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Améliorer votre Record to Report - Clôture de période et Rapprochement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le processus Workiva Du Grand Livre au Reporting.
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Défis (12) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser le Record to Report Workiva pour une clôture de période plus rapide

Les inefficacités de processus peuvent freiner votre cycle de reporting financier, entraînant des retards et des défis en matière de précision. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement au sein de vos opérations. Identifiez facilement les domaines où les processus de rapprochement peuvent être rationalisés et accélérez votre clôture de période pour une efficacité et une conformité accrues.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement ?

Le processus Record to Report (R2R), de clôture de période et de rapprochement, est une pierre angulaire des opérations financières, impactant directement la capacité d'une organisation à générer des états financiers précis et opportuns. Alors que des plateformes comme Workiva rationalisent considérablement divers aspects du reporting financier et de la conformité, le processus sous-jacent peut encore cacher des inefficacités, des dépendances manuelles et des goulots d'étranglement cachés. Les retards dans les clôtures de période ou les inexactitudes dans les rapprochements ne mettent pas seulement à rude épreuve les équipes financières, mais peuvent également entraîner des délais de reporting manqués, des risques de conformité et un manque de confiance dans les données financières. Le coût d'un cycle R2R inefficace dépasse la main-d'œuvre, affectant la prise de décision stratégique et les relations avec les investisseurs.

Optimiser votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement ne consiste pas seulement à accélérer les choses, mais à renforcer la fiabilité et l'intégrité de vos rapports financiers. Cela implique de comprendre le véritable flux d'activités depuis l'initiation d'une clôture de période jusqu'à son achèvement final, incluant toutes les étapes liées à la collecte de données, à la comptabilisation des transactions, aux provisions, aux rapprochements interentreprises, aux rapprochements de comptes de bilan et de pertes et profits, aux ajustements et aux approbations finales. En obtenant des informations approfondies sur ces séquences complexes, vous pouvez identifier précisément où le processus échoue et mettre en œuvre des améliorations ciblées qui génèrent des avantages significatifs.

Comment le Process Mining transforme les opérations R2R de Workiva

Le process mining offre une approche puissante, basée sur les données, pour disséquer et comprendre l'exécution réelle de votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement au sein de Workiva. Au lieu de se fier à des preuves anecdotiques ou à des cartographies de processus statiques, le process mining utilise les journaux d'événements de votre environnement Workiva et des systèmes intégrés pour reconstituer le parcours complet de chaque clôture de période financière. Cette vue de bout en bout offre une visibilité inégalée sur l'ensemble du cycle de vie, du moment où la clôture de période est initiée jusqu'à l'approbation des états financiers et la finalisation de la période.

En suivant les activités pour chaque période financière, qui sert d'identifiant de cas, le process mining peut identifier précisément les zones de retard. Il vous permet d'analyser les temps de cycle réels pour des activités critiques comme 'Rapprochement du compte de bilan initié' ou 'Rapprochement examiné et approuvé'. Vous pouvez découvrir à quelle fréquence certaines activités sont répétées, indiquant un retravail, ou identifier des écarts par rapport à votre processus standardisé. Par exemple, vous pourriez découvrir que 'Écritures de journal d'ajustement comptabilisées' survient fréquemment après 'États financiers générés', suggérant un besoin d'intervention plus précoce. Cette capacité est cruciale pour identifier les goulots d'étranglement dans les processus de rapprochement et d'ajustement, qui entravent souvent une clôture rapide, et pour garantir que toutes les étapes sont conformes aux normes établies de reporting financier.

Domaines clés d'amélioration identifiés grâce au Process Mining

L'application du process mining à votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement basé sur Workiva met en évidence plusieurs domaines clés propices à l'amélioration :

  • Accélération du rapprochement : Identifiez les comptes, les catégories de rapprochement ou les départements spécifiques connaissant les cycles de rapprochement les plus longs. Découvrez les causes profondes des retards, telles que des données source manquantes, de multiples itérations de révision ou la soumission tardive de documents justificatifs. Cette information vous permet de rationaliser ces étapes critiques, réduisant ainsi le temps de cycle global de clôture de période.
  • Optimisation des écritures de journal d'ajustement : Analysez le calendrier, la fréquence et la nature des écritures de journal d'ajustement. Le process mining peut révéler si les ajustements sont effectués trop tard dans le cycle, provoquant un retravail, ou si des types spécifiques d'ajustements sont constamment problématiques. Cela permet une gestion proactive et potentiellement une intervention plus précoce.
  • Rationalisation des cycles de révision et d'approbation : Identifiez les goulots d'étranglement dans les étapes de révision et d'approbation des rapprochements et des états financiers. Comprenez pourquoi certaines révisions prennent plus de temps ou impliquent plus de parties prenantes que nécessaire, vous permettant d'optimiser les workflows et de réduire les temps de cycle d'approbation.
  • Amélioration de la conformité et de la préparation à l'audit : En visualisant le flux de processus réel, vous pouvez vérifier l'adhérence aux contrôles internes et aux exigences réglementaires. Identifiez les cas où des activités sont ignorées ou effectuées hors séquence, signalant les risques potentiels de conformité et renforçant votre piste d'audit.

Résultats attendus et avantages mesurables

En tirant parti du process mining pour optimiser votre Record to Report - Clôture de période et Rapprochement dans Workiva, vous pouvez vous attendre à une gamme d'avantages tangibles :

  • Réduction du temps de cycle de clôture financière : Raccourcir considérablement le temps nécessaire pour effectuer chaque clôture financière, accélérant la génération des états financiers et améliorant la réactivité.
  • Précision et fiabilité accrues : Minimiser les erreurs et le besoin d'ajustements post-clôture en identifiant et en traitant les causes profondes des inexactitudes plus tôt dans le processus, menant à des rapports financiers plus fiables.
  • Meilleure allocation des ressources : Obtenir une compréhension claire de la manière dont les ressources sont consommées de manière inefficace, permettant une meilleure allocation du personnel et l'optimisation de la charge de travail entre les départements.
  • Conformité renforcée : Assurer une adhésion constante aux politiques internes et aux réglementations externes, réduisant les risques de conformité et offrant des défenses d'audit plus solides.
  • Visibilité et contrôle accrus : Atteindre une transparence inégalée sur l'ensemble de votre processus Record to Report, permettant une gestion proactive et des efforts d'amélioration continue des processus.

Démarrer l'optimisation de la clôture de période Record to Report

Adoptez une approche basée sur les données pour transformer votre processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement. En analysant le flux complet des activités au sein de Workiva, vous pouvez identifier les inefficacités cachées, éliminer les goulots d'étranglement et améliorer considérablement le temps de cycle et la précision de vos rapports financiers. Commencez dès aujourd'hui votre parcours vers une clôture financière plus efficace, conforme et transparente.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'achèvement du processus de clôture de période ont un impact direct sur la ponctualité des rapports financiers et la prise de décision. Les cycles prolongés entraînent des délais non respectés et un processus de révision précipité, augmentant le risque d'erreurs et nécessitant davantage de ressources.
ProcessMind analyse le processus de Record to Report - Clôture de période et Rapprochement de bout en bout, identifiant les activités ou les étapes spécifiques qui causent des goulots d'étranglement. Il révèle les causes profondes des retards dans Workiva, permettant une optimisation ciblée et des clôtures plus rapides.

Un rapprochement inefficace, en particulier pour les comptes complexes ou les transactions interentreprises, ralentit considérablement le processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement. Ces goulots d'étranglement peuvent retarder la préparation des balances de vérification et des états financiers, impactant la précision et la ponctualité des rapports.
ProcessMind cartographie précisément les workflows de rapprochement au sein de Workiva, identifiant les comptes, catégories ou utilisateurs spécifiques qui causent constamment des retards. Cela permet une approbation simplifiée des rapprochements et une clôture plus efficace.

Les écritures de journal d'ajustement comptabilisées tardivement dans le cycle de clôture financière peuvent perturber le processus, nécessitant un retravail et augmentant le risque d'inexactitudes dans les états financiers. Cela conduit à une allocation inefficace des ressources et à des problèmes potentiels de conformité.
ProcessMind suit le calendrier et le volume des écritures de journal d'ajustement au sein du processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement de Workiva, révélant les schémas d'ajustements tardifs et leurs activités précédentes. Cela aide à résoudre de manière proactive les problèmes sous-jacents qui causent le retravail.

Lorsque le processus Du Grand Livre au Reporting - Clôture de Période et Rapprochement s'écarte des procédures opérationnelles standards sans autorisation appropriée, cela introduit des incohérences, des risques de conformité et des erreurs potentielles. Ce manque de contrôle rend difficile d'assurer un reporting financier standardisé.
ProcessMind fournit une cartographie visuelle de tous les chemins de processus réellement empruntés dans Workiva, soulignant les écarts par rapport au flux idéal et identifiant où et pourquoi des variations non autorisées se produisent, garantissant ainsi un meilleur contrôle et une conformité accrue.

Les transactions interentreprises complexes entraînent souvent des efforts de rapprochement prolongés, en particulier entre différentes entités ou systèmes alimentant Workiva. Ces inefficacités provoquent des retards importants dans le processus de Clôture de période et Rapprochement et peuvent entraîner des écarts non résolus.
ProcessMind analyse le workflow complet de rapprochement interentreprises, identifiant les entités spécifiques, les types de transactions ou les étapes d'approbation qui créent des frictions et des retards. Cela améliore la précision et la rapidité du reporting global.

Pendant le processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement, certains membres d'équipe ou départements peuvent connaître des charges de travail disproportionnées, entraînant l'épuisement professionnel, des erreurs et des retards. Cette répartition inégale empêche une utilisation efficace des ressources et impacte l'efficacité globale de la clôture au sein de Workiva.
ProcessMind visualise l'allocation des ressources sur toutes les activités de clôture, identifiant les individus ou les équipes surchargés et révélant les opportunités d'équilibrer les tâches et d'optimiser les effectifs pendant les périodes critiques pour prévenir l'épuisement.

Les retards dans la révision et l'approbation des rapprochements, des balances de vérification ou des états financiers prolongent le délai global du processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement. Les approbations lentes peuvent être causées par des goulots d'étranglement à des étapes de révision spécifiques ou par un manque de responsabilité claire, ce qui affecte la signature en temps voulu dans Workiva.
ProcessMind suit la durée et les transferts pour chaque activité de révision et d'approbation, mettant en évidence les étapes ou les approbateurs spécifiques qui causent des retards. Cela permet une finalisation plus rapide des états financiers et réduit les temps de cycle.

Les problèmes de qualité ou d'exhaustivité des données source collectées avant ou pendant la clôture de période et le rapprochement dans Workiva peuvent entraîner un retravail significatif, des ajustements manuels et des efforts de rapprochement prolongés. Cela a un impact sur la précision des rapports financiers et nécessite un temps supplémentaire pour résoudre les écarts.
ProcessMind peut identifier où et quand les problèmes de qualité des données se manifestent dans le processus, montrant quelles activités de rapprochement sont les plus affectées et les causes en amont des incohérences de données, réduisant ainsi l'effort manuel.

La dépendance aux solutions de contournement manuelles pour achever les activités du processus Record to Report – Clôture de période et rapprochement, en particulier lors de l'utilisation de Workiva, introduit des incohérences, des vulnérabilités d'audit et des risques accrus de non-conformité aux réglementations financières. Ces étapes non standardisées manquent de traçabilité.
ProcessMind détecte et quantifie automatiquement la fréquence des interventions manuelles ou des activités ad hoc non approuvées, exposant ainsi les risques de conformité cachés et les opportunités d'automatisation ou de standardisation pour une meilleure gouvernance.

Les dernières étapes de préparation et de génération des états financiers peuvent être étonnamment inefficaces, surtout si les étapes précédentes de rapprochement ou d'ajustement ont été retardées ou imprécises. Cela impacte directement la capacité à respecter les délais de reporting externes et à fournir des insights opportuns.
ProcessMind analyse l'intégralité de la séquence menant à la génération des états financiers dans Workiva, identifiant les activités précurseurs qui retardent systématiquement cette sortie finale critique, rationalisant ainsi l'ensemble du processus de Clôture de période et Rapprochement.

Un nombre constamment élevé d'écritures de journal d'ajustement après les rapprochements initiaux indique des problèmes sous-jacents de précision des données, d'exécution des processus ou de comptabilisation initiale des transactions. Cela augmente l'effort et le temps requis pour le processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement, entraînant des erreurs potentielles.
ProcessMind quantifie le volume et le calendrier des ajustements dans Workiva, les reliant à des catégories de rapprochement spécifiques ou à des problèmes de données source, permettant une correction proactive des causes profondes et une efficacité améliorée.

Lorsque différents codes société ou départements suivent des procédures variées pour le Record to Report – Clôture de période et Rapprochement, cela conduit à des inefficacités, des difficultés de consolidation et des risques de conformité accrus. Ce manque de standardisation rend difficile la mise à l'échelle des meilleures pratiques.
ProcessMind compare les processus de clôture entre différents codes société et départements au sein de Workiva, identifiant où et comment les processus divergent. Cela permet d'appliquer les meilleures pratiques et de standardiser pour une clôture plus efficace et conforme.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire significativement le temps total nécessaire pour achever toutes les activités Record to Report – Clôture de période et Rapprochement au sein de Workiva. Un cycle de clôture plus rapide permet une publication anticipée des rapports financiers, améliore l'agilité commerciale et réduit la pression sur les équipes financières, leur laissant plus de temps pour l'analyse stratégique plutôt que pour les périodes de forte activité opérationnelle. ProcessMind identifie les activités et les goulots d'étranglement exacts qui causent des retards dans la clôture de période financière. En visualisant le véritable flux de processus et les temps de cycle pour chaque étape, ProcessMind aide à localiser les temps d'inactivité, les accumulations de travail et les ressources sous tension, permettant des améliorations ciblées pour raccourcir le calendrier de clôture de plusieurs semaines ou jours.

La rationalisation du workflow de rapprochement signifie l'optimisation de la séquence et de l'exécution des tâches impliquées dans le rapprochement des comptes pendant la phase Record to Report - Clôture de période. Cela réduit les retards et les reprises, garantissant que les comptes de bilan et de profits et pertes sont rapprochés de manière efficace et précise au sein de Workiva, ce qui est essentiel pour la génération opportune des états financiers. ProcessMind offre une vue détaillée de toutes les activités de rapprochement, révélant les chemins réellement empruntés, les écarts par rapport à la norme et les points de blocage. Il quantifie l'impact des étapes manuelles et des transferts, permettant aux organisations de repenser les workflows, d'automatiser les tâches répétitives et d'éliminer les étapes inutiles pour réaliser des gains d'efficacité significatifs dans le rapprochement.

Cet objectif vise à diminuer le nombre et le volume des écritures de journal d'ajustement effectuées après l'achèvement des rapprochements initiaux, en particulier au sein de Workiva. Un volume élevé d'ajustements tardifs indique des problèmes potentiels plus tôt dans le processus, impactant la précision du reporting et nécessitant des ressources supplémentaires, ce qui entraîne des reprises et des risques de conformité potentiels. ProcessMind aide à identifier les causes profondes des ajustements fréquents en remontant de l'activité « Écritures de journal d'ajustement enregistrées » aux étapes précédentes. Il révèle des schémas, des erreurs courantes et des comptes GL ou départements spécifiques qui déclenchent systématiquement des ajustements, permettant des mesures proactives pour corriger les problèmes de qualité des données ou les lacunes de processus avant qu'ils ne s'aggravent.

Atteindre une standardisation à l'échelle de l'entreprise garantit que toutes les entités suivent un processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement cohérent et approuvé au sein de Workiva. Cela réduit les erreurs, améliore la conformité, simplifie les audits et crée un environnement de clôture prévisible, favorisant une plus grande efficacité et comparabilité au sein de l'organisation. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variations réelles des processus, mettant en évidence les écarts par rapport au processus de clôture idéal ou prévu. Il visualise quelles entités ou quels départements divergent le plus et quantifie l'impact de ces variations sur le temps de cycle et le coût, fournissant les preuves nécessaires pour faire appliquer les meilleures pratiques et parvenir à une véritable harmonisation des processus.

Cet objectif vise à améliorer la rapidité et la précision des processus de rapprochement intercompagnies au sein du cycle Record to Report, en particulier lorsqu'ils sont gérés via Workiva. Un rapprochement intercompagnies efficace est crucial pour les états financiers consolidés, car il prévient les retards, réduit les écarts et assure la conformité aux normes comptables mondiales. ProcessMind cartographie les chemins complexes du rapprochement intercompagnies, identifiant les boucles, les interventions manuelles et les retards qui entravent l'efficacité. En analysant le flux des activités « Rapprochement intercompagnies effectué », il peut identifier les problèmes de correspondance spécifiques, les incohérences de données ou les ruptures de communication entre les entités, permettant des améliorations ciblées pour accélérer cette partie complexe de la clôture.

L'équilibrage de la charge de travail garantit que les tâches et responsabilités pendant le processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement sont réparties équitablement entre les membres de l'équipe utilisant Workiva. Cela prévient l'épuisement professionnel, améliore le moral des employés et garantit que les activités critiques ne sont pas retardées en raison de goulots d'étranglement de ressources ou d'une dépendance excessive à l'égard d'individus spécifiques. ProcessMind analyse la propriété des activités et l'allocation des ressources sur l'ensemble du processus de clôture. Il identifie les utilisateurs ou les départements qui sont constamment surchargés ou inactifs pendant des phases spécifiques, révélant des schémas de distribution inégaux. Cette information permet aux managers de réaffecter des tâches, de former le personnel ou d'optimiser les transferts pour créer un environnement de clôture plus efficace et durable.

Cet objectif vise à raccourcir la durée des activités de révision et d'approbation pour les rapprochements et les états financiers au sein du processus Record to Report de Workiva. Des approbations plus rapides accélèrent la clôture globale, améliorent la réactivité et minimisent le risque de retards en fin de processus qui peuvent impacter les délais de reporting et les décisions commerciales. ProcessMind visualise l'ensemble des activités « Rapprochement révisé et approuvé », « États financiers révisés » et « États financiers approuvés », soulignant précisément où les retards se produisent dans la chaîne d'approbation. Il peut identifier les goulots d'étranglement causés par des approbateurs spécifiques, des informations manquantes ou des hiérarchies d'approbation complexes, fournissant des insights basés sur les données pour rationaliser l'ensemble du cycle de vie de la révision.

Améliorer la cohérence des données source signifie garantir que les données financières collectées pour la clôture de période Record to Report sont uniformes, précises et complètes sur tous les systèmes alimentant Workiva. Des données incohérentes entraînent des problèmes de rapprochement, des erreurs et un retravail significatif, prolongeant le cycle de clôture et compromettant la fiabilité des rapports. ProcessMind, en analysant des activités telles que "Données source collectées" et "Transactions comptabilisées", peut aider à identifier les sources ou types de données spécifiques qui entraînent fréquemment des écarts ou nécessitent des ajustements manuels. Bien qu'il ne nettoie pas directement les données, il identifie où les problèmes de qualité des données se manifestent dans le processus, permettant des corrections en amont de la saisie des données, de l'intégration ou des configurations système.

L'objectif est d'éliminer les solutions de contournement manuelles non approuvées et les écarts par rapport au processus standard Record to Report – Clôture de période et Rapprochement au sein de Workiva. Les solutions de contournement manuelles introduisent souvent des erreurs, augmentent les risques de conformité, réduisent l'efficacité et créent un environnement de clôture imprévisible, entravant la préparation à l'audit. ProcessMind offre une transparence complète sur toutes les activités réalisées, découvrant automatiquement les cas où des étapes manuelles ou des variations non approuvées se produisent. En cartographiant le « chemin optimal » réel par rapport à toutes les déviations, il quantifie leur fréquence et leur impact, permettant aux organisations de formaliser les solutions de contournement nécessaires ou d'éliminer les étapes manuelles inefficaces et risquées pour améliorer la conformité et le contrôle.

Cet objectif vise à accélérer considérablement la production des états financiers finaux une fois toutes les activités de clôture de période, y compris le rapprochement et les ajustements, terminées dans Workiva. Une génération plus rapide garantit des dépôts réglementaires opportuns, fournit à la direction des insights financiers actualisés et réduit la pression associée aux délais de reporting serrés. ProcessMind isole les activités menant à et incluant « États financiers générés » et « États financiers révisés », identifiant tout retard précédent qui se répercute sur la phase de reporting final. Il aide à découvrir les goulots d'étranglement dans l'agrégation des données, le formatage des rapports ou la validation finale, permettant une optimisation ciblée du workflow de reporting Workiva et des processus connexes pour accélérer la livraison.

Améliorer l'adhérence à la conformité signifie garantir que toutes les activités du processus Record to Report - Clôture de période et Rapprochement dans Workiva suivent constamment les exigences réglementaires établies, les politiques internes et les normes comptables. Cela réduit le risque de constatations d'audit, de pénalités financières et de dommages à la réputation, renforçant la confiance dans le reporting financier. ProcessMind compare automatiquement l'exécution réelle du processus de clôture de période avec les règles de conformité définies et les modèles de processus idéaux. Il met en évidence chaque déviation, étape non approuvée ou point de contrôle manquant, fournissant aux auditeurs et aux responsables financiers une vue claire et objective des lacunes de conformité et leur permettant d'appliquer une adhésion plus stricte à toutes les périodes financières.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour le Record to Report - Clôture de période et rapprochement

1

Télécharger le modèle
2

Exporter vos données Workiva
3

Importez votre jeu de données
4

Analyser votre processus R2R
5

Mettre en œuvre des améliorations R2R
6

Suivre l'avancement du R2R
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel pré-configuré pour votre processus Record to Report. Ce modèle garantit que vos données Workiva sont structurées correctement pour une analyse et un mappage optimaux.

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Pourquoi c'est important

Utiliser la bonne structure de données dès le départ est crucial pour une cartographie précise des processus et l'identification d'insights significatifs dans vos activités de clôture de période.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être renseigné avec vos données R2R Workiva.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Accélérez la clôture de période et le rapprochement Workiva

ProcessMind transforme les données complexes du processus Record to Report de Workiva en insights clairs et exploitables. Visualisez chaque étape pour découvrir les inefficacités et accélérer votre cycle de reporting financier.
  • Identifiez les goulots d'étranglement et les retards dans le processus R2R.
  • Rationaliser les étapes de rapprochement Workiva
  • Accélérer les temps de cycle de clôture de période
  • Assurer la conformité des rapports financiers
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Atteindre l'excellence dans le Record to Report avec Workiva

Ces résultats illustrent les bénéfices tangibles que les organisations peuvent réaliser en appliquant le Process Mining à leurs processus Record to Report, Clôture de Période et Rapprochement. En exploitant les données de Workiva, ces améliorations sont obtenues en identifiant les goulots d'étranglement et en optimisant les workflows pour une efficacité accrue de la clôture financière.

0 %
Clôture de période plus rapide

Réduction du temps de cycle de bout en bout

Les organisations réduisent généralement le temps total requis pour achever le processus de clôture de période, ce qui conduit à des rapports financiers et des analyses plus opportuns.
0 %
Ajustements réduits

Taux d'ajustement post-rapprochement réduit

En améliorant la qualité des rapprochements et la cohérence des données, les entreprises constatent une baisse significative du nombre d'ajustements manuels nécessaires après la clôture initiale, ce qui améliore la précision.
0 %
Processus standardisés

Moins de variantes de processus entre les entités

Le Process Mining aide à identifier et à éliminer les écarts non standardisés dans le processus de clôture, ce qui conduit à une plus grande cohérence et à une mise à l'échelle plus facile au sein de l'organisation.
0 %
Clôture ponctuelle améliorée

Augmentation des périodes respectant les délais

Les organisations augmentent leur capacité à finaliser la clôture financière à la date cible, garantissant la conformité réglementaire et une communication opportune avec les parties prenantes.
0 %
Révision et approbation plus rapides

Temps réduit pour les approbations critiques

Les goulots d'étranglement dans les étapes de révision et d'approbation des états financiers et des rapprochements sont identifiés et résolus, accélérant considérablement la signature finale.
0 %
Charges de travail équilibrées

Distribution plus équitable des tâches

Les informations sur la variation du volume d'activités par utilisateur permettent une meilleure allocation des ressources, réduisant les goulots d'étranglement causés par une répartition inégale de la charge de travail et améliorant la satisfaction des employés.

Les résultats peuvent varier en fonction de la complexité spécifique de vos processus et de la qualité de vos données. Les chiffres présentés ici représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour un cycle de reporting financier spécifique, tel qu'un mois ou un trimestre, qui sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.

Pourquoi c'est important

C'est l'identifiant de cas essentiel qui encadre l'analyse, permettant la mesure de bout en bout et la comparaison de chaque cycle de clôture de période.

Le nom de la tâche ou de l'événement spécifique qui s'est produit dans le processus de clôture de période.

Pourquoi c'est important

Cet attribut constitue le cœur de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse de la séquence des étapes du cycle de clôture.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique a été enregistré.

Pourquoi c'est important

Il fournit l'ordre chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur le temps comme les temps de cycle et identifier les retards de processus.

L'ID utilisateur ou le nom de la personne qui a effectué ou est assignée à l'activité.

Pourquoi c'est important

Cela permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la performance des utilisateurs et de l'allocation des ressources, ce qui est essentiel pour gérer l'efficacité de l'équipe.

Le département ou l'équipe fonctionnelle responsable de l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet de segmenter l'analyse des processus par domaine d'activité, aidant à comparer les performances et à identifier les problèmes spécifiques aux départements.

Un identifiant unique pour l'entité juridique pour laquelle la clôture financière est effectuée.

Pourquoi c'est important

Il permet de comparer l'efficacité et la conformité du processus de clôture entre les différentes entités juridiques au sein de l'organisation.

Le numéro de compte du grand livre général rapproché ou ajusté.

Pourquoi c'est important

Il offre une vue granulaire des performances de rapprochement, aidant à identifier les comptes problématiques qui causent des retards ou nécessitent des ajustements fréquents.

Le statut actuel d'un rapprochement de compte.

Pourquoi c'est important

Il permet un suivi en temps réel de l'avancement des rapprochements, aidant à identifier et à résoudre les éléments bloqués pour maintenir la clôture sur la bonne voie.

La catégorie ou le type de compte rapproché, tel que Compte bancaire ou Intercompagnie.

Pourquoi c'est important

Il permet l'agrégation et la comparaison des performances de rapprochement sur différents types de comptes, révélant les goulots d'étranglement spécifiques à chaque catégorie.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du processus de clôture financière pour une période spécifique. Elle est généralement déclenchée lorsqu'un utilisateur crée ou démarre la checklist de clôture de période ou le workflow de processus au sein de Workiva.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de début principal pour le processus de bout en bout. Il permet une mesure précise du Temps de cycle de clôture de période de bout en bout et identifie le moment où le processus démarre officiellement.

Une étape clé où un gestionnaire ou un réviseur approuve formellement le rapprochement préparé, confirmant son exactitude. Cela est généralement enregistré lorsqu'une tâche passe au statut 'Approuvé' ou 'Terminé'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est essentielle pour calculer le Temps de cycle moyen de rapprochement et le Temps de cycle moyen de révision et d'approbation. Elle confirme l'achèvement d'un contrôle qualité au sein du processus.

Représente l'action de créer et d'enregistrer une écriture de correction basée sur les constats du processus de rapprochement. Workiva peut suivre les écritures de journal et leur statut.

Pourquoi c'est important

Cette activité est vitale pour le KPI du Taux d'ajustement après rapprochement. Un volume élevé d'ajustements après approbation du rapprochement peut indiquer des problèmes de qualité des données source ou de contrôles de processus.

Ce jalon marque le point où la balance de vérification est considérée comme finale et prête à être utilisée pour générer les états financiers. Cela peut être déduit lorsqu'une tâche spécifique est terminée ou qu'un rapport est généré.

Pourquoi c'est important

C'est une condition préalable essentielle à la génération des états financiers. Mesurer le temps à partir de ce point aide à analyser l'efficacité des dernières étapes de reporting.

Représente la création des projets d'états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Cette étape est enregistrée lorsque les documents de rapport sont générés dans Workiva.

Pourquoi c'est important

Le timing de cette activité est crucial pour le KPI du Délai de génération des EF. Elle marque la transition de l'agrégation des données à la production du rapport final.

L'approbation finale des états financiers par la direction générale ou le comité d'audit. Cela représente la dernière validation majeure avant la clôture officielle de la période.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique qui signifie que les rapports sont finalisés. Il est essentiel pour mesurer le Temps de cycle moyen de révision et d'approbation pour les états financiers eux-mêmes.

Cette activité marque l'achèvement formel de l'ensemble du processus Record to Report pour la période financière. C'est l'étape finale du workflow de processus Workiva.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de fin principal du processus. Il permet une mesure précise du Temps de cycle de clôture de période de bout en bout et du Taux de clôture de période à temps.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d'exécution réelles de vos processus pour visualiser les goulots d'étranglement, identifier les causes profondes des retards et détecter les écarts par rapport aux procédures standard. Il offre une vue objective et basée sur les données de votre clôture de période, mettant en évidence les domaines où des gains d'efficacité et une amélioration de la conformité sont possibles.

En ingérant les données de journal d'événements de Workiva, le process mining reconstitue l'ensemble de la séquence d'activités pour chaque période financière. Il visualise ensuite le flux, montrant où les tâches prennent plus de temps que prévu, où le retravail se produit, et quelles étapes contribuent le plus aux temps de cycle prolongés. Cela aide à identifier les zones exactes causant des retards.

Pour effectuer le Process Mining pour le Record to Report, vous avez généralement besoin de journaux d'événements contenant un identifiant de cas, un nom d'activité et un horodatage. Pour Workiva, cela signifie extraire des données liées aux actions de période financière, aux statuts de rapprochement, aux achèvements de tâches et aux interactions utilisateur. Des attributs supplémentaires comme l'utilisateur, le centre de coûts ou l'ID de document peuvent enrichir l'analyse.

Vous pouvez vous attendre à accélérer votre temps de cycle de Clôture de Période, à rationaliser les workflows de rapprochement et à réduire considérablement les ajustements post-rapprochement. Le Process Mining aide également à standardiser les processus de clôture entre les entités et à améliorer l'adhésion à la conformité. En fin de compte, cela conduit à une génération d'états financiers plus rapide et plus précise.

Démarrer implique souvent une phase initiale d'extraction et de connexion des données, qui peut prendre quelques semaines selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données chargées, les premières informations et visualisations de processus peuvent être générées rapidement, souvent en quelques jours. Une analyse plus approfondie et des recommandations exploitables suivent généralement dans un délai de 1 à 2 mois.

Oui, le Process Mining est extrêmement efficace pour révéler les variations de processus à travers différentes unités organisationnelles. En comparant les chemins d'exécution d'activités similaires entre les entités, il met en évidence les lacunes en matière de standardisation et où les meilleures pratiques peuvent être mises en œuvre. Cela contribue à garantir des procédures de clôture cohérentes et efficaces à l'échelle de l'entreprise.

L'exigence technique principale est la capacité d'extraire des données de journaux d'événements historiques de Workiva dans un format structuré, tel que CSV ou tables de base de données. Ces données incluent généralement des horodatages pour chaque activité, un identifiant unique pour chaque période financière et le nom de l'activité. Les méthodes d'intégration impliquent généralement des connexions API, des exportations directes de base de données ou des téléchargements de fichiers plats.

Le Process Mining est une technique d'analyse non invasive qui utilise des données historiques existantes. Il n'interfère pas avec votre système Workiva en direct ni avec vos opérations continues. L'extraction des données est généralement une configuration unique ou une tâche planifiée, et l'analyse a lieu en externe, garantissant ainsi aucune perturbation de vos activités quotidiennes de clôture de période.

Le Process Mining identifie les causes profondes des ajustements en analysant le processus qui y mène. Il peut mettre en évidence l'origine des incohérences de données, les approbations manquées ou les rapprochements effectués incorrectement. En traitant ces problèmes en amont, le besoin d'ajustements coûteux après rapprochement est considérablement réduit.

Absolument. Le process mining vous permet de définir et de visualiser vos chemins de conformité idéaux, puis de comparer automatiquement ces modèles avec les exécutions réelles des processus. Il peut rapidement signaler les cas où des étapes ont été ignorées, des écarts non approuvés se sont produits ou les contrôles requis n'ont pas été respectés, fournissant des preuves claires pour les audits.

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