Ihr Forderungsmanagement verbessern

Den strategischen Wert des Forderungsmanagements verstehen

Das Forderungsmanagement ist weit mehr als eine einfache Buchhaltungsfunktion, da es für die meisten Unternehmen die primäre Quelle des Cashflows darstellt. In einer modernen SAP S/4HANA-Umgebung kann die Komplexität der Verwaltung Tausender Kundenrechnungen oft die tatsächliche Effizienz Ihrer Finanzoperationen verschleiern. Wenn Ihr Kapital in unbezahlten Rechnungen gebunden ist, wird Ihre Fähigkeit, in Wachstum zu reinvestieren, Lieferanten zu bezahlen oder Forschung und Entwicklung zu finanzieren, erheblich beeinträchtigt. Die Optimierung dieses Prozesses geht nicht nur darum, schneller bezahlt zu werden, sondern auch darum, einen vorhersehbaren und zuverlässigen Cash-Kreislauf zu schaffen, der die gesamte finanzielle Gesundheit des Unternehmens unterstützt.

In vielen Unternehmen ist der Forderungsmanagementprozess über verschiedene Abteilungen und Regionen fragmentiert. Diese Fragmentierung führt zu einem Mangel an Standardisierung, wo eine Geschäftseinheit Streitigkeiten effizient bearbeitet, während eine andere sie wochenlang unbeachtet lässt. Indem Sie sich auf die Prozessoptimierung innerhalb des SAP S/4HANA-Frameworks konzentrieren und dabei insbesondere Tabellen wie ACDOCA und BKPF ins Visier nehmen, können Sie diese Diskrepanzen aufdecken. Ziel ist es, über einfaches Reporting hinauszugehen und ein dynamisches Verständnis dafür zu entwickeln, wie Werte durch Ihr Unternehmen fließen.

Wie Process Mining die finanzielle Transparenz verändert

Process Mining bietet eine revolutionäre Möglichkeit, Ihre Finanzdaten zu betrachten, indem jede Rechnung als eine einzigartige Reise behandelt wird. Traditionelle Berichte in SAP S/4HANA bieten oft eine Momentaufnahme, wie den Gesamtbestand offener Posten oder einen statischen Altersbericht. Obwohl nützlich, erklären diese Berichte nicht, warum eine Rechnung verspätet ist oder wo sie die meiste Zeit im Lebenszyklus verbracht hat. Process Mining ändert dies, indem es einzelne Events, vom Zeitpunkt der Rechnungserstellung bis zu ihrer endgültigen Verrechnung im Hauptbuch, miteinander verbindet.

Indem Sie die Rechnungsnummer als Case Identifier verwenden, können Sie jeden Berührungspunkt visualisieren. Sie könnten feststellen, dass die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Rechnungsversand länger als erwartet ist, oder dass bestimmte Kundensegmente häufig „Dispute Case Opened“-Aktivitäten auslösen, die den Zahlungsprozess aufhalten. Diese Transparenz ermöglicht es Finanzverantwortlichen, den tatsächlichen Weg einer Rechnung zu sehen, einschließlich aller Schleifen, Engpässe und manuellen Interventionen, die hinter den Kulissen stattfinden. Es verwandelt statische Daten in eine lebendige Karte Ihrer Finanzoperationen.

Hochwirksame Verbesserungsbereiche identifizieren

Wenn Sie beginnen, Ihren Forderungsmanagementprozess mit einer datengesteuerten Denkweise zu analysieren, treten typischerweise mehrere Schlüsselbereiche für Verbesserungen zutage. Einer der häufigsten ist das Management von Streitigkeiten und Abzügen. In vielen Fällen bleibt eine Rechnung unbezahlt, nicht weil der Kunde nicht zahlen kann, sondern wegen einer Diskrepanz in Preis oder Menge. Indem Sie diese Muster frühzeitig identifizieren, können Sie den „Dispute Under Review“-Prozess straffen und sicherstellen, dass Lösungen erreicht werden, bevor sie Ihre Liquidität beeinträchtigen.

Ein weiterer kritischer Bereich ist die Effizienz der Inkassoaktivitäten. Viele Unternehmen verlassen sich auf reaktive Inkassostrategien, bei denen Mitarbeiter erst nach Fälligkeit einer Rechnung Kontakt aufnehmen. Process Mining ermöglicht es Ihnen, die Wirksamkeit von Aktivitäten wie „Payment Reminder Sent“ oder „Promise to Pay Received“ zu sehen. Sie können erkennen, welche Kunden am besten auf bestimmte Mahnungen reagieren und Ihre Inkassostrategie entsprechend anpassen. Darüber hinaus kann die Analyse der Häufigkeit von „Partial Payment Posted“-Events Kunden hervorheben, die finanzielle Schwierigkeiten haben könnten, wodurch Ihre Kreditabteilung proaktive Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen kann.

Erfolg messen und Vorteile realisieren

Die primäre Erfolgsmetrik im Forderungsmanagement ist die Reduzierung der Days Sales Outstanding, oft als DSO bezeichnet. Indem Sie den Fluss von der Rechnungsstellung bis zum Kontoauszugs-Matching optimieren, reduzieren Sie direkt die Zeit, die der Umsatz benötigt, um zu Cash zu werden. Diese Verbesserung der Liquidität hat einen Dominoeffekt im gesamten Unternehmen, reduziert den Bedarf an externer Finanzierung und verbessert die Gesamtbilanz.

Über die DSO hinaus führt die Prozessoptimierung zu erheblich geringeren Betriebskosten. Manuelle Eingriffe, wie die Korrektur von Fehlern in der Phase „Bank Statement Matched“ oder die manuelle Ausstellung von Gutschriften, sind kostspielig und fehleranfällig. Durch die Identifizierung der Grundursachen dieser manuellen Schritte in Ihrem SAP S/4HANA-System können Sie Automatisierungs- oder Prozessänderungen implementieren, die sie überflüssig machen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, indem es Ihrem Finanzteam ermöglicht, sich auf hochwerte Analysen statt auf sich wiederholende Dateneingabe zu konzentrieren. Schließlich verbessert ein reibungsloser AR-Prozess das Kundenerlebnis. Wenn Rechnungen korrekt sind und Streitigkeiten schnell bearbeitet werden, schafft dies Vertrauen und stärkt langfristige Geschäftsbeziehungen.

Auf dem Weg zu einer proaktiven finanziellen Zukunft

Um Ihren Forderungsmanagementprozess zu verbessern, müssen Sie die bereits in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung vorhandenen Daten genau betrachten. Die Informationen, die im Universal Journal und den zugehörigen Tabellen gespeichert sind, enthalten alles, was Sie für diese Reise benötigen. Indem Sie eine Process Mining-Perspektive einnehmen, hören Sie auf, Rechnungen als bloße Posten zu betrachten, und beginnen, sie als Teil eines kontinuierlichen Flusses zu sehen. Dieser Mentalitätswandel ist der erste Schritt zu einer agileren und reaktionsschnelleren Finanzabteilung. Wenn Sie beginnen, Engpässe zu beseitigen und Ihre Workflows zu standardisieren, werden Sie feststellen, dass Ihre Abteilung nicht länger nur eine Backoffice-Funktion ist, sondern ein strategischer Partner, der aktiv zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.