Il suo template dati per Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione

SAP S/4HANA
Il suo template dati per Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione

Il suo template dati per Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione

Questo template fornisce una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare il suo processo Record to Report. Delinea gli attributi essenziali, le attività chiave e istruzioni dettagliate per l'estrazione. Utilizzi questa risorsa per ottimizzare la preparazione dei dati e avviare il suo percorso nel process mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività chiave da monitorare per l'analisi del processo
  • Guida all'estrazione dei dati passo dopo passo
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazioni

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel suo event log per un'analisi completa del processo Record to Report.
3 Obbligatorio 8 Consigliato 11 Facoltativo
Nome Descrizione
Periodo finanziario
FinancialPeriod
Un identificatore univoco per il ciclo di reporting finanziario, come '2023-12' per dicembre 2023, che funge da 'case' per il processo di chiusura di fine periodo.
Descrizione

Il Periodo Finanziario è l'identificativo del caso principale che raggruppa tutte le attività relative alla chiusura dei libri per un arco temporale specifico, solitamente un mese solare o un periodo fiscale. Ogni periodo finanziario rappresenta un'esecuzione completa del processo di chiusura.

Nell'analisi di process mining, questo attributo consente di tracciare l'intero ciclo di vita di una chiusura, dall'avvio al reporting finale. Viene utilizzato per confrontare i tempi di ciclo tra diversi periodi, identificare percorsi di processo comuni e analizzare le variazioni tra le procedure di chiusura mensili, trimestrali e annuali. Trattando ogni periodo come un caso, gli analisti possono misurare le performance nel tempo e individuare i colli di bottiglia sistemici.

Perché è importante

Questo è l'identificativo del caso essenziale che inquadra l'analisi, consentendo il confronto delle performance di chiusura nel tempo e l'identificazione di trend o problemi ricorrenti.

Dove trovare

Derivato combinando i campi Anno Fiscale (GJAHR) e Periodo di Registrazione (MONAT) dalle testate dei documenti finanziari, tipicamente da tabelle come BKPF.

Esempi
2023-122024-032024-Q1
Activity
ActivityName
Il nome di una fase o un compito aziendale specifico eseguito all'interno del processo di chiusura, come "Scrittura di rettifica registrata" o "Periodo chiuso per la registrazione".
Descrizione

Questo attributo rappresenta un singolo evento o task nel processo end-to-end di chiusura e riconciliazione. Le attività sono i mattoni della mappa di processo e mostrano la sequenza del lavoro svolto. Sono spesso derivate da una combinazione di codici transazione, tipi documento o cambi di stato in SAP S/4HANA.

Analizzare le attività è fondamentale per il process mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, identificare deviazioni dalla procedura standard, scoprire colli di bottiglia dove le attività richiedono troppo tempo e comprendere la frequenza e l'ordine dei compiti. Questo è cruciale per dashboard come l'Analisi delle varianti di chiusura e lo Stato della chiusura del periodo corrente.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituendo la base della mappa del processo e consentendo l'analisi dei flussi, delle deviazioni e dei colli di bottiglia.

Dove trovare

Derivato da varie fonti, come i codici transazione (TCODE), i tipi di documento (BLART) o i campi di stato nelle tabelle relative ai task di chiusura finanziaria (es. SAP Financial Closing cockpit).

Esempi
Periodo aperto per le registrazioniRiconciliazione conto avviataRendiconti finanziari generatiRiconciliazione intercompany avviata
Ora di Inizio
EventTime
Il timestamp che indica quando una specifica attività è iniziata o è stata registrata nel sistema.
Descrizione

L'Event Time cattura la data e l'ora precise in cui si è verificata un'attività. Per le registrazioni contabili, spesso è l'ora di creazione (CPUTM) o la data di registrazione (BUDAT) di un documento. Per i cambiamenti di stato o i task, è il timestamp in cui la modifica è stata registrata.

Questo attributo è fondamentale per l'ordinamento cronologico delle attività e costituisce la base di ogni analisi temporale. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, la durata di task specifici e la durata complessiva del processo end-to-end. Supporta direttamente KPI come il Tempo Medio del Ciclo di Chiusura Periodo e il Tempo Medio di Approvazione della Riconciliazione.

Perché è importante

Questo timestamp obbligatorio consente l'ordinamento cronologico degli eventi ed è la base per tutti i calcoli di durata e performance.

Dove trovare

Derivato dai campi timestamp come Data di creazione (CPUDT) e Ora di creazione (CPUTM) in tabelle come BKPF, o dai campi della data di modifica in varie tabelle di stato (es. CDHDR, CDPOS).

Esempi
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Codice Società
CompanyCode
Un identificatore univoco per un'entità legale o una società all'interno dell'organizzazione SAP.
Descrizione

Il Codice Società rappresenta un'unità contabile indipendente all'interno di un'azienda, per la quale è possibile creare un insieme completo e autonomo di conti. Tutte le attività di chiusura di fine periodo vengono eseguite a livello di Codice Società.

Questa è una dimensione organizzativa fondamentale per l'analisi finanziaria. Nel process mining, permette di confrontare il processo di chiusura tra diverse entità legali. La dashboard "Analisi delle varianti di chiusura di periodo" utilizza il Codice Società per identificare incoerenze e promuovere la standardizzazione delle procedure di chiusura.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo fondamentale, consentendo il confronto dei processi tra diverse entità legali per identificare variazioni e best practice.

Dove trovare

Reperibile in quasi tutte le tabelle finanziarie in SAP, in particolare nella tabella di testata BKPF (campo BUKRS).

Esempi
10001710US01DE01
Data di Completamento Prevista
TargetCompletionDate
La data pianificata o il termine ultimo per il completamento di un'attività chiave, come la generazione del bilancio.
Descrizione

La Data di completamento prevista rappresenta la scadenza interna o esterna per una milestone specifica del processo di chiusura. È la data entro la quale si prevede che un task sia terminato.

Questo attributo è essenziale per misurare l'aderenza al programma e le performance rispetto alle scadenze. È alla base della dashboard "Rispetto delle scadenze di reporting" e del KPI "Percentuale puntualità bilancio", che confrontano questa data target con la ActualCompletionDate. Analizzare le deviazioni aiuta le organizzazioni a comprendere e migliorare la propria capacità di chiudere i conti puntualmente.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance rispetto alle scadenze, aiutando a misurare e migliorare i tassi di completamento puntuale delle attività critiche di chiusura.

Dove trovare

Questi dati risiedono spesso in un sistema di gestione dei task o di pianificazione, come il SAP Financial Closing cockpit, dove le liste dei compiti di chiusura sono definite con date di fine pianificate.

Esempi
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Numero conto Co.Ge.
GlAccountNumber
L'identificativo per un conto specifico nella Contabilità Generale.
Descrizione

Il Numero di Conto della Contabilità Generale (CoGe) identifica i singoli conti utilizzati per registrare le transazioni finanziarie (es. cassa, debiti vs fornitori, ricavi). Molte attività di fine periodo, come le riconciliazioni e le scritture di rettifica, sono direttamente correlate a specifici conti CoGe.

Questo attributo è essenziale per un'analisi dettagliata dei processi finanziari. La dashboard "Analisi delle scritture contabili di rettifica" lo utilizza per mostrare il volume delle rettifiche per conto, aiutando a identificare le aree problematiche. Anche il KPI "Tempo medio di riconciliazione conto CoGe" si basa su questo dato per individuare ritardi legati a conti specifici.

Perché è importante

Collega le attività del processo a specifici conti finanziari, consentendo un'analisi dettagliata delle riconciliazioni e delle scritture contabili per trovare le cause radice dei problemi.

Dove trovare

Reperibile nelle tabelle delle singole voci del documento finanziario, principalmente BSEG (campo HKONT) o nella tabella dello universal journal di S/4HANA ACDOCA.

Esempi
113100004000000073000000
Numero Documento
DocumentNumber
L'identificativo univoco per un documento finanziario, come una scrittura contabile.
Descrizione

Il Numero Documento è una chiave univoca assegnata da SAP a ogni registrazione finanziaria. Funge da riferimento primario per il tracciamento e l'audit delle singole transazioni che compongono le attività nel processo di chiusura.

Pur non essendo un ID caso di per sé, fornisce un collegamento cruciale con il sistema sorgente. Gli analisti possono utilizzare il Numero Documento per passare dalla visualizzazione di process mining ai dettagli della transazione specifica in SAP S/4HANA per l'analisi delle cause radice. È particolarmente utile per indagare su specifiche scritture contabili di rettifica o registrazioni di riconciliazione.

Perché è importante

Fornisce un riferimento diretto alla transazione sottostante in SAP, consentendo un facile drill-down e verificabilità dal modello di processo.

Dove trovare

Situato nella tabella di testata del documento finanziario BKPF (campo BELNR) e nelle tabelle delle singole voci come BSEG o ACDOCA.

Esempi
100000045190000001300000023
Ora di Fine
EndTime
Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.
Descrizione

L'Ora di fine segna il completamento di un task. In alcuni casi, può coincidere con l'Ora di inizio per eventi istantanei registrati nel sistema. Per le attività con una durata misurabile, rappresenta il timestamp di finalizzazione.

Combinato con l'Ora di inizio, questo attributo è essenziale per calcolare il ProcessingTime di ogni attività. Ciò è fondamentale per l'analisi delle performance, l'identificazione dei colli di bottiglia e l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse. Le dashboard come l'efficienza dell'allocazione delle risorse si basano fortemente su Orari di fine accurati per calcolare quanto tempo gli utenti impiegano per eseguire i task.

Perché è importante

Consente il calcolo della durata delle attività (Processing Time), fondamentale per identificare i colli di bottiglia nelle prestazioni e analizzare l'efficienza.

Dove trovare

Come per l'ora di inizio, può provenire da vari campi timestamp. Per alcune attività potrebbe coincidere con lo Start Time. Per altre, potrebbe essere una data separata di 'completamento' o 'modifica' nelle tabelle applicative o nei log di modifica (CDHDR, CDPOS).

Esempi
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Stato riconciliazione
ReconciliationStatus
Lo stato di un'attività di riconciliazione del conto, come "Aperto", "In corso" o "Approvato".
Descrizione

Questo attributo traccia lo stato di un processo di riconciliazione per un determinato conto o task. Indica se una riconciliazione è stata avviata, inviata per revisione, approvata o rifiutata. I cambi di stato sono eventi chiave del processo.

Questo dato è fondamentale per la dashboard "Analisi del rework delle riconciliazioni". Analizzando la sequenza degli stati, è possibile identificare quando uno stato "Approvato" è seguito da ulteriori rettifiche, indicando un rework. Supporta anche il KPI "Tasso di riconciliazione al primo colpo" mostrando quali riconciliazioni vengono approvate senza rifiuti o riaperture precedenti.

Perché è importante

Traccia il progresso e l'esito dei compiti di riconciliazione, rendendo possibile identificare il rework, misurare i tassi di approvazione e analizzare i colli di bottiglia.

Dove trovare

Queste informazioni sono solitamente memorizzate in tabelle relative allo specifico strumento di riconciliazione utilizzato, come il SAP Financial Closing cockpit o SAP Account Substantiation and Automation di BlackLine.

Esempi
Non avviatoIn preparazioneApprovatoRifiutato
Tempo di Elaborazione
ProcessingTime
La durata di una singola attività, calcolata come differenza tra l'ora di fine e l'ora di inizio.
Descrizione

Il Processing Time, noto anche come durata dell'attività, misura il tempo impiegato per un singolo task. Viene calcolato sottraendo lo StartTime dall'EndTime di un evento.

Questa metrica calcolata è fondamentale per l'analisi delle performance. Aiuta a individuare i colli di bottiglia a livello di attività ed è la misura principale utilizzata nelle dashboard 'Resource Allocation Efficiency' e 'Reconciliation Approval Throughput'. La somma dei tempi di elaborazione può anche fornire insight sul tempo di contatto (touch time) totale all'interno del processo.

Perché è importante

Misura la durata dei singoli task, evidenziando direttamente i colli di bottiglia e costituendo la base per l'analisi dell'efficienza.

Dove trovare

Campo calcolato: EndTime - StartTime.

Esempi
PT1M30SPT8HP2D
Utente Responsabile
ResponsibleUser
L'ID utente della persona che ha eseguito l'attività o è responsabile del task.
Descrizione

Questo attributo identifica il dipendente che ha eseguito un determinato task, come la registrazione di una scrittura contabile o l'approvazione di una riconciliazione. Viene solitamente acquisito come ID utente nei log di sistema e nelle testate dei documenti.

Analizzare il processo per utente è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le performance individuali e le esigenze di formazione. La dashboard sull'efficienza dell'allocazione delle risorse utilizza questo attributo per visualizzare i tempi di elaborazione delle attività per utente. Può anche aiutare a identificare candidati per l'automazione evidenziando task altamente ripetitivi eseguiti da molti utenti.

Perché è importante

Collega le attività del processo alle persone che le hanno eseguite, consentendo l'analisi del carico di lavoro, l'ottimizzazione delle risorse e la gestione delle performance.

Dove trovare

Comunemente reperibile nelle tabelle di testata del documento come BKPF (campo USNAM - Nome utente) o nelle tabelle dei documenti di modifica come CDHDR (campo USERNAME).

Esempi
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Codice transazione
TransactionCode
Il codice transazione SAP (T-code) utilizzato per eseguire l'attività.
Descrizione

Un codice transazione (T-code) è una scorciatoia per avviare una funzione o un programma specifico in SAP. Ad esempio, FB01 viene utilizzato per la registrazione di un documento e FAGLB03 per visualizzare i saldi dei conti Co.Ge. Il T-code fornisce spesso un indicatore tecnico chiaro dell'attività eseguita.

Questo attributo aiuta a creare le definizioni delle attività per il modello di processo. È un modo affidabile per differenziare tra attività automatizzate e manuali e per capire esattamente come un task è stato eseguito nel sistema. L'analisi dei T-code può rivelare metodi non standard o inefficienti utilizzati dai dipendenti.

Perché è importante

Fornisce una visione tecnica a livello di sistema di come un'attività è stata eseguita, utile per identificare passaggi manuali rispetto ad automatizzati e procedure non standard.

Dove trovare

Reperibile nella tabella di testata del documento finanziario BKPF (campo TCODE) o nei log dei documenti di modifica.

Esempi
FB01FAGL_FCVF.13
Data di completamento effettiva
ActualCompletionDate
La data effettiva in cui un'attività chiave o l'intera chiusura di periodo è stata completata.
Descrizione

Questo attributo acquisisce la data di completamento reale di una milestone significativa. È il timestamp dell'approvazione finale del bilancio o della chiusura del periodo di registrazione.

È la controparte di TargetCompletionDate ed è essenziale per misurare la puntualità. La dashboard "Rispetto delle scadenze di reporting" e il KPI "Percentuale puntualità bilancio" confrontano direttamente le date effettive rispetto a quelle target per calcolare varianze e tassi di aderenza.

Perché è importante

Fornisce la tempistica effettiva delle milestone, necessaria per misurare le performance rispetto alle scadenze pianificate e analizzare i ritardi.

Dove trovare

Derivato dall'EventTime dell'attività finale di una sequenza, come "Bilancio approvato" o "Periodo chiuso per la registrazione".

Esempi
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
È Automatizzato
IsAutomated
Un flag booleano che indica se l'attività è stata eseguita da un utente di sistema o da un processo automatizzato.
Descrizione

Questo flag differenzia tra i task eseguiti manualmente da un utente e quelli eseguiti automaticamente dal sistema, come un job batch pianificato per la valutazione valutaria o run di compensazione automatica. Viene solitamente derivato in base all'ID ResponsibleUser (es. se l'utente è "SAP_BATCH") o al TransactionCode.

Questo attributo è fondamentale per comprendere il livello di automazione nel processo di chiusura. Aiuta a identificare opportunità di ulteriore automazione evidenziando i task manuali ad alto volume. Viene utilizzato anche nell'analisi delle cause radice per vedere se i colli di bottiglia si verificano in fasi manuali o automatizzate.

Perché è importante

Distingue tra attività umane e di sistema, il che è fondamentale per identificare opportunità di automazione e analizzare l'efficienza di entrambe.

Dove trovare

Si tratta di un attributo derivato, spesso basato su una regola applicata al campo "ResponsibleUser" (es. verifica di ID utente di sistema o batch come "BATCHUSER") o al Codice Transazione.

Esempi
truefalse
È In Tempo
IsOnTime
Un flag booleano che risulta vero se una milestone è stata completata entro la data obiettivo prevista.
Descrizione

Questo attributo fornisce un semplice risultato binario per l'aderenza al programma. Viene calcolato confrontando la ActualCompletionDate con la TargetCompletionDate per una milestone specifica, come l'approvazione del bilancio.

Questo è il calcolo alla base del KPI "Percentuale puntualità bilancio". Semplifica il monitoraggio delle performance convertendo i confronti di date in uno stato chiaro di "puntuale" o "in ritardo", facilmente visualizzabile in dashboard e report. Aiuta a misurare l'efficacia delle iniziative mirate ad accelerare la chiusura.

Perché è importante

Semplifica l'analisi del rispetto delle scadenze in un risultato chiaro di successo o fallimento, rendendo facile monitorare e riportare la puntualità delle prestazioni.

Dove trovare

Campo calcolato: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Esempi
truefalse
È rifacimento riconciliazione
IsReconciliationRework
Un flag booleano che risulta vero se un'attività di riconciliazione è seguita da un rifiuto o da ulteriori rettifiche.
Descrizione

Questo attributo calcolato identifica i casi di rework all'interno del sottoprocesso di riconciliazione. La logica contrassegna le attività o i casi in cui una riconciliazione viene rifiutata, riaperta dopo l'invio, o dove vengono registrate scritture di rettifica dopo che una riconciliazione era stata data per completata per un conto CoGe.

Questo flag è progettato specificamente per alimentare la dashboard "Analisi del rework delle riconciliazioni" e il relativo KPI. Trasforma sequenze di processo complesse in un attributo semplice e misurabile che quantifica l'entità del rework, aiutando i team a concentrarsi sul miglioramento della qualità al primo colpo.

Perché è importante

Quantifica direttamente il rifacimento (rework), una forma chiave di inefficienza del processo, consentendo analisi mirate e sforzi di miglioramento della qualità della riconciliazione.

Dove trovare

Calcolato in base alla sequenza delle attività. Ad esempio, un flag viene impostato su vero se la sequenza 'Reconciliatonia approvata' è seguita da 'Scrittura di rettifica registrata' per lo stesso conto Co.Ge. entro lo stesso periodo.

Esempi
truefalse
Importo documento
DocumentAmount
Il valore totale della registrazione finanziaria nella valuta del documento.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore monetario associato a un documento finanziario. Per le rettifiche di fine periodo, potrebbe essere l'importo del rateo o della correzione registrata.

Analizzare l'importo è utile per le valutazioni di materialità. Permette agli analisti di dare priorità all'indagine sulle scritture di rettifica di alto valore, che possono rappresentare un rischio finanziario maggiore. Può essere utilizzato per filtrare la mappa di processo e concentrarsi solo sulle transazioni sopra una certa soglia, semplificando la visualizzazione delle attività più significative.

Perché è importante

Aggiunge una dimensione finanziaria all'analisi, permettendo di dare priorità ai problemi in base all'impatto monetario e alla materialità.

Dove trovare

Questo valore deve solitamente essere aggregato dalle tabelle delle singole partite come BSEG o ACDOCA (campo WRBTR - Importo nella valuta del documento).

Esempi
15000.00250.75-500.00
Sistema di Origine
SourceSystemId
Identificatore per la specifica istanza o client SAP S/4HANA da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di origine dei dati. In ambienti con più istanze SAP (ad esempio per diverse regioni o business unit), questo campo è fondamentale per distinguere le fonti dei dati.

Viene utilizzato principalmente per la data governance, l'audit e per garantire l'integrità dei dati. Nell'analisi, può essere usato come filtro per confrontare i processi tra diversi sistemi sorgente se questi sono combinati in un unico modello di process mining.

Perché è importante

Fornisce la data lineage e il contesto essenziali, garantendo chiarezza sull'origine dei dati, specialmente in architetture multi-sistema.

Dove trovare

Si tratta solitamente di metadati aggiunti durante il processo di estrazione dei dati, spesso derivati dall'ID di sistema (SY-SYSID) o dal mandante (SY-MANDT) in SAP.

Esempi
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tempo del ciclo di chiusura periodo
PeriodCloseCycleTime
Il tempo totale impiegato per un periodo finanziario, dalla prima all'ultima attività.
Descrizione

Questa metrica rappresenta la durata end-to-end del processo di chiusura per un singolo caso (Periodo Finanziario). Viene calcolata come differenza tra il timestamp dell'ultimissima attività e quello della prima attività di quel periodo.

Si tratta di un indicatore chiave di prestazione (KPI) primario, che alimenta direttamente la dashboard "Panoramica dei tempi di ciclo di chiusura" e il relativo KPI medio. Fornisce una misura ad alto livello dell'efficienza e della velocità complessiva della chiusura, consentendo confronti nel tempo e benchmarking tra diversi codici società.

Perché è importante

Rappresenta il KPI principale per la durata complessiva del processo, consentendo il monitoraggio ad alto livello dei miglioramenti di efficienza nel tempo.

Dove trovare

Calcolato a livello di case: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) per ogni FinancialPeriod.

Esempi
P5D10H30MP7D2HP6D
Tipo registrazione contabile
JournalEntryType
Il tipo di documento finanziario registrato, distinguendo tra registrazioni standard, ratei/risconti e rettifiche.
Descrizione

Il Tipo di scrittura contabile, o Tipo Documento nella terminologia SAP, è una chiave che classifica i documenti contabili. Controlla su quali tipi di conto può essere registrato un documento e serve a distinguere diverse transazioni aziendali, come una fattura fornitore (KR), una registrazione CoGe (SA) o un pagamento cliente (DZ).

Nel contesto della chiusura di periodo, questo attributo è fondamentale per isolare tipi specifici di attività. Ad esempio, permette agli analisti di concentrarsi sulle scritture contabili di rettifica per popolare la dashboard "Analisi delle scritture contabili di rettifica" e il KPI relativo. Aiuta inoltre nel calcolo del "Rapporto registrazioni manuali".

Perché è importante

Categorizza le transazioni finanziarie, permettendo all'analisi di concentrarsi su tipi specifici di registrazioni, come le rettifiche manuali, fondamentali per una chiusura fluida.

Dove trovare

Questo è un campo standard nella tabella di testata dei documenti finanziari BKPF (campo BLART).

Esempi
SAKRAB
Ultimo `Data Update`
LastDataUpdate
Il `timestamp` che indica quando i `data` sono stati aggiornati o estratti per l'ultima volta dal sistema sorgente.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione dati più recente. Fornisce il contesto sull'aggiornamento dei dati analizzati nello strumento di process mining.

Il suo scopo primario è la data governance e la consapevolezza dell'utente. Chi visualizza la dashboard può vedere quanto è recente l'analisi, cosa particolarmente importante per le dashboard di monitoraggio quasi in tempo reale come lo "Stato della chiusura del periodo corrente". Aiuta gli utenti a capire se stanno guardando dati di oggi, ieri o della settimana scorsa.

Perché è importante

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati, assicurando che comprendano quanto siano aggiornati i process insights.

Dove trovare

Si tratta di metadati generati e impressi sul dataset dallo strumento di estrazione dati o ETL al momento dell'esecuzione.

Esempi
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Valuta del Documento
DocumentCurrency
Il codice valuta per gli importi nel documento finanziario.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è stata registrata la transazione (es. USD, EUR o JPY). Fornisce il contesto essenziale per l'attributo DocumentAmount.

Nelle organizzazioni multinazionali, l'analisi per valuta è importante. Garantisce che i valori monetari siano interpretati correttamente ed è necessaria per qualsiasi conversione in un'unica valuta di reporting per l'analisi aggregata. Senza questo contesto, i valori di DocumentAmount non possono essere confrontati o sommati in modo significativo.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per i valori monetari, garantendo che gli importi siano interpretati correttamente, specialmente in un ambiente multi-valuta.

Dove trovare

Situato nella tabella di testata del documento finanziario BKPF (campo WAERS).

Esempi
USDEURJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazioni

Questi sono i passaggi chiave del processo e le tappe fondamentali da acquisire nel suo event log per un'accurata scoperta e ottimizzazione del processo.
7 Consigliato 7 Facoltativo
Activity Descrizione
Periodo aperto per le registrazioni
Questo segna l'inizio del periodo finanziario, in cui i periodi di registrazione vengono aperti. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita e registrata, eseguita da un amministratore finance in SAP, che permette le scritture contabili per il nuovo periodo.
Perché è importante

Questa attività funge da evento di inizio primario per il processo di chiusura di fine periodo. Consente la misurazione accurata del tempo di ciclo totale e fornisce un inizio chiaro per l'analisi del processo.

Dove trovare

Questo evento viene estratto dai documenti di modifica (tabelle CDHDR e CDPOS) che registrano le modifiche alla tabella di controllo dei periodi di registrazione T001B, solitamente eseguite tramite la transazione OB52.

Acquisisci

Filtrare i log di modifica per la tabella T001B relativi all'anno fiscale e al periodo specifici.

Tipo di evento explicit
Periodo chiuso per le registrazioni
Questa è l'attività finale del ciclo, in cui il periodo di registrazione viene formalmente chiuso per impedire ulteriori transazioni. Questa azione garantisce l'integrità dei dati per i report finanziari finalizzati.
Perché è importante

Questa attività funge da evento di fine definitivo per il processo. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo totale della chiusura e analizzare i trend di completamento del processo.

Dove trovare

Similmente all'apertura di un periodo, questo evento viene estratto dai documenti di modifica (tabelle CDHDR e CDPOS) che registrano gli aggiornamenti alla tabella di controllo dei periodi di registrazione T001B tramite la transazione OB52.

Acquisisci

Filtrare i log di modifica per la tabella T001B per identificare la chiusura dell'anno fiscale e del periodo pertinenti.

Tipo di evento explicit
Rendiconti finanziari generati
Questa attività segna la creazione dei rendiconti finanziari ufficiali, come lo Stato Patrimoniale e il Conto Economico. Rappresenta il culmine dei processi di contabilità e consolidamento di fine periodo.
Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale nel ciclo Record to Report. La sua tempistica è critica per rispettare le scadenze di reporting e fornire informazioni tempestive agli stakeholder.

Dove trovare

Si cattura al meglio tramite uno strumento di gestione della chiusura finanziaria come SAP Financial Closing Cockpit, dove rappresenta un task esplicito. In caso contrario, deve essere dedotto dai log di generazione dei report o dai timestamp di creazione dei file.

Acquisisci

Monitorare lo stato di completamento del task "Generazione bilancio" in uno strumento di chiusura o analizzare i log di esecuzione dei report.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione conto approvata
Questa attività indica l'approvazione finale di una riconciliazione del conto CoGe, confermando che il saldo è comprovato e che ogni problema è stato risolto. Questo viene dedotto da un cambio di stato in "Approvato" in uno strumento di riconciliazione.
Perché è importante

Questa milestone segna il completamento di un'attività di controllo critica. Tracciare i tempi di approvazione aiuta a identificare i colli di bottiglia nel processo di revisione ed è essenziale per misurare il rework e la resa al primo colpo.

Dove trovare

Catturato da un sistema di gestione delle riconciliazioni, come SAP Account Substantiation and Automation, tracciando il timestamp dello stato finale di approvazione.

Acquisisci

Identificare il timestamp in cui il campo di stato di una riconciliazione viene aggiornato allo stato terminale 'Approvato'.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione conto avviata
Segna l'inizio del processo manuale o semi-automatizzato di sostanziazione dei saldi dei conti Co.Ge. Questo viene dedotto quando lo stato di una riconciliazione passa da 'Nuovo' a 'In corso' o quando viene registrata la prima azione del preparatore.
Perché è importante

Questa è una milestone chiave per comprendere la durata e lo sforzo necessari per la comprova dello stato patrimoniale. Aiuta a identificare quali conti o dipartimenti iniziano le riconciliazioni in ritardo.

Dove trovare

Questo evento viene solitamente acquisito da uno strumento di riconciliazione dedicato come SAP Account Substantiation and Automation di BlackLine o altri sistemi di terze parti. Viene dedotto dai timestamp dei cambi di stato.

Acquisisci

Tracciare il timestamp del primo cambio di stato da "Non iniziato" per una data riconciliazione del conto CoGe.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione intercompany avviata
Questa attività indica l'inizio del processo di abbinamento e riconciliazione delle transazioni tra diversi codici società dello stesso gruppo. Spesso viene avviata eseguendo un job di riconciliazione o creando un nuovo caso di riconciliazione nello strumento ICMR di SAP.
Perché è importante

La riconciliazione intercompany è spesso complessa e lunga. Analizzarne la durata e il flusso è fondamentale per snellire la chiusura di gruppo e garantire l'accuratezza del bilancio consolidato.

Dove trovare

Dedotto dai cambiamenti di stato all'interno del modulo SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) o dalla creazione dei primi documenti di riconciliazione per il periodo.

Acquisisci

Tracciare la data di creazione o il timestamp del cambio di stato per le unità di riconciliazione all'interno dello strumento ICMR per il periodo dato.

Tipo di evento inferred
Scrittura contabile di rettifica registrata
Rappresenta una registrazione contabile correttiva effettuata dopo le riconciliazioni iniziali, solitamente per sanare discrepanze emerse durante la revisione. Si tratta di una transazione esplicita registrata nella Contabilità Generale.
Perché è importante

Un'elevata frequenza di scritture di rettifica indica una scarsa qualità "al primo colpo" (first-time quality) nei processi a monte o nelle riconciliazioni. Analizzare queste voci è fondamentale per identificare le cause radice degli errori e ridurre i rifacimenti.

Dove trovare

Registrati come documenti espliciti nelle tabelle ACDOCA e BKPF. Possono essere identificati da specifici tipi di documento, date di registrazione tardive nel ciclo di chiusura o descrizioni testuali specifiche.

Acquisisci

Filtrare le scritture contabili in BKPF in base a una combinazione di tipo documento e data di registrazione relativa alle attività di riconciliazione.

Tipo di evento explicit
Bilancio di verifica preparato
Indica che un bilancio di verifica è stato generato e salvato per la revisione, fungendo da checkpoint fondamentale prima della creazione dei rendiconti finanziari finali. La cattura di questo evento spesso dipende da procedure in cui l'output del report viene salvato.
Perché è importante

La preparazione del bilancio di verifica è un controllo di qualità fondamentale. Analizzare le tempistiche aiuta a capire la prontezza per il reporting finale e può evidenziare ritardi nelle attività precedenti.

Dove trovare

Spesso non è un evento esplicito. Può essere dedotto dall'esecuzione di una specifica transazione di reporting se le varianti sono salvate con timestamp dell'utente e della data, o se il processo è gestito in uno strumento come il SAP Financial Closing Cockpit.

Acquisisci

Richiede un'analisi del sistema per determinare se esiste un meccanismo di logging affidabile, come i log di esecuzione dei report o le liste di attività del closing cockpit.

Tipo di evento inferred
Esecuzione compensazione automatica effettuata
Rappresenta l'esecuzione di programmi di pareggio automatico in SAP, come il run di compensazione GR/IR (Entrata Merci/Entrata Fattura). Questi job abbinano e chiudono le partite aperte su specifici conti CoGe, riducendo lo sforzo di riconciliazione manuale.
Perché è importante

Questa attività evidenzia il livello di automazione nel processo di riconciliazione. Fallimenti o eccezioni in questi run possono causare un notevole carico di lavoro manuale e ritardi.

Dove trovare

Catturato dai log di esecuzione di specifici job batch, come F.13 o F.13E per la compensazione automatica. Le tabelle dei log dei job TBTCO e TBTCP contengono i dettagli dell'esecuzione.

Acquisisci

Monitorare i timestamp di inizio e fine dei job associati a transazioni come F.13 nei log dei job SAP.

Tipo di evento explicit
Esecuzione valutazione valuta estera
Questa è una procedura standard di fine mese per rivalutare le partite aperte e i saldi in valuta estera in base ai tassi di cambio di fine periodo. L'esecuzione di questo programma registra le differenze di valutazione risultanti.
Perché è importante

Garantisce la conformità ai principi contabili e fornisce un quadro finanziario accurato. Monitorare questa attività aiuta a garantire che tutte le valutazioni valutarie siano eseguite tempestivamente.

Dove trovare

Catturato dai log di esecuzione del programma di valutazione della valuta estera (es. FAGL_FCV). I dettagli dei job sono memorizzati nelle tabelle TBTCO e TBTCP.

Acquisisci

Monitorare i log di esecuzione per i job relativi alla transazione FAGL_FCV o al suo programma sottostante.

Tipo di evento explicit
Ratei e accantonamenti registrati
Questo evento acquisisce la creazione di scritture contabili manuali per ratei, risconti e altri accantonamenti necessari per un reporting finanziario accurato secondo il principio di competenza. Si tratta di transazioni esplicite registrate nella Contabilità Generale.
Perché è importante

Tracciare queste registrazioni aiuta ad analizzare il volume e la tempistica delle rettifiche manuali. Un volume elevato può indicare opportunità di automazione o miglioramento dei processi a monte.

Dove trovare

Registrate come scritture contabili esplicite nella tabella del giornale universale ACDOCA e nella tabella di testata BKPF. Queste voci possono essere identificate tramite tipi di documento specifici configurati per i ratei e risconti.

Acquisisci

Filtrare i documenti nella tabella BKPF per tipo di documento (es. 'SA' o tipi personalizzati) e data di registrazione entro il periodo.

Tipo di evento explicit
Rendiconti finanziari approvati
Rappresenta l'approvazione finale del bilancio da parte della direzione autorizzata prima della pubblicazione. Spesso è un processo offline, ma può essere tracciato se esiste una fase formale di approvazione digitale.
Perché è importante

Questo è l'ultimo gate di controllo qualità. Tracciare le sue tempistiche è essenziale per comprendere l'aderenza alle scadenze di reporting e l'efficienza complessiva del ciclo di revisione del management.

Dove trovare

Questo evento viene acquisito se esiste un workflow o un campo di stato per l'approvazione del bilancio, ad esempio all'interno del SAP Financial Closing Cockpit o di un sistema di gestione documentale.

Acquisisci

Identificare un campo dati e un timestamp che indichino l'approvazione finale del pacchetto di bilancio.

Tipo di evento inferred
Task di consolidamento eseguiti
Rappresenta l'esecuzione delle attività di consolidamento all'interno di SAP Group Reporting, come la conversione valutaria, la riclassificazione e l'eliminazione degli utili infragruppo. Questi compiti sono solitamente gestiti e registrati nel monitor di consolidamento.
Perché è importante

Per le organizzazioni con più entità legali, il processo di consolidamento è un elemento del percorso critico. Il monitoraggio di questi task aiuta a snellire la chiusura di gruppo e a garantire un reporting consolidato tempestivo.

Dove trovare

Catturato dai log di stato all'interno del Data Monitor o Consolidation Monitor in SAP S/4HANA for Group Reporting. Ogni task ha tipicamente un utente, un timestamp e uno stato.

Acquisisci

Estragga i log di esecuzione dei task dalle tabelle sottostanti del monitor di consolidamento Group Reporting.

Tipo di evento explicit
Trasferimento dati libri ausiliari completato
Rappresenta il completamento dei job batch che trasferiscono i dati riepilogativi dai libri ausiliari (Contabilità Clienti, Fornitori, Cespiti) alla Contabilità Generale. Ciò garantisce che tutte le transazioni operative sottostanti siano riflesse nel libro giornale prima dell'inizio delle procedure di chiusura.
Perché è importante

I ritardi nella chiusura della contabilità ausiliaria possono essere un grave collo di bottiglia. Monitorare questa attività aiuta a identificare le inefficienze nella raccolta e integrazione dei dati dai sistemi sorgente.

Dove trovare

Dedotto dallo stato di completamento riuscito di specifici job batch responsabili della liquidazione del ledger e del trasferimento dei dati. I log dei job si trovano nelle tabelle TBTCO e TBTCP.

Acquisisci

Identificare e monitorare i timestamp di completamento dei job batch pertinenti nella panoramica dei job di SAP (transazione SM37).

Tipo di evento explicit
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