BPMN 2.0

Der ultimative Leitfaden für BPMN 2.0: alle Elemente, Vorteile und Anwendungsfälle

Fühlen Sie sich von der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse überwältigt? Mehrere Tasks zu verwalten, verschiedene Schritte zu verfolgen und reibungslose Abläufe zu gewährleisten, kann herausfordernd sein. Hier kommt die Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 ins Spiel. BPMN 2.0 ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen hilft, Ihr Geschäftsprozessmanagement zu visualisieren, zu verstehen und zu optimieren. Indem Sie Ihre Workflows abbilden, können Sie Ineffizienzen erkennen, Prozesse optimieren und die Effizienz insgesamt verbessern.

Was ist BPMN 2.0?

Stellen Sie sich BPMN 2.0 als eine universelle Sprache zur Abbildung von Geschäftsprozessen vor. Genau das bietet es. Entwickelt und überwacht von der Object Management Group (OMG), bietet es eine standardisierte Notation zur Erstellung klarer, einfacher Flussdiagramme Ihrer Geschäftsabläufe. Der wahre Vorteil von BPMN 2.0 ist seine anbieterneutrale Natur, die es jedem ermöglicht, ein BPMN 2.0-Diagramm zu verstehen und zu interpretieren, unabhängig von der verwendeten Software.

Unser SaaS-Inhaltsprodukt integriert BPMN 2.0, um Process Mining, Design und Simulation zu vereinen, und verbessert so das Business Process Management. Mit dieser Software können Sie Ihre Workflows überwachen, bewerten und verbessern, was zu erheblichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen führt.

Warum BPMN 2.0 nutzen?

Die Vorteile der Nutzung von BPMN 2.0 im Process Business Management sind vielfältig. Hier einige davon:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: BPMN 2.0 schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Business-Analysten, Entwicklern, Managern und allen Beteiligten in einem Prozess. Dies verbessert die Kommunikation und Teamarbeit und führt zu effizienterem Management.
• Erhöhte Prozessklarheit: Durch die Visualisierung von Prozessen mit BPMN 2.0-Diagrammen können Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale schnell erkannt werden. Diese Klarheit ermöglicht die Prozessoptimierung für maximale Effizienz.
• Vereinfachte Dokumentation und Analyse: BPMN 2.0-Diagramme dienen als zentrale Wahrheit für Ihre Geschäftsprozesse. Dies eliminiert die Notwendigkeit langer textbasierter Dokumentationen und vereinfacht die Prozessanalyse.
• Erhöhte Effizienz und reduzierte Fehler: Gut definierte Prozesse führen zu weniger Fehlern und größerer Effizienz. BPMN 2.0 unterstützt dies durch ein strukturiertes Framework für das Prozessdesign und die Implementierung.

Die Bausteine von BPMN 2.0 Diagrammen verstehen

Stell dir ein BPMN 2.0 Diagramm als den Bauplan deines Geschäftsprozesses vor – aufgebaut aus zentralen Elementen:

BPMN nutzt diese vier Elementtypen, um Business Prozesse zu MAPpen:

• Flow Objects: Event, Gateway und Activity
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow und Association
• Swimlanes: Pool und Lane
• Artifacts: Data Object, Group und Text Annotation

Schauen wir uns die einzelnen Elemente und ihre jeweilige Funktion an.

Events

Events sind Auslöser, die einen Geschäftsprozess starten, verändern oder abschließen. Sie werden als Kreise mit Symbolen dargestellt, wobei jedes Symbol einen bestimmten Event-Typ beschreibt:

• Ein start event ist ein Kreis mit dünnem Rand.
• Ein end event ist ein Kreis mit dickem Rand.
• Ein intermediate event ist ein Kreis mit doppeltem Rand.

Start Event

In BPMN-Diagrammen können mehrere Start Events genutzt werden. Nur mit einem passenden Start Event verbundene Abläufe werden aktiviert. Zum Beispiel startet eine Bestellung je nach Eingangskanal – Website, Telefon oder vor Ort – durch das entsprechende Start Event.

End Event

Ein End Event kennzeichnet das Ende eines Prozesses, nachdem alle Schritte im Diagramm abgeschlossen sind. Ein Prozess kann unterschiedliche Ergebnisse haben, etwa Erfolg oder Fehler. Deshalb können mehrere End Events verwendet werden, um verschiedene Resultate darzustellen. Zum Beispiel endet eine erfolgreich bearbeitete Bestellung mit einem erfolgreichen Event. Falsche Kartendaten führen zu einer nicht erfolgreichen Bestellung.

Dieses Beispiel zeigt verschiedene Ergebnisarten bei End Events. Mehrere End Events sollten klar benannt werden, um Verwechslungen zu vermeiden.

Zwischen Start und Ende liegt das Intermediate Event – es erfasst oder gibt Informationen weiter (“throw”). Ob das Event etwas aufnimmt oder weiterleitet, erkennt man an den Verbindungen im Diagramm.

Im Diagramm startet der Prozess durch den Eingang einer Message. Danach wird geprüft, ob der Artikel vorrätig ist. Ist er verfügbar, wird ein Bestätigungslink per Intermediate Event verschickt. Erst wenn der Bestätigungslink eingeht, wird die Bestellung abgeschlossen (End Event).

Intermediate Events nutzen verschiedene Symbole, die den Ablauf steuern. Dazu gehören Messages, Timer, Errors, Compensation, Conditional Flows, Signals, Multiple Events, Eskalationen und parallele Prozesse – jede steht für bestimmte Vorgänge oder Bedingungen.

Aktivitäten

In BPMN repräsentieren Aktivitäten die spezifischen Aufgaben, die innerhalb des Prozesses abgeschlossen werden müssen, wie z. B. das Überprüfen einer Bestellung oder das Versenden eines Produkts. Diese Aktivitäten können weiter detailliert werden, um wiederholte Aktionen wie Schleifen anzuzeigen.

Tasks

Tasks werden nach Beteiligung und den im Prozess genutzten, erzeugten oder konsumierten Objekten kategorisiert.

Generic Task

Basis-Task im Modell – beliebig einsetzbar, kann später einfach zu einem spezifischen Subtyp angepasst werden.

Manual Task

Von Personen ausgeführt – Manual Tasks haben keinen direkten Kontakt zur Process Engine. Beispiele: Dokumente ablegen, Rechnungen telefonisch klären, Kunden am Schalter beraten.

User Task

User Tasks werden einzelnen Personen von der Process Engine zugewiesen und landen direkt im Task-Queue des Nutzers. Nach Abschluss ist eine Bestätigung erforderlich, etwa durch Dateneingabe oder Klick. User Tasks sind typisch für Human Workflow Management.

Beispiele: Rechnungsprüfung, Urlaubsantrag freigeben, Support-Ticket bearbeiten.

Receive Task

Receive Tasks stehen für den Empfang von Nachrichten als eigene Aufgabe im Flow und sind das Pendant zum Message Event (dargestellt durch offenen Umschlag).

Receive Task (Instantiating)

Erkennbar am Event-Icon oben links: Diese Aufgabe kann einen Prozess anstoßen und ersetzt das Message Start Event.

Send Task

Send Tasks werden automatisch durch die Engine ausgelöst, etwa beim asynchronen Senden über Message-Queues oder Webservices.

Script Task

Script Tasks führt die Workflow-Engine direkt mithilfe einer unterstützten Programmiersprache aus.

Service Task

Service Tasks stehen für automatisch ausgeführte Software-Funktionen – meist Webservices, aber auch andere Automatisierungen. Sie sind wichtig für Integration und SOA.

Business Rule Task

Mit BPMN 2.0 eingeführt: Business Rule Tasks setzen im Prozess spezifische Regeln automatisiert um.

Weitere Aktivitätstypen

Wichtige BPMN-Aktivitäten wie Collapsed Sub-Processes, Multi-Instance Tasks und Ad-Hoc Sub-Tasks sorgen für mehr Übersicht.

Collapsed Sub-Process

Ein Collapsed Sub-Process fasst mehrere Tasks übersichtlich zusammen. Die Details sind aufgeklappt in einem separaten Diagrammbereich zu sehen.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-Hoc Sub-Processes erlauben eine flexible Ausführungsreihenfolge – Aufgaben können beliebig erfolgen oder übersprungen werden.

Loop Task

Loop Tasks wiederholen sich zyklisch, ähnlich einer “do while”-Schleife. Erst nach dem Check der Abbruchbedingung läuft der Prozess weiter.

Multi-instance

Eine Multi-Instance Activity bedeutet, die Aufgabe wird mehrfach ausgeführt – für eine vorab festgelegte Anzahl Elemente, wie bei einer for-each-Schleife. Jede Instanz läuft einzeln. Die Aktivität ist fertig, wenn alle durch sind. Vertikale Linien bedeuten parallele Ausführung, horizontale stehen für nacheinander.

Compensation

Compensation Tasks bearbeiten Compensation Events im Workflow. Sie werden über Associations im Diagramm angebunden, nicht über Sequence Flows.

Compensation Combined

Compensation Tasks sind mit Loop oder Multi-Instance kombinierbar – die Marker stehen dann nebeneinander. So sind manuelle Wiederholungen bis zum Erfolg oder parallele Ausführungen möglich.

Gateways

Gateways sind Entscheidungspunkte im Prozess. Sie steuern den Flow je nach Bedingung oder Event. Im BPMN-Diagramm sind sie als Rauten dargestellt und unterschieden sich in Inclusive, Exclusive, Parallel und komplexe Typen. Die Steuerung kann auch data- oder eventbasiert erfolgen.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Dargestellt als Raute mit oder ohne “X” lenkt der Exclusive Gateway den Flow auf genau einen der möglichen Folgepfade.

Inclusive Gateway

Erkennbar an einer Raute mit Kreis erlaubt der Inclusive Gateway den Ablauf, sich gleichzeitig in mehrere Branches zu verzweigen. Alle gestarteten Pfade müssen abgeschlossen sein, bevor sie an einem späteren Gateway zusammengeführt werden.

Parallel Gateway

Der Parallel Gateway, dargestellt als Raute mit Pluszeichen, startet alle ausgehenden Pfade gleichzeitig. Beim Zusammenführen stellt er sicher, dass alle eingehenden Branches abgeschlossen sind, bevor es weitergeht.

Event Gateway

Der Event Gateway – eine Raute mit doppeltem Rand und Hexagon – steht für einen Event-basierten Entscheidungspunkt. Hier folgt der Prozess dem zuerst eintretenden Event oder Task, zum Beispiel Message-Empfang oder Trigger.

Connecting Objects

Sequence Flow

Message Flow

Association

Diese Elemente zeigen die wichtigsten Verbindungen in einem Prozess. Es gibt drei Connector-Typen: Sequence Flow, Message Flow und Association.

Sequence Flow

Sequence Flow zeigt die Reihenfolge, in der Tasks ausgeführt werden, als einfache Linie mit Pfeilspitze. Sie kennzeichnet bedingte oder Standard-Wege.

Message Flow

Message Flow steht für die Kommunikation zwischen verschiedenen Pools oder über Organisationsgrenzen hinweg, etwa zwischen Abteilungen. Sie verbindet keine Events oder Activities im selben Pool. Die Darstellung: eine gestrichelte Linie, Beginn mit Kreis, Ende mit offener Pfeilspitze.

Association

Gepunktete Linien verbinden Activities und Artefakte. Sie schaffen Übersicht, ändern aber nicht die Prozessreihenfolge.

Pools und Swimlanes

Pools stehen für zentrale Teilnehmergruppen wie Unternehmen oder Abteilungen. Swimlanes ordnen Activities innerhalb der Pools nach Rolle oder Verantwortung und sorgen so für Übersicht. Eine Swimlane kann auch ein IT-System abbilden – nicht nur Abteilungen oder Rollen.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 steht ein Collapsed Pool für einen externen Teilnehmer oder eine Organisation, deren interne Abläufe nicht sichtbar sind. Ein Pool repräsentiert häufig einen Teilnehmer wie eine Organisation, Fachabteilung oder ein IT-System.

• Collapsed Pool: Die Prozesse und Aktivitäten innerhalb dieses Pools werden nicht angezeigt, sichtbar ist nur die Kontur. Das ist hilfreich, wenn keine Details zu den internen Abläufen benötigt werden, der Teilnehmer aber dennoch sichtbar sein soll.

• Anwendungsfall: Ein Collapsed Pool eignet sich zur Darstellung der Interaktion mehrerer Teilnehmer, ohne deren interne Prozesse im Diagramm zeigen zu müssen.

Kurzum: Ein Collapsed Pool in BPMN 2.0 richtet den Fokus auf die Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern – nicht auf die Details der Einzelschritte im Inneren.

Artefakte

Artefakte bereichern BPMN-Diagramme, indem sie wesentliche Details liefern, die in Datenobjekte, Gruppen und Anmerkungen unterteilt sind und somit das Verständnis der Teilnehmer für den Prozess verbessern.

Data Objects

Data Objects sind essenziell für die Definition aller im Prozess benötigten Daten. Ein Data Store fungiert als dauerhaftes Repository für die Speicherung oder Ablage von Informationen – auch über das Prozessende hinaus. Die Datenerfassung unterteilt sich zudem in Data Input und Data Output, um Anforderungen klar zu machen und erzeugte Daten festzuhalten.

Group

Eine Group dient der logischen Gliederung von Activities und macht das Diagramm übersichtlicher, ohne den Ablauf zu beeinflussen.

Text Annotation

Text Annotations bieten ergänzende Hinweise oder Erklärungen zu bestimmten Diagrammelementen und erleichtern so das Verständnis.

Konstruktion eines BPMN-Diagramms

Das grundlegende Prinzip von BPMN dreht sich um das Konzept eines Prozesses. Um ein BPMN-Diagramm effektiv zu entwerfen, ist es am besten, den Prozess zunächst in einfachen Schritten zu erfassen und dann schrittweise zusätzliche Details zu integrieren, um den Prozess zu vervollständigen.

Hier ist ein einsteigerfreundlicher, schrittweiser Leitfaden zur Erstellung eines BPMN-Diagramms:

1. Wesentliche Schritte identifizieren: Beginnen Sie damit, die Kerngänge sowie Start- und Endpunkte zu identifizieren. Beispielsweise sollten in einem gegebenen Diagramm, wenn eine Bestellung aufgegeben wird, entscheidende Aktionen wie der Erhalt der Bestellung, die Kreditüberprüfung, das Erfüllen der Bestellung und das Ausstellen einer Rechnung erkannt werden.

2. Alternative Pfade erkunden: Untersuchen Sie als Nächstes potenzielle alternative Routen, die zu unterschiedlichen Ergebnissen wie der Fertigstellung der Bestellung führen können. Dies beinhaltet die Integration verschiedener Gateways zur Erleichterung alternativer Prozesse und Richtungen.

3. Pools und Swimlanes implementieren: Diese Phase beinhaltet die Erkennung der Schlüsselakteure, Abteilungen und Rollen innerhalb jeder Einheit und die Organisation der Aktivitäten in entsprechende Pools und Swimlanes, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

4. Nachrichtenkommunikation erleichtern: Führen Sie notwendige Nachrichtenaustausche zwischen verschiedenen Pools oder innerhalb desselben Pools ein, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

5. Artefakte und Details hinzufügen: Fügen Sie notwendige Artefakte ein, einschließlich Dokumenten und Schauspielerrollen. Entpacken Sie komplexe Aufgaben in Subprozesse.

6. Fehler beheben: Identifizieren und integrieren Sie schließlich Mechanismen zur Verwaltung potenzieller Fehler, die als Teil des Prozesses auftreten können.

Zusammenfassung

• Events: Markieren Start, Ende und wichtige Aktionen eines Prozesses (z. B. Bestellung, Zahlungseingang).
• Activities: Stehen für einzelne Tasks im Prozess, wie Bestellungen prüfen oder Versand auslösen.
• Gateways: Sind Entscheidungspunkte, die Abläufe abhängig von Bedingungen steuern (z. B. Wertprüfung).
• Sequence Flows: Pfeile zeigen die Reihenfolge der Activities an.
• Data Objects: Daten, die genutzt oder erzeugt werden – wie Kundendaten oder Bestelldetails.

Verstehst du diese Kernelemente und ihr Zusammenspiel, kannst du BPMN 2.0 Diagramme erstellen, die deine Prozesse klar abbilden.

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