Melhore seu Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação
Otimize o Record to Report no Workiva para um fechamento mais rápido
Ineficiências nos processos podem prejudicar seu ciclo de relatórios financeiros, causando atrasos e desafios de precisão. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos em todas as suas operações. Identifique facilmente áreas onde os processos de reconciliação podem ser otimizados e acelere o fechamento do período para maior eficiência e conformidade.
Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.
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Por que otimizar seu Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação?
O processo de Record to Report (R2R), Fechamento de Período e Conciliação é um pilar das operações financeiras, impactando diretamente a capacidade da organização de gerar demonstrações financeiras precisas e oportunas. Embora plataformas como o Workiva simplifiquem diversos aspectos do reporte financeiro e da conformidade, o processo subjacente ainda pode esconder ineficiências, dependências manuais e gargalos ocultos. Atrasos no fechamento de períodos ou imprecisões nas conciliações não apenas sobrecarregam as equipes de finanças, mas também podem levar à perda de prazos regulatórios, riscos de conformidade e falta de confiança nos dados financeiros. O custo de um ciclo de R2R ineficiente vai além da mão de obra, afetando a tomada de decisões estratégicas e as relações com investidores.
Otimizar seu Record to Report não é apenas uma questão de velocidade; trata-se de aumentar a confiabilidade e a integridade do seu reporte financeiro. Isso envolve compreender o fluxo real de atividades, desde o início do fechamento de um período até sua conclusão final, incluindo todas as etapas de coleta de dados, lançamentos, provisões, conciliações intercompany, conciliações de balanço e DRE, ajustes e aprovações finais. Ao obter insights profundos sobre essas sequências complexas, você pode identificar exatamente onde o processo falha e implementar melhorias direcionadas que geram benefícios significativos.
Como o Process Mining transforma as operações de R2R no Workiva
O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada a dados para dissecar e compreender a execução real do seu processo de Record to Report no Workiva. Em vez de depender de evidências anedóticas ou mapas de processos estáticos, o Process Mining utiliza event logs do seu ambiente Workiva e sistemas integrados para reconstruir a jornada completa do fechamento de cada período financeiro. Essa visão de ponta a ponta fornece uma visibilidade incomparável de todo o ciclo de vida, desde o momento em que o fechamento é iniciado até que as demonstrações financeiras sejam aprovadas.
Ao rastrear as atividades de cada período financeiro, que serve como seu case identifier, o Process Mining pode localizar áreas específicas de atraso. Ele permite analisar os tempos reais de ciclo para atividades críticas, como 'Início da Conciliação de Contas de Balanço' ou 'Conciliação Revisada e Aprovada'. Você pode descobrir com que frequência certas atividades são repetidas, indicando retrabalho, ou identificar desvios do seu processo padronizado. Por exemplo, você pode descobrir que os 'Lançamentos de Ajuste' ocorrem frequentemente após a 'Geração das Demonstrações Financeiras', sugerindo a necessidade de uma intervenção antecipada. Essa capacidade é crucial para identificar gargalos nos processos de conciliação e ajuste, que muitas vezes impedem um fechamento ágil.
Principais áreas de melhoria identificadas através do Process Mining
A aplicação de Process Mining ao seu processo de Record to Report no Workiva destaca várias áreas prontas para melhorias:
- Aceleração da Conciliação: identifique contas, categorias de conciliação ou departamentos específicos que enfrentam os ciclos mais longos. Descubra as causas raiz dos atrasos, como falta de dados de origem, múltiplas iterações de revisão ou envio tardio de documentos de suporte.
- Otimização de Lançamentos Contábeis de Ajuste: analise o tempo, a frequência e a natureza dos lançamentos de ajuste. O Process Mining pode revelar se os ajustes estão sendo feitos tarde demais no ciclo, causando retrabalho, ou se tipos específicos de ajustes são consistentemente problemáticos.
- Simplificação dos Ciclos de Revisão e Aprovação: localize gargalos nas etapas de revisão e aprovação de conciliações e demonstrações financeiras. Entenda por que certas revisões demoram mais ou envolvem mais stakeholders do que o necessário, permitindo otimizar o workflow.
- Melhoria da Conformidade e Prontidão para Auditoria: ao visualizar o fluxo real do processo, você pode verificar a adesão aos controles internos e requisitos regulatórios. Identifique instâncias onde etapas são puladas ou executadas fora de ordem, sinalizando riscos potenciais.
Resultados Esperados e Benefícios Mensuráveis
Ao aproveitar o Process Mining para otimizar seu Record to Report no Workiva, você pode esperar uma série de benefícios tangíveis:
- Redução do Tempo de Ciclo de Fechamento Financeiro: encurte significativamente o tempo necessário para concluir cada fechamento, acelerando a geração de relatórios e melhorando a agilidade organizacional.
- Aumento da Precisão e Confiabilidade: minimize erros e a necessidade de ajustes pós-fechamento ao abordar as causas raiz das imprecisões mais cedo, resultando em relatórios financeiros mais confiáveis.
- Melhor Alocação de Recursos: entenda claramente onde os recursos estão sendo consumidos de forma ineficiente, permitindo uma melhor distribuição de pessoal e otimização da carga de trabalho entre departamentos.
- Fortalecimento da Conformidade: garanta a adesão consistente às políticas internas e regulamentações externas, reduzindo riscos de auditoria.
- Maior Visibilidade e Controle: alcance uma transparência incomparável em todo o seu processo de Record to Report, permitindo uma gestão proativa e esforços contínuos de melhoria.
Primeiros passos para a otimização do Fechamento de Período R2R
Adote uma abordagem orientada a dados para transformar seu processo de Record to Report - Fechamento de Período e Conciliação. Ao analisar o fluxo completo de atividades no Workiva, você pode identificar ineficiências ocultas, eliminar gargalos e melhorar significativamente o tempo de ciclo e a precisão do seu reporte financeiro. Comece sua jornada rumo a um fechamento financeiro mais eficiente, transparente e em conformidade hoje mesmo.
O Caminho de 6 Etapas para Melhoria do Record to Report - Fechamento de Período e Reconciliação
Baixar o Modelo
O que fazer
Obtenha o template de Excel pré-configurado para o seu processo de Record to Report. Este template garante que seus dados do Workiva sejam estruturados corretamente para uma análise e mapeamento ideais.
Por que é importante
Usar a estrutura de dados correta desde o início é crucial para o mapeamento preciso e para gerar insights significativos no seu fechamento.
Resultado esperado
Um template de Excel padronizado pronto para ser preenchido com seus dados de R2R do Workiva.
O QUE VOCÊ VAI OBTER
Desbloqueie um Fechamento de Período e Reconciliação mais Rápido no Workiva
- Localizar gargalos e atrasos no R2R
- Otimizar etapas de reconciliação no Workiva
- Acelere os tempos de ciclo do fechamento de período
- Garantir a conformidade do reporte financeiro
RESULTADOS TÍPICOS
Alcançando a Excelência em Record to Report com o Workiva
Esses resultados mostram os benefícios tangíveis que as organizações podem obter ao aplicar o Process Mining aos seus processos de R2R. Utilizando dados do Workiva, essas melhorias são alcançadas através da identificação de gargalos e otimização de workflows.
Redução do tempo de ciclo de ponta a ponta
As organizações geralmente reduzem o tempo total necessário para concluir o processo de fechamento de período, resultando em reportes e análises financeiras mais ágeis.
Menor taxa de ajustes pós-conciliação
Ao melhorar a qualidade da conciliação e a consistência dos dados, as empresas observam uma queda significativa no número de ajustes manuais necessários após o fechamento inicial, aumentando a precisão.
Menos variantes de processo entre as entidades
O Process Mining ajuda a identificar e eliminar desvios fora do padrão no processo de fechamento, resultando em maior consistência e facilidade de escala em toda a organização.
Aumento de períodos que cumprem os prazos
As organizações aumentam sua capacidade de concluir o fechamento financeiro na data prevista, garantindo a conformidade regulatória e a comunicação oportuna com os stakeholders.
Tempo reduzido para aprovações críticas
Gargalos nas etapas de revisão e aprovação das demonstrações financeiras e conciliações são identificados e resolvidos, acelerando significativamente a assinatura final.
Distribuição de tarefas mais equilibrada
Insights sobre a variação do volume de atividade por usuário permitem uma melhor alocação de recursos, reduzindo gargalos causados pela distribuição desigual da carga de trabalho.
Os resultados podem variar com base na complexidade específica de seus processos e na qualidade de seus dados. Os números apresentados aqui representam melhorias típicas observadas em várias implementações.
Dados Recomendados
Perguntas Frequentes
Perguntas frequentes
O Process Mining analisa os dados reais de execução do processo para visualizar gargalos, identificar causas raiz de atrasos e descobrir desvios dos procedimentos padrão. Ele fornece uma visão objetiva e baseada em dados do seu fechamento de período, destacando áreas para ganhos de eficiência e melhoria da conformidade.
Ao ingerir dados de event logs do Workiva, o Process Mining reconstrói toda a sequência de atividades de cada período financeiro. Em seguida, ele visualiza o fluxo, mostrando onde as tarefas demoram mais do que o esperado, onde ocorre retrabalho e quais etapas mais contribuem para o aumento dos tempos de ciclo. Isso ajuda a localizar as áreas exatas que causam atrasos.
Para realizar o Process Mining no R2R, você precisa de Event Logs com ID de caso, nome da atividade e timestamp. No Workiva, isso significa extrair dados de ações do período, status de reconciliação e interações de usuários. Atributos extras como usuário ou centro de custo podem enriquecer a análise.
Com o Process Mining, você acelera o ciclo de fechamento de período, otimiza os workflows de conciliação e reduz drasticamente os ajustes pós-conciliação. A tecnologia também ajuda a padronizar processos entre diferentes unidades e garante maior conformidade, resultando em demonstrações financeiras mais rápidas e precisas.
O início geralmente envolve uma fase inicial de extração e conexão de dados, que pode levar algumas semanas dependendo da disponibilidade e complexidade. Uma vez carregados os dados, os insights iniciais e visualizações de processos podem ser gerados rapidamente, muitas vezes em poucos dias. Análises mais profundas e recomendações acionáveis costumam vir em 1 ou 2 meses.
Sim, o Process Mining é muito eficaz para revelar variações entre unidades organizacionais. Ao comparar a execução de atividades similares, ele destaca a falta de padronização e onde aplicar as melhores práticas, garantindo processos de fechamento consistentes e eficientes em toda a companhia.
O principal requisito técnico é a capacidade de extrair dados históricos de Event Log do Workiva em um formato estruturado, como CSV ou tabelas de banco de dados. Esses dados geralmente incluem timestamps para cada atividade, um identificador único para cada período financeiro e o nome da atividade. Os métodos de integração costumam envolver conexões via API, exportações diretas de banco de dados ou upload de arquivos planos.
O Process Mining é uma técnica de análise não invasiva que utiliza dados históricos existentes. Ele não interfere no seu sistema Workiva em tempo real nem nas operações em andamento. A extração de dados é geralmente uma configuração única ou uma tarefa agendada, e a análise ocorre externamente, garantindo que não haja interrupções em suas atividades diárias de fechamento.
O Process Mining identifica as causas raiz dos ajustes analisando o processo que leva a eles. Ele pode destacar onde surgem inconsistências de dados, onde aprovações são negligenciadas ou onde as reconciliações são realizadas incorretamente. Ao tratar esses problemas na origem (upstream), a necessidade de ajustes dispendiosos pós-reconciliação é reduzida significativamente.
Com certeza. O Process Mining permite definir e visualizar seus caminhos ideais de conformidade e comparar automaticamente esses modelos com as execuções reais do processo. Ele pode sinalizar rapidamente casos em que etapas foram ignoradas, ocorreram desvios não aprovados ou controles obrigatórios não foram atendidos, fornecendo evidências claras para auditorias.
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