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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Bestellanforderung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Bestellanforderung in Oracle Fusion.
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Herausforderungen (12) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Bestellanforderungen in Oracle Fusion effizient optimieren

Verzögerungen bei der Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen können die Beschaffungseffizienz und Compliance erheblich beeinträchtigen. Unsere Plattform hilft Ihnen, kritische Engpässe zu identifizieren und komplexe Genehmigungs-Workflows zu verstehen. Anschließend können Sie gezielte Verbesserungen implementieren, um Ihre Prozesse zu optimieren und zeitnahe Maßnahmen zu gewährleisten. Entdecken Sie noch heute, wie Sie Ihren Bestellanforderungsprozess optimieren können.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum den Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess in Oracle Fusion Financials optimieren?

Die Bestellanforderung ist der grundlegende Schritt im Beschaffungszyklus Ihres Unternehmens. Ineffizienzen in dieser Phase innerhalb von Oracle Fusion Financials können sich durch den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess ziehen und zu erheblichen Verzögerungen, höheren Kosten und frustrierten Stakeholdern führen. Ein langsamer oder komplizierter Bestellanforderungsprozess kann bedeuten, dass Projektzeitpläne nicht eingehalten werden, kritische Lieferungen sich verzögern und Möglichkeiten für Skonti verloren gehen. Darüber hinaus kann eine mangelnde Transparenz Ihrer Bestellanforderungs-Workflows die Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und externer Vorschriften beeinträchtigen, was Prüfungsrisiken und potenzielle finanzielle Strafen zur Folge hat.

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesses geht über reine Geschwindigkeit hinaus. Es geht darum, sicherzustellen, dass jede Anfrage für Waren oder Dienstleistungen effizient, regelkonform und transparent durch das System läuft. Für Organisationen, die Oracle Fusion Financials nutzen, ist es von größter Bedeutung, den tatsächlichen Verlauf einer Bestellanforderung zu verstehen – von ihrem Status 'Requisition Created' bis 'Requisition Approved' oder 'Purchase Order Created from Requisition'. Diese tiefgehende Analyse der tatsächlichen Prozessausführung deckt versteckte Komplexitäten und Engpässe auf, die in der herkömmlichen Berichterstattung oft übersehen werden.

Wie Process Mining die Verbesserung von Bestellanforderungen vorantreibt

Process Mining bietet einen revolutionären Ansatz zum Verständnis und zur Verbesserung Ihres Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesses in Oracle Fusion Financials. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining Event Logs aus Ihrem Oracle Fusion-System, um den genauen Pfad jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren. Dies liefert eine datengestützte Visualisierung Ihres Prozesses, die jede Aktivität, von 'Requisition Submitted' bis 'Approval Step 1 Rejected' und darüber hinaus, zusammen mit ihrem genauen Zeitpunkt hervorhebt.

Durch die Analyse dieser umfassenden Daten können Sie visuell häufige Prozessvarianten identifizieren, Engpässe genau lokalisieren und die Auswirkungen von Nacharbeitschleifen quantifizieren. Sie können beispielsweise sehen, ob bestimmte 'Requisition Type'-Einträge konsequent bei 'Approval Step 2 Started' feststecken oder ob spezifische Abteilungen aufgrund häufiger 'Requisition Amended'-Aktivitäten verlängerte 'Requisition Cycle Time' aufweisen. Process Mining schafft Transparenz über den ansonsten undurchsichtigen Verlauf Ihrer Bestellanforderungen und hilft Ihnen zu verstehen, nicht nur was passiert ist, sondern warum und wo Verbesserungen am dringendsten erforderlich sind.

Schlüsselbereiche für die Verbesserung des Bestellanforderungsprozesses

Mit Process Mining erhalten Sie spezifische Einblicke, wo Sie Ihre Verbesserungsbemühungen für den Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess innerhalb von Oracle Fusion Financials konzentrieren sollten. Typische Verbesserungsbereiche umfassen:

  • Verkürzung der Genehmigungszykluszeit: Identifizieren Sie spezifische Genehmigungsschritte oder einzelne Genehmiger, die Verzögerungen verursachen. Sie können durchschnittliche Genehmigungszeiten für verschiedene Bestellanforderungstypen, Abteilungen oder sogar geschätzte Beträge analysieren, wodurch Sie Workflows optimieren oder Genehmigungslasten umverteilen können.
  • Minimierung von Nacharbeit und Ablehnungen: Verstehen Sie die Grundursachen dafür, dass Bestellanforderungen 'Requisition Amended' oder 'Requisition Rejected' werden. Dies könnte die Klärung von Anforderungen in der Phase 'Requisition Created', die Verbesserung von Benutzerschulungen oder die Verfeinerung von Genehmigungskriterien umfassen, um das Hin- und Her zu reduzieren.
  • Verbesserung der Compliance: Erkennen Sie Abweichungen von standardmäßigen Genehmigungspfaden oder -richtlinien. Process Mining kann Fälle hervorheben, in denen Bestellanforderungen erforderliche Schritte umgehen oder außerhalb festgelegter Protokolle genehmigt werden, wodurch Sie eine strengere Compliance durchsetzen und die Prüfbarkeit verbessern können.
  • Optimierung des Workflow-Designs: Bewerten Sie die Effektivität Ihrer bestehenden Genehmigungs-Workflows in Oracle Fusion Financials. Sie könnten übermäßig komplexe Pfade entdecken, die vereinfacht werden können, oder Möglichkeiten zur Automatisierung von Genehmigungen für geringwertige, routinemäßige Bestellanforderungen.
  • Verbesserung der Benutzererfahrung: Indem Sie den Bestellanforderungsprozess reibungsloser und schneller gestalten, erhöhen Sie die Zufriedenheit von Anforderern und Beschaffungsteams gleichermaßen und setzen wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben frei.

Messbare Ergebnisse erzielen

Die Erkenntnisse, die durch die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesses in Oracle Fusion Financials gewonnen werden, führen zu greifbaren Vorteilen. Sie können eine erhebliche Reduzierung der gesamten 'Requisition Cycle Time' erwarten, was zu einer schnelleren Beschaffung und einer besseren Unterstützung für den Geschäftsbetrieb führt. Diese Effizienz führt auch zu Kosteneinsparungen durch Minimierung manueller Eingriffe, Reduzierung von Fehlern und Nutzung zeitnaher Einkäufe. Eine verbesserte Compliance stellt sicher, dass Ihre Organisation innerhalb etablierter Richtlinien agiert und Risiken mindert. Letztendlich trägt ein optimierter Bestellanforderungsprozess zu einem effizienteren, agileren und kostengünstigeren Purchase-to-Pay-Ökosystem bei.

Starten Sie die Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses

Ergreifen Sie die Initiative zur Transformation Ihres Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesses in Oracle Fusion Financials. Durch den Einsatz von Process Mining rüsten Sie sich mit den Werkzeugen aus, um über bloße Vermutungen hinauszugehen und datengestützte Verbesserungen umzusetzen. Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zu einem effizienteren, konformen und transparenten Bestellanforderungs-Workflow. Das Verständnis des tatsächlichen Ablaufs Ihrer Bestellanforderungen ist der erste Schritt, um deren volles Potenzial auszuschöpfen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung von Bestellanforderungen wirken sich direkt auf die Beschaffungszeitpläne aus, was zu verpassten Lieferterminen und potenziell höheren Kosten durch beschleunigten Versand oder verlorene Skonti führen kann. Dieses langsame Tempo im Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess kann die Lieferantenbeziehungen belasten und die operative Agilität beeinträchtigen. ProcessMind analysiert die genaue Dauer, die in jedem Genehmigungsschritt in Oracle Fusion Financials verbracht wird, und identifiziert spezifische Genehmiger oder Abteilungen, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung des Genehmigungs-Workflows können Sie genau erkennen, wo Bestellanforderungen stecken bleiben, was gezielte Interventionen zur Optimierung des Genehmigungsprozesses ermöglicht.

Häufige Änderungen an Bestellanforderungen, die oft nach der Einreichung erfolgen, führen zu erheblicher Nacharbeit und verlängern die gesamte Zykluszeit für den Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess. Jede Änderung erfordert eine erneute Bewertung und potenziell eine erneute Genehmigung, was zu Verzögerungen und erhöhtem administrativem Aufwand führt. ProcessMind kartiert alle "Requisition Amended"-Aktivitäten und deren vorangehende Ereignisse und zeigt häufige Gründe für Änderungen auf, wie z. B. falsche Dateneingaben oder unklare anfängliche Anfragen. Diese Einsicht ermöglicht es Organisationen, die Oracle Fusion Financials verwenden, Grundursachen zu beheben, die anfängliche Qualität der Bestellanforderungen zu verbessern und kostspielige Nacharbeit zu reduzieren.

Bestellanforderungen, die von etablierten Einkaufsrichtlinien oder Genehmigungsmatrizen abweichen, können zu Compliance-Risiken, unautorisierten Ausgaben und Prüfungsfeststellungen innerhalb des Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses führen. Solche Non-Compliance untergräbt die Finanzkontrollen und erhöht das Risiko für die Organisation. ProcessMind erkennt automatisch Bestellanforderungen, die nicht-standardmäßige Genehmigungswege einschlagen oder erforderliche Schritte umgehen, selbst in komplexen Oracle Fusion Financials Konfigurationen. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abläufe mit definierten Regeln werden Compliance-Lücken aufgezeigt, was proaktive Maßnahmen zur Durchsetzung der Richtlinieneinhaltung und Stärkung der internen Kontrollen ermöglicht.

Eine mangelnde klare Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status von Bestellanforderungen führt zu Unsicherheit bei Anforderern und Beschaffungsteams. Dies resultiert oft in manuellen Nachverfolgungen, redundanten Anfragen und der Unfähigkeit, Beschaffungszeitpläne genau vorherzusagen, was die Gesamteffizienz beeinträchtigt. ProcessMind bietet eine umfassende, End-to-End-Ansicht der Reise jeder Bestellanforderung, von "Requisition Created" bis "Purchase Order Created from Requisition" innerhalb von Oracle Fusion Financials. Diese Transparenz ermöglicht es den Benutzern, den Fortschritt zu verfolgen, Verzögerungen zu antizipieren und genaue Statusinformationen ohne manuelle Nachforschungen zu kommunizieren, wodurch Planung und Koordination verbessert werden.

Ein hoher Prozentsatz abgelehnter Bestellanforderungen deutet auf Ineffizienzen, Missverständnisse oder systemische Probleme innerhalb der anfänglichen Anforderungs- oder Genehmigungsphasen des Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesses hin. Jede Ablehnung erfordert Nacharbeit, verbraucht wertvolle Zeit und verzögert wesentliche Anschaffungen. ProcessMind identifiziert die spezifischen Phasen und Gründe für die Ablehnung von Bestellanforderungen, sei es bei "Approval Step 1 Rejected" oder später, innerhalb von Oracle Fusion Financials. Durch die Analyse von Mustern, die mit "Requester", "Department" oder "Approval Workflow Path" verbunden sind, werden häufige Ursachen für Ablehnungen aufgedeckt, was gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen ermöglicht.

Variationen in der Bearbeitung von Bestellanforderungen über verschiedene Abteilungen, Anforderer oder Artikelkategorien hinweg können zu inkonsistenten Ergebnissen, Ineffizienzen und Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Standardarbeitsanweisungen führen. Dieser Mangel an Standardisierung beeinträchtigt die Vorhersehbarkeit und Kontrolle des Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb von Oracle Fusion Financials und hebt Abweichungen vom idealen Pfad basierend auf Attributen wie „Abteilung“ oder „Anforderungstyp“ hervor. Diese Analyse zeigt auf, wo und warum Inkonsistenzen auftreten, und ermöglicht es Organisationen, Praktiken zu standardisieren und Best-in-Class-Prozesse einheitlich durchzusetzen.

Spezifische Phasen oder Personen innerhalb des Genehmigungs-Workflows für Anforderungen werden häufig zu Bottlenecks, die zu kumulierten Verzögerungen bei zahlreichen Bestellanfragen führen. Die Identifizierung dieser präzisen Engpässe ist entscheidend, um den Fluss und die Geschwindigkeit des Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses zu verbessern. ProcessMind identifiziert präzise, wo Bestellanforderungen stocken, indem es die Verweildauern zwischen den Events „Genehmigungsschritt gestartet“ und „Genehmigt“ für jeden Schritt in Oracle Fusion Financials analysiert. Es identifiziert die langsamsten Genehmiger oder Phasen, wodurch Sie Ressourcen neu zuweisen, Workflows neu konfigurieren oder zusätzliche Schulungen anbieten können, um diese kritischen Bottlenecks zu beseitigen.

Die Gesamtzeit von der Erstellung einer Bestellanforderung bis zur Generierung einer entsprechenden Bestellung kann übermäßig lang sein, was zu Verzögerungen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen führt. Dieser verlängerte Zyklus wirkt sich auf Projektzeitpläne und die operative Effizienz innerhalb des gesamten Einkauf zu Bezahlung-Prozesses aus. ProcessMind berechnet die End-to-End-Zykluszeit von „Anforderung erstellt“ bis „Bestellung aus Anforderung erstellt“ für jede Anforderung in Oracle Fusion Financials. Durch die Aufschlüsselung dieser Dauer in einzelne Aktivitätszeiten zeigt es auf, welche Segmente am meisten zur Gesamtverzögerung beitragen, und leitet Bemühungen zur Verkürzung des Prozesses an.

Trotz Automatisierungstools in Systemen wie Oracle Fusion Financials beinhalten viele Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozesse immer noch übermäßigen manuellen Datenzugriff, Prüfungen oder Eingriffe. Diese manuellen Schritte sind fehleranfällig, erhöhen die Verarbeitungszeit und steigern die Betriebskosten. ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die häufig menschliches Eingreifen erfordern, wie wiederholte "Requisition Amended"-Ereignisse oder manuelle Nachverfolgungen, die durch lange Leerlaufzeiten angezeigt werden. Durch die Kartierung dieser manuellen Hotspots werden Möglichkeiten für weitere Automatisierung oder Prozessneugestaltung aufgedeckt, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit verbessert wird.

Die Erstellung von Bestellanforderungen durch unautorisiertes Personal oder für nicht genehmigte Zwecke birgt ein erhebliches Risiko für Maverick Buying und Budgetüberschreitungen. Solche Fälle untergraben die Finanzkontrolle und sind ohne klare Transparenz im Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozess schwer zu verfolgen. ProcessMind analysiert die Attribute „Anforderer“, „Abteilung“ und „Kostenstelle“ im Vergleich zu den tatsächlichen Aktivitäten „Anforderung erstellt“ und „Genehmigt/Abgelehnt“ in Oracle Fusion Financials. Es kann Anforderungen hervorheben, die außerhalb etablierter Rollen oder Budgetgrenzen initiiert oder genehmigt wurden, und so sofortige Hinweise auf potenziell unautorisierte Aktivitäten liefern.

Diskrepanzen zwischen dem "Required By Date" einer Bestellanforderung und dem tatsächlichen Genehmigungs- oder Bestellungs-Erstellungsdatum können dazu führen, dass dringende Anfragen überfällig werden. Diese Fehlabstimmung beeinträchtigt die Planung, erzeugt Stress und kann zu Eilaufträgen oder verpassten operativen Fristen führen. ProcessMind vergleicht das "Creation Date" und "Required By Date" mit den tatsächlichen Zeitstempeln der Ereignisse "Requisition Approved" oder "Purchase Order Created from Requisition" in Oracle Fusion Financials. Diese Analyse identifiziert, wo die tatsächlichen Vorlaufzeiten die Anforderungen konstant überschreiten, und deckt systemische Probleme auf, die eine termingerechte Erfüllung verhindern.

Auch nachdem eine Bestellanforderung vollständig genehmigt wurde, kann es zu erheblichen Verzögerungen kommen, bevor die eigentliche Bestellung erstellt wird. Diese Lücke blockiert den Beschaffungsprozess, verhindert die zeitnahe Bestellung von Waren oder Dienstleistungen und beeinträchtigt nachgelagerte Operationen. ProcessMind misst die verstrichene Zeit zwischen dem Ereignis "Requisition Approved" und dem Ereignis "Purchase Order Created from Requisition" innerhalb von Oracle Fusion Financials. Diese Erkenntnis identifiziert jede Verzögerung beim Übergang von der Genehmigung zum tatsächlichen Einkauf und hilft zu erkennen, ob Systemintegrationsprobleme oder manuelle Übergaben die Verzögerung verursachen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Genehmigungszeit für Bestellanforderungen wirkt sich direkt auf die Beschaffungsgeschwindigkeit und -effizienz aus. Schnellere Genehmigungen bedeuten eine schnellere Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, verhindern operative Verzögerungen und stellen sicher, dass Projekte innerhalb von Oracle Fusion Financials termingerecht bleiben. Dies führt letztendlich zu verbesserten Lieferantenbeziehungen und einer besseren Nutzung des Betriebskapitals für den Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozess. ProcessMind deckt die spezifischen Phasen und Personen auf, die Genehmigungs-Bottlenecks verursachen, identifiziert Abweichungen von Standardpfaden und Möglichkeiten für parallele Genehmigungen. Es quantifiziert Verzögerungspunkte, ermöglicht gezielte Workflow-Rekonfigurationen und Automatisierungen innerhalb Ihres Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses, wodurch die Genehmigungszeiten potenziell um 20-30% reduziert werden können.

Häufige Änderungen an Bestellanforderungen führen zu Nacharbeit, verlängern die Bearbeitungszeiten und deuten oft auf anfängliche Datenungenauigkeiten oder unklare Anforderungen hin. Die Minimierung dieser Änderungen stellt sicher, dass Bestellanforderungen "auf Anhieb richtig" sind, reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den gesamten Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess in Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualisiert alle Änderungszyklen und identifiziert deren Ursachen, wie z. B. fehlende Informationen von bestimmten Anforderern oder späte Änderungen der Anforderungen. Durch die genaue Bestimmung problematischer Muster und Benutzerverhalten können Organisationen bessere Vorschulungen implementieren, das Formulardesign verbessern oder strengere Datenvalidierungsregeln einführen, um die Änderungshäufigkeit um bis zu 40% zu senken.

Die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien ist entscheidend für Governance, Risikomanagement und Finanzkontrolle. Nicht-konforme Bestellanforderungen können zu unbefugten Ausgaben, Audit-Problemen und rechtlichen Risiken führen. Die Erzielung voller Compliance im Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess innerhalb von Oracle Fusion Financials schützt die Vermögenswerte und die Integrität der Organisation. ProcessMind erkennt automatisch jeden Fall, in dem eine Bestellanforderung von vordefinierten Regeln abweicht, wie z. B. Ausgabenlimits, erforderliche Genehmigungen oder die Nutzung bevorzugter Lieferanten. Es hebt nicht-konforme Pfade und Aktivitäten hervor und ermöglicht sofortige Korrekturmaßnahmen und Prozessneugestaltung, um Compliance konsequent durchzusetzen und Richtlinienverstöße praktisch zu eliminieren.

Hohe Ablehnungsraten bei Bestellanforderungen führen zu erheblicher Nacharbeit, Frustration bei den Anforderern und Verzögerungen bei der Beschaffung notwendiger Ressourcen. Die Reduzierung dieser Ablehnungen deutet auf eine bessere vorgelagerte Qualität bei der Erstellung von Bestellanforderungen und klarere Genehmigungskriterien in Oracle Fusion Financials hin, wodurch der Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess effizienter wird. ProcessMind analysiert die Gründe für Ablehnungen, indem es Ablehnungsereignisse mit spezifischen Attributen, Aktivitäten und Genehmigern korreliert. Es identifiziert häufige Fehlerquellen und liefert Einblicke, warum Bestellanforderungen abgelehnt werden, was gezielte Verbesserungen in Schulung, Richtlinienkommunikation oder Workflow-Anpassungen ermöglicht, um Ablehnungen um 15-25% zu reduzieren.

Ineffiziente Genehmigungs-Workflows, gekennzeichnet durch unnötige Schritte oder redundante Prüfungen, verlangsamen den gesamten Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess. Die Optimierung dieser Workflows in Oracle Fusion Financials bedeutet eine schnellere Verarbeitung, weniger manuelle Eingriffe und eine agilere Beschaffungsfunktion, die sich direkt auf die operative Geschwindigkeit auswirkt. ProcessMind kartiert alle tatsächlichen Genehmigungspfade und deckt verborgene Schleifen, unnötige Übergaben und nicht-wertschöpfende Schritte auf, die dem Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess Latenz hinzufügen. Es quantifiziert die Auswirkungen jeder Ineffizienz und leitet Organisationen an, Workflows für optimale Performance neu zu gestalten und potenziell die Genehmigungszeit durch die Identifizierung von Parallelisierungsmöglichkeiten zu reduzieren.

Die Dauer von einer genehmigten Bestellanforderung bis zur Erstellung der entsprechenden Bestellung ist ein kritischer Indikator für die Beschaffungseffizienz. Die Beschleunigung dieses Zyklus bedeutet eine schnellere Auftragsabwicklung, verbesserte Lieferantenbeziehungen und reduzierte Vorlaufzeiten für Waren und Dienstleistungen in Oracle Fusion Financials. ProcessMind misst präzise die vergangene Zeit zwischen der Genehmigung der Anforderung und der Bestellerstellung, identifiziert spezifische Verzögerungen bei der Übergabe oder den nachfolgenden Verarbeitungsschritten innerhalb des Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses. Durch die Aufdeckung von Bottlenecks und Ressourcenengpässen in diesem kritischen Übergang ermöglicht es gezielte Interventionen, um die PO-Generierung erheblich zu beschleunigen.

Inkonsistente Verarbeitungspfade für Bestellanforderungen führen zu unvorhersehbaren Ergebnissen, variablen Zykluszeiten und Herausforderungen bei der Durchsetzung von Richtlinien. Die Standardisierung dieser Pfade über Oracle Fusion Financials hinweg gewährleistet Einheitlichkeit, Vorhersagbarkeit und eine einfachere Einhaltung bewährter Praktiken im Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess. ProcessMind visualisiert alle bestehenden Prozessvarianten und hebt Abweichungen vom idealen oder erwarteten Ablauf hervor. Es identifiziert, wo und warum Inkonsistenzen auftreten, was Organisationen ermöglicht, standardisierte Verfahren durchzusetzen, redundante Pfade zu konsolidieren und die Prozessvariabilität um 30-50% zu reduzieren, was zu vorhersehbareren Ergebnissen führt.

Übermäßige manuelle Schritte im Purchase-to-Pay – Bestellanforderungsprozess, wie Dateneingabe oder Statusverfolgung, sind fehleranfällig und verbrauchen wertvolle Mitarbeiterzeit. Die Automatisierung dieser Aufgaben innerhalb von Oracle Fusion Financials setzt Ressourcen für strategischere Aktivitäten frei und verbessert die Datengenauigkeit. ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die häufig manuell durchgeführt werden, und zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung auf, wie z. B. die Auto-Genehmigung für geringwertige Artikel oder die automatische Datenbefüllung. Es quantifiziert die Zeit- und Kosteneinsparungen durch potenzielle Automatisierungsinitiativen und leitet die Implementierung von RPA oder Systemkonfigurationen an, um den manuellen Aufwand um 20-40% zu reduzieren.

Unautorisierte Bestellanforderungen bergen ein erhebliches Risiko für unkontrollierte Ausgaben und Betrug, was die Finanzkontrolle untergräbt. Die Eliminierung dieser Fälle ist von größter Bedeutung, um die Budgetkontrolle aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten den Organisationsrichtlinien in Oracle Fusion Financials entsprechen. ProcessMind identifiziert alle Anforderungen, die Standard-Erstellungs- und Genehmigungsprotokolle umgehen oder von unautorisierten Quellen innerhalb des Einkauf zu Bezahlung-Anforderungsprozesses stammen. Es verfolgt diese „fehlerhaften“ Pfade bis zu ihrem Ursprung zurück, wodurch Organisationen strengere Zugriffskontrollen, Systemkonfigurationen und Überwachungsmaßnahmen implementieren können, um zukünftige Vorkommnisse zu verhindern.

Eine mangelnde Transparenz über den aktuellen Status von Bestellanforderungen führt zu Frustration bei den Anforderern, häufigen Nachfragen und kann die Entscheidungsfindung verzögern. Eine verbesserte Transparenz stellt sicher, dass alle Beteiligten in Oracle Fusion Financials in Echtzeit auf Informationen zugreifen können, was die Kommunikation und die allgemeine Prozesszufriedenheit verbessert. ProcessMind bietet eine klare, durchgängige Ansicht jedes Einkauf zu Bezahlung-Anforderungs-Case, die seinen genauen Status, den aktuellen Verantwortlichen und alle ausstehenden Aktionen zeigt. Es ermöglicht Benutzern, den Lebenszyklus detailliert zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und eine proaktive Kommunikation zu fördern, wodurch Anfragen wie „Wo ist meine Anforderung?“ um über 50 % reduziert werden.

Eine Diskrepanz zwischen den angefragten „Benötigt bis“-Terminen und den tatsächlichen Lieferzeiten kann zu Fehlbeständen, Projektverzögerungen oder erhöhten Versandkosten führen. Eine bessere Abstimmung sorgt für realistische Erwartungen und ein optimiertes Bestandsmanagement im gesamten Einkauf zu Bezahlung-Anforderungszyklus innerhalb von Oracle Fusion Financials. ProcessMind analysiert die Genauigkeit der „Benötigt bis“-Termine, indem es diese mit den tatsächlichen Bestellerstellungs- und Lieferzeiten vergleicht und Muster konsistenter Über- oder Unterschätzungen durch bestimmte Anforderer oder Abteilungen identifiziert. Diese Erkenntnis ermöglicht eine bessere Prognose, Schulung der Anforderer oder Anpassungen der Vorlaufzeitenberechnungen, was zu einer realistischeren Planung führt.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Einkauf zu Bezahlung-Anforderung

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Holen Sie sich die Excel-Vorlage, die für die Purchase-to-Pay Bestellanforderungsanalyse entwickelt wurde. Diese Vorlage stellt sicher, dass Ihre Oracle Fusion Financials-Daten für eine effiziente Verarbeitung korrekt strukturiert sind.

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Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage verhindert Dateninkonsistenzen und gewährleistet von Anfang an eine genaue Analyse, wodurch eine solide Grundlage für die Entdeckung von Verbesserungsmöglichkeiten geschaffen wird.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage, zugeschnitten auf Ihre Purchase-to-Pay Bestellanforderungsdaten.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie die Wahrheit in Ihrem Bestellanforderungsprozess

ProcessMind verwandelt Ihre Rohdaten aus Oracle Fusion in anschauliche Visualisierungen und umsetzbare Erkenntnisse. Identifizieren Sie Verzögerungen und Ineffizienzen in Ihrem Einkauf zu Bezahlung-Anforderungs-Workflow.
  • End-to-End-Anforderungsprozessfluss visualisieren
  • Genaue Verzögerungen in Genehmigungsschritten identifizieren
  • Genehmigungswege für schnellere Bearbeitung optimieren
  • Bestellanforderungszyklen abteilungsübergreifend benchmarken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Wesentliche Verbesserungen bei Bestellanforderungen im Einkauf zu Bezahlung

Dieser Abschnitt hebt die gängigen Vorteile und Effizienzen hervor, die bei der Optimierung des Bestellanforderungsprozesses in Oracle Fusion Financials durch datengestützte Erkenntnisse erzielt werden.

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Schnellere Freigabezyklen

Durchschnittliche Genehmigungszeit für Bestellanforderungen

Engpässe in Genehmigungs-Workflows identifizieren und eliminieren, wodurch die Genehmigungszeit für Bestellanforderungen erheblich verkürzt wird. Dies gewährleistet eine schnellere Beschaffung und eine verbesserte operative Agilität.
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Weniger Bestellanforderungsablehnungen

Abnahme der Ablehnungsrate von Bestellanforderungen

Verstehen Sie die Grundursachen für Anforderungsablehnungen, wie z.B. Richtlinien-Non-Konformität oder Budgetprobleme, und implementieren Sie Änderungen, um Nacharbeit und Verzögerungen zu reduzieren. Dies verbessert die First-Pass-Genehmigungsraten.
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Verbesserte Richtlinien-Compliance

Höherer Konformitätsindex für Bestellanforderungen

Gewinnen Sie volle Transparenz über tatsächliche Genehmigungspfade im Vergleich zu definierten Richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Bestellanforderungen den Organisationsregeln entsprechen und unbefugte Ausgaben verhindert werden. Dies stärkt die Governance.
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Mehr Durchgängigkeit

Höhere Straight-Through Requisition Rate

Möglichkeiten identifizieren, Bestellanforderungen von der Erstellung bis zur Genehmigung ohne manuelle Eingriffe, Änderungen oder Ablehnungen zu verarbeiten. Dies fördert die Effizienz und reduziert den manuellen Aufwand.
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Minimierte Änderungen

Reduzierung der Änderungsrate von Anforderungen

Ermitteln Sie die Gründe, warum Bestellanforderungen häufig geändert werden, indem Sie Probleme wie unklare Anforderungen oder Dateneingabefehler angehen, um Rückläufe zu reduzieren. Dies beschleunigt die Gesamtbearbeitung.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für eine Bestellanforderung, der als Case ID für den Prozess dient.

Bedeutung

Dies ist das fundamentale Attribut zur Verfolgung des Lebenszyklus einer Anforderung von Anfang bis Ende, das alle Case-Level-Analysen und KPI-Berechnungen ermöglicht.

Der Name des Geschäfts-Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Anforderungsprozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Es bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Bestellanforderungs-Workflows.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattfand.

Bedeutung

Dieses Attribut ist wesentlich für die Berechnung aller zeitbezogenen KPIs, die korrekte Anordnung von Events und die Analyse der Prozessleistung und von Bottlenecks.

Der Name des Mitarbeiters, der die Bestellanforderung erstellt und eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Performance-Analyse nach Anforderer, was hilft, Schulungsbedarfe zu identifizieren und effiziente Benutzer oder Abteilungen hervorzuheben.

Die Geschäftsabteilung, der der Anforderer angehört.

Bedeutung

Ermöglicht die Prozessanalyse segmentiert nach Geschäftseinheit, wodurch abteilungsspezifische Muster, Performance und Compliance-Probleme aufgedeckt werden.

Der gesamte monetäre Wert der Bestellanforderung.

Bedeutung

Bietet finanziellen Kontext, der eine wertbasierte Analyse ermöglicht, um Prozessverbesserungen zu priorisieren und zu verstehen, wie der Wert der Anforderung das Prozessverhalten beeinflusst.

Der aktuelle oder finale Status der Bestellanforderung.

Bedeutung

Bietet einen Überblick über den aktuellen Status von Anforderungen und wird zur Ermittlung der Endergebnisse für KPI-Berechnungen verwendet.

Das Datum, bis zu dem der Anforderer die Waren oder Dienstleistungen benötigt.

Bedeutung

Entscheidend für die Messung der Prozess-Performance im Vergleich zu internen Fristen und um zu verstehen, ob der Beschaffungsprozess die geschäftlichen Anforderungen zeitnah erfüllt.

Der Grund, der von einem Genehmiger angegeben wird, wenn eine Anforderung oder ein Genehmigungsschritt abgelehnt wird.

Bedeutung

Bietet direkte Einblicke, warum Anforderungen abgelehnt werden, und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Nacharbeit und zur Erhöhung der Straight-Through-Processing-Rate.

Die spezifische Geschäftseinheit innerhalb der Organisation, zu der die Anforderung gehört.

Bedeutung

Bietet einen übergeordneten organisatorischen Kontext, der Leistungsvergleiche und strategische Analysen über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg ermöglicht.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert den Beginn des Beschaffungsprozesses, wenn ein Benutzer eine neue Bestellanforderung zum ersten Mal speichert. Dieses Event wird typischerweise als explizite Datensatz-Erstellung mit einem entsprechenden Timestamp im System erfasst.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Anforderungsprozess. Die Analyse der Zeit von der Erstellung bis zur Einreichung kann Verzögerungen bei der Formalisierung der Anfrage aufdecken.

Stellt die Benutzeraktion dar, die abgeschlossene Anforderung in den Genehmigungs-Workflow einzureichen. Dies wird erfasst, wenn sich der Anforderungsstatus von 'Unvollständig' oder 'Entwurf' in einen Status ändert, der auf eine ausstehende Genehmigung hinweist.

Bedeutung

Diese Aktivität löst den Genehmigungszyklus aus. Sie ist ein kritischer Meilenstein für die Messung der Genehmigungszykluszeit von Anforderungen und der gesamten Durchlaufzeiten.

Markiert die endgültige Genehmigung der Bestellanforderung, nachdem sie alle Schritte im Workflow erfolgreich durchlaufen hat. Dies wird aus der Änderung des Gesamtstatus der Anforderung auf 'Genehmigt' abgeleitet.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass die Anfrage für Beschaffungsmaßnahmen bereit ist. Es ist der Endpunkt zur Messung der gesamten Genehmigungszykluszeit der Anforderung.

Stellt die endgültige Ablehnung der Anforderung dar, die den Prozess für diese Anfrage beendet. Dies wird abgeleitet, wenn der Gesamtstatus der Anforderung auf 'Abgelehnt' aktualisiert wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein Endpunkt für erfolglose Anfragen. Die Analyse dieser Cases ist unerlässlich, um den KPI der Ablehnungsrate von Anforderungen und die Gründe für das Scheitern zu verstehen.

Dieses Event tritt auf, wenn eine genehmigte Anforderungsposition zur Generierung einer Bestellung verwendet wird. Es verknüpft den Anforderungsprozess mit dem nachgelagerten Beschaffungsprozess.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein für die Messung der Anforderung-zu-Bestellung-Vorlaufzeit. Verzögerungen hier deuten auf Bottlenecks bei der Übergabe von der Genehmigung zur Beschaffung hin.

Zeigt den endgültigen Abschluss des Lebenszyklus einer Bestellanforderung an, d.h. alle ihre Positionen wurden erfüllt (z.B. in Bestellungen umgewandelt) oder storniert. Dies wird aus einem finalen Statusupdate abgeleitet.

Bedeutung

Dies ist das primäre erfolgreiche End-Event für den Prozess. Es bestätigt, dass die Anforderung vollständig bearbeitet wurde und keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Oracle Fusion Financials, um den tatsächlichen Ablauf Ihres Bestellanforderungsprozesses zu visualisieren. Es identifiziert Ineffizienzen wie langsame Genehmigungszyklen, häufige Änderungen und nicht-konforme Anforderungen und liefert datengestützte Erkenntnisse für gezielte Verbesserungen.

Für den Anfang benötigen Sie typischerweise Event Logs, die sich auf Ihre Bestellanforderungs-IDs beziehen. Schlüsseldatenpunkte umfassen die Bestellanforderungs-ID selbst, den Aktivitätsnamen oder -status, den Timestamp der Aktivität und den Benutzer oder das System, das die Aktivität ausführt. Zusätzliche Attribute wie Anforderungswert oder Genehmigerdetails können die Analyse bereichern.

Nach erfolgreicher Datenextraktion und initialer Verarbeitung können erste Erkenntnisse oft innerhalb weniger Tage oder Wochen gewonnen werden, abhängig von Datenqualität und -volumen. Tiefere Analysen, einschließlich Ursachenforschung und fortgeschrittener Prozesserkennung (Process Discovery), können länger dauern, während Sie Ihre Fragen verfeinern und spezifische Bereiche erkunden.

Ja, absolut. Process Mining bildet alle Genehmigungswege präzise ab und identifiziert, wo Verzögerungen in Ihren Oracle Fusion Financials Workflows auftreten. Durch das Aufzeigen spezifischer Bottlenecks und nicht-standardmäßiger Routen liefert es die notwendigen Beweise, um Prozesse zu straffen und die gesamten Zykluszeiten erheblich zu reduzieren.

Die primäre technische Anforderung ist der Zugang zu Ihrer Oracle Fusion Financials Datenbank oder einem gleichwertigen Datenexportmechanismus, um Event Logs abzurufen. Das Process Mining Tool selbst läuft typischerweise als Cloud Service oder auf einem dedizierten Server und erfordert Konnektivität zu Ihrer Datenquelle für die Erfassung.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, gewünschte Prozessmodelle oder Compliance-Regeln zu definieren und anschließend jeden tatsächlichen Anforderungspfad mit diesen Standards zu vergleichen. Es kennzeichnet automatisch jede Abweichung, wie z. B. Anforderungen, die erforderliche Genehmigungen umgehen oder unautorisierte Erstellungen, und gewährleistet so die vollständige Einhaltung der Richtlinien.

Die Datenextraktion aus Oracle Fusion Financials umfasst typischerweise Standardberichte oder API-Zugriff, die Ihr IT-Team erleichtern kann. Während die anfängliche Einrichtung das Verständnis des Datenmodells Ihres Systems erfordert, ist es ein gut definierter Prozess, und viele Process Mining Tools bieten Konnektoren oder Anleitungen für gängige ERP-Systeme.

Über die Zykluszeit hinaus können Sie Möglichkeiten entdecken, Bestellanforderungsänderungen zu minimieren, Ablehnungsraten zu senken und inkonsistente Verarbeitungspfade zu standardisieren. Es hilft auch bei der Automatisierung manueller Aufgaben und der Verbesserung des gesamten Bestellanforderungs- bis Bestellzyklus.

Process Mining rekonstruiert den gesamten Weg jeder Bestellanforderungs-ID und visualisiert ihren genauen Status und den durch das Oracle Fusion Financials System genommenen Pfad. Diese End-to-End-Ansicht klärt, wo sich eine Anforderung derzeit befindet, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und welche potenziellen zukünftigen Verzögerungen auftreten könnten.

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