Mejore Su Proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación
Optimice el Proceso de Registro a Informe de Workiva para un Cierre de Período Más Rápido
Las ineficiencias en los procesos pueden obstaculizar su ciclo de informes financieros, causando retrasos y problemas de precisión. Nuestra plataforma le ayuda a identificar los cuellos de botella en todas sus operaciones. Identifique fácilmente las áreas donde los procesos de conciliación pueden optimizarse y acelere su cierre de periodo para lograr mayor eficiencia y cumplimiento.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué Optimizar su Proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación?
El proceso de Registro a Informe (Record to Report o R2R), Cierre de Período y Reconciliación, es un pilar fundamental de las operaciones financieras que impacta directamente la capacidad de una organización para generar estados financieros precisos y oportunos. Si bien plataformas como Workiva agilizan significativamente varios aspectos de la elaboración de informes financieros y el cumplimiento, el proceso subyacente aún puede albergar ineficiencias, dependencias manuales y cuellos de botella ocultos. Los retrasos en el cierre de períodos o las imprecisiones en las conciliaciones no solo tensionan a los equipos de finanzas, sino que también pueden conducir a plazos de reporte incumplidos, riesgos de cumplimiento y una falta de confianza en los datos financieros. El costo de un ciclo R2R ineficiente va más allá de la mano de obra, afectando la toma de decisiones estratégicas y las relaciones con los inversores.
Optimizar su proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación no se trata simplemente de acelerar las cosas, sino de mejorar la fiabilidad e integridad de sus informes financieros. Implica comprender el verdadero flujo de actividades desde el inicio del cierre de un período hasta su finalización, incluyendo todos los pasos relacionados con la recopilación de datos, el registro de transacciones, las acumulaciones, las conciliaciones intercompañía, las conciliaciones de cuentas de balance y de pérdidas y ganancias, los ajustes y las aprobaciones finales. Al obtener conocimientos profundos sobre estas intrincadas secuencias, puede identificar con precisión dónde falla el proceso e implementar mejoras dirigidas que generen beneficios significativos.
Cómo Process Mining Transforma las Operaciones R2R en Workiva
Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para desglosar y comprender la ejecución real de su proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación dentro de Workiva. En lugar de depender de evidencia anecdótica o mapas de proceso estáticos, Process Mining utiliza registros de eventos de su entorno Workiva y sistemas integrados para reconstruir el recorrido completo del cierre de cada período financiero. Esta visión de extremo a extremo proporciona una visibilidad inigualable en todo el ciclo de vida, desde el momento en que se inicia el cierre del período hasta que se aprueban los estados financieros y se completa el período.
Al rastrear las actividades para cada período financiero, que sirve como su identificador de caso, Process Mining puede identificar áreas específicas de retraso. Le permite analizar los tiempos de ciclo reales para actividades críticas como 'Inicio de la Conciliación de Cuentas de Balance' o 'Conciliación Revisada y Aprobada'. Puede descubrir con qué frecuencia se repiten ciertas actividades, lo que indica retrabajos, o identificar desviaciones de su proceso estandarizado. Por ejemplo, podría descubrir que los 'Asientos de Ajuste Contabilizados' ocurren con frecuencia después de los 'Estados Financieros Generados', lo que sugiere la necesidad de una intervención más temprana. Esta capacidad es crucial para identificar cuellos de botella en los procesos de conciliación y ajuste, que a menudo dificultan un cierre rápido, y para asegurar que todos los pasos cumplan con las normas contables establecidas.
Áreas Clave de Mejora Identificadas a Través de Process Mining
La aplicación de Process Mining a su proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación impulsado por Workiva destaca varias áreas clave con gran potencial de mejora:
- Aceleración de la Reconciliación: Identifique las cuentas, categorías de reconciliación o departamentos específicos que experimentan los ciclos de reconciliación más largos. Descubra las causas raíz de los retrasos, como la falta de datos de origen, múltiples iteraciones de revisión o la presentación tardía de documentos de soporte. Esta información le permite agilizar estos pasos críticos, reduciendo el tiempo total del ciclo de cierre del período.
- Optimización de Asientos de Ajuste: Analice el momento, la frecuencia y la naturaleza de los asientos de ajuste. Process Mining puede revelar si los ajustes se realizan demasiado tarde en el ciclo, causando retrabajos, o si tipos específicos de ajustes son consistentemente problemáticos. Esto permite una gestión proactiva y una posible intervención más temprana.
- Agilización de Ciclos de Revisión y Aprobación: Identifique los cuellos de botella en las etapas de revisión y aprobación de las conciliaciones y los estados financieros. Comprenda por qué ciertas revisiones tardan más o involucran a más partes interesadas de lo necesario, lo que le permite optimizar los flujos de trabajo y reducir los tiempos de ciclo de aprobación.
- Mejora del Cumplimiento y Preparación para Auditorías: Al visualizar el flujo real del proceso, puede verificar la adherencia a los controles internos y los requisitos regulatorios. Identifique las instancias en las que se omiten actividades o se realizan fuera de secuencia, lo que señala posibles riesgos de cumplimiento y fortalece su rastro de auditoría.
Resultados Esperados y Beneficios Medibles
Al aprovechar Process Mining para optimizar su proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación en Workiva, puede esperar una serie de beneficios tangibles:
- Reducción del Tiempo del Ciclo de Cierre Financiero: Acorte significativamente el tiempo requerido para completar cada cierre financiero, acelerando la generación de estados financieros y mejorando la capacidad de respuesta.
- Mayor Precisión y Fiabilidad: Minimice los errores y la necesidad de ajustes posteriores al cierre al identificar y abordar las causas raíz de las imprecisiones en las primeras etapas del proceso, lo que conduce a informes financieros más fiables.
- Mejor Asignación de Recursos: Obtenga una comprensión clara de dónde se consumen los recursos de manera ineficiente, lo que permite una mejor asignación de personal y la optimización de la carga de trabajo entre departamentos.
- Cumplimiento Fortalecido: Asegure una adherencia constante a las políticas internas y regulaciones externas, reduciendo el riesgo de cumplimiento y proporcionando defensas de auditoría más sólidas.
- Mayor Visibilidad y Control: Logre una transparencia inigualable en todo su proceso de Registro a Informe, lo que permite una gestión proactiva y esfuerzos de mejora continua del proceso.
Cómo Empezar con la Optimización del Cierre de Período de Registro a Informe
Adopte un enfoque basado en datos para transformar su proceso de Registro a Informe - Cierre de Período y Reconciliación. Al analizar el flujo completo de actividades dentro de Workiva, puede identificar ineficiencias ocultas, eliminar cuellos de botella y mejorar significativamente el tiempo del ciclo y la precisión de sus informes financieros. Inicie su camino hacia un cierre financiero más eficiente, conforme y transparente hoy mismo.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para Record to Report - Cierre de Periodo y Reconciliación
Descargar la Plantilla
Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel preconfigurada para su proceso de Registro a Informe. Esta plantilla asegura que sus datos de Workiva estén estructurados correctamente para un análisis y mapeo óptimos.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos correcta desde el principio es crucial para un mapeo de procesos preciso y para identificar insights significativos en sus actividades de cierre de periodo.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel estandarizada lista para ser completada con sus datos R2R de Workiva.
QUÉ OBTENDRÁ
Desbloquee un Cierre de Periodo y Reconciliación de Workiva más Rápido
- Identifique cuellos de botella y retrasos en el proceso R2R
- Optimizar pasos de reconciliación de Workiva
- Acelerar los tiempos del ciclo de cierre de período
- Asegurar el cumplimiento de los informes financieros
RESULTADOS TÍPICOS
Alcanzando la Excelencia en Registro a Informe con Workiva
Estos resultados muestran los beneficios tangibles que las organizaciones pueden obtener al aplicar Process Mining a sus procesos de Record to Report, Cierre de Periodo y Reconciliación. Aprovechando los datos de Workiva, estas mejoras se logran mediante la identificación de cuellos de botella y la optimización de workflows para una mayor eficiencia en el cierre financiero.
Reducción en el tiempo de ciclo de extremo a extremo
Las organizaciones suelen reducir el tiempo total requerido para completar el proceso de cierre de período, lo que lleva a informes financieros y análisis más oportunos.
Menor tasa de ajuste post-conciliación
Al mejorar la calidad de la reconciliación y la consistencia de los datos, las empresas ven una caída significativa en el número de ajustes manuales necesarios después del cierre inicial, mejorando la precisión.
Menos variantes de proceso entre entidades
El Process Mining ayuda a identificar y eliminar desviaciones no estándar en el proceso de cierre, lo que conduce a una mayor consistencia y una escalabilidad más sencilla en toda la organización.
Aumento de períodos que cumplen los plazos
Las organizaciones aumentan su capacidad de completar el cierre financiero en la fecha objetivo, asegurando el cumplimiento normativo y una comunicación oportuna con las partes interesadas.
Menor tiempo para aprobaciones críticas
Los cuellos de botella en las etapas de revisión y aprobación de los estados financieros y las conciliaciones se identifican y resuelven, acelerando significativamente la aprobación final.
Distribución de tareas más equitativa
Los conocimientos sobre la variación del volumen de actividad por usuario permiten una mejor asignación de recursos, reduciendo los cuellos de botella causados por una distribución desigual de la carga de trabajo y mejorando la satisfacción de los empleados.
Los resultados pueden variar según la complejidad específica de sus procesos y la calidad de sus datos. Las cifras presentadas aquí representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining analiza los datos de ejecución real de sus procesos para visualizar cuellos de botella, identificar las causas raíz de los retrasos y descubrir desviaciones de los procedimientos estándar. Ofrece una visión objetiva y basada en datos de su cierre de periodo, destacando las áreas para mejorar la eficiencia y el cumplimiento.
Al ingerir datos de registro de eventos de Workiva, Process Mining reconstruye la secuencia completa de actividades para cada período financiero. Luego visualiza el flujo, mostrando dónde las tareas toman más tiempo de lo esperado, dónde ocurre el retrabajo y qué pasos contribuyen más a los tiempos de ciclo extendidos. Esto ayuda a identificar las áreas exactas que causan los retrasos.
Para realizar Process Mining en Record to Report, normalmente necesita registros de eventos que contengan un identificador de caso, el nombre de la actividad y un timestamp. Para Workiva, esto significa extraer datos relacionados con acciones de periodos financieros, estados de conciliación, finalizaciones de tareas e interacciones de usuario. Atributos adicionales como el usuario, centro de costo o ID de documento pueden enriquecer el análisis.
Puede esperar acelerar el tiempo del ciclo de Cierre de Período, optimizar los flujos de trabajo de reconciliación y reducir significativamente los ajustes posteriores a la reconciliación. Process Mining también ayuda a estandarizar los procesos de cierre entre entidades y a mejorar la adhesión al cumplimiento. En última instancia, conduce a una generación de estados financieros más rápida y precisa.
Comenzar a menudo implica una fase inicial de extracción y conexión de datos, que puede tardar algunas semanas dependiendo de la disponibilidad y complejidad de los datos. Una vez que los datos se cargan, los conocimientos iniciales y las visualizaciones del proceso pueden generarse rápidamente, a menudo en cuestión de días. Un análisis más profundo y recomendaciones accionables suelen seguir dentro de 1 a 2 meses.
Sí, Process Mining es altamente eficaz para revelar variaciones en los procesos de diferentes unidades organizativas. Al comparar las rutas de ejecución de actividades similares entre entidades, resalta dónde falta estandarización y dónde se pueden implementar mejores prácticas. Esto ayuda a garantizar procedimientos de cierre consistentes y eficientes en toda la empresa.
El requisito técnico principal es la capacidad de extraer datos históricos del registro de eventos de Workiva en un formato estructurado, como CSV o tablas de base de datos. Estos datos suelen incluir timestamps para cada actividad, un identificador único para cada periodo financiero y el nombre de la actividad. Los métodos de integración suelen incluir conexiones API, exportaciones directas de bases de datos o cargas de archivos planos.
El Process Mining es una técnica de análisis no invasiva que utiliza datos históricos existentes. No interfiere con su sistema Workiva en vivo ni con las operaciones en curso. La extracción de datos es típicamente una configuración única o una tarea programada, y el análisis se realiza externamente, garantizando que no haya interrupciones en sus actividades diarias de cierre de periodo.
El Process Mining identifica las causas raíz de los ajustes analizando el proceso que los precede. Puede destacar dónde se originan las inconsistencias de datos, dónde se omiten aprobaciones o dónde las conciliaciones se realizan incorrectamente. Al abordar estos problemas iniciales, se reduce significativamente la necesidad de costosos ajustes posteriores a la conciliación.
Absolutamente. Process Mining le permite definir y visualizar sus rutas de cumplimiento ideales y luego comparar automáticamente estos modelos con las ejecuciones de proceso reales. Puede señalar rápidamente las instancias en las que se omitieron pasos, ocurrieron desviaciones no aprobadas o no se cumplieron los controles requeridos, proporcionando evidencia clara para las auditorías.
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