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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Bestellanforderung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des P2P-Bedarfsanforderungsprozesses in SAP ECC
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Bestellanforderung im Procure-to-Pay-Prozess in SAP ECC optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, kritische Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Prozessen genau zu identifizieren. Decken Sie mühelos Verzögerungen, Nacharbeiten und Abweichungen von Standardverfahren auf. Durch die Identifizierung dieser Bereiche können Sie Workflows optimieren, Durchlaufzeiten reduzieren und eine bessere operative Compliance gewährleisten.

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Warum Ihren Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess optimieren?

Der Einkauf zu Zahlung (P2P)-Prozess ist das Rückgrat der Beschaffung eines Unternehmens, und die Bestellanforderungsphase, insbesondere innerhalb von SAP ECC, ist dessen entscheidender Ausgangspunkt. Ein ineffizienter oder verzögerter Bestellanforderungsprozess wirkt sich nicht nur auf die Beschaffung aus, sondern auf Ihr gesamtes Unternehmen, indem er Projektzeitpläne, die Betriebskontinuität und letztendlich Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigt. Ohne klare Transparenz kämpfen Unternehmen oft mit übermäßigen Durchlaufzeiten, nicht konformen Ausgaben und hohen Verwaltungskosten, die direkt aus einem schlecht verwalteten Bestellanforderungslebenszyklus resultieren. Verzögerungen bei der Umwandlung eines Geschäftsanliegens in eine genehmigte Anfrage können zu verpassten Gelegenheiten, beschleunigten Versandkosten und frustrierten Stakeholdern führen. Das Verständnis, wie man den Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess verbessert, ist entscheidend für eine leistungsstarke und kosteneffektive Beschaffungsfunktion.

Die Optimierung Ihres SAP ECC Bestellanforderungsprozesses geht nicht nur um Geschwindigkeit, sondern darum, sicherzustellen, dass jede Anfrage für Waren oder Dienstleistungen den richtigen Weg nimmt, notwendige Genehmigungen zeitnah erhält und mit Ihren Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Ob es darum geht, zu identifizieren, wo Bestellanforderungen ins Stocken geraten, zu verstehen, warum einige häufig geändert werden, oder die Einhaltung von Ausgabenlimits sicherzustellen – eine detaillierte Analyse dieses initialen P2P-Schritts ist für die allgemeine Prozessgesundheit unerlässlich.

Wie Process Mining die Effizienz von Bestellanforderungen erschließt

Process Mining bietet eine unvergleichliche Perspektive auf die tatsächliche Ausführung Ihres Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozesses in SAP ECC. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining die Rohdaten aus Ihrem SAP ECC-System, speziell aus Tabellen wie EBAN, EBKN, CDHDR und CDPOS, sowie Transaktionen wie ME51N, ME52N und ME54N. Durch die Rekonstruktion jedes Schritts, den eine Bestellanforderung (ID) von der Erstellung bis zur Genehmigung oder Ablehnung durchläuft, enthüllt Process Mining den wahren Prozessfluss, einschließlich aller Abweichungen und Nacharbeitszyklen.

Diese Technologie zeigt, wie Bestellanforderungsaktivitäten wie „Bestellanforderung erstellt“, „Bestellanforderung eingereicht“, „Genehmigungsschritt 1 gestartet“, „Bestellanforderung geändert“ und „Bestellung aus Bestellanforderung erstellt“ tatsächlich ablaufen. Sie identifiziert automatisch Engpässe, indem sie genau aufzeigt, wo Bestellanforderungen zu viel Zeit verbringen, welche Genehmigungsschritte Verzögerungen verursachen oder welche Abteilungen Schwierigkeiten mit zeitnahen Einreichungen haben. Sie können Genehmigungs-Workflow-Pfade analysieren, die Auswirkungen verschiedener Bestellanforderungstypen verstehen und die Effizienz Ihrer Beschaffungsrichtlinien basierend auf tatsächlichen Ausführungsdaten bewerten, nicht nur auf theoretischen Modellen. Dieser tiefe Einblick ermöglicht es Ihnen, die Durchlaufzeit Ihres Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozesses effektiv zu reduzieren und die operative Transparenz zu erhöhen.

Wichtige Verbesserungsbereiche im Bestellanforderungsmanagement

Die Nutzung von Process Mining für Ihren SAP ECC Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess ermöglicht gezielte Verbesserungen in mehreren kritischen Dimensionen:

  • Engpasslösung: Identifizieren Sie spezifische Benutzer, Rollen oder Genehmigungsphasen, die konstant Verzögerungen verursachen. Finden Sie beispielsweise heraus, ob ein bestimmter Genehmiger Bestellanforderungen häufig aufhält oder ob ein spezifischer Bestellanforderungstyp stets mehrere Korrekturrunden vor der Genehmigung erfordert.
  • Workflow-Optimierung: Entdecken Sie redundante Schritte, unnötige Genehmigungsebenen oder nicht wertschöpfende Aktivitäten. Process Mining kann Fälle aufzeigen, in denen Bestellanforderungen falsch geleitet werden oder in denen parallele Genehmigungen implementiert werden könnten, um den Prozess zu beschleunigen.
  • Compliance-Durchsetzung: Erkennen Sie Richtlinienabweichungen, wie z.B. Bestellanforderungen, die Standard-Genehmigungslimits umgehen, die direkte Bestellgenerierung ohne genehmigte Bestellanforderung oder Fälle von Maverick Buying. Dies hilft sicherzustellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten den internen Kontrollen und externen Vorschriften entsprechen.
  • Reduzierung der Durchlaufzeit: Messen Sie genau die Zeit, die in jeder Phase des Bestellanforderungslebenszyklus verbracht wird. Identifizieren Sie die Ursachen für verlängerte Durchlaufzeiten, um spezifische Änderungen umsetzen zu können, die zu einer schnelleren Bestellanforderungsbearbeitung und -genehmigung führen.
  • Automatisierungspotenziale: Identifizieren Sie sich wiederholende, hochvolumige Bestellanforderungen, die einem Standardpfad folgen und für die Automatisierung infrage kommen, wodurch Ihr Team für strategischere Aufgaben freigespielt wird.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihren Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess in SAP ECC können Sie signifikante und messbare Vorteile erwarten:

  • Reduzierte Durchlaufzeiten: Optimieren Sie Ihre Bestellanforderungs-Erstellungs- und -Genehmigungsprozesse und verkürzen Sie drastisch die Zeit von der Entstehung eines Geschäftsanliegens bis zur genehmigten Bestellanforderung, die für die Beschaffung bereit ist. Dies führt zu einer schnelleren Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
  • Niedrigere Beschaffungskosten: Minimieren Sie den administrativen Aufwand, der mit der Verwaltung komplexer und ineffizienter Bestellanforderungs-Workflows verbunden ist. Reduzieren Sie beschleunigte Versandkosten durch zeitnahe Beschaffungsmaßnahmen und verbessern Sie die Verhandlungsposition bei Lieferanten aufgrund einer besser vorhersehbaren Nachfrage.
  • Verbesserte Compliance: Garantiert, dass alle Bestellanforderungen den Beschaffungsrichtlinien und Genehmigungsmatrizen Ihres Unternehmens entsprechen. Dies mindert Risiken im Zusammenhang mit nicht konformen Ausgaben und stärkt Ihr internes Kontrollsystem.
  • Optimale Ressourcennutzung: Verlagern Sie Ressourcen von der Bearbeitung von Prozessausnahmen und manuellen Nachfassaktionen zu strategischeren Beschaffungsaktivitäten, was die Teamproduktivität und -zufriedenheit steigert.
  • Datengesteuerte Entscheidungsfindung: Gehen Sie über Intuition hinaus und treffen Sie fundierte Entscheidungen zur Prozessneugestaltung, basierend auf realen, objektiven Daten aus Ihrem SAP ECC-System. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Verbesserung und einen Beschaffungsprozess, der sich mit Ihren Geschäftsanforderungen weiterentwickelt.

So starten Sie mit der Verbesserung Ihres Bestellanforderungsprozesses

Das Verständnis und die Verbesserung Ihres Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozesses in SAP ECC muss keine entmutigende Aufgabe sein. Mit Process Mining erhalten Sie die Klarheit und die datengesteuerten Erkenntnisse, die notwendig sind, um genau zu identifizieren, wo Ineffizienzen liegen und wie diese behoben werden können. Egal, ob Ihr Ziel darin besteht, die Durchlaufzeit zu reduzieren, die Compliance zu erhöhen oder einfach ein klareres Verständnis Ihres tatsächlichen Prozesses zu erlangen – Process Mining bietet die Grundlage für eine effizientere und effektivere Beschaffungsreise. Beginnen Sie noch heute Ihren Weg zu Prozessexzellenz, indem Sie die Kraft der Prozessintelligenz nutzen. Sie haben die Daten; lassen Sie Process Mining den Weg zur Optimierung beleuchten.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Bestellanforderungen bleiben oft in Genehmigungsschleifen stecken, was zu längeren Durchlaufzeiten für kritische Beschaffungen führt. Diese Verzögerungen können Projektzeitpläne beeinträchtigen, Lieferkettenstörungen verursachen und potenziell höhere Kosten durch Expressversand oder entgangene Skonti nach sich ziehen. Ohne eine klare Sicht darauf, wo Bestellanforderungen aufgehalten werden, ist es schwierig, die Ursachen zu beheben.
ProcessMind analysiert den gesamten Weg jeder Bestellanforderung in SAP ECC, identifiziert spezifische Genehmigungsschritte und Personen, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung der in jeder Genehmigungsphase verbrachten Zeit erkennen wir Muster und schlagen Verbesserungen vor, um Ihren Procure-to-Pay-Bestellanforderungsworkflow zu optimieren, die Gesamtzykluszeiten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Bestellanforderungen erfahren nach der Einreichung zahlreiche Änderungen, was Nacharbeiten verursacht und die Zeit bis zur Erstellung einer Bestellung verlängert. Dies deutet oft auf unvollständige initiale Anfragen, unklare Spezifikationen oder eine mangelnde Überprüfung vor der Einreichung hin, was zu Ineffizienzen im SAP ECC System und erhöhtem manuellem Aufwand führt.
ProcessMind verfolgt jede Modifikation, die an einer Bestellanforderung vorgenommen wird, und identifiziert, wann und von wem Änderungen mithilfe von SAP ECC Änderungsbelegdaten durchgeführt werden. Wir decken Phasen auf, in denen Bestellanforderungen häufig geändert werden, und helfen Ihnen, Ursachen wie unzureichende Dateneingabe oder unklare Formulare zu verstehen, wodurch die Genauigkeit Ihrer Procure-to-Pay-Bestellanforderung verbessert und Nacharbeiten reduziert werden.

Kritische Bestellanforderungen weichen manchmal von definierten Genehmigungs-Workflows ab, was ein Risiko für die Nichteinhaltung von Richtlinien und potenzielle finanzielle Risiken birgt. Ohne klare Transparenz über diese Abweichungen haben Unternehmen Schwierigkeiten, die Governance durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Käufe den internen Vorschriften und externen Prüfanforderungen in SAP ECC entsprechen, was potenziell zu unbefugten Ausgaben führen kann.
ProcessMind bildet die tatsächlichen Genehmigungspfade jeder Bestellanforderung ab und vergleicht sie mit dem in SAP ECC konfigurierten Soll-Workflow. Unsere Analyse hebt alle Abweichungen hervor und identifiziert „Skip-Level“-Genehmigungen oder unautorisierte Schritte innerhalb Ihres Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozesses, wodurch Sie die Compliance durchsetzen und interne Kontrollen stärken können.

Eine beträchtliche Anzahl von Bestellanforderungen wird nach erheblichem Aufwand abgelehnt oder zurückgezogen, was zu Zeit- und Ressourcenverschwendung für Anforderer und Genehmiger führt. Dies deutet oft auf Probleme bei der Erstprüfung, Budgetbeschränkungen oder eine Diskrepanz zwischen Geschäftsanforderungen und Einkaufsrichtlinien innerhalb von SAP ECC hin, was die Gesamtproduktivität beeinträchtigt.
ProcessMind analysiert abgelehnte und zurückgezogene Bestellanforderungen, um gängige Muster, Gründe und Phasen der Ablehnung zu identifizieren. Durch die Verknüpfung von Ablehnungen mit spezifischen Attributen wie Abteilung, Kostenstelle oder angeforderter Menge decken wir systemische Probleme in Ihrem Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess auf und ermöglichen gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Verschwendung.

Bestellanforderungen werden oft mit fehlenden oder inkorrekten Informationen erstellt, was zu Verzögerungen führt, da Genehmiger oder Einkaufsteams Klärungen einholen müssen. Diese Dateninkonsistenz verursacht manuelle Nacharbeiten, verlängert Durchlaufzeiten und kann zu Fehlern in nachfolgenden Einkaufsbelegen innerhalb von SAP ECC führen, was den gesamten Procure-to-Pay-Fluss und die Datenqualität beeinträchtigt.
ProcessMind verwendet Attribute wie die angeforderte Artikelkategorie, Menge und geschätzter Betrag, um Bestellanforderungen mit unvollständigen Datenprofilen bei der Einreichung zu identifizieren. Wir zeigen auf, wo und wie oft Daten später im Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess korrigiert werden, und helfen Ihnen so, Datenqualitätsstandards durchzusetzen und die initiale Eingabe zu optimieren.

Obwohl einige Bedarfsanforderungen als dringend gekennzeichnet sind, durchlaufen sie möglicherweise nicht immer einen schnelleren Weg oder erhalten die notwendige Priorisierung, was zu verpassten Fristen für kritische Lieferungen führt. Die mangelnde klare Transparenz über die tatsächliche Bearbeitungszeit für dringende Anfragen bedeutet, dass geschäftskritische Bedürfnisse trotz ihrer gekennzeichneten Wichtigkeit möglicherweise unerfüllt bleiben, was zu Betriebsunterbrechungen führt.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Durchlaufzeiten von als „Dringlichkeit“ gekennzeichneten Bestellanforderungen mit Standardanfragen in SAP ECC. Wir identifizieren, ob dringende Positionen tatsächlich den Purchase to Pay – Bedarfsanforderungs-Workflow beschleunigen, decken Bottlenecks speziell bei hochpriorisierten Positionen auf und schlagen Wege vor, um sicherzustellen, dass ihnen die gebührende Aufmerksamkeit zuteilwird.

Selbst nachdem eine Bestellanforderung vollständig genehmigt wurde, kann es zu erheblichen Verzögerungen kommen, bevor eine entsprechende Bestellung in SAP ECC generiert wird. Diese Lücke weist auf potenzielle Ineffizienzen in den Übergabeprozessen oder der Ressourcenallokation innerhalb der Einkaufsabteilung hin, was die Geschwindigkeit der tatsächlichen Beschaffung beeinträchtigt und weitere Verzögerungen nach sich zieht.
ProcessMind misst präzise die verstrichene Zeit zwischen der „Genehmigung“ einer Bestellanforderung und dem Ereignis „Bestellung aus Bestellanforderung erstellt“. Unsere Analyse hebt diese verborgenen Verzögerungen in Ihrem Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess hervor, identifiziert operative Ineffizienzen nach der Genehmigung und Möglichkeiten, den Übergang zur Beschaffung zu beschleunigen.

Manche Bestellanforderungen durchlaufen mehr Genehmigungsschritte als nötig, oft bedingt durch komplexe oder veraltete Workflow-Konfigurationen in SAP ECC. Diese redundanten Schritte verursachen unnötigen Overhead, verlängern die Durchlaufzeiten und binden wertvolle Zeit mehrerer Genehmiger, ohne proportionalen Mehrwert oder zusätzliche Kontrolle zu schaffen, was zu Frustration führt.
ProcessMind visualisiert den vollständigen Genehmigungsprozess für jede Bestellanforderung und identifiziert Fälle, in denen Bestellanforderungen redundante oder übermäßige Genehmigungsebenen durchlaufen. Wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Procure-to-Pay-Bestellanforderungsworkflows, indem wir Möglichkeiten zur Konsolidierung oder Eliminierung unnötiger Schritte aufzeigen und so die Effizienz steigern.

Anforderer empfinden den SAP ECC Bestellanforderungs-Erstellungsprozess möglicherweise als komplex oder unintuitiv, was zu hohen Änderungsraten, unvollständigen Einreichungen oder der Abhängigkeit von Offline-Prozessen führt. Diese schlechte Benutzererfahrung kann die Produktivität verringern, den Schulungsbedarf erhöhen und letztendlich die initiale Phase des Procure-to-Pay-Zyklus verlangsamen, was sich auf die Motivation auswirkt.
ProcessMind kann Aktivitäten wie "Bestellanforderung erstellt" und "Bestellanforderung geändert" zusammen mit Attributen wie "Anforderer" und "Abteilung" analysieren, um Muster von Benutzerproblemen zu identifizieren. Durch die Korrelation dieser Muster mit nachfolgenden Prozessproblemen in Ihrem Procure-to-Pay-Bestellanforderungsfluss zeigen wir Bereiche auf, in denen Anwenderschulungen oder Systemvereinfachungen erhebliche Vorteile bringen könnten.

Stakeholder, einschließlich Anforderer und Abteilungsleiter, fehlt oft die Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status ihrer Bestellanforderungen in SAP ECC. Diese Unsicherheit führt zu häufigen Anfragen, manuellen Statusprüfungen und einem allgemeinen Mangel an Transparenz, was Frustration schafft und das Vertrauen in den Beschaffungsprozess mindert, wodurch zusätzlicher Aufwand entsteht.
ProcessMind bietet End-to-End-Transparenz über den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung. Durch die Verfolgung jeder Aktivität und ihres Time stamps bieten wir eine klare, minutengenaue Ansicht, wo jede Bestellanforderung im Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess steht, wodurch manuelle Anfragen reduziert und die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert wird.

Verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen weisen stark variierende Genehmigungszeiten für Bestellanforderungen auf, was auf Inkonsistenzen in der Arbeitslastverteilung, der Reaktionsfähigkeit der Genehmiger oder der Einhaltung interner Service Level Agreements hindeutet. Diese Diskrepanz kann zu internen Reibungen und ungleichmäßigen Projektumsetzungsgeschwindigkeiten im gesamten Unternehmen führen und Fairness sowie Effizienz beeinträchtigen.
ProcessMind schlüsselt die durchschnittlichen Genehmigungsdurchlaufzeiten nach „Abteilung“ und „Kostenstelle“ für Bestellanforderungen in SAP ECC auf. Wir identifizieren, welche Organisationseinheiten in Ihrem Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess durchweg längere Genehmigungswartezeiten haben, und helfen so, gezielte Maßnahmen zur Leistungsstandardisierung und zum Ausgleich von Ressourcenungleichgewichten zu ergreifen.

Das Attribut "Dringlichkeitsstufe" wird oft wahllos auf Bestellanforderungen angewendet, was seine Bedeutung verwässert und kritische Vorgänge nicht wirklich beschleunigt. Diese übermäßige Kennzeichnung kann zu einem "Wolf-Wolf-Effekt" führen, bei dem tatsächlich dringende Anfragen ihre Priorität verlieren, was Ineffizienzen und potenzielle Verzögerungen bei wichtigen Beschaffungen verursacht.
ProcessMind analysiert die Korrelation zwischen dem Attribut "Dringlichkeitsstufe" und der tatsächlichen Bearbeitungszeit von Bestellanforderungen. Wir identifizieren, ob und wann Dringlichkeitskennzeichnungen im SAP ECC Procure-to-Pay-Bestellanforderungsfluss tatsächlich zu einer beschleunigten Bearbeitung führen, decken Missbrauchsmuster auf und helfen, effektivere Dringlichkeitskriterien neu zu definieren oder durchzusetzen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel ist es, die Dauer von der Einreichung einer Bestellanforderung bis zu ihrer endgültigen Genehmigung erheblich zu verkürzen. Lange Genehmigungszyklen verzögern direkt nachfolgende Beschaffungsaktivitäten, beeinträchtigen Projektzeitpläne, Lagerbestände und die operative Effizienz. Dies zu erreichen bedeutet schnelleren Zugang zu benötigten Waren und Dienstleistungen, was die gesamte Geschäftsreaktionsfähigkeit verbessert.
ProcessMind deckt auf, wo Verzögerungen innerhalb des Genehmigungs-Workflows für Procure-to-Pay-Bestellanforderungen in SAP ECC auftreten. Es identifiziert Engpässe, nicht-wertschöpfende Schritte und spezifische Genehmiger oder Abteilungen, die zu Verzögerungen führen. Durch die Analyse von Event Logs quantifiziert es tatsächliche Genehmigungszeiten, hebt Variationen hervor und liefert Daten zur Neugestaltung von Workflows für optimale Geschwindigkeit und Effizienz.

Die Reduzierung der Häufigkeit, mit der eine Bestellanforderung nach der initialen Einreichung geändert wird, ist entscheidend für die Effizienz. Häufige Änderungen, insbesondere spät im Prozess, verursachen erheblichen administrativen Aufwand, verlängern Bearbeitungszeiten und können zu Fehlern im Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess führen. Die Minimierung von Nacharbeiten stellt sicher, dass Bestellanforderungen von Anfang an korrekt sind.
ProcessMind kann den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung in SAP ECC visualisieren und hervorheben, wie oft Bestellanforderungen geändert werden, in welchen Phasen und von wem. Es identifiziert die Ursachen dieser Änderungen, wie unklare Anforderungen oder fehlerhafte initiale Dateneingabe, und liefert Einblicke zur Verbesserung der anfänglichen Genauigkeit und zur Reduzierung kostspieliger Rückfragen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle Bestellanforderungen strikt vordefinierten Genehmigungspfaden und Richtlinien innerhalb des Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozesses folgen. Non-Compliance kann zu nicht autorisierten Ausgaben, erhöhtem Risiko und Audit-Fehlern führen. Die Aufrechterhaltung der Compliance gewährleistet finanzielle Kontrolle und die Einhaltung interner Governance-Standards.
ProcessMind bietet eine klare Konformitätsprüfungsfunktion, um tatsächliche Bestellanforderungsflüsse in SAP ECC mit definierten Zielmodellen oder Geschäftsregeln zu vergleichen. Es hebt automatisch jede Instanz von Non-Compliance hervor, wie übersprungene Genehmigungsschritte oder Abweichungen von Standardpfaden, was gezielte Korrekturmaßnahmen und eine verbesserte Prozesseinhaltung ermöglicht.

Die Reduzierung des Prozentsatzes von Bestellanforderungen, die entweder abgelehnt oder zurückgezogen werden, verbessert die Ressourcennutzung und beschleunigt die Beschaffung. Hohe Ablehnungsquoten weisen auf zugrunde liegende Probleme hin, wie unvollständige Informationen, Richtlinienverstöße oder eine mangelnde Abstimmung zwischen Anforderern und Genehmigern im Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozess. Die Senkung dieser Quote spart Zeit und Aufwand für alle Beteiligten.
ProcessMind analysiert die Wege abgelehnter oder zurückgezogener Bestellanforderungen in SAP ECC, identifiziert gängige Muster, Ablehnungsgründe und spezifische Punkte im Workflow, an denen Probleme auftreten. Es ermittelt die Grundursachen, wie spezifische Abteilungen, Bestellanforderungstypen oder Genehmiger, und ermöglicht gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen, um den Erfolg der Erstantragstellung zu verbessern.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Bestellanforderungen eingegebenen Daten zu verbessern. Eine schlechte Datenqualität führt zu Fehlern, Nacharbeiten und Verzögerungen im Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess, was nachfolgende Beschaffungsaktivitäten und das Reporting beeinträchtigt. Eine bessere Datenqualität strafft den gesamten Beschaffungsfluss und gewährleistet eine zuverlässige Entscheidungsfindung.
ProcessMind kann durch die Analyse von Aktivitätsattributen innerhalb der SAP ECC Bestellanforderungsdaten Fälle von fehlenden oder inkonsistenten Daten in verschiedenen Phasen identifizieren. Es kann aufzeigen, wo Bestellanforderungen aufgrund von Datenproblemen häufig geändert werden, was es Organisationen ermöglicht, Maßnahmen wie obligatorische Felder, verbesserte Anwenderschulungen oder automatisierte Validierungsregeln zur Verbesserung der Datenintegrität zu implementieren.

Sicherzustellen, dass als „dringend“ gekennzeichnete Bestellanforderungen deutlich schneller bearbeitet und genehmigt werden als Standard-Bestellanforderungen, ist entscheidend, um unmittelbare Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Eine ineffektive Priorisierung kann zu verpassten Fristen, Betriebsunterbrechungen und erhöhten Kosten innerhalb des Einkauf zu Zahlung - Bestellanforderungsprozesses führen. Dieses Ziel garantiert, dass kritische Anfragen die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.
ProcessMind ermöglicht eine detaillierte Analyse der Wege von dringenden im Vergleich zu nicht dringenden Bestellanforderungen in SAP ECC, vergleicht deren Durchlaufzeiten und identifiziert spezifische Engpässe, die dringende Anfragen behindern. Es kann aufzeigen, ob Dringlichkeitskennzeichen korrekt verwendet werden und ob die zugehörigen beschleunigten Workflows tatsächlich effektiv sind. Dies liefert Daten zur Optimierung von Priorisierungsmechanismen und zur Sicherstellung einer schnellen Bearbeitung kritischer Posten.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeitspanne zwischen der endgültigen Genehmigung einer Bestellanforderung und der anschließenden Erstellung einer Bestellung zu reduzieren. Verzögerungen an diesem Übergabepunkt können die Vorteile eines effizienten Genehmigungsprozesses zunichtemachen und die tatsächliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess aufhalten. Eine schnellere Bestellungserstellung führt zu schnellerer Lieferung und kürzeren Durchlaufzeiten.
ProcessMind kann den Übergang vom Event "Bestellanforderung genehmigt" zum Event "Bestellung aus Bestellanforderung erstellt" innerhalb von SAP ECC spezifisch verfolgen. Es identifiziert durchschnittliche Verzögerungen, zeigt manuelle Übergaben, Systemintegrationsprobleme oder Ressourcenengpässe auf, die diesen kritischen Schritt verlängern, und liefert Einblicke zur Optimierung der Bestellungserstellung.

Dieses Ziel besteht darin, redundante oder unnötige Genehmigungsschritte innerhalb des Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozesses zu identifizieren und zu eliminieren. Übermäßig komplexe oder langwierige Genehmigungs-Workflows führen zu Verzögerungen, erhöhen den administrativen Aufwand und können zu Frustration führen, ohne einen signifikanten Mehrwert oder Kontrolle hinzuzufügen. Die Straffung des Workflows macht den Prozess agiler und effizienter.
ProcessMind entdeckt den tatsächlichen Prozessfluss in SAP ECC, visualisiert alle durchgeführten Genehmigungsschritte für verschiedene Bestellanforderungstypen. Es kann Abweichungen von Standardpfaden erkennen und Schritte identifizieren, die konsequent Zeit hinzufügen, ohne klare Begründung, was Organisationen ermöglicht, Genehmigungsmatrizen zu bewerten und neu zu gestalten, überflüssige Phasen zu entfernen und die Gesamtzykluszeit zu verbessern.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die initiale Erstellung von Bestellanforderungen für Benutzer einfacher und intuitiver zu gestalten. Schwierige oder verwirrende Erstellungsprozesse führen zu Fehlern, hohen Änderungsraten und Benutzerunzufriedenheit, was letztendlich den Start des Procure-to-Pay-Bestellanforderungs-Lebenszyklus verlangsamt. Ein optimierter Erstellungsprozess verbessert die Benutzerakzeptanz und die anfängliche Datenqualität.
ProcessMind analysiert die Häufigkeit spezifischer Aktivitäten wie "Bestellanforderung geändert", die kurz nach "Bestellanforderung erstellt" innerhalb von SAP ECC auftreten. Es kann auch dabei helfen, spezifische Benutzergruppen oder Bestellanforderungstypen mit höheren Raten von Nacharbeiten oder Ablehnungen zu korrelieren, was auf Bereiche hinweist, in denen Verbesserungen der Benutzeroberfläche, bessere Schulungen oder geführte Formulare den initialen Eingabeprozess vereinfachen könnten.

Ziel ist es, allen Beteiligten einen klaren Echtzeit-Einblick in den aktuellen Status und Fortschritt jeder Bestellanforderung zu geben. Mangelnde Transparenz führt im Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess oft zu Unsicherheit, unnötigen Rückfragen und verzögerten Entscheidungen. Eine verbesserte Sichtbarkeit stärkt die Eigenverantwortung der Anwender und optimiert die abteilungsübergreifende Kommunikation.
ProcessMind bietet eine umfassende, datengestützte Sicht auf den gesamten Weg jeder Bestellanforderung in SAP ECC – von der Erstellung bis zur Genehmigung und darüber hinaus. Durch die Visualisierung von Status, Historie und anstehenden Schritten können Unternehmen Dashboards und Reporting-Tools nutzen, die ein transparentes Tracking in Echtzeit ermöglichen. Dies reduziert den manuellen Aufwand für Statusabfragen und verbessert die Informationslage für alle Stakeholder signifikant.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die erheblichen Schwankungen bei den Genehmigungszeiten von Bestellanforderungen über verschiedene Abteilungen hinweg zu reduzieren. Inkonsistente Genehmigungsgeschwindigkeiten können Ungleichheiten schaffen, Anforderer frustrieren und Unvorhersehbarkeit in den gesamten Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess einführen. Die Standardisierung dieser Zeiten gewährleistet Fairness und eine konsistente operative Effizienz.
ProcessMind ermöglicht einen direkten Vergleich der Genehmigungszykluszeiten für Bestellanforderungen, die durch verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen in SAP ECC fließen. Es identifiziert, welche Abteilungen durchweg längere Genehmigungsdauern oder höhere Ablehnungsraten aufweisen, und liefert die notwendigen Daten, um Ursachen zu untersuchen und Best Practices oder Schulungen zu implementieren, um eine gleichmäßigere Performance in der gesamten Organisation zu erreichen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf zu überprüfen, ob das Attribut "Dringlichkeitsstufe" bei Bestellanforderungen tatsächlich zu einer schnelleren Bearbeitung und Genehmigung führt. Werden Dringlichkeitskennzeichnungen verwendet, aber Bestellanforderungen bewegen sich nicht schneller durch das System, ist der Mechanismus ineffektiv, was zu falschen Erwartungen und potenziellen Geschäftsunterbrechungen innerhalb des Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozesses führt.
ProcessMind vergleicht direkt die durchschnittlichen Durchlaufzeiten von Bestellanforderungen mit unterschiedlichen Dringlichkeitsstufen in SAP ECC. Es identifiziert, ob wirklich dringende Artikel schneller bearbeitet werden als Standardartikel, und wenn nicht, wo der Engpass liegt. Diese Analyse hilft, Benutzer bezüglich der korrekten Verwendung von Dringlichkeitskennzeichnungen neu zu schulen oder Workflows neu zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass beschleunigte Pfade tatsächlich implementiert und effektiv sind.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die Procure-to-Pay-Bestellanforderung

1

Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Beschaffen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template, das speziell für die Analyse von Procure-to-Pay-Bestellanforderungen in SAP ECC entwickelt wurde. Dieses Template liefert die korrekte Struktur für Ihre historischen Prozessdaten.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten einheitlich strukturiert sind, was eine präzise und schnelle Erfassung in ProcessMind für die Analyse ermöglicht.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel-Vorlage, die bereit ist, mit Ihren SAP ECC Bestellanforderungsdaten befüllt zu werden.

IHRE ERKENNTNISSE

P2P-Bestellanforderungsfehler in SAP ECC sofort aufdecken

ProcessMind liefert eine klare visuelle Karte Ihres P2P-Bestellanforderungsprozesses. Entdecken Sie, wo Verzögerungen auftreten, Genehmigungen stocken und Compliance-Lücken in Ihrer SAP ECC Umgebung existieren.
  • End-to-End-Bestellanforderungsablauf visualisieren
  • Genehmigungsengpässe und -verzögerungen identifizieren
  • Richtlinienverstöße sofort erkennen
  • Durchlaufzeiten optimieren und Kosten senken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Auswirkungen auf die Effizienz der Bestellanforderung

Unsere Process Mining Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Engpässe in ihrem Procure-to-Pay-Bestellanforderungsprozess zu identifizieren und zu beseitigen. Dies führt zu erheblichen Verbesserungen bei Durchlaufzeiten, Compliance und Kosteneffizienz. Durch die Analyse von SAP ECC Daten auf Ebene der Bestellanforderungs-ID decken wir verborgene Ineffizienzen auf und liefern umsetzbare Erkenntnisse.

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Schnellere Freigabezyklen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit für Bestellanforderungen

Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen reduzieren Unternehmen die Zeit, die eine Bestellanforderung bis zur Genehmigung benötigt, erheblich. Dies verbessert die Effizienz und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess.
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Reduzierte Nacharbeitsquoten

Reduzierung der Bestellanforderungsänderungen

Das Aufdecken der Ursachen für Änderungen an Bestellanforderungen, wie Datenqualitätsprobleme oder unklare Anforderungen, ermöglicht Prozessverbesserungen, die Nacharbeiten und damit verbundene Kosten minimieren.
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Erhöhte Compliance

Verbesserung der Konformität des Genehmigungs-Workflows

Process Mining deckt Abweichungen von den Standard-Genehmigungsrichtlinien auf. Dies versetzt Unternehmen in die Lage, Compliance durchzusetzen, Audit-Risiken zu mindern und die Einhaltung interner Kontrollen sicherzustellen.
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Schnellere Bestellgenerierung

Reduzierte Zeit bis zur Bestellungserstellung

Die Beschleunigung des Übergangs von einer genehmigten Bestellanforderung zu einer Bestellung verbessert die gesamten Beschaffungsdurchlaufzeiten und stellt sicher, dass Waren und Dienstleistungen schneller beschafft werden.
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Niedrigere Ablehnungsquoten

Prozentuale Reduzierung abgelehnter Bestellanforderungen

Das Verständnis, warum Bestellanforderungen abgelehnt werden – beispielsweise aufgrund von Richtlinien-Non-Compliance oder inkorrekten Artikelanfragen – ermöglicht gezielte Interventionen zur Verbesserung der Einreichungsqualität und zur Reduzierung von unnötigem Aufwand.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und organisatorischem Kontext. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die in verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für ein Bestellanforderungsdokument.

Bedeutung

Dies ist der Kernidentifikator, der alle zugehörigen Prozess-Events zu einem einzigen Case verbindet und somit eine End-to-End Prozessanalyse ermöglicht.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Prozessschritte, wodurch die Visualisierung von Prozesskarten und die Analyse von Prozessflussvariationen ermöglicht werden.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattfand.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist unerlässlich für die Berechnung aller Dauern, die Analyse der Prozess-Performance und die Entdeckung zeitbezogener Engpässe.

Die ID des Benutzers, der die Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Ordnet Aktivitäten bestimmten Personen zu, was die Analyse der Benutzerleistung, Arbeitslast, Compliance und des Schulungsbedarfs ermöglicht.

Die Abteilung des Anforderers oder die mit der Bestellanforderung verbundene Kostenstelle.

Bedeutung

Ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen Geschäftseinheiten, hebt abteilungsspezifische Engpässe und Prozessinkonsistenzen hervor.

Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Bestellanforderung.

Bedeutung

Es definiert das Ergebnis einer Bestellanforderung, was für die Analyse von Erfolgsquoten, Ablehnungsgründen und Prozessendpunkten entscheidend ist.

Eine Klassifizierung, die den Typ und die Eigenschaften der Bestellanforderung bestimmt.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung von Bestellanforderungen in verschiedene Prozesskategorien, was eine präzisere und relevantere Analyse ermöglicht.

Der gesamte monetäre Wert aller Positionen in der Bestellanforderung.

Bedeutung

Hilft, Prozessverhalten mit finanziellen Auswirkungen zu korrelieren, was für die Risikoanalyse und das Verständnis der Genehmigungskomplexität unerlässlich ist.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die initiale Erstellung und Speicherung einer Bestellanforderung durch einen Benutzer. Das Event wird explizit erfasst, wenn ein neuer Datensatz in der Tabelle EBAN generiert wird, wobei das Erstellungsdatum und die Uhrzeit aufgezeichnet werden.

Bedeutung

Als Ausgangspunkt des Prozesses ist diese Aktivität wesentlich für die Berechnung der gesamten Lebenszyklusdauer der Bestellanforderung und die Analyse des Erstellungsdurchsatzes. Sie hilft dabei, zu identifizieren, wer wann Bestellanforderungen erstellt.

Diese Aktivität signalisiert, dass die Bestellanforderung in den formalen Genehmigungs-Workflow eingetreten ist. Sie wird typischerweise abgeleitet, wenn sich der Status der Bestellanforderung ändert und eine initiale Freigabe oder Genehmigungsaktion basierend auf der konfigurierten Freigabestrategie erforderlich wird.

Bedeutung

Dies markiert den Beginn der Genehmigungszykluszeit, eine kritische KPI zur Messung der Prozesseffizienz. Das Verständnis dieses Punktes hilft, Verzögerungen zwischen der Erstellung und dem Beginn formaler Genehmigungen zu isolieren.

Diese Meilensteinaktivität signalisiert, dass die Bestellanforderung erfolgreich alle erforderlichen Genehmigungsschritte durchlaufen hat. Sie wird abgeleitet, wenn der finale Freigabecode angewendet und das Gesamt-Freigabekennzeichen (FRGZU) in der EBAN-Tabelle auf einen genehmigten Status gesetzt wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der das Ende des Genehmigungszyklus und den Beginn der Beschaffungsphase markiert. Er ist unerlässlich für die Berechnung der KPI für die gesamte Genehmigungszeit und zur Messung von Übergabeverzögerungen bei der Bestellungserstellung.

Dies ist eine terminale Aktivität, bei der die Bestellanforderung endgültig abgelehnt wird und nicht weiter bearbeitet werden kann. Sie wird abgeleitet, wenn das Freigabekennzeichen in der EBAN-Tabelle von einem Genehmiger auf einen finalen abgelehnten Status gesetzt wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein wichtiger Prozessendpunkt und entscheidend für die Berechnung der KPI für die Ablehnungsrate von Bestellanforderungen. Die Analyse dieser Fälle hilft, die Gründe für Beschaffungsfehler und Verschwendung zu verstehen.

Dies ist eine terminale Aktivität, bei der der Ersteller oder ein autorisierter Benutzer die Bestellanforderungsposition durch Setzen eines Löschkennzeichens storniert. Diese Aktion wird explizit aufgezeichnet und signalisiert, dass der geschäftliche Bedarf nicht mehr gültig ist oder fehlerhaft erstellt wurde.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Fehlerendpunkt für den Prozess, unerlässlich für die Berechnung der Stornorate. Hohe Raten können auf lange Genehmigungszeiten hinweisen, die Benutzer dazu zwingen, Anfragen aufzugeben, oder auf systemische Probleme bei der Bedarfsplanung.

Diese Aktivität markiert die erfolgreiche Umwandlung einer genehmigten Bestellanforderung in ein Bestelldokument. Das Event wird für die Bestellanforderung abgeleitet, indem eine entsprechende Bestellposition gefunden wird, die darauf verweist.

Bedeutung

Als primäres erfolgreiches Ergebnis schließt diese Aktivität den Bestellanforderungsprozess ab und leitet die Beschaffungsphase ein. Die Zeit zwischen „Bestellanforderung genehmigt“ und diesem Ereignis ist ein wichtiger KPI zur Messung der Übergabeeffizienz.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs, um den tatsächlichen Fluss Ihres Bestellanforderungsprozesses in SAP ECC zu visualisieren. Es identifiziert Abweichungen von Standardpfaden, entdeckt Engpässe wie lange Genehmigungszyklen und zeigt Bereiche für Effizienzsteigerungen auf. Dies ermöglicht Ihnen, Workflows zu optimieren, Nacharbeiten zu reduzieren und Compliance sicherzustellen.

Um den Bestellanforderungsprozess genau abzubilden, benötigen Sie typischerweise Event Log Daten aus relevanten SAP ECC Tabellen. Schlüsselinformationen umfassen die Bestellanforderungs-ID als Case-Identifier, Aktivitätsnamen, Time stamps für jede Aktivität und den verantwortlichen Benutzer. Zusätzliche Attribute wie Bestellanforderungstyp oder Abteilung können die Analyse bereichern.

Die Datenextraktion aus SAP ECC für Process Mining umfasst oft Standard-SAP-Tools, benutzerdefinierte Berichte oder speziell für den Event Log-Abruf entwickelte Konnektoren. Ziel ist es, eine flache Datei, meist CSV, zu erhalten, die alle relevanten Prozessereignisse in einem strukturierten Format enthält. Dies stellt sicher, dass die chronologische Abfolge der Aktivitäten korrekt rekonstruiert werden kann.

Durch die Aufdeckung von Ineffizienzen können Sie eine Verkürzung der Genehmigungszeiten für Bestellanforderungen und eine Minimierung von Nacharbeiten bei Änderungen erwarten. Process Mining trägt dazu bei, eine bessere Compliance mit Genehmigungsrichtlinien sicherzustellen und die Ablehnungsraten zu senken. Letztendlich führt dies zu einem schlankeren und transparenteren Einkauf zu Zahlung Bestellanforderungsprozess.

Erste Einblicke können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenextraktion und -aufnahme in ein Process Mining Tool gewonnen werden. Eine umfassende Analyse und die Identifizierung umsetzbarer Verbesserungsbereiche dauern typischerweise länger, abhängig von der Komplexität des Prozesses und den für die Untersuchung verfügbaren Ressourcen. Die Geschwindigkeit hängt auch von der Datenqualität ab.

Nein, Process Mining geht über traditionelles Reporting hinaus, indem es den tatsächlichen End-to-End-Prozessfluss basierend auf Event Daten rekonstruiert. Während Reporting zeigt, "was passiert ist", deckt Process Mining auf, "wie und warum es passiert ist", indem es Prozessvarianten visualisiert und die Ursachen für Abweichungen identifiziert. Es bietet eine dynamische Sicht auf Ihren Prozess, nicht nur statische Metriken.

Obwohl spezialisierte Experten die Gewinnung von Erkenntnissen beschleunigen können, sind viele Process Mining Tools für Business Analysts mit einer gewissen Einarbeitung konzipiert. Die initiale Einrichtung und komplexe Analysen könnten von Spezialwissen profitieren, doch das tägliche Monitoring und grundlegende Drill-downs können oft von Prozesseignern selbst durchgeführt werden. Schulungen sind der Schlüssel zur effektiven Nutzung.

Die primäre technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihr SAP ECC System, um die notwendigen Event Log Daten zu extrahieren. Dies beinhaltet typischerweise sichere Datentransfermechanismen und ausreichenden Speicherplatz für die extrahierten Dateien. Eine Process Mining Softwareplattform, entweder cloudbasiert oder On-Premise, wird ebenfalls für Analyse und Visualisierung benötigt.

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