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Verbessern Sie Ihren Record to Report – Journaleintrag

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Oracle Fusion Buchungserfassung
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Verbessern Sie Ihren Record to Report – Journaleintrag
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Oracle Fusion Journaleintrag für schnelleren Record to Report optimieren

Der Buchungserfassungsprozess leidet oft unter Verzögerungen bei Genehmigungen und Abstimmungen, was Ihren Finanzabschlusszyklus beeinträchtigt. Unsere Plattform hilft Ihnen, Ineffizienzen und Compliance-Risiken in Ihren Abläufen präzise zu identifizieren. Indem Sie diese Engpässe verstehen, können Sie Ihre Finanzprozesse optimieren, die Genauigkeit erhöhen und Ihren gesamten Record-to-Report-Zyklus beschleunigen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum den Record to Report – Journaleintrag in Oracle Fusion Financials optimieren?

Der Journaleintragsprozess ist ein grundlegendes Element des Record to Report (R2R)-Zyklus und wirkt sich direkt auf die finanzielle Genauigkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Geschwindigkeit Ihres Finanzabschlusses aus. In komplexen Umgebungen wie Oracle Fusion Financials kann die Verwaltung von Journaleinträgen erhebliche Herausforderungen mit sich bringen. Manuelle Prozesse, eine Vielzahl von Genehmigungsschritten und potenzielle Nachbearbeitungsschleifen führen oft zu Verzögerungen, Fehlern und erhöhten Betriebskosten. Diese Ineffizienzen belasten nicht nur Ihr Buchhaltungsteam, sondern können auch die kritische Finanzberichterstattung verzögern, die strategische Entscheidungsfindung beeinträchtigen und möglicherweise zu Strafen bei Nichteinhaltung führen.

Ohne klare Transparenz über die tatsächliche Ausführung Ihrer Journaleintragsprozesse bleibt die Identifizierung der Grundursachen dieser Probleme eine herausfordernde Aufgabe. Dies führt oft zu einem reaktiven Ansatz, bei dem Symptome statt der zugrunde liegenden systemischen Probleme angegangen werden. Eine echte Prozessoptimierung für den Record to Report – Journaleintrag in Oracle Fusion Financials erfordert einen datengestützten Ansatz, um genau aufzudecken, wo der Prozess stockt, sodass Sie gezielte Verbesserungen implementieren können, die messbare Vorteile bringen.

Wie Process Mining die Effizienz von Journaleinträgen freisetzt

Process Mining bietet eine leistungsstarke, objektive Perspektive, um den gesamten Lebenszyklus jedes Journaleintrags in Ihrem Oracle Fusion Financials-System zu analysieren. Durch die direkte Verbindung zu den Audit-Logs und Transaktionsdaten Ihres Systems rekonstruiert Process Mining den realen Prozessablauf, wie er tatsächlich stattfindet, anstatt sich auf angenommene Prozesslandkarten zu verlassen. Das bedeutet, Sie erhalten ein präzises Verständnis jedes Schritts, von der

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung von Journaleinträgen wirken sich direkt auf den Finanzabschlussprozess aus, was zu verlängerten Berichtszeiten und potenzieller Nichteinhaltung von Berichtsfristen führt. Dies kann zu erheblichen operativen Reibungen führen und zeitnahe Finanzentscheidungen behindern. ProcessMind analysiert die Aktivitäten „Journaleintrag zur Überprüfung eingereicht“ und „Journaleintrag genehmigt“ innerhalb von Oracle Fusion Financials, um tatsächliche Genehmigungszeiten abzubilden und spezifische Engpässe zu identifizieren, Benutzer oder Teams, die Verzögerungen verursachen, genau zu bestimmen und Prozessrekonstruktion vorzuschlagen.

Ein hohes Volumen an abgelehnten Journaleinträgen, die Korrekturen und erneute Einreichungen erfordern, weist auf zugrunde liegende Probleme bei der Datenqualität, der anfänglichen Eingabegenauigkeit oder unklaren Genehmigungskriterien hin. Diese Nachbearbeitung bindet wertvolle Arbeitszeit des Buchhaltungspersonals und verlängert den Record to Report-Zyklus. ProcessMind nutzt die Aktivitäten „Journaleintrag abgelehnt“ und „Journaleintrag korrigiert und erneut eingereicht“, um Nachbearbeitungsschleifen zu quantifizieren. Es deckt Grundursachen auf, wie spezifische Eintragstypen oder Benutzer mit hohen Ablehnungsraten, und ermöglicht gezielte Schulungen oder Systemverbesserungen in Oracle Fusion Financials.

Die Variabilität der Zeit, die genehmigte Buchungseinträge benötigen, um ins Ledger gebucht zu werden, kann den Finanzabschlusskalender stören und zu unerwarteten Verzögerungen in der Finanzberichterstattung führen. Diese Inkonsistenz erschwert die Prognose des Ressourcenbedarfs und die Einhaltung strenger Abschlusspläne. ProcessMind verfolgt die verstrichene Zeit zwischen den Aktivitäten „Journal Entry Approved“ und „Journal Entry Posted“, identifiziert Muster und Ursachen für Verzögerungen. Durch die Analyse des End-to-End-Flusses von Record to Report - Buchungserfassung hilft es, die Buchungsprozesse innerhalb von Oracle Fusion Financials zu standardisieren.

Wenn Buchungseinträge erforderliche Überprüfungs- oder Genehmigungsschritte umgehen oder nicht-standardisierte Pfade verfolgen, führt dies zu Compliance-Risiken, reduziert die Kontrolle und kann zu Fehlern führen. Solche Abweichungen untergraben die Integrität des Record-to-Report-Prozesses und können zu Prüfungsfeststellungen führen. ProcessMind visualisiert alle tatsächlich von Buchungseinträgen genommenen Pfade und hebt unautorisierte oder ineffiziente Routen hervor, die vom beabsichtigten Prozessfluss abweichen. Diese Erkenntnis ermöglicht es Organisationen, die Compliance durchzusetzen und ihren Oracle Fusion Financials Buchungserfassungs-Workflow zu optimieren.

Bestimmte Personen oder Abteilungen können im Journaleintrag-Workflow konstant Engpässe darstellen, was zu sich ansammelnden Rückständen und verlängerten Zykluszeiten für Finanztransaktionen führt. Die Identifizierung dieser spezifischen Engpässe ist entscheidend für die Verbesserung der gesamten Prozesseffizienz. ProcessMind analysiert Aktivitäten wie „Journaleintrag geprüft“ oder „Journaleintrag genehmigt“ anhand von Benutzerattributen, quantifiziert die individuelle Arbeitslast und identifiziert überlastete oder ineffiziente Teilnehmer. Dies hilft, die Ressourcenzuweisung innerhalb des Oracle Fusion Financials Record to Report – Journaleintragsprozesses zu optimieren.

Verlängerte Abstimmungszeiten für Buchungseinträge können den Abschluss der Konten verzögern, die Genauigkeit von Finanzberichten beeinträchtigen und den gesamten Record-to-Report-Zyklus verlängern. Dies kann weitreichende Folgen haben und nachfolgende Finanzaktivitäten verlangsamen. ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus von Buchungseinträgen bis zur „Journal Entry Reconciled“-Phase, identifiziert Verzögerungen und spezifische Arten von Einträgen oder Quellen, die zu Abstimmungsproblemen beitragen. Es unterstützt die Optimierung dieses kritischen Schritts in Oracle Fusion Financials.

Viele Schritte im Journaleintragsprozess, obwohl repetitiv, werden immer noch manuell ausgeführt, was zu höheren Arbeitskosten, erhöhten Fehlerraten und langsamerer Verarbeitung führt. Die Identifizierung dieser manuellen Berührungspunkte ist entscheidend, um Automatisierung für größere Effizienz und Genauigkeit zu nutzen. ProcessMind bildet den gesamten Record to Report – Journaleintragsprozess ab, zeigt Aktivitäten auf, die häufig manuell durchgeführt werden und automatisiert werden könnten. Es hilft Unternehmen, Automatisierungsinitiativen innerhalb von Oracle Fusion Financials zu priorisieren, um menschliche Eingriffe zu reduzieren.

Ohne ein klares, Echtzeit-Verständnis darüber, wo jeder Buchungseintrag in seinem Lebenszyklus steht, fällt es dem Management schwer, ausstehende Posten zu identifizieren, Fertigstellungszeiten vorherzusagen oder Verzögerungen proaktiv anzugehen. Dieser Mangel an Transparenz beeinträchtigt die Finanzplanung und -kontrolle. ProcessMind bietet eine Röntgenansicht jeder „Journal Entry ID“, die ihren genauen Status und den genommenen Pfad zeigt, von „Journal Entry Created“ bis „Journal Entry Posted“. Diese verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht eine bessere Aufsicht und Entscheidungsfindung für Record to Report - Buchungserfassung in Oracle Fusion Financials.

Die Gesamtzeit von der Erstellung eines Buchungseintrags bis zu dessen endgültiger Buchung und Abstimmung kann übermäßig lang sein, was Betriebskapital bindet und kritische Finanzinformationen verzögert. Diese verlängerte Durchlaufzeit beeinträchtigt die Agilität und Reaktionsfähigkeit der Finanzfunktion. ProcessMind misst die gesamte Durchlaufzeit für jede „Journal Entry ID“, von „Journal Entry Created“ bis „Journal Entry Reconciled“, und identifiziert spezifische Teilprozesse oder Phasen, die am meisten zu den Verzögerungen beitragen. Es hilft, den gesamten Record-to-Report - Buchungserfassungsfluss in Oracle Fusion Financials zu optimieren.

Der Prozess der Stornierung fehlerhafter Buchungseinträge kann umständlich und zeitaufwendig sein, was zu verzögerten Finanzanpassungen und potenziellen Ungenauigkeiten in Berichtsperioden führt. Ineffiziente Stornierungen tragen zu einem weniger agilen Finanzabschluss bei. ProcessMind analysiert die Aktivität „Journal Entry Reversal Processed“ und untersucht deren Häufigkeit, den genommenen Pfad und die damit verbundenen Verzögerungen. Es hilft, Möglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung des Stornierungsprozesses zu identifizieren und die Datenintegrität in Oracle Fusion Financials zu verbessern.

Ein ineffizienter Journaleintragsprozess, gekennzeichnet durch Nachbearbeitung, manuelle Schritte und lange Zykluszeiten, führt direkt zu höheren Betriebskosten pro Eintrag. Dies beeinträchtigt die Gesamtrentabilität und Effizienz der Finanzabteilung. ProcessMind quantifiziert die beteiligten Aktivitäten in jedem „Journaleintrag ID“-Lebenszyklus und ermöglicht es Unternehmen, Kosten bestimmten Prozessschritten, Nacharbeiten und Verzögerungen zuzuordnen. Dies bietet einen klaren Weg zur Reduzierung der Gesamtkosten des Record to Report – Journaleintragsprozesses innerhalb von Oracle Fusion Financials.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel ist darauf ausgerichtet, die Wartezeit von Journalen auf Genehmigung erheblich zu verkürzen und so den Record-to-Report-Zyklus zu beschleunigen. Schnellere Genehmigungen bedeuten einen zügigeren Finanzabschluss und agilere Entscheidungsfindung, wodurch operative Engpässe in Oracle Fusion Financials reduziert werden. ProcessMind identifiziert, wo Buchungseinträge verzögert werden, und hebt spezifische Genehmiger oder Schritte hervor, die Engpässe verursachen. Durch die Analyse von Bearbeitungszeiten und Wartezuständen für die Aktivitäten „Journal Entry Submitted for Review“ und „Journal Entry Approved“ liefern wir umsetzbare Erkenntnisse zur Optimierung des Genehmigungs-Workflows.

Die Reduzierung des Prozentsatzes abgelehnter Buchungseinträge verbessert die Qualität der Finanzdaten und reduziert Nacharbeit, wodurch die Effizienz im Record-to-Report-Prozess gesteigert wird. Weniger Ablehnungen bedeuten weniger Zeit für Korrekturen und erneute Einreichungen, was zu einem reibungsloseren Finanzabschluss führt. ProcessMind ordnet die Aktivität „Journal Entry Rejected“ den vorhergehenden Schritten und Attributen zu und deckt so häufige Ablehnungsgründe auf. Durch die Analyse von Ablehnungsmustern und des Pfads „Journal Entry Corrected and Resubmitted“ können Unternehmen gezielte Schulungen oder Prozessänderungen implementieren, um die Genauigkeit vor der Einreichung zu verbessern.

Eine vorhersehbare Buchung von Journaleinträgen ist entscheidend für eine präzise und zeitnahe Finanzberichterstattung innerhalb von Oracle Fusion Financials. Dieses Ziel stellt sicher, dass Einträge konsistent gebucht werden, Fristen eingehalten und leistungsstarke Finanzabschlussprozesse unterstützt werden. ProcessMind visualisiert den kompletten End-to-End-Fluss von „Journaleintrag erstellt“ bis „Journaleintrag gebucht“, identifiziert Variationen und Verzögerungen. Durch Nachverfolgung der Zeit zwischen Schlüsselaktivitäten und mithilfe des Attributs „Buchungsdatum“ heben wir Faktoren hervor, die die Buchungsvorhersehbarkeit beeinflussen, und ermöglichen so proaktive Interventionen.

Die Standardisierung des Record-to-Report - Buchungserfassungsprozesses reduziert Fehler, verbessert die Compliance und steigert die operative Effizienz. Die Einhaltung definierter Verfahren in Oracle Fusion Financials gewährleistet Konsistenz und Prüfbarkeit über alle Finanztransaktionen hinweg. ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten von „Journal Entry Created“ bis „Journal Entry Posted“ und vergleicht diese mit einem definierten Standardmodell. Es zeigt präzise auf, wo und warum Abweichungen auftreten, hilft, nicht konforme Schritte und Benutzer zu identifizieren und ermöglicht so eine strengere Prozessdurchsetzung.

Das Beseitigen von Engpässen, die durch bestimmte Benutzer oder Abteilungen verursacht werden, beschleunigt den gesamten Record-to-Report-Prozess und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Workflow. Dies verhindert Verzögerungen und verteilt Verantwortlichkeiten gleichmäßiger, wodurch die Ressourcennutzung in Oracle Fusion Financials optimiert wird. ProcessMind nutzt die Attribute „Created By User“ und „Approved By User“, um einzelne Benutzer oder Rollen zu identifizieren, die zu verlängerten Durchlaufzeiten beitragen. Es visualisiert die Arbeitslastverteilung und identifiziert Warteschlangen an bestimmten Punkten in den Phasen „Journal Entry Reviewed“ oder „Journal Entry Approved“, was eine Umverteilung ermöglicht.

Ein schnellerer Abgleich von Journaleinträgen minimiert offene Posten und verbessert die Genauigkeit der Finanzberichte, was für einen zeitnahen Record to Report-Abschluss entscheidend ist. Dieses Ziel trägt direkt zu einer besseren Finanzkontrolle und einem geringeren Risiko innerhalb von Oracle Fusion Financials bei. ProcessMind verfolgt die Dauer und Pfade, die zur Aktivität „Journaleintrag abgeglichen“ führen. Durch die Analyse von Vorabgleichsschritten und die Identifizierung von Verzögerungen oder Nacharbeiten im Zusammenhang mit „Buchung verifiziert“ decken wir Grundursachen für langsame Abgleiche auf und leiten gezielte Verbesserungen an.

Die Steigerung der Automatisierung im Record to Report – Journaleintragsprozess reduziert den manuellen Aufwand, minimiert menschliche Fehler und setzt Finanzpersonal für höherwertige Aufgaben frei. Dieses Ziel fördert die Effizienz und Kosteneinsparungen innerhalb von Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifiziert manuelle Aktivitäten wie „Belegdokumentation angehängt“ oder „Buchung verifiziert“, die automatisiert werden könnten. Durch die Abbildung tatsächlicher menschlicher Interaktionen und Systemaktivitäten zeigt es Möglichkeiten für Robotic Process Automation (RPA) oder Systemkonfigurationsverbesserungen auf.

Die Bereitstellung einer klaren, Echtzeit-Transparenz über den Status aller Buchungseinträge verbessert die Übersicht und ermöglicht Finanzteams, den Record-to-Report-Zyklus proaktiv zu steuern. Dies reduziert Unsicherheiten und verbessert die Koordination, insbesondere beim Monatsabschluss in Oracle Fusion Financials. ProcessMind rekonstruiert den genauen Verlauf jeder „Journal Entry ID“ durch ihre verschiedenen Aktivitäten und liefert einen präzisen Status auf Ereignisebene. Es visualisiert den tatsächlichen Fortschritt, hebt Einträge hervor, die in Zwischenzuständen festhängen, und bietet eine zuverlässige zentrale Informationsquelle für den aktuellen Status.

Die Verkürzung der Gesamtzeit, die ein Journaleintrag für seinen vollständigen Lebenszyklus benötigt, verbessert die Agilität des Record to Report-Prozesses erheblich. Dieses Ziel sorgt für schnellere Finanzzyklen und ermöglicht reaktionsschnellere Geschäftsabläufe in Oracle Fusion Financials. ProcessMind bietet eine umfassende, visuelle Karte des gesamten „Journaleintrag ID“-Lebenszyklus, von „Journaleintrag erstellt“ bis „Journaleintrag gebucht“ und „Journaleintrag abgeglichen“. Es misst präzise die gesamte Zykluszeit und identifiziert die längsten Pfade und Aktivitäten, die zu verlängerten Dauern beitragen.

Die Beschleunigung und Vereinfachung des Journaleintrag-Stornierungsprozesses minimiert finanzielle Risiken und verbessert die Integrität der Finanzaufzeichnungen. Dies stellt sicher, dass Korrekturen schnell und effizient angewendet werden, wobei die Genauigkeit im Oracle Fusion Financials Hauptbuch erhalten bleibt. ProcessMind analysiert die Aktivität „Journaleintrag Stornierung verarbeitet“, bildet die vorhergehenden Schritte ab und identifiziert Komplexität oder Verzögerungen. Es deckt ineffiziente Pfade und unnötige Schritte im Stornierungs-Workflow auf, was ein Redesign für höhere Geschwindigkeit und Einfachheit ermöglicht.

Die Reduzierung der Kosten, die mit der Bearbeitung jedes Buchungseintrags verbunden sind, wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus und verbessert die finanzielle Effizienz der Record-to-Report-Funktion. Dieses Ziel führt zu erheblichen operativen Einsparungen innerhalb von Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifiziert ineffiziente Prozessschritte, Nacharbeit und Engpässe, die zu höheren Betriebskosten beitragen. Durch die Korrelation von Aktivitätsdauern und -häufigkeiten mit dem Ressourcenverbrauch werden Bereiche für Prozessoptimierung und Automatisierung zur Kostensenkung aufgezeigt.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Record to Report - Buchungserfassung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Erhalten Sie die vorgefertigte Excel-Vorlage, die für Journaleintragsprozesse entwickelt wurde. Diese Vorlage bietet die korrekte Struktur für Ihre Oracle Fusion Financials Daten, wodurch Kompatibilität gewährleistet wird.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine von Anfang an korrekte Datenstruktur ist entscheidend für eine genaue Analyse. Sie optimiert die Datenvorbereitung und verhindert Fehler im nachfolgenden Process Mining.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel-Vorlage, die bereit ist, Ihre Journaleintragsdaten aus Oracle Fusion Financials aufzunehmen.

WAS SIE ERHALTEN

Buchungserfassungs-Engpässe aufdecken, R2R-Geschwindigkeit steigern

ProcessMind visualisiert Ihren tatsächlichen Buchungsprozess (Journal Entry), deckt präzise Ineffizienzen und Compliance-Risiken auf. Gewinnen Sie klare Einblicke, um Ihre Finanzprozesse in Oracle Fusion zu optimieren.
  • Tatsächliche Genehmigungspfade für Journaleinträge abbilden
  • Genehmigungs- und Abstimmungsverzögerungen genau bestimmen
  • Compliance-Risiken in Finanzbuchungen aufdecken
  • Record to Report-Zykluszeit beschleunigen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz in der Journaleintragsverarbeitung erreichen

Process Mining für Ihren Record to Report – Journaleintragsprozess, insbesondere innerhalb von Oracle Fusion Financials, deckt Engpässe und Ineffizienzen auf. Die nachstehenden Ergebnisse veranschaulichen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen typischerweise durch die Optimierung dieser kritischen Finanz-Workflows erreichen.

0 %
Schnellere Journalgenehmigung

Reduzierung der durchschnittlichen Genehmigungszeit

Optimieren Sie Ihre Genehmigungs-Workflows und beseitigen Sie Engpässe, um die Überprüfung und Genehmigung von Buchungseinträgen erheblich zu beschleunigen und eine zeitnahe Finanzberichterstattung sicherzustellen.
0 %
Weniger Journalablehnungen

Rückgang der Ablehnungsrate von Einträgen

Durch das Verständnis häufiger Ablehnungsgründe können Unternehmen die Datenqualität im Vorfeld verbessern und die Gesamtzahl der Journaleinträge reduzieren, die Korrekturen und erneute Einreichungen erfordern.
0 %
Höhere Pünktlichkeit bei Buchungen

Prozentsatz der pünktlich gebuchten Journale

Sicherstellen, dass eine größere Anzahl von Journaleinträgen bis zu ihren Zieldaten gebucht wird, was die Berichtsgenauigkeit verbessert und die Einhaltung der Finanzabschlusspläne fördert.
0 %
Kürzerer End-to-End-Prozess

Reduzierung der gesamten Bearbeitungszeit

Volle Transparenz über den gesamten Journaleintrag-Lebenszyklus gewinnen, von der Erstellung bis zum Abgleich, um Verzögerungen zu identifizieren und zu eliminieren, wodurch die gesamte Zykluszeit erheblich reduziert wird.
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Höhere Prozesskonformität

Höhere Einhaltung des Standardprozesses

Analysieren Sie Prozessabweichungen und nicht-standardmäßige Pfade, um Benutzer zum optimalen Prozess zu führen, die Konsistenz zu verbessern und manuelle Fehler sowie Nacharbeit zu reduzieren.
0 %
Erhöhte Automatisierung

Mehr Journaleintragsschritte automatisiert

Identifizieren Sie Aktivitäten, die für die Automatisierung geeignet sind, wie repetitive Dateneingabe oder regelbasierte Genehmigungen, um Ressourcen freizusetzen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit und -genauigkeit zu verbessern.

Die Ergebnisse variieren je nach den spezifischen Komplexitäten Ihres Buchungserfassungsprozesses und der Qualität Ihrer Oracle Fusion Financials-Daten. Die dargestellten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen wider, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für einen einzelnen Buchungseintrag, die alle zugehörigen Finanztransaktionsaktivitäten miteinander verknüpft.

Bedeutung

Dies ist der grundlegende Schlüssel zur Verfolgung eines Buchungseintrags von Anfang bis Ende, der es ermöglicht, den gesamten Prozessfluss für jeden einzigartigen Case zu analysieren.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Buchungserfassungsprozess aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte des Prozesses, bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Fluss, Engpässen und Variationen.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist unerlässlich für die Anordnung von Events, die Berechnung aller Prozessdauern und die Durchführung jeder zeitbasierten Analyse.

Der Benutzer, der die Aktivität ausgeführt hat, wie z. B. das Erstellen, Genehmigen oder Buchen des Buchungseintrags.

Bedeutung

Zuweisung der Verantwortlichkeit für Prozessschritte, ermöglicht die Analyse der Benutzerarbeitslast, individuellen Leistung und des Schulungsbedarfs.

Die Abteilung oder das Team, zu dem der Benutzer gehört, der die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Bietet organisatorischen Kontext, ermöglicht Leistungsanalysen nach Teams oder Abteilungen und deckt abteilungsübergreifende Ineffizienzen auf.

Die Kategorie des Buchungseintrags, z. B. „Abgrenzung“, „Anpassung“ oder „Umbuchung“.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach dem Geschäftszweck des Journals, wodurch unterschiedliche Verhaltensweisen und Leistungen für verschiedene Eintragstypen aufgedeckt werden.

Das Nebenbuch oder die Quelle, die den Buchungseintrag generiert hat, z. B. „Kreditoren“, „Forderungen“ oder „Manuell“.

Bedeutung

Unterscheidet zwischen manuellen und automatisierten Einträgen, was entscheidend ist für die Messung von Automatisierungsraten und die Analyse von Prozessunterschieden.

Der gesamte Geldwert des Buchungseintrags, typischerweise die Summe der Sollbuchungen.

Bedeutung

Bietet kritischen Geschäftskontext, ermöglicht eine Analyse basierend auf finanziellen Auswirkungen und hilft zu erkennen, ob hochvolumige Buchungseinträge einem anderen Prozess folgen.

Eine textuelle Beschreibung oder ein Code, der erklärt, warum ein Journaleintrag abgelehnt wurde.

Bedeutung

Bietet direkten Einblick in die Ursachen von Nacharbeit und Prozessverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Ablehnungsraten.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Initiierung des Buchungserfassungsprozesses. Sie repräsentiert den Moment, in dem ein Benutzer einen neuen Journal-Header erstellt und mit der Dateneingabe beginnt, jedoch bevor er zur Überprüfung oder Genehmigung eingereicht wird.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Prozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität bis zu nachfolgenden Schritten hilft, die anfängliche Dateneingabeeffizienz und die gesamte Prozess-Durchlaufzeit zu messen.

Diese Aktivität tritt auf, wenn der Benutzer den vollständigen Buchungseintrag formell in den Genehmigungs-Workflow einreicht. Sie überführt das Journal von einem Entwurfs- oder unvollständigen Status in den Status „zur Genehmigung ausstehend“.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Startpunkt für die Messung von Genehmigungs-Durchlaufzeiten und die Identifizierung von Engpässen darstellt. Er trennt die Datenerfassungsphase von der Überprüfungs- und Genehmigungsphase.

Der designierte Genehmiger hat den Buchungseintrag formell genehmigt und dessen Richtigkeit und Gültigkeit bestätigt. Dies ist der letzte Schritt im Genehmigungs-Workflow, der den Weg für die Buchung freimacht.

Bedeutung

Dieser Meilenstein markiert das Ende des Genehmigungsprozesses. Die Zeit zwischen Einreichung und Genehmigung ist eine Schlüssel-KPI zur Messung der Workflow-Effizienz und zur Identifizierung von Genehmigungsengpässen.

Die Finanzdaten des Buchungseintrags wurden erfolgreich im Hauptbuch erfasst. Die Soll- und Habenbuchungen spiegeln sich nun in den Kontensalden wider.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Eintrag des Journals in die offizielle Finanzbuchhaltung darstellt. Es ist unerlässlich für die Messung der pünktlichen Buchungsrate und der Gesamtzeit von der Erstellung bis zur Buchung.

Der Buchungseintrag wurde im Rahmen eines Periodenabschluss-Abstimmungsprozesses abgeglichen und geklärt. Dies bestätigt, dass die Transaktion mit anderen Finanzdaten, wie z. B. Kontoauszügen, übereinstimmt.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als echter Endpunkt für den Lebenszyklus des Journals. Die Messung der Zeit von der Buchung bis zur Abstimmung ist eine Schlüssel-KPI zur Bewertung der Effizienz des Finanzabschlussprozesses.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihrer Journaleinträge, identifiziert verborgene Engpässe wie langsame Genehmigungen oder häufige Ablehnungen. Es hilft, Abweichungen von Standardverfahren genau zu bestimmen und hebt Bereiche hervor, in denen die Automatisierung erhöht werden kann. Dies führt zu schnellerer Verarbeitung, verbesserter Compliance und reduzierten Betriebskosten.

Sie benötigen primär Event Logs, die jeden Schritt eines Buchungseintrags detailliert beschreiben, einschließlich Aktivitätsnamen, Timestamps und der Journal Entry ID als Case Identifier. Zusätzlich sind Attribute wie Genehmiger, Ablehnungsgrund oder Eintragstyp wertvoll. Diese Daten finden sich typischerweise in relevanten Transaktions- und Audit-Tabellen innerhalb von Oracle Fusion Financials.

Die Datenextraktion kann mit Standard-Oracle-Reporting-Tools, SQL-Abfragen oder spezialisierten Konnektoren durchgeführt werden. Ziel ist es, historische Ereignisdaten in einem strukturierten Format, oft CSV oder einer Datenbanktabelle, zu sammeln, die die Fall-ID, Aktivität und Zeitstempel enthält. Die Sicherstellung der Datenqualität und -vollständigkeit in dieser Phase ist entscheidend für eine genaue Analyse.

Sie können eine signifikante Reduzierung der Genehmigungszeiten für Buchungseinträge, eine niedrigere Ablehnungsrate und vorhersehbarere Buchungspläne erwarten. Process Mining hilft, eine höhere Prozesskonformität zu erreichen und die Arbeitslast auszugleichen, was letztendlich zu einer kürzeren End-to-End-Bearbeitungszeit und geringeren Kosten pro Eintrag führt. Zum Beispiel erzielen einige Organisationen eine Reduzierung der Bearbeitungszeit um 15-30 %.

Die initiale Einrichtung, einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration, kann oft innerhalb weniger Wochen abgeschlossen werden, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Sie können in der Regel innerhalb des ersten Monats umsetzbare Erkenntnisse gewinnen und Engpässe identifizieren. Kontinuierliches Monitoring bietet dann fortlaufende Optimierungsmöglichkeiten.

Nein, Process Mining ergänzt bestehende Reporting-Tools, indem es eine umfassende End-to-End-Ansicht des Prozessflusses bietet und nicht nur Metriken zu einzelnen Schritten. Während Oracle-Berichte zeigen, was passiert ist, zeigt Process Mining, warum es passiert ist und wie verschiedene Schritte interagieren. Es fügt eine Ebene diagnostischer und präskriptiver Analysen hinzu.

Grundlegende SQL-Kenntnisse sind hilfreich für die Datenextraktion und -aufbereitung aus Oracle Fusion Financials. Vertrautheit mit Datenanalysekonzepten und Prozessverständnis ist ebenfalls vorteilhaft. Viele moderne Process Mining Tools bieten benutzerfreundliche Oberflächen, die den Bedarf an tiefgreifenden technischen Programmierkenntnissen für die Analyse selbst reduzieren.

Ja, durch die Analyse von Event Logs, die Benutzer-IDs enthalten, kann Process Mining Personen oder Gruppen hervorheben, deren Handlungen oder Unterlassungen die Prozessdauer erheblich beeinflussen oder zu Abweichungen führen. Dies ermöglicht gezielte Schulungen, eine Neuausrichtung der Arbeitslast oder eine Neugestaltung von Prozessen. Der Fokus sollte jedoch immer auf der Prozessverbesserung liegen, nicht auf der individuellen Schuldzuweisung.

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