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Optimieren Sie Ihren Record to Report – Period Close & Reconciliation

Beschleunigen Sie die Effizienz des BlackLine-Abschlusses mit unserem 6-Schritte-Leitfaden.
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Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Effizienz des BlackLine Record to Report Period Close optimieren

Komplexe Finanzprozesse verbergen oft Ineffizienzen, die zu Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Unsere Plattform bietet einen klaren Weg, diese versteckten Engpässe aufzudecken, Ihnen bei der Analyse spezifischer Verzögerungsbereiche zu helfen und eine genaue Berichterstattung sicherzustellen. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Abläufe optimieren und Ihren Finanzabschluss beschleunigen können.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum Record to Report – Period Close & Reconciliation optimieren?

Der Record to Report (R2R) – Period Close & Reconciliation-Prozess ist das Rückgrat der Finanzberichterstattung für jedes Unternehmen. Er umfasst eine Reihe kritischer Aktivitäten, von der Initiierung des Abschlusses bis zur Erstellung und Genehmigung von Finanzberichten. Selbst mit fortschrittlichen Systemen wie BlackLine, die viele Aspekte des Finanzabschlusses automatisieren, stehen Unternehmen oft vor Herausforderungen, die Effizienz, Genauigkeit und Compliance beeinträchtigen.

Ineffizienzen in diesem Prozess können zu erheblichen geschäftlichen Auswirkungen führen, einschließlich verzögerter Finanzberichte, ungenauer Berichterstattung und erhöhter Compliance-Risiken. Ein langwieriger Abschlusszyklus bedeutet verzögerte Einblicke für strategische Entscheidungen, während manuelle Eingriffe und Nacharbeiten die Betriebskosten in die Höhe treiben, oft mit Überstunden und potenziellen Strafen für verpasste Fristen. Die Kosten eines ineffizienten Finanzabschlusses gehen über monetäre Zahlen hinaus und beeinträchtigen das Vertrauen der Stakeholder sowie die allgemeine Agilität Ihrer Finanzfunktion. Zu verstehen, wie Record to Report – Period Close & Reconciliation verbessert werden kann, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit und operativen Exzellenz.

Wie Process Mining die R2R Period Close Analyse verbessert

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um die tatsächliche Ausführung Ihres Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses in BlackLine zu sezieren und zu verstehen. Im Gegensatz zu traditionellen Methoden, die auf Interviews oder Annahmen basieren, nutzt Process Mining Event Logs aus Ihren BlackLine-Modulen, wie z.B. Account Reconciliation, Journal Entry und Close Management, um den tatsächlichen End-to-End-Prozessfluss für jede Finanzperiode zu rekonstruieren.

Diese Perspektive, die sich auf die Finanzperiode als Case-Identifikator konzentriert, ermöglicht es Ihnen, jede Aktivität von „Period Close Initiated“ bis „Period Close Completed“ zu verfolgen. Sie können die genaue Abfolge der Aktivitäten visuell abbilden, Abweichungen von Ihrem idealen Prozess identifizieren und genau feststellen, wo Verzögerungen oder Nacharbeiten auftreten. Process Mining ermöglicht es, die Zykluszeiten für jeden Schritt, von „Balance Sheet Account Reconciliation Started“ bis „Reconciliation Reviewed & Approved“, zu analysieren und detaillierte Einblicke in Engpässe zu gewinnen. Durch die Analyse dieser Datenpunkte können Sie verborgene Ineffizienzen aufdecken, die Einhaltung interner Kontrollen überprüfen und eine transparente Sicht auf Ihre Finanzabschlussoperationen erhalten, was letztendlich dazu beiträgt, die Zykluszeit von Record to Report – Period Close & Reconciliation zu reduzieren.

Schlüsselbereiche für Verbesserungen durch Process Mining

Die Anwendung von Process Mining auf Ihren BlackLine Record to Report-Prozess kann mehrere kritische Verbesserungsbereiche beleuchten:

  • Engpässe bei der Abstimmung und Genehmigung: Identifizieren Sie spezifische Konten, Abteilungen oder Abstimmungskategorien, die konsequent Verzögerungen im Schritt „Reconciliation Reviewed & Approved“ verursachen. Dies könnte auf Schulungsbedarf, Probleme bei der Ressourcenallokation oder Prozesskomplexitäten hinweisen, die vereinfacht werden müssen.
  • Nacharbeits- und Anpassungsschleifen: Decken Sie Fälle auf, in denen „Adjusting Journal Entries Posted“ häufig einer Abstimmung folgt oder in denen „Balance Sheet Account Reconciliation Started“ für dieselbe Periode wiederholt wird. Diese Schleifen deuten oft auf zugrunde liegende Datenqualitätsprobleme, inkonsistente Quellendatenerfassung oder Probleme bei der initialen Transaktionsbuchung hin, die Process Mining bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen kann.
  • Compliance-Lücken und Abweichungen: Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Schritte, wie spezifische Genehmigungen oder Intercompany-Abstimmungen, in der richtigen Reihenfolge und innerhalb der Richtlinien durchgeführt werden. Process Mining kann nicht-konforme Pfade oder Aktivitäten kennzeichnen, die kritische Kontrollen umgehen.
  • Optimierung der Ressourcenallokation: Indem Sie den tatsächlichen Aufwand und die auf verschiedene Aktivitäten verwendete Zeit verstehen, können Sie Ressourcen effektiver umverteilen und sicherstellen, dass volumenstarke oder komplexe Abstimmungen die entsprechende Aufmerksamkeit erhalten, ohne an anderer Stelle Verzögerungen zu verursachen.

Erwartete Ergebnisse: Messbare Vorteile für Ihr Finanzteam

Die Erkenntnisse aus dem Process Mining des Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses in BlackLine führen zu greifbaren, messbaren Vorteilen:

  • Reduzierte Zykluszeit des Periodenabschlusses: Beschleunigen Sie Ihren Finanzabschluss erheblich und ermöglichen Sie eine schnellere Bereitstellung von Finanzberichten und strategischen Einblicken.
  • Verbesserte Genauigkeit und Datenqualität: Minimieren Sie Fehler und die Notwendigkeit von Anpassungen nach dem Abschluss, was zu zuverlässigeren Finanzberichten und einem reduzierten Prüfaufwand führt.
  • Verbesserte Compliance und Risikominimierung: Stärken Sie interne Kontrollen, stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher und reduzieren Sie das Risiko finanzieller Fehldarstellungen.
  • Kosteneinsparungen und erhöhte Effizienz: Optimieren Sie die Ressourcennutzung, reduzieren Sie Überstundenkosten und ermöglichen Sie es Finanzexperten, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren.
  • Maximierter BlackLine ROI: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre BlackLine-Investition voll ausschöpfen, indem Sie die Prozesse optimieren, die auf ihre leistungsstarken Abschlussautomatisierungsfunktionen angewiesen sind.

Starten Sie Ihre R2R-Prozessoptimierung

Der Weg zur Optimierung Ihres Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses mit Process Mining mag komplex erscheinen, aber der Pfad zu größerer Effizienz ist klar. Durch die Analyse des gesamten Prozessflusses, von der Quellendatenerfassung bis zur endgültigen Genehmigung des Finanzberichts, können Sie Ineffizienzen identifizieren und eliminieren und so sicherstellen, dass Ihr Finanzabschluss nicht nur schneller, sondern auch genauer und konformer ist. Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer BlackLine-Daten, um echte Prozess-Exzellenz zu erreichen und Ihre Finanzoperationen zu transformieren.

Record to Report - Period Close & Abstimmung Finanzabschluss Kontenabstimmung Periodenende Finanzberichterstattung Compliance Audit Readiness Controller Finanzabläufe

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen beim Abschluss von Periodenabschlussaktivitäten führen zu verlängerten Finanzberichtszyklen, was die rechtzeitige Entscheidungsfindung und das Vertrauen der Stakeholder beeinträchtigt. Dies erhöht auch das Risiko der Nichteinhaltung von Berichtsfristen. ProcessMind identifiziert spezifische Engpässe im BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozess. Es zeigt genau auf, wo Aktivitäten stocken, wer verantwortlich ist und die Ursachen für Verzögerungen, was gezielte Prozessverbesserungen ermöglicht.

Eine hohe Anzahl manueller Buchungssätze und Anpassungen während des Abschlussprozesses deutet oft auf zugrunde liegende Probleme in vor- oder nachgelagerten Systemen oder in der Abstimmungsqualität hin. Dies erhöht das Fehlerrisiko, erfordert erheblichen manuellen Aufwand und verlangsamt den gesamten Record to Report-Zyklus. ProcessMind bildet den Fluss der Anpassungen ab, deckt Muster und häufig genutzte Konten oder Benutzer auf, die für diese Einträge innerhalb des BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation verantwortlich sind. Dies hilft, die Ursachen zu identifizieren, ermöglicht Automatisierungsmöglichkeiten und reduziert manuelle Eingriffe.

Ineffiziente oder verzögerte Abstimmung von Bilanz- und GuV-Konten verlängert den Finanzabschluss, was zu verpassten Fristen und potenziellen Ungenauigkeiten in den Finanzberichten führt. Diese Ineffizienz resultiert oft aus unklaren Übergaben, Ressourcenengpässen oder komplexen Kontostrukturen. ProcessMind visualisiert den gesamten Abstimmungs-Workflow im BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation und identifiziert spezifische Schritte, Konten oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Es hebt Abweichungen vom Standardpfad und Bereiche für Automatisierung oder Vereinfachung hervor.

Ohne klare, Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt jeder Period Close Aktivität fällt es Finanzteams schwer, Aufgaben proaktiv zu managen, Ressourcen zuzuweisen und potenzielle Verzögerungen zu identifizieren, bevor sie die endgültige Berichtsfrist beeinflussen. Dies führt oft zu reaktiver Problemlösung. ProcessMind bietet eine objektive, datengesteuerte Ansicht des gesamten Record to Report - Period Close & Abstimmungsprozesses in BlackLine. Es zeigt den aktuellen Status aller Aktivitäten, hebt kritische Pfadelemente hervor und prognostiziert potenzielle Verzögerungen, wodurch umsetzbare Erkenntnisse für das Management geboten werden.

Die Nichteinhaltung interner oder externer Finanzberichtsfristen kann zu Strafen, Reputationsschäden und dem Verlust des Anlegervertrauens führen. Eine inkonsistente Einhaltung regulatorischer Anforderungen während des Abschlussprozesses birgt erhebliche Audit-Risiken. ProcessMind deckt Abweichungen von etablierten Compliance-Workflows auf und identifiziert Fälle von Nichteinhaltung innerhalb des BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses. Es bietet einen nachvollziehbaren Prüfpfad aller Aktivitäten und stellt die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher.

Kritisches Finanzpersonal kann mit bestimmten Abschlussaufgaben überlastet sein, während andere unterfordert sind, was zu Engpässen, Überlastung und einer ineffizienten Ressourcenallokation führt. Dieses Ungleichgewicht kann die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Periodenabschlusses erheblich beeinträchtigen. ProcessMind analysiert die Ressourcenallokation und Arbeitslastmuster im BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozess und identifiziert, wo spezifische Benutzer oder Abteilungen konstant Engpässe verursachen. Diese Einsicht ermöglicht eine bessere Ressourcenplanung und eine Neuausrichtung der Arbeitslast für zukünftige Abschlüsse.

Verzögerungen und Komplexitäten bei der Intercompany-Abstimmung verlängern den Periodenabschluss erheblich, insbesondere für multinationale Organisationen. Unstimmigkeiten und Streitigkeiten erfordern einen umfangreichen manuellen Aufwand zur Lösung, was die Betriebskosten erhöht und die konsolidierte Berichterstattung verzögert. ProcessMind bildet den Intercompany-Abstimmungsfluss innerhalb des BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses ab und hebt spezifische Entitäten oder Konten hervor, die häufige Ursachen für Verzögerungen sind oder übermäßige Anpassungen erfordern. Es deckt die Ursachen von Diskrepanzen auf, um eine schnellere Lösung zu ermöglichen.

Verlängerte Prüf- und Genehmigungszyklen für Kontenabstimmungen und Finanzberichte können zu erheblichen Verzögerungen im Periodenabschluss führen. Dies resultiert oft aus ineffizienten Workflows, unklaren Verantwortlichkeiten oder Genehmigungsrückständen, die die Finalisierung von Berichten verlangsamen. ProcessMind analysiert die Dauer und Variationen in den Prüf- und Genehmigungsschritten innerhalb des BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation und identifiziert Engpässe sowie spezifische Benutzer oder Gruppen, die Verzögerungen verursachen. Dies ermöglicht die Straffung von Workflows und die Etablierung klarer Genehmigungshierarchien.

Variationen in der Ausführung von Abschlussaktivitäten von einer Finanzperiode zur nächsten können zu unvorhersehbaren Abschlusszeiten, Fehlern und Schwierigkeiten bei der Prüfung führen. Ein Mangel an standardisierten Verfahren behindert die Prozesswiederholbarkeit und -effizienz. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Prozessabläufe für den Record to Report - Period Close & Abstimmung in BlackLine über verschiedene Finanzperioden hinweg. Es hebt Abweichungen vom idealen Pfad hervor, identifiziert nicht-standardisierte Aktivitäten und unterstützt die Durchsetzung von Best Practices für Konsistenz und Vorhersehbarkeit.

Der Period Close Prozess kann erheblich durch Verzögerungen bei der Erfassung und Validierung von Quelldaten aus verschiedenen Nebenbüchern und externen Systemen beeinträchtigt werden. Dieser vorgelagerte Engpass kann sich durch den gesamten Record to Report Zyklus ziehen und nachfolgende Abstimmungs- und Berichtsaktivitäten verzögern. ProcessMind analysiert den Zeitpunkt der Aktivität "Source Data Collected" innerhalb des BlackLine Record to Report - Period Close & Abstimmungsprozesses. Es identifiziert Muster verspäteter Datenlieferung oder Probleme, was eine proaktive Zusammenarbeit mit Datenlieferanten ermöglicht, um die Aktualität und Datenqualität zu verbessern.

Eine übermäßige Abhängigkeit von manuellen Aufgaben für die Datenerfassung, Abstimmung und Anpassung trägt erheblich zu den Betriebskosten des Finanzabschlusses bei. Dies erhöht nicht nur die Ausgaben, sondern lenkt auch qualifiziertes Personal von strategischeren Aktivitäten ab. ProcessMind quantifiziert den manuellen Aufwand, der in verschiedenen Schritten des BlackLine Record to Report – Period Close & Reconciliation-Prozesses aufgewendet wird, indem es Aktivitätsdauern und -häufigkeiten analysiert. Es hebt Bereiche hervor, die für die Automatisierung oder Prozessneugestaltung reif sind, was zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Ressourcennutzung führt.

Unternehmen wissen oft, dass ihr Period Close langsam ist, haben aber Mühe, die genauen Gründe für die Verzögerungen zu ermitteln. Dies erschwert die Umsetzung effektiver Korrekturmaßnahmen und führt zu wiederkehrenden Problemen und Frustration in den Finanzteams. ProcessMind bietet eine granulare Analyse auf Event-Ebene des BlackLine Record to Report - Period Close & Abstimmungsprozesses. Es identifiziert nicht nur, wo Verzögerungen auftreten, sondern korreliert diese auch mit spezifischen Attributen wie Hauptbuchkonto, Abteilung oder Abstimmungskategorie, um die wahren Ursachen für gezielte Interventionen aufzudecken.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel ist es, die Gesamtzeit für den Abschluss des Record to Report Period Close und Abstimmungsprozesses erheblich zu reduzieren. Ein schnellerer Period Close bedeutet eine zeitnahere Finanzberichterstattung, verbesserte Entscheidungsfindung und einen Wettbewerbsvorteil, wodurch die Belastung der Finanzteams reduziert und ihnen ermöglicht wird, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren. ProcessMind deckt alle Aktivitäten und Abhängigkeiten in Ihrem BlackLine R2R-Prozess auf und hebt kritische Pfade und Engpässe hervor, die den Abschluss verlängern. Es kann Möglichkeiten zur Verkürzung des Zyklus um 15-25% identifizieren, indem es die tatsächlichen Aktivitätsdauern analysiert und Nacharbeiten oder unnötige Verzögerungen aufzeigt.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Anzahl und Häufigkeit manuell gebuchter Journaleinträge während des Period Close zu verringern. Hohe Volumina manueller Anpassungen weisen oft auf zugrunde liegende Datenqualitätsprobleme oder Prozessstörungen hin, was zu einem erhöhten Fehlerrisiko, Compliance-Problemen und höheren Betriebskosten führt. ProcessMind kann die genauen Punkte im Record to Report Prozess identifizieren, an denen manuelle Anpassungen am häufigsten vorkommen, und deren Ursachen aufdecken, wie z. B. verspätete Datenfeeds oder falsche Anfangsbuchungen. Durch die Visualisierung dieser Muster können Unternehmen präventive Maßnahmen implementieren, die manuelle Anpassungen potenziell um 20-40% reduzieren und die Datenqualität innerhalb von BlackLine verbessern.

Ziel ist es, Verzögerungen innerhalb der verschiedenen Abstimmungsschritte des Record to Report Prozesses zu identifizieren und zu eliminieren. Verzögerungen bei der Abstimmung wirken sich direkt auf den gesamten Zeitplan des Period Close aus und können die Genauigkeit und Aktualität der Finanzberichte beeinträchtigen, wodurch ein Rückstand für nachfolgende Aktivitäten entsteht. ProcessMind bietet eine detaillierte Ansicht aller in BlackLine durchgeführten Abstimmungsaktivitäten und zeigt auf, wo Engpässe auftreten, wer beteiligt ist und welche Arten von Abstimmungen konstant zu Verzögerungen führen. Durch die Analyse der Zykluszeiten für spezifische Abstimmungskategorien hilft es, Workflows zu optimieren und abstimmungsbezogene Verzögerungen um 10-30% zu reduzieren.

Dieses Ziel ist es, klare, Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt und Status aller Aktivitäten im Record to Report Period Close zu liefern. Begrenzte Transparenz führt oft zu Unsicherheit, verpassten Fristen und einem reaktiven Ansatz bei der Verwaltung des Abschlussprozesses, was es schwierig macht, Probleme frühzeitig zu erkennen. ProcessMind erstellt einen genauen, aktuellen digitalen Zwilling Ihres BlackLine R2R-Abschlusses und bietet ein umfassendes Dashboard mit aktuellen Aktivitätsstatus, verbleibenden Aufgaben und potenziellen Verzögerungen. Diese erhöhte Transparenz ermöglicht es Finanzteams, Ausnahmen proaktiv zu managen und stellt sicher, dass Stakeholder stets informiert sind, wodurch Kommunikationsaufwand und Überraschungen reduziert werden.

Dieses Ziel zu erreichen bedeutet, interne und externe Fristen für die Finanzberichterstattung konsequent einzuhalten, ohne übereilte Aktivitäten oder Probleme in letzter Minute. Die Nichteinhaltung von Fristen kann zu regulatorischen Strafen, Rufschädigung und Vertrauensverlust bei Investoren führen, was die entscheidende Bedeutung eines planbaren Abschlusses unterstreicht. ProcessMind identifiziert alle Abweichungen vom Standard-Record to Report-Prozess, die zu Verzögerungen und Nichteinhaltung führen, wie z.B. nicht genehmigte Abkürzungen oder Nacharbeits-Schleifen innerhalb von BlackLine. Durch die Analyse der historischen Leistung im Vergleich zu den Zieldaten hilft es, risikobehaftete Prozesse frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass 95 %+ der Finanzberichte pünktlich erstellt werden.

Ziel ist es, die Arbeitslast zwischen den Teams und Einzelpersonen, die am Record to Report Period Close beteiligt sind, auszugleichen, Burnout zu vermeiden und die Gesamteffizienz zu verbessern. Eine ungleichmäßige Verteilung führt zu Engpässen, Verzögerungen in bestimmten Bereichen und suboptimaler Ressourcennutzung, was sich auf die Team-Moral und Produktivität auswirkt. ProcessMind bildet die tatsächliche Ressourcenallokation für jede BlackLine-Aktivität ab und identifiziert, wo Einzelpersonen oder Teams überlastet oder unterfordert sind. Es deckt Muster von Arbeitsübergaben und Verantwortlichkeiten auf und ermöglicht es Finanzverantwortlichen, Ressourcen effektiv neu zuzuweisen und die Effizienz des Abschlussprozesses durch eine bessere Aufgabenverteilung um 10-20% zu verbessern.

Dieses Ziel ist es, den Zeit- und Arbeitsaufwand für Intercompany-Abstimmungsprozesse während des Period Close zu reduzieren. Eine verlängerte Intercompany-Abstimmung führt oft zu erheblichen Verzögerungen bei der Konsolidierung von Finanzberichten, was die Komplexität und das Risiko von Diskrepanzen erhöht, die eine manuelle Lösung erfordern. ProcessMind bietet klare Einblicke in die spezifischen Aktivitäten und Abhängigkeiten innerhalb Ihres BlackLine Intercompany-Abstimmungsprozesses und identifiziert, wo Abstimmungspositionen stecken bleiben oder mehrere Iterationen erfordern. Durch die Analyse des Flusses kann es helfen, Intercompany-Abstimmungszyklen um 15-30% zu verkürzen, indem es Bereiche für Automatisierung oder verbesserte Kommunikation aufzeigt.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Überprüfungs- und Genehmigungsphasen von Kontenabstimmungen erheblich zu beschleunigen. Langsame Genehmigungen schaffen Engpässe, verzögern die Finalisierung von Salden und können nachfolgende Finanzberichterstattungsaktivitäten aufhalten, was zu einem langwierigen Gesamt-Period Close beiträgt. ProcessMind verfolgt den Genehmigungs-Workflow für jede Abstimmung in BlackLine akribisch und identifiziert Genehmigungsschritte, die konsequent die Zieldauern überschreiten oder mehrere Nacharbeiten erfordern. Es kann ineffiziente Weiterleitungen oder nicht reagierende Genehmiger hervorheben, was hilft, Genehmigungsprozesse zu straffen und Genehmigungszykluszeiten um 20-35% zu reduzieren.

Ziel ist es, einen konsistenten und einheitlichen Ansatz bei der Ausführung aller Schritte im Record to Report Period Close über verschiedene Perioden, Entitäten oder Teams hinweg zu gewährleisten. Eine inkonsistente Ausführung führt zu unvorhersehbaren Ergebnissen, erhöhten Fehlern und Schwierigkeiten bei der Prüfung, was die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung untergräbt. ProcessMind entdeckt das "Ist"-Prozessmodell Ihres BlackLine R2R-Abschlusses und vergleicht es mit dem gewünschten "Soll"- oder Standardprozess, um alle Abweichungen und Variationen zu identifizieren. Indem es aufzeigt, wo Prozesse abweichen, ermöglicht es Unternehmen, Best Practices durchzusetzen und eine Prozesskonformität von bis zu 90% zu erreichen, was zu zuverlässigeren und vorhersehbareren Ergebnissen führt.

Dieses Ziel ist es, den Zeitaufwand für die Erfassung und Aufbereitung aller notwendigen Quelldaten für den Record to Report Period Close zu reduzieren. Verzögerungen bei der Datenerfassung ziehen sich durch den gesamten Abschlussprozess, verschieben nachfolgende Aktivitäten und erhöhen den Druck auf die Finanzteams, Fristen einzuhalten. ProcessMind visualisiert den vollständigen Datenfluss, der in BlackLine mündet, und identifiziert die spezifischen vorgelagerten Systeme oder manuellen Datenerfassungspunkte, die konstant Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Vorlaufzeiten für die Datenbereitschaft hilft es, Ineffizienzen genau zu identifizieren und die Pünktlichkeit der Datenerfassung zu verbessern, wodurch die Datenverfügbarkeit potenziell um 10-20% beschleunigt wird.

Ziel ist es, die Betriebskosten zu senken, die mit manuellen Aktivitäten und menschlichem Eingreifen im Record to Report Period Close verbunden sind. Eine hohe Abhängigkeit von manuellen Aufgaben führt oft zu höheren Arbeitskosten, einem erhöhten Fehlerpotenzial und einem weniger skalierbaren Finanzabschlussprozess. ProcessMind bietet eine granulare Ansicht aller manuellen Aktivitäten, die innerhalb von BlackLine und verwandten R2R-Prozessen durchgeführt werden, und quantifiziert deren Häufigkeit und Dauer. Es zeigt Möglichkeiten für Automatisierung oder Prozessneugestaltung auf, um die Gesamtkosten des Abschlussprozesses zu senken, indem kostspielige manuelle Schritte identifiziert werden, die optimiert oder eliminiert werden können, was 15-25% der Betriebskosten einspart.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die zugrunde liegenden Gründe für Verzögerungen und Ineffizienzen im gesamten Record to Report Period Close systematisch aufzudecken. Ohne das Verständnis der Ursachen können Verbesserungsbemühungen lediglich Symptome behandeln, was zu wiederkehrenden Problemen und begrenzter langfristiger Wirksamkeit führt. ProcessMind setzt fortschrittliche Analysen ein, um Prozessvariationen und Engpässe in Ihrem BlackLine R2R detailliert zu untersuchen und die kausalen Faktoren dahinter aufzudecken, wie z. B. Ressourcenengpässe, spezifische Datenprobleme oder sequentielle Abhängigkeiten. Diese Fähigkeit ermöglicht es Finanzteams, über die Symptomverwaltung hinauszugehen und gezielte, datengesteuerte Lösungen für wiederkehrende Verzögerungen zu implementieren, wodurch die Prozessstabilität verbessert wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Record to Report - Period Close & Abstimmung

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Vorlage herunterladen
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Holen Sie sich die ProcessMind Excel-Vorlage, die auf Record to Report-Prozesse zugeschnitten ist. Dies stellt sicher, dass Ihre BlackLine-Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

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Bedeutung

Eine standardisierte Vorlage vereinfacht die Datenaufbereitung und erleichtert die effektive Extraktion und Organisation von Informationen aus BlackLine für eine genaue Analyse.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage zur Anleitung Ihrer Datenextraktion aus BlackLine.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie Ihre BlackLine R2R-Abschlussengpässe

ProcessMind enthüllt den wahren Fluss Ihres Record to Report Period Close Prozesses. Gewinnen Sie visuelle Klarheit über jeden Abstimmungsschritt und identifizieren Sie kritische Bereiche für sofortige Verbesserungen und einen schnelleren Finanzabschluss.
  • BlackLine R2R-Abschluss-Workflow visualisieren
  • Abstimmungs-Engpässe genau identifizieren
  • Anpassungs- und Journalverzögerungen analysieren
  • Schnelleren, konformen Finanzabschluss erreichen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Record to Report erreichen

Diese Ergebnisse stellen die messbaren Verbesserungen dar, die Unternehmen typischerweise durch die Anwendung von Process Mining auf ihre Record to Report, Period Close und Abstimmungsprozesse innerhalb von BlackLine erzielen. Durch die Identifizierung von Engpässen, die Standardisierung von Aufgaben und die Verbesserung der Automatisierung steigern Unternehmen Effizienz und Genauigkeit erheblich.

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Schnellerer Periodenabschluss

Durchschnittliche Reduzierung der End-to-End-Abschlusszeit

Process Mining identifiziert und eliminiert Engpässe, wodurch die Gesamtzeit für den Finanzabschlussprozess erheblich verkürzt wird. Dies beschleunigt die Berichtszyklen und verbessert die Geschäftsagilität.
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Weniger manuelle Anpassungen

Reduzierung manueller Journaleinträge

Durch die Ermittlung der Ursachen für manuelle Anpassungen können Unternehmen den Bedarf an manuellen Eingriffen reduzieren, die Datenqualität verbessern sowie den Betriebsaufwand und die Kosten senken.
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Verbesserter pünktlicher Abschluss

Zunahme der Perioden, die Fristen einhalten

Gewinnen Sie klare Einblicke in Abschlussaktivitäten, gehen Sie Verzögerungen proaktiv an und stellen Sie sicher, dass ein höherer Prozentsatz der Finanzperioden bis zu ihren Zieldaten abgeschlossen wird, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert wird.
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Schnellere Genehmigungszeiten

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit für Abstimmungen

Process Mining deckt Engpässe im Genehmigungs-Workflow für Abstimmungen auf. Dies ermöglicht gezielte Verbesserungen, die Überprüfungs- und Freigabeprozesse beschleunigen und die gesamte Abschlussdauer reduzieren.
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Höhere Prozesskonformität

Erhöhte Einhaltung des Standardprozesses

Verstehen Sie Abweichungen vom idealen Abschlussprozess, was Standardisierungsbemühungen ermöglicht, die die Prozessvorhersehbarkeit verbessern, Fehler reduzieren und eine konsistente Ausführung über alle Finanzperioden hinweg gewährleisten.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für einen spezifischen Finanzberichtszyklus, z. B. einen Monat oder ein Quartal. Dies dient als primärer Case-Identifikator.

Bedeutung

Dies ist der Kernidentifikator, der alle zugehörigen Abschluss- und Abstimmungsaktivitäten miteinander verbindet und eine vollständige Ansicht des Prozessflusses und der Leistung jeder Periode ermöglicht.

Der Name eines spezifischen Geschäfts-Events oder einer Aufgabe, die während des Period Close Prozesses aufgetreten ist.

Bedeutung

Es bildet das Rückgrat der Prozesskarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessflusses, von Varianten und Ausnahmen.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine Aktivität oder ein Event begonnen hat.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist unerlässlich für die Sortierung von Events, die Entdeckung des Prozessflusses und die Berechnung aller dauerbasierten Leistungsmetriken.

Der Timestamp, der anzeigt, wann eine Aktivität oder ein Event abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht die Berechnung von Aktivitätenbearbeitungszeiten, was grundlegend für die Identifizierung von Engpässen und die Messung der operativen Effizienz ist.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität durchgeführt hat oder ihr zugewiesen ist.

Bedeutung

Es ist essenziell für die Arbeitslastverteilungsanalyse, die Identifizierung von Engpässen, die durch spezifische Benutzergruppen verursacht werden, und die Bewertung der Teamleistung.

Die funktionale Abteilung oder das Team, das mit der Aktivität oder dem Benutzer verbunden ist.

Bedeutung

Es ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und ist entscheidend für die Arbeitslast- und Engpassanalyse auf Abteilungsebene.

Der aktuelle oder endgültige Status einer Abstimmungsaufgabe.

Bedeutung

Es bietet einen klaren Überblick über den Abstimmungsfortschritt und die Ergebnisse, hilft, Rückstände zu identifizieren und die Einhaltung von Verfahren zu verfolgen.

Der Identifikator für die juristische Einheit, für die die Finanzaktivität durchgeführt wird.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung der Prozessanalyse nach juristischen Entitäten, was entscheidend für die Identifizierung entitätsspezifischer Engpässe und Leistungsprobleme ist.

Die Hauptbuchkontonummer, die mit der Abstimmung oder dem Journaleintrag verbunden ist.

Bedeutung

Es bietet finanziellen Kontext und hilft dabei, herauszufinden, welche Konten fehleranfällig sind, häufige Anpassungen erfordern oder Verzögerungen beim Abschluss verursachen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Finanzabschlussprozesses für eine spezifische Periode. Sie ist typischerweise ein geplantes Event im Close Management Modul von BlackLine, wo Aufgaben aktiv werden und die Periode als 'offen' gekennzeichnet ist.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Prozess. Alle Zykluszeitberechnungen, wie die Gesamt-Period Close Zykluszeit und die Vorlaufzeit für die Quelldatenerfassung, beginnen ab diesem Zeitpunkt.

Markiert den Zeitpunkt, an dem der Ersteller seine Arbeit an einer Kontenabstimmung abgeschlossen und diese offiziell zur Überprüfung eingereicht hat. Dies wird typischerweise durch eine Statusänderung am Abstimmungsobjekt innerhalb des BlackLine Account Reconciliation-Moduls erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Übergabepunkt im Prozess. Die Analyse der Zeit zwischen Zertifizierung und Genehmigung deckt Engpässe im Abstimmungsprüfungs-Workflow auf und unterstützt den KPI 'Abstimmungs-Genehmigungszeit'.

Stellt die endgültige Genehmigung einer Kontenabstimmung dar, was bedeutet, dass alle Überprüfungsstufen abgeschlossen sind. Dieses Event wird erfasst, wenn die Abstimmung ihren endgültigen genehmigten Status erreicht.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Abschluss einer bedeutenden Arbeitseinheit anzeigt. Er ist unerlässlich für die Messung der End-to-End-Abstimmungszykluszeit und die Identifizierung von Genehmigungsengpässen.

Ein in BlackLine erstellter Anpassungsbuchungssatz wurde erfolgreich in das Hauptbuch des Quell-ERP-Systems gebucht. Dies zeigt an, dass die Korrektur formell erfasst wurde.

Bedeutung

Diese Aktivität unterstützt direkt den KPI 'Anzahl manueller Anpassungsbuchungen' und ist entscheidend für die Identifizierung von Bereichen mit schlechter Datenqualität oder Kontrollschwächen, die häufige manuelle Korrekturen erforderlich machen.

Die formellen Finanzberichte, wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, wurden erstellt. Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der besagt, dass das Kern-Berichtspaket zusammengestellt ist.

Bedeutung

Markiert den Übergang von Buchhaltungsprozessen zur Finanzberichterstattung und -analyse. Die Verfolgung dessen hilft, die Effizienz der abschließenden Berichtsphase des Abschlusses zu messen.

Dies ist die letzte Aktivität, die anzeigt, dass alle abschlussbezogenen Aufgaben abgeschlossen und die Finanzperiode offiziell geschlossen ist. Für diese Periode können keine weiteren Transaktionen mehr gebucht werden.

Bedeutung

Dies ist das primäre End-Event für den Prozess. Es wird verwendet, um die Gesamt-Period Close Zykluszeit zu berechnen und die Pünktlichkeitsrate des Period Close zu bestimmen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert Ihren tatsächlichen R2R-Prozessfluss und identifiziert Abweichungen, Engpässe und manuelle Ineffizienzen. Es zeigt genau auf, wo Verzögerungen im Period Close, bei Abstimmungen und Buchungsanpassungen auftreten, was gezielte Verbesserungen ermöglicht. Dies führt zu schnelleren Abschlusszyklen und verbesserter Compliance.

Um Ihren Record to Report Prozess präzise abzubilden, benötigen wir typischerweise Event Logs, die Case IDs, Aktivitätsnamen und Timestamps für jeden Schritt enthalten. Für BlackLine würde dies Daten im Zusammenhang mit Aufgabenabschlüssen, Abstimmungsstatusänderungen und Journaleintragsbuchungen umfassen. Je detaillierter die Event-Daten, desto reichhaltiger die Erkenntnisse.

Nach der Datenextraktion und der ersten Einrichtung, die je nach Datenverfügbarkeit einige Wochen dauern kann, können erste Prozesskarten und Engpassanalysen oft innerhalb von Wochen erstellt werden. Wesentliche Einblicke in Prozessabweichungen und Ursachen für Verzögerungen sind in der Regel innerhalb der ersten 1-2 Monate sichtbar. Dies ermöglicht eine schnelle Identifizierung von Verbesserungsbereichen.

Sie können erwarten, die Period Close Zykluszeiten zu beschleunigen, manuelle Journaleinträge zu reduzieren und Abstimmungsprozesse zu optimieren. Process Mining verbessert die Echtzeit-Transparenz des Abschlussstatus und hilft, die Einhaltung von Berichtsfristen zu gewährleisten. Es senkt auch die Betriebskosten erheblich, indem manuelle Aufgaben identifiziert und automatisiert werden.

Während eine gewisse anfängliche IT-Unterstützung für die Datenextraktion aus BlackLine vorteilhaft sein kann, sind die meisten modernen Process Mining Tools für Geschäftsanwender konzipiert. Die Plattform übernimmt komplexe Datenmodellierung und -visualisierung und ermöglicht es Finanzteams, ihre eigenen Prozesse ohne umfassende IT-Abhängigkeit für den fortlaufenden Gebrauch zu analysieren. Wir bieten Anleitungen zu den Datenanforderungen.

Die Extraktion von Event-Daten aus BlackLine erfolgt typischerweise über dessen Berichtsfunktionen oder API-Fähigkeiten, um Aktivitäts-Logs zu sammeln. Die Komplexität hängt von den benötigten spezifischen Datenpunkten und der Konfiguration Ihres Systems ab. Wir können Vorlagen und Best Practices bereitstellen, um diesen Extraktionsprozess zu vereinfachen.

Ja, Process Mining identifiziert präzise, wo Intercompany-Abstimmungsschritte Verzögerungen verursachen, und analysiert die tatsächlich aufgewendete Zeit für diese Aktivitäten. Es kann auch die Arbeitslastverteilung über Teams oder Einzelpersonen visualisieren, wodurch Ungleichgewichte und Möglichkeiten zur Optimierung der Ressourcenallokation hervorgehoben werden. Dies führt zu einer effizienteren Teamleistung.

Nein, Process Mining ergänzt Ihre bestehenden BlackLine-Berichte und -Analysen, indem es eine andere, tiefere Perspektive bietet. Während BlackLine wertvolle Einblicke in Compliance und Kontenabstimmung liefert, konzentriert sich Process Mining auf den tatsächlichen End-to-End-Ablauf von Aktivitäten. Es deckt verborgene Ineffizienzen und Ursachen für Verzögerungen auf, die traditionelle Berichte möglicherweise übersehen. Es liefert umsetzbare Erkenntnisse für die Prozesstransformation.

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