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Verbessern Sie Ihren Record to Report – Journaleintrag

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von Journalbuchungen in SAP S/4HANA
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Verbessern Sie Ihren Record to Report – Journaleintrag
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Record-to-Report-Journalbuchungen in SAP S/4HANA für maximale Effizienz optimieren

Journaleinträge sind entscheidend für eine genaue Finanzberichterstattung, leiden aber oft unter verborgenen Engpässen und Compliance-Risiken. Unsere Plattform hilft Ihnen, Verzögerungen zu lokalisieren, Genehmigungen zu optimieren und die Datenqualität zu verbessern. Entdecken Sie, wie Sie Ihren Prozess transformieren und operative Exzellenz erreichen, indem Sie Ineffizienzen identifizieren.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Record to Report – Journaleintrag optimieren?

Der Record to Report (R2R) Journaleintragsprozess ist ein Eckpfeiler des Finanzwesens und beeinflusst direkt die Genauigkeit und Aktualität Ihrer Finanzberichterstattung. In SAP S/4HANA-Umgebungen kann eine ineffiziente Journaleintragsbearbeitung zu einer Kaskade negativer Effekte führen: verlängerte Finanzabschlussprozesse, ungenaue Finanzberichte, erhöhte Auditrisiken und unnötige Betriebskosten. Jeder manuelle Arbeitsschritt, jede Genehmigungsverzögerung oder jeder Korrekturzyklus verbraucht wertvolle Zeit und Ressourcen und beeinträchtigt Ihre Fähigkeit, zeitnahe, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Die Optimierung dieses kritischen Prozesses dient nicht nur der Kostensenkung; es geht darum, eine widerstandsfähigere, präzisere und agilere Finanzfunktion aufzubauen, die strategisches Wachstum unterstützen kann.

Ohne ein klares Verständnis Ihres tatsächlichen Prozessflusses können verborgene Engpässe und Compliance-Lücken bestehen bleiben, was zu Nacharbeit und Frustration bei Ihren Buchhaltungsteams führt. Das Verständnis des wahren End-to-End-Verlaufs jedes Journaleintrags, von der Erstellung bis zur finalen Abstimmung innerhalb von SAP S/4HANA, ist essenziell, um bedeutsame Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese detaillierte Analyse ermöglicht es Organisationen, über anekdotische Beweise hinauszugehen und die genauen Bereiche zu lokalisieren, in denen die Effizienz gesteigert und Risiken gemindert werden können.

Wie Process Mining Erkenntnisse für Journaleinträge liefert

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengestützten Ansatz zur Analyse und zum Verständnis Ihres Record to Report – Journaleintragsprozesses. Durch die Nutzung von Event Logs aus Ihrem SAP S/4H4ANA-System, einschließlich Tabellen wie BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA und GLT0, rekonstruiert Process Mining die genaue Abfolge der Aktivitäten für jede Journaleintrag-ID. Diese umfassende Ansicht enthüllt die tatsächlichen Prozessflüsse, nicht nur die theoretischen, und ermöglicht es Ihnen, jeden Schritt von „Journaleintrag erstellt“ über „Journaleintrag gebucht“ bis „Journaleintrag abgestimmt“ zu visualisieren.

Diese Analysefähigkeit ermöglicht es Ihnen, zu identifizieren, wo Journaleinträge stecken bleiben, sei es in einer spezifischen Prüfungsphase, in Erwartung einer Genehmigung oder aufgrund häufiger Ablehnungen. Sie können die Durchlaufzeit für jede Aktivität und für den gesamten Lebenszyklus des Journaleintrags präzise messen, die Leistung benchmarken und Verbesserungen im Zeitverlauf verfolgen. Durch die Analyse von Attributen wie Journaleintragstyp, Buchungskreis, Ersteller und Betrag deckt Process Mining die Ursachen von Verzögerungen und Nichteinhaltung auf. So können Sie beispielsweise feststellen, ob bestimmte Journaleintragstypen durchweg längere Genehmigungszeiten haben oder ob spezifische Benutzer mit Prüfungsaufgaben überlastet sind, was Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, die Durchlaufzeit des Record to Report – Journaleintragsprozesses zu reduzieren.

Durch Process Mining identifizierte Schlüsselbereiche für Verbesserungen

Process Mining-Erkenntnisse beleuchten kritische Bereiche für die Optimierung von Record to Report – Journaleinträgen:

  • Optimierte Genehmigungs-Workflows: Durch die Abbildung der tatsächlichen Genehmigungspfade können Sie unnötige Schleifen, Engpässe, die durch Single Points of Failure verursacht werden, oder Möglichkeiten für parallele Genehmigungen identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Workflows innerhalb von SAP S/4HANA neu zu gestalten, um den Durchsatz zu beschleunigen, ohne die internen Kontrollen zu beeinträchtigen.
  • Reduzierung von Nacharbeit und Korrekturen: Analysieren Sie, warum Journaleinträge häufig abgelehnt werden oder Korrekturen erfordern. Liegt es an unzureichender Belegdokumentation, unklaren Einreichungsrichtlinien oder Dateneingabefehlern? Die direkte Behebung dieser Grundursachen reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Datenqualität.
  • Verbesserte Compliance und Kontrollen: Visualisieren Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen oder Compliance-Richtlinien, wie z. B. unautorisierte Änderungen oder das Umgehen von Genehmigungsschritten. Dies trägt dazu bei, die Funktionstrennung zu stärken und die internen Kontrollen in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung zu festigen.
  • Optimierte Ressourcenzuweisung: Verstehen Sie die Arbeitslastverteilung in Ihren Buchhaltungsteams. Identifizieren Sie, ob bestimmte Personen oder Abteilungen Engpässe verursachen, um eine bessere Ressourcenplanung und potenzielle Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu ermöglichen.
  • Schnellere Buchung und Abstimmung: Lokalisieren Sie Verzögerungen zwischen der Erstellung des Journaleintrags und der endgültigen Buchung oder Abstimmung und untersuchen Sie deren Ursachen, um Ihren Finanzabschluss zu beschleunigen.

Erwartete Ergebnisse der Journaleintragsoptimierung

Die Optimierung Ihres Record to Report – Journaleintragsprozesses mit Process Mining in SAP S/4HANA liefert greifbare, messbare Vorteile:

  • Deutliche Reduzierung der Durchlaufzeit des Finanzabschlusses: Beschleunigen Sie Ihre monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Abschlussprozesse durch die Eliminierung von Verzögerungen bei der Journaleintragsbearbeitung.
  • Verbesserte Genauigkeit und Datenqualität: Minimieren Sie Fehler, reduzieren Sie den Bedarf an manuellen Korrekturen und erhöhen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Finanzdaten, was zu genaueren Finanzberichten führt.
  • Stärkere Compliance und geringeres Auditrisiko: Sorgen Sie für eine konsistente Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, wodurch Auditprozesse reibungsloser und effizienter werden.
  • Steigerung der operativen Effizienz: Entlasten Sie wertvolle Ressourcen Ihres Buchhaltungsteams von repetitiven, manuellen Aufgaben, sodass sie sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.
  • Kosteneinsparungen: Reduzieren Sie die Betriebskosten, die mit Nacharbeit, manuellem Eingreifen und verlängerten Bearbeitungszeiten verbunden sind.

Letztendlich ermöglicht ein effizienterer und genauerer Record to Report – Journaleintragsprozess Ihrer Organisation größere finanzielle Transparenz und Agilität.

Starten Sie mit der Record to Report – Journaleintragsoptimierung

Der Beginn Ihrer Optimierungsreise für den Record to Report – Journaleintrag mit Process Mining ist unkompliziert. Durch die Nutzung Ihrer vorhandenen SAP S/4HANA-Daten können Sie schnell tiefgreifende, umsetzbare Einblicke in Ihre aktuellen Prozesse gewinnen. Dieser Ansatz bietet eine klare Roadmap, wie Sie die Leistung des Record to Report – Journaleintrags verbessern und Daten in strategische Entscheidungen umwandeln können. Beginnen Sie noch heute mit der Transformation Ihrer Finanzoperationen und erschließen Sie das volle Potenzial Ihrer SAP S/4HANA-Investition.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Journaleinträge sind häufig mit verlängerten Genehmigungszyklen konfrontiert, was zu erheblichen Verzögerungen bei Finanzbuchungen führt. Dies beeinträchtigt direkt die Genauigkeit der Echtzeit-Finanzberichterstattung und kann den Zeitraum für den Finanzabschluss verlängern, wodurch nachgelagerte Engpässe für den gesamten Record to Report Prozess entstehen. ProcessMind deckt auf, wo Genehmigungsverzögerungen auftreten, indem es die Zeitspanne zwischen Einreichungs- und Genehmigungsaktivitäten analysiert. Es hebt spezifische Benutzer, Rollen oder Organisationseinheiten hervor, die Engpässe innerhalb Ihres Record to Report – Journaleintragsprozesses in SAP S/4HANA verursachen, und ermöglicht so eine gezielte Optimierung.

Hohe Ablehnungsraten von Journaleinträgen oder Korrekturanforderungen deuten auf zugrunde liegende Probleme bei der Datenqualität, unvollständigen Informationen oder fehlenden klaren Richtlinien für die Erstellung von Einträgen hin. Dies führt zu erheblicher Nacharbeit, erhöhtem manuellem Aufwand und längeren Bearbeitungszeiten, was effiziente Finanzoperationen behindert. ProcessMind bildet Ablehnungsschleifen ab und identifiziert die Grundursachen für Ablehnungen, indem es Aktivitätsflüsse analysiert, in denen Einträge abgelehnt und erneut eingereicht werden. Dieser tiefe Einblick hilft, die anfängliche Datenqualität zu verbessern, Einreichungsprotokolle zu verfeinern und den Record to Report – Journaleintragsprozess in SAP S/4HANA zu straffen.

Eine erhebliche Zeitverzögerung zwischen der Erstellung eines Journaleintrags und seiner endgültigen Buchung kann die wahre Finanzlage des Unternehmens verschleiern. Diese Verzögerung kann zu veralteten Informationen in Finanzberichten führen, die Entscheidungsfindung beeinträchtigen und möglicherweise zu Nichteinhaltung von Berichtsfristen führen. ProcessMind visualisiert den gesamten Weg jedes Journaleintrags, von „Journaleintrag erstellt“ bis „Journaleintrag gebucht“, und zeigt genau auf, wo die längsten Wartezeiten auftreten. Diese klare Sicht auf den Record to Report – Journaleintrags-Lebenszyklus in SAP S/4HANA hilft, Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Berichtsgeschwindigkeit zu verbessern.

Abweichungen von standardmäßigen oder vorgeschriebenen Journaleintragsprozessen, wie umgangene Genehmigungsschritte oder unautorisierte Buchungen, bergen erhebliche Compliance- und Auditrisiken. Solche nicht konformen Pfade können zu fehlerhaften Finanzabschlüssen, regulatorischen Strafen und einer geschwächten internen Kontrollumgebung führen. ProcessMind vergleicht automatisch die tatsächlichen Journaleintragsprozessausführungen mit vordefinierten konformen Modellen und hebt jede Abweichung hervor. Dies ermöglicht es Organisationen, nicht konforme Workflows innerhalb ihres Record to Report – Journaleintragsprozesses in SAP S/4HANA proaktiv zu identifizieren und zu korrigieren, wodurch die Auditbereitschaft sichergestellt wird.

Ein Mangel an Transparenz über den Status und den Fortschritt einzelner Journaleinträge erschwert die Arbeitslastverwaltung, die Identifizierung von Engpässen und die Bereitstellung genauer Statusaktualisierungen. Diese Unklarheit führt oft zu verpassten Fristen und reaktiver Problemlösung, anstatt zu proaktivem Prozessmanagement. ProcessMind bietet eine Echtzeit-End-to-End-Ansicht der Reise jedes Journaleintrags von der Erstellung bis zur Abstimmung. Es beleuchtet aktuelle Zustände, ausstehende Aktionen und Bearbeitungszeiten für den Record to Report – Journaleintragsprozess in SAP S/4HANA und wandelt undurchsichtige Operationen in klare Erkenntnisse um.

Die Abstimmung von Journalbuchungen ist oft ein zeitaufwändiger und manueller Prozess, der fehleranfällig ist und die Genauigkeit des Hauptbuchs beeinträchtigen kann. Diese Ineffizienz verlängert den Finanzabschlussprozess und kann zu Diskrepanzen führen, die kostspielige und zeitintensive Untersuchungen erfordern.
ProcessMind analysiert die Aktivitäten „Journalbuchung gebucht“, „Buchung verifiziert“ und „Journalbuchung abgestimmt“ und identifiziert Muster von Verzögerungen und Nacharbeit. Es hilft, das Abstimmungssegment Ihres Record-to-Report-Journalbuchungsprozesses in SAP S/4HANA zu optimieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Datenintegrität zu verbessern.

Häufige manuelle Anpassungen, Korrekturen oder redundante Dateneingaben im Journaleintragsprozess verbrauchen wertvolle Ressourcen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Dieser hohe Grad an manuellen Eingriffen kann die Betriebskosten in die Höhe treiben und den gesamten Record to Report Zyklus verlangsamen. ProcessMind identifiziert Punkte im Record to Report – Journaleintragsprozess, an denen manuelle Anstrengungen unverhältnismäßig hoch sind, wie wiederholte Korrekturen und erneute Einreichungen. Es zeigt Automatisierungs- und Standardisierungsmöglichkeiten innerhalb von SAP S/4HANA auf und minimiert unnötige manuelle Berührungspunkte.

Bestimmte Benutzer, Rollen oder Abteilungen innerhalb der Finanzorganisation können unbeabsichtigt zu Engpässen werden und Verzögerungen bei Prüf- oder Genehmigungsschritten verursachen. Diese ungleichmäßige Arbeitslastverteilung oder der Mangel an adäquaten Ressourcen in spezifischen Bereichen beeinträchtigen die gesamte Prozesseffizienz und die pünktliche Berichterstattung. ProcessMind identifiziert genau, welche Rollen von „Erstellt von Benutzer“ oder „Genehmigt von Benutzer“ Verzögerungen verursachen, was gezielte Schulungen oder Ressourcenneuzuordnungen ermöglicht. Diese detaillierte Erkenntnis optimiert den Fluss Ihres Record to Report – Journaleintragsprozesses in SAP S/4HANA und verbessert den Durchsatz.

Das Auftreten unnötiger Journalbuchungsstornierungen oder doppelter Buchungen weist auf zugrunde liegende Prozessunklarheiten oder unzureichende Kontrollen hin. Dies bläht nicht nur die Transaktionsvolumina auf, sondern führt auch zu erhöhtem Abstimmungsaufwand und potenziellen Datenintegritätsproblemen in den Finanzaufzeichnungen.
ProcessMind deckt Fälle auf, in denen „Stornierung der Journalbuchung verarbeitet“ ohne klare Begründung erfolgt oder einer kurzlebigen Originalbuchung folgt. Es hebt Muster der Redundanz im Record-to-Report-Journalbuchungsprozess in SAP S/4HANA hervor und hilft, unnötige Aktivitäten zu eliminieren.

Wenn Kontrollpunkte, wie obligatorische Prüfungen oder spezifische Genehmigungshierarchien, inkonsistent angewendet oder häufig umgangen werden, sind die Integrität und Compliance von Journaleinträgen gefährdet. Dies birgt das Risiko von Betrug, Fehlerfortpflanzung und der Nichteinhaltung interner oder externer Audit-Anforderungen. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozesspfade und identifiziert, wo erwartete Aktivitäten wie „Journaleintrag geprüft“ oder „Journaleintrag genehmigt“ übersprungen oder außer der Reihe durchgeführt werden. Diese Analyse stärkt die Kontrollmechanismen innerhalb des Record to Report – Journaleintragsprozesses in SAP S/4HANA.

Das Fehlen oder die verspätete Anbringung der erforderlichen Begleitdokumentation für Journalbuchungen kann den Genehmigungsprozess stoppen, was zu erheblichen Verzögerungen und unvollständigen Audit-Trails führt. Dies beeinträchtigt direkt die Compliance und erschwert die Begründung oder Überprüfung von Buchungen bei Bedarf.
ProcessMind analysiert den Zeitpunkt der Aktivität „Begleitdokumentation angehängt“ im Verhältnis zu „Journal zur Überprüfung eingereicht“ oder „Journalbuchung erstellt“. Es zeigt auf, wo Verzögerungen aufgrund unvollständiger Dokumentation in Ihrem Record-to-Report-Journalbuchungsprozess in SAP S/4HANA auftreten.

Eine Vielzahl informeller oder unautorisierter Wege zur Bearbeitung von Journaleinträgen führt zu inkonsistenter Ausführung, Schwierigkeiten bei der Schulung neuer Mitarbeiter und erhöhten Betriebsrisiken. Dieser Mangel an Standardisierung erschwert Prozessverbesserungsinitiativen und mindert die Kontrolleffektivität. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb des Record to Report – Journaleintragszyklus und zeigt auf, wie verschiedene Benutzer oder Belegarten vom vorgesehenen Pfad abweichen. Diese Erkenntnis ermöglicht die Standardisierung und Optimierung der SAP S/4HANA-Prozesslandschaft.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Lange Genehmigungszeiten für Journalbuchungen verzögern den Finanzabschluss und beeinträchtigen die Berichtsgenauigkeit. Die Verkürzung dieser Durchlaufzeit verbessert direkt die Erstellung von Finanzberichten und die operative Entscheidungsfindung, gewährleistet zeitnahe Buchhaltungsaktualisierungen und die Einhaltung von Meldepflichten. Dies trägt letztendlich zu einer schnelleren und zuverlässigeren Finanzberichterstattung bei.
ProcessMind identifiziert und quantifiziert Genehmigungs-Engpässe und hebt Phasen oder Nutzer hervor, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse des Ablaufs von Journalbuchungen in SAP S/4HANA kann es eine optimale Steuerung und Parallelisierung vorschlagen, wodurch die Genehmigungszeiten potenziell um 20-40 % verkürzt werden können. Der Erfolg wird durch die Verfolgung der durchschnittlichen Zeit von der Einreichung bis zur Genehmigung für Record-to-Report-Journalbuchungen gemessen.

Hohe Ablehnungsraten bei Journaleinträgen deuten auf Ineffizienzen, Nacharbeit und potenzielle Fehler bei der erstmaligen Erstellung oder Überprüfung hin. Die Reduzierung von Ablehnungen minimiert redundante Arbeit, beschleunigt die Buchung und verbessert die Datenqualität, was sich direkt auf die Genauigkeit der Finanzunterlagen auswirkt und die Belastung der Buchhaltungsteams reduziert.
ProcessMind identifiziert die Grundursachen von Ablehnungen, indem es häufige Fehler, fehlende Informationen oder spezifische Benutzer oder Abteilungen aufzeigt, die fehlerhafte Einträge in SAP S/4HANA generieren. Es liefert Erkenntnisse über Genehmigungsschritte, die gestärkt werden müssen, und hilft, Ablehnungen um 15-30% zu reduzieren und die Qualität der Ersteinreichungen im Record to Report Prozess zu verbessern.

Lange Verzögerungen zwischen der Erstellung eines Journaleintrags und seiner endgültigen Buchung beeinträchtigen die Echtzeit-Finanztransparenz und verlangsamen den Finanzabschlussprozess. Eine schnellere Buchung stellt sicher, dass die Finanzdaten aktuell und bereit für Analyse und Berichterstattung sind, wodurch die Entscheidungsfindung und die allgemeine finanzielle Agilität erheblich verbessert werden.
ProcessMind bildet den gesamten Weg von der Erstellung bis zur Buchung ab, identifiziert alle Zwischenaktivitäten und deren Dauer innerhalb von SAP S/4HANA. Es deckt verborgene Wartezeiten und sequentielle Abhängigkeiten auf, was eine Prozess-Neugestaltung ermöglicht, um die Buchung um 25-50% zu beschleunigen, indem Workflows und Ressourcenzuweisung für Record to Report Journaleinträge optimiert werden.

Nicht-konforme Journalbuchungs-Workflows bergen erhebliche Prüfungsrisiken und können zu finanziellen Strafen oder falschen Angaben führen. Eine strikte Einhaltung regulatorischer und interner Richtlinien ist entscheidend, um die Finanzintegrität zu wahren, rechtliche Probleme zu vermeiden und die Glaubwürdigkeit des Unternehmens zu sichern.
ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von vordefinierten, konformen Workflows und kennzeichnet nicht-standardmäßige Pfade oder unautorisierte Aktivitäten im SAP S/4HANA Record-to-Report-Prozess. Es stellt nachvollziehbare Prüfprotokolle für jede Journalbuchung bereit, wodurch Unternehmen die Compliance durchsetzen und Prüfungsfeststellungen um bis zu 60% reduzieren können.

Ohne klare Transparenz über den gesamten Lebenszyklus der Journalbuchung wird es schwierig, Ineffizienzen zu identifizieren, Fortschritte zu verfolgen und Verantwortlichkeiten sicherzustellen. Eine verbesserte Transparenz versorgt Stakeholder mit Echtzeit-Einblicken und fördert ein besseres Management und eine bessere Kontrolle über kritische Finanzprozesse.
ProcessMind bietet eine umfassende End-to-End-Visualisierung des Weges jeder Journalbuchung von der Erstellung bis zur Abstimmung innerhalb von SAP S/4HANA. Dies ermöglicht Teams, Engpässe zu verstehen, die Performance anhand von KPIs zu überwachen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren, wodurch 100% Transparenz in den Record-to-Report-Prozess geboten wird.

Ineffiziente Journaleintrag-Abstimmungsprozesse führen zu verzögerten Finanzabschlüssen und einem erhöhten Risiko von Buchhaltungsfehlern. Die Straffung dieses letzten kritischen Schritts verbessert die Datengenauigkeit, reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den gesamten Finanzberichtserstellungszyklus erheblich, was zu einem schnelleren Abschluss beiträgt.
ProcessMind analysiert die Aktivitäten, die zur und in der Journaleintrag-Abstimmung involviert sind, und identifiziert manuelle Schritte, Nacharbeiten und Verzögerungen innerhalb von SAP S/4HANA. Durch die Abbildung des tatsächlichen Prozesses werden Möglichkeiten zur Automatisierung oder Vereinfachung von Aufgaben aufgezeigt, wodurch die Abstimmungszeit für Record to Report Journaleinträge potenziell um 30-50% reduziert werden kann.

Hohe manuelle Eingriffe in Journaleintragsprozesse sind anfällig für menschliche Fehler, erhöhen die Betriebskosten und verlangsamen den Durchsatz. Die Automatisierung repetitiver oder regelbasierter Schritte entlastet das Buchhaltungspersonal für strategischere Aufgaben und verbessert die Gesamtgenauigkeit.
ProcessMind identifiziert spezifische manuelle Aktivitäten und Entscheidungspunkte innerhalb des Record to Report – Journaleintragsprozesses in SAP S/4HANA, die sich für die Automatisierung eignen. Durch die Visualisierung der Häufigkeit und Dauer dieser manuellen Eingriffe leitet es die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) oder Systemverbesserungen an, wodurch der manuelle Aufwand um 20-40% reduziert wird.

Engpässe, verursacht durch spezifische Benutzer, Teams oder Systemkonfigurationen, können den Fluss von Journaleinträgen erheblich behindern, was zu Verzögerungen und verpassten Fristen führt. Die Identifizierung und Behebung dieser Engpässe ist essenziell für die Aufrechterhaltung effizienter Abläufe und die Vermeidung von Rückständen.
ProcessMind bildet die tatsächlichen Pfade von Journaleinträgen durch SAP S/4HANA präzise ab, zeigt auf, wo sich Arbeit ansammelt, und identifiziert die spezifischen Ressourcen oder Schritte, die Verzögerungen verursachen. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Engpässe und ermöglicht gezielte Interventionen zur Verbesserung des Durchsatzes um 10-25% im gesamten Record to Report Prozess.

Stornierungen und doppelte Journalbuchungen weisen auf zugrunde liegende Fehler oder Prozessstörungen hin, was zu Nacharbeit, fehlerhaften Finanzangaben und erhöhter Auditkomplexität führt. Die Reduzierung dieser Vorkommnisse verbessert die Datenintegrität und die operative Effizienz, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden.
ProcessMind deckt die Ursachen von Stornierungen und Duplikaten auf, indem es die vorangehenden Aktivitäten und Bedingungen in SAP S/4HANA analysiert. Es identifiziert Muster und spezifische Punkte im Record-to-Report-Prozess, an denen diese Probleme entstehen, und hilft so, deren Häufigkeit durch gezielte Prozessverbesserungen und Kontrollen um 10-20 % zu reduzieren.

Eine ineffektive Kontrolle über den Journaleintragsprozess erhöht das Risiko von Betrug, Fehlern und Nichteinhaltung. Die Etablierung leistungsstarker Kontrollen stellt sicher, dass alle Einträge den Richtlinien entsprechen, und verbessert die finanzielle Governance sowie die allgemeine Datenzuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit.
ProcessMind bietet einen vollständigen Audit-Trail und identifiziert alle Abweichungen von definierten Kontrollpfaden in SAP S/4HANA. Es quantifiziert die Häufigkeit und Auswirkungen von unautorisierten Änderungen oder fehlenden Prüfungen, was die Implementierung stärkerer präventiver und detektiver Kontrollen ermöglicht und zu einer Verbesserung der Kontrolleffektivität um 20-30% führt.

Fehlende oder verspätete Begleitdokumentation für Journalbuchungen kann zu Genehmigungsverzögerungen, Compliance-Problemen und Prüfungsfeststellungen führen. Eine zeitnahe und vollständige Dokumentation ist entscheidend für Finanztransparenz, eine präzise Buchführung und reibungslose Auditprozesse.
ProcessMind analysiert den Zeitpunkt und die Verfügbarkeit von Begleitdokumenten-Aktivitäten im Zusammenhang mit der Erstellung und Einreichung von Journalbuchungen in SAP S/4HANA. Es zeigt Fälle auf, in denen Dokumentation fehlt oder verspätet ist, und ermöglicht Organisationen, verbesserte Vorabprüfungen durchzusetzen und die Einhaltung im Record-to-Report-Zyklus um 15-25% zu verbessern.

Unkontrollierte Variationen in Journalbuchungs-Workflows führen zu inkonsistenter Verarbeitung, erhöhten Fehlerraten und Schwierigkeiten bei der Skalierung des Betriebs. Die Standardisierung dieser Prozesse gewährleistet Konsistenz, reduziert den Schulungsbedarf und verbessert die Gesamteffizienz und -zuverlässigkeit.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten für Journalbuchungen in SAP S/4HANA und vergleicht sie mit idealen Modellen. Es quantifiziert die Häufigkeit und Kosten jeder Abweichung und liefert klare Einblicke zur Konsolidierung von Varianten und zur Erzielung einer 30-50%igen Reduzierung der Prozesskomplexität für Record-to-Report-Journalbuchungen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Record-to-Report – Journalbuchung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Besorgen Sie sich die vorkonfigurierte Excel-Vorlage, die speziell für die Datenextraktion von Journalbuchungen in SAP S/4HANA zugeschnitten ist, um eine korrekte Strukturierung Ihrer Prozessdaten zu gewährleisten.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der korrekten Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten einheitlich strukturiert sind, wodurch sie mit ProcessMind für eine präzise und effiziente Analyse kompatibel werden.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Datenvorlage mit den richtigen Spaltenüberschriften und dem korrekten Format für Ihre Journaleintragsdaten.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene R2R-Journaleintrag-Engpässe aufdecken

ProcessMind deckt den wahren Ablauf Ihres Journalbuchungsprozesses auf und identifiziert präzise, wo Verzögerungen auftreten. Erhalten Sie klare Visualisierungen, um Genehmigungen zu optimieren und die Datenkonsistenz sicherzustellen.
  • End-to-End Journalbuchungsprozess visualisieren
  • Verborgene Verzögerungen und Engpässe identifizieren
  • Genehmigungs-Workflows für Journalbuchungen optimieren
  • Datenqualität und Compliance verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz und Compliance bei Journaleinträgen steigern

Diese Ergebnisse unterstreichen die erheblichen Effizienz- und Compliance-Verbesserungen, die Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining bei der Optimierung ihrer Record-to-Report-Journalbuchungsoperationen in SAP S/4HANA erzielen.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie den Genehmigungsprozess für Journalbuchungen, indem Sie Engpässe identifizieren und beseitigen. Dies führt zu schnelleren Finanzabschlüssen und einer verbesserten operativen Effizienz.
0 %
Reduzierte Ablehnungsquote

Weniger abgelehnte Journaleinträge

Identifizieren Sie die Ursachen von Journaleintragsablehnungen, wie inkorrekte Daten oder fehlende Dokumentation. Die Reduzierung von Ablehnungen spart erheblichen Nacharbeitsaufwand und beschleunigt die Buchung.
0 %
Beschleunigte Buchung

Schnellere End-to-End-Verarbeitung

Optimieren Sie den gesamten Lebenszyklus der Journalbuchung, von der Erstellung bis zur finalen Buchung, indem Sie verborgene Verzögerungen und Ineffizienzen aufdecken. Dies stellt sicher, dass Finanzdaten früher für Analysen verfügbar sind.
0 percentage points
Verbesserte Konformität

Höhere Einhaltung von Standards

Überwachen und gewährleisten Sie die Einhaltung vordefinierter Journalbuchungs-Workflows und regulatorischer Anforderungen. Dies reduziert Prüfungsrisiken und sichert die Datenintegrität über alle Buchungen hinweg.
0 %
Erhöhte Automatisierung

Reduzierter manueller Buchungsaufwand

Identifizieren Sie manuelle Schritte im Journaleintragsprozess, die für die Automatisierung reif sind, wie z. B. Dateneingabe oder wiederholte Genehmigungen. Dies setzt Ressourcen frei und reduziert menschliche Fehler.
0 %
Reduzierte Stornierungen

Niedrigere Fehlerkorrekturkosten

Identifizieren Sie die Ursachen von Journalbuchungsstornierungen, die auf Fehler oder Kontrollschwächen im Buchungsprozess hinweisen. Die Minimierung von Stornierungen verbessert die Genauigkeit der Finanzdaten und reduziert die Kosten für die Nachbearbeitung.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf für eine umfassende Analyse.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für eine finanzielle Journalbuchung, der als primärer Case-Identifier für den Prozess dient.

Bedeutung

Dieser Identifikator verbindet alle zugehörigen Prozessschritte und ermöglicht so die End-to-End-Analyse jeder Journalbuchung.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem spezifischen Zeitpunkt im Journalbuchungsprozess stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung von Prozesslandkarten und die Analyse von Workflow-Mustern.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine spezifische Aktivität für die Journalbuchung stattgefunden hat.

Bedeutung

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung aller dauerbasierten Metriken und das Verständnis der Prozesszeitleiste unerlässlich ist.

Die Benutzer-ID der Person, die die Journalbuchung erstellt hat.

Bedeutung

Ordnet Prozessaktivitäten spezifischen Benutzern zu und ermöglicht so Leistungsanalysen, Workload-Balancing und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten.

Der eindeutige Identifikator für das Unternehmen oder die juristische Einheit, für die die Journalbuchung gebucht wird.

Bedeutung

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen des Journaleintragsprozesses über verschiedene rechtliche Einheiten oder Geschäftsbereiche innerhalb der Organisation hinweg.

Klassifiziert den Journaleintrag basierend auf seinem Geschäftszweck, z. B. eine Anlagenbuchung, Kreditorenrechnung oder Hauptbucheintrag.

Bedeutung

Kategorisiert Einträge nach Geschäftskontext und ermöglicht die Analyse von Prozessvariationen und Leistung für verschiedene Arten von Finanztransaktionen.

Das Datum, an dem die Journalbuchung im Hauptbuch erfasst wird und die Finanzperiode beeinflusst.

Bedeutung

Entscheidend für den finanziellen Kontext, ermöglicht es die Analyse der Prozessleistung innerhalb spezifischer Rechnungsperioden, wie Monats- oder Jahresende.

Der Gesamtwert der Journalbuchung, ausgedrückt in der lokalen Währung des Buchungskreises.

Bedeutung

Gibt den finanziellen Wert der Buchung an und ermöglicht die Analyse, wie sich das Prozessverhalten in Abhängigkeit vom monetären Wert ändert.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die erstmalige Erstellung eines Journalbuchungsbelegs im System. Der Datensatz wird in der Kopftabelle (BKPF) erstellt, aber noch nicht im Hauptbuch gebucht. Dies ist der Ausgangspunkt für den Lebenszyklus der Journalbuchung.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Prozess. Die Analyse der Zeit von diesem Event bis zur Buchung ist entscheidend für die Messung der Gesamtzykluszeit und die Identifizierung anfänglicher Dateneingabeverzögerungen.

Der Ersteller der Journalbuchung reicht das Dokument formell zur Überprüfung und für den Genehmigungs-Workflow ein. Diese Aktivität stellt die Übergabe von der Dateneingabe an den formellen Kontrollprozess dar und initiiert den Genehmigungszyklus.

Bedeutung

Dies markiert den Beginn der Genehmigungszykluszeit. Die Messung von diesem Zeitpunkt bis zur finalen Genehmigung oder Ablehnung hilft, Engpässe spezifisch innerhalb der Überprüfungs- und Genehmigungsphasen zu isolieren.

Die Journalbuchung erhält die finale Genehmigung von einem autorisierten Manager, der ihre Gültigkeit und Genauigkeit bestätigt. Diese Aktivität ist die letzte Hürde, bevor das Dokument im Hauptbuch gebucht werden kann.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus abschließt. Die Zeit, die benötigt wird, um diesen Schritt zu erreichen, ist ein Hauptbestandteil der gesamten Prozessdauer und ein Schlüsselindikator für die Effizienz des Genehmigers.

Die Journalbuchung wird offiziell im Hauptbuch erfasst und beeinflusst die Finanzberichte des Unternehmens. Dies ist der Zeitpunkt, an dem das Dokument zu einem dauerhaften Finanzdatensatz wird.

Bedeutung

Dies ist der primäre Erfolgsmeilenstein, der das Ende des Kernverarbeitungszyklus markiert. Die Analyse des Durchsatzes gebuchter Einträge und der Zeit, die bis zum Erreichen dieser Phase benötigt wird, sind grundlegende Process Mining Metriken.

Ein offener Posten innerhalb eines Journaleintrags wird durch eine andere Buchung, wie z. B. eine Zahlung, die eine Rechnung ausgleicht, verrechnet. Diese Aktivität kennzeichnet die Abstimmung spezifischer Einzelposten und schließt diese damit effektiv ab.

Bedeutung

Diese Aktivität stellt den finalen Abstimmungsschritt für viele Journalbuchungen dar, insbesondere für solche, die Abgrenzungs- oder Offene-Posten-verwaltete Konten betreffen. Die Analyse der Zeit von der Buchung bis zum Ausgleich hilft, die Abstimmungseffizienz zu messen.

Ein zuvor gebuchter Journaleintrag wird durch die Erstellung eines neuen Belegs mit umgekehrten Buchungen storniert. Diese Maßnahme dient der Korrektur von Fehlern in gebuchten Belegen und ist eine explizite, prüfbare Transaktion.

Bedeutung

Stornierungen weisen darauf hin, dass in einem gebuchten Dokument ein Fehler vorlag. Eine hohe Stornierungsrate deutet auf zugrunde liegende Probleme im Genehmigungsprozess oder in der Datenqualität hin. Deren Verfolgung hilft, die Genauigkeit beim ersten Versuch zu verbessern.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre tatsächlichen Journalbuchungs-Prozessdaten aus SAP S/4HANA, um Workflows zu visualisieren und Abweichungen zu identifizieren. Es hilft, Engpässe wie übermäßige Genehmigungszeiten, häufige Ablehnungen und manuelle Eingriffe zu lokalisieren. Diese Transparenz ermöglicht eine datengesteuerte Optimierung zur Steigerung der Effizienz, Sicherstellung der Compliance und Straffung des gesamten Record-to-Report-Zyklus.

Zunächst benötigen Sie in erster Linie Event Log Daten, die sich auf die Journalbuchungs-ID, Aktivitätsnamen und Zeitstempel aus Ihrem SAP S/4HANA System beziehen. Diese Daten helfen, den vollständigen Lebenszyklus jeder Journalbuchung zu rekonstruieren. Wir können Sie bei der Identifizierung der relevanten Tabellen und Felder, wie BKPF für Kopfdaten und BSEG für Einzelposten, zur Extraktion anleiten.

Sie können erwarten, den wahren Ist-Zustand Ihres Journalbuchungsprozesses aufzudecken und spezifische Ineffizienzen sowie Compliance-Lücken zu identifizieren. Typische Ergebnisse umfassen reduzierte Genehmigungszykluszeiten, niedrigere Ablehnungsraten und eine erhöhte Automatisierung manueller Schritte. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen, die zu greifbaren Kosteneinsparungen und einer verbesserten Genauigkeit der Finanzberichterstattung führen.

Sie benötigen typischerweise sicheren Lesezugriff auf spezifische Tabellen innerhalb Ihrer SAP S/4HANA-Instanz. Viele Process Mining Lösungen bieten Standard-Konnektoren, wie direkte Datenbankverbindungen, RFC- oder OData-Services, um die Datenextraktion zu erleichtern. Nach der initialen Einrichtung ist in der Regel ein minimaler IT-Aufwand für die fortlaufende Datensynchronisation erforderlich.

Process Mining liefert die faktische Grundlage für Verbesserungen, indem es aufzeigt, wo und warum Ineffizienzen auftreten. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, neue, optimierte Workflows innerhalb des Tools zu entwerfen und zu simulieren. Anschließend können Sie die Plattform nutzen, um die Auswirkungen der umgesetzten Änderungen kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass diese die gewünschten Ergebnisse erzielen und eine Prozessregression verhindern.

Obwohl die anfängliche Datenextraktion ein gewisses technisches Verständnis von SAP S/4HANA erfordert, sind die Analyse-Tools selbst benutzerfreundlich gestaltet. Viele Plattformen bieten vorgefertigte Konnektoren und Templates für gängige SAP-Prozesse. Wir vereinfachen den Einrichtungsprozess, damit Sie schnell Einblicke gewinnen können, ohne umfangreiche, maßgeschneiderte Konfigurationsaufwände.

Ja, Process Mining ist äußerst effektiv bei der Identifizierung der Ursachen spezifischer Probleme wie häufiger Ablehnungen. Durch die Analyse der Wege, die Buchungen nehmen, und der Aktivitäten, die zur Ablehnung führen, können Sie Muster, häufige Fehler oder spezifisch beteiligte Genehmiger identifizieren. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, gezielte Schulungen oder Workflow-Anpassungen zu implementieren, wodurch Ablehnungen erheblich reduziert werden.

Datensicherheit hat während des gesamten Process Mining Lebenszyklus höchste Priorität. Tools arbeiten typischerweise mit Lesezugriff auf Ihr SAP S/4HANA-System, wodurch sichergestellt wird, dass keine Änderungen an Ihren Live-Daten vorgenommen werden. Daten können während der Extraktion und Speicherung anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und die Vertraulichkeit zu wahren.

Die Zeit bis zum ROI variiert je nach Umfang und Komplexität Ihres Prozesses, aber wesentliche Verbesserungen können oft schon innerhalb weniger Wochen nach der ersten Datenanalyse identifiziert werden. Schnelle Einblicke in Engpässe und Abweichungen ermöglichen schnelle Erfolge und gezielte Interventionen. Langfristig sichert die kontinuierliche Überwachung diese Verbesserungen und liefert nachhaltigen Wert durch Effizienzsteigerungen und Compliance-Einhaltung.

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