Die besten Process Mining Tools 2025
Entdecke die besten Process Mining Tools 2025, etwa Celonis, Apromore, UiPath, Signavio und ProcessMind. Finde die passende Lösung für dein Business.
Was ist Process Mining? Grundlagen einfach erklärt
Process Mining Definition
Process Mining ist eine datengetriebene Methode, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu visualisieren, zu monitoren und zu verbessern – so, wie Arbeit tatsächlich passiert. Aus Event Logs in IT-Systemen werden Fakten gewonnen, um Ineffizienzen sichtbar zu machen und Operations zu optimieren.
Was ist Process Mining?
Process Mining nutzt Software, um business process data zu analysieren und sichtbar zu machen, wie Arbeit in Ihrem Unternehmen tatsächlich abläuft. Es rekonstruiert reale Prozessflüsse aus digitalen Spuren in Ihren IT-Systemen wie ERP, CRM oder Helpdesk-Logs. So erkennen Sie Lücken zwischen Realität und Soll-Prozess, finden Ineffizienzen und verbessern Ihre Abläufe. Process-Mining-Lösungen wie ProcessMind machen das einfach. Einen Vergleich finden Sie in unserem Blog zu den besten Process-Mining-Tools 2025.
Wil van der Aalst, ein Pionier auf diesem Gebiet, nennt Process Mining das „MRT fürs Geschäft“. Es zeigt, wie Ihre Prozesse wirklich laufen, deckt Ineffizienzen, Bottlenecks und Chancen auf – die Basis für digitale Transformation. Das bringt Klarheit und Transparenz und hilft, Verbesserungen gezielt zu finden. Mehr im Strategie-Guide für datengetriebene Prozessverbesserung.
Stellen Sie sich vor, Sie steuern Kundenaufträge: Jeder Schritt wie Eingang, Freigabe und Versand hinterlässt einen digitalen Fußabdruck. Process Mining verbindet diese Spuren zu einer echten Prozessroute jedes Auftrags. Statt Interviews oder Annahmen erhalten Sie ein datenbasiertes Diagramm mit allen Abzweigungen und Umwegen. Wäre Ihr Prozess ein Wanderweg, zeichnet Process Mining den wirklichen Pfad anhand der Spuren – und nicht nur die geplante Route. Oft ist es eine verschlungene Spur, die zeigt, wo Verbesserungen nötig sind.
Sie brauchen keine Geologie oder Spitzhacke: Das „Mining“ ist digital – und die Erkenntnisse sind real.
Wie funktioniert Process Mining?
Process Mining startet mit deinen IT-Daten. In fast allen Systemen wird jede Transaktion oder jedes Event mit drei Schlüsselelementen protokolliert: Case ID (z.B. Auftrags- oder Ticketnummer), Timestamp (wann der Schritt ausgeführt wurde) und Activity name (was gemacht wurde). Die Process Mining Software analysiert diese Logs und rekonstruiert für jeden Case die Schrittfolge. Verbindest du alle Fälle, erhältst du ein Visual Diagram für alle Prozesspfade. Erfahre mehr über Datenquellen und benötigte Datenformate.
Es fühlt sich an wie Magie!
Process Mining verwandelt data in visuelle Diagramme und wirkt schon fast wie Magie – die eigentliche Magie sind aber die „Aha!“-Effekte, wenn plötzlich verborgene Erkenntnisse sichtbar werden. Genau das macht Process Mining zu einem Schlüsselwerkzeug für Business Process Improvement.
Im Process Mining gibt es keine schwarze Magie und keine halluzinierende AI. Wir setzen speziell entwickelte Process Mining Algorithmen ein, um data zu verständlichen Prozessmodellen zu machen. Über viele Jahre wurde intensiv an diesen Algorithmen geforscht. Zu den wichtigsten zählen der Alpha-Algorithmus, der Heuristic Miner, der Fuzzy Miner sowie aktuell der Inductive Miner. Jeder Ansatz hat eigene Stärken und Schwächen.
Die meisten Unternehmen verwenden den Directly-Follows Miner, der eine Verbindung im Prozessmodell erstellt, wenn das from-Element im data direkt vom to-Element gefolgt wird. Der Directly-Follows Miner kann Parallelität nicht abbilden und erzeugt keine Gateways – dafür ist er aber sehr leicht zu verstehen und zu erklären.
Diese Modelle werden dann mit Layout-Algorithmen wie der ProcessMind Clarity Engine visualisiert.
Process Mining – Jeder kann starten
Moderne Process Mining Tools wie ProcessMind sind ausgereift und benutzerfreundlich. Damit ist Prozessverbesserung jetzt auch für Business-Anwender leicht zugänglich. Mit diesen 5 Schritten kannst du direkt durchstarten:
Die 5 Schritte im Process Mining
Data Extraction
Sammle event data aus deinen Systemen, z. B. alle Schritte im Order-to-Cash-Prozess. Eine Excel-Datei reicht!
Process Discovery
Nutze Process Mining Software, um den as-is Process Flow automatisch zu rekonstruieren. Events werden anhand von Case ID und zeitlicher Reihenfolge verbunden.
Conformance Check
Lade ein BPMN-Modell deines Sollprozesses hoch oder erstelle eines. Die Software vergleicht automatisch den entdeckten und den erwarteten Prozess.
Insights & Optimization
Nutze Process Dashboards, um Bottlenecks, Reworks und Ineffizienzen zu erkennen. Optimiere deinen Prozess!
Monitoring
Process Mining ist kein einmaliges Projekt. Überwache deine Prozesse kontinuierlich und verbessere sie laufend.
Warum Process Mining wichtig ist
Process Mining ist eine bewährte Technologie, mit der Unternehmen weltweit großen Mehrwert erschließen. Anfangs nur für große Firmen, ist Process Intelligence durch Tools wie ProcessMind jetzt für alle zugänglich. Die wichtigsten Vorteile:
Transparenz & Insights
Process Mining deckt blinde Flecken im Workflow auf – und zeigt klar, wo es läuft oder nicht. Keine Vermutungen mehr, sondern Fakten.
Effizienz erhöhen
Entdecken Sie Ineffizienzen, Bottlenecks und überflüssige Schritte. Straffen Sie Ihre Abläufe für schnellere Durchlaufzeiten und mehr Produktivität.
Kosten sparen
Mehr Effizienz bedeutet weniger Kosten. Bottlenecks abbauen senkt Überstunden, stoppt Nacharbeiten und optimiert Ressourcen.
Wahrnehmung vs. Realität in Ihren Prozessen
Sie denken, Ihre Prozesse zu kennen? Process Mining zeigt oft eine ganz andere Realität. Erleben Sie den echten Prozess, nicht nur das Idealbild. Überzeugen Sie sich selbst mit unserer kostenlosen Testphase.
Bessere Compliance & Qualität
Process Mining wirkt wie ein Compliance Auditor und zeigt ausgelassene oder falsch ablaufende Schritte. Für regulierte Branchen oder ISO-Zertifizierung essenziell.
Bessere Customer Experience
Läuft der Prozess glatt, merken es Ihre Kunden. Mit Process Mining finden Sie Friktionen und steigern die Zufriedenheit.
Data-Driven Culture
Process Mining stärkt datenbasierte Entscheidungen und bringt IT & Business an einen Tisch.
Das Wichtigste
Process Mining macht aus verstecktem Rauschen klare, umsetzbare Erkenntnisse. Unternehmen verlassen sich nicht mehr auf Bauchgefühl, sondern auf datenbasierte Präzision und erkennen Chancen, die bisher verborgen blieben. Business Process Mining liefert handfeste Insights für mehr Effizienz, geringere Kosten, bessere Reaktionsfähigkeit – und gehört zu den wachstumsstärksten Trends im Business Management.
The Good, the Bad, and the Ugly
Die Vorteile
- Process Mining liefert objektive Ergebnisse. Sie bekommen die wirkliche Prozess-Story, keine Meinungen.
- Die Analyse ist viel schneller und genauer. Was früher Wochen dauerte, geht jetzt in Minuten.
- Anwendbar für praktisch jeden Prozess mit strukturierten Daten – also fast alles, was IT nutzt.
- Process Dashboards machen Insights für Fachbereiche zugänglich, nicht nur für Data Scientists.
ProcessMind Use Cases
Erleben Sie den tatsächlichen Impact von BPM-Lösungen in unterschiedlichen Branchen.
Die Nachteile
- Garbage in, garbage out: Die Analyse ist nur so gut wie Ihre Daten.
- Datenaufbereitung braucht Aufwand. Wir erleichtern das, aber Data Preparation ist oft der schwierigste Schritt.
- Process Mining löst keine Probleme von alleine. Es zeigt, wo es hakt – Sie müssen die Lösungen umsetzen.
Wir haben ProcessMind gebaut, damit Process Mining einfach, bezahlbar und für jeden schnell zu starten ist – aus jahrelanger Erfahrung als Lösung, die wirklich jeder nutzen kann.
Christiaan Esmeijer - CEO ProcessMind
Die Nachteile
- Komplexe Prozess-Maps können überfordern und brauchen Erfahrung bei der Interpretation.
- Manuelle Schritte oder unprotokollierte Gespräche fehlen, daher ersetzt Process Mining menschliches Wissen nicht vollständig. Mit dem Process Designer können Sie manuelle Schritte ergänzen. Mehr dazu bei Was ist BPMN?.
Essential Guide: Process Mining Challenges and Solutions
Lesen Sie, wie Sie typische Herausforderungen im Process Mining meistern.
Die Schattenseiten
- Manche Tools sind teuer und brauchen IT-Unterstützung beim Setup.
- Fehlinterpretation von Daten führt zu falschen Schlüssen. Prüfen Sie Ergebnisse immer mit Prozess-Expertinnen und Experten. Process Mining ist ein Discovery Tool, kein Allheilmittel.
- Wer Process Mining als Kontrollinstrument gegen Mitarbeitende nutzt, erzeugt Angst und Widerstand. Ziel ist Optimierung, nicht Schuldzuweisung.
- Ohne klares Ziel droht Überflutung mit Daten. Definieren Sie messbare Ziele – Process Mining löst Probleme nicht von selbst.
Die Schattenseiten
Fazit
Für erfolgreiches Process Mining: Nutzen Sie Data Insights, sorgen Sie für gute Daten und kompetente Interpretation – und vermeiden Sie Schuldzuweisungen oder ziellose Projekte.
How (Not) to Use Process Mining
Wie bei jedem leistungsstarken Tool kann Process Mining sinnvoll oder auch falsch genutzt werden. Damit du von Anfang an auf dem richtigen Kurs bleibst, findest du hier häufige „Don’ts“ – und was du stattdessen tun solltest:
Nicht ohne klares Ziel starten.
Wer Process Mining als „Mal schauen, was wir finden!“-Aktion angeht, verfängt sich schnell in endloser Analyse.
Definieren Sie zu Beginn eine konkrete Fragestellung wie: „Warum dauern unsere Rechnungsfreigaben über 10 Tage?“ oder „Wie können wir den Kunden-Onboarding-Prozess um 20 % beschleunigen?“ Klare Ziele lenken Ihre Analyse und begrenzen den Aufwand.
Jetzt testen!
Process Mining ist kein Zauberstab
Der Kauf einer Process Mining-Software löst Prozesse nicht von allein. Es ist ein Diagnosewerkzeug, kein One-Click-Wunder. Stellen Sie es sich wie ein GPS vor: Es zeigt den Weg, fahren müssen Sie selbst.
Gehen Sie die Ergebnisse mit dem Team durch und setzen Sie Veränderungen um. Die Software zeigt etwa langsame Freigaben – wie Sie Prozesse vereinfachen oder Ressourcen aufstocken, liegt bei Ihnen.
Process Mining ist kein Zauberstab
Arbeite nicht isoliert. Schaffe Klarheit im Team.
Process Mining wirkt oft sehr datenlastig, aber der Kontext ist entscheidend. Wenn du Analyst:in bist, bleib nicht im stillen Kämmerlein mit deinen Zahlen, sondern teile Erkenntnisse offen.
Arbeite gemeinsam, sprich mit den Leuten, die die Prozesse täglich leben. Sie erklären, warum ein ungewöhnlicher Umweg existiert – oft steckt ein legitimer Business-Workaround dahinter. Binde die IT ein, damit Datenzugriffe und Validierung klappen. Process Mining ist Teamsache: Verbinde die Power von Data mit dem Know-how der Menschen, die die Abläufe kennen.
Mach kein Einmal-Projekt daraus.
Process Mining steht für kontinuierliche Verbesserung. Behalte es im Blick und integriere es fest im Alltag.
Vergiss den Faktor Mensch nicht.
Process Mining dient nicht dazu, Einzelne zu kontrollieren, sondern den Ablauf insgesamt zu verbessern.
Mach das allen verständlich. Beziehe Prozesseigner:innen und Mitarbeitende früh ein. Zeigen die Ergebnisse, dass Aufgaben bei jemandem länger dauern, besprich die Ursache: Vielleicht jongliert die Person viele Tasks oder das System ist langsam. Transparenz soll Prozesse verbessern, nicht für Schuldzuweisungen sorgen.
Vergiss den Faktor Mensch nicht.
Keine schlechten Daten nutzen.
Garbage in, garbage out: Füttern Sie Process Mining mit schlechten Daten, kommen schlechte Analysen heraus.
Investieren Sie Zeit in die Datenaufbereitung – Logfiles sauber halten, Daten aus verschiedenen Quellen abgleichen und wirklich verstehen, was Ihre Daten bedeuten. Diese Sorgfalt zahlt sich für verlässliche Ergebnisse aus.
Fazit
Vermeiden Sie diese „Don’ts“ und setzen Sie auf Best Practices: Zielgerichtet, im Team und mit gesundem Menschenverstand arbeiten.
So gelingt der Einstieg in Process Mining
Bereit für deinen Prozessmining-Start? Hier findest du einen einfachen Fahrplan:
Verstehen & Abstimmen
Stelle sicher, dass alle relevanten Stakeholder wissen, was Process Mining ist und was möglich wird.
Teile praktische Beispiele und Success Stories, damit alle das gleiche Verständnis haben. Ein kleines Kernteam oder ein:e Motivator:in macht Vieles leichter – z.B. jemand aus Prozessoptimierung, IT-Analyst:in oder Manager:in, die einen Pain Point angehen wollen.
Mach Lust aufs Thema:
„Wir haben ein cooles neues Tool, mit dem wir unsere Prozessdaten besser verstehen. Lass es uns ausprobieren!“
Prozess wählen (klein starten)
Wähle einen wichtigen, aber überschaubaren Prozess als Pilot. Gut geeignet sind Abläufe mit bekannten Problemen oder Schwächen, zu denen bereits Daten verfügbar sind – z.B. eine Rechnungsgenehmigung mit langen Durchlaufzeiten oder die Bearbeitung von Support-Tickets.
Begrenze den Scope, z.B. auf nur eine Business Unit oder eine Produktlinie – nicht direkt global beginnen. Mit einem klar abgegrenzten Piloten zeigst du schnell einen Mehrwert.
Daten sammeln & vorbereiten
Ziehe die Daten für den Pilotprozess so einfach wie möglich – z.B. per Excel- oder CSV-Export aus deinen Systemen. Lass die IT unterstützen, falls du Event Logs oder Datenquellen kombinieren musst.
Starte mit einem kleinen Datenausschnitt, z.B. Daten eines Monats. Du kannst später mehr integrieren.
Daten bereinigen: Datumsformate einheitlich, jede Aktivität mit Case-ID usw. Datenvorbereitung ist zwar aufwendig, aber unerlässlich.
Daten minen & Modell erzeugen
Jetzt wird’s interessant: Lade deine Daten hoch und lasse von der Process Mining Software dein erstes Prozessmodell erstellen.
Checke die Daten in der Anwendung – stimmen Fallanzahl und Zeiträume? Sonst passe die Datenaufbereitung an.
Analysiere die Process Mining Diagramme: Haupt-Flow, Verzweigungen, Zeiten, wie viele Fälle welchem Pfad folgen. Nutze Filter/Slider für eigene Auswertungen (z.B. nur Vorgänge mit >30 Tagen Laufzeit).
Bottlenecks und Muster identifizieren: Vielleicht brauchen 30 % der Vorgänge drei Extra-Freigaben – Optimierungspotenzial! Oder Team A ist deutlich schneller als Team B – woran liegt’s? Halte deine Erkenntnisse fest. In den meisten Tools kannst du Diagramme oder Screenshots exportieren – praktisch für später.
Erkenntnisse interpretieren & Verbesserungen planen
Diskutiere mit dem Team, was ihr erkannt habt, und prüft die Ergebnisse – idealerweise inkl. Fachbereich, Management und Analytics. „Wir sehen viele Schleifen zur ‚Datenkorrektur‘ – klar, weil fehlerhafte Formulare zurückgehen.“
Sammelt gemeinsam Lösungen für die größten Probleme: „Wie wäre es mit einer Checkliste, um Formfehler direkt zu vermeiden?“ oder „Vielleicht kann die Genehmigung bei kleinen Beträgen entfallen?“
Priorisiere wenige Verbesserungen mit größtem Effekt. Lege klare Ziele fest, z.B. „Durchlaufzeit um 20 % senken“ – so ist Erfolg messbar.
Umsetzen, messen & skalieren
Setze die geplanten Veränderungen im Prozess um.
Sobald die Änderungen live sind, messe den Effekt mit Process Mining: Sinken die Durchlaufzeiten? Gibt es weniger Schleifen oder Nacharbeiten? Feiere die Erfolge – du hast den Prozessverbesserungs-Kreislauf mit Daten geschlossen!
Jetzt kannst du skalieren: Gehe das nächste Prozessproblem an oder rolle das Mining auf weitere Bereiche aus. Viele Unternehmen starten so ihren Ausbau bis hin zu einer eigenen Center of Excellence.
Fazit
Der Einstieg ins Process Mining ist Schritt für Schritt machbar: Grundlagen lernen, Ziel wählen, Daten holen, minen, analysieren & handeln. Starte klein und lerne durch Praxis.
Wo ProcessMind ins Spiel kommt
Wir haben ProcessMind entwickelt, um Process Mining für alle einfach, preiswert und sofort startklar zu machen – basierend auf jahrelanger Erfahrung. IT-Kenntnisse sind nicht nötig: Einfach data hochladen und loslegen.
Im Gegensatz zu anderen Tools vereinen wir Mining, Modelling und Simulation in einer Oberfläche – und unterstützen damit den kompletten Improvement-Cycle in einer Cloud-Plattform.
Sie erhalten sofortigen Zugang, ein No-Code-Onboarding und transparente Preise inklusive kostenloser Testphase.
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Viel Spaß beim Mining!
Das Wichtigste
ProcessMind ist ein Next-Gen-Tool, das auf Einfachheit und Integration setzt. Technische Hürden sinken, Modellierung und data verschmelzen und Zusammenarbeit wird gefördert. So wird Process Mining für jeden zugänglich. Jetzt kostenlos testen.
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