Il Suo template per i dati di Record to Report - Chiusura di periodo e Riconciliazione

Il Nome Attività descrive una fase del workflow Record to Report, come "Dati di origine importati" o "Riconciliazione inviata per revisione". Queste attività sono i mattoni della mappa di processo e sono dotate di timestamp per mostrare la sequenza degli eventi.

L'analisi delle attività è fondamentale per il Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso di processo, identificare la sequenza dei task, scoprire deviazioni dalle procedure standard e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. Questo è cruciale per individuare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e opportunità di automazione.

Questo attributo costituisce il nucleo della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi della sequenza delle fasi nel ciclo di chiusura.

Viene solitamente acquisito nell'audit trail, nella gestione dei task o nei log dei workflow di Workiva, associato a specifiche attività di chiusura o riconciliazione.

Il Periodo Finanziario è il principale identificatore del caso che raggruppa tutte le attività relative alla chiusura contabile per un intervallo temporale specifico (es. "2024-Q1" o "2024-03").

Nel Process Mining, l'analisi per Periodo Finanziario offre una visione completa dell'intero ciclo Record to Report. Consente di confrontare i processi di chiusura tra diversi periodi per identificare trend, misurare miglioramenti nei tempi di ciclo e individuare colli di bottiglia ricorrenti. Trattando ogni periodo come un caso, le organizzazioni possono analizzare le varianti di processo e la conformità alle procedure standard nel tempo.

È l'identificatore essenziale del caso (Case ID) che inquadra l'analisi, consentendo la misurazione end-to-end e il confronto di ogni ciclo di chiusura del periodo.

Solitamente deriva dal contesto del periodo di reporting nei moduli Workiva. Consultare la documentazione Workiva per i nomi dei campi specifici.

Il Timestamp dell'evento segna il momento preciso in cui si è verificata un'attività. È essenziale per sequenziare correttamente gli eventi e calcolare la durata tra di essi. Un Event Log completo avrà un timestamp per ogni attività, da "Chiusura di periodo avviata" a "Chiusura di periodo completata".

Questo timestamp è il fondamento di ogni analisi temporale nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare tempi di ciclo, tempi di attesa e tempi di lavorazione, fondamentali per dashboard come "Tempo di ciclo end-to-end della chiusura" e "Analisi dei colli di bottiglia della riconciliazione". Timestamp accurati sono indispensabili per un'analisi di processo significativa.

Fornisce l'ordine cronologico degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche temporali come i tempi di ciclo e identificare i ritardi del processo.

Presente negli Event Log, negli Audit Trail o nei record delle transazioni all'interno di Workiva, corrispondente al momento della creazione o del completamento di un'attività.

Questo attributo identifica l'applicazione o la piattaforma che ha generato i dati. In questa analisi sarà principalmente "Workiva", ma serve anche a distinguere dati importati da altri sistemi come l'ERP.

In uno scenario multi-sistema, conoscere la sorgente è fondamentale per comprendere l'origine dei dati e valutarne la qualità. Supporta l'analisi delle cause profonde in caso di incongruenze e fornisce il contesto su come è stata eseguita un'attività.

Fornisce un contesto cruciale sull'origine dei dati, importante per la convalida dei dati e la comprensione del panorama tecnologico del processo.

Questo valore viene solitamente impostato durante l'estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine dei record.

Questo attributo registra l'ultimo aggiornamento del dataset dal sistema di origine. È un campo di metadati applicato all'intero dataset durante ogni refresh.

Mostrare il timestamp dell'ultimo aggiornamento nella Dashboard è una best practice per informare gli utenti sulla freschezza dei dati. Aiuta a gestire le aspettative sull'attualità degli insight ed è fondamentale per il monitoraggio operativo.

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati, garantendo la comprensione del contesto dell'analisi e dell'ultimo aggiornamento delle informazioni.

Viene generato e memorizzato dalla data pipeline o dallo strumento ETL al momento dell'estrazione dei dati.

Questo attributo raggruppa i conti GL in categorie logiche (es. "Cassa", "Cespiti", "Ratei e Risconti", "Intercompany"). Tale classificazione aiuta a comprendere le performance del processo per i diversi tipi di riconciliazione.

Per l'Analisi dei colli di bottiglia, filtrare per Categoria di Riconciliazione è fondamentale: permette di capire se i ritardi sono concentrati in aree specifiche. Ad esempio, se le riconciliazioni intercompany richiedono sistematicamente più tempo di quelle bancarie, è possibile guidare miglioramenti mirati basati sulle sfide specifiche di ogni categoria.

Consente l'aggregazione e il confronto delle prestazioni di riconciliazione tra diversi tipi di conti, rivelando colli di bottiglia specifici per categoria.

Potrebbe far parte dell'anagrafica del Piano dei Conti, gestita in Workiva o ereditata dall'ERP.

Il Codice Società rappresenta una specifica entità legale all'interno dell'organizzazione. I processi di chiusura finanziaria sono spesso eseguiti separatamente per ogni codice società prima del consolidamento.

Questo attributo è fondamentale per filtrare e confrontare i processi tra diverse entità legali. Supporta la dashboard "Stato e anzianità delle riconciliazioni" consentendo analisi dettagliate per ogni singola azienda. Aiuta a capire se determinate entità affrontano costantemente ritardi o hanno tassi di rettifica più elevati, segnalando problemi specifici di processo o di dati a livello locale.

Consente di confrontare l'efficienza del processo di chiusura e la conformità tra diverse entità legali all'interno dell'organizzazione.

Associato a dati finanziari, conti e transazioni all'interno di Workiva, probabilmente ereditato dal sistema ERP sorgente.

Questo attributo specifica il conto GL coinvolto in una riconciliazione o scrittura contabile, offrendo un livello di dettaglio granulare.

L'analisi per Conto GL è essenziale per monitorare i colli di bottiglia e l'anzianità delle riconciliazioni. Aiuta a identificare i conti più problematici, quelli che richiedono più tempo o più rettifiche. Questi insight permettono ai team di concentrare gli sforzi di miglioramento sulle aree a più alto impatto, come conti complessi o con dati di scarsa qualità.

Fornisce una visione granulare delle prestazioni di riconciliazione, aiutando a identificare i conti problematici che causano ritardi o richiedono frequenti rettifiche.

Questo sarà un campo chiave in qualsiasi dato di riconciliazione o scrittura contabile in Workiva.

Questo attributo indica l'unità di business o il dipartimento (es. "Contabilità Corporate" o "Audit Interno") associato all'utente o all'attività. Consente un'aggregazione dei dati di processo a livello superiore.

Analizzare il processo per Dipartimento è essenziale per la dashboard di distribuzione del carico di lavoro e per confrontare le performance tra le diverse aree dell'organizzazione. Aiuta a identificare problemi sistemici interni a un reparto, confrontare l'efficienza dei team e capire come i passaggi tra dipartimenti influenzino i tempi di ciclo totali.

Consente di segmentare l'analisi dei processi per area di business, aiutando a confrontare le prestazioni e a identificare problemi specifici di ogni dipartimento.

Queste informazioni possono essere memorizzate nel profilo dell'utente in Workiva o associate ai metadati del task.

Questo attributo traccia lo stato di una riconciliazione nel workflow (es. "Aperta", "In corso", "In attesa di approvazione", "Approvata"), fornendo un'istantanea del progresso.

È l'attributo chiave per la dashboard "Stato e anzianità delle riconciliazioni". Consente ai manager di monitorare le voci aperte, identificare riconciliazioni bloccate e dare priorità al lavoro per rispettare le scadenze. Tracciare i cambi di stato nel tempo aiuta inoltre a evidenziare i colli di bottiglia dove le voci restano ferme a lungo prima di avanzare.

Consente il monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento delle riconciliazioni, aiutando a identificare e risolvere le voci bloccate per mantenere la chiusura nei tempi previsti.

Questo è un attributo principale all'interno dei moduli di riconciliazione o gestione chiusure di Workiva.

Questo attributo identifica la persona responsabile di un task specifico (chi ha redatto una riconciliazione o il manager che l'ha approvata). È fondamentale per analizzare carichi di lavoro e performance.

L'Utente Responsabile è un dato critico per la dashboard "Distribuzione carico di lavoro". Aiuta i manager a capire come sono distribuiti i task, identificare rischi di burnout e garantire un'allocazione equilibrata delle risorse. Serve anche a individuare necessità di formazione se alcuni utenti sono sistematicamente coinvolti in rilavorazioni o deviazioni.

Ciò consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le performance degli utenti e l'allocazione delle risorse, elementi chiave per gestire l'efficienza del team.

Solitamente si trova nei log di gestione task o workflow di Workiva, spesso etichettato come "Assegnato a", "Proprietario" o "Completato da".

La Data di Completamento Obiettivo è la scadenza interna o esterna entro la quale il processo di chiusura deve essere ultimato. Serve come benchmark per misurare le performance reali.

Questa data è essenziale per calcolare il KPI "Tasso di chiusura puntuale". Confrontando il timestamp di completamento reale dell'attività "Chiusura di periodo completata" con questa data obiettivo, l'analisi determina se la chiusura è avvenuta nei tempi, in anticipo o in ritardo. È una misura critica della solidità del processo e del rispetto delle tempistiche di reporting finanziario.

Funge da base per misurare la puntualità delle prestazioni, un indicatore chiave dell'affidabilità e della prevedibilità del processo di chiusura.

Questa data viene solitamente impostata nel modulo di gestione chiusure o pianificazione di Workiva per ogni periodo finanziario.

Questa metrica calcolata misura il tempo di elaborazione di una singola attività. Si ottiene sottraendo il timestamp di inizio di un'attività da quello della successiva.

La Durata dell'attività è fondamentale nel Process Mining, usata direttamente nelle dashboard di analisi dei colli di bottiglia e dei tempi di revisione. Aiuta a individuare quali passaggi consumano più tempo, permettendo sforzi di ottimizzazione mirati. È la base per il calcolo di molti KPI, inclusi i tempi medi di ciclo.

Quantifica il tempo di elaborazione dei singoli passaggi, rendendo possibile identificare e analizzare le attività più lunghe e i colli di bottiglia.

Non è un campo del sistema di origine. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati per il Process Mining utilizzando i timestamp degli eventi.

Questo attributo booleano distingue tra i task eseguiti automaticamente dal sistema (come importazione dati o report automatici) e quelli eseguiti manualmente da un utente.

È fondamentale per identificare opportunità di automazione. Analizzando il rapporto tra task manuali e automatici e i relativi tempi di elaborazione, le organizzazioni possono giustificare l'automazione di passaggi ripetitivi e onerosi. Aiuta inoltre a misurare con precisione l'efficienza delle attività umane rispetto a quelle guidate dal sistema.

Distingue tra attività umane e di sistema, il che è fondamentale per identificare opportunità di automazione e misurare l'impatto di quelle esistenti.

Può essere derivato dall'ID utente associato a un'attività (es. utente "sistema" o "bot") o da un flag specifico sul tipo di attività stessa.

Questo attributo fornisce un ID unico per ogni scrittura contabile registrata durante la chiusura, specialmente per le rettifiche post-riconciliazione. Permette di risalire alle attività di origine che hanno generato la rettifica.

Il tracciamento dell'ID scrittura è importante per monitorare i trend delle rettifiche post-riconciliazione. Aiuta a quantificare il volume delle modifiche manuali e a indagare su specifiche registrazioni avvenute in ritardo nel processo. Questa tracciabilità è fondamentale per capire le cause profonde e migliorare la qualità dei dati alla fonte.

Fornisce un riferimento univoco per ogni rettifica finanziaria, consentendo un'analisi dettagliata del volume, dei tempi e dei motivi delle voci manuali.

Sarebbe un campo chiave in qualsiasi dato di scrittura contabile in Workiva o nell'ERP di origine.

Questo attributo registra l'importo finanziario di una rettifica e serve a valutare la materialità delle modifiche durante la chiusura.

Analizzare l'Importo della Rettifica aiuta a dare priorità alle indagini. Rettifiche di valore elevato possono indicare problemi significativi nei dati sottostanti o nei processi, richiedendo attenzione immediata. Questo attributo supporta il KPI "Rapporto rettifiche manuali", consentendo un'analisi basata sul valore economico oltre che sul puro volume.

Aiuta a quantificare l'impatto finanziario delle rettifiche, consentendo ai team di dare priorità alle indagini in base alla materialità.

Sarebbe un campo standard in qualsiasi tabella dati di scritture contabili in Workiva o in un ERP connesso.

Quando una voce viene respinta, il revisore solitamente fornisce una motivazione. Questo attributo acquisisce quel testo o codice (es. "documentazione errata" o "errore di calcolo").

Analizzare i motivi di rifiuto aiuta a identificare le fonti comuni di errore e rilavorazione. Categorizzando questi motivi, il management può individuare aree che necessitano di miglioramenti, formazione per i redattori o istruzioni più chiare. Questi dati sono preziosi per ridurre i cicli di rilavorazione e migliorare il tasso di approvazione al primo tentativo.

Fornisce insight diretti sulle cause alla radice delle rilavorazioni e dei problemi di qualità, guidando la formazione mirata e gli sforzi di miglioramento del processo.

Questa informazione viene solitamente acquisita in un campo commento o in un elenco predefinito quando un utente esegue un'azione di rifiuto in un workflow di Workiva.

Questo flag booleano deriva dall'analisi della sequenza degli eventi. Se per un conto e un periodo la "Registrazione scrittura di rettifica" avviene dopo la "Riconciliazione revisionata e approvata", il flag è vero.

Questo attributo è cruciale per monitorare i trend delle rettifiche post-riconciliazione. Un numero elevato di questi eventi indica mancanza di controllo, scarsa qualità dei dati a monte o una falla nel processo, poiché genera pesanti rilavorazioni e aumenta i rischi di conformità.

Identifica specificamente le rettifiche ad alto rischio effettuate dopo le approvazioni, aiutando a misurare il controllo del processo e i problemi di qualità dei dati.

Non è un campo d'origine. Viene derivato tramite logiche dello strumento di Process Mining confrontando i timestamp delle attività correlate.

Questa metrica calcolata rappresenta la durata end-to-end dell'intero caso di chiusura. È la differenza temporale tra la prima attività ("Chiusura di periodo avviata") e l'ultima ("Chiusura di periodo completata") per un dato periodo.

È la misura principale per monitorare il tempo di ciclo end-to-end. Tracciarlo nel tempo permette al management di verificare l'impatto dei miglioramenti e confrontare l'efficienza tra diverse business unit o periodi. Rappresenta uno dei più importanti indicatori di performance di alto livello.

Questo è un indicatore chiave di prestazione (KPI) che misura l'efficienza complessiva e la velocità dell'intero processo di chiusura, dall'inizio alla fine.

Viene calcolato a livello di caso nello strumento di Process Mining sottraendo l'ora di inizio più remota dall'ora di fine più recente per ogni caso.