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Optimieren Sie Ihren Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchung

BlackLine Journaleinträge optimieren: Ihr 6-Schritte-Leitfaden.
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Optimieren Sie Ihren Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchung
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

BlackLine Journaleinträge für R2R-Effizienz & Compliance optimieren.

Verzögerte Prozessschritte können Ihren Finanzabschluss gefährden. Unsere Lösung hilft Ihnen, Ineffizienzen aufzudecken, Compliance-Lücken zu verstehen und Ihre Abläufe zu optimieren. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse transformieren und ein schnelleres Reporting erzielen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum den Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchung mit BlackLine optimieren?

Der Abschluss- und Berichterstattungsprozess (R2R) – Journalbuchung ist ein Eckpfeiler einer präzisen Finanzberichterstattung. Obwohl BlackLine leistungsstarke Funktionen zur Automatisierung des Monatsabschlusses bietet, können Ineffizienzen innerhalb Ihrer Journalbuchungs-Workflows Ihren Finanzabschluss erheblich behindern, Compliance-Risiken einführen und die Betriebskosten in die Höhe treiben. Jede verzögerte oder fehlerhaft verarbeitete Journalbuchung kann sich durch Ihren R2R-Zyklus kaskadieren und alles von der Abstimmung der Bilanzkonten bis zum Management-Reporting beeinflussen. Das Verständnis der wahren Leistung dieses kritischen Prozesses in Ihrer BlackLine-Umgebung geht nicht nur darum, einen schnelleren Abschluss zu erzielen, sondern auch um die Sicherstellung der Data-Integrität und die Einhaltung regulatorischer Vorschriften.

Wie Process Mining die BlackLine Journalbuchungs-Analyse vorantreibt

Process Mining bietet einen unvergleichlichen Ansatz zur Analyse Ihrer Abschluss- und Berichterstattungsprozesse – Journalbuchung in BlackLine. Anstatt sich auf manuelle Beobachtungen oder statische Flussdiagramme zu verlassen, extrahiert Process Mining Event Data direkt aus BlackLine und integrierten Quellsystemen. Dies ermöglicht Ihnen, den tatsächlichen, End-to-End-Verlauf jeder einzelnen Journalbuchung zu visualisieren, von der Ersterfassung bis zur endgültigen Buchung und Abstimmung. Sie erhalten eine objektive, datengestützte Karte Ihres Prozesses, die genau zeigt, wo Buchungen die meiste Zeit verbringen, verborgene Nacharbeitschleifen aufgrund von Ablehnungen oder Korrekturen identifiziert und die wahre Durchlaufzeit für jede Phase, wie z.B. Überprüfung und Genehmigung, quantifiziert. Dieser tiefe Einblick in die operativen Realitäten Ihres BlackLine Journalbuchungs-Prozesses ermöglicht es Ihnen, Annahmen zu überwinden und Ihre Prozess-Optimierungsbemühungen auf faktische Leistungs-Data zu stützen.

Zentrale Verbesserungsbereiche, aufgedeckt durch Process Mining

Mit Process Mining können Sie gezielt eine Reihe von Problemen innerhalb Ihres BlackLine Journalbuchungs-Prozesses angehen und lösen. Sie können genaue Bottlenecks identifizieren, sei es bei spezifischen Journalbuchungsarten, die konstant Verzögerungen erfahren, bei bestimmten überlasteten Genehmigern oder bei Abteilungen, die mit der unterstützenden Dokumentation zu kämpfen haben. Die Technologie hebt Nacharbeit und Abweichungen von Ihrem idealen Prozess klar hervor, zeigt, wie oft Journalbuchungen abgelehnt, korrigiert und erneut eingereicht werden, zusammen mit den Grundursachen dieser Ineffizienzen. Darüber hinaus hilft Process Mining, Compliance-Lücken aufzudecken, indem es Instanzen identifiziert, in denen Buchungen kritische Kontrollschritte umgehen oder von Standardarbeitsanweisungen abweichen. Diese granulare Einsicht identifiziert auch Möglichkeiten zur weiteren Nutzung der Automatisierungsfunktionen von BlackLine, zur Straffung manueller Schritte und letztendlich zur Beschleunigung Ihrer Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchungs-Durchlaufzeit.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung Ihres R2R Journalbuchungsprozesses

Die Optimierung Ihres Abschluss- und Berichterstattungsprozesses – Journalbuchung mit Process Mining in BlackLine liefert greifbare, messbare Vorteile. Sie können einen deutlich schnelleren Finanzabschluss aufgrund reduzierter End-to-End-Journalbuchungs-Verarbeitungszeiten erwarten. Die Genauigkeit wird sich verbessern, da Fehler und Nacharbeit minimiert werden, was zu zuverlässigeren Finanzberichten führt. Eine verbesserte Compliance ist ein direktes Ergebnis, da Sie die strikte Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften gewährleisten. Die Betriebskosten werden durch reduzierten manuellen Aufwand, weniger Verzögerungen und optimierte Ressourcenzuweisung sinken. Letztendlich ermöglichen Sie Ihre Finanzteams mit datengestützten Erkenntnissen für kontinuierliche Prozess-Verbesserungen, fördern eine Kultur der Effizienz und schaffen eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen.

Starten Sie mit der Journalbuchungs-Prozessoptimierung

Der Start Ihrer Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchung Optimierungsreise mit BlackLine erfordert keine umfassende Process Mining Expertise. Durch die Nutzung eines strukturierten Ansatzes können Sie schnell wertvolle Einblicke in Ihre aktuellen Abläufe gewinnen. Beginnen Sie damit, sich auf Ihre BlackLine Journalbuchungs-Data zu konzentrieren, extrahieren Sie die Event Logs und wenden Sie Process Mining-Techniken an, um Ihren realen Prozess zu visualisieren und zu analysieren. Die gewonnenen Erkenntnisse werden einen klaren Fahrplan liefern, wie Abschluss- und Berichterstattungsprozesse – Journalbuchung verbessert und die Abschluss- und Berichterstattungsprozess – Journalbuchung-Durchlaufzeit reduziert werden kann, wodurch Ihr Finanzabschluss transformiert wird. Machen Sie noch heute den ersten Schritt zu einem effizienteren, complianten und präziseren R2R-Zyklus.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele Journalbuchungen verbleiben über längere Zeit in Genehmigungswarteschlangen, was sich direkt auf Geschwindigkeit und Genauigkeit im R2R-Zyklus auswirkt. Solche Verzögerungen können Fristen für den Finanzabschluss gefährden und zu verspätetem Reporting führen. In der Summe behindern diese Staus den Finanzbetrieb erheblich und erhöhen das Audit-Risiko.
ProcessMind deckt exakt auf, wo Buchungen hängen bleiben, und identifiziert spezifische Genehmiger oder Phasen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Aktivitäten "Journal Entry Submitted for Review" und "Journal Entry Approved" sowie des Attributs "Approved By User" visualisiert ProcessMind die Engpässe und quantifiziert deren Auswirkungen für gezielte Verbesserungen in BlackLine.

Eine hohe Rate abgelehnter Journalbuchungen deutet auf zugrunde liegende Probleme im Erstellungs- oder Überprüfungsprozess hin, was zu erheblicher Nacharbeit für Finanzteams führt. Jede Ablehnung bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand für Korrekturen, erneute Einreichungen und Genehmigungen, was den Abschluss- und Berichterstattungsprozess verlängert und wertvolle Ressourcen verbraucht. Diese Ineffizienz kann die Mitarbeitermoral beeinträchtigen und den Fokus von kritischen Analysen ablenken.
ProcessMind bildet alle Pfade ab, die die Aktivitäten „Journalbuchung abgelehnt“ und „Journalbuchung korrigiert und erneut eingereicht“ umfassen, und quantifiziert das Volumen und die Häufigkeit von Ablehnungen. Es identifiziert häufige Grundursachen wie bestimmte Benutzer, Journalbuchungsarten oder fehlende Attribute, wodurch Organisationen gezielte Schulungen oder Prozessänderungen in BlackLine implementieren können, um Fehler zu reduzieren.

Die Zeit, die Journaleinträge im Record to Report-Prozess benötigen, variiert stark, was die Prognose von Abschlussaktivitäten und die effektive Arbeitslastverwaltung erschwert. Diese Inkonsistenz erzeugt Unsicherheit, verkompliziert die Ressourcenallokation und kann zu Last-Minute-Eile oder Verzögerungen führen, die die Vorhersagbarkeit und Genauigkeit der gesamten Finanzberichterstattung beeinträchtigen.
ProcessMind analysiert den gesamten Lebenszyklus jeder „Journaleintrag ID“ von der Erstellung bis zur Buchung und hebt signifikante Abweichungen in den Durchlaufzeiten für verschiedene „Journaleintragstypen“ oder „Buchungskreise“ hervor. Durch den Vergleich von Pfaden und Dauern identifiziert es die Aktivitäten oder Gateways, die Variabilität einführen, und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Standardisierung und Optimierung des BlackLine-Workflows.

Buchungen desselben Typs oder aus der gleichen Abteilung nehmen oft unterschiedliche, inoffizielle Wege durch den Genehmigungs- und Buchungsprozess. Fehlende Standardisierung führt zu Ineffizienz, höherer Fehleranfälligkeit und erschwert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie die Skalierung des R2R-Bereichs. Zudem wird der Wissenstransfer behindert.
ProcessMind macht alle tatsächlichen Prozessvarianten sichtbar und vergleicht sie mit dem Idealpfad. Durch die Analyse typischer Abfolgen werden Abweichungen identifiziert und deren Häufigkeit sowie Auswirkungen quantifiziert. Dies ermöglicht es Teams, Workflows in BlackLine zu konsolidieren, zu vereinfachen und einheitlich durchzusetzen.

Selbst wenn Journalbuchungen vollständig genehmigt sind, treten oft erhebliche Verzögerungen auf, bevor sie offiziell im Hauptbuch verbucht werden. Diese Zeitspanne führt zu einer Diskrepanz zwischen Genehmigungsstatus und Finanzdatensatz, was die Echtzeit-Transparenz, die Genauigkeit und den pünktlichen Abschluss des R2R-Zyklus beeinträchtigt. Zudem können Abstimmungsprobleme entstehen.
ProcessMind misst die Zeit zwischen den Aktivitäten "Journal Entry Approved" und "Journal Entry Posted" und identifiziert, wo die größten Verzögerungen liegen. Dabei wird analysiert, ob bestimmte Attribute wie "Ledger" oder "Source System" mit diesen Staus korrelieren. Diese Analyse hilft dabei, den Übergang von der Genehmigung zur Buchung zu optimieren und reibungslosere Abläufe in BlackLine sicherzustellen.

Finanzteams wenden viel Zeit für manuelle Korrekturen oder Stornierungen von Buchungen auf, die bereits verbucht wurden – meist aufgrund von Fehlern oder nachträglichen Änderungen. Diese reaktive Arbeit ist teuer, fehleranfällig und bindet Ressourcen, die für strategische Aufgaben fehlen. Dies erhöht die operativen Kosten und verzögert den Finanzabschluss im R2R-Prozess.
ProcessMind identifiziert Häufigkeit und Art der Aktivität "Journal Entry Reversal Processed" sowie andere nachträgliche Anpassungen. Durch die Korrelation mit vorherigen Schritten und Attributen wie "Created By User" oder "Journal Entry Type" werden die Fehlerquellen aufgedeckt. So können proaktive Maßnahmen ergriffen werden, um die Genauigkeit in BlackLine bereits im Vorfeld zu erhöhen.

Einige Einzelpersonen oder Teams sind konsequent mit der Prüfung und Genehmigung von Journaleinträgen überlastet, während andere Kapazitäten frei haben. Dieses Ungleichgewicht führt zu Burnout, inkonsistenten Bearbeitungsgeschwindigkeiten und Engpässen in kritischen Phasen des Record to Report-Zyklus. Es verhindert die optimale Nutzung des Humankapitals und beeinträchtigt die gesamte Teameffizienz in BlackLine.
ProcessMind analysiert die Verteilung der Aktivitäten „Journaleintrag zur Prüfung eingereicht“ und „Journaleintrag genehmigt“ über die „Erstellt von Benutzer“ und „Genehmigt von Benutzer“. Es quantifiziert die Arbeitslastverteilung und identifiziert über- oder unterausgelastete Ressourcen, wodurch Manager Aufgaben neu verteilen und den Durchsatz bei der Journaleintragsbearbeitung verbessern können.

Unidentifizierte Abweichungen von etablierten Standardarbeitsanweisungen oder regulatorischen Richtlinien bei der Journaleintragsbearbeitung setzen die Organisation erheblichen Compliance-Risiken aus. Diese nicht genehmigten Abkürzungen oder Variationen können zu Audit-Feststellungen, finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen, insbesondere in der stark regulierten Record to Report-Umgebung.
ProcessMind vergleicht automatisch tatsächliche Journaleintragsprozessflüsse mit vordefinierten konformen Modellen oder erwarteten Pfaden. Es hebt alle Instanzen von Abweichungen hervor, wie das Überspringen erforderlicher Prüfschritte oder nicht autorisierte „Journaleintrag gebucht“-Aktionen, und bietet so eine klare Audit Trail und ermöglicht die Durchsetzung der Compliance innerhalb von BlackLine.

Journalbuchungen werden nach der Verbuchung oft nicht zeitnah abgestimmt. Dies führt zu einem Backlog, der den Finanzabschluss erschwert und das Risiko für Unstimmigkeiten erhöht. Durch verzögerte Abstimmungen bleiben potenzielle Fehler länger unentdeckt, was den Aufwand für Recherche und Klärung steigert und den gesamten R2R-Zyklus in BlackLine verlängert.
ProcessMind misst die Zeit zwischen der Verbuchung ("Journal Entry Posted") und der Abstimmung ("Journal Entry Reconciled"). Es identifiziert spezifische Buchungen, Konten oder Zeiträume mit wiederkehrenden Verzögerungen. So können Finanzteams Ursachen gezielt beheben und den Abschluss beschleunigen.

Stakeholdern fehlt oft die Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status und Fortschritt von Journaleinträgen im Record to Report-Prozess. Diese Intransparenz führt zu häufigen Anfragen, der Unfähigkeit, potenziellen Verzögerungen proaktiv entgegenzuwirken, und einem allgemeinen Mangel an Kontrolle über einen kritischen Finanzvorgang. Es erschwert die Beantwortung einfacher Fragen wie „Wo befindet sich dieser Journaleintrag?“.
ProcessMind bietet eine visuelle End-to-End-Karte jedes „Journaleintrag ID“-Lebenszyklus, die alle „Typischen Aktivitäten“ und deren Abfolge zeigt. Es ermöglicht Benutzern, Einträge in Echtzeit zu verfolgen, deren aktuellen Status zu verstehen und genau zu identifizieren, wo sie sich im BlackLine-Workflow befinden, wodurch Unsicherheit in klare operative Einblicke umgewandelt wird.

Journalbuchungen werden häufig ohne ausreichende oder vollständige Belege eingereicht. Dies führt zu Verzögerungen, da Prüfer fehlende Informationen nachfordern müssen. Das resultierende Hin-und-Her verlängert den Genehmigungszyklus und erhöht das Compliance-Risiko, da der Audit-Trail lückenhaft bleibt – was die Effizienz im Record-to-Report-Prozess direkt mindert.
ProcessMind erkennt Fälle, in denen auf die Übermittlung ("Journal Entry Submitted for Review") nicht zeitnah das Hinzufügen von Belegen ("Supporting Documentation Attached") folgt oder wenn Ablehnungen häufig aufgrund fehlender Dokumente geschehen. So lässt sich genau bestimmen, wo Dokumentationsvorgaben in BlackLine strikter durchgesetzt werden müssen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Beschleunigung der Journaleintragsgenehmigungen ist entscheidend für einen effizienten Finanzabschluss und beeinflusst direkt den Record to Report-Zyklus. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Verweildauer von Einträgen in Genehmigungswarteschlangen drastisch zu verkürzen, was zu einer schnelleren Finanzberichterstattung und reduzierten operativen Engpässen innerhalb von BlackLine führt. Es bedeutet, eine messbare Reduzierung der durchschnittlichen Genehmigungsdauer für alle Journaleinträge zu erreichen. ProcessMind kann spezifische Engpässe im Genehmigungs-Workflow identifizieren, Benutzer oder Gruppen erkennen, die Verzögerungen verursachen, und Abweichungen von standardmäßigen Genehmigungspfaden aufzeigen. Durch die Analyse der Journal Entry ID-Perspektive wird ersichtlich, wo der Prozess stockt, was gezielte Verbesserungen wie Workflow-Automatisierung oder Ressourcen-Neuausrichtung ermöglicht, um einen um 20-30 % schnelleren Genehmigungszyklus zu erreichen.

Eine hohe Ablehnungsrate bei Journalbuchungen deutet auf Ineffizienzen und Nacharbeit hin, was im Record-to-Report-Prozess wertvolle Zeit und Ressourcen kostet. Dieses Ziel zu erreichen bedeutet, die Anzahl der zur Korrektur zurückgewiesenen Einträge zu minimieren. Dies steigert direkt den Durchsatz, reduziert Fehler und verbessert die Datenqualität in BlackLine. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Finanzabschluss mit weniger nachträglichen Anpassungen. ProcessMind identifiziert die Ursachen für Ablehnungen, wie etwa häufige Fehler, fehlende Belege oder spezifische Genehmiger mit hohen Ablehnungsquoten. Durch die Analyse der Buchungs-ID und der zugehörigen Aktivitäten liefert das Tool Erkenntnisse darüber, warum Buchungen abgelehnt werden. So können Prozessverantwortliche gezielte Schulungen anbieten, Richtlinien verbessern oder die Vorprüfung optimieren, um Ablehnungen um 15–25 % zu senken.

Nicht standardisierte Bearbeitungspfade für ähnliche Journaleinträge können zu Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und unvorhersehbaren Durchlaufzeiten im Record to Report-Prozess führen. Standardisierung bedeutet, dass Einträge desselben Typs vordefinierten, optimalen Workflows folgen, wodurch Abweichungen reduziert und die operative Vorhersagbarkeit in BlackLine verbessert werden. Dies fördert eine größere Kontrolle und Prüfbarkeit.ProcessMind bildet alle tatsächlichen Journaleintragspfade visuell ab und vergleicht sie mit idealen Prozessmodellen. Durch die Nutzung der Journal Entry ID-Perspektive werden Abweichungen hervorgehoben und deren Auswirkungen auf Zeit und Ressourcen quantifiziert. Diese Transparenz ermöglicht die Durchsetzung von Best Practices, die Identifizierung von Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung und stellt sicher, dass 80-90 % der Einträge den Standardarbeitsanweisungen entsprechen.

Einmal genehmigte Buchungen müssen zügig verbucht werden, um die finanzielle Genauigkeit und einen pünktlichen Record-to-Report-Zyklus zu gewährleisten. Verzögerungen zwischen Genehmigung und Verbuchung können Finanzberichte verzerren und den Abschluss in BlackLine unnötig in die Länge ziehen. Dieses Ziel strebt eine deutliche Reduzierung der Wartezeiten an. ProcessMind misst exakt die Zeitspanne zwischen "Journal Entry Approved" und "Journal Entry Posted" für jede Buchungs-ID. So werden die Ursachen aufgedeckt – ob Systemwarteschlangen, manuelle Engpässe oder mangelnde Ressourcenverfügbarkeit. Durch die Identifikation dieser Hindernisse können Übergaben optimiert und die Wartezeiten nach der Genehmigung um 30–40 % verkürzt werden.

Häufige manuelle Korrekturen nach der Verbuchung deuten auf Fehler im Vorfeld oder Prozessmängel hin. Dies führt zu unnötiger Nacharbeit und beeinträchtigt die Genauigkeit im Record-to-Report-Zyklus. Ziel ist ein "First-Time-Right"-Ansatz: Buchungen sollen bereits vor dem Absenden korrekt und vollständig sein, um nachträgliche Korrekturen in BlackLine zu vermeiden. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus einer Buchungs-ID und identifiziert Fälle von Stornierungen ("Journal Entry Reversal Processed") nach der Verbuchung. Durch die Verknüpfung dieser Anpassungen mit vorherigen Aktivitäten deckt ProcessMind spezifische Schwachstellen oder typische Eingabefehler auf. Dies ermöglicht gezielte Verbesserungen, um manuelle Korrekturen um 50 % oder mehr zu reduzieren.

Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften bei allen Buchungsaktivitäten ist entscheidend für die finanzielle Integrität und Revisionsfähigkeit im Record-to-Report-Prozess. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Prozessabweichungen zu identifizieren und zu beheben, die zu Compliance-Verstößen führen könnten, um so die Kontrolle zu stärken und Risiken in BlackLine zu minimieren. ProcessMind bietet eine Analyse der tatsächlichen Buchungspfade im Abgleich mit definierten Compliance-Regeln und Kontrollen anhand der Buchungs-ID. Das System markiert automatisch Fälle, in denen Schritte übersprungen, in falscher Reihenfolge ausgeführt wurden oder Belege fehlen. Dies ermöglicht eine proaktive Schließung von Compliance-Lücken und sorgt für eine Regeltreue von über 95 %.

Eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung im Team kann zu Engpässen, Überlastung und verzögerten Buchungen führen, was die Effizienz im Record-to-Report-Prozess mindert. Ziel ist eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast, um Ressourcen effektiv zu nutzen, einen konstanten Durchsatz zu gewährleisten und Stressspitzen im BlackLine-Betrieb zu vermeiden. ProcessMind analysiert die Attribute "Created By User" und "Approved By User" für jede Buchungs-ID sowie die Aktivitätsinstanzen, um Arbeitsmuster im Team zu visualisieren. So werden dauerhaft überlastete oder unterforderte Mitarbeiter identifiziert, was Chancen für eine Neuverteilung von Aufgaben oder gezielte Schulungen eröffnet. Dies führt zu einer gerechteren Verteilung und steigert die Teamproduktivität um 10–15 %.

Eine langsame oder langwierige Abstimmung von Journaleinträgen verlängert den Finanzabschlusszyklus, verzögert kritische Erkenntnisse und beeinträchtigt die Aktualität des Record to Report-Prozesses. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Straffung des Abstimmungsprozesses, um sicherzustellen, dass Einträge effizient abgeglichen und validiert werden, wodurch der gesamte Finanzabschluss in BlackLine beschleunigt wird. ProcessMind verfolgt die Aktivität „Journaleintrag abgestimmt“ für jede Journal Entry ID und misst die Dauer von der Buchung bis zur Abstimmung. Es kann Muster identifizieren, die zu Verzögerungen beitragen, wie z. B. bestimmte Eintragstypen, Konten oder Perioden, deren Abstimmung länger dauert. Durch das Aufspüren dieser Ineffizienzen hilft ProcessMind bei der Optimierung der Abstimmungs-Workflows und kann den Abschlusszyklus möglicherweise um mehrere Tage verkürzen.

Unvorhersehbare Bearbeitungsdauern von Journaleinträgen erschweren die Prognose von Finanzabschlusszeiten und die effektive Ressourcenverwaltung im Record to Report-Prozess. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Variabilität der End-to-End-Bearbeitungszeiten zu reduzieren, um eine zuverlässigere Planung und konsistente Leistung für BlackLine-Operationen zu ermöglichen. Es schafft größere Sicherheit in den Finanzberichterstattungsplänen. ProcessMind analysiert die gesamte Reise jeder Journal Entry ID, von der Erstellung bis zur Buchung oder Abstimmung, um durchschnittliche und abweichende Durchlaufzeiten zu berechnen. Es identifiziert spezifische Aktivitäten oder Pfade, die Variabilität einführen, wie z. B. häufige Ablehnungen oder lange Wartezeiten. Diese Erkenntnis ermöglicht Prozessverbesserungen, die die Durchlaufzeitabweichung um 20 % oder mehr reduzieren können, was zu vorhersehbareren Ergebnissen führt.

Ein intransparenter Buchungsprozess erschwert es, den Status einer Buchung in Echtzeit zu ermitteln. Dies führt zu Verzögerungen bei Rückfragen und fehlender Transparenz für Stakeholder im Record-to-Report-Zyklus. Ziel ist es, klare Echtzeit-Einblicke in jede Phase des Lebenszyklus einer Buchung zu geben, um die Kommunikation und Verantwortlichkeit in BlackLine zu stärken. ProcessMind liefert eine vollständige visuelle Prozesslandkarte für jede Buchungs-ID. Nutzer können den aktuellen Status, die zuständige Person und die bisherige Bearbeitungszeit jeder Buchung verfolgen. Das beseitigt Unsicherheiten sowie den Aufwand für manuelle Statusabfragen. Diese Transparenz ermöglicht fundiertere Entscheidungen und reduziert den Zeitaufwand für Rückfragen um 15–20 %.

Fehlende oder unvollständige Belege sind eine häufige Ursache für Verzögerungen und Ablehnungen im Genehmigungsprozess, was die Effizienz im Record-to-Report-Zyklus direkt mindert. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen frühzeitig angehängt und validiert werden, um Genehmigungen zu beschleunigen und Nacharbeit in BlackLine zu reduzieren. ProcessMind identifiziert Buchungen, die bei Schritten wie "Journal Entry Submitted for Review" stagnieren, weil keine Belege vorhanden sind. Durch die Korrelation mit Ablehnungsmustern wird deutlich, wann und warum Dokumente oft fehlen. Diese Erkenntnisse ermöglichen die Einführung strengerer Vorprüfungen oder automatisierter Erinnerungen, wodurch die Vollständigkeit der Dokumentation um 25 % gesteigert werden kann.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Record to Report – Journaleintrag.

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Laden Sie die vorkonfigurierte Excel-Vorlage herunter, die speziell für BlackLine-Buchungsdaten optimiert ist. Diese Vorlage bietet die exakte Struktur, die für eine Prozessanalyse erforderlich ist.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine genaue und effiziente Analyse. Sie verhindert Nacharbeit und garantiert, dass alle kritischen Prozessinformationen erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Ein gebrauchsfertiges Excel-Template, speziell formatiert für Ihre Journalbuchungs-Data aus BlackLine.

IHRE INSIGHTS

Entdecken Sie wichtige Einblicke für BlackLine Journalbuchungen

ProcessMind enthüllt die wahre Reise Ihrer BlackLine Journaleinträge und liefert klare Visualisierungen sowie entscheidende Erkenntnisse. Verstehen Sie, wo Ihr R2R-Prozess ins Stocken gerät, und identifizieren Sie Möglichkeiten für schnelle Verbesserungen.
  • Visualisieren Sie Ihren tatsächlichen Journaleintragsprozessfluss.
  • Identifizieren Sie `Bottlenecks` und Verzögerungen in BlackLine
  • Compliance-Risiken in R2R-Operationen aufdecken.
  • Beschleunigen Sie Ihren Finanzabschluss-`Zyklus`
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbare Verbesserungen im Journaleintrags-Management.

Unsere Analyse Ihres Journaleintragsprozesses, basierend auf BlackLine-Daten, zeigt klare Optimierungsmöglichkeiten auf. Diese Ergebnisse verdeutlichen die praktischen Vorteile, die durch die Straffung Ihrer Record to Report-Operationen mittels datengestützter Erkenntnisse erzielt werden.

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Schnellere Genehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert Engpässe im Genehmigungs-Workflow, was zu schnelleren Freigaben und reduzierten Verzögerungen beim Finanzabschluss führt.
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Geringere Ablehnungsrate

Rückgang der Ablehnungen von Journalbuchungen

Durch die Identifizierung von Grundursachen für Ablehnungen können Organisationen die Data-Qualität und Einreichungsgenauigkeit verbessern, wodurch Nacharbeit und manueller Aufwand erheblich reduziert werden.
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Höhere Compliance

Zunahme der Prozesskonformität

Process Mining hilft bei der Durchsetzung von Standardarbeitsanweisungen, indem es sicherstellt, dass Journaleinträge dem korrekten Pfad folgen, was die Prüfungsbereitschaft und die Einhaltung regulatorischer Vorschriften stärkt.
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Weniger Anpassungen

Reduzierung der Korrekturen nach der Buchung.

Das Verständnis der Ursachen für Anpassungen nach der Buchung ermöglicht proaktive Korrekturen, verbessert die Genauigkeit und reduziert den Bedarf an kostspieligen und zeitaufwändigen Stornierungen.
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Kürzere Durchlaufzeit.

Durchschnittliche Reduzierung von der Erstellung bis zur Buchung

Das Identifizieren und Beseitigen von Engpässen im gesamten Buchungsprozess verkürzt die Zeit von der Erfassung bis zur endgültigen Verbuchung erheblich und steigert so die Effizienz.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, bestehenden Systemkonfigurationen und Datenqualität. Die hier vorgestellten Verbesserungen repräsentieren typische Optimierungen, die bei verschiedenen Kundenimplementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für einen einzelnen Journaleintrag, der als primärer Case-Identifikator zur Verfolgung seines Lebenszyklus dient.

Bedeutung

Dies ist der fundamentale Case-Identifikator, der es ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus eines einzelnen Journaleintrags zu verfolgen und dessen Leistung zu analysieren.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Journaleintragsprozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die einzelnen Prozessschritte, was für die Visualisierung der Prozesslandkarte, die Flussanalyse und das Aufspüren von Abweichungen oder Engpässen essenziell ist.

Der genaue Zeitstempel, der angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Ereignis stattfand.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist die Grundlage für alle Leistungsmetriken, einschließlich Durchlaufzeit- und Engpassanalyse, und ermöglicht eine chronologische Rekonstruktion des Prozesses.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Activity ausgeführt hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, Leistungsvergleiche innerhalb des Teams sowie die Identifikation von Ressourcenengpässen oder Schulungsbedarf.

Die Klassifizierung des Journaleintrags, z. B. Standard, wiederkehrend oder stornierend.

Bedeutung

Dies ermöglicht eine segmentierte Analyse, um festzustellen, ob verschiedene Buchungstypen unterschiedliche Pfade durchlaufen oder abweichende Performance-Merkmale aufweisen.

Der eindeutige Identifikator für die juristische Einheit oder das Unternehmen, für die bzw. das der Journaleintrag erstellt wird.

Bedeutung

Dies ermöglicht Leistungsvergleiche und Bestrebungen zur Prozessstandardisierung über verschiedene rechtliche Einheiten oder Geschäftsbereiche hinweg.

Der gesamte monetäre Wert des Journaleintrags, typischerweise die Summe der Sollbuchungen.

Bedeutung

Es liefert finanziellen Kontext und ermöglicht Analysen basierend auf Wesentlichkeit, etwa zur Priorisierung von Buchungen mit hohem Wert oder zur Identifikation wertabhängiger Abweichungen.

Der aktuelle Status des Journaleintrags in seinem Lebenszyklus, z. B. 'In Bearbeitung', 'Genehmigt' oder 'Gebucht'.

Bedeutung

Es liefert eine Momentaufnahme des aktuellen Status der Buchungen, was für die Backlog-Analyse und das Verständnis der laufenden Bearbeitung (Work-in-Progress) nützlich ist.

Der Grund, der von einem Prüfer angegeben wird, wenn ein Journaleintrag abgelehnt wird.

Bedeutung

Es ist unverzichtbar für die Ursachenanalyse von Nacharbeit. Es hilft zu verstehen, warum Buchungen abgelehnt werden, und ermöglicht gezielte Prozessverbesserungen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung eines Journaleintrag-Case. Sie wird erfasst, wenn ein Benutzer einen neuen Journaleintragssatz in BlackLine erstellt, der eine eindeutige Journal Entry ID generiert und den Erstellungs-Timestamp und den Benutzer protokolliert.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Prozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität zu anderen enthüllt die gesamte Prozess-Durchlaufzeit und hilft, Verzögerungen am allerersten Beginn des Workflows zu identifizieren.

Diese Aktivität tritt auf, wenn der Ersteller den Journaleintrag formell für den Prüf- und Genehmigungs-Workflow einreicht. Dies wird typischerweise als Statusänderung erfasst, beispielsweise von 'In Vorbereitung' zu 'Eingereicht', zusammen mit einem Timestamp.

Bedeutung

Dies markiert das Ende der Vorbereitungsphase und den Beginn des Genehmigungszyklus. Es ist ein wichtiger Meilenstein zur Messung der Dauer sowohl der Vorbereitungs- als auch der Genehmigungsphasen.

Diese Aktivität markiert die Ablehnung eines Journaleintrags durch einen Prüfer oder Genehmiger. Sie wird erfasst, wenn ein Benutzer die Aktion 'Ablehnen' ausführt, die den Status des Eintrags auf 'Abgelehnt' aktualisiert und im Audit Log aufgezeichnet wird.

Bedeutung

Dies ist eine kritische Aktivität zur Identifizierung von Nacharbeit, Qualitätsproblemen und Schulungsbedarf. Die Analyse von Ablehnungsfrequenz, Gründen und der nachfolgenden Nacharbeitsschleife ist entscheidend für die Prozessverbesserung und die Reduzierung der Durchlaufzeiten.

Diese Aktivität signalisiert, dass der Journaleintrag alle erforderlichen Prüf- und Genehmigungsschritte durchlaufen hat. Sie wird erfasst, wenn der endgültig autorisierte Benutzer den Eintrag genehmigt, was eine Statusänderung zu 'Genehmigt' auslöst.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Genehmigungsprozess abschließt. Die Zeit von 'Journaleintrag eingereicht' bis zu diesem Event ist die 'Genehmigungs-Durchlaufzeit', ein kritischer KPI zur Messung der Workflow-Effizienz.

Stellt den Zeitpunkt dar, an dem der genehmigte Journaleintrag offiziell im Hauptbuch erfasst wird. Dies ist oft eine explizite Aktion in BlackLine, die dann den Status des Eintrags auf 'Gebucht' aktualisiert.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, oft als operativer Abschluss des Prozesses betrachtet. Die Verzögerungszeit von 'Journaleintrag genehmigt' bis zu dieser Aktivität ist ein Schlüsselindikator für die Effizienz nach der Genehmigung.

Markiert den Abschluss des Lebenszyklus, in dem die Journalbuchung in eine finalisierte und zertifizierte Kontenabstimmung aufgenommen wird. In BlackLine entspricht dies der Zertifizierung der Abstimmung, die dieses Journal enthält.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als Endpunkt für den End-to-End-Prozess. Die Zeit von 'Journaleintrag gebucht' bis 'Abgestimmt' misst die Effizienz des Kontenabstimmungsteils des Finanzabschlusses.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Journaleinträge in BlackLine, von der Erstellung bis zur Buchung. Es deckt Engpässe wie langsame Genehmigungen oder häufige Ablehnungen auf, identifiziert nicht standardisierte Pfade und enthüllt die Ursachen von Verzögerungen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wo Effizienzgewinne erzielt und die Compliance verbessert werden kann.

Durch die Analyse von Genehmigungspfaden und -dauern identifiziert Process Mining präzise die Phasen und Personen, die Verzögerungen verursachen. Es deckt ungleichmäßige Arbeitslasten oder spezifische Schritte auf, die chronisch langsam sind. Diese Daten ermöglichen gezielte Maßnahmen, um den Genehmigungsprozess zu straffen und Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Sie benötigen primär Event Logs, die jeden Schritt eines Journaleintrags detailliert beschreiben, einschließlich der Journal Entry ID, des Aktivitätsnamens, des Timestamps der Aktivität und der Ressource oder des Benutzers, der sie ausführt. Zusätzliche Attribute wie Eintragstyp, Betrag oder Status können die Analyse bereichern. Diese Daten werden typischerweise aus BlackLines Audit Trails oder Transaktionsprotokollen extrahiert.

Die initiale Einrichtung und Datenextraktion kann je nach Datenverfügbarkeit und Komplexität einige Tage bis Wochen dauern. Sobald die Daten aufbereitet sind, können erste Erkenntnisse, wie Prozesslandkarten und die Identifizierung von Engpässen, oft innerhalb weniger Tage generiert werden. Tiefere Analysen und Ursachenforschung folgen dieser Anfangsphase.

Absolut. Process Mining visualisiert alle Varianten Ihres Buchungsprozesses und deckt Abweichungen vom Idealpfad auf. Es zeigt genau, wo und warum nicht standardisierte Wege gewählt werden, sodass Sie diese Inkonsistenzen gezielt beheben können. Dies hilft Ihnen, Best Practices durchzusetzen und sowohl die Vorhersehbarkeit als auch die Compliance Ihrer Prozesse zu verbessern.

Sie können quantifizierbare Verbesserungen erwarten, wie verkürzte Journaleintrag-Genehmigungszeiten, geringere Ablehnungsquoten und weniger Anpassungen nach der Buchung. Eine erhöhte Compliance-Einhaltung und eine bessere Arbeitslastverteilung sind ebenfalls häufige Ergebnisse. Letztendlich führt Process Mining zu einem effizienteren, transparenteren und vorhersehbareren Record to Report-Zyklus.

Während einige anfängliche Daten-Engineering-Aufgaben technische Fähigkeiten erfordern könnten, sind moderne Process Mining Tools zunehmend benutzerfreundlicher. Viele Plattformen bieten Konnektoren für gängige Systeme wie BlackLine an, was die Datenextraktion vereinfacht. Geschäftsanwender können dann Prozesse oft mit minimalem technischen Training erkunden und analysieren.

Ja, das kann es. Process Mining kann die spezifischen Arten von Journaleinträgen oder Prozessschritten identifizieren, die häufig zu Anpassungen nach der Buchung führen. Durch die Analyse der vorhergehenden Aktivitäten und Ursachen hilft es Ihnen, Probleme vorgelagert zu lokalisieren und zu korrigieren, wodurch der Bedarf an manuellen Korrekturen später erheblich reduziert wird.

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