem effizienteren, konformeren und kostengünstigeren Beschaffungsbetrieb, indem Sie die Leistungsfähigkeit von Daten nutzen. Erschließen Sie verborgene Werte und fördern Sie die kontinuierliche Verbesserung in Ihrer gesamten Organisation.

Purchase to Pay - Bestellanforderung P2P-Bestellanforderung Bestellanforderungsgenehmigung Beschaffungseffizienz Einhaltung der Einkaufsrichtlinien Supply Chain Management Einkaufsabteilung Lebenszyklus der Bestellanforderung

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Bestellanforderungen bleiben oft in Genehmigungswarteschlangen stecken, was zu verpassten Fristen und längeren Lieferzeiten für Waren und Dienstleistungen führt. Dies beeinträchtigt die operative Effizienz negativ, kann Lieferantenbeziehungen schaden und kritische Geschäftsaktivitäten verzögern. ProcessMind identifiziert spezifische Genehmigungsschritte oder einzelne Genehmigende, die Engpässe in Ihrem Procure-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen verursachen, und zeigt auf, wo Workflows gestrafft und die Bearbeitung von Anfragen in Microsoft Dynamics 365 beschleunigt werden können.

Viele Bestellanforderungen werden nach der ersten Einreichung mehrfach geändert, was auf anfängliche Fehler, fehlende Informationen oder sich ändernde Anforderungen hindeutet. Diese iterative Nacharbeit verbraucht wertvolle Zeit und Ressourcen, verlängert den Beschaffungszyklus und erhöht den Verwaltungsaufwand. ProcessMind kartiert Änderungs-Loops und identifiziert häufige Ursachen innerhalb des Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozesses, was hilft, Formularfelder und Genehmigungsbedingungen für eine höhere Genauigkeit in Microsoft Dynamics 365 zu optimieren.

Bestellanforderungen können erforderliche Genehmigungsschritte umgehen oder nicht-standardisierte Pfade nehmen, was zu Compliance-Risiken, unautorisierten Ausgaben und Mängeln bei Audits führt. Dies untergräbt interne Kontrollen, setzt das Unternehmen finanziellen Risiken aus und erschwert die Einhaltung von Richtlinien. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Bestellanforderungspfade im Vergleich zu den definierten Richtlinien in Ihrem Procure-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen, wobei Abweichungen und nicht-konforme Genehmigungen in Microsoft Dynamics 365 hervorgehoben werden.

Viele Bestellanforderungen durchlaufen unnötige manuelle Eingriffe oder wiederholte Dateneingaben, was eine Straight-Through-Verarbeitung verhindert und potenzielle Fehler einführt. Dies führt zu erheblichen Ineffizienzen, erhöhten Betriebskosten und entzieht wertvolle Zeit strategischen Aufgaben. ProcessMind analysiert Aktivitäten, um Automatisierungsmöglichkeiten innerhalb des Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozesses zu identifizieren, manuelle Berührungspunkte zu reduzieren und die Initiierung in Microsoft Dynamics 365 zu beschleunigen.

Eine erhebliche Anzahl von Bestellanforderungen wird in verschiedenen Genehmigungsstufen abgelehnt, was Anforderer zwingt, ihre Anträge neu zu starten oder erneut einzureichen. Dies führt zu Frustration bei allen Beteiligten, verzögert die Beschaffung notwendiger Artikel und verschwendet den Aufwand von Anforderern und Genehmigern. ProcessMind identifiziert die Gründe und Phasen häufiger Ablehnungen im Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess und ermöglicht gezielte Schulungen oder Richtlinienanpassungen in Microsoft Dynamics 365.

Genehmigte Bestellanforderungen erfahren oft erhebliche Verzögerungen, bevor eine entsprechende Bestellung erstellt wird, was Lieferpläne und Lieferantenverpflichtungen beeinträchtigt. Dieser Engpass kann zu Lagerengpässen, verpassten Gelegenheiten und letztendlich die operative Kontinuität beeinträchtigen. ProcessMind misst die Zeit zwischen der Bestellanforderungsgenehmigung und der Bestellerstellung in Ihrem Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess und deckt die Ursachen dieser kritischen Verzögerungen in Microsoft Dynamics 365 auf.

Bestimmte Genehmigungsschritte oder einzelne Genehmiger verursachen konsistent Engpässe, die zu unverhältnismäßig langen Wartezeiten für Bestellanforderungen führen. Dies verlangsamt den gesamten Beschaffungszyklus, führt zu Frustration bei den Stakeholdern und beeinträchtigt die Gesamteffizienz der Einkaufsfunktion. ProcessMind visualisiert Genehmigungs-Workflow-Pfade und identifiziert spezifische Schritte oder Personen, die für Verzögerungen im Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess verantwortlich sind, was gezielte Interventionen in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht.

Viele Bestellanforderungen werden nach ihrer Einreichung oder teilweisen Genehmigung zurückgezogen, was auf Änderungen der geschäftlichen Anforderungen, fehlerhafte initiale Anfragen oder übermäßige Verzögerungen hindeutet. Dies stellt einen vergeblichen Aufwand und eine ineffiziente Ressourcenzuweisung innerhalb des Beschaffungsteams dar, da Ressourcen für Anfragen aufgewendet wurden, die letztendlich nicht fortgesetzt wurden. ProcessMind analysiert Muster, die zu Bestellanforderungsrückzügen im Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozess führen, und hilft dabei, zugrunde liegende Probleme zu verstehen und die Qualität der initialen Anfragen in Microsoft Dynamics 365 zu verbessern.

Bestellanforderungen folgen oft zahlreichen undokumentierten und ineffizienten Pfaden, die erheblich vom etablierten Standardprozessfluss abweichen. Dieser Mangel an Standardisierung führt zu Unvorhersehbarkeit, erhöhten Compliance-Risiken und einer gesteigerten operativen Komplexität, was die Leistungsverwaltung erschwert. ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb des Procure-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen, deckt Abweichungen vom idealen Pfad auf und identifiziert Bereiche für die Standardisierung in Microsoft Dynamics 365.

Anfordernde kennzeichnen Bestellanforderungen oft als „dringend“, selbst wenn dies nicht wirklich gerechtfertigt ist. Dadurch werden Standardwarteschlangen umgangen und vorrangige Kanäle überlastet. Dies verwässert die wahre Bedeutung von Dringlichkeit, schafft Ineffizienzen bei tatsächlich dringenden Anfragen und kann zu einer Aufhebung etablierter Priorisierungen führen. ProcessMind korreliert Dringlichkeitsstufen mit den tatsächlichen Bearbeitungszeiten und identifiziert Muster des Missbrauchs in Ihrem Procure-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen innerhalb von Microsoft Dynamics 365.

Der Bestellanforderungsprozess beinhaltet oft eine umfangreiche Hin- und Her-Kommunikation, wie z.B. Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder wiederholte Änderungen, zwischen Anfordernden und Genehmigenden. Dies verlängert Durchlaufzeiten, führt zu Frustration bei allen Beteiligten und reduziert die allgemeine Benutzerzufriedenheit mit dem Einkaufsprozess erheblich. ProcessMind identifiziert Schritte und Attribute, die iterative Zyklen im Procure-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen verursachen, und trägt so zur Verbesserung des gesamten Anfordernden-Erlebnisses in Microsoft Dynamics 365 bei.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeit zu verkürzen, die Bestellanforderungen von der Einreichung bis zur finalen Genehmigung benötigen. Dies reduziert die Beschaffungsdurchlaufzeiten erheblich und stellt sicher, dass notwendige Waren und Dienstleistungen schneller beschafft werden, was sich direkt auf Projektzeitpläne und die operative Kontinuität innerhalb von Microsoft Dynamics 365 auswirkt.
ProcessMind analysiert den End-to-End-Genehmigungsfluss von Bestellanforderungen und identifiziert spezifische Aktivitäten, Benutzer oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung von Variationen und die Identifizierung von Engpässen hilft ProcessMind, Genehmigungs-Workflows zu optimieren und die Genehmigungszeiten potenziell um 20-40 % zu senken, indem Möglichkeiten zur Straffung von Schritten oder zur Umverteilung von Ressourcen identifiziert werden.

Ziel ist es, den Prozentsatz der Bestellanforderungen zu erhöhen, die ohne Änderungen oder erneute Einreichungen genehmigt werden. Eine höhere Erstantrags-Genehmigungsrate minimiert Nacharbeit, reduziert den administrativen Aufwand und verhindert Verzögerungen im Procure-to-Pay-Prozess, was zu effizienteren Beschaffungsvorgängen in Microsoft Dynamics 365 führt.
ProcessMind identifiziert die häufigsten Gründe für Ablehnungen und Änderungen durch die Analyse von Event Logs. Es hebt Muster in den Bestellanforderungsdaten hervor, wie z.B. spezifische Abteilungen oder Artikelkategorien, die häufig zu Non-Compliance oder unvollständigen Einreichungen führen, was gezielte Schulungen und Prozessanpassungen ermöglicht, um Erstantrags-Genehmigungen zu steigern.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung der Anzahl inoffizieller oder abweichender Pfade, die eine Bestellanforderung nimmt, um einen konsistenten und effizienten Prozess für alle Bestellanforderungen zu gewährleisten. Standardisierte Prozesse verbessern die Vorhersehbarkeit, reduzieren Fehler und erhöhen die Compliance über den gesamten Procure-to-Pay – Bestellanforderungs-Lebenszyklus in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvariationen und vergleicht sie mit idealen Modellen. Es visualisiert die Häufigkeit und Auswirkung jeder Abweichung und hilft, die Grundursachen für nicht-standardisiertes Verhalten zu identifizieren. Diese Erkenntnis ermöglicht es Organisationen, Best Practices durchzusetzen und robustere, standardisierte Bestellanforderungs-Workflows zu entwerfen.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeitverzögerung zwischen der finalen Genehmigung einer Bestellanforderung und der Erstellung der entsprechenden Bestellung zu reduzieren. Die Beschleunigung dieser kritischen Übergabe minimiert Verzögerungen im tatsächlichen Einkauf, gewährleistet die termingerechte Erfüllung der Geschäftsanforderungen und optimiert die Gesamteffizienz des Procure-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind bildet den vollständigen Weg von der genehmigten Bestellanforderung bis zur PO-Erstellung ab und identifiziert alle Warteschlangen, manuellen Übertragungen oder spezifischen Bedingungen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Hervorhebung dieser Übergangs-Engpässe liefert ProcessMind umsetzbare Erkenntnisse zur Optimierung der Übergabe, wodurch die Konversionszeiten potenziell um bis zu 30 % reduziert werden können.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Bestellanforderungen strikt den etablierten Einkaufsrichtlinien und regulatorischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Eine erhöhte Compliance mindert finanzielle Risiken, verhindert unautorisierte Ausgaben und stärkt die internen Kontrollen innerhalb des Procure-to-Pay – Bestellanforderungs-Prozesses in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind überwacht jeden Schritt des Bestellanforderungs-Lebenszyklus anhand vordefinierter Regeln und Richtlinien und erkennt automatisch nicht-konforme Pfade oder Aktivitäten. Es identifiziert spezifische Fälle, in denen Genehmigungen erforderliche Schritte umgehen oder Daten unvollständig sind, liefert klare Beweise für Audits und ermöglicht die proaktive Durchsetzung von Compliance-Standards.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Häufigkeit zu reduzieren, mit der Bestellanforderungen nach der ersten Einreichung geändert werden. Weniger Änderungen bedeuten weniger Nacharbeit, schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Effizienz, was letztendlich dem Beschaffungsmanagement, das Microsoft Dynamics 365 nutzt, Zeit und Ressourcen spart.
ProcessMind deckt die spezifischen Punkte im Prozess und die zugrunde liegenden Gründe auf, die Änderungen auslösen, wie z.B. falsche initiale Dateneingabe oder unklare Anforderungen. Durch die Analyse dieser Muster hilft ProcessMind, Möglichkeiten für eine bessere Datenqualität vorgelagert, ein verbessertes Formulardesign oder erweiterte Schulungen zu identifizieren, wodurch die Änderungsraten durch die Fokussierung auf die Ursachen reduziert werden.

Ziel ist es, unnötige manuelle Eingriffe im Bestellanforderungsprozess zu identifizieren und zu eliminieren und sie durch automatisierte Workflows zu ersetzen. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben reduziert menschliche Fehler, beschleunigt die Verarbeitung und entlastet das Personal für höherwertige Aktivitäten innerhalb des Microsoft Dynamics 365 Finance GL-Moduls.
ProcessMind visualisiert alle manuellen Berührungspunkte und Aktivitäten innerhalb des Procure-to-Pay – Bestellanforderungs-Prozesses. Es quantifiziert den Zeit- und Ressourcenverbrauch dieser manuellen Schritte und hebt die besten Kandidaten für die Automatisierung hervor. ProcessMind hilft auch, die Auswirkungen von Automatisierungsinitiativen zu messen und Effizienzsteigerungen zu validieren.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifizierung und Beseitigung spezifischer Genehmigungsschritte oder Personen, die konsistent Verzögerungen im Bestellanforderungs-Workflow verursachen. Die Eliminierung dieser gezielten Engpässe gewährleistet einen reibungsloseren, schnelleren Genehmigungsprozess und verhindert, dass Bestellanforderungen an kritischen Schnittstellen in Microsoft Dynamics 365 ins Stocken geraten.
ProcessMind liefert detaillierte Einblicke in die Dauer jeder Aktivität und die Wartezeiten zwischen den Schritten, wobei exakte Engpässe innerhalb des Genehmigungs-Workflow-Pfades präzise identifiziert werden. Es kann spezifische Genehmigungsschritte oder Genehmigende hervorheben, die Bestellanforderungen häufig verzögern, was Organisationen ermöglicht, gezielte Lösungen wie Arbeitslastausgleich oder zusätzliche Schulungen zu implementieren.

Dieses Ziel ist es, sicherzustellen, dass den Bestellanforderungen zugewiesene Dringlichkeitsstufen angemessen und effektiv verwendet werden, um ihren Missbrauch für ungerechtfertigte Schnellabfertigungen zu verhindern. Eine ordnungsgemäße Nutzung des Dringlichkeitsniveaus rationalisiert kritische Beschaffungen und gewährleistet gleichzeitig eine faire Bearbeitung aller Bestellanforderungen in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analysiert die Korrelation zwischen zugewiesenen Dringlichkeitsstufen und tatsächlichen Bearbeitungszeiten und deckt Fälle auf, in denen hohe Dringlichkeit ohne entsprechende beschleunigte Bearbeitung angewendet wird oder in denen Artikel mit geringer Dringlichkeit beschleunigt werden. Es hilft, Missbrauchsmuster zu identifizieren und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Verfeinerung von Richtlinien und zur Sicherstellung, dass Dringlichkeitsstufen den tatsächlichen Geschäftsbedürfnissen entsprechen.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Anzahl der Bestellanforderungen zu verringern, die nach der Einreichung zurückgezogen werden. Eine niedrigere Rückzugsrate deutet auf eine genauere initiale Bedarfsanalyse und einen effizienteren Prozess hin, wodurch verschwendete Anstrengungen und Ressourcen in den frühen Phasen der Beschaffung in Microsoft Dynamics 365 vermieden werden.
ProcessMind verfolgt die Pfade zurückgezogener Bestellanforderungen und identifiziert die Aktivitäten oder Verzögerungen, die am häufigsten einem Rückzug vorausgehen. Durch das Verständnis dieser vorhergehenden Ereignisse können Organisationen die Ursachen, wie z.B. lange Genehmigungszyklen oder Änderungen im Projektumfang, angehen, um die Rate der zurückgezogenen Bestellanforderungen zu reduzieren.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Procure-to-Pay – Bestellanforderung

1

Das `Data Template` `downloaden`
2

P2P-Daten exportieren
3

Ihre Bestellanforderungsdaten hochladen
4

Analysieren Sie Ihren P2P-Prozess
5

P2P-Optimierungen implementieren
6

Verfolgen Sie Ihren P2P-Fortschritt
1

Das `Data Template` `downloaden`

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die vorkonfigurierte Excel-Datenextraktionsvorlage zu und laden Sie sie herunter, die speziell für Purchase to Pay - Bestellanforderungsprozesse in Microsoft Dynamics 365 entwickelt wurde.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Dies stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Datenpunkte mit der korrekten Struktur aus Microsoft Dynamics 365 erfassen, was Ihre Analyse-Einrichtung optimiert.

Erwartetes Ergebnis

Eine strukturierte Datentemplate, die Sie bei der Datenextraktion aus Microsoft Dynamics 365 anleitet.

WAS SIE ERHALTEN

Dynamics 365 Bestellanforderungs-Engpässe aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Verlauf Ihrer Bestellanforderungen und zeigt Ihnen genau, wo Verzögerungen auftreten und Genehmigungen stocken. Gewinnen Sie klare visuelle Einblicke in jeden Schritt, von der Erstellung bis zur Finalisierung.
  • Tatsächlichen Bestellanforderungsprozess visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe präzise identifizieren
  • Compliance-Lücken bei Bestellanforderungen identifizieren
  • Beschleunigen Sie die Purchase to Pay-Zykluszeiten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz der Bestellanforderungen transformieren

Diese Ergebnisse verdeutlichen die signifikanten Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch den Einsatz von Process Mining zur Analyse und Optimierung ihrer Procure-to-Pay – Bestellanforderungs-Workflows innerhalb von Microsoft Dynamics 365 erzielen. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen können Unternehmen ihren Bestellanforderungs-zu-Bestell-Zyklus optimieren.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie Ihren Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen, indem Sie Engpässe identifizieren und beseitigen, was zu schnelleren Genehmigungen und einer zügigeren Einleitung von Beschaffungsaktivitäten führt.
0 %
Höhere Erstfreigabequote

Zunahme der anfänglich genehmigten Bestellanforderungen

Verbessern Sie die Qualität der initialen Bestellanforderungseinreichungen, indem Sie häufige Ablehnungsgründe verstehen und die Nacharbeit für Anforderer und Genehmiger reduzieren. Dies steigert die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
0 %
Verbesserte Prozess-Compliance

Reduzierung nicht-standardisierter Prozesspfade

Stellen Sie sicher, dass Bestellanforderungen den etablierten Einkaufsrichtlinien und Standard-Workflows folgen. Process Mining deckt Abweichungen auf und ermöglicht gezielte Schulungen und Kontrollverbesserungen.
0 days
Beschleunigte PO-Konvertierung

Verkürzung der Zeit von Bestellanforderung zu Bestellung

Verkürzen Sie den kritischen Pfad von einer genehmigten Bestellanforderung bis zur Erstellung einer Bestellung. Dies gewährleistet eine schnellere Beschaffung und unterstützt die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
0 %
Reduzierung der Nachbearbeitung von Bestellanforderungen

Rückgang der Änderungsraten

Minimieren Sie die Häufigkeit, mit der Bestellanforderungen geändert oder abgelehnt werden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert, Zeit spart und die mit Nacharbeit verbundenen Betriebskosten senkt.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischem Implementierungsaufwand. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Procure-to-Pay – Bestellanforderungs-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für eine Bestellanforderung, der als primärer Case-Identifikator dient.

Bedeutung

Es ist essenziell, alle zusammenhängenden Ereignisse zu einer einzigen Prozessinstanz zu gruppieren, um eine vollständige End-to-End-Analyse des Lebenszyklus jeder Bestellanforderung zu ermöglichen.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses oder Schritts, der im Bestellanforderungsprozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ermöglicht es, den Bestellanforderungs-Workflow zu visualisieren, zu analysieren und zu verstehen.

Der genaue Zeitstempel, wann eine spezifische Aktivität oder ein Ereignis aufgetreten ist.

Bedeutung

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung von Prozessdauern, die Identifizierung von Engpässen und die Analyse der Performance über die Zeit notwendig ist.

Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Analyse des benutzerspezifischen Verhaltens, der Arbeitslast und der Performance, was entscheidend für das Ressourcenmanagement und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten ist.

Die Abteilung des Anfordernden oder die Kostenstelle, die mit der Bestellanforderung verbunden ist.

Bedeutung

Es ermöglicht das Filtern und Vergleichen der Prozessperformance über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg, wodurch abteilungsspezifische Muster, Engpässe oder Ineffizienzen aufgedeckt werden.

Der aktuelle oder finale Status der Bestellanforderung.

Bedeutung

Es bietet ein klares Ergebnis für jeden Case und ermöglicht die Analyse von Genehmigungs-, Ablehnungs- und Rückzugsraten, die wichtige Leistungsindikatoren sind.

Der gesamte monetäre Wert der Bestellanforderung.

Bedeutung

Es fügt der Analyse eine finanzielle Dimension hinzu, die die Priorisierung von hochpreisigen Cases ermöglicht und versteht, wie monetärer Wert das Prozessverhalten beeinflusst.

Eine Klassifizierung der Dringlichkeit der Bestellanforderung, wie 'Hoch', 'Mittel' oder 'Niedrig'.

Bedeutung

Es hilft zu beurteilen, ob Prioritätseinstellungen kritische Anfragen effektiv beschleunigen und deckt potenziellen Missbrauch der Dringlichkeitsklassifizierung auf.

Der Name oder die Phase eines spezifischen Genehmigungsschritts im Workflow.

Bedeutung

Es ermöglicht eine granulare Analyse des Genehmigungs-Workflows und macht es möglich, spezifische Phasen zu identifizieren, die Engpässe verursachen.

Die aktive Arbeitszeit, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird.

Bedeutung

Es misst die aktive Arbeitsdauer für Aktivitäten und hilft, zwischen wertschöpfender Zeit und Wartezeit für eine genaue Engpassanalyse zu unterscheiden.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dieses Ereignis markiert die initiale Erstellung des Bestellanforderungsdatensatzes im Entwurfsstatus. Es wird durch die Identifizierung des Erstellungs-Timestamps des Bestellanforderungs-Headers erfasst.

Bedeutung

Als Prozessstart ist diese Aktivität unerlässlich für die Messung der gesamten Bestellanforderungs-Lebenszykluszeit und die Analyse des täglichen Bestellanforderungs-Durchsatzvolumens.

Der Benutzer reicht die abgeschlossene Bestellanforderung ein, was den formellen Genehmigungs-Workflow initiiert. Dies ist eine explizite Aktion, die von der Workflow-Engine des Systems protokolliert wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus einleitet. Sie ist der Ausgangspunkt für die Messung der 'Durchlaufzeit der Bestellanforderungsgenehmigung' und der 'Genehmigungsrate im ersten Durchgang'.

Ein Genehmiger schließt seine zugewiesene Aufgabe ab und genehmigt die Bestellanforderung für seine Prozessstufe. Dies verschiebt die Bestellanforderung zum nächsten Schritt oder zur finalen Genehmigung.

Bedeutung

Misst die Bearbeitungszeit für jede Genehmigungsstufe und hilft, effiziente Teile des Workflows zu identifizieren. Es ist eine Schlüsselkomponente der Variantenanalyse.

Die Bestellanforderung hat alle erforderlichen Genehmigungsschritte im Workflow erfolgreich durchlaufen. Diese Aktivität wird erfasst, wenn die Workflow-Instanz mit einem finalen genehmigten Status abgeschlossen wird.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der das Ende des Genehmigungszyklus und den Beginn der Beschaffungsphase markiert. Es ist das Endereignis für den KPI 'Durchlaufzeit der Bestellanforderungsgenehmigung'.

Die Bestellanforderung wurde während des Genehmigungs-Workflows abgelehnt und wird nicht weiterbearbeitet. Dies stellt einen terminalen Fehlerzustand für die Bestellanforderung dar.

Bedeutung

Dieses Endereignis ist entscheidend für die Analyse der gesamten Ablehnungsraten und das Verständnis der finanziellen oder operativen Auswirkungen fehlgeschlagener Anfragen.

Eine genehmigte Bestellanforderungsposition wird in eine Bestellposition umgewandelt, was die Übergabe an das Beschaffungsteam signalisiert. Dies wird erfasst, indem die Bestellanforderungsposition mit einer Bestellposition verknüpft wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der die Bestellanforderung mit dem nachgelagerten Beschaffungsprozess verbindet. Er ist wesentlich für die Messung des KPI 'Konversionszeit von Bestellanforderung zu Bestellung'.

Die gesamte Bestellanforderung gilt als abgeschlossen, d.h. alle ihre Positionen wurden zu Bestellungen verarbeitet oder storniert. Dies ist ein finaler, erfolgreicher Endzustand.

Bedeutung

Diese Aktivität kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Lebenszyklus der Bestellanforderung. Sie ist der finale Endpunkt für die Messung der gesamten End-to-End-Prozessdauer.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Bestellanforderungs-ID-Daten aus Dynamics 365, um den tatsächlichen Fluss Ihres Bestellanforderungsprozesses zu visualisieren. Es identifiziert Engpässe, nicht konforme Schritte und Nacharbeit, wie langwierige Genehmigungszyklen oder häufige Änderungen. Dies ermöglicht Ihnen, Ursachen zu verstehen und spezifische Bereiche für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen gezielt anzugehen.

Um den Procure-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen effektiv zu analysieren, benötigen wir in erster Linie Event Logs, die sich auf die Purchase Requisition ID beziehen. Schlüsseldaten umfassen Event ID, Aktivitätsname, Timestamp und den verantwortlichen Benutzer oder das System. Dies ermöglicht uns, die präzise Abfolge der Schritte für jede Bestellanforderung zu rekonstruieren.

Die Datenextraktion kann typischerweise mit Standard-Reporting-Tools, benutzerdefinierten Abfragen oder direktem Datenbankzugriff innerhalb Ihrer Dynamics 365-Umgebung erfolgen. Wir konzentrieren uns auf Tabellen, die die Erstellung von Bestellanforderungen, Statusänderungen, Genehmigungsereignisse und die Umwandlung in Bestellungen enthalten. Unsere Experten können Ihr IT-Team durch diesen Prozess führen, um die Datenintegrität sicherzustellen.

Sie können eine signifikante Reduzierung der Genehmigungsdurchlaufzeiten von Bestellanforderungen und eine Erhöhung der Genehmigungsraten im ersten Durchgang erwarten. Process Mining hilft, Prozessabläufe zu standardisieren, die Konversion von Bestellanforderungen zu Bestellungen zu beschleunigen und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien zu verbessern. Diese Verbesserungen führen zu höherer operativer Effizienz und Kosteneinsparungen.

Die anfängliche Datenextraktions- und Einrichtungsphase dauert in der Regel einige Wochen, abhängig von der Datenverfügbarkeit und Ihrer Systemkonfiguration. Die Analyse selbst kann innerhalb weniger Tage umsetzbare Erkenntnisse liefern, sobald die Daten geladen und modelliert sind. Eine kontinuierliche Überwachung kann dann fortlaufende Optimierungsmöglichkeiten bieten.

Ja, Process Mining ist hervorragend darin, spezifische Genehmigungs-Engpässe zu identifizieren, indem es die tatsächlich aufgewendete Zeit in jedem Genehmigungsschritt und die Wege, die Bestellanforderungen nehmen, visualisiert. Es kann hervorheben, wo Bestellanforderungen häufig verzögert oder umgeleitet werden, z.B. bei bestimmten Genehmigungsschritten oder Personen. Diese Erkenntnis ermöglicht gezielte Interventionen, um Ihre Genehmigungszyklen zu optimieren.

Process Mining ist für Organisationen jeder Größe von Vorteil, die wiederkehrende, datenreiche Prozesse wie Purchase to Pay - Bestellanforderung handhaben. Während große Unternehmen möglicherweise komplexere Prozesse haben, können auch kleinere Organisationen erhebliche Effizienz- und Kosteneinsparungen erzielen, indem sie ihre Kernprozesse optimieren. Entscheidend ist das Vorhandensein ausreichender Event-Daten zur Analyse.

Die primäre technische Anforderung ist der Zugriff auf Ihre Dynamics 365 Event Logs für die Purchase Requisition ID, typischerweise in einem strukturierten Format wie CSV- oder SQL-Tabellen. Abgesehen von den Daten benötigen Sie ein Process Mining Tool, das cloudbasiert oder On-Premise sein kann, sowie grundlegende Datenintegrationsfähigkeiten. Komplexe Codierung ist in der Regel nicht erforderlich.

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