BPMN 2.0

Der ultimative Leitfaden für BPMN 2.0: alle Elemente, Vorteile und Anwendungsfälle

Fühlen Sie sich von der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse überwältigt? Mehrere Tasks zu verwalten, verschiedene Schritte zu verfolgen und reibungslose Abläufe zu gewährleisten, kann herausfordernd sein. Hier kommt die Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 ins Spiel. BPMN 2.0 ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen hilft, Ihr Geschäftsprozessmanagement zu visualisieren, zu verstehen und zu optimieren. Indem Sie Ihre Workflows abbilden, können Sie Ineffizienzen erkennen, Prozesse optimieren und die Effizienz insgesamt verbessern.

Was ist BPMN 2.0?

Stellen Sie sich BPMN 2.0 als eine universelle Sprache zur Abbildung von Geschäftsprozessen vor. Genau das bietet es. Entwickelt und überwacht von der Object Management Group (OMG), bietet es eine standardisierte Notation zur Erstellung klarer, einfacher Flussdiagramme Ihrer Geschäftsabläufe. Der wahre Vorteil von BPMN 2.0 ist seine anbieterneutrale Natur, die es jedem ermöglicht, ein BPMN 2.0-Diagramm zu verstehen und zu interpretieren, unabhängig von der verwendeten Software.

Unser SaaS-Inhaltsprodukt integriert BPMN 2.0, um Process Mining, Design und Simulation zu vereinen, und verbessert so das Business Process Management. Mit dieser Software können Sie Ihre Workflows überwachen, bewerten und verbessern, was zu erheblichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen führt.

Warum BPMN 2.0 nutzen?

Die Vorteile der Nutzung von BPMN 2.0 im Process Business Management sind vielfältig. Hier einige davon:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: BPMN 2.0 schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Business-Analysten, Entwicklern, Managern und allen Beteiligten in einem Prozess. Dies verbessert die Kommunikation und Teamarbeit und führt zu effizienterem Management.
• Erhöhte Prozessklarheit: Durch die Visualisierung von Prozessen mit BPMN 2.0-Diagrammen können Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale schnell erkannt werden. Diese Klarheit ermöglicht die Prozessoptimierung für maximale Effizienz.
• Vereinfachte Dokumentation und Analyse: BPMN 2.0-Diagramme dienen als zentrale Wahrheit für Ihre Geschäftsprozesse. Dies eliminiert die Notwendigkeit langer textbasierter Dokumentationen und vereinfacht die Prozessanalyse.
• Erhöhte Effizienz und reduzierte Fehler: Gut definierte Prozesse führen zu weniger Fehlern und größerer Effizienz. BPMN 2.0 unterstützt dies durch ein strukturiertes Framework für das Prozessdesign und die Implementierung.

Die Bausteine von BPMN 2.0-Diagrammen verstehen

Betrachten Sie ein BPMN 2.0-Diagramm als Ihren Geschäftsprozess-Plan, der mit grundlegenden Elementen konstruiert ist:

BPMN nutzt diese vier Elementtypen, um einen Geschäftsprozess zu modellieren:

• Flow Objects: Events, Gateways, and Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, and Associations
• Swimlanes: Pools and Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups, and Annotations

Lassen Sie uns die einzelnen Elemente und ihre Rollen genauer betrachten.

Events

Events sind entscheidende Auslöser, die einen Geschäftsprozess starten, ändern oder abschließen. Sie werden durch Kreise mit Symbolen darin dargestellt, wobei jedes Symbol einem bestimmten Ereignistyp entspricht:

• Ein Start Event wird als Kreis mit dünner Umrandung dargestellt.
• Ein End Event wird als Kreis mit dicker Umrandung dargestellt.
• Ein Intermediate Event wird als Kreis mit doppellagiger Umrandung dargestellt.

Start Event

BPMN-Diagramme können mehrere start events umfassen. Nur Events, die mit einem relevanten Start-Event verknüpft sind, aktivieren sich. Stellen Sie sich zum Beispiel einen Bestellvorgang vor, der von der Empfangsmethode abhängt—Webseite, Telefon oder persönliche Einreichung. Das entsprechende start event wird den Prozess initiieren.

End Event

Ein end event markiert den Abschluss des Prozesses, der nach Abschluss aller Schritte im Diagramm erfolgt. Prozesse können mehrere Ergebnisse erzielen, wie z.B. Erfolg oder Misserfolg; daher können mehrere end events verwendet werden, um verschiedene Ergebnisse darzustellen. Beispielsweise endet eine erfolgreich verarbeitete Bestellung mit einem erfolgreichen Ereignis, während falsche Kartendetails, die zu einem Transaktionsfehler führen, in einem erfolglosen Auftrag resultieren.

Dieses Beispiel illustriert verschiedene Ergebnisse innerhalb der End-Event-Kategorien. Mehrere end events erfordern eine eindeutige Benennung, um Verwechslungen zu vermeiden.

Zwischen Start- und Endpunkten positioniert, erfasst oder sendet (“wirft”) ein Zwischenereignis Informationen. Seine Funktion, ob erfassen oder werfen, ist durch die Untersuchung der Verbindungselemente des Diagramms erkennbar.

Im Diagramm initiiert der Empfang einer Nachricht den Prozess. Nachfolgende Aufgaben überprüfen den Lagerbestand der Artikel, gefolgt von dem Versenden eines Bestätigungslinks über ein Zwischenereignis, sobald die Verfügbarkeit bestätigt ist. Die Auftragsabwicklung erfolgt erst nach Erhalt des Bestätigungslinks und endet mit der Auftragsfertigstellung (end event).

Zwischenereignisse lösen verschiedene Symbole aus, die den Ereignisfluss beeinflussen. Diese Trigger umfassen Nachrichten, Timer, Fehler, Kompensationen, bedingte Flüsse, Signale, mehrere Ereignisse, Eskalationen und parallele Prozesse, die jeweils spezifische Interaktionen oder Bedingungen darstellen.

Aktivitäten

In BPMN repräsentieren Aktivitäten die spezifischen Aufgaben, die innerhalb des Prozesses abgeschlossen werden müssen, wie z. B. das Überprüfen einer Bestellung oder das Versenden eines Produkts. Diese Aktivitäten können weiter detailliert werden, um wiederholte Aktionen wie Schleifen anzuzeigen.

Tasks

Tasks werden nach der Beteiligung der Teilnehmer und den Objekten, die sie im Prozess verwenden, konsumieren oder erzeugen, kategorisiert.

Generic Task

Ein grundlegender Aufgabentyp in Ihrem Prozessmodell, der schnell bereitgestellt und später in spezifische Subtypen verfeinert werden kann.

Manual Task

Von Individuen ausgeführt, interagieren manuelle Tasks nicht direkt mit einer Prozessengine. Beispiele sind Dokumentenorganisation, Rechnungsprobleme telefonisch lösen oder Kundenberatung am Serviceschalter.

User Task

User Tasks werden von Personen ausgeführt und spezifisch durch eine Prozessengine zugewiesen. Diese Engine legt Tasks direkt in die Aufgabenliste jedes Benutzers. Nach Abschluss wird eine Bestätigung von der Engine benötigt, oft durch Dateneingabe oder das Klicken auf einen Button. User Tasks sind integraler Bestandteil von Human Workflow Management-Systemen.

Beispiele sind Rechnungsprüfungen, Urlaubsgenehmigungen und die Bearbeitung von Support-Tickets.

Receive Task

Receive Tasks modellieren den Empfang einer Nachricht als spezifische Aufgabe im Prozessfluss. Dieser Aufgabentyp dient als Alternative zum message-catching Event, dargestellt in BPMN 2.0 durch das Symbol eines leeren Umschlags.

Receive Task (Instantiating)

Angezeigt durch ein kleines Event-Symbol oben links, initiieren instanziierende Receive Tasks Prozesse und ersetzen message start events.

Send Task

Von der Prozessengine ausgeführt, rufen Send Tasks Webdienste asynchron über Message Queues auf und bearbeiten technische Aufgaben.

Script Task

Script Tasks werden direkt innerhalb der Prozessengine ausgeführt und müssen in einer Sprache geschrieben sein, die die Engine interpretieren kann.

Service Task

Service Tasks beziehen sich auf Operationen, die von Softwareanwendungen ausgeführt werden, und automatisch als Teil des Prozess-Workflows abgewickelt werden. Im Allgemeinen wird angenommen, dass diese Funktionen über Webdienste bereitgestellt werden, obwohl auch alternative Implementierungen möglich sind. Diese Aufgaben spielen eine entscheidende Rolle in der prozessorientierten Integration und stehen in enger Verbindung mit den Prinzipien der Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Eingeführt in BPMN 2.0, wenden Business Rule Tasks spezifische Regeln innerhalb eines Prozesses an.

Weitere Aktivitätstypen

Tauchen Sie ein in wichtige Aktivitätstypen wie zusammengeklappte Subprozesse, Multi-Instance-Tasks und Ad-hoc-Sub-Tasks für mehr Prozessklarheit.

Zusammengeklappter Subprozess

Ein zusammengeklappter Subprozess umfasst eine Serie von Tasks innerhalb des größeren Prozesses zur Klarheit und Vereinfachung. Dieser Subprozess stellt die kollektiven Schritte als einzelne Einheit dar, die in einem anderen Abschnitt des Diagramms in erweiterter Form detailliert wird.

Ad-hoc-Subprozess

Ad-hoc-Subprozesse sind durch ihre flexible Ausführungsreihenfolge gekennzeichnet, ohne eine vorher festgelegte Abfolge. Diese Flexibilität erlaubt es, dass Aufgaben innerhalb dieser Subprozesse in beliebiger Reihenfolge ausgeführt oder sogar übersprungen werden, je nach spezifischen Anforderungen.

Schleifen-Aufgabe

Schleifen-Aufgaben sind so gestaltet, dass sie sich in einem Zyklus wiederholen, ähnlich wie eine “do while”-Schleife in der Programmierung. Die Aufgabe oder Teilaktivitäten werden einmal ausgeführt, bevor die Abschlussbedingungen bewertet werden. Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, wird die Aktivität wiederholt. Sobald die Bedingung erfüllt ist, geht der Prozess zu den nachfolgenden Aktivitäten über.

Multi-Instance

Eine Multi-Instance-Aktivität zeigt an, dass die Aufgabe für eine bestimmte Anzahl von Objekten oder Elementen wiederholt wird, wobei die Wiederholungshäufigkeit durch die voreingestellte Anzahl von Elementen bestimmt wird. Multi-Instance-Aktivitäten funktionieren ähnlich wie eine for-each-Schleife, bei der eine Aufgabe oder ein Subprozess für jedes Element in einer Sammlung durchgeführt wird. Jedes Element wird in seiner eigenen Instanz verarbeitet, und die Aktivität gilt erst als abgeschlossen, wenn alle Instanzen abgeschlossen sind. Vertikale Linien deuten darauf hin, dass Elemente in der Multi-Instance-Schleife gleichzeitig verarbeitet werden, was bedeutet, dass alle Elemente parallel ausgeführt werden. Andersherum deuten horizontale Linien darauf hin, dass Elemente nacheinander verarbeitet werden, was auf eine sequentielle Ausführung hinweist.

Kompensation

Kompensationsaufgaben sind so konzipiert, dass sie Kompensationsereignisse innerhalb eines Workflows bewältigen. Diese Aufgaben sind immer über Assoziationen mit dem Prozessdiagramm verbunden und nicht über Sequence Flows.

Kombinierte Kompensation

Kompensationsaufgaben können mit Schleifen und mehreren Instanzen kombiniert werden. In diesen Szenarien werden sowohl der Kompensationsmarker als auch der Schleifen-/Multi-Instance-Marker nebeneinandergestellt. Zusätzlich können Kompensationsaufgaben mit jedem zuvor eingeführten Aufgabentyp integriert werden. Diese Flexibilität ermöglicht verschiedene Szenarien, wie z. B. eine manuelle Kompensationsaufgabe, die so lange wiederholt wird, bis sie erfolgreich ist, oder eine, die wiederholt parallel ausgeführt wird, wann immer möglich.

Gateways

Gateways sind wesentliche Entscheidungsfindungsknoten innerhalb eines Prozesses, die den Fluss basierend auf spezifischen Bedingungen oder Ereignissen steuern. In BPMN-Diagrammen werden sie durch Rauten dargestellt und können in verschiedenen Formen auftreten, darunter inklusiv, exklusiv, parallel und komplex. Sie können auch basierend auf daten- oder ereignisgesteuerten Triggern funktionieren.

Exklusives Gateway

Inklusives Gateway

Paralleles Gateway

Ereignisgesteuertes Gateway

Exklusives Gateway

Dargestellt als Raute, entweder mit einem “X” darin oder ohne, leitet das exklusive Gateway den Prozessfluss zu nur einem der möglichen Ausgabewege.

Inklusives Gateway

Gekennzeichnet durch eine Raute mit einem Kreis darin, ermöglicht das inklusive Gateway, dass sich der Prozessfluss gleichzeitig in mehrere Zweige aufspaltet. Es erfordert, dass alle initiierten Pfade abgeschlossen sind, bevor sie an einem nachfolgenden Gateway zusammengeführt werden können.

Paralleles Gateway

Dargestellt als Raute mit einem Pluszeichen (”+”) darin, aktiviert das parallele Gateway alle ausgehenden Pfade gleichzeitig, wenn der Fluss aufgeteilt wird. Bei konvergierenden Pfaden stellt es sicher, dass alle eingehenden Zweige abgeschlossen sind, bevor der Fluss weitergeführt wird.

Ereignis-Gateway

Das Ereignis-Gateway wird als Raute mit einem doppelt gerandeten Kreis dargestellt, der zu einem Sechseck im Inneren führt und einen ereignisbasierten Entscheidungspunkt repräsentiert. Dieses Gateway leitet den Workflow basierend auf dem zuerst eintretenden Ereignis oder Task, wie z. B. dem Empfang einer Nachricht oder einem ähnlichen Auslöser.

Verbindende Objekte

Sequence Flow

Message Flow

Association

Diese Elemente veranschaulichen die entscheidenden Verbindungen in einem Prozess. Erkennen Sie die drei Arten von Verbindern: Sequence Flow, Message Flow und Association.

Sequence Flow

Dies stellt die Reihenfolge dar, in der Tasks ausgeführt werden sollen, dargestellt als gerade Linie, die mit einem Pfeilkopf endet. Es kann entweder einen bedingten oder einen Standardpfad anzeigen.

Message Flow

Der Message Flow Connector veranschaulicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Pools oder über organisatorische Grenzen hinweg, wie z. B. Abteilungen. Es ist nicht dafür gedacht, Ereignisse oder Aktivitäten innerhalb desselben Pools zu verknüpfen. Dieser Connector wird durch eine gestrichelte Linie dargestellt, die mit einem Kreis beginnt und mit einem offenen Pfeilkopf endet.

Association

Gepunktete Linien stellen Verbindungen zwischen Aktivitäten und Artefakten dar, die Klarheit hinzufügen, ohne die Prozessreihenfolge zu beeinflussen.

Pools und Swimlanes

Pools sind wesentliche Komponenten, die Hauptteilnehmergruppen in einem Prozess repräsentieren, wie Unternehmen oder Abteilungen. Swimlanes innerhalb dieser Pools helfen, Aktivitäten basierend auf Rollen oder Verantwortlichkeiten zu organisieren, wobei sie Klarheit im Arbeitsablauf gewährleisten. Eine Swimlane kann ein System veranschaulichen, das über reine Abteilungen oder Rollen hinausgeht.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 bezeichnet ein collapsierter Pool einen externen Teilnehmer oder eine Entität, deren interne Prozesse und Aktivitäten verborgen bleiben. Ein Pool steht typischerweise für einen Teilnehmer (wie eine Organisation, Abteilung oder ein System) im Prozess.

• Collapsierter Pool: Der interne Fluss von Aufgaben und Aktivitäten innerhalb dieses Pools wird nicht angezeigt, es ist nur die Umrisslinie sichtbar. Dies ist hilfreich, wenn es nicht erforderlich ist, interne Teilnehmerdetails zu zeigen, ihre Beteiligung jedoch dennoch anerkannt werden muss.

• Anwendungsfall: Ein collapsierter Pool ist nützlich, um Interaktionen zwischen mehreren Teilnehmern darzustellen, ohne die Details der internen Prozesse für einige in Ihrem Diagramm zu benötigen.

Zusammengefasst ist ein collapsierter Pool in BPMN 2.0 vorteilhaft, wenn der Fokus auf Interaktionen zwischen Teilnehmern liegt, anstatt auf die Feinheiten der Aufgaben innerhalb jedes Teilnehmers.

Artefakte

Artefakte bereichern BPMN-Diagramme, indem sie wesentliche Details liefern, die in Datenobjekte, Gruppen und Anmerkungen unterteilt sind und somit das Verständnis der Teilnehmer für den Prozess verbessern.

Data Objects

Diese Elemente sind entscheidend für die Definition der in einer Prozessaktivität benötigten Daten. Ein data store dient als wesentlicher Speicherort für das Sammeln oder Ablegen von Informationen und gewährleistet die Datenerhaltung, sobald der Prozess abgeschlossen ist. Zusätzlich wird die Datensammlung in Data Input und Data Output unterteilt, die jeweils die Datenanforderungen und die erstellten Daten dokumentieren.

Group

Dies dient als logische Kategorisierung von Aktivitäten, die die Diagrammübersicht und das Verständnis verbessert, ohne den Ablauf zu ändern.

Text Annotation

Textannotationen bieten zusätzliche Erklärungen oder Einblicke in bestimmte Teile des Diagramms und helfen, das Verständnis seiner Komponenten zu verbessern.

Konstruktion eines BPMN-Diagramms

Das grundlegende Prinzip von BPMN dreht sich um das Konzept eines Prozesses. Um ein BPMN-Diagramm effektiv zu entwerfen, ist es am besten, den Prozess zunächst in einfachen Schritten zu erfassen und dann schrittweise zusätzliche Details zu integrieren, um den Prozess zu vervollständigen.

Hier ist ein einsteigerfreundlicher, schrittweiser Leitfaden zur Erstellung eines BPMN-Diagramms:

1. Wesentliche Schritte identifizieren: Beginnen Sie damit, die Kerngänge sowie Start- und Endpunkte zu identifizieren. Beispielsweise sollten in einem gegebenen Diagramm, wenn eine Bestellung aufgegeben wird, entscheidende Aktionen wie der Erhalt der Bestellung, die Kreditüberprüfung, das Erfüllen der Bestellung und das Ausstellen einer Rechnung erkannt werden.

2. Alternative Pfade erkunden: Untersuchen Sie als Nächstes potenzielle alternative Routen, die zu unterschiedlichen Ergebnissen wie der Fertigstellung der Bestellung führen können. Dies beinhaltet die Integration verschiedener Gateways zur Erleichterung alternativer Prozesse und Richtungen.

3. Pools und Swimlanes implementieren: Diese Phase beinhaltet die Erkennung der Schlüsselakteure, Abteilungen und Rollen innerhalb jeder Einheit und die Organisation der Aktivitäten in entsprechende Pools und Swimlanes, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

4. Nachrichtenkommunikation erleichtern: Führen Sie notwendige Nachrichtenaustausche zwischen verschiedenen Pools oder innerhalb desselben Pools ein, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

5. Artefakte und Details hinzufügen: Fügen Sie notwendige Artefakte ein, einschließlich Dokumenten und Schauspielerrollen. Entpacken Sie komplexe Aufgaben in Subprozesse.

6. Fehler beheben: Identifizieren und integrieren Sie schließlich Mechanismen zur Verwaltung potenzieller Fehler, die als Teil des Prozesses auftreten können.

Zusammenfassung

• Events: Markieren den Beginn und das Ende eines Prozesses oder signifikante Aktionen (z.B. eine Bestellung oder ein Zahlungseingang).
• Activities: Stellen spezifische Aufgaben innerhalb des Prozesses dar (z.B. Bestellüberprüfung, Warenauslieferung).
• Gateways: Entscheidungspunkte, die den Prozessfluss nach Kriterien leiten (z.B. Überprüfung des Bestellbetrags).
• Sequence Flows: Pfeile, die die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigen.
• Data Objects: Informationen, die genutzt oder generiert werden, wie Kundendaten oder Bestelldetails.

Indem Sie diese Kernelemente verstehen und wissen, wie sie miteinander interagieren, können Sie BPMN 2.0-Diagramme erstellen, die das Wesen Ihrer Geschäftsprozesse effektiv erfassen.

BPMN 2.0 ist ein transformierendes Tool für das Geschäftsprozessmanagement. Es bietet einen standardisierten, visuellen Modellierungsansatz, der Kommunikation, Klarheit und betriebliche Effizienz verbessert.

Wir empfehlen Ihnen, BPMN 2.0 weiter zu erkunden und zu sehen, wie es Ihrer Organisation nützen kann. Es gibt viele Online-Ressourcen, inklusive der offiziellen BPMN-Website (https://www.bpmn.org/), die Ihnen beim Einstieg helfen.

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BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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