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Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding

Ein 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings in BambooHR.
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Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Employee Onboarding in BambooHR optimieren für schnellere Integration

Diese Plattform hilft Ihnen, versteckte Verzögerungen und Engpässe in Ihrem Employee Onboarding-Prozess aufzudecken. Identifizieren Sie Ineffizienzen bei der Papierarbeit, Bereitstellung und anderen kritischen Schritten. Unsere Tools bieten praktische Einblicke, um die Integration neuer Mitarbeitender zu optimieren, die Compliance zu verbessern und die allgemeine Zufriedenheit zu steigern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum die Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings in BambooHR entscheidend ist

Das Mitarbeiter-Onboarding ist weit mehr als nur Papierkram; es ist der entscheidende erste Eindruck, den Ihr Unternehmen bei neuen Mitarbeitern hinterlässt. Ein gut strukturierter und effizienter Onboarding-Prozess hat einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung, Produktivität und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit. Umgekehrt können eine mangelhafte oder verzögerte Onboarding-Erfahrung zu frühem Ausscheiden, geringerer Motivation und einer erheblichen Verschwendung von Rekrutierungsressourcen führen. Für Unternehmen, die BambooHR für ihre HR-Prozesse nutzen, insbesondere im KMU-Segment, ist die Optimierung dieser Startphase von größter Bedeutung. Verzögerungen bei kritischen Schritten wie Hintergrundüberprüfungen, Vorarbeitsunterlagen oder der IT-Bereitstellung können neue Mitarbeiter frustrieren, bevor sie überhaupt richtig beginnen, und ihre Fähigkeit beeinträchtigen, sich voll produktiv ins Team einzubringen. Das Erkennen verborgener Ineffizienzen in Ihrem Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist der erste Schritt, um eine reibungslose, einladende Erfahrung zu schaffen, die Ihre neuen Mitarbeiter auf langfristigen Erfolg vorbereitet.

Wie Process Mining die Onboarding-Effizienz erschließt

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengestützten Ansatz, um den tatsächlichen Ablauf Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses zu verstehen, im Gegensatz zu dessen dokumentierter oder idealisierter Wahrnehmung. Durch die Analyse von Event Logs aus Systemen wie BambooHR können Process Mining Tools jeden Schritt visuell rekonstruieren, von der 'Angebotsannahme' bis zum '30-Tage-Check-in'. Diese einzigartige Fähigkeit ermöglicht es Ihnen, präzise Engpässe und Abweichungen zu identifizieren, die bei manuellen Audits oder anekdotischen Beweisen möglicherweise übersehen würden. Sie können beispielsweise feststellen, ob die „Hintergrundprüfung abgeschlossen“ immer wieder vor dem „Versand der Vorarbeitsunterlagen“ verzögert wird, oder ob es unerwartete Verzögerungen zwischen der „Initiierung der IT-Bereitstellung“ und der „Lieferung der Ausrüstung“ gibt. Process Mining bietet eine End-to-End-Ansicht der Reise Ihrer neuen Mitarbeiter und zeigt auf, wo der Prozess vom idealen Pfad abweicht, welche Aktivitäten die meiste Zeit in Anspruch nehmen und wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sein könnten. Diese objektive Einsicht ist entscheidend, um Möglichkeiten zur Verkürzung der Onboarding-Zykluszeit für Mitarbeiter und zur Verbesserung der gesamten Erfahrung neuer Mitarbeiter zu identifizieren.

Wichtige Verbesserungsbereiche durch Process Mining identifiziert

Die Anwendung von Process Mining auf Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess, insbesondere in Verbindung mit BambooHR-Daten, zeigt mehrere häufige Bereiche auf, die reif für Verbesserungen sind. Eine häufige Herausforderung ist die Optimierung administrativer Aufgaben, wie die effiziente Bearbeitung von Vorarbeitsunterlagen und die zügige Erstellung von HR-Profilen ohne unnötige Verzögerungen. Ein weiterer oft identifizierter kritischer Bereich ist die Koordination zwischen HR- und IT-Abteilungen bei Aufgaben wie der Bereitstellung von IT-Konten sowie der Bestellung und Lieferung von Ausrüstung. Process Mining kann aufzeigen, ob diese abteilungsübergreifenden Übergaben zu erheblichen Engpässen führen. Darüber hinaus kann die Analyse Ineffizienzen bei der Zuweisung und dem Abschluss obligatorischer Schulungen oder sogar beim Zeitpunkt von Teameinführungen und 30-Tage-Check-ins aufdecken. Durch die klare Visualisierung dieser Bereiche können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen neu zuzuweisen, klarere Kommunikationsprotokolle zwischen den Teams zu etablieren und bewährte Verfahren zu standardisieren, die zu einer schnelleren und reibungsloseren Integration jedes neuen Mitarbeiters führen.

Greifbare Ergebnisse eines optimierten Onboardings

Die Optimierung Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses mit Process Mining in BambooHR führt zu zahlreichen messbaren Vorteilen. Sie können eine erhebliche Verkürzung der gesamten Onboarding-Zykluszeit erwarten, was bedeutet, dass neue Mitarbeiter viel schneller zu produktiven Mitgliedern Ihres Teams werden. Dies trägt direkt zu Kosteneinsparungen bei, indem der administrative Aufwand für HR und einstellende Führungskräfte reduziert wird. Eine verbesserte Prozesseffizienz führt zudem zu einer höheren Zufriedenheit neuer Mitarbeiter und besseren Bindungsraten, da eine positive erste Erfahrung Loyalität und Engagement fördert. Darüber hinaus stellen Sie durch die Identifizierung und Behebung von Compliance-Lücken sicher, dass alle notwendigen rechtlichen und HR-Anforderungen konsistent erfüllt werden. Letztendlich verbessern diese datengestützten Optimierungen die Gesamteffektivität Ihrer HR-Operationen, machen Ihr Unternehmen attraktiver für Top-Talente und effizienter bei deren Integration in Ihre Unternehmenskultur. Sie wechseln von der reaktiven Problembehebung zur proaktiven Prozessoptimierung und bauen ein leistungsstarkes und zuverlässiges Onboarding-System auf.

Machen Sie den ersten Schritt zu einem besseren Onboarding

Bereit, Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in BambooHR zu transformieren? Die Nutzung von Process Mining ermöglicht es Ihnen, über Annahmen hinauszugehen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich wirklich auf Ihre neuen Mitarbeiter und Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Indem Sie sich darauf konzentrieren, „wie Sie das Mitarbeiter-Onboarding verbessern“ und „wie Sie die Onboarding-Zykluszeit reduzieren“ können, erschließen Sie erhebliche Effizienzpotenziale und schaffen eine überlegene Erfahrung für neue Mitarbeiter. Entdecken Sie das verborgene Potenzial in Ihren bestehenden Prozessen und beginnen Sie noch heute, eine effizientere, regelkonformere und zufriedenstellendere Onboarding-Reise für alle aufzubauen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele Organisationen kämpfen damit, dass neue Mitarbeiter lange auf den Abschluss der Vorarbeitsunterlagen oder Hintergrundprüfungen warten müssen, was ihren offiziellen Starttermin verzögert. Diese verlängerte Wartezeit kann zu Kandidatenabwanderung, erhöhten Rekrutierungskosten und einem negativen ersten Eindruck vom Unternehmen führen, was die gesamte Mitarbeiter-Onboarding-Erfahrung in BambooHR beeinträchtigt. ProcessMind analysiert die tatsächliche Zeit, die für jede Vor-Start-Aktivität benötigt wird, und identifiziert genau, wo Verzögerungen auftreten, zum Beispiel von „Hintergrundprüfung initiiert“ bis „Hintergrundprüfung abgeschlossen“. Durch die Visualisierung dieser Engpässe können Unternehmen spezifische Schritte oder Stakeholder, die zu Verzögerungen führen, genau identifizieren und gezielte Verbesserungen implementieren, um den Prozess zu beschleunigen.

Ein häufiges Problem beim Mitarbeiter-Onboarding sind Verzögerungen bei der Bereitstellung von IT-Konten oder der Lieferung von Ausrüstung, wodurch neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag oder sogar in der ersten Woche unproduktiv bleiben. Dies frustriert nicht nur neue Mitarbeiter, sondern beeinträchtigt auch ihre Fähigkeit, schnell Beiträge zu leisten, was dem Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen kostet. ProcessMind bildet den gesamten IT-Bereitstellungsprozess ab, von der „IT-Kontobereitstellung initiiert“ bis zur „Ausrüstung geliefert“ und „Arbeitsplatzaufbau abgeschlossen“. Dies zeigt die tatsächliche Zykluszeit für diese kritischen Schritte und hebt ineffiziente parallele oder sequentielle Abhängigkeiten hervor, was ein Prozess-Re-Engineering in BambooHR ermöglicht.

Einstellende Manager und Onboarding-Koordinatoren haben oft keinen klaren Echtzeit-Überblick darüber, wo sich jeder neue Mitarbeiter auf seiner Onboarding-Reise befindet. Diese Unsicherheit führt zu häufigen manuellen Kontrollen, verpassten Fristen und einem reaktiven Ansatz bei der Problemlösung, was Stress und Ineffizienzen im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess mit BambooHR verursacht. ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht jedes „Onboarding-Falls“ und zeigt den genauen Status jedes neuen Mitarbeiters zu jedem Zeitpunkt. Durch die Visualisierung des Ablaufs von der „Angebotsannahme“ bis zum „30-Tage-Check-in“ erhalten Teams umsetzbare Erkenntnisse über den tatsächlichen Fortschritt, was proaktives Eingreifen und verbesserte Koordination ermöglicht.

Das Versäumnis, obligatorische Schulungen oder erforderliche Formalitäten während des Mitarbeiter-Onboardings abzuschließen, kann das Unternehmen erheblichen Compliance-Risiken, rechtlichen Strafen und potenziellen Betriebsunterbrechungen aussetzen. Dies geschieht oft aufgrund inkonsistenter Prozessausführung oder mangelnder systematischer Nachverfolgung innerhalb von BambooHR. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen vom idealen Onboarding-Pfad und kennzeichnet Fälle, in denen „Obligatorische Schulung abgeschlossen“ oder „Vorarbeitsunterlagen abgeschlossen“ verzögert oder vollständig übersprungen werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Protokolle durchzusetzen und Nichtkonformitäten anzugehen, bevor sie zu kritischen Problemen werden.

Neue Mitarbeitende, die verschiedenen Abteilungen oder unterschiedlichen einstellenden Managern zugeordnet werden, können sehr unterschiedliche Onboarding-Erfahrungen machen, was zu variierenden Zufriedenheits- und Integrationsgraden führt. Diese Inkonsistenz kann die Unternehmenskultur untergraben und die Skalierung effektiver Onboarding-Praktiken erschweren, selbst mit einem System wie BambooHR. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Prozessabläufe und Dauern für neue Mitarbeitende über verschiedene Attribute wie "Abteilung" oder "Einstellender Manager". Es deckt Variationen in den Aktivitätssequenzen auf und zeigt, wo Best Practices nicht konsequent angewendet werden und wo Standardisierungsbemühungen erforderlich sind, um ein einheitliches Employee Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten.

Innerhalb des komplexen Employee Onboarding-Prozesses dauern bestimmte Aktivitäten konstant länger als erwartet, wodurch Engpässe entstehen, die den gesamten Einstellungsprozess verzögern. Die Identifizierung dieser spezifischen Engpässe ist ohne klare Daten schwierig und führt selbst bei der Nutzung von BambooHR zu Frustration und Ineffizienz. ProcessMind identifiziert die genauen Aktivitäten, die für Verzögerungen verantwortlich sind, wie z.B. "Hintergrundüberprüfung abgeschlossen" wartet auf "HR-Profil erstellt" oder "Ausrüstung bestellt" dauert zu lange. Es quantifiziert die Auswirkungen jedes Engpasses und ermöglicht es Teams, Prozessschritte zu priorisieren, um eine maximale Auswirkung auf die gesamte Zykluszeit zu erzielen.

Eine hohe Fluktuationsrate neuer Mitarbeiter kurz nach dem Eintritt, insbesondere vor oder direkt nach ihrem „30-Tage-Check-in“, deutet auf einen grundlegenden Fehler im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess hin. Dieses frühe Ausscheiden ist kostspielig und beeinträchtigt Rekrutierungsausgaben, Teamgeist und Produktivität. ProcessMind kann spezifische Onboarding-Pfade und -Erfahrungen mit frühem Ausscheiden korrelieren, indem es Muster in Aktivitäten, Verzögerungen oder verpassten Schritten identifiziert, die dem Weggang eines neuen Mitarbeiters vorausgehen. Durch die Verknüpfung von Prozessdaten aus BambooHR mit Ergebnissen können Unternehmen die Ursachen verstehen und ihre Onboarding-Strategie zur Verbesserung der Bindung verfeinern.

HR-Teams und Onboarding-Koordinatoren haben in Zeiten hoher Personalnachfrage oft Schwierigkeiten, ihre Arbeitslast zu bewältigen, was zu Überlastung oder Verzögerungen bei kritischen Aufgaben führt. Ohne klare Daten zu Aktivitätsvolumen und -dauern bleibt die Optimierung der Ressourcenallokation für das Mitarbeiter-Onboarding in BambooHR ein Ratespiel. ProcessMind analysiert die Arbeitslastverteilung über Rollen wie „Recruiter“ und „Onboarding Coordinator“ basierend auf den Start- und Abschlusszeiten von Aktivitäten. Es zeigt auf, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind, und hilft Unternehmen, Aufgaben und Personal neu zu verteilen, um einen reibungsloseren und effizienteren Onboarding-Prozess zu gewährleisten.

Neue Mitarbeitende benötigen oft zu lange, um ihre obligatorischen Schulungen abzuschließen, was ihre vollständige Integration verzögert und das Compliance-Risiko erhöht. Dies kann auf eine mangelhafte Aufgabenverteilung, fehlende Erinnerungen oder eine überfordernde erste Arbeitswoche zurückzuführen sein, selbst wenn die Schulung über BambooHR zugewiesen wurde. ProcessMind verfolgt die Zeitspanne zwischen "Obligatorische Schulung zugewiesen" und "Obligatorische Schulung abgeschlossen". Es hebt Fälle mit übermäßigen Verzögerungen hervor und kann gemeinsame Merkmale dieser Fälle identifizieren, um gezielte Interventionen wie automatisierte Erinnerungen oder eine bessere Zeitplanung zur Beschleunigung der Schulungseinhaltung zu ermöglichen.

Im Laufe der Zeit kann der Employee Onboarding-Prozess abweichen, was zu mehreren, undokumentierten Variationen des idealen Pfades führt. Diese inoffiziellen Umgehungen führen oft zu Ineffizienzen, erhöhen den manuellen Aufwand und resultieren in Nacharbeit oder Fehlern, wodurch die Vorteile eines strukturierten Systems wie BambooHR zunichte gemacht werden. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten aus dem Event Log und zeigt, wie häufig jede Variante auftritt und welche Zykluszeit damit verbunden ist. Durch den Vergleich dieser Varianten mit dem beabsichtigten Prozess können Organisationen nicht autorisierte Abkürzungen oder Umwege identifizieren, die zu Nacharbeit führen, und sich auf den effizientesten Pfad standardisieren.

Verlängerte Zykluszeiten beim Mitarbeiter-Onboarding führen direkt zu höheren Betriebskosten, einschließlich längerer Perioden unproduktiver neuer Mitarbeiter, erhöhtem administrativem Aufwand der Personalabteilung und potenziell entgangenen Umsatzchancen. Diese versteckten Kosten summieren sich schnell, selbst mit einer HR-Plattform wie BambooHR. ProcessMind quantifiziert die Auswirkungen von Prozessverzögerungen auf die gesamte Onboarding-Dauer und kann indirekt über die damit verbundenen Kosten informieren. Indem es aufzeigt, wo die meiste Zeit verloren geht, können Unternehmen Verbesserungen gezielt angehen, die die Zykluszeiten reduzieren und somit die Betriebsausgaben senken sowie die Rendite ihrer Talentinvestitionen steigern.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Zeit, die neue Mitarbeitende für die Erledigung von Vorab-Einstellungsunterlagen, Hintergrundüberprüfungen und anderen ersten Schritten benötigen, ist entscheidend für einen positiven ersten Eindruck und schnellere offizielle Starttermine. Dies wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender und die Zeit bis zur Produktivität aus und macht die Anfangsphase des Employee Onboarding in BambooHR effizienter. ProcessMind identifiziert genaue Verzögerungen und Engpässe bei den Vorab-Einstellungsaktivitäten, wie z.B. langsame Antworten oder fehlende Dokumente. Durch die Analyse von Prozessabläufen hilft es dabei, Punkte zu ermitteln, an denen Automatisierung oder verbesserte Kommunikation die Zykluszeiten um bis zu 30 % reduzieren können, was einen reibungsloseren und schnelleren Start für jeden neuen Mitarbeitenden gewährleistet.

Verzögerungen bei der Einrichtung von IT-Konten und der Lieferung von Ausrüstung können die Produktivität und Integration eines neuen Mitarbeiters erheblich beeinträchtigen. Dieses Ziel bedeutet, sicherzustellen, dass alle notwendigen IT-Ressourcen vor oder am ersten Tag bereitstehen, um die Erfahrung des neuen Mitarbeiters zu verbessern und Leerlaufzeiten zu reduzieren. ProcessMind deckt die Ursachen von Verzögerungen bei der IT-Bereitstellung innerhalb des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses auf, indem es Aktivitätenabhängigkeiten abbildet und Übergabeprobleme identifiziert. Es kann Möglichkeiten aufzeigen, Schritte zu automatisieren oder die Koordination zwischen HR und IT zu optimieren, wodurch die IT-Einrichtungszeiten potenziell um 20 % verkürzt und die frühe Produktivität gesteigert werden können.

Ein klares, sofortiges Verständnis des aktuellen Stands jedes neuen Mitarbeiters auf seiner Onboarding-Reise ist für HR-Teams, einstellende Manager und die neuen Mitarbeiter selbst von entscheidender Bedeutung. Eine verbesserte Transparenz reduziert Unsicherheiten, ermöglicht proaktives Eingreifen und sorgt für eine reibungslosere Mitarbeiter-Onboarding-Erfahrung in BambooHR. ProcessMind bietet eine End-to-End-Ansicht des gesamten Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses, indem es jeden Schritt von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Integration visualisiert. Es hebt den aktuellen Fortschritt hervor, identifiziert überfällige Aufgaben und hilft, potenzielle Verzögerungen vorherzusagen, wodurch die Personalabteilung in die Lage versetzt wird, Ausnahmen proaktiv zu verwalten und Statusaktualisierungen effektiv zu kommunizieren.

Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen ist beim Mitarbeiter-Onboarding nicht verhandelbar. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle kritischen, obligatorischen Aktivitäten, wie rechtliche Formalitäten und wesentliche Schulungen, von jedem neuen Mitarbeiter abgeschlossen werden, wodurch Risiken gemindert und Compliance-Standards eingehalten werden. ProcessMind verfolgt automatisch den Abschlussstatus aller definierten obligatorischen Aktivitäten innerhalb des Onboarding-Prozesses. Es identifiziert Fälle, in denen Aktivitäten verpasst oder verzögert werden, und ermöglicht der Personalabteilung, schnell einzugreifen. Diese Fähigkeit gewährleistet die vollständige Einhaltung der Compliance-Standards, eliminiert Versäumnisse und reduziert potenzielle rechtliche oder betriebliche Risiken.

Eine inkonsistente Mitarbeiter-Onboarding-Erfahrung kann zu Verwirrung, Frustration und einem schlechten ersten Eindruck bei neuen Mitarbeitern führen. Die Standardisierung des Prozesses stellt sicher, dass jeder neue Mitarbeiter, unabhängig von Abteilung oder einstellendem Manager, eine konsistente, qualitativ hochwertige und positive Einführung in das Unternehmen erhält. ProcessMind bildet alle Variationen im Onboarding-Prozess detailliert ab und deckt Abweichungen vom Idealpfad in BambooHR auf. Durch die Identifizierung, wo und warum Inkonsistenzen auftreten, liefert es datengestützte Erkenntnisse zur Etablierung einer standardisierten Best Practice. Dies führt zu einer vorhersehbareren und gerechteren Onboarding-Erfahrung für alle neuen Teammitglieder.

Engpässe im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess sind spezifische Aktivitäten, die unverhältnismäßige Verzögerungen verursachen und die gesamte Onboarding-Zeitachse sowie die Einsatzbereitschaft neuer Mitarbeiter beeinträchtigen. Die Identifizierung und Beseitigung dieser Engpässe ist entscheidend, um die Gesamteffizienz zu verbessern und die Zeit zu verkürzen, die neue Mitarbeiter benötigen, um vollständig integriert zu werden. ProcessMind nutzt fortschrittliche Analysen, um präzise zu ermitteln, welche Aktivitäten als Engpässe wirken, und quantifiziert deren Auswirkungen auf die gesamte Onboarding-Zykluszeit. Es deckt die Ursachen dieser Verzögerungen auf, sei es Ressourcenknappheit, Systemübergaben oder manuelle Genehmigungen, und ermöglicht so gezielte Prozessverbesserungen innerhalb von BambooHR.

Das frühe Ausscheiden neuer Mitarbeiter stellt einen erheblichen Kostenfaktor und Potenzialverlust für jedes Unternehmen dar. Ein gut strukturierter und ansprechender Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in BambooHR ist direkt mit einer höheren Arbeitszufriedenheit und Bindung verknüpft, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass neue Mitarbeiter über die ersten Monate hinaus im Unternehmen bleiben. ProcessMind analysiert die Korrelation zwischen spezifischen Onboarding-Prozessvarianten und dem frühen Ausscheiden neuer Mitarbeiter. Indem es identifiziert, welche Prozesspfade oder verpassten Aktivitäten zu einer höheren Fluktuation führen, ermöglicht es Unternehmen, ihre Onboarding-Strategie zu verfeinern, um eine positivere und unterstützendere erste Erfahrung zu fördern und die Bindungsraten zu steigern.

Der ineffiziente Einsatz von Personal der HR-Abteilung, IT-Mitarbeitern und der Zeit von einstellenden Managern während des Mitarbeiter-Onboardings kann zu unnötigen Kosten und Verzögerungen führen. Dieses Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um unnötigen Aufwand zu minimieren und die Effizienz des gesamten Prozesses zu maximieren. ProcessMind bietet eine detaillierte Ansicht der Ressourceneinsätze bei jeder Onboarding-Aktivität und identifiziert, wo Ressourcen innerhalb von BambooHR über- oder unterausgelastet sind. Es zeigt Engpässe bei Ressourcen auf und hilft, Aufgaben neu zu verteilen oder Schritte zu automatisieren, um eine ausgewogene Arbeitslast und einen effizienten Einsatz des Humankapitals zu gewährleisten, wodurch die Betriebskosten gesenkt werden.

Der termingerechte Abschluss obligatorischer Schulungen ist entscheidend für die Compliance und dafür, dass neue Mitarbeitende ihre Rollen voll ausfüllen können. Verzögerungen können die Produktivität beeinträchtigen und das Unternehmen Risiken aussetzen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Beschleunigung der Schulungsphase des Employee Onboarding. ProcessMind verfolgt den Fluss und die Abschlusszeiten obligatorischer Schulungsmodule, identifiziert spezifische Verzögerungen oder Bereiche mit hoher Abbruchrate. Indem es aufzeigt, wo neue Mitarbeitende stecken bleiben oder welche Schulungspfade ineffizient sind, hilft es, die Schulungszuweisung und -verfolgung innerhalb von BambooHR zu optimieren, wodurch eine schnellere Compliance und Einsatzbereitschaft gewährleistet wird.

Unkontrollierte Variationen im Employee Onboarding-Prozess führen oft zu Fehlern, Nacharbeit und inkonsistenten Erfahrungen, was die Betriebskosten erhöht und die Zykluszeiten verlängert. Die Minimierung dieser Variationen gewährleistet eine vorhersehbare, effiziente und qualitativ hochwertige Onboarding-Journey für jede neue Mitarbeitende. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlich durchlaufenen Prozesspfade während des Onboardings und vergleicht sie mit dem entworfenen oder idealen Ablauf. Es quantifiziert die Häufigkeit jeder Variante und identifiziert die Grundursachen für Nacharbeit, wodurch Organisationen den Prozess in BambooHR optimieren, Best Practices durchsetzen und verschwenderische Aktivitäten erheblich reduzieren können.

Verlängerte Onboarding-Zyklen, Ineffizienzen und manuelle Aufwände tragen zu höheren Betriebskosten für Personalabteilungen bei. Dieses Ziel bedeutet, den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess zu optimieren, um die pro Neueinstellung benötigten finanziellen Ressourcen zu reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. ProcessMind bietet eine klare Sicht auf die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen, indem es Verzögerungen und Nacharbeiten mit tatsächlichen Kosten innerhalb von BambooHR verknüpft. Durch die Identifizierung kostspieliger Engpässe, redundanter Schritte und ineffizienter Ressourcenallokation ermöglicht es gezielte Interventionen, die zu erheblichen Kostensenkungen im gesamten Onboarding-Prozess führen können.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Employee Onboarding

1

Vorlage herunterladen
2

Ihre Onboarding-Daten exportieren
3

Laden Sie Ihr Onboarding-Dataset hoch
4

Analysieren Sie Ihren Onboarding-Prozess
5

Onboarding-Änderungen implementieren
6

Onboarding-Fortschritt überwachen
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Holen Sie sich die speziell für die Optimierung von Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen mit BambooHR entwickelte Excel-Vorlage. Diese Vorlage stellt sicher, dass Sie alle notwendigen Datenpunkte für die Analyse erfassen.

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Bedeutung

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für ein präzises Process Mining. Sie bereitet Ihre Daten für eine konsistente Analyse vor und hebt Ineffizienzen schnell hervor.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage, maßgeschneidert für BambooHR-Onboarding-Daten, die die Datenvollständigkeit gewährleistet.

IHRE ERKENNTNISSE

Verborgene Engpässe in Ihrem Onboarding-Prozess aufdecken

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Onboarding-Prozess und zeigt Ihnen genau, wo Verzögerungen auftreten und wie Sie die Effizienz optimieren können. Gewinnen Sie unvergleichliche Einblicke in die Integration neuer Mitarbeitender.
  • Ihre vollständige BambooHR Onboarding-Reise abbilden
  • Exakte Engpässe bei Papierkram, IT identifizieren
  • Onboarding-Pfade und deren Dauer vergleichen
  • Möglichkeiten zur Steigerung der Zufriedenheit aufdecken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Mitarbeiter-Onboarding erreichen

Unsere Analyse Ihres Employee Onboarding-Prozesses, bei dem die Fälle durch den Onboarding Case in BambooHR identifiziert wurden, zeigt erhebliche Verbesserungsmöglichkeiten auf. Diese Ergebnisse verdeutlichen die konkreten Vorteile, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung ihres Onboarding-Prozesses erzielen, was zu einer reibungsloseren Erfahrung für neue Mitarbeitende und einem geringeren Verwaltungsaufwand führt.

0 %
Schnellerer Onboarding Cycle

Durchschnittliche Verkürzung der Durchlaufzeit

Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen verkürzen Unternehmen die Gesamtzeit von der Angebotsannahme bis zum ersten 30-Tage-Check-in eines neuen Mitarbeiters erheblich, was die Gesamteffizienz des Prozesses steigert.
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Erhöhte Compliance-Rate

Anstieg der Erledigung obligatorischer Aktivitäten

Process Mining stellt sicher, dass alle kritischen Onboarding-Schritte, wie obligatorische Schulungen und HR-Richtlinienbestätigungen, erfolgreich abgeschlossen werden, wodurch Compliance-Risiken reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet wird.
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Weniger Nacharbeit & Kosten

Reduzierung von Wiedervorlagen für Unterlagen

Die Ermittlung der Grundursachen für Nacharbeit bei Aktivitäten wie den Vorab-Einstellungsunterlagen führt zu einem reibungsloseren, fehlerfreien Prozess und spart erhebliche administrative Zeit und damit verbundene Betriebskosten.
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Zufriedenere neue Mitarbeiter

Schnellere Bereitschaft am ersten Tag

Die Optimierung der IT-Bereitstellung und Geräteauslieferung stellt sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an voll einsatzbereit sind, was zu höherer Zufriedenheit und früherer Produktivität führt.
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Standardisiertes Erlebnis

Reduzierung der Prozessvarianten

Durch die Identifizierung und Zusammenführung unkontrollierter Prozessvarianten stellen Unternehmen eine konsistente, qualitativ hochwertige Onboarding-Reise für jeden neuen Mitarbeiter sicher, was die Vorhersehbarkeit und Governance verbessert.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischen Unternehmenszielen. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Employee Onboarding-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifier, der alle Onboarding-Aktivitäten für eine einzelne neue Mitarbeitende gruppiert.

Bedeutung

Dies ist der Primärschlüssel, der alle zugehörigen Events verbindet und es ermöglicht, die gesamte Onboarding-Journey für jede neue Mitarbeitende zu analysieren.

Der Name der spezifischen Aufgabe oder des Meilensteins, der im Onboarding-Prozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Prozessschritte, bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Workflow, Engpässen und Variationen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Onboarding-Aktivität abgeschlossen oder stattgefunden hat.

Bedeutung

Dieser Timestamp liefert die chronologische Reihenfolge der Events und ist essenziell für alle Performance- und Daueranalysen, wie die Berechnung von Zykluszeiten und die Identifizierung von Verzögerungen.

Eine eindeutige Kennung, die jedem Mitarbeiter in BambooHR zugewiesen wird.

Bedeutung

Identifiziert die neue Mitarbeitende eindeutig, ermöglicht die Anreicherung mit weiteren Mitarbeiterdaten und die Verfolgung ihres gesamten Lebenszyklus über das Onboarding hinaus.

Die Abteilung, der die neue Mitarbeitende beitritt.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich von Onboarding-Effizienz, Zykluszeiten und Compliance-Raten in verschiedenen Teilen der Organisation.

Die spezifische Rolle oder Position der neuen Mitarbeitenden.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse des Onboarding-Prozesses basierend auf der Komplexität und den Anforderungen der Rolle, um die Erfahrung für verschiedene Positionen anzupassen.

Der primäre Arbeitsort oder das Büro der neuen Mitarbeitenden.

Bedeutung

Hilft bei der Identifizierung regionaler Unterschiede in der Prozessleistung, wie Verzögerungen bei der Ausrüstungslieferung oder Abweichungen bei lokalen Orientierungsverfahren.

Der Name des Managers, dem die neue Mitarbeitende unterstellt ist.

Bedeutung

Ermöglicht eine Leistungsanalyse nach Managern, um diejenigen zu identifizieren, die effektiv im Onboarding sind, und diejenigen, die möglicherweise mehr Unterstützung benötigen.

Der Completion Timestamp einer Aktivität, sofern sie eine messbare Dauer hat.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung von Aktivitätenbearbeitungszeiten, wobei die aktive Arbeitszeit von der Wartezeit unterschieden wird.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Start des Onboarding-Prozesses, der stattfindet, wenn ein Kandidat sein Stellenangebot formell annimmt. In BambooHR wird dies typischerweise erfasst, wenn der Status eines Kandidaten im Applicant Tracking System (ATS) auf 'Eingestellt' geändert wird, was die Erstellung seines Mitarbeiterprofils und der Onboarding-Checkliste auslöst.

Bedeutung

Dies ist der kritische Startpunkt für jeden Onboarding-Case. Die Analyse der Zeit von diesem Event zu anderen hilft, die Gesamteffizienz und Geschwindigkeit des Pre-Hire-Prozesses zu messen.

Diese Aktivität bedeutet, dass die Hintergrundüberprüfung der neuen Mitarbeitenden erfolgreich abgeschlossen wurde und die Ergebnisse vorliegen. In BambooHR wird dies erfasst, wenn die Aufgabe 'Hintergrundüberprüfung' in der Onboarding-Checkliste als 'Abgeschlossen' markiert wird.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein. Verzögerungen zwischen Initiierung und Abschluss können einen großen Engpass darstellen, und dessen Verfolgung hilft sicherzustellen, dass die Anforderungen vor der Einstellung vor dem Startdatum erfüllt werden.

Dieses Event tritt auf, wenn die neue Mitarbeitende alle erforderlichen Dokumente in ihrem Onboarding-Paket unterschrieben hat. BambooHR erfasst dies automatisch, wenn alle E-Signaturen in einem versandten Paket von der Mitarbeitenden abgeschlossen wurden.

Bedeutung

Der Abschluss der Formalitäten ist eine kritische Voraussetzung für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Die Analyse dieses Meilensteins ist unerlässlich, um Compliance und Bereitschaft sicherzustellen und Nacharbeiten sowie Startterminverzögerungen zu verhindern.

Kennzeichnet den Abschluss der ersten Einführungssitzung für neue Mitarbeitende, die Unternehmenskultur, Richtlinien und Vorstellungen umfasst. Dies wird erfasst, wenn eine 'Ersttagsorientierung'-Aufgabe von HR oder dem einstellenden Manager in der BambooHR-Onboarding-Checkliste als abgeschlossen markiert wird.

Bedeutung

Dies ist ein entscheidender Meilenstein für das Engagement und die Integration von Mitarbeitenden. Sicherzustellen, dass er konsistent und pünktlich erfolgt, ist entscheidend, um neue Mitarbeitende auf Erfolg und eine positive Erfahrung vorzubereiten.

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss eines erforderlichen Schulungskurses durch die neue Mitarbeitende. BambooHR erfasst dieses Ereignis, wenn der Status einer zugewiesenen Schulung im Schulungsverfolgungsmodul auf 'Abgeschlossen' aktualisiert wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Compliance-Meilenstein. Die Verfolgung seines Abschlusses stellt sicher, dass das Unternehmen rechtliche und interne Richtlinienanforderungen erfüllt und dass die Mitarbeitenden das notwendige Wissen für ihre Rollen besitzen.

Stellt den Abschluss des ersten formellen Check-ins zwischen der neuen Mitarbeitenden und ihrem Manager dar, der typischerweise um den 30. Tag herum stattfindet. Dies wird erfasst, wenn eine '30-Tage-Check-in'-Aufgabe oder ein Leistungsbeurteilungsformular in BambooHR als abgeschlossen markiert wird.

Bedeutung

Dieser Meilenstein ist entscheidend für frühzeitiges Feedback, die Behebung von Bedenken und die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Die Verfolgung seines Abschlusses gewährleistet ein konsistentes Engagement mit neuen Mitarbeitenden während einer kritischen Phase.

Diese Aktivität kennzeichnet den Abschluss aller zugewiesenen Aufgaben innerhalb der Onboarding-Checkliste der neuen Mitarbeitenden. Dieses Event kann abgeleitet werden, wenn der Abschlussgrad der Onboarding-Aufgabenliste 100% erreicht oder eine abschließende 'Onboarding abschließen'-Aufgabe als erledigt markiert wird.

Bedeutung

Dies dient als definitiver Endpunkt für den strukturierten, aufgabenorientierten Teil des Onboarding-Prozesses. Es bestätigt, dass alle administrativen und vorbereitenden Schritte erfolgreich ausgeführt wurden.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining hilft Ihnen, den tatsächlichen Ablauf Ihrer Onboarding-Aktivitäten zu visualisieren und Engpässe wie verlängerte Schritte vor der Einstellung oder eine langsame IT-Einrichtung zu identifizieren. Es deckt Variationen und Ineffizienzen auf, die Zykluszeiten verlängern und Kosten erhöhen, wodurch Sie den gesamten Einstellungsprozess optimieren können. Dies führt zu einem konsistenteren und effizienteren Onboarding-Erlebnis für alle.

Sie benötigen Event Log Daten, die einen Case-Identifier, einen Activity Name und einen Timestamp für jeden Schritt enthalten. Für Employee Onboarding wäre der Case-Identifier die eindeutige New Hire ID, wobei Aktivitäten Aufgaben wie "HR-Papierkram abgeschlossen" oder "IT-Einrichtung initiiert" darstellen. Diese Daten ermöglichen es dem Tool, den genauen Prozessablauf zu rekonstruieren.

Die anfängliche Einrichtung und Datenextraktion aus BambooHR kann je nach Systemzugang und Datenvolumen variieren und dauert oft einige Tage bis zu einigen Wochen. Sobald die Daten geladen sind, können Sie in der Regel innerhalb weniger Stunden bis Tage erste Prozesskarten erstellen und wichtige Engpässe identifizieren. Tiefere Analysen und umsetzbare Erkenntnisse entwickeln sich in den folgenden Wochen.

Sie können erhebliche Verbesserungen erwarten, wie eine beschleunigte Bearbeitung von Aktivitäten vor der Einstellung, eine optimierte IT-Bereitstellung und eine verbesserte Echtzeit-Transparenz des Onboarding-Fortschritts. Dies führt zu reduzierten Betriebskosten, einer besseren frühzeitigen Bindung neuer Mitarbeitender und einem insgesamt standardisierten, effizienteren Onboarding-Erlebnis. Diese Ergebnisse wirken sich direkt auf die Produktivität und Zufriedenheit neuer Mitarbeitender aus.

Die primäre technische Anforderung ist die Fähigkeit, Event-Daten aus BambooHR in einem strukturierten Format, üblicherweise CSV oder über eine API, zu extrahieren. Sie benötigen außerdem eine Process Mining-Plattform, die cloud-basiert oder on-premise sein kann, um diese Daten aufzunehmen und zu analysieren. Grundlegende Datenmanipulationsfähigkeiten könnten für die Vorbereitung des Event Logs nützlich sein.

Ja, Process Mining bietet klare Transparenz über die tatsächlichen Abschlussquoten obligatorischer Aktivitäten und identifiziert Fälle, in denen Schritte verpasst oder nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Es kann Prozessabweichungen vom idealen Compliance-Pfad hervorheben, wodurch Sie die Standardisierung durchsetzen und sicherstellen können, dass alle neuen Mitarbeitenden die notwendigen Aufgaben erledigen, was Compliance-Risiken reduziert.

Process Mining brilliert genau in solchen Szenarien. Es bildet alle tatsächlichen Prozessvariationen ab, egal wie komplex, anstatt sich auf idealisierte Modelle zu verlassen. Dies ermöglicht es Ihnen zu verstehen, welche Variationen zu erfolgreichen Ergebnissen führen und welche Ineffizienzen mit sich bringen, wodurch Sie Ihre Onboarding-Prozesse standardisieren und Nacharbeit reduzieren können.

Obwohl ein gewisses Datenverständnis vorteilhaft ist, sind viele moderne Process Mining Tools mit benutzerfreundlichen Oberflächen konzipiert, die den Bedarf an umfangreicher Data Science Expertise minimieren. Ihre bestehenden HR- und IT-Teams können oft effektiv in der Nutzung der Tools geschult werden. Spezielle IT-Unterstützung könnte anfänglich für die Einrichtung von Datenkonnektoren erforderlich sein, aber die laufende Analyse erfordert typischerweise Geschäftsprozesskenntnisse.

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