> Kontinuierliche Prozessoptimierung > Forderungsmanagement > NetSuite

Ihr Forderungsmanagement verbessern

Optimieren Sie Ihre NetSuite-Workflows mit diesem 6-Schritte-Leitfaden
Datenvorlage herunterladen
Ihr Forderungsmanagement verbessern
Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

NetSuite Debitorenbuchhaltung für schnellere Zahlungen optimieren

Unsere Plattform deckt versteckte Bottlenecks auf, die Ihre Zahlungszyklen verzögern und die Liquidität beeinträchtigen. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Aufgabenflusses können Sie genau feststellen, wo manuelle Schritte oder interne Verzögerungen Ihre Abläufe verlangsamen. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, sich auf wirkungsvolle Verbesserungen zu konzentrieren, die den Cash Flow beschleunigen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Der strategische Bedarf an einem optimierten Forderungsmanagement

Ein effektives Cashflow-Management ist die Lebensader jedes wachsenden Unternehmens. Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement in NetSuite verwalten, haben Sie eine Fülle von Transaktionsdaten zur Verfügung. Dennoch kämpfen viele Organisationen immer noch mit hohen Debitorenlaufzeiten (DSO) und unvorhersehbaren Geldflusszyklen. Die Kosten der Ineffizienz messen sich nicht nur in verspäteten Zahlungen, sondern auch im administrativen Aufwand für Ihr Finanzteam und den verpassten Möglichkeiten, Kapital in das Unternehmen zu reinvestieren. Die Optimierung dieser Prozesse stellt sicher, dass Ihr Unternehmen agil und liquide bleibt und einen Wettbewerbsvorteil in einer schwankenden Wirtschaft bietet. Zu verstehen, wie das Forderungsmanagement verbessert werden kann, ist nicht länger nur eine Backoffice-Angelegenheit, sondern eine strategische Priorität für die Aufrechterhaltung eines gesunden Betriebskapitals.

Process Mining für mehr Transparenz im NetSuite Forderungsmanagement nutzen

Obwohl NetSuite eine hervorragende Datenerfassung durch seine Rechnungs-, Kundenzahlungs- und Gutschriftbelege bietet, verbirgt die traditionelle Berichterstattung oft die Komplexität der tatsächlich ausgeführten Arbeit. Process Mining schließt diese Lücke, indem es die digitalen Spuren extrahiert, die Ihr Finanzteam und Ihre Kunden hinterlassen. Durch die Analyse des Lebenszyklus einer Rechnung von der Erstellung bis zur Bankgutschrift können Sie die wahre Abfolge der Ereignisse visualisieren. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen zu sehen, wo manuelle Eingriffe am häufigsten auftreten, wie z. B. wiederholte Nachfassaktionen oder manuelle Zahlungszuordnungen, die oft die verborgenen Treiber für längere Zykluszeiten sind. Anstatt sich auf anekdotische Evidenz oder Monatsdurchschnitte zu verlassen, erhalten Sie eine faktenbasierte Grundlage für Prozessverbesserungen, basierend auf jeder einzelnen Transaktion in Ihrem System.

Operative Engpässe identifizieren und beseitigen

Optimierungsbestrebungen in der NetSuite-Umgebung offenbaren typischerweise mehrere große Reibungspunkte. Eines der häufigsten Probleme findet sich im Streitbeilegungsprozess. Wenn eine Rechnung angefochten wird, kann die Zeit, die im Status

Forderungsmanagement Rechnungsverarbeitung Cash Management DSO-Reduzierung Inkassostrategie Finanzoperationen Kreditkontrolle Working Capital Optimierung

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Oft bleiben Rechnungen weit über das Fälligkeitsdatum hinaus unbezahlt, was wertvolles Working Capital bindet und das Risiko von Zahlungsausfällen erhöht. Grund dafür sind häufig versteckte Engpässe, bei denen Rechnungen ohne Follow-up liegen bleiben, was die Liquidität belastet. Steigende DSO-Werte sind ein klares Zeichen für einen stockenden Cashflow im Fakturierungszyklus.

ProcessMind analysiert den gesamten Zeitverlauf jeder NetSuite-Rechnung, um genau zu bestimmen, wo der Mahnprozess ins Stocken gerät. Durch die Visualisierung des Weges vom Versand bis zur Verbuchung macht die Plattform Kundensegmente oder Regionen mit Zahlungsverzug sichtbar und ermöglicht so gezielte Gegenmaßnahmen.

Wenn Kunden eine Rechnung anfechten, bleibt der Lösungsprozess oft zwischen Abteilungen stecken, was zu erheblichen Zahlungsverzögerungen führt. Ohne klare Transparenz über den Streitfall-Lebenszyklus bleiben diese Posten wochenlang offen, was Reibungen mit Kunden verursacht und den Debitorenbuchhaltungs-Saldo aufbläht. Dieser Mangel an Koordination zwischen Vertriebs- und Finanzabteilungen führt in der Regel zu verlängerten Zahlungszyklen.

Die Plattform verfolgt den Übergang zwischen Streitfalleröffnung und -lösung innerhalb von NetSuite und identifiziert, welche Streitkategorien am längsten zur Beilegung benötigen. ProcessMind bietet die notwendige Transparenz, um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu optimieren und die Ursachen wiederkehrender Abrechnungsfehler zu identifizieren, um Streitfälle schneller abzuschließen.

Bei vielen Zahlungseingängen scheitert oft die automatische Zuordnung zu offenen Rechnungen, was manuelle Eingriffe der Finanzabteilung erfordert. Dieser Aufwand führt zu Rückstaus bei der Rechnungsklärung, wodurch Finanzberichte die aktuelle Cash-Position nicht präzise widerspiegeln. Zudem begünstigt manuelle Arbeit Fehler und verzögert den Monatsabschluss.

Durch die Analyse von Mustern beim Zahlungseingang und Kontoauszugs-Abgleich deckt ProcessMind die Ursachen für fehlerhafte Zuordnungen auf. Es zeigt auf, wo Teilzahlungen oder fehlende Referenzen in NetSuite unnötige Nacharbeit auslösen, sodass Sie die Abstimmung selbst bei hohem Transaktionsvolumen automatisieren können.

Das Senden von Zahlungserinnerungen zu falschen Intervallen oder an die falschen Kontakte führt oft dazu, dass sie ignoriert werden, was den Zahlungszyklus nicht beschleunigt. Ohne Daten darüber, welche Erinnerungen tatsächlich zu Handlungen führen, verschwenden Teams Mühe mit automatisierten Sequenzen, die die Inkasso-Raten oder die Kundenbindung nicht verbessern. Diese ineffiziente Ressourcennutzung kann sogar Kundenbeziehungen schädigen, wenn Erinnerungen für bereits bezahlte Posten gesendet werden.

ProcessMind korreliert das Timing von Erinnerungsaktivitäten mit nachfolgenden Zahlungsereignissen, um die Effektivität Ihrer Inkasso-Strategie zu bestimmen. Dies ermöglicht es Benutzern, den NetSuite-Erinnerungs-Workflow basierend auf tatsächlichen Kundenantwortdaten zu optimieren und sicherzustellen, dass Nachfassaktionen zu den wirkungsvollsten Zeitpunkten im Rechnungslebenszyklus erfolgen.

Häufige Gutschriften nach dem Rechnungsversand deuten oft auf Probleme bei der Abrechnungsgenauigkeit oder der Auftragsabwicklung hin. Solche Korrekturen mindern nicht nur den Umsatz, sondern verursachen auch erheblichen Mehraufwand in der Debitorenbuchhaltung. Wiederkehrende Anpassungen sind ein Warnsignal für mangelnde Prozessintegrität in den vorgelagerten Vertriebs- und Fakturierungsphasen.

Process Mining macht die Häufigkeit und die Auslöser von Gutschriften im Verhältnis zum Rechnungsdatum transparent. Durch die Identifizierung gemeinsamer Merkmale korrigierter Rechnungen hilft ProcessMind dabei, die Ursachen für Abrechnungsfehler in NetSuite gezielt zu beheben und nachträgliche Korrekturen dauerhaft zu reduzieren.

Rechnungen, die erstellt, aber nicht sofort versendet werden, bedeuten eine vermeidbare Verzögerung des Zahlungseingangs. Solche Lücken entstehen oft durch interne Prüfungen, Synchronisationsfehler oder manuelle Stapelverarbeitung – im Grunde gewähren Sie Ihren Kunden so ein kostenloses Zahlungsziel. Das verlängert direkt die Zeit, bis aus einem Verkauf echtes Geld wird.

Unsere Plattform misst die genaue Dauer zwischen der Rechnungserstellung und dem tatsächlichen Versand. ProcessMind deckt diese internen Verzögerungen auf, damit Manager sicherstellen können, dass jede in NetSuite generierte Rechnung den Kunden ohne Reibungsverluste erreicht. So startet die Zahlungsfrist zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Oft treffen Mitarbeiter im Mahnwesen Vereinbarungen mit Kunden, die ihre zugesagten Zahlungstermine dann doch nicht einhalten. Ohne eine systematische Nachverfolgung dieser gebrochenen Versprechen kann das Team Hochrisiko-Konten nicht effektiv priorisieren, was zu weiteren Zahlungsverzögerungen und Abschreibungsrisiken führt. Die manuelle Überwachung solcher Zusagen ist zudem fehleranfällig.

ProcessMind verfolgt die Aktivität 'Zahlungsversprechen erhalten' und gleicht sie mit dem tatsächlichen Buchungsdatum der Zahlung ab. Diese Transparenz hilft dabei, säumige Zahler zu identifizieren und die Kreditstrategien in NetSuite für Kunden anzupassen, die ihre Zusagen regelmäßig ignorieren. So kann sich das Mahnwesen auf die kritischsten Fälle konzentrieren.

Kunden, die Rechnungen in vielen kleinen Beträgen begleichen, verursachen einen hohen administrativen Aufwand, da jedes Fragment einzeln zugeordnet und abgestimmt werden muss. Dieses Vorgehen verlängert den Lebenszyklus der Rechnung und erschwert die Überwachung offener Posten. Zudem führt es oft zu Unklarheiten über Restsalden und erhöht die Fehlerquote bei der Abstimmung.

Durch die Analyse von Teilzahlungs-Aktivitäten quantifiziert ProcessMind die tatsächlichen Kosten und die Dauer dieser fragmentierten Zahlungen. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Kunden zu effizienterem Zahlungsverhalten zu bewegen und den Abstimmungsprozess in NetSuite zu vereinfachen, indem Konten mit häufigen Teilzahlungen gezielt identifiziert werden.

Vertriebsmitarbeiter könnten nicht-standardisierte Zahlungsbedingungen anbieten, die nicht mit der Unternehmensrichtlinie übereinstimmen, oder Kunden ignorieren einfach ihre zugewiesenen Bedingungen. Diese Inkonsistenz erschwert die Cash Flow-Prognose und kann zu unfairen Vorteilen für bestimmte Kundensegmente führen. Eine mangelnde Durchsetzung der vereinbarten Bedingungen untergräbt die finanzielle Disziplin der Organisation.

ProcessMind vergleicht die tatsächliche Zahlungsdauer mit dem in NetSuite gespeicherten Attribut der Zahlungsbedingungen. Indem es identifiziert, wo die Lücke zwischen Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum am größten ist, hebt die Plattform hervor, wo die Durchsetzung der Kreditrichtlinien fehlschlägt, und ermöglicht es Finanzverantwortlichen, Kontrollen zu verschärfen und Zahlungserwartungen zu standardisieren.

Rechnungen mit hohen Beträgen unterliegen oft strengeren Prüfungen oder komplexen Klärungsprozessen, wodurch signifikantes Kapital gebunden wird. Wenn diese Posten stagnieren, leidet die Liquidität des gesamten Unternehmens überproportional. Das Aufspüren dieser Blockaden ist für gesunde Reserven unerlässlich.

Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, den Prozessfluss nach dem Rechnungsbetrag zu filtern. So sehen Sie sofort, ob hochwertige Fälle andere, kompliziertere Pfade nehmen. ProcessMind hilft Ihnen, diese kritischen Posten zu priorisieren, das Working Capital schneller zurückzugewinnen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Forderungen nicht in der allgemeinen Warteschlange untergehen.

Produktivität und Effektivität können zwischen verschiedenen Inkasso-Mitarbeitern oder Geschäftsbereichen erheblich variieren, was zu ungleichmäßigen Ergebnissen in der Abteilung führt. Ohne eine klare Sicht auf den End-to-End-Prozess ist es schwierig zu erkennen, welche Strategien funktionieren und welche Teams mehr Unterstützung oder Schulung benötigen. Diese Abweichungen führen zu unvorhersehbaren Inkasso-Zyklen.

Durch die Verwendung des Attributs 'Inkasso-Mitarbeiter' bietet ProcessMind eine transparente Ansicht des von verschiedenen Personen verwalteten Prozessflusses. Dies ermöglicht Managern, Best Practices zu identifizieren und die effektivsten Inkasso-Schritte im gesamten NetSuite AR-Bereich zu standardisieren, wodurch ein hohes Leistungsniveau gewährleistet wird.

Selbst wenn eine Zahlung eingegangen ist, vergeht oft Zeit, bis diese vollständig geklärt und mit dem Kontoauszug abgeglichen ist. Dieser letzte Schritt ist entscheidend für ein korrektes Finanzreporting, doch Verzögerungen halten Rechnungen oft unnötig lange im Status 'offen'. Solange der Abgleich nicht erfolgt ist, gilt die Zahlung im Hauptbuch nicht als final verbucht.

ProcessMind misst die Zeitspanne vom Zahlungseingang bis zum Abgleich des Kontoauszugs. Durch die Isolierung dieser Endphase in der NetSuite-Debitorenbuchhaltung deckt die Plattform technische oder prozessuale Hürden auf, die den sofortigen Abschluss beglichener Rechnungen verhindern, und erhöht so die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Finanzberichts.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Zahlungseinzugszeit wirkt sich direkt auf Liquidität und Working Capital aus. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, das Intervall zwischen Rechnungsstellung und endgültiger Begleichung zu verkürzen, um sicherzustellen, dass Barmittel für Reinvestitionen verfügbar bleiben, anstatt in den Forderungen zu binden. Durch die Senkung dieser Zyklen können Organisationen ihre Abhängigkeit von externer Finanzierung verringern und ihre allgemeine Finanzlage verbessern.

ProcessMind visualisiert den End-to-End-Weg von NetSuite-Rechnungen, um spezifische Phasen zu identifizieren, in denen Verzögerungen auftreten. Durch die Analyse historischer Zahlungsmuster und Kundensegmente hebt die Plattform Bottlenecks im Inkasso-Zyklus hervor, sodass Teams gezielte Interventionen implementieren können, die die Einzugszeit verkürzen. Dieser datengestützte Ansatz stellt sicher, dass Ressourcen auf die Phasen mit dem höchsten Potenzial für Zeiteinsparungen konzentriert werden.

Ungelöste Streitigkeiten stellen erhebliche Barrieren für den Cash Flow dar und führen oft zu angespannten Kundenbeziehungen. Die Verkürzung der Verweildauer in Streitstatus gewährleistet, dass Probleme umgehend angegangen werden, und verhindert, dass alternde Rechnungen zu uneinbringlichen Forderungen werden. Eine effiziente Lösung verbessert auch das Kundenerlebnis, indem sie Engagement für Genauigkeit und reaktionsschnellen Service demonstriert.

Durch Process Mining können Organisationen den Lebenszyklus von Streitfällen innerhalb von NetSuite verfolgen. ProcessMind identifiziert häufige Ursachen für Streitigkeiten und hebt Fälle hervor, die Standard-Lösungszeiten überschreiten, wodurch das Management interne Übergaben optimieren und Meinungsverschiedenheiten schneller beilegen kann. Diese Transparenz ermöglicht die Optimierung des gesamten Streitfallmanagement-Workflows von der initialen Forderung bis zur finalen Lösung.

Manuelle Abstimmungen sind ein arbeitsintensiver Prozess, der den Abschluss von Finanzperioden verzögert und das Fehlerrisiko erhöht. Eine höhere Rate des automatisierten Abgleichs zwischen Zahlungen und Rechnungen stellt sicher, dass das Hauptbuch die wahre Finanzlage in Echtzeit widerspiegelt. Hohe Automatisierungsraten entlasten die Finanzmitarbeiter, sodass sie sich auf hochwertige Analysen statt auf wiederholende Dateneingabe konzentrieren können.

ProcessMind analysiert den Weg vom Zahlungseingang bis zur Bankclearing, um zu erkennen, warum bestimmte Transaktionen nicht automatisch abgeglichen werden. Durch das Aufzeigen dieser Muster können Nutzer ihre NetSuite-Konfiguration und Datenerfassungspraktiken verfeinern, um die Straight Through Processing-Raten zu maximieren. Diese Analyse hilft, häufige Dateninkonsistenzen zu identifizieren, die das System daran hindern, Datensätze ohne menschliches Eingreifen abzugleichen.

Ein strategisches Timing von Erinnerungen ist entscheidend, um einen gesunden Cash Flow aufrechtzuerhalten, ohne die Kundenbeziehung zu schädigen. Die Abstimmung von Erinnerungen auf spezifisches Kunden-Zahlungsverhalten stellt sicher, dass Inkasso-Bemühungen sowohl effektiv als auch effizient sind, und reduziert die Notwendigkeit aggressiver Nachfassaktionen. Gut getimte Mitteilungen können die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen erheblich verbessern.

Indem jede Erinnerungsaktivität mit den tatsächlichen Zahlungsdaten abgeglichen wird, ermittelt ProcessMind, welche Sequenzen die schnellsten Ergebnisse liefern. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Kommunikationsketten in NetSuite, die auf das Risikoprofil jedes Kundensegments zugeschnitten sind. Organisationen können diese optimierten Zeitpläne dann automatisieren, um eine konsistente und effektive Nachfassaktivität sicherzustellen.

Häufige Gutschriften sind oft ein Zeichen für mangelnde Fakturierungsgenauigkeit oder Fehler bei der Leistungserbringung, die Ihre Margen schmälern. Weniger Korrekturbedarf schützt den Umsatz und entlastet die Administration. Eine sinkende Gutschriftenquote steht für einen präzisen und zuverlässigen Abrechnungsprozess.

ProcessMind analysiert die Bedingungen und Aktivitäten, die in NetSuite zur Erstellung einer Gutschrift führen. Durch das Aufdecken von Ursachen wie Preisfehlern oder Lieferverzögerungen können Sie Präventivmaßnahmen ergreifen, damit Rechnungen direkt beim ersten Mal korrekt sind. So wechseln Sie von der Fehlerkorrektur zur proaktiven Optimierung der vorgelagerten Prozesse.

Jede Verzögerung zwischen Rechnungserstellung und Versand an den Kunden bremst den Zahlungszyklus aus. Ein sofortiger Rechnungsversand minimiert Durchlaufzeiten und fördert eine pünktliche Zahlung. Diesen Schritt zu beschleunigen, ist einer der einfachsten Wege, den Cash Conversion Cycle insgesamt zu verkürzen.

Process Mining schafft Transparenz über die internen Genehmigungs- und Versandschritte in der NetSuite-Debitorenbuchhaltung. ProcessMind identifiziert technische oder prozessuale Reibungspunkte, die den Rechnungsversand verzögern. So unterstützen wir Teams dabei, den Übergang von der Erstellung zur Zustellung nahezu in Echtzeit zu realisieren, damit die Zahlungsfrist sofort mit der Lieferung beginnt.

Wenn Kunden sich zu einem Zahlungsdatum verpflichten, verlässt sich die Organisation für die Cash Flow-Prognose auf diese Projektion. Eine Erhöhung des Prozentsatzes erfüllter Zusagen verbessert die Genauigkeit der Finanzplanung und reduziert die Notwendigkeit redundanter Inkasso-Aktivitäten. Hohe Erfüllungsraten deuten auf einen effektiven und respektierten Inkasso-Prozess hin.

ProcessMind überwacht den Übergang von einer Zahlungszusage-Aktivität zur finalen Zahlungsbuchung in NetSuite. Indem es identifiziert, welche Kundentypen oder Inkasso-Mitarbeiter die höchsten Erfüllungsraten aufweisen, kann das Management seine Verhandlungsstrategien und Nachverfolgungs-Protokolle verfeinern. Diese Einsicht hilft sicherzustellen, dass von Kunden gemachte Zusagen realistisch sind und konsequent bis zum Abschluss verfolgt werden.

Eine uneinheitliche Bearbeitung von Teilzahlungen führt zu fragmentierten Daten und verunsicherten Kunden. Durch eine Standardisierung wird sichergestellt, dass Zahlungen korrekt zugeordnet werden, was die OP-Liste bereinigt und manuelle Abstimmungen reduziert. Konsistenz sorgt hier für ein besseres Reporting und präzisere Kontoauszüge.

Unsere Plattform macht sichtbar, wie Teilzahlungen in verschiedenen Geschäftsbereichen verarbeitet werden. ProcessMind zeigt abweichende Workflows auf, die Verzögerungen verursachen, und ermöglicht die Einführung von Best Practices in NetSuite. Diese Standardisierung spart dem Team Zeit bei der manuellen Abstimmung von Splittbuchungen und offenen Salden.

Unautorisierte Abweichungen von den Kreditbedingungen können zu erheblichen finanziellen Risiken und Zinsverlusten führen. Die strikte Durchsetzung der Bedingungen stellt sicher, dass die Organisation Kunden nicht unbeabsichtigt zinslose Darlehen über den vereinbarten Zeitraum hinaus gewährt. Eine starke Durchsetzung der Bedingungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines vorhersehbaren Cash Flows.

ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Zahlungsdauern mit den in NetSuite gespeicherten formalen Zahlungsbedingungen. Diese Analyse deckt spezifische Kunden oder Segmente auf, die Bedingungen konsequent ignorieren, und ermöglicht es Kreditmanagern, Limits oder Bedingungen basierend auf realen Compliance-Daten anzupassen. Die Identifizierung dieser Ausreißer ermöglicht gezieltere Kreditmanagement- und Risikominderungsstrategien.

Die Priorisierung großer Rechnungsbeträge im Mahnwesen wirkt sich am schnellsten auf die Liquidität aus. Ein gezielter Ansatz verhindert, dass wertvolle Forderungen in langwierigen Verwaltungsprozessen feststecken, während unwichtigere Kleinstbeträge bevorzugt werden. So maximiert das Team das Ergebnis seines Arbeitseinsatzes.

ProcessMind kategorisiert den Rechnungsfluss nach Betragshöhe und visualisiert, wo das meiste Kapital gebunden ist. Manager können so Ressourcen auf die wichtigsten Konten umverteilen, um wertintensive Klärungsfälle und Zahlungen vorrangig zu lösen. Durch den Fokus auf diese High-Impact-Fälle werden offene Forderungen hocheffizient reduziert.

Leistungsschwankungen im Mahnwesen können zu ungleichmäßigem Cashflow und unvorhersehbaren OP-Listen führen. Eine Standardisierung der Effizienz stellt sicher, dass alle Konten die gleiche Aufmerksamkeit erhalten – unabhängig vom zuständigen Mitarbeiter. Das sorgt für eine ausgewogene Arbeitslast und verlässlichere Ergebnisse in der gesamten Abteilung.

ProcessMind benchtmarkt die Aktivitäten und Ergebnisse verschiedener Mitarbeiter im NetSuite-Mahnwesen. Durch das Aufzeigen der erfolgreichsten Strategien und Abläufe können Sie das gesamte Team darin schulen, die effektivsten Wege zum Forderungseinzug zu nutzen. Diese objektive Analyse hilft dabei, Verhaltensweisen zu identifizieren, die zu schnelleren Zahlungen und weniger Klärungsfällen führen.

Der letzte Schritt des Forderungsmanagements, der Übergang vom Zahlungseingang zur Bankclearing, wird oft übersehen, ist aber entscheidend für die Liquidität. Die Verkürzung dieses Zyklus stellt sicher, dass Gelder so schnell wie möglich auf den Unternehmenskonten verfügbar sind. Eine schnellere Clearing verbessert die Echtzeit-Genauigkeit der Cash Position-Berichterstattung.

Process Mining verfolgt die verstrichene Zeit zwischen dem Eingang einer Zahlung in NetSuite und der finalen Clearing-Aktivität. ProcessMind identifiziert spezifische Banken, Regionen oder Zahlungsmethoden, die Verzögerungen verursachen, und liefert die Daten, die zur Optimierung von Bankbeziehungen und internen Clearing-Prozeduren erforderlich sind. Dies ermöglicht es der Organisation, sich auf die effizientesten Zahlungskanäle zu konzentrieren, um die Verfügbarkeit von Barmitteln zu beschleunigen.

6 Schritte zur Optimierung Ihres NetSuite-Forderungsmanagements

1

AR-Template herunterladen
2

NetSuite-Datensätze exportieren
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Inkassozyklen analysieren
5

Prozessänderungen umsetzen
6

Cash Flow-Fortschritt überwachen
1

AR-Template herunterladen

Was ist zu tun

Nutzen Sie die spezialisierte Excel-Vorlage, die für NetSuite-Datenstrukturen entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten korrekt formatiert sind.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Der Start mit einer standardisierten Template garantiert, dass Ihre Daten perfekt auf die Process Mining Engine für eine genaue Analyse abgebildet werden.

Erwartetes Ergebnis

Ein einsatzbereites Template für Ihre NetSuite-Finanzdaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Visualisieren Sie Ihren Weg zu schnellerem Geldeinzug

ProcessMind bietet eine transparente Ansicht Ihres gesamten Rechnungslebenszyklus, von der Erstellung bis zur endgültigen Zahlung. Sie werden genau aufdecken, wo manuelle Eingriffe Ihre NetSuite Workflows verlangsamen.
  • Den gesamten Rechnungslebenszyklus abbilden
  • Spezifische Verzögerungen beim Zahlungsabgleich erkennen
  • Ursachen für Abrechnungsstreitigkeiten finden
  • DSO-Performance in Echtzeit überwachen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWÄHRTE ERGEBNISSE

Strategische Vorteile in NetSuite Debitorenbuchhaltungs-Prozessen

Durch die Verfolgung des kompletten Lebenszyklus jeder Rechnungsnummer finden Teams versteckte Hürden, die Zahlungen verzögern. Diese Benchmarks zeigen die typischen Verbesserungen, wenn Unternehmen von manueller Kontrolle auf datengesteuertes Prozessmanagement umstellen.

0 %
Days Sales Outstanding senken

Durchschnittliche Reduzierung der DSO

Organisationen identifizieren Bottlenecks im Invoice-to-Cash-Zyklus, wodurch sie Zahlungen schneller einziehen und ihr Working Capital erheblich verbessern können.
0 %
Automatisierter Bankabgleich

Höhere Quote bei der automatischen Verbuchung

Durch die Optimierung des Kontoauszugs-Abgleichs in NetSuite entfällt die manuelle Abstimmung, was die Bearbeitungskosten pro Rechnung senkt.
0 %
Schnelle Streitbeilegung

Schnellere Klärung von Fällen

Die Verkürzung der Zeitspanne von der Eröffnung bis zur Lösung eines Klärungsfalls setzt blockierten Cashflow frei und verbessert das Kundenerlebnis.
0 %
Reduzierte Gutschriften

Seltenerer Versand von Gutschriften

Das Erkennen von Fehlerquellen bei der Abrechnung reduziert die Anzahl der Gutschriften, was die Fakturierungsgenauigkeit und Compliance erhöht.
0 %
Optimiertes Inkasso-Timing

Bessere Erfüllung von Zahlungszusagen

Datengestützte Zeitpläne stellen sicher, dass Mahnungen für wertvolle Rechnungen priorisiert und zum optimalen Zeitpunkt versendet werden.
0 days
Kürzere Clearing-Zyklen

Reduzierung der Bankclearing-Zeit

Die Minimierung der Lücke zwischen Zahlungseingang und finaler Bankclearing sorgt für eine genauere und Echtzeit-Sicht auf die finanzielle Lage.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Referenznummer, die der Rechnung in NetSuite zugewiesen ist.

Bedeutung

Der zentrale Schlüssel zur Verfolgung des Forderungs-Lebenszyklus und zur Berechnung von Durchlaufzeiten.

Das spezifische Event oder die Aktion, die auf die Rechnung angewendet wurde.

Bedeutung

Definiert die Workflow-Schritte und ermöglicht den Aufbau des Prozessgraphen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Aktivität stattgefunden hat.

Bedeutung

Unerlässlich für die chronologische Sortierung von Ereignissen und die Berechnung von Zeitmetriken zwischen Prozessschritten.

Der gesamte Finanzwert der Rechnung.

Bedeutung

Entscheidend für die Quantifizierung der finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen und die Priorisierung im Mahnwesen.

Der Name des Kunden oder der Entität, der/die mit der Rechnung verbunden ist.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung der Prozessleistung nach Kundenverhalten und Risikoprofil.

Das Datum, bis zu dem die Zahlung gemäß den Bedingungen erwartet wird.

Bedeutung

Der Referenzpunkt für alle Alterungs-, Überfälligkeits- und Compliance-Berechnungen.

Die Tochtergesellschaft oder Geschäftseinheit, zu der die Rechnung gehört.

Bedeutung

Unerlässlich für das Benchmarking der Performance über verschiedene Unternehmenseinheiten hinweg.

Der mit der Rechnung verbundene Vertriebsbeauftragte.

Bedeutung

Verknüpft Probleme in der Debitorenbuchhaltung mit den Verantwortlichen im vorgelagerten Vertriebsprozess.

Der aktuelle Systemstatus der Rechnung.

Bedeutung

Bietet sofortige Transparenz darüber, welche Cases abgeschlossen sind und welche Maßnahmen erfordern.

Die interne Abteilung, die für die Transaktion verantwortlich ist.

Bedeutung

Identifiziert interne Prozessverantwortliche und zeigt Unterschiede in der Abrechnungseffizienz auf.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Die initiale Erstellung des Rechnungsdatensatzes im System. Dies wird aus der Transaktionstabelle erfasst, wo der Datensatztyp 'Invoice' ist.

Bedeutung

Markiert den Beginn des Forderungszyklus und legt die Grundlage für Alterungsberechnungen. Wesentlich für die Berechnung der „Invoice-to-Cash Cycle Time“.

Der Übergang des Rechnungsstatus von 'Pending Approval' zu 'Open'. Dies wird durch die Überwachung der Systemnotizen oder Workflow-Verlaufsprotokolle erfasst, die mit der Rechnung verbunden sind.

Bedeutung

Zeigt die interne Bearbeitungszeit bis zur Rechnungsstellung. Verzögerungen verlängern hier den Gesamtzyklus, ohne dem Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Der Versand der Rechnung an den Kunden per E-Mail, Post oder Fax. Dies wird durch die Betrachtung der Nachrichten-Datensätze erfasst, die mit der spezifischen Rechnungs-Transaktion verknüpft sind.

Bedeutung

Wichtig für den KPI 'Durchlaufzeit der Rechnungserstellung'. Verzögerungen deuten hier auf administrative Engpässe hin, die einen rechtzeitigen Zahlungseingang verhindern.

Die Erstellung einer Gutschrifts-Transaktion, die auf die Rechnung angewendet wird. Dies reduziert den offenen Saldo und deutet oft auf eine Retoure oder einen Abrechnungsfehler hin.

Bedeutung

Visualisiert Umsatzverlust. Häufige Gutschriften deuten auf systemische Prozessfehler im Vertrieb oder in der Auftragserfüllung hin.

Die Anwendung einer Kundenzahlung, die den Rechnungsbetrag auf Null reduziert. Dies markiert das effektive Ende der Inkasso-Bemühungen.

Bedeutung

Der primäre Timestamp für DSO- und Average Days Beyond Terms-Berechnungen. Repräsentiert die erfolgreiche Realisierung von Einnahmen.

Die finale Statusänderung der Rechnung zu 'Vollständig bezahlt'. Dies dient als Prozess-Endstatus für erfolgreiche Cases.

Bedeutung

Erforderlich für die durchschnittliche Invoice-to-Cash Cycle Time. Unterscheidet offene Posten von abgeschlossenen Posten in Prozessvarianten.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining Tools verbinden sich typischerweise über SuiteTalk REST- oder SOAP-APIs mit NetSuite, um Transaktions-Header und Systemnotizen zu extrahieren. Indem die Rechnungsnummer als eindeutige Case ID verfolgt wird, rekonstruiert die Software jedes Event von der Rechnungserstellung bis zur finalen Bankclearing.

Die primären Datenquellen umfassen die Transaktions- und Transaktionsposten-Tabellen, insbesondere mit Fokus auf Invoice-, Payment- und Credit Memo-Typen. Wir ziehen auch Daten aus der Systemnotizen-Tabelle, um Timestamps für Statusänderungen und Genehmigungen zu erfassen, was die wahre Zeitachse des Prozesses offenbart.

Das Tool visualisiert den genauen Weg jeder Rechnung, um Verzögerungen zu lokalisieren, wie z.B. lange Zeiträume zwischen Leistungserbringung und Abrechnung. Es hebt spezifische Bottlenecks hervor, wie langsame Streitbeilegungen oder manuelle Abgleichhindernisse, die Ihre DSO-Metriken direkt erhöhen.

Sobald die anfängliche Datenextraktion konfiguriert und zugeordnet ist, sehen Sie in der Regel innerhalb weniger Tage eine vollständige Visualisierung Ihres AR-Prozesses. Der zeitaufwendigste Teil ist meist die Definition der Geschäftslogik für individuelle Statusänderungen, die einzigartig für Ihre Organisation sind.

Indem Sie manuelle Abgleichmuster identifizieren, die die Kontoauszugsklärung verzögern, können Sie gezielt Automatisierungspotenziale nutzen. Die meisten Unternehmen streben eine signifikante Steigerung der automatisierten Abgleichquote an, indem sie die im Mining-Prozess entdeckten Reibungspunkte beseitigen.

Die Analyse nutzt die Rechnungsnummer, um mehrere Zahlungs-Events oder Streitigkeiten mit einer einzigen Transaktionskette zu verknüpfen. Dies ermöglicht Ihnen zu sehen, wie sich Teilzahlungen auf den gesamten Lebenszyklus auswirken und welche Inkasso-Strategien am effektivsten sind, um strittige Beträge zu klären.

Eine interne Installation ist in der Regel nicht erforderlich, da die meisten Process Mining Plattformen einen Konnektor nutzen, um Daten in eine externe Analyse-Engine zu übertragen. Sie müssen lediglich einem Integrationsbenutzer die entsprechenden Berechtigungen zum Lesen von Transaktions- und Verlaufsdaten erteilen.

Die Software vergleicht die tatsächliche Abfolge der Events mit Ihren vordefinierten Kreditrichtlinien, um Fälle zu kennzeichnen, in denen Bedingungen umgangen wurden. Sie bietet einen klaren Audit Trail darüber, wer diese Abweichungen autorisiert hat und wie sie die nachfolgende Inkasso-Performance beeinflusst haben.

Process Mining ergänzt die Standardberichterstattung, indem es eine longitudinale Ansicht von Transaktionen bietet, die Standard-NetSuite-Suchanfragen nicht einfach reproduzieren können. Während NetSuite Ihnen Ihren aktuellen Saldo anzeigt, erzählt Process Mining die Geschichte, wie sich dieser Saldo durch verschiedene Phasen bewegt hat und warum er ins Stocken geraten ist.

Beschleunigen Sie jetzt Ihren NetSuite-Forderungszyklus

Reduzieren Sie Ihren DSO um 15 bis 20 Tage und schließen Sie Cash Flow-Lücken noch heute.

Kostenlosen Test starten

Keine Kreditkarte erforderlich, Einrichtung in 5 Minuten