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Optimieren Sie Ihren Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Periodenabschlusses in SAP S/4HANA.
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Optimieren Sie Ihren Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung
Herausforderungen (10) Ziele (10) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Record-to-Report-Periodenabschluss in SAP S/4HANA für Effizienz optimieren

Unsere Plattform identifiziert präzise Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Prozessen. Sie deckt verborgene Verzögerungen, Nacharbeitsschleifen und nicht-standardmäßige Aktivitäten auf, die Ihre Finanzberichterstattung beeinträchtigen. Durch die Aufdeckung dieser Bereiche können Sie Abläufe optimieren, die Compliance verbessern und Ihren Abschlusszyklus signifikant transformieren.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum den Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung – optimieren?

Der Record-to-Report (R2R)-Prozess, einschließlich Periodenabschluss und Abstimmung, ist das Rückgrat der Finanzberichterstattung jeder Organisation. In komplexen Umgebungen, insbesondere jenen, die SAP S/4HANA nutzen, kann dieser kritische Prozess zu einer Quelle erheblicher Herausforderungen werden. Verzögerungen, manuelle Fehler und mangelnde Transparenz belasten nicht nur Ihre Finanzteams, sondern beeinträchtigen auch die Genauigkeit Ihrer Finanzberichte, was zu potenziellen Compliance-Risiken und verzögerten Geschäftsentscheidungen führen kann. Selbst mit einem leistungsstarken ERP-System wie SAP S/4HANA können komplexe Konfigurationen, ein hohes Transaktionsvolumen und unterschiedliche Benutzerverhalten Ineffizienzen hervorrufen, die herkömmlichen Analysetools verborgen bleiben. Die Kosten eines ineffizienten Abschlussprozesses gehen über die direkten Arbeitskosten hinaus; sie umfassen verpasste Chancen durch verzögerte Einblicke, Strafen für Nicht-Compliance und die Opportunitätskosten, wenn Finanzexperten Zeit mit manuellen Aufgaben statt mit strategischer Analyse verbringen.

Wie Process Mining Ihren R2R-Periodenabschluss beleuchtet

Process Mining bietet einen unvergleichlichen Ansatz, um Ihren Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss und Abstimmung – zu verstehen und zu verbessern. Durch die Nutzung von Event-Log-Daten direkt aus Ihrem SAP S/4HANA-System, einschließlich wichtiger Tabellen wie BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA und GLT0, rekonstruiert Process Mining den exakten Verlauf jedes Finanzperiodenabschlusses. Dies bietet eine objektive, datengestützte Röntgenansicht der tatsächlichen Prozessausführung. Sie können den End-to-End-Fluss visuell abbilden, Abweichungen vom Idealprozess aufdecken, erkennen, wo und warum Verzögerungen auftreten, und kritische Engpässe identifizieren. Zum Beispiel könnten Sie verlängerte Zykluszeiten in spezifischen Intercompany-Abstimmungsschritten, wiederholte Anpassungen für bestimmte GL-Konten oder langwierige Genehmigungsprozesse für Finanzberichte feststellen.

Diese Fähigkeit ermöglicht es Ihnen, detaillierte Zykluszeitanalysen durchzuführen und die Dauer jeder Aktivität zu messen, vom Initiieren des Periodenabschlusses bis zu dessen Abschluss. Sie hebt Aktivitäten hervor, die übermäßige Zeit oder Ressourcen beanspruchen, und ermöglicht es Ihnen, diese gezielt zu optimieren. Über die Effizienz hinaus hilft Process Mining, die Compliance sicherzustellen, indem es nicht-standardisierte Aktivitäten, verspätete Buchungen oder nicht autorisierte Anpassungen aufdeckt, die für die Aufrechterhaltung der Berichterstattungs-Integrität und die Reduzierung des Prüfungsrisikos entscheidend sind. Sie erhalten ein klares Verständnis der Ressourcenallokation und identifizieren Bereiche, in denen Teams überlastet sind oder Kapazitäten innerhalb Ihres Finanzabschlussprozesses besser genutzt werden könnten.

Wichtige Verbesserungsbereiche für Ihren Finanzabschluss

Durch Process Mining können mehrere kritische Bereiche innerhalb Ihres Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – in SAP S/4HANA erheblich verbessert werden:

  • Optimierung der Abstimmungs-Workflows: Identifizieren Sie spezifische Bilanz- oder Gewinn- und Verlustkonten, die häufig mehrere Abstimmungsschritte oder erhebliche Anpassungen erfordern. Analysieren Sie die Grundursachen dieser Komplexitäten, um den Prozess zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
  • Optimierung von Intercompany-Transaktionen: Ermitteln Sie spezifische Intercompany-Paare oder Transaktionstypen, die regelmäßig Verzögerungen bei der Abstimmung verursachen, und ermöglichen Sie so gezielte Interventionen, um deren Lösung zu beschleunigen.
  • Verbesserung des Journal-Entry-Managements: Entdecken Sie Muster bei verspäteten Journalbuchungen, wie jene, die nach der initialen Saldenliste gebucht werden, und untersuchen Sie deren zugrunde liegende Ursachen, wie Dokumentationsverzögerungen oder manuelle Genehmigungsengpässe.
  • Beschleunigung der Überprüfungs- und Genehmigungszyklen: Analysieren Sie die Dauer und Reihenfolge der Überprüfungs- und Genehmigungsaktivitäten für Abstimmungen und Finanzberichte. Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Automatisierung von Genehmigungen oder zur Umstrukturierung von Workflows, um die endgültige Freigabe zu beschleunigen.
  • Identifizierung von Automatisierungspotenzialen: Decken Sie repetitive, manuelle Aufgaben mit hohem Volumen innerhalb des Abschlussprozesses auf, die ideale Kandidaten für Robotic Process Automation (RPA) oder eine verbesserte Automatisierung innerhalb von SAP S/4HANA selbst sind.

Erwartete Ergebnisse: Messbare Vorteile für Ihre Finanzfunktion

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihren Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung – können Sie transformative Ergebnisse erwarten:

  • Reduzierte Zykluszeit: Erzielen Sie einen deutlich kürzeren Finanzabschluss, der eine schnellere Finanzberichterstattung und zeitnahere Einblicke für strategische Entscheidungen ermöglicht. Sie werden lernen, wie Sie die Zykluszeit des Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – effektiv reduzieren können.
  • Erhöhte operationale Effizienz: Minimieren Sie den manuellen Aufwand, reduzieren Sie Nacharbeiten und entlasten Sie Ihre Finanzexperten, damit diese sich auf wertschöpfendere, analytische Aufgaben konzentrieren können.
  • Verbesserte Compliance und Risikomanagement: Stärken Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Berichtsstandards und reduzieren Sie so das Risiko von Prüfungsfeststellungen und Non-Compliance-Strafen.
  • Verbesserte Genauigkeit der Finanzberichte: Weniger Fehler und eine Reduzierung von nachträglichen Anpassungen führen zu zuverlässigeren und vertrauenswürdigeren Finanzberichten.
  • Kosteneinsparungen: Senken Sie die operativen Kosten im Zusammenhang mit dem Finanzabschluss durch reduzierten manuellen Arbeitsaufwand und optimierte Ressourcennutzung.

Starten Sie jetzt mit der R2R-Prozessoptimierung

Der Beginn der Optimierung Ihres Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – in SAP S/4HANA mit Process Mining ist ein strategischer Schritt, der greifbare Vorteile liefert. Durch einen datengestützten Ansatz erhalten Sie die notwendige Klarheit, um einen oft stressigen und zeitaufwändigen Prozess in einen effizienten, zuverlässigen und konformen Vorgang zu verwandeln. Dieser Leitfaden bietet Ihnen den Rahmen für den Beginn Ihrer Analyse und ermöglicht Sie, Engpässe zu identifizieren und effektive Lösungen für einen schnelleren und genaueren Finanzabschluss zu implementieren.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Die verlängerte Dauer des Finanzperiodenabschlusses führt oft zu verzögerten Finanzberichten, was zeitnahe Geschäftsentscheidungen behindert und potenziell die Investorenbeziehungen beeinträchtigt. Dies erzeugt Druck auf die Buchhaltungsteams und kann zu überstürzter, fehleranfälliger Arbeit führen. ProcessMind verwendet Event Logs aus SAP S/4HANA, um den gesamten Record to Report – Periodenabschluss- & Abstimmungsprozess zu visualisieren. Es identifiziert die exakten Aktivitäten und verantwortlichen Nutzer, die Verzögerungen verursachen, und ermöglicht eine gezielte Optimierung zur Reduzierung der Gesamtzykluszeit.

Konten erfordern häufig mehrere Abstimmungsversuche oder Anpassungen, was auf zugrunde liegende Datenqualitätsprobleme oder ineffiziente Überprüfungsprozesse hindeutet. Diese Nacharbeit kostet wertvolle Zeit und lenkt Ressourcen von höherwertigen Aufgaben ab, wodurch die Betriebskosten steigen.ProcessMind analysiert die Reihenfolge der Abstimmungsaktivitäten und die Anzahl der gebuchten Anpassungsbuchungen, identifiziert Schleifen und wiederholte Schritte innerhalb des Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – in SAP S/4HANA. Es zeigt auf, warum Nacharbeiten auftreten, und ermöglicht so eine Prozessneugestaltung zur Minimierung von Wiederholungen.

Ohne einen umfassenden Überblick fällt es dem Management schwer, den Echtzeitstatus des Finanzabschlusses zu verstehen, was es schwierig macht, Verzögerungen zu antizipieren oder Ressourcen effektiv zuzuweisen. Diese Unsicherheit kann zu verpassten Fristen und Last-Minute-Aktionen führen. ProcessMind konstruiert einen End-to-End-Digital Twin Ihres Record to Report – Periodenabschluss- & Abstimmungsprozesses unter Verwendung von SAP S/4HANA data. Es bietet ein Live-Dashboard, das den Abschluss von Aktivitäten, Engpässe und den Gesamtfortschritt anzeigt und so Transparenz und Kontrolle verbessert.

Spezifische Abstimmungskategorien oder Genehmigungsschritte werden oft zu Engpässen, die den gesamten Periodenabschluss verzögern. Diese Engpässe können durch Ressourcenbeschränkungen, komplexe Workflows oder langsame Entscheidungsfindung verursacht werden und wirken sich auf die Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung aus. ProcessMind visualisiert den Flow der Aktivitäten „Abstimmung überprüft & genehmigt“ und der zugehörigen Hauptbuchkonten innerhalb Ihres SAP S/4HANA Record to Report – Periodenabschluss- & Abstimmungsprozesses. Es hebt hervor, wo Verzögerungen auftreten, und identifiziert die genauen Nutzer, Abteilungen oder Schritte, die für die Verlangsamung verantwortlich sind.

Eine große Anzahl von anpassenden Journalbuchungen deutet auf potenzielle Ungenauigkeiten in den ursprünglichen Buchungen oder spät im Abschlusszyklus identifizierte Probleme hin. Dies kann zu einem erhöhten Fehlerrisiko, einer intensiveren Prüfungsprüfung und zusätzlichem manuellem Aufwand führen, was die Compliance-Kosten in die Höhe treibt.ProcessMind quantifiziert die „Anzahl der Anpassungen“ und verfolgt deren Ursprung, indem es sie mit spezifischen Aktivitäten wie „Transaktionen gebucht“ oder „Abgrenzungen & Rückstellungen erfasst“ in Ihrem SAP S/4HANA Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung – verknüpft. Dies hilft, Grundursachen aufzudecken und zukünftige Abweichungen zu verhindern.

Verschiedene Buchungskreise oder Abteilungen können unterschiedliche Prozesse für den Periodenabschluss und die Abstimmung verfolgen, was zu Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und Schwierigkeiten bei der Standardisierung von Best Practices führt. Dieser Mangel an Einheitlichkeit erschwert interne Kontrollen und die Berichterstattung.ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten für den Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung – über verschiedene „Company Code“-Attribute aus Ihren SAP S/4HANA-Daten. Es zeigt deutlich Abweichungen vom optimalen Pfad auf und ermöglicht so Prozessharmonisierungs- und Standardisierungsbemühungen.

Das Nichteinhalten externer und interner Finanzberichterstattungsfristen kann zu Strafen, Vertrauensverlust bei Stakeholdern und verpassten Chancen für strategische Entscheidungen führen. Der Druck, schnell abzuschließen, kann auch die Genauigkeit beeinträchtigen.By analyzing „Target Completion Date“ versus „Actual Completion Date“ for „Financial Statements Approved“ in your SAP S/4HANA Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss & Abstimmung – identifiziert ProcessMind die Aktivitäten, die zu verspäteten Einreichungen beitragen. Es hilft, Workflows zu optimieren, um die rechtzeitige Compliance sicherzustellen.

Eine starke Abhängigkeit von manueller Datenerfassung und -eingabe für Abstimmungen und Anpassungen birgt ein höheres Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Zeit und Kosten, die mit dem Periodenabschlussprozess verbunden sind, erheblich. Dies verlangsamt den gesamten Berichtszyklus.ProcessMind hebt Aktivitäten wie „Quelldaten erfasst“ oder „Transaktionen gebucht“ hervor, die häufig manuellen Anpassungen vorausgehen, und identifiziert Bereiche, in denen Automatisierung den manuellen Aufwand innerhalb des Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – in SAP S/4HANA reduzieren könnte. Es deckt Möglichkeiten zur Optimierung des Datenflusses auf.

Während der Spitzenzeiten des Abschlusses können einige Teams oder Einzelpersonen überlastet sein, während andere unterausgelastet sind, was zu Engpässen und einer ungleichmäßigen Arbeitslastverteilung führt. Diese Ineffizienz belastet Ressourcen und kann zu Mitarbeiter-Burnout und Verzögerungen führen.ProcessMind ordnet die Attribute „Responsible User“ und „Department“ den Aktivitätsdauern und -volumina innerhalb des SAP S/4HANA Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – zu. Es visualisiert die Arbeitslastverteilung und identifiziert Möglichkeiten für eine bessere Ressourcenzuweisung und Lastverteilung.

Intercompany-Abstimmungen umfassen oft mehrere Einheiten und komplexe Transaktionsabstimmungen, was sie zu einer häufigen Ursache für Verzögerungen und Abweichungen während des Periodenabschlusses macht. Eine unzeitgemäße Lösung beeinträchtigt die Genauigkeit der konsolidierten Finanzberichterstattung.ProcessMind analysiert speziell die Aktivität „Intercompany-Abstimmung durchgeführt“ innerhalb des Record-to-Report-Prozesses – Periodenabschluss & Abstimmung – in SAP S/4HANA. Es identifiziert spezifische Intercompany-Paarungen oder Transaktionstypen, die konsequent Verzögerungen oder Nacharbeiten verursachen, und weist auf Prozessstörungen hin.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Gesamtdauer zu verkürzen, die für den Abschluss aller Record to Report-Aktivitäten einer Finanzperiode erforderlich ist. Ein kürzerer Abschlusszyklus bedeutet schnelleren Zugriff auf finanzielle Erkenntnisse, was schnellere Entscheidungen und eine verbesserte Geschäftsagilität ermöglicht. Es beeinflusst direkt die Fähigkeit einer Organisation, Investoren- und regulatorische Berichtsfristen effizient einzuhalten. ProcessMind analysiert den End-to-End Record to Report-Prozess innerhalb von SAP S/4HANA, identifiziert alle Aktivitäten und ihre Dauern. Es hebt Engpässe, Verzögerungen zwischen Aktivitäten und kritische Pfade hervor, sodass Sie genau feststellen können, wo Zeit verloren geht. Durch die Visualisierung des Prozessflows und der Performance-Metriken für jede Finanzperiode hilft ProcessMind, die Reihenfolge der Aktivitäten und die Ressourcenallokation zu optimieren, um signifikante Zykluszeitreduktionen von potenziell 15-25% zu erreichen.

Ziel ist es, die Häufigkeit, mit der Abstimmungen aufgrund von Fehlern, Inkonsistenzen oder fehlenden Informationen wiederholt werden müssen, signifikant zu reduzieren. Die Reduzierung von Nacharbeiten spart nicht nur wertvolle Zeit für das Buchhaltungsteam, sondern verbessert auch die Genauigkeit der Finanzdaten und reduziert Stress während des kritischen Periodenabschlusses. Dies führt zu einem zuverlässigeren Finanzberichterstattungsprozess. ProcessMind taucht in Abstimmungsaktivitäten innerhalb von SAP S/4HANA ein, bildet alle Schritte von der Initiierung bis zur Genehmigung ab und identifiziert gängige Abweichungspfade, die zu Nacharbeiten führen. Es kann Muster identifizieren, warum Abstimmungen fehlschlagen oder Anpassungen erfordern, wie z.B. spezifische Hauptbuchkonten oder Abteilungen. Durch das Aufdecken von Grundursachen wie unvollständigen Quelldaten oder unzureichenden Überprüfungsschritten ermöglicht ProcessMind gezielte Verbesserungen zur Vermeidung von Nacharbeiten und zur Steigerung der Erst-Durchlaufraten, mit dem Ziel einer 20-30%igen Reduzierung des Nacharbeitsvolumens.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Schaffung eines Echtzeit-, transparenten Überblicks über den gesamten Record to Report Period Close Status. Eine klare Sichtbarkeit ermöglicht es Stakeholdern, den Fortschritt zu überwachen, potenzielle Verzögerungen proaktiv zu erkennen und den aktuellen Stand der Finanzberichterstattung für jede gegebene Periode zu verstehen. Diese proaktive Insight ermöglicht ein besseres Management und eine bessere Koordination über Abteilungen hinweg. ProcessMind bietet eine dynamische Ansicht des Record to Report-Prozesses, der den Fortschritt jeder Finanzperiode durch alle definierten Aktivitäten in SAP S/4HANA verfolgt. Es bietet Dashboards, die sofort zeigen, welche Aktivitäten abgeschlossen, in Bearbeitung oder verzögert sind, zusammen mit verantwortlichen Benutzern und tatsächlichen Abschlussdaten im Vergleich zu Zieldaten. Diese Fähigkeit verwandelt undurchsichtige Abschlussprozesse in vollständig transparente Operationen, die eine einzige Quelle der Wahrheit für den Abschlussstatus bieten und die Kommunikation verbessern.

Ziel ist es, die Genehmigungsphase für alle Arten von Abstimmungen zu beschleunigen, einen häufigen Engpass im Periodenabschluss. Schnellere Genehmigungen bedeuten, dass Finanzdaten schneller finalisiert und weitergeleitet werden können, was direkt zu einem kürzeren Gesamtzyklus des Abschlusses beiträgt und Verzögerungen bei der Erstellung des Jahresabschlusses reduziert. ProcessMind analysiert den Workflow für Abstimmungsgenehmigungen innerhalb von SAP S/4HANA und identifiziert spezifische Schritte, Personen oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Es deckt Variationen in Genehmigungspfaden, Umleitungen und Wartezeiten zwischen Genehmigungsphasen auf. Indem es nicht konforme oder ineffiziente Genehmigungswege hervorhebt, hilft ProcessMind, Genehmigungsprozesse neu zu gestalten, konsistente Workflows durchzusetzen und die Zykluszeiten für Genehmigungen um bis zu 30% zu reduzieren, wodurch versteckte Engpässe beseitigt werden.

Dieses Ziel zielt darauf ab, das Volumen der Journalbuchungen zu reduzieren, die spät im Periodenabschlusszyklus vorgenommen werden, um frühere Buchungen zu korrigieren oder Konten abzustimmen. Eine geringere Anzahl von Anpassungen deutet auf eine höhere data quality und Genauigkeit im gesamten Finanzberichterstattungsprozess hin, was den manuellen Aufwand reduziert, die Prüfbarkeit verbessert und das Fehlerrisiko verringert. ProcessMind kann die Ursprünge von Korrekturbuchungen bis zu vorhergehenden Aktivitäten innerhalb des Record to Report-Prozesses in SAP S/4HANA zurückverfolgen. Es identifiziert Muster, Grundursachen und spezifische Hauptbuchkonten oder Arten von Transaktionen, die konsistent Anpassungen erfordern. Durch das Aufzeigen der vorgelagerten events, die zu diesen Korrekturen führen, ermöglicht ProcessMind präventive Maßnahmen, wie die Verbesserung der anfänglichen data-Eingabe, die Verbesserung der Transaktionsverarbeitung oder die Verfeinerung der Abstimmungsverfahren, mit dem Ziel einer 10-20%igen Reduzierung der Anpassungen.

Ziel ist es, konsistente Record to Report-Periodenabschlussverfahren über alle Einheiten, Abteilungen oder geografischen Standorte hinweg zu etablieren und durchzusetzen. Standardisierung reduziert die Komplexität, gewährleistet die Compliance mit internen Richtlinien und externen Vorschriften und fördert die Prozesseffizienz, indem Abweichungen beseitigt werden, die zu Fehlern oder Verzögerungen führen. ProcessMind entdeckt automatisch die tatsächliche Prozessausführung für Record to Report-Periodenabschlussaktivitäten über verschiedene Organisationseinheiten innerhalb von SAP S/4HANA. Es hebt visuell alle Prozessvarianten und Abweichungen vom beabsichtigten Standardprozess hervor. Durch den Vergleich dieser Varianten deckt ProcessMind auf, wo und warum sich Verfahren unterscheiden, und ermöglicht es Unternehmen, einen einzigen, optimierten Standard zu definieren und durchzusetzen, wodurch Konsistenz und Compliance im gesamten Unternehmen gewährleistet werden.

Dieses Ziel strebt an, interne und externe Finanzberichterstattungsfristen konsistent einzuhalten und gleichzeitig ein Höchstmaß an Genauigkeit in den erstellten Berichten sicherzustellen. Dies bedeutet, Strafen zu vermeiden, das Vertrauen der Stakeholder zu stärken und zeitnahe, zuverlässige Finanzinformationen für strategische Entscheidungen bereitzustellen. ProcessMind bietet eine umfassende Ansicht des Record to Report-Prozesses, indem es die tatsächlichen Abschlussdaten mit den Zielabschlussdaten für jede activity innerhalb von SAP S/4HANA überwacht. Es identifiziert spezifische Aktivitäten oder Abhängigkeiten, die häufig zu Verzögerungen und damit zu Fristversäumnissen führen. Durch die Analyse historischer data und die Vorhersage potenzieller zukünftiger Verzögerungen hilft ProcessMind, proaktive Interventionen umzusetzen und Zeitpläne zu optimieren, um sicherzustellen, dass Finanzberichte nicht nur pünktlich, sondern auch mit validierter Genauigkeit erstellt werden.

Ziel ist es, den Umfang der manuellen data-Eingabe, -Extraktion und -Manipulation während des Record to Report-Periodenabschlusses zu minimieren. Die Reduzierung des manuellen Aufwands verringert das Risiko menschlicher Fehler, setzt wertvolle Mitarbeiterzeit für analytischere Tasks frei und verbessert die Gesamteffizienz und Integrität der Finanzdaten innerhalb von SAP S/4HANA. ProcessMind identifiziert spezifische Aktivitäten innerhalb des Record to Report-Prozesses, bei denen die manuelle data-Verarbeitung weit verbreitet oder übermäßig ist. Es identifiziert wiederkehrende Tasks, data transformations außerhalb von SAP S/4HANA und gängige Punkte der Neueingabe. Durch die Quantifizierung des manuellen Arbeitsaufwands und die Identifizierung seiner Ursachen hilft ProcessMind, Möglichkeiten für Automatisierung, Integrationsverbesserungen oder Prozessneugestaltung zu finden, was zu erheblichen Reduzierungen des manuellen Aufwands und der damit verbundenen Fehler führt.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass die menschlichen Ressourcen während des Record to Report Periodenabschlusses effizient genutzt werden, um Burnout vorzubeugen und sicherzustellen, dass kritische Aktivitäten ausreichend besetzt sind. Eine optimale Allokation bedeutet eine bessere Arbeitslastverteilung, reduzierte Überstundenkosten und einen reibungsloseren, nachhaltigeren Abschlussprozess für das Finanzteam. ProcessMind bietet Erkenntnisse in die Ressourcenleistung und Arbeitslastverteilung über alle Record to Report-Aktivitäten in SAP S/4HANA. Es hebt hervor, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind oder wo spezifische Benutzer konsistent Engpässe oder Verzögerungen verursachen. Durch das Verständnis der tatsächlichen Ressourcenbeteiligung und Performance in jeder Finanzperiode ermöglicht ProcessMind datengesteuerte Entscheidungen zur Umverteilung von Tasks, zum Ausgleich von Arbeitslasten und zur effektiven Schulung von Mitarbeitern, was zu verbesserter Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Ziel ist es, den Prozess der Abstimmung von Transaktionen zwischen verschiedenen Einheiten innerhalb derselben Unternehmensgruppe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Optimierung dieses komplexen Prozesses reduziert Diskrepanzen, minimiert den manuellen Aufwand und gewährleistet genaue konsolidierte Finanzberichte, was für große Organisationen, die SAP S/4HANA Group Reporting verwenden, entscheidend ist. ProcessMind visualisiert den gesamten Intercompany-Abstimmungs-Workflow, identifiziert alle Schritte, Teilnehmer und Abhängigkeiten. Es deckt häufige Fehlerquellen, Verzögerungen beim Abgleich und wiederkehrende Diskrepanzen innerhalb des Record to Report-Prozesses auf. Durch die Analyse des Flows von Intercompany-Transaktionen und der zur Abstimmung erforderlichen Aktivitäten liefert ProcessMind umsetzbare Erkenntnisse zur Automatisierung des Abgleichs, zur Verbesserung der data quality an der Quelle und zur Durchsetzung von Best Practices, wodurch die Komplexität und der Zeitaufwand für Intercompany-Abstimmungen um bis zu 25% reduziert werden.

Der 6-Schritte-Pfad für den R2R Periodenabschluss & die Abstimmung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die vorkonfigurierte Excel-Vorlage zu, die für Ihre Record-to-Report-Daten aus SAP S/4HANA entwickelt wurde. Diese Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen data structure von Anfang an ist entscheidend für eine genaue Prozessanalyse, um gängige data import-Probleme zu vermeiden und Ihre Reise zu beschleunigen.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage, speziell formatiert für Ihre SAP S/4HANA R2R-Periodenabschlussdaten.

WAS SIE ERHALTEN

Periodenabschluss-Engpässe in SAP S/4HANA aufdecken

ProcessMind enthüllt die wahre Ausführung Ihres Record-to-Report-Periodenabschlusses. Visualisieren Sie verborgene Ineffizienzen und Engpässe, um Ihre Finanzberichterstattung zu optimieren und die Compliance zu verbessern.
  • Tatsächliche R2R-Abschlussprozess-Flows visualisieren
  • Ineffizienzen bei Abstimmungsaufgaben identifizieren
  • Compliance-Risiken und Prozessabweichungen identifizieren
  • Zykluszeiten für schnellere Finanzberichte verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Record to Report erreichen

Diese Ergebnisse repräsentieren die greifbaren Verbesserungen in Effizienz, Compliance und Geschwindigkeit, die Organisationen typischerweise durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Finanzperioden-data erzielen. Wir decken Engpässe auf und optimieren Abstimmungs- und Abschlussprozesse innerhalb von SAP S/4HANA, um diese Ergebnisse zu erzielen.

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Schnellerer Abschlusszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Periodenabschlusszeit

Optimieren Sie Ihren Record to Report-Prozess, um die Gesamtzeit für den Abschluss von Finanzperioden erheblich zu verkürzen und die operative Effizienz zu steigern.
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Reduzierte Abstimmungsnacharbeiten

Abnahme der Nacharbeitsaktivitäten bei der Abstimmung

Identifizieren und eliminieren Sie Grundursachen für Abstimmungsfehler, reduzieren Sie die Häufigkeit, mit der Abstimmungen neu initiiert oder angepasst werden müssen, und sparen Sie so wertvolle Zeit und Ressourcen.
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Weniger manuelle Anpassungen

Reduzierung von Korrekturbuchungen

Durch das Aufdecken von Prozessineffizienzen, die zu Fehlern führen, können Unternehmen das Volumen manueller Anpassungsbuchungen erheblich reduzieren, wodurch die Datenqualität und Prüfbarkeit verbessert werden.
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Schnellere Genehmigungszeiten

Schnellere Abstimmungsgenehmigungszyklen

Identifizieren Sie Engpässe im Genehmigungs-Workflow für Abstimmungen, was zu einer erheblichen Beschleunigung der für die Überprüfung und endgültige Genehmigung erforderlichen Zeit führt und den gesamten Abschlussprozess beschleunigt.
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Höhere Prozesskonformität

Verbesserte Einhaltung von Standardverfahren

Gewinnen Sie Einblicke in Prozessabweichungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Periodenabschlussaktivitäten konsequent etablierten, optimierten Standardarbeitsanweisungen folgen, wodurch Risiken reduziert und die Vorhersehbarkeit verbessert werden.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Ein eindeutiger Identifikator für den Finanzberichtszyklus, wie '2023-12' für Dezember 2023, der als Case für den Periodenabschlussprozess dient.

Bedeutung

Dies ist der essentielle Case Identifier, der die Analyse rahmt und den Vergleich der Periodenabschluss-Performance über die Zeit sowie die Identifizierung von Trends oder wiederkehrenden Problemen ermöglicht.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die Berechnung von Aktivitätsdauern (Processing Time), was entscheidend ist, um Performance-Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu analysieren.

Die Benutzer-ID der Person, die die activity ausgeführt hat oder für die Task verantwortlich ist.

Bedeutung

Verbindet Prozessaktivitäten mit den Personen, die sie durchgeführt haben, und ermöglicht so Arbeitslastanalysen, Ressourcenoptimierung und Leistungsmanagement.

Ein eindeutiger Identifikator für eine juristische Person oder ein Unternehmen innerhalb der SAP-Organisation.

Bedeutung

Bietet einen kritischen organisatorischen Kontext, der den Vergleich von Prozessen über verschiedene juristische Einheiten hinweg ermöglicht, um Variationen und Best Practices zu identifizieren.

Die Kennung für ein spezifisches Konto im Hauptbuch.

Bedeutung

Verknüpft Prozessaktivitäten mit spezifischen Finanzkonten und ermöglicht so eine detaillierte Analyse von Abstimmungen und Journalbuchungen, um Grundursachen für Probleme zu finden.

Die eindeutige Kennung für ein Finanzdokument, wie z.B. eine Journalbuchung.

Bedeutung

Bietet einen direkten Verweis auf die zugrunde liegende Transaktion in SAP und ermöglicht so ein einfaches Drill-down und Auditierbarkeit aus dem Prozessmodell.

Der Status einer Kontenabstimmungsaktivität, wie 'Offen', 'In Bearbeitung' oder 'Genehmigt'.

Bedeutung

Verfolgt den Fortschritt und das Ergebnis von Abstimmungs-Tasks und ermöglicht so die Identifizierung von Nacharbeiten, die Messung von Genehmigungsraten und die Analyse von Engpässen.

Das geplante Datum oder die Frist für den Abschluss einer Schlüsselaktivität, wie z.B. die Erstellung des Jahresabschlusses.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Leistung im Vergleich zu Fristen und hilft, die pünktlichen Abschlussquoten für kritische Abschlussaktivitäten zu messen und zu verbessern.

Die Dauer einer einzelnen activity, berechnet als Differenz zwischen ihrer Endzeit und Startzeit.

Bedeutung

Misst die Dauer einzelner Aufgaben, hebt direkt Engpässe hervor und bildet die Grundlage für Effizienzanalysen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dies markiert den Beginn der Finanzperiode, in der Buchungsperioden für die Transaktionserfassung geöffnet werden. Dies ist eine explizite, protokollierte Konfigurationsänderung, die von einem Finanzadministrator in SAP durchgeführt wird und Journalbuchungen für die neue Periode ermöglicht.

Bedeutung

Diese activity dient als primäres Start-Event für den Periodenabschlussprozess. Sie ermöglicht die genaue Messung der Gesamtzykluszeit und bietet einen klaren Beginn für die Prozessanalyse.

Diese activity kennzeichnet den Beginn des Prozesses zum Abgleich und zur Abstimmung von Transaktionen zwischen verschiedenen Buchungskreisen innerhalb derselben Unternehmensgruppe. Dies wird oft durch die Ausführung eines Abstimmungsjobs oder die Erstellung eines neuen Abstimmungs-Case im SAP ICMR-Tool initiiert.

Bedeutung

Intercompany-Abstimmung ist oft komplex und zeitaufwändig. Die Analyse ihrer Dauer und ihres Flusses ist entscheidend für die Optimierung des Konzernabschlusses und die Sicherstellung genauer konsolidierter Finanzdaten.

Markiert den Beginn des manuellen oder teilautomatisierten Prozesses der Überprüfung von GL-Kontensalden. Dies wird abgeleitet, wenn der Status einer Abstimmung von „Neu“ zu „In Bearbeitung“ wechselt oder wenn die erste Aktion des Bearbeiters protokolliert wird.

Bedeutung

Dies ist ein Schlüsselmeilenstein, um die Dauer und den Aufwand der Bilanzbelegprüfung zu verstehen. Er hilft zu identifizieren, welche Konten oder Abteilungen ihre Abstimmungen spät beginnen.

Stellt eine Korrekturbuchung dar, die nach der Durchführung initialer Abstimmungen vorgenommen wird, typischerweise zur Behebung von Unstimmigkeiten, die während des Überprüfungsprozesses festgestellt wurden. Dies ist eine explizite Transaktion, die im Hauptbuch gebucht wird.

Bedeutung

Eine hohe Frequenz von Anpassungsbuchungen deutet auf eine schlechte Ersterfassungsqualität in vor- oder nachgelagerten Prozessen oder Abstimmungen hin. Die Analyse dieser Einträge ist entscheidend, um die Grundursachen von Fehlern zu identifizieren und Nacharbeiten zu reduzieren.

Diese activity kennzeichnet die endgültige Genehmigung einer Hauptbuchkontenabstimmung, die bestätigt, dass der Saldo belegt und alle Probleme gelöst wurden. Dies wird aus einer Statusänderung zu 'Approved' in einem Abstimmungstool abgeleitet.

Bedeutung

Dieser Meilenstein markiert den Abschluss einer kritischen Kontrollaktivität. Die Verfolgung von Genehmigungszeiten hilft, Engpässe im Überprüfungsprozess zu identifizieren und ist wesentlich für die Messung von Nacharbeit und Erst-Durchlaufraten.

Diese activity markiert die Erstellung des offiziellen Jahresabschlusses, wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Sie stellt den Höhepunkt der Periodenabschluss- und Konsolidierungsprozesse dar.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein im Record to Report-Zyklus. Sein Timing ist entscheidend für die Einhaltung von Berichtsfristen und die Bereitstellung zeitnaher Informationen für Stakeholder.

Dies ist die letzte activity im Zyklus, in der die Buchungsperiode formell geschlossen wird, um weitere Transaktionen zu verhindern. Diese Aktion gewährleistet die Integrität der data für die finalisierten Finanzberichte.

Bedeutung

Diese activity dient als definiertes End-Event für den Prozess. Sie ist wesentlich für die Berechnung der gesamten Periodenabschluss-Zykluszeit und die Analyse von Prozessabschluss-Trends.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining nutzt tatsächliche Event-Log-Daten aus Ihrem SAP S/4HANA-System, um den gesamten Record-to-Report-Prozess – Periodenabschluss und Abstimmung – zu rekonstruieren und zu visualisieren. Dies ermöglicht es Ihnen, genau zu sehen, wie Ihre Prozesse in der Realität ausgeführt werden, und verborgene Ineffizienzen, Engpässe und Abweichungen von Standardprozeduren aufzudecken.

Process Mining hilft, häufige Herausforderungen wie lange Finanzabschlusszyklen, übermäßige Nacharbeit bei der Abstimmung und mangelnde Transparenz des Abschlussfortschritts zu bewältigen. Es identifiziert Grundursachen für Engpässe bei Genehmigungen, reduziert Anpassungsbuchungen und hilft, Abschlussprozesse über Unternehmenseinheiten hinweg zu standardisieren.

Für den Anfang benötigen wir typischerweise Event Log data zu Finanzbuchungen, Abstimmungen, Journalbuchungen und Genehmigungs-Workflows innerhalb von SAP S/4HANA. Wichtige data points umfassen activity descriptions, Timestamps und Case Identifier wie die Finanzperiode.

Nach der Datenextraktion und initialen Einrichtung können Sie oft innerhalb weniger Wochen erste Einblicke und Prozessvisualisierungen erhalten. Die Geschwindigkeit hängt von der Datenverfügbarkeit und -komplexität ab, aber ein Pilotprojekt kann schnell wesentliche Verbesserungsbereiche aufzeigen.

Die primäre technische Anforderung umfasst den sicheren Zugriff auf Ihr SAP S/4HANA-System für die data extraction, üblicherweise über Standard-Konnektoren oder APIs. Es sind keine direkten Modifikationen an Ihrem SAP-System erforderlich, da Process Mining-Tools mit extrahierten historischen Daten arbeiten.

Ja, durch die Visualisierung der tatsächlichen Ausführung von Abschlussaktivitäten über verschiedene Entitäten hinweg kann Process Mining Inkonsistenzen und Abweichungen aufzeigen. Diese objektive Insight ermöglicht es Ihnen, Best Practices zu identifizieren und standardisierte Verfahren durchzusetzen, wodurch Variationen reduziert und die Compliance verbessert werden.

Process Mining verfolgt jeden Schritt des Abstimmungsgenehmigungs-Workflows und protokolliert Timestamps für jede Aktivität. Es visualisiert dann die Pfade und identifiziert, wo Genehmigungen konsequent verzögert werden, wobei spezifische Benutzer, Teams oder Systemschritte hervorgehoben werden, die Engpässe verursachen.

Der erste Schritt ist in der Regel ein Discovery Workshop, um Ihren aktuellen R2R-Prozess, wesentliche Herausforderungen und verfügbare data sources in SAP S/4HANA zu verstehen. Dies hilft, den Umfang der Analyse zu definieren und die Bereiche mit dem größten Einfluss zu identifizieren, in denen begonnen werden sollte.

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